Migliorare l’attuazione di LEADER a livello di programma

2. Migliorare la comunicazione in ambito LEADER

Importanza

Che cosa significa “comunicare” e perché è importante comunicare meglio in ambito LEADER?

Il verbo “comunicare” deriva dal latino communicare, ovvero “condividere”. Si tratta dunque di un processo attivo. Questo processo di condivisione occupa una posizione centrale nell’ambito di LEADER ed è essenziale ai fini dei legami che l’approccio intende creare e sfruttare. La comunicazione efficace di LEADER va ben oltre il semplice trasferimento di informazioni. I soggetti interessati e gli attori coinvolti devono condividere informazioni, conoscenze, esperienze, obiettivi, compiti e risorse e capire chi è responsabile e di che cosa.

Ci sono talmente tante persone, comunità e organizzazioni con cui dobbiamo condividere in modi diversi e nell’ambito di attività diverse affinché LEADER possa realizzare il proprio potenziale, ora come pure in futuro. Nel complesso, quanti operano in ambito LEADER prendono atto di tutto ciò, tuttavia spesso identificano la comunicazione interna nel contesto della catena di attuazione come un’area prioritaria da migliorare.

Tuttavia, non è soltanto la comunicazione interna che LEADER si deve impegnare a migliorare: la comunicazione esterna è parimenti importante. Se non comunichiamo con la comunità rurale come possiamo informare le nostre strategie, generare progetti, ampliare il coinvolgimento e rafforzare la partecipazione? Comunicare in modo efficace con la comunità più ampia è ugualmente essenziale per assicurare che l’approccio LEADER sia apprezzato e possa essere esteso, come pure per garantire le risorse e il sostegno pubblico e politico necessari.

Pianificazione

Se vogliamo comunicare in modo più efficace, il primo passo fondamentale per migliorare la comunicazione è riconoscere la necessità di miglioramento e pianificazione. Nel pianificare la comunicazione in ambito LEADER, i diversi attori coinvolti nel sistema di attuazione devono comprendere il quadro politico e di attuazione, la propria collocazione all’interno di questo quadro, che cosa devono comunicare e quali sono le priorità di miglioramento. La pianificazione includerà sia la comunicazione interna con le strutture di governance multilivello e di attuazione, sia la comunicazione esterna con gli altri soggetti interessati. Al momento di sviluppare questi piani, le questioni principali che andranno considerate sono le seguenti:

• Che cosa stiamo cercando di ottenere attraverso la comunicazione, ovvero quali sono gli obiettivi?
• Che cosa dobbiamo comunicare?
• A chi dobbiamo comunicare?
• Quando dobbiamo comunicare?
• Come dobbiamo comunicare, per es. basandoci su quello che facciamo, attraverso l’animazione, ecc.?
• Come sapere se la comunicazione è stata efficace?

Sulla scorta di questa analisi si potrà poi pianificare dove è più utile apportare miglioramenti per rafforzare il processo LEADER.

Obiettivi

La CE, le Autorità di gestione, gli Organismi pagatori e i GAL dovranno valutare le proprie esigenze di comunicazione, dovranno fissare degli obiettivi chiari e pianificare di conseguenza. In ambito LEADER, possono esistere obiettivi complessi legati non solo alle informazioni da comunicare, ma anche allo stesso processo di comunicazione all’interno del sistema. Una comunicazione efficace tra la CE, le Autorità di gestione, gli Organismi pagatori, i partenariati GAL e i beneficiari, come pure all’interno di queste stesse categorie, è fondamentale per sviluppare e mantenere i legami e la fiducia reciproca da cui dipende il valore aggiunto di LEADER. Se non esiste un’intesa e una comprensione condivisa tra le diverse parti del sistema di attuazione, come possiamo sapere con certezza chi è responsabile di che cosa? Come possiamo assicurarci di fare la cosa giusta e di ridurre i ritardi o gli sforzi inutili?

Il sistema di attuazione è soltanto una parte dell’equazione. Quali sono gli altri aspetti da valutare al momento di pianificare la comunicazione? I seguenti sono alcuni quesiti che vanno considerati – sta a voi pensare alle risposte:

• Come è possibile sviluppare strategie locali pertinenti e coinvolgere gli attori locali se i GAL non provvedono all’animazione e alla comunicazione con la popolazione del territorio interessato per identificarne le esigenze e le opportunità?
• Come sapere se le strategie stanno funzionando, se non chiediamo e ascoltiamo?
• Se manca la condivisione tra i GAL, come è possibile lo scambio e l’apprendimento reciproco, come è possibile creare reti e consolidare l’apprendimento?
• Infine, se LEADER in generale non comunica a livello più ampio quanto è stato realizzato, come è possibile giustificare le risorse e l’impegno richiesti?

