Allgemeine Grundsätze der Probenahme

Proben können beispielsweise aus den folgenden Gründen bzw. zu den folgenden Zwecken entnommen werden:

• Tarifierung,
• Herkunftsbestimmung,
• Berechnung von Verbrauchsteuern,
• Nachweis von Markern in flüssigen Brennstoffen,
• Bestimmung des Gehalts an Denaturierungsmitteln in Spiritus und alkoholischen Getränken,
• Nachweis von Betäubungsmitteln und anderen psychoaktiven Substanzen,
• Kontrolle von Waren und Technologien, die internationalen Verboten und Einschränkungen unterliegen,
• Gewährleistung des Verbraucherschutzes.
• Gewährleistung des Umweltschutzes:
  Zollkontrollen dienen der Verhinderung der Ausfuhr gefährlicher und/oder illegaler Abfälle in Drittstaaten. In manchen Fällen sind eine Probenahme und Analyse der Abfälle erforderlich.

Die entnommenen Proben können zur Analyse an ein Labor geschickt oder mit einem mobilen Laboratorium oder einem Test-Kit für Feldversuche mittels mobiler Diagnostik sofort untersucht werden.

Die Methode zur Probenahme hängt von folgenden Faktoren ab:

• dem Zweck der Probenahme,
• der Art der Waren oder Erzeugnisse,
• der Einheitlichkeit der Waren oder Erzeugnisse,
• dem Umfang der Sendung mit den jeweiligen Waren oder Erzeugnissen.

Eine Probe sollte jeweils für die gesamte Partie bzw. die gesamte Sendung repräsentativ sein.

Zu Zollzwecken sollten repräsentative Proben gemäß dem Zollkodex der Europäischen Union sowie nach maßgeblichen ergänzenden Zollbestimmungen vorgenommen werden. (Wird nur ein Teil der mit einer Zollanmeldung angemeldeten Waren geprüft oder werden Muster und Proben entnommen, so gelten die Ergebnisse dieser Teilprüfung für alle in derselben Anmeldung angegebenen Waren; siehe Zollkodex der Europäischen Union, Artikel 190).

Zu Verbrauchsteuerzwecken sollten Proben entsprechend den Empfehlungen in Abschnitt „Probenahmeverfahren“ bzw. nach den Empfehlungen auf den jeweils spezifischen Beprobungskarten entnommen werden. Die Empfehlungen für Untersuchungen zu Verbrauchsteuerzwecken können im Allgemeinen auch für zu sonstigen Zwecken entnommene Proben zugrunde gelegt werden, wenn keine sonstigen Vorschriften bestehen.

Bei den meisten Waren sind keine spezifischen Vorschriften für Probenahmen zu beachten. Für manche Waren bestehen hingegen tatsächlich spezifische Vorschriften. Im Einzelfall haben diese Vorschriften Vorrang vor den allgemeinen Vorschriften in diesem Handbuch.

Bei einer homogenen Partie handelt es sich um eine Ware, deren Zusammensetzung oder physische Merkmale durchgängig einheitlich sind. Beispiele für homogene Erzeugnisse sind klare Lösungen oder andere Flüssigkeiten ohne Schwebstoffe, Pulver oder Granulate mit Partikeln gleicher Form und Färbung oder Dosen, die mit einer Gemüsesorte gefüllt sind und dieselbe Produktionsnummer haben. In diesen Fällen ist es unerheblich, wo die Probe entnommen wird; sie kann an einer gut zu erreichenden Stelle entnommen werden. Das Problem besteht darin, dass es mitunter nicht klar ersichtlich ist, ob eine Partie nicht homogen ist.

So erscheint z. B. ein Tankwagen mit Olivenöl als homogen. Am Boden des Tanks kann sich aber ein Bodensatz ablagern, der ein wesentlicher Bestandteil des Öls ist, sodass das Öl im Tankwagen nicht homogen ist. Wenn unklar ist, ob ein homogene Ware vorliegt, ist die Sendung als heterogen zu behandeln.

Besteht eine Ware aus mehr als einer homogenen Partie, ist die Größe jeder einzelnen Partie zu ermitteln und es sind repräsentative Proben der gesamten Ware zu entnehmen.

Bei einer heterogenen Partie handelt es sich um eine Sendung, deren Zusammensetzung oder Beschaffenheit uneinheitlich sind.

