Nach der Probenahme sind die Probenahmebehälter auf Undichtigkeiten zu prüfen. Die Packungen müssen außen sauber und trocken sein. Wenn Undichtigkeiten festzustellen sind, sollte der Sitz von Kappen und Stopfen geprüft und korrigiert werden; defekte Verschlüsse sind zu ersetzen. Anschließend sollte eine erneute Überprüfung vorgenommen werden. Wenn weiterhin Undichtigkeiten festzustellen sind, müssen frische Proben entnommen werden. Verwenden Sie nach Möglichkeit einen anderen Probenbehälter.
Die zum Abfüllen flüchtiger flüssiger Proben verwendeten Probenbehälter sollten zu etwa 90 % ihres Fassungsvermögens befüllt werden.
Auf Packungen mit Proben gefährlicher Güter/Verbindungen sollten gegebenenfalls Warnzeichen, Kennzeichnungen und Symbole angebracht werden, die auf mögliche Gefahren aufmerksam machen.
Je nach den geltenden nationalen Rechtsvorschriften sollte der Probenbehälter in für den jeweiligen Behälter angemessener Weise verschlossen werden, um eine unbefugte oder unsachgemäße Handhabung der Proben zu verhindern (und so die Unversehrtheit des jeweiligen Inhalts sicherzustellen). Der Verschluss muss fest und stabil sitzen, damit er bei der Lagerung oder beim Transport der Proben nicht beschädigt wird und damit die Beweiskette nicht beeinträchtigt wird.
Die Angaben auf den Kennzeichnungsetiketten müssen gut leserlich und haltbar angebracht sein, damit sie bei Lagerung, Handhabung oder Transport der Proben nicht entfernt oder ersetzt/geändert werden können.
Bei Einzelhandelspackungen ist darauf zu achten, dass Zollkennzeichnungen die handelsübliche Kennzeichnung des jeweiligen Originalerzeugnisses (Marke, Hersteller, Inhalt, Verfallsdatum usw.) nicht verdecken. Einzelhandelspackungen sollten Sie am besten in PE-Beutel verpacken, um dann Kennzeichnungen und Stempel oder Siegel auf diesem Beutel anzubringen.
Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sind zu beachten.
Die Begleitunterlagen sind gemäß den Vorschriften der jeweiligen Zollbehörde zu führen. Dabei sind die jeweiligen örtlichen Gegebenheiten maßgeblich. In einigen Mitgliedstaaten werden ausschließliche digitale Dokumente verwendet; sie werden entweder per E-Mail an das Zolllabor geschickt oder mithilfe integrierter Informationssysteme verarbeitet. Kopien sonstiger maßgeblicher Unterlagen zur Beschaffenheit der jeweiligen Waren können ebenfalls beigefügt sein (Sicherheitsdatenblatt, technische Spezifikationen, Qualitäts-/Konformitätszertifikate usw.).
Die Bedingungen für die Lagerung von Proben hängen von den Merkmalen und Eigenschaften der entnommenen Proben ab. Die Lagerungsbedingungen sollten gewährleisten, dass die Proben nicht derart verändert werden, dass die zu analysierenden Parameter beeinträchtigt werden könnten.
Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sind zu beachten.
Im Allgemeinen sind Proben in einem sauberen, trocken, dunklen, kühlen und hinreichend belüfteten Raum zu lagern.
- Lebensmittelproben sind getrennt von sonstigen Proben zu lagern. Verderbliche Waren sind in Kühl- oder Gefrierschränken zu lagern und die Lagertemperatur ist regelmäßig zu überwachen. Tiefgefrorene Proben sollten bei unter -18 °C gelagert werden und die Lagertemperatur sollte regelmäßig überwacht werden.
- Entzündliche Stoffe sind gemäß den geltenden Brandschutzvorschriften zu lagern.
Wenn die Zollstelle die betreffenden Einrichtungen nicht bereitstellen kann und die Proben nicht umgehend ins Zolllabor gebracht werden können, sollte eine alternative externe Lagermöglichkeit gesucht werden, welche die Anforderungen an die Erhaltung der Qualität und der Identität der Proben erfüllt.