Pensate attentamente ai vostri obiettivi e al ruolo della comunicazione in relazione a tali obiettivi: che cosa volete condividere e perché? Potete elaborate il vostro piano sulla base degli obiettivi definiti.

Che cosa dobbiamo comunicare e con chi dobbiamo comunicare?

I principali attori che saranno coinvolti nella comunicazione in ambito LEADER includono la CE, le Autorità di gestione (individualmente oppure attraverso un gruppo di coordinamento CLLD), gli Organismi pagatori, le Reti rurali nazionali, altri GAL (FEASR, FEAMP, ecc.), i membri dei GAL, altre organizzazioni di soggetti interessati del mondo rurale, le comunità rurali e il pubblico generale. Tutti questi attori hanno esigenze di comunicazione distinte all’interno delle strutture di governance e di attuazione di LEADER. Ciò che dobbiamo comunicare sarà definito principalmente dalla nostra posizione e dal nostro ruolo nel sistema LEADER; dobbiamo pensare a dare e ricevere, dobbiamo pensare ai nostri obiettivi e sviluppare una comunicazione mirata. Nel valutare che cosa va comunicato, considerate con attenzione il vostro pubblico target, da chi è composto, che cosa ha bisogno di sapere – si tratta di fornire informazioni, istruzioni e orientamenti oppure bisogna coinvolgere i destinatari in una comunicazione bidirezionale con feedback? Questo inciderà sulle modalità e sui tempi della comunicazione.

Gli aspetti principali sui quali è probabile che si debba comunicare includono:

• procedure e orientamenti per consentire ai GAL di sviluppare le proprie SSL;
• procedure operative e orientamenti per i GAL;
• i GAL e le rispettive strategie di sviluppo locale;
• contatti e modalità di contatto, procedure di comunicazione e feedback;
• inviti a presentare progetti e relative procedure;
• criteri di selezione, processi e decisioni;
• progetti, attività e beneficiari sostenuti;
• monitoraggio, comunicazione e valutazione;
• opportunità di cooperazione;
• altre fonti di sostegno.

Un approccio comune adottato per migliorare la comunicazione entro il sistema di attuazione prevede l’organizzazione di riunioni a scadenza regolare durante le quali i responsabili GAL, le AdG e gli OP possono discutere e condividere le proprie esperienze e processi al fine di comprendere meglio gli altri e i rispettivi ruoli. Questa migliore intesa servirà a sua volta a migliorare l’approccio alla comunicazione.

Nel caso della comunicazione, il motto "meno è meglio" è spesso vero. Pensate al valore di ciò che state comunicando all’utente finale. Le nuove tecnologie offrono innumerevoli possibilità di generare un traffico più elevato, ma bisogna considerare se questo possa effettivamente facilitare la condivisione.

Invece di agevolare la condivisione, un traffico eccessivo può al contrario ostruire la comunicazione o portare a incomprensioni e interpretazioni erronee, oscurando il messaggio centrale o la sua diretta pertinenza per i destinatari giusti. Fate attenzione, pensateci bene, usate comunicazioni specificamente mirate ed evitate di inviare messaggi o informazioni di cui i destinatari non hanno bisogno. Vi siete rivolti a chi ha effettivamente necessità di sapere? Evitate di copiare tutti i vostri contatti nelle mail, perché troppo traffico diventa un ostacolo. Assicuratevi che le vostre comunicazioni siano pertinenti per coloro che le riceveranno.

Quando e come comunicare?

Comprendere quali sono le diverse esigenze di comunicazione, che cosa va condiviso e con chi sono tutti aspetti fondamentali del processo di pianificazione, ma ai fini di una comunicazione efficace è parimenti importante capire quando e come comunicare. Le esigenze alla base dei vostri obiettivi di comunicazione, che cosa e a chi comunicare definiranno il vostro approccio sotto molti aspetti, ed è dunque importante comprenderli per poter pianificare quando e come soddisfare tali esigenze.

Dovrete comunicare con persone diverse in tempi diversi nel processo di programmazione e attuazione di LEADER. Dato che vi sono requisiti di comunicazione ben distinti nelle varie fasi del processo, chi deve sapere che cosa e quando è probabilmente la considerazione più importante nella progettazione operativa. Può dunque essere utile riflettere attentamente sulle varie fasi consecutive e sulle potenziali esigenze.