Beispiele dafür sind Lösungen mit Schwebstoffen, Granulate unterschiedlicher Größe und Farbe oder Dosen, die mit einer Gemüsesorte gefüllt sind und unterschiedliche Produktionsnummern haben. In diesen Fällen ist eine Probenahme an nur einer Stelle nicht ausreichend. Es muss eine Probe entnommen werden, die für die gesamte Partie repräsentativ ist.

Sie müssen Einzelproben an verschiedenen Stellen der gesamten Sendung entnehmen. Die Endprobe muss aus der Summe der jeweiligen Einzelproben gebildet werden.

Im Idealfall würden Sie aus jeder Packung Proben entnehmen, um zu gewährleisten, dass Ihre Probe für die gesamte Sendung repräsentativ ist. Praktisch ist dies allerdings nicht möglich und würde dazu führen, dass ein nicht angemessener Teil der Sendung entnommen bzw. beeinträchtigt wird. Daher muss die Untersuchung in einem Umfang erfolgen, der eine möglichst repräsentative Probe gewährleistet und zugleich die Waren möglichst wenig beeinträchtigt.

Der Umfang der Untersuchung kann je nach dem statistischen Stichprobenverfahren und den praktischen Möglichkeiten der Probenahme bei gewerblichen Sendungen sehr unterschiedlich sein. Der Zweck besteht stets darin, zu gewährleisten, dass bei der Untersuchung oder Beprobung von Waren ausreichend Material entnommen wird, sodass das Ergebnis repräsentativ für die gesamte Sendung ist. Die Untersuchung kann sich auf die gesamte Sendung und auf Teilmengen und/oder innere Verpackungen erstrecken.

Aufwendige Begutachtungsverfahren bieten Verbände und bestimmte EU-Verordnungen (z. B. Verordnung (EG) Nr. 152/2009 der Kommission), die darauf abzielen, die Qualität eines Erzeugnisses zu bestimmen oder zu gewährleisten, dass es frei von chemischen oder biologischen Verunreinigungen ist. Diese Untersuchungen sind gewöhnlich strenger als die Untersuchungen zur Feststellung des Steuerstatus der Waren oder der Einreihung. Dies verdeutlicht, dass es für die Untersuchung keinen eindeutigen „korrekten“ Umfang gibt. Nachfolgend werden einige Beispiele aufgeführt. Bei der Festlegung des bestmöglichen Umfangs einer konkreten Untersuchung sind folgende Punkte zu berücksichtigen:

• Welche Nettogesamtmasse hat die Sendung?
• Welchen Gesamtwert hat die Sendung?
• Aus wie vielen Packungen oder Stücken besteht die Sendung?
• Welche Mindestprobengröße ist erforderlich?
• Handelt es sich um ein hergestelltes/verarbeitetes Erzeugnis, das in jeder Packung einheitlich sein dürfte?
• Wenn nicht, sind erhebliche Unterschiede zwischen den einzelnen Exemplaren zu erwarten?
• Was ist der Grund für die Analyse?

Legen Sie unter Berücksichtigung dieser Fragen fest, wie Sie am besten eine repräsentative Probe herstellen können. Konsultieren Sie bei der Festlegung des Umfangs der Probenahme Ihre nationalen Leitlinien, um herauszufinden, ob Ihre Behörden für die betreffende Warenart oder den jeweiligen Zweck der Probenahme einen konkreten Umfang empfehlen.

Der Anmelder ist berechtigt, bei der Zollbeschau und bei der Probenahme anwesend zu sein, und im Allgemeinen sollten Proben auch in Anwesenheit des Anmelders oder seines Vertreters entnommen werden. Der zuständige Zollbedienstete kann unabhängig von der Anwesenheit des Anmelders oder der zu kontrollierenden Person bzw. der jeweiligen Vertreter Muster oder Proben entnehmen, wenn der Anmelder oder die zu kontrollierende Person bzw. die jeweiligen Vertreter vom Recht auf persönliche Anwesenheit keinen Gebrauch machen möchte.

Die Zollstellen können, wenn sie dies für zweckdienlich halten, vom Anmelder verlangen, dass er bei der Zollbeschau oder bei der Probenahme anwesend ist oder sich vertreten lässt, um ihnen die zur Erleichterung der vorzunehmenden Untersuchungen erforderliche Unterstützung zu gewähren (siehe Zollkodex der Europäischen Union, Artikel 189).

