SOLVIT i Biuro Porad dla Obywatela (CSS)
1. Cele
Celem ogólnoeuropejskiego serwisu
SOLVIT jest pomaganie obywatelom i przedsiębiorcom w korzystaniu
z ich praw związanych z rynkiem wewnętrznym poprzez rozwiązywanie
problemów, jakie napotykają w kontaktach z administracją publiczną.
Wnioski o pomoc, które obywatele i przedsiębiorcy składają
do Komisji Europejskiej i krajowych ośrodków SOLVIT we wszystkich
państwach członkowskich EOG, zapisywane są w bazie danych.
Krajowe ośrodki SOLVIT stanowią część krajowej administracji
publicznej.
Biuro Porad dla Obywatela (CSS)
to ogólnoeuropejski serwis prowadzony na zlecenie Komisji
Europejskiej przez European Citizens Action Sernice – ECAS
(Europejskie Biuro Działań Obywatelskich). ECAS zatrudnia
ekspertów prawnych, którzy udzielają obywatelom informacji
dotyczących konkretnych sytuacji, w jakich się znaleźli, oraz
porad w zakresie praw obowiązujących na rynku wewnętrznym.
W niektórych przypadkach obywatele są kierowani do innych
instytucji lub organów (na szczeblu lokalnym, krajowym lub
europejskim), które są w stanie rozwiązać dany problem. CSS
również korzysta z bazy danych, zawierającej wnioski o pomoc
złożone przez obywateli.
CSS i SOLVIT ściśle ze sobą współpracują
i świadczą kompleksowe usługi. Dlatego wystarczy złożyć wniosek
tylko jeden raz. W razie potrzeby SOLVIT przekaże go do CSS
lub na odwrót. Wiąże się to również z przekazaniem danych
osobowych zawartych w bazie.
2. Jakie przepisy prawa obowiązują?
Wszystkie czynności przetwarzania
danych w ramach kompetencji Komisji Europejskiej reguluje
rozporządzenie 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia
18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy
wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych.
Wszystkie czynności przetwarzania
danych w ramach kompetencji krajowych ośrodków SOLVIT i działającego
na zlecenie Komisji Europejskiej ECAS reguluje dyrektywa 95/46/WE
Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995
r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania
danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych oraz odpowiednie
krajowe przepisy wykonawcze.
3. Jakie dane są przetwarzane?
Przy składaniu zapytania lub
sprawy do CSS lub SOLVITU przetwarzane są następujące dane
osobowe: imię i nazwisko, przedział wiekowy, pełen adres pocztowy,
adres e-mail, numer telefonu, kategoria zawodowa, narodowość,
a także inne dane osobowe zawarte w złożonym wniosku. Jeśli
dostępne są dodatkowe dokumenty dotyczące sprawy, zostaną
one również włączone do bazy danych SOLVIT.
Dane osobowe przetwarza Komisja
Europejska, krajowe ośrodki SOLVIT, zainteresowane instytucje
krajowe, ECAS działający na zlecenie Komisji Europejskiej
oraz eksperci prawni, którzy zajmują się sprawą w imieniu
ECAS.
4. Jaki jest cel przetwarzania danych?
Udostępnienie danych jest niezbędne,
aby umożliwić ekspertom prawnym pracującym w ECAS oraz ośrodkom
SOLVIT udzielanie odpowiedzi na złożone wnioski o pomoc oraz
skuteczne rozwiązywanie problemów. Dane te będą użyte jedynie
na potrzeby odpowiedzi na wniosek o pomoc, rozwiązania problemu,
kontroli jakości świadczonej usługi, do celów statystycznych
oraz, w niektórych przypadkach, w zależności od rodzaju problemu,
jako pomocniczy dowód pozwalający rozwiązać problemy strukturalne
związane z funkcjonowaniem rynku wewnętrznego lub sporządzić
sprawozdanie.
Danych osobowych nie udostępnia
się stronom trzecim ani dla celów marketingu bezpośredniego,
ani dla żadnych innych celów.
5. Kto ma dostęp do danych osobowych?
Następujące osoby i instytucje
mają dostęp do danych osobowych, jeżeli jest to niezbędne
w celu rozwiązania problemu, kontroli jakości lub obsługi
technicznej bazy danych:
- pracownicy Komisji Europejskiej zaangażowani w działalność
SOLVITU i CSS
- pracownicy krajowych ośrodków SOLVIT
- urzędnicy krajowej administracji publicznej zajmujący
się daną sprawą
- pracownicy grupy wsparcia technicznego w Komisji Europejskiej
- pracownicy ECAS specjalnie wyznaczeni w tym celu
- zewnętrzni pracownicy techniczni zatrudnieni na zlecenie
ECAS
- eksperci prawni odpowiadający w imieniu ECAS na wnioski
o pomoc.
6. Jak długo przechowuje się dane osobowe?
Wszystkie dane osobowe przechowywane
w bazie danych usuwa się trzy lata po zamknięciu sprawy lub
udzieleniu odpowiedzi. Ma to umożliwić kontynuację sprawy,
jeżeli nowe aspekty pojawią się już po jej zamknięciu. Po
upływie tego okresu przechowywane są jedynie anonimowe informacje
o danej sprawie do celów statystycznych. Jednakże dokumenty
będące częścią akt sprawy, mogące zawierać także dane osobowe,
będą przechowywane tak długo, jak będzie to konieczne do rozwiązania
problemów o charakterze strukturalnym związanych z funkcjonowaniem
rynku wewnętrznego, o ile osoba zgłaszająca problem nie wyrazi
sprzeciwu wobec użycia jej danych w takim celu. W przypadku
wyrażenia sprzeciwu również dokumenty pomocnicze zostaną usunięte
z bazy danych.