Jede Zollstelle sollte einen Beauftragten für die Einrichtung zur Lagerung der Proben benennen. Die Tätigkeit der betreffenden Person beinhaltet u. a. die folgenden Aufgaben:
- Annahme von Proben zur Lagerung und zum Weitertransport für durchzuführende Analysen, Führung von Unterlagen
- Überwachung der Verfallsdaten der gelagerten Proben
- Organisation der Entsorgung der Proben nach Ablauf des Verfallsdatums
- Gewährleistung, dass die Anforderungen an die Einlagerung der Proben jederzeit erfüllt werden
Bei bestimmten Erzeugnissen sind besondere Anforderungen zu beachten. Im Folgenden sind einige Beispiele zusammengestellt. Nähere Informationen finden Sie im Zusammenhang mit den jeweiligen Probenahmeverfahren.
Erzeugnis | Bedingungen |
Lichtempfindliche Proben | Lagerung an einem dunklen Ort. |
Proben mit giftigen oder unangenehmen Geruchsemissionen. | Lagerung möglich unter einem Dunstabzug oder in einem Raum mit hinreichender mechanischer Belüftung. |
Mineralöle, hoch entzündliche und in sonstiger Weise gefährliche Proben | Siehe Sicherheitsdatenblatt. Lagerung möglichst in einem Sicherheitsschrank. Wenn keine näheren Informationen verfügbar sind, fragen Sie bitte beim Labor bezüglich der Lagerbedingungen nach. |
Verderbliche Proben | Lagerung in einem Kühl- oder Gefrierschrank – je nach Art des Erzeugnisses. Konsultieren Sie im Zweifelsfall das zuständige Labor. |
Proben von leicht verderblichen Waren | Lebensmittelproben sind getrennt von sonstigen Proben zu lagern. Verderbliche Waren sollten in Absprache mit dem Labor in Kühl- oder Gefrierschränken aufbewahrt werden. Geben Sie auf dem Probenahmeformular an, dass die Probe von einem Zollbediensteten eingefroren wurde. Tiefgefrorene Proben müssen bei unter -18 °C gelagert werden und die Lagertemperatur sollte regelmäßig überwacht werden. |
Proben gekühlter Erzeugnisse | Lebensmittelproben sind getrennt von sonstigen Proben zu lagern. Gekühlte Proben müssen bei unter 4 °C gelagert werden, und die Lagertemperatur sollte regelmäßig überwacht werden. |
Proben von Tiefkühlerzeugnissen. | Lebensmittelproben sind getrennt von sonstigen Proben zu lagern. Tiefgekühlte Proben müssen bei unter -18 °C gelagert werden, und die Lagertemperatur sollte regelmäßig überwacht werden. |
Proben von Einzelhandelspackungen für Lebensmittel, Arzneimittel und sonstige pharmazeutische Erzeugnisse. | Lagerung unter den auf der Verpackung angegebenen Bedingungen, jedoch nicht über 30 °C, bzw. wie auf der Verpackung angegeben. |
Die Transportbedingungen müssen die Unversehrtheit der Proben und den Erhalt ihrer Eigenschaften sicherstellen. Die Art des Transports ist abhängig von der Art der Proben (z. B. gefährliche Güter oder spezielle Temperaturanforderungen), den Mengen, der Dringlichkeit und der Häufigkeit, in der Transporte anfallen.
Für den Transport von Proben zum Zolllabor kommen verschiedene Möglichkeiten in Betracht.