Der Anmelder bzw. sein Vertreter muss die Zollstellen erforderlichenfalls aktiv unterstützen, um die Probenahme zu erleichtern; die Unterstützung beinhaltet u. a. die Bereitstellung der folgenden Informationen sowie folgende Leistungen:

• detaillierte Angaben zur Art der Erzeugnisse, von denen Proben entnommen werden sollen,
• Sicherheitsdatenblätter, soweit vorhanden,
• Bereitstellung von Personal,
• Abladen/Aufladen von Ausrüstungen,
• Bereitstellung von Werkzeugen.

Wenn der Anmelder die persönliche Anwesenheit bei der Probenahme verweigert und keine Personen benennt, die die erforderliche Unterstützung leisten könnten, müssen die Zollstellen eine Frist zur Erfüllung ihrer Forderungen setzen.

Nach Ablauf dieser Frist können Sie die Proben auf Rechnung und auf Verantwortung des Anmelders entnehmen; dabei können Sie erforderlichenfalls die Unterstützung einer sachkundigen Person oder eines sonstigen Dritten in Anspruch nehmen, der nach den maßgeblichen Vorschriften benannt wurde (siehe Zollkodex der Europäischen Union, Artikel 189).

Wenn die Probenahme mit erheblichen Sicherheitsrisiken einhergeht oder wenn spezielle Ausrüstungen zur Probenahme und/oder spezielle Schutzausrüstungen benötigt werden, können Sie die Proben unter Ihrer Aufsicht von einer sonstigen entsprechend qualifizierten oder speziell geschulten Person entnehmen lassen (siehe Probenahme bei gefährlichen Gütern).

Nach Artikel 134 des Zollkodex der Union unterliegt der „Schutz der Gesundheit und des Lebens von Menschen, Tieren oder Pflanzen und der Schutz der Umwelt“ der Zollkontrolle. In einigen Mitgliedstaaten wird diese Kontrolle im Bereich des Verbraucher- und Umweltschutzes und der öffentlichen Sicherheit vom Zoll durchgeführt, in anderen Mitgliedstaaten von anderen Behörden. In diesen Fällen können aufwändigere Probenahmeverfahren vonnöten sein; bitte beachten Sie dazu Ihre nationalen Leitlinien und die europäischen Rechtsvorschriften.

Erstellen Sie in folgenden Schritten einen Probenahmeplan:

1. Prüfen Sie die zu den jeweiligen Waren verfügbaren Informationen.
2. Machen Sie sich mit der Probenahmesituation vertraut; berücksichtigen Sie in diesem Zusammenhang auch bereits zusammengestellte gesundheits- und sicherheitsrelevante Informationen.
3. Prüfen Sie etwaige spezifische Vorschriften oder Empfehlungen zur Probenahme bei den betreffenden Waren.
4. Verhältnismäßigkeit.
5. Bereiten Sie die für die Probenahmen erforderlichen Werkzeuge und die Probenbehälter vor.
6. Fertigen Sie Beweisfotos an.

Prüfen Sie gründlich alle verfügbaren Informationen über die zu untersuchenden/kontrollierenden Waren einschließlich der begleitenden Unterlagen: Sicherheitsdatenblätter, Pflanzengesundheitszeugnisse usw.

Wenn in den begleitenden Unterlagen im Zusammenhang mit der Handhabung der Waren die international bekannten Gefahrensymbole und Kennzeichnungen vorkommen, sind die entsprechenden Anweisungen zu beachten. Zudem muss auch jeder Dritte, der mit der Handhabung der Waren befasst ist, über diese Risiken unterrichtet sein.

Den zuständigen Zollbediensteten muss die Bedeutung dieser Symbole und Kennzeichnungen bekannt sein. Diese Symbole und Kennzeichnungen vermitteln wichtige Informationen über zu treffende Sicherheitsmaßnahmen und über persönliche Schutzausrüstungen sowie über Anforderungen an die Verpackung, den Transport und die Lagerung der Waren.

Folgende Kennzeichnungen werden verwendet:

• Standard-Gefahrensätze (H-Sätze), Kombinationen der Standard-Gefahrensätze;
• Standard-Sicherheitshinweise (P-Sätze), Kombinationen der Standard-Sicherheitshinweise;
• Gefahren- und Sicherheitssymbole und Kennzeichnungen.

Diese Symbole und Kennzeichnungen sollten auf den Versandstücken gut sichtbar angebracht sein.

Wenn der Anmelder oder der Wirtschaftsteilnehmer keine gültigen und verlässlichen Daten zur Art der Waren vorlegen kann, sind Stichproben mit äußerster Sorgfalt zu entnehmen. In diesen Fällen sind die Waren, von denen Proben zu entnehmen sind, als efährliche Güter zu behandeln.

