Leitfaden für die Mitgliedstaaten zur Erstellung der Verwaltungserklärung und der jährlichen Zusammenfassung

Die Verwaltungsbehörde muss gemäß Artikel 59 Absatz 5 Buchstaben a und b der Haushaltsordnung und Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe e der Dachverordnung eine Verwaltungserklärung und eine jährliche Zusammenfassung erstellen. Diese Dokumente tragen zur Stärkung der internen Kontrolle auf der Ebene der Mitgliedstaaten bei der Durchführung der ESI-Fonds und zur Erhöhung der Verantwortlichkeit innerhalb des Systems der geteilten Mittelverwaltung bei.Mit diesem Leitfaden soll den Mitgliedstaaten eine praktische Anleitung bezüglich ihrer Pflichten bei der Erstellung der Verwaltungserklärung und der jährlichen Zusammenfassung an die Hand gegeben werden2.

Anhang VI der Durchführungsverordnung enthält das Muster für die Verwaltungserklärung.Die Verwaltungserklärung besteht aus zwei Teilen:- der Erklärung an sich, die gemäß der Haushaltsordnung drei Elemente enthält, welche die Rechnungslegung, die Verwendung der in die Rechnungslegung aufgenommenen Ausgaben sowie die Recht- und Ordnungsmäßigkeit dieser Ausgaben gemäß den vom Verwaltungs- und Kontrollsystem (VKS) gegebenen Garantien betreffen (siehe Abschnitt 1.1), und- eine von der Verwaltungsbehörde vorgenommene Bestätigung des wirksamen und vorschriftsmäßigen Funktionierens des VKS bei einer Reihe von Kernelementen: angemessene Behandlung festgestellter Unregelmäßigkeiten in der Rechnungslegung, auch im Falle einer noch nicht abgeschlossenen Bewertung der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben; Daten zu Indikatoren, Etappenzielen und Fortschritt des Programms; wirksame und angemessene Vorbeugungsmaßnahmen gegen Betrug; keine Zurückhaltung von Informationen, die den Ruf der Kohäsionspolitik schädigen könnten (siehe Abschnitt 1.2).Für jedes Programm ist eine eigene Verwaltungserklärung zu erstellen, die sich auf die Durchführung des Programms im Geschäftsjahr bezieht. Die Verwaltungserklärung sollte mit der jährlichen Zusammenfassung im Einklang stehen. Bei Multifondsprogrammen, bei denen der Kommission für jeden Fonds eine getrennte Rechnungslegung vorzulegen ist, sollte die Verwaltungsbehörde nur eine Verwaltungserklärung erstellen.