• La comunicazione inviata dalle AdG ai potenziali GAL all’avvio del sostegno preparatorio va pianificata per tempo in modo da consentire che questo avvenga nelle prime fasi del processo e per consentire ai potenziali GAL di contattare le persone giuste e di coinvolgerle nel processo.
• Avviare le azioni di preparazione della strategia di sviluppo locale richiederà la comunicazione con i partner, le organizzazioni dei soggetti interessati, l’AdG e probabilmente la RRN. Lo svolgimento di queste azioni legate alla SSL prevederà consultazioni di gruppo o individuali. Dovete decidere quando e con quale frequenza desiderate effettuare queste consultazioni, in che modo pubblicizzarle e i tempi necessari per la partecipazione del pubblico.
• Dovete valutare come comunicare le fasi successive, per es. la SSL viene approvata e dovete coinvolgere le persone nell’attuazione, pubblicizzare il lancio della strategia ecc.
• Passando all’attuazione, quando prevedete di comunicare le informazioni sull’iter di domanda, gli orientamenti e le regole, le procedure e i criteri, le disposizioni in merito alle domande e ai pagamenti?

Per quanto riguarda i tempi, una delle considerazioni principali è se i tempi concessi sono effettivamente sufficienti: i destinatari immediati devono forse comunicare con altre persone, è richiesta una risposta o altra interazione, e quanto tempo occorrerà? L’invio di un messaggio non costituisce necessariamente una comunicazione, è necessario che il messaggio venga ricevuto, esaminato e commentato – e bisogna tenere conto di tutto ciò. Inoltre, il modo in cui si comunica incide direttamente sulla tempistica e sui tempi richiesti per una comunicazione efficace e viceversa.

Oggi i mezzi di comunicazione sono talmente numerosi che al momento di pianificare come comunicare dovete considerare attentamente che cosa desiderate condividere e con chi. Valutate come farlo in modo utile e appropriato e come assicurare che le informazioni possano essere facilmente recepibili e utilizzabili. Il contenuto della comunicazione inciderà sul metodo. Avvaletevi degli strumenti adeguati allo scopo, appropriati per le persone a cui vi rivolgete, usate la lingua giusta per assicurare di essere capiti, mantenete la comunicazione il più semplice possibile, pensate a come i messaggi sono ricevuti e impiegati. Per esempio, se un GAL vuole comunicare l’efficacia del metodo LEADER alle AdG o agli OP, non limitatevi alle parole – perché non mostrarlo, organizzando una visita sul campo in modo che lo possano vedere con i propri occhi?

I siti web, Twitter e Facebook sono strumenti utili, ma ciascuno nel proprio ambito. Per esempio, l’e-mail non è un mezzo adatto per gli aggiornamenti in merito ad orientamenti e linee guida, i messaggi SMS possono essere un buon modo per segnalare qualcosa a un gruppo specifico di utenti, Twitter è utile per stimolare la discussione di gruppo, ma non si deve presumere che sia accessibile a tutti. Questi strumenti possono essere usati in combinazione: ad esempio, potete usare un SMS per aggiornare i richiedenti registrati in merito alle modifiche degli orientamenti pubblicati sul sito web. Spesso LEADER è relativamente poco noto, dunque migliorarne la diffusione costituisce generalmente una priorità comune. Se desiderate divulgare LEADER tra il pubblico più ampio, eventi o iniziative itineranti in cui vengono presentate esperienze concrete e positive costituiscono un modo efficace per comunicare e sensibilizzare il pubblico in merito ai benefici apportati da LEADER.

Spesso i GAL agiscono per conto proprio e sono insufficientemente collegati sia tra loro che, in particolar modo, con i soggetti interessati a livello nazionale. Di conseguenza, non possono comunicare efficacemente i propri risultati a questa più ampia comunità e dunque guadagnare credibilità e fiducia in relazione a quanto possono realizzare. Un modo per dimostrare meglio i benefici di LEADER e per accrescere l’impegno futuro è quello di condividere le buone pratiche tra le reti nazionali GAL e di comunicarle a livello più ampio.

Qui il punto più importante è assicurarsi che tutti sappiano quali sono i metodi e i canali di comunicazione nonché le modalità di condivisione delle informazioni, evitare di basarsi su supposizioni ed essere specifici.  

Come sapere se la comunicazione è stata efficace?

La comunicazione efficace dovrebbe generare e mantenere l’effetto desiderato, con la possibilità di incrementare l’effetto del messaggio. Pertanto, la comunicazione efficace serve allo scopo per il quale è stata pianificata o progettata. Lo scopo potrebbe essere quello di sollecitare il cambiamento, generare azioni, sviluppare una determinata comprensione, informare o richiedere informazioni. Laddove l’effetto desiderato non venga raggiunto, bisogna capire il perché, scoprire dove o in che modo la comunicazione non è andata a buon fine e porre rimedio alle carenze individuate. Ciò vuol dire che è importante verificare che i messaggi, feedback incluso, siano stati ricevuti e compresi e che la comunicazione, la “condivisione” sia sempre, per definizione, un processo bidirezionale.