Von den folgenden Waren dürfen keine Stichproben entnommen werden:

• radioaktive Stoffe,
• hochgiftige Stoffe,
• gasförmige Erzeugnisse und Flüssiggase,
• explosionsgefährliche Erzeugnisse,
• potenziell gefährliche biologische Materialien.

Die Liste der Waren, von denen Zollbedienstete keine Proben entnehmen dürfen, kann je nach Mitgliedstaat und nach Kompetenz des jeweiligen Zollbediensteten unterschiedlich sein. Im Allgemeinen gilt jedoch die vorstehende Liste.

Bei den genannten Warentypen dürfen Stichproben nur von entsprechend staatlichen Stellen oder von externen Einrichtungen und Personen entnommen werden, die entsprechend geschult wurden und eine Genehmigung zur Entnahme der betreffenden Proben besitzen.

Informieren Sie sich über die Anordnung der Waren im jeweiligen Lagerraum oder im betreffenden Fahrzeug sowie über die Art des Transports, Lagerkapazität und -volumen, Zugangsmöglichkeiten zu den Waren, mögliche Gefahren bei der Handhabung der Waren usw.

Anschließend müssten die folgenden Punkte geklärt sein:

• erforderliche Ausrüstung und benötigtes Personal beim Abladen und bei der Handhabung der Waren,
• Art der bei der Probennahme zu verwendenden Werkzeuge,
• Art und Anzahl der erforderlichen Probenbehälter,
• erforderliche zusätzliche Ausrüstung und nötiges Zubehör u. a. zum Aufladen/Entladen der Waren
• weitere Sicherheitsmaßnahmen und persönliche Schutzausrüstung je nach Situation und je nach Art der Waren.

In folgenden Fällen wird von Probenahmen abgeraten; ist die Entnahme von Proben unumgänglich, folgen Sie den Hinweisen für die jeweiligen Umstände:

• Probenahmen sind mit erheblichen Sicherheitsrisiken verbunden;

Es wird empfohlen, dass die Proben vom Anmelder oder von dessen Vertreter entnommen werden. Auch ein spezialisierter Auftragnehmer kann unter zollamtlichen Überwachung Proben entnehmen (siehe Abschnitt über das Verfahren für die Probenahme bei gefährlichen Gütern);

• Die betreffenden Waren sind nur in sehr geringen Mengen verfügbar oder sehr wertvoll;

Sie können sich bezüglich der erforderlichen Mindestprobenmenge an die Laboratorien des Zolls (Bildungs- und Wissenschaftszentren der Zollverwaltung) wenden oder, soweit möglich, zerstörungsfreie Analysen anwenden. Setzen Sie den Anmelder davon in Kenntnis, dass Proben, die durch die Analysen nicht verändert wurden, zurückgegeben werden können;

• Die Probenahme würde die Sterilität der Waren beeinträchtigen oder gegen sonstige spezifische Anforderungen verstoßen.

Die Waren können unter zollamtlicher Überwachung in die Räumlichkeiten des Einführers oder an einen anderen Ort verbracht werden, an dem unter geeigneten Bedingungen Proben genommen werden können.

Vor der Probenahme sollten Sie anhand der folgenden Informationsquellen prüfen, ob spezifische Vorschriften oder Empfehlungen zu den Erzeugnissen bestehen, von denen Proben entnommen werden sollen:

• Rechtsvorschriften (Rechtsgrundlage);
• verfügbare Normen (Normen);
• spezifische Anweisungen zur Probenahme bei Flüssigkeiten, Massengütern, Tankbehältern usw. (Methoden zur Probenahme bei unterschiedlichen Warentypen);
• Probenahme bei gefährlichen Gütern;
• spezielle Beprobungskarten);
• lokal geltende Vorschriften, Empfehlungen oder Anweisungen zur Probenahme.

Erkundigen Sie sich gegebenenfalls beim örtlichen Zolllabor nach spezifischen Empfehlungen oder Anweisungen.

Bei der Probenahme sollte unbedingt der Umfang der zu prüfenden Sendung berücksichtigt werden.

Zum Beispiel kann es bei relativ kleinen Sendungen notwendig sein, die Entnahme kleinerer Proben in Betracht zu ziehen (unter Beachtung der Mindestanforderungen), um die Entnahme eines unangemessen großen Anteils der Sendung zu vermeiden. Konsultieren Sie im Zweifelsfall Ihr zuständiges Labor.