7. Czy można nie zgodzić się na przetwarzanie swoich danych
osobowych?
SOLVIT jest ukierunkowany na
rozwiązywanie konkretnych problemów obywateli lub przedsiębiorców.
W większości przypadków uzyskanie pozytywnego wyniku bez dostępu
do szczegółowych informacji dotyczących sprawy, włączając
w to dane osobowe, takie jak dane kontaktowe, jest niezmiernie
trudne. Niemniej jednak system umożliwia przyjmowanie spraw,
w których wszystkie dane szczegółowe dotyczące klienta nie
są udostępniane ośrodkowi SOLVIT odpowiedzialnemu za rozwiązanie
problemu. W takich przypadkach tylko zgłaszający ośrodek SOLVIT
oraz pracownicy Komisji Europejskiej mają dostęp do danych
umożliwiających identyfikację klienta.
CSS zajmuje się udzielaniem obywatelom
porad dotyczących konkretnych sytuacji. Dlatego eksperci powinni
mieć zapewniony dostęp do nadesłanego zapytania oraz do wszelkich
danych osobowych, które są niezbędne w celu przeanalizowania
sytuacji i rozwiązania problemu. Powinni oni zatem mieć również
dostęp do szczegółowych informacji na temat danej sytuacji
oraz do adresu e-mail lub numeru telefonu osoby zgłaszającej
sprawę.
8. Jakie środki bezpieczeństwa wprowadzono, aby uniemożliwić
dostęp do danych osobom nieupoważnionym?
Dostęp do danych osobowych w
bazach SOLVIT i CSS ma tylko ograniczona grupa osób, jak opisano
powyżej w punkcie 5 („Kto ma dostęp do danych osobowych?”).
Dostęp do baz zawierających dane osobowe zabezpieczony jest
nazwą użytkownika i hasłem. Dostęp do bazy SOLVIT zabezpieczony
jest dodatkowo kodem cyfrowym podobnym do kodu używanego w
systemach bankowości elektronicznej. System SOLVIT jest również
chroniony specjalną, zaszyfrowaną wersją protokołu internetowego
– https.
9. Dostęp do swoich danych osobowych
Nie mają Państwo bezpośredniego
dostępu do danych osobowych przechowywanych w bazach SOLVIT
i CSS. Jeżeli chcą Państwo dowiedzieć się, które z Państwa
danych są lub były przetwarzane bądź jeżeli chcą Państwo zmienić
lub usunąć dane, prosimy skontaktować się z zespołem SOLVIT
lub CSS (adres podano w punkcie 11).
Jeżeli Państwa dane były przetwarzane
przez krajowy ośrodek SOLVIT, mogą Państwo zwrócić się do
zgłaszającego ośrodka SOLVIT zajmującego się Państwa sprawą
o pełny zapis wszystkich zgłoszonych informacji oraz domagać
się usunięcia lub sprostowania nieprawidłowych danych.
10. Informacje dodatkowe
Oprócz niniejszego oświadczenia
o ochronie prywatności obowiązuje również „ważna informacja
prawna”
(http://europa.eu/geninfo/legal_notices_pl.htm).
11. Kontakt
Dla wszelkich pytań dotyczących
SOLVITU i CSS, skierowanych do Komisji Europejskiej dostępna
jest specjalna, odrębna skrzynka pocztowa. Urzędnicy wyznaczeni
w ramach służb Komisji zajmujących się skrzynką pocztową będą
przetwarzać dane osobowe tylko w zakresie niezbędnym do udzielenia
odpowiedzi na zgłoszone pytanie. Jeśli udzielenie odpowiedzi
nie jest możliwe, pytanie zostanie przekazane do innych służb
Komisji, a osoba zadająca pytanie zostanie o tym fakcie poinformowana.
Zgłoszone pytanie nie zostanie
przesłane do nikogo spoza Komisji, ale jeżeli kontakt z osobą
trzecią okaże się najlepszym sposobem rozwiązania danego problemu,
radzimy, aby zrobili to Państwo osobiście. Zgłoszone pytanie
i związane z nim dane są przechowywane tak długo, jak jest
to niezbędne dla udzielenia odpowiedzi i, w zależności od
rodzaju problemu, dłużej na wypadek gdyby zaistniała potrzeba
ponownego przeanalizowania sprawy już po udzieleniu pierwotnej
odpowiedzi.
Jeżeli chcą Państwo regularnie
otrzymywać informacje o działaniach SOLVITU, prosimy zarejestrować
się na liście mailingowej. W każdej z wysyłanych wiadomości
znajdą Państwo informacje o tym, jak można wypisać się z listy.
Dostęp do podanych adresów e-mail mają tylko służby Komisji
Europejskiej odpowiedzialne za SOLVIT. Adresy nie będą udostępniane
innym służbom Komisji ani osobom trzecim do celów marketingu
bezpośredniego.
Za zarządzanie SOLVIT i CSS odpowiada
Dyrekcja Generalna ds. Rynku Wewnętrznego i Usług Komisji
Europejskiej oraz grupa zadaniowa ds. usług wsparcia w zakresie
rynku wewnętrznego. Za przetwarzanie danych odpowiada kierownik
grupy zadaniowej.
Informacje na temat SOLVITU
i CSS są udzielane pod adresem:
European Commission
Internal Market and Services Directorate General
Single Market Assistance Services Task Force
B-1049 Brussels
Belgia
markt-b-tf1@ec.europa.eu
|