Transport | Bemerkungen |
Per Post und mit regulären Paketdiensten | Kommt ausschließlich für Proben in Betracht, bei denen keine besonderen Anforderungen an die Lagerung bestehen. Manche Paketdienste übernehmen eventuell auch die Beförderung bestimmter gefährlicher Proben. Je nach Dienstleister können spezielle Anforderungen hinsichtlich Mengen, Verpackung und Kennzeichnung gelten. |
Transport mit Spezialausstattung, z. B. für den Transport von Chemikalienproben oder von tiefgekühlten Erzeugnissen | Auf diesem Weg können Proben jeder Art transportiert werden, wenn keine Gefahr einer Kreuzkontamination besteht. Proben mit besonderen Anforderungen an die Lagerung sollten möglichst auf diese Weise befördert werden. Bei Proben mit gefährlichen Eigenschaften überprüfen Sie bitte die Anforderungen des Auftragnehmers hinsichtlich Mengen, Verpackung und Kennzeichnung. |
Per Kurier | Auf diesem Weg können alle Arten von Proben transportiert werden, sofern die Proben in geeigneter Weise verpackt sind und keine Gefahr einer Kreuzkontamination besteht. Bei Proben mit gefährlichen Eigenschaften überprüfen Sie bitte die Anforderungen des Auftragnehmers hinsichtlich Mengen, Verpackung und Kennzeichnung. Auch bestehen seitens des Kurierdienstes möglicherweise Einschränkungen hinsichtlich der Art und Beschaffenheit der für den Transport angenommenen Waren. Bei regelmäßigen Transporten oder eiligen Lieferungen kann die Beauftragung eines Kurierdienstes von Vorteil sein. |
Durch Zollbedienstete persönlich | Lieferung direkt an das Zolllabor. Es sind die Vorschriften für Gefahrguttransporte (ADR) einzuhalten, es sei denn, der Transport erfolgt unter Umständen, die Ausnahmen von den ADR-Vorschriften erlauben. |
Weitere Informationen zum Transport von Proben finden Sie in Ihren nationalen Leitlinien.
Im Allgemeinen müssen Proben nicht umgehend an das Zolllabor geschickt werden, wenn die Zollstelle über geeignete Lagereinrichtungen verfügt. Proben können auch gesammelt und in regelmäßigen Abständen an das Zolllabor geschickt werden, sofern die Fristen für die Übermittlung der Proben an das Labor eingehalten werden.
Für den regelmäßigen Transport mit einem Kurierdienst können Zollstellen über ein Transportnetz miteinander verbunden sein, damit die regelmäßige Abholung der Proben gewährleistet ist. Aus praktischen Gründen ist es nicht immer möglich, alle Zollstellen in das Transportnetz einzubinden. Dies könnte z. B. bei einer abgelegenen Grenzstelle der Fall sein oder bei einer Zollstelle, in der nur selten Proben genommen werden. Die betreffenden Stellen können dann eine der anderen Methoden für den Versand ihrer Proben wählen. Dringende Probentransporte können mit einem Kurierdienst organisiert werden, der die Proben innerhalb von höchstens 24 Stunden zustellen kann. Achten Sie darauf, dass der Kurierdienst die für die Probe benötigten Lager- und Transportbedingungen sicherstellen kann.
Für den Transport können die Proben in Umverpackungen (Kartons, Kisten, spezielle Probenbehälter usw.) oder Versandbehälter gepackt werden. Diese Packmittel können mit Vermiculit oder einem sonstigen inerten Erzeugnis in Pellet-Form befüllt sein, das als Verpackungs- und Füllmaterial dient. Auf diese Weise werden Schäden vermieden und ggf. austretende Flüssigkeit wird aufgesaugt.
Tiefgekühlte oder gekühlte Proben werden in mobilen Gefrierschränken, Kühlboxen oder – über kurze Strecken – in Kühltaschen oder Kühlboxen befördert. Die Kühlkette muss aufrechterhalten werden und sollte protokolliert werden.
Aus aufgetauten Erzeugnissen entnommene Proben dürfen nicht erneut eingefroren werden, da sie sonst verderben würden.
Proben von Lebensmitteln und chemischen Erzeugnissen sind im Transportfahrzeug getrennt unterzubringen (in verschiedenen Frachträumen, Versandkisten usw.), um jeglichen direkten Kontakt zwischen ihnen auszuschließen.
ACHTUNG
Proben von Stoffen, die miteinander reagieren könnten, dürfen grundsätzlich nicht in demselben Karton bzw. in derselben Kiste gelagert oder transportiert werden. Physikalische oder chemische Wechselwirkungen oder Kreuzkontaminationen, die sich auf die Proben auswirken oder eine gefährliche Situation (Dämpfe, Entstehung von Bränden oder Explosionen) verursachen könnten, müssen verhindert werden.
Proben chemischer Erzeugnisse, die sich beim Transport selbst entzünden, explodieren oder giftige Gase freisetzen können, müssen von spezialisierten Auftragsfirmen transportiert werden.
Proben von Materialien, die statische Aufladungen bewirken können, sollten zum Transport in elektrisch nicht leitfähiges Material verpackt werden. Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße (ADR) Bei der Beförderung von Proben, die als gefährliche Güter klassifiziert sind (siehe Abschnitt 14 „Angaben zum Transport“ des Sicherheitsdatenblatts) sind die
ADR-Vorschriften zu beachten.
Alle Mitarbeiter, die an Verpackungs-, Versand- und Transportvorgängen beteiligt sind, müssen regelmäßig über die einschlägigen ADR-Vorschriften unterrichtet werden.
Anmerkung: In einigen Mitgliedstaaten gilt für Zollstellen eine allgemeine Freistellung von den ADR-Vorschriften; es wird jedoch dringend empfohlen, aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Gesundheit und der Umwelt bei Unfällen oder Leckagen die einschlägigen Vorschriften zu befolgen.
Wenn die Beförderung von als gefährliche Güter klassifizierten Proben durch einen Auftragnehmer (z. B. Post, Kurier, Lieferdienst) erfolgt, ist der Absender dafür verantwortlich, dem Auftragnehmer alle Informationen bereitzustellen, die für den sicheren Umgang mit der Sendung notwendig sind. Alle Anforderungen des Auftragnehmers hinsichtlich Mengen, Verpackung und Kennzeichnung müssen erfüllt werden.
Für die Beförderung großer Mengen gefährlicher Güter sind weitreichende Maßnahmen erforderlich (z. B. in Bezug auf Transportfahrzeuge, Schulung des Personals, Verpackung usw.).
Gewöhnlich wird von Zollbediensteten nur der Transport von kleinen Mengen gefährlicher Güter verlangt (z. B. chemische Erzeugnisse, illegale Drogen, entzündliche Flüssigkeiten). Für die Beförderung von gefährlichen Gütern in begrenzten Mengen gibt es zwei Ausnahmen von den ADR-Vorschriften, die gegebenenfalls angewandt werden können (siehe Buchstaben A und B unten).
Im Folgenden werden die ADR-Vorschriften zur Beförderung in begrenzten Mengen kurz zusammengefasst. Für genaue Informationen fragen Sie bitte stets bei Ihrer nationalen Verwaltung nach.
A) Beförderung „in begrenzten Mengen“ (Kapitel 3.4 ADR)
- Gefährliche Güter sind einzeln in eine Innenverpackung zu verpacken, die in eine Außenverpackung eingesetzt wird.
- Die Gesamtbruttomasse des gesamten Versandstücks darf 30 kg nicht überschreiten.
- Die Mengengrenzen für die Innenverpackung richten sich nach der Art der gefährlichen Güter. Sie sind in Kapitel 3.2 ADR Tabelle A Spalte 7(a) angegeben. Die erforderlichen Informationen zur UN-Nummer und Verpackungsgruppe finden sich in Abschnitt 14 „Angaben zum Transport“ des Sicherheitsdatenblatts. Die folgende Tabelle enthält einige Beispiele typischer Zollproben. Ist in Kapitel 3.2 ADR Tabelle A Spalte 7(a) „0“ angegeben, bedeutet dies, dass die Probe nicht als begrenzte Menge befördert werden darf.
- Verpackungen müssen den Anforderungen in Kapitel 6.1 ADR entsprechen, bedürfen aber keiner Baumusterprüfbescheinigung (mit Ausnahme der Klasse 1).
- Die Außenverpackung ist mit dem folgenden Symbol zu kennzeichnen:
 | und bei Flüssigkeiten: |  |
- Dem Beförderer müssen die Angaben zum Bruttogewicht der Sendung vorliegen.
- Alle Mitarbeiter, die an Verpackungs-, Versand- und Transportvorgängen beteiligt sind, müssen regelmäßig über die einschlägigen ADR-Vorschriften unterrichtet werden.
Probe | UN-Nummer | Verpackungsgruppe | Max. Menge Innenverpackung |
Reines Ethanol | 1170 | II | 1 Liter |
Ethanol (40 %) | 1170 | III | 5 Liter |
Benzin | 1203 | II | 1 Liter |
Dieselkraftstoff | 1202 | III | 5 Liter |
Schweröl | 3077 | III | 5 kg |
Kokain | 1544 | III | 5 kg |
Methamphetamin | 2811 | II | 500 g |
Heroin | 1544 | I | 0 g |
B) Beförderung unter Inanspruchnahme der „Ausnahme für Kleinmengen“ bzw. der „1000-Punkte-Regel“ (Abschnitt 1.1.3.6 ADR)
- Gefährliche Güter sind in einer baumustergeprüften Verpackung mit einer UN-Nummer auf der Außenverpackung zu verpacken. Note: Bei Kartons sind Klebstreifen und Innenverpackung (z. B. Kunststoffbeutel) Bestandteil der Baumusterprüfung.
- Verpackungen sind mit den nachstehenden Angaben zu kennzeichnen: Absender, Empfänger, UN-Nummer, Gefahrzettel, Richtungspfeile bei Flüssigkeiten.
- Das Fahrzeug muss mit einem Feuerlöscher ausgerüstet sein (mind. 2 kg).
- Die Mengenbegrenzungen beziehen sich auf die Gesamtlast je Fahrzeug (einschließlich Anhänger). Die Berechnung erfolgt wie nachstehend beschrieben. Es gibt mehrere Online-Anwendungen, mit denen sich diese Berechnungen durchführen lassen, sofern Sie über alle notwendigen Informationen verfügen.
Jedem gefährlichen Stoff oder Gegenstand wird eine
Beförderungskategorie zugeordnet (siehe ADR Kapitel 3.2 Tabelle A Spalte 15). Es gibt die Kategorien 0, 1, 2, 3 und 4 je nach UN-Nummer, Klasse und Verpackungsgruppe des gefährlichen Stoffes oder Gegenstands. Die höchstzulässige Menge je Beförderungseinheit für jede Beförderungskategorie ist in der folgenden Tabelle angegeben:
Tabelle 1 höchstzulässige Mengen für die Inanspruchnahme der „Ausnahme für Kleinmengen“
Beförderungskategorie | höchstzulässige Menge je Beförderungseinheit (Nettogewicht in kg oder Liter) |
0 | 0 |
1 | 20 |
2 | 333 |
3 | 1000 |
4 | Unbegrenzt |
Siehe: ADR 1.1.3.6.3
Beispiel:- Benzin (UN 1203, Klasse 3, Verpackungsgruppe II) ist der Beförderungskategorie 2 zugeordnet; die höchstzulässige Menge für die Inanspruchnahme der Ausnahme für Kleinmengen ist daher 333 Liter. Für die Beförderung von Benzinproben und Proben von reinem Ethanol (UN 1170, Klasse 3, Verpackungsgruppe II, Beförderungskategorie 2) gilt ebenfalls eine zulässige Höchstmenge von 333 Litern.
- Wenn gefährliche Güter, die verschiedenen Beförderungskategorien angehören, in derselben Beförderungseinheit befördert werden, werden die Mengen (Gewicht in kg oder Volumen in Liter) mit einem Faktor gemäß der Tabelle 2 multipliziert und dann addiert. Das Ergebnis darf den Wert von 1000 nicht überschreiten, deshalb wird die Regelung „1000-Punkte-Regel“ genannt.
Tabelle 2 Multiplikationsfaktoren für „1000-Punkte-Regel“
Beförderungskategorie | Faktor |
0 | keine Beförderung als „Kleinmenge“ |
1 l | 50 |
2 | 3 |
3 | 1 |
4 | keine Mengenbegrenzung |
Siehe: ADR 1.1.3.6.4
Beispiele:
- Beispiel 1:
- Beförderung von Proben (von jeweils 1 l): 30 Proben reines Ethanol, 20 Proben Dieselkraftstoff, 10 Proben Benzin
UN-Nummer | Name | Beförderungs- kategorie | Faktor | Menge | Punkte |
1170 | Ethanol | 2 | 3 | 30 l | 90 |
1202 | Dieselkraftstoff | 3 | 1 | 20 l | 20 |
1203 | Benzin | 2 | 3 | 10 l | 30 |
Gesamtpunktzahl: 140
In diesem Beispiel können für die Beförderung die „Ausnahmen für Kleinmengen“ in Anspruch genommen werden.
- Beispiel 2:
- Beförderung von 50 kg beschlagnahmtem Kokain, 50 kg beschlagnahmten Methamphetamin, 15 kg beschlagnahmten Heroin:
UN-Nummer | Name | Beförderungs- kategorie | Faktor | Menge | Punkte |
1544 | Kokain | 2 | 3 | 50 kg | 150 |
2811 | Methamphetamin | 2 | 3 | 50 kg | 150 |
1544 | Heroin | 1 | 50 | 15 kg | 750 |
Gesamtpunktzahl: 1050
In diesem Beispiel können für den Transport die „Ausnahmen für Kleinmengen“ nicht in Anspruch genommen werden.
Der Fahrer muss ein ADR-Beförderungspapier mit sich führen, das folgende Angaben enthält: Absender, Empfänger und für jede UN-Nummer der Beförderungseinheit: Zahl der Versandstücke, Tunnelbeschränkungscode (siehe ADR Kapitel 3.2 Tabelle A Spalte 15), Nettogesamtgewicht.
Achtung: Bei Zweifeln hinsichtlich der Verpackung und des Transports gefährlicher Güter oder unbekannter Stoffe erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Zolllabor.
Die vorstehenden Vorschriften und Anforderungen sind nicht erschöpfend. Sie sind unter Berücksichtigung der Umstände im Einzelfall anzuwenden. Für die Beförderung auf dem Luftweg (IATA) oder Seeweg (IMDG) gelten abweichende Vorschriften. Eine Probe kann vom Labor nur dann angenommen werden, wenn sie in ordnungsgemäßem Zustand dort eintrifft. Vergewissern Sie sich, dass beim Transport und bei der Beförderung in das Labor die folgenden Bedingungen erfüllt sind. Das Labor setzt sich mit dem zuständigen Zollbediensteten in Verbindung und kann Proben zurückweisen, wenn diese Anforderungen nicht erfüllt sind.
Sämtliche Proben müssen die folgenden Anforderungen erfüllen:
- Die Proben müssen mit einer Kennzeichnung versehen sein, aus der nähere Informationen über die Proben einschließlich der Probenbezeichnung hervorgehen.
- Die Probe muss verschlossen sein. Eine Probe gilt dann als verschlossen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
- Die Probe wurde von einem Zollbediensteten persönlich übergeben.
- Die Verpackung oder der Probenbehälter selbst ist in einer für die Art des verwendeten Behälters geeigneten Weise verschlossen, wie in Absatz 2. Verschluss ausgeführt. Ein Versandstück kann mehrere Proben enthalten, ob getrennt verschlossen oder nicht.
- Die Probe besteht aus einem Erzeugnis, an dem ein Etikett angebracht und das in geeigneter Weise versiegelt wurde.
- Die Packung darf nicht beschädigt oder geöffnet worden sein. Die Frist für die Lieferung an das Labor gemäß den nationalen Leitlinien und internationalen Vorschriften darf nicht überschritten worden sein.
- Den Proben muss ein vollständig ausgefülltes Probenahmeformular beigefügt sein.
- Die Probenmenge muss für die Durchführung der vorgesehenen Analysen ausreichend sein. Bei einigen Waren müssen außerdem folgende Anforderungen erfüllt sein:
- Tiefgekühlte Erzeugnisse dürfen nicht zwischendurch aufgetaut worden sein.
- Wenn für die Lagerung bestimmter Erzeugnisse (Butter, Milcherzeugnisse, Fruchtsäfte usw.) normalerweise bestimmte niedrige Temperaturen vorgeschrieben sind, müssen diese Temperaturen aufrechterhalten werden.
- Leicht gärende Erzeugnisse sind mit Vorsicht zu handhaben und sollten möglichst umgehend in einen Kühlschrank gegeben werden.
- Mineralölproben sind in geschützten Versandkartons oder -kisten zu befördern und auf Dichtheit zu prüfen.
- Wenn sich Proben in der Originalverpackung für den Einzelhandel befinden, muss die Verpackung unversehrt sein.
- Mit amtlichen Gefahrensymbolen (z. B. mit einem Totenkopf, einer Flamme oder dem Zeichen für Explosionsgefahr) gekennzeichnete Chemikalienproben sollten in speziellen Probenkartons bzw. -kisten befördert werden (siehe Verpackungsempfehlungen).