1. Verpackung

Nach der Probenahme sind die Probenahmebehälter auf Undichtigkeiten zu prüfen. Die Packungen müssen außen sauber und trocken sein. Wenn Undichtigkeiten festzustellen sind, sollte der Sitz von Kappen und Stopfen geprüft und korrigiert werden; defekte Verschlüsse sind zu ersetzen. Anschließend sollte eine erneute Überprüfung vorgenommen werden. Wenn weiterhin Undichtigkeiten festzustellen sind, müssen frische Proben entnommen werden. Verwenden Sie nach Möglichkeit einen anderen Probenbehälter.

Die zum Abfüllen flüchtiger flüssiger Proben verwendeten Probenbehälter sollten zu etwa 90 % ihres Fassungsvermögens befüllt werden.

Auf Packungen mit Proben gefährlicher Güter/Verbindungen sollten gegebenenfalls Warnzeichen, Kennzeichnungen und Symbole angebracht werden, die auf mögliche Gefahren aufmerksam machen.



2. Verschluss

Je nach den geltenden nationalen Rechtsvorschriften sollte der Probenbehälter in für den jeweiligen Behälter angemessener Weise verschlossen werden, um eine unbefugte oder unsachgemäße Handhabung der Proben zu verhindern (und so die Unversehrtheit des jeweiligen Inhalts sicherzustellen). Der Verschluss muss fest und stabil sitzen, damit er bei der Lagerung oder beim Transport der Proben nicht beschädigt wird und damit die Beweiskette nicht beeinträchtigt wird.



3. Kennzeichnung

Die Angaben auf den Kennzeichnungsetiketten müssen gut leserlich und haltbar angebracht sein, damit sie bei Lagerung, Handhabung oder Transport der Proben nicht entfernt oder ersetzt/geändert werden können.

Bei Einzelhandelspackungen ist darauf zu achten, dass Zollkennzeichnungen die handelsübliche Kennzeichnung des jeweiligen Originalerzeugnisses (Marke, Hersteller, Inhalt, Verfallsdatum usw.) nicht verdecken. Einzelhandelspackungen sollten Sie am besten in PE-Beutel verpacken, um dann Kennzeichnungen und Stempel oder Siegel auf diesem Beutel anzubringen.

Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sind zu beachten.



4. Den Endproben beizufügende Unterlagen

Die Begleitunterlagen sind gemäß den Vorschriften der jeweiligen Zollbehörde zu führen. Dabei sind die jeweiligen örtlichen Gegebenheiten maßgeblich. In einigen Mitgliedstaaten werden ausschließliche digitale Dokumente verwendet; sie werden entweder per E-Mail an das Zolllabor geschickt oder mithilfe integrierter Informationssysteme verarbeitet. Kopien sonstiger maßgeblicher Unterlagen zur Beschaffenheit der jeweiligen Waren können ebenfalls beigefügt sein (Sicherheitsdatenblatt, technische Spezifikationen, Qualitäts-/Konformitätszertifikate usw.).



5. Lagerung von Proben

Die Bedingungen für die Lagerung von Proben hängen von den Merkmalen und Eigenschaften der entnommenen Proben ab. Die Lagerungsbedingungen sollten gewährleisten, dass die Proben nicht derart verändert werden, dass die zu analysierenden Parameter beeinträchtigt werden könnten.

Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften sind zu beachten.

Im Allgemeinen sind Proben in einem sauberen, trocken, dunklen, kühlen und hinreichend belüfteten Raum zu lagern.
Wenn die Zollstelle die betreffenden Einrichtungen nicht bereitstellen kann und die Proben nicht umgehend ins Zolllabor gebracht werden können, sollte eine alternative externe Lagermöglichkeit gesucht werden, welche die Anforderungen an die Erhaltung der Qualität und der Identität der Proben erfüllt.

Jede Zollstelle sollte einen Beauftragten für die Einrichtung zur Lagerung der Proben benennen. Die Tätigkeit der betreffenden Person beinhaltet u. a. die folgenden Aufgaben:
Bei bestimmten Erzeugnissen sind besondere Anforderungen zu beachten. Im Folgenden sind einige Beispiele zusammengestellt. Nähere Informationen finden Sie im Zusammenhang mit den jeweiligen Probenahmeverfahren.


ErzeugnisBedingungen
Lichtempfindliche ProbenLagerung an einem dunklen Ort.
Proben mit giftigen oder unangenehmen Geruchsemissionen.Lagerung möglich unter einem Dunstabzug oder in einem Raum mit hinreichender mechanischer Belüftung.
Mineralöle, hoch entzündliche und in sonstiger Weise gefährliche ProbenSiehe Sicherheitsdatenblatt. Lagerung möglichst in einem Sicherheitsschrank. Wenn keine näheren Informationen verfügbar sind, fragen Sie bitte beim Labor bezüglich der Lagerbedingungen nach.
Verderbliche ProbenLagerung in einem Kühl- oder Gefrierschrank – je nach Art des Erzeugnisses.
Konsultieren Sie im Zweifelsfall das zuständige Labor.
Proben von leicht verderblichen WarenLebensmittelproben sind getrennt von sonstigen Proben zu lagern. Verderbliche Waren sollten in Absprache mit dem Labor in Kühl- oder Gefrierschränken aufbewahrt werden. Geben Sie auf dem Probenahmeformular an, dass die Probe von einem Zollbediensteten eingefroren wurde. Tiefgefrorene Proben müssen bei unter -18 °C gelagert werden und die Lagertemperatur sollte regelmäßig überwacht werden.
Proben gekühlter ErzeugnisseLebensmittelproben sind getrennt von sonstigen Proben zu lagern.
Gekühlte Proben müssen bei unter 4 °C gelagert werden, und die Lagertemperatur sollte regelmäßig überwacht werden.
Proben von Tiefkühlerzeugnissen.Lebensmittelproben sind getrennt von sonstigen Proben zu lagern. Tiefgekühlte Proben müssen bei unter -18 °C gelagert werden, und die Lagertemperatur sollte regelmäßig überwacht werden.
Proben von Einzelhandelspackungen für Lebensmittel, Arzneimittel und sonstige pharmazeutische Erzeugnisse.Lagerung unter den auf der Verpackung angegebenen Bedingungen, jedoch