Prüfen Sie, ob die zu beprobenden Waren aus der gleichen Produktionspartie stammen. Die Kennzeichnungsetiketten auf den Verpackungen können Aufschluss darüber geben, ob die Sendung aus mehreren Partien oder aus Erzeugnissen mit unterschiedlichen Herstellungsdaten besteht, und ob die Erzeugnisse in den einzelnen Partien qualitativ unterschiedlich sind. In diesem Fall ist eine getrennte Beprobung der einzelnen Partien erforderlich. Außerdem sind die Verpackungen auf Unversehrtheit zu prüfen und die Verfallsdaten zu berücksichtigen. Wenn bei Produkten das Verfallsdatum bald erreicht oder bereits überschritten ist, sind keine Proben zu entnehmen.

Als Proben entnommene Einzelhandelspackungen sollten nicht geöffnet werden, und der Inhalt dieser Packungen sollte nicht in anderweitige Probenbehälter gefüllt werden. Diese Proben sollten direkt als Endproben gekennzeichnet werden. Die Proben sind entsprechend den Verpackungsanforderungen zu verpacken und zu versiegeln. Es sollte sichergestellt werden, dass die Angaben auf der Originalverpackung nicht zerstört oder verdeckt werden.

Siehe Handhabung von Proben - Verpackung; Probenteilungsschema.

Verfahren Sie wie folgt:

• Wählen Sie die Probenahmegeräte und die Probenbehälter entsprechend der Art der zu beprobenden Waren aus.
• Überprüfen Sie die Unversehrtheit und die Funktionsfähigkeit der zu verwendenden Werkzeuge zur Probenahme. Benutzen Sie keine schadhaften, unvollständigen oder nicht uneingeschränkt verwendbaren Werkzeuge zur Probenahme; ansonsten könnte die Probenahme mit Risiken einhergehen, und die Qualität der Proben könnte beeinträchtigt werden.
• Stellen Sie sicher, dass die Probenahmewerkzeuge sauber und trocken sind. Erforderlichenfalls müssen geeignete Reinigungsmittel (Reiniger, organische Lösemittel usw.) und Trocknungsmaterialien zur Reinigung der Ausrüstung vor und nach der Probenahme bereitgestellt werden.
• Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Probenbehälter für die Probenahme zur Verfügung haben. Es ist zu empfehlen, dass Sie eine Reserve im Umfang von etwa 10 % der normalerweise benötigten Menge vorrätig halten. Die Behälter müssen sauber und trocken sein und über die erforderlichen Verschlüsse (Hähne) oder Kappen verfügen; außerdem müssen die nötigen Verbrauchsmaterialien vorhanden sein.
• Die erforderlichen Utensilien zum Aufnehmen und Aufwischen verschütteter Flüssigkeiten sowie ein geeignetes Sorptionsmittel zur Aufnahme von Öllachen müssen vorhanden sein.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass Sie eine Probenahme nicht zufriedenstellend durchführen können, beispielsweise weil Sie keine geeignete Ausrüstung besitzen, können Sie verlangen, dass der Anmelder die Probe unter Ihrer Aufsicht entnimmt.

Dies gilt auch für die Fälle, in denen ein Experte Proben von gefährlichen Gütern entnimmt (siehe Verfahren zur Probenahme bei gefährlichen Gütern).

Beweisfotos können insbesondere hilfreich sein, wenn zu Versandstücken umfangreiche Informationen vorliegen oder bei offensichtlichen Unregelmäßigkeiten.

Fotokopien
Im einfachsten Fall können Sie einfach ein Versandstück auf einen Bürokopierer legen und eine Kopie herstellen. Am besten nummerieren Sie die kopierten Seiten. In Ihrem Bericht können Sie dann als „Anlagen“ auf diese Kopien Bezug nehmen. Dies kann etwa dann besonders hilfreich sein, wenn Sie die Sprache der Beschriftung von Einzelhandelspackungen nicht zuordnen können.

Digitale Fotos
Digitale Fotos sind häufig detailreicher und können Erläuterungen dahin gehend unterstützen, wie die jeweiligen Waren gestapelt oder verpackt waren. Auch diese Fotos können Sie Ihrem Bericht als Anlage beifügen.

Wenn jedoch keine klare Prüfkette besteht, werden digitale Fotos in einem Gerichtsverfahren unter Umständen nicht als Beweismaterial anerkannt. Beachten Sie diesbezüglich Ihre nationalen Leitlinien zu gerichtsverwertbaren Beweisfotos.