SOLVIT et Service d’orientation pour les citoyens
1. Objectifs
SOLVIT est un service qui aide les citoyens et les entreprises de toute l'Europe à faire valoir les droits que leur confère la législation relative au marché intérieur en résolvant les problèmes qu'ils rencontrent avec les autorités publiques. SOLVIT tient une base de données des demandes d'aide pour résoudre les problèmes que les citoyens et les entreprises soumettent à la Commission européenne et aux centres SOLVIT nationaux de tous les États membres de l'EEE; ces centres font partie des administrations nationales.
Le Service d’orientation pour
les citoyens (SOC) est un service fourni dans toute l'Europe
par l'organisation European Citizens Action Service (ECAS)
dans le cadre d'un contrat passé avec la Commission européenne.
ECAS propose aux citoyens les services de juristes qui peuvent
leur fournir des informations et des conseils personnalisés
sur leurs droits eu égard aux règles du marché intérieur.
Au besoin, les citoyens sont «orientés» vers l'autorité compétente
ou un autre organe (au niveau local, national ou européen)
susceptible de résoudre leurs problèmes spécifiques. Le SOC
tient également une base de données des demandes des citoyens.
Le SOC et SOLVIT collaborent
étroitement et fournissent un service intégré, qui répond
aux besoins de leurs clients, sans que ceux-ci ne doivent
soumettre deux fois la même demande. À cet effet, un dossier
peut être transféré du SOC à SOLVIT et vice versa, ce qui
inclut le transfert de données à caractère personnel d'une
base de données à l'autre.
2. Quelle est la législation applicable?
Toutes les opérations de traitement
des données incombant à la Commission européenne sont régies
par le règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et
du Conseil, du 18 décembre 2000, relatif à la protection des
personnes physiques à l’égard du traitement des données à
caractère personnel par les institutions et organes communautaires
et à la libre circulation de ces données.
Toutes les opérations de traitement
des données incombant aux centres SOLVIT nationaux et au sous-traitant
désigné par la Commission européenne (European Citizens Action
Service – ECAS) sont régies par la directive 95/46/CE du Parlement
européen et du Conseil, du 24 octobre 1995, relative à la
protection des personnes physiques à l’égard du traitement
des données à caractère personnel et à la libre circulation
de ces données, ainsi que par les actes qui la transposent
dans les droits nationaux.
3. Quelles sont les données traitées?
Lorsque le SOC ou SOLVIT reçoit
une question ou qu'un dossier lui est soumis, les données
à caractère personnel suivantes sont traitées: nom complet,
tranche d'âge, adresse complète, adresse électronique, numéro
de téléphone, catégorie socioprofessionnelle et nationalité,
ainsi que toute autre donnée à caractère personnel figurant
dans la demande qui lui a été adressée. Les éventuelles pièces
justificatives seront aussi ajoutées au dossier dans la base
de données SOLVIT.
Ces données à caractère personnel
sont traitées par la Commission européenne, les centres SOLVIT
nationaux, les autorités publiques concernées par le dossier
(au besoin), le sous-traitant désigné par la Commission européenne
(European Citizens Action Service – ECAS) et les juristes
qui examinent le dossier pour le compte d'ECAS.
4. À quelles fins les données sont-elles traitées?
Ces données sont nécessaires
pour permettre aux juristes travaillant pour ECAS et les centres
SOLVIT concernés de répondre aux demandes qui leur sont adressées
et de résoudre efficacement les problèmes qui leur sont soumis.
Les données seront utilisées seulement pour répondre aux demandes
et résoudre les problèmes, pour contrôler la qualité des services
fournis, à des fins statistiques et, dans certains cas, selon
la matière, en tant qu'éléments probants permettant de résoudre
des problèmes structurels liés au fonctionnement du marché
intérieur ou de produire des rapports.
Les données ne sont transmises
à des tiers ni pour du marketing direct, ni à d'autres fins.
5. Qui a accès à vos données à caractère personnel?
Les personnes suivantes peuvent
accéder à vos données à caractère personnel aux fins de traitement
de votre dossier, de contrôle de la qualité ou de maintenance
informatique de la base de données:
- le personnel de la Commission européenne responsable
de SOLVIT et du SOC;
- le personnel des centres SOLVIT nationaux;
- le personnel des autorités publiques nationales concernées
par un dossier;
- le personnel de la Commission européenne chargé de l'aide
technique;
- le personnel d'ECAS spécialement désigné;
- le personnel de l'entreprise à laquelle ECAS sous-traite
le volet technique de son travail;
- les juristes chargés par ECAS de répondre aux demandes.
6. Combien de temps vos données sont-elles conservées?
Toutes les données à caractère
personnel conservées sont effacées au plus tard trois ans
après la clôture du dossier ou l'envoi d'une réponse à la
demande. Cela permet d'assurer le suivi du dossier lorsque
la situation évolue après qu'il a été clos. Après cette période
de conservation, les informations relatives à un dossier ne
sont conservées que sous forme anonyme, à des fins statistiques.
Toutefois, les pièces justificatives qui font partie du dossier
et sont susceptibles de contenir également des données à caractère
personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour
résoudre des problèmes d'ordre plus structurel liés au fonctionnement
du marché intérieur, à moins que vous ne vous opposiez à leur
utilisation ultérieure à cet effet. Dans ce cas, les pièces
justificatives seront également effacées de la base de données.
7. Pouvez-vous refuser le traitement de vos données à caractère
personnel?
SOLVIT a pour objectif de résoudre
des problèmes précis rencontrés par des personnes et des entreprises.
C'est la raison pour laquelle, dans la plupart des cas, il
sera très difficile d'obtenir un résultat positif sans communiquer
des informations précises, dont des données à caractère personnel
telles que des coordonnées. Cependant, il est possible d'introduire
dans le système des dossiers pour lesquels le centre SOLVIT
«chef de file», chargé de résoudre le problème, ne peut pas
accéder aux informations à caractère personnel relatives au
client. Dans ces cas, seuls le centre SOLVIT d’origine et
le personnel de la Commission européenne responsable de SOLVIT
ont accès aux données d'identification du client.
Le SOC a pour objectif de fournir
des conseils précis aux citoyens. Pour ce faire, des experts
doivent avoir accès aux demandes des citoyens, y compris aux
données à caractère personnel qui sont nécessaires pour analyser
leur situation et répondre à leurs questions. Il leur sera
donc indispensable de disposer de la description détaillée
de la situation particulière des citoyens et de leur adresse
électronique ou de leur numéro de téléphone.
8. Quelles sont les mesures de sécurité prévues contre les
accès non autorisés?
Les données à caractère personnel
conservées dans les bases de données de SOLVIT et SOC sont
uniquement accessibles à un groupe restreint de personnes
(voir le point 5 «Qui a accès à vos données à caractère personnel?»
ci-dessus). L'accès aux données à caractère personnel est
protégé par un identifiant personnel et un mot de passe, ainsi
que par un code numérique complémentaire – comme ceux utilisés
dans certains systèmes bancaires en ligne – pour la base de
données SOLVIT. Le système SOLVIT est également protégé partiellement
par le protocole internet sécurisé «https».
9. Accès à vos données à caractère personnel
Vous ne disposez pas d'un accès
direct à vos données à caractère personnel conservées dans
les bases de données SOLVIT et SOC. Pour savoir quelles sont
les données à caractère personnel qui sont ou ont été traitées,
ou pour modifier ou effacer ces données, veuillez prendre
contact avec l'équipe SOLVIT ou SOC dont l'adresse figure
au point 11 ci-dessous.
Si votre dossier a été traité
par un centre SOLVIT national, vous pouvez demander au centre
SOLVIT d'origine traitant le cas l'ensemble des informations
qu'il contient et exiger que les données incorrectes soient
corrigées ou effacées.
10. Informations complémentaires
Outre la présente déclaration
relative au respect de la vie privée, l'«avis juridique important»
s'applique (voir http://europa.eu/geninfo/legal_notices_fr.htm).
11. Contact
La Commission européenne a mis
en place des boîtes aux lettres spécifiques pour toutes les
demandes relatives à SOLVIT et au SOC qui lui sont adressées.
Les fonctionnaires désignés du service de la Commission chargé
de ces boîtes ne traiteront vos données à caractère personnel
que dans la mesure nécessaire pour répondre à ces demandes.
Si ce service n'est pas en mesure de répondre à un message,
il le transmettra à un autre service de la Commission, et
vous en serez averti.
Nous ne transmettrons pas votre
message à des tiers en dehors de la Commission. Cependant,
si la meilleure façon de traiter votre demande consiste à
prendre contact avec un tiers, nous vous conseillerons de
le faire directement. Les messages et les données qui s'y
rapportent sont conservés pendant le temps nécessaire pour
y répondre et, selon la matière, pour un éventuel traitement
complémentaire.
Pour recevoir régulièrement des
nouvelles de SOLVIT, vous pouvez vous inscrire sur une liste
de diffusion électronique. Tous les messages ainsi diffusés
comporteront des instructions sur la façon de se désinscrire
de la liste. L'accès au nom des personnes inscrites sur cette
liste de diffusion est limité au personnel de la Commission
européenne responsable de SOLVIT. Les adresses électroniques
figurant dans la liste ne seront communiquées ni à d'autres
services de la Commission, ni à des tiers à des fins de marketing
direct.
SOLVIT et le SOC sont gérés par
la direction générale du marché intérieur et des services
de la Commission européenne, et plus particulièrement par
son groupe de travail «Services d'assistance liés au marché
intérieur». La personne responsable du traitement des données
est le responsable de ce groupe de travail.
L’adresse de contact pour SOLVIT
et le SOC est la suivante:
Commission européenne
Direction générale du marché intérieur et des services
Groupe de travail «Services d'assistance liés au marché intérieur»
B-1049 Bruxelles
Belgique
markt-b-tf1@ec.europa.eu
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