SOLVIT en de Wegwijzerdienst voor burgers
1. Doelstellingen
SOLVIT is een dienst die burgers
en bedrijven uit heel Europa helpt hun rechten op de interne
markt uit te oefenen, door hun problemen met overheidsinstanties
op te lossen. SOLVIT houdt een databank bij over de verzoeken
om hulp die burgers en bedrijven indienen bij de Europese
Commissie en de nationale SOLVIT-centra in de landen van de
Europese Economische Ruimte. Deze nationale SOLVIT-centra
vallen onder de nationale overheden.
De Wegwijzerdienst wordt voor
heel Europa gerund door de European Citizens Action Service
(ECAS), die daarvoor een contract met de Europese Commissie
heeft. De juridische deskundigen van ECAS verstrekken de burger
pasklare informatie en advies over hun rechten op de interne
markt. Zo nodig worden burgers doorverwezen naar een autoriteit
of instantie (op lokaal, nationaal of Europees niveau) die
hun specifiek probleem kan oplossen. De Wegwijzerdienst houdt
een databank bij over de ontvangen vragen.
De Wegwijzerdienst en SOLVIT
werken nauw samen en zorgen er door hun geïntegreerde dienstverlening
voor dat een vraag maar eenmaal hoeft te worden ingediend.
Zaken worden indien nodig van de Wegwijzerdienst naar SOLVIT
worden doorgestuurd, of vice versa, waarbij de bijhorende
persoonsgegevens van de ene databank naar de andere worden
doorgegeven.
2. Toepasselijk recht
Voor de behandeling van gegevens
onder verantwoordelijkheid van de Europese Commissie geldt
Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en
de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van
natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens
door de communautaire instellingen en organen en betreffende
het vrije verkeer van die gegevens.
Voor de behandeling van gegevens
onder verantwoordelijkheid van de nationale SOLVIT-centra
en de European Citizens Action Service (ECAS), contractant
van de Europese Commissie, gelden Richtlijn 95/46/EG van het
Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende
de bescherming van natuurlijke personen in verband met de
verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer
van die gegevens, en de relevante nationale uitvoeringsmaatregelen.
3. Welke gegevens worden verwerkt?
Wanneer bij de Wegwijzerdienst
of SOLVIT een vraag of zaak binnenkomt, worden de volgende
persoonsgegevens verwerkt: volledige naam, leeftijdsgroep,
volledig adres, e-mailadres, telefoonnummer, economische categorie,
nationaliteit en alle andere in de vraag of het verzoek door
de indiener vermelde persoonsgegevens. Eventueel bewijsmateriaal
wordt in de databank aan het dossier toegevoegd.
Deze persoonsgegevens worden
verwerkt door de Europese Commissie, de nationale SOLVIT-centra,
zo nodig door de betrokken overheden, door de European Citizens
Action Service (ECAS) - contractant van de Europese Commissie
– en de juridische deskundigen die de zaak voor ECAS behandelen.
4. Waarvoor worden de gegevens gebruikt?
Deze gegevens zijn nodig om de
juridische deskundigen van ECAS en de SOLVIT-centra te helpen
efficiënt voor antwoorden en oplossingen te zorgen. De gegevens
worden uitsluitend gebruikt om de vraag te beantwoorden of
het probleem op te lossen, voor kwaliteitscontrole, statistieken
en, in sommige gevallen, als bewijsmateriaal voor structurele
problemen bij de werking van de interne markt of voor verslagen.
Er worden geen gegevens aan derden
voor direct-marketingdoeleinden meegedeeld.
5. Wie heeft toegang tot de gegevens?
De volgende personen hebben toegang
tot uw persoonsgegevens als dat nodig is voor de behandeling
van uw verzoek of voor kwaliteitscontrole of technisch onderhoud
van de databasetoepassingen:
- personeel van de Europese Commissie, werkzaam bij SOLVIT
en de Wegwijzerdienst
- personeel van de nationale SOLVIT-centra
- personeel van relevante nationale overheden die betrokken
zijn bij een zaak
- het team voor technische ondersteuning van de Europese
Commissie
- speciaal daarvoor aangestelde medewerkers van ECAS
- personeel van de technische contractant
- juridische deskundigen die namens ECAS een antwoord moeten
opstellen
6. Hoe lang worden de gegevens bewaard?
Nadat de zaak is gesloten of
een antwoord is gegeven, worden de gegevens nog ten hoogste
drie jaar lang bewaard voor zij gewist worden. Dit is voor
het geval zich na de sluiting van de zaak nieuwe ontwikkelingen
voordoen. Na drie jaar worden de klachtgegevens alleen nog
anoniem voor statistische doeleinden bewaard. Bewijsstukken
uit het dossier en die ook persoonsgegevens kunnen bevatten,
zullen echter zo lang worden bewaard als nodig is om structurele
problemen bij de werking van de interne markt aan te pakken,
tenzij u tegen een dergelijk gebruik van uw gegevens bezwaar
hebt gemaakt. In dat geval worden ook de bewijsstukken uit
de databank verwijderd.
7. Kunt u toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens
weigeren?
SOLVIT is bedoeld om specifieke
problemen van particulieren of bedrijven op te lossen. Zonder
specifieke gegevens over de zaak in kwestie, zoals persoonsgegevens,
zal het in de meeste gevallen heel moeilijk zijn een positief
resultaat te bereiken. Het is echter mogelijk om een klacht
te registreren zonder dat de persoonsgegevens van de klant
worden verstrekt aan het zogenaamde uitvoerende SOLVIT-centrum,
dat met de oplossing van uw probleem is belast. In die gevallen
heeft alleen het inleidende SOLVIT-centrum toegang tot gegevens
waaruit de identiteit van de klant blijkt.
De Wegwijzerdienst verstrekt
specifiek advies aan individuele burgers. Dit gebeurt door
deskundigen die de vraag en persoonsgegevens nodig hebben
om de situatie te onderzoeken en een antwoord te verstrekken.
Een gedetailleerde beschrijving van de specifieke omstandigheden
waarin de burger zich bevindt en een e-mailadres of telefoonnummer
zijn hiervoor essentieel.
8. Hoe wordt het systeem beschermd tegen ongeoorloofde toegang?
Alleen de beperkte groep personen
uit punt 5 ("Wie heeft toegang tot de gegevens")
heeft toegang tot persoonsgegevens in de databanken van SOLVIT
en de Wegwijzerdienst. De toegang tot persoonsgegevens vergt
een gebruikersnaam en een paswoord en, voor delen van de SOLVIT-databank,
ook een aanvullende digitale code zoals bij elektronisch bankieren
wordt gebruikt. Het SOLVIT-systeem wordt bovendien deels beschermd
met https, een beveiligd internetprotocol.
9. Toegang tot eigen gegevens
U kunt uw persoonsgegevens die
in de databanken van SOLVIT en de Wegwijzerdienst zijn opgeslagen,
niet rechtstreeks raadplegen. Om te weten welke persoonsgegevens
over u zijn verwerkt of om ze te laten wijzigen of wissen,
kunt u contact opnemen met het SOLVIT- of Wegwijzerdienst-team
op het adres uit punt 11 ("Contact").
Als uw zaak door een nationaal
SOLVIT-centrum is behandeld, kunt u bij het SOLVIT-centrum
in eigen land een volledig overzicht van alle opgeslagen informatie
vragen en onjuiste gegevens laten corrigeren of wissen.
10. Aanvullende informatie
Behalve deze privacyverklaring
is ook de "belangrijke juridische mededeling"
van toepassing (http://europa.eu/geninfo/legal_notices_nl.htm).
11. Contactadres
De Europese Commissie beschikt
over speciale mailboxen voor alle vragen over SOLVIT en de
Wegwijzerdienst. De medewerkers van de Commissiedienst die
voor de mailbox verantwoordelijk zijn, verwerken uw persoonsgegevens
niet meer dan nodig is om uw vraag te beantwoorden. Als deze
dienst geen antwoord op uw vraag kan geven, wordt uw vraag
naar een andere dienst in de Commissie doorgestuurd. U krijgt
hiervan bericht.
Wij sturen uw vraag niet door
naar instanties buiten de Commissie en als wij menen dat u
het best contact met een derde kunt opnemen, zullen wij u
aanraden dat rechtstreeks te doen. De berichten en bijbehorende
gegevens worden zo lang bewaard als nodig is om deze te beantwoorden
en om, afhankelijk van het onderwerp, na het eerste antwoord
verdere informatie te sturen.
Als u graag regelmatig nieuws
over SOLVIT ontvangt, kunt u zich u op een mailinglist abonneren.
Alle nieuwsberichten die u ontvangt bevatten instructies over
hoe u uw abonnement weer kunt opzeggen. Alleen de dienst die
in de Commissie voor SOLVIT verantwoordelijk is, heeft toegang
tot de mailinglist. De e-mailadressen op de lijst zullen niet
aan andere diensten van de Commissie of aan derden voor direct-marketingdoeleinden
worden doorgegeven.
SOLVIT en de Wegwijzerdienst
worden beheerd door de Single Market Assistance Services taskforce
bij het directoraat-generaal Interne markt en diensten van
de Europese Commissie. Eindverantwoordelijke is het hoofd
van de bevoegde taskforce.
Het contactadres voor SOLVIT
en de Wegwijzerdienst is:
Europese Commissie
DG Interne markt en diensten
Single Market Assistance Services Task Force
B-1049 Brussel
België
markt-b-tf1@ec.europa.eu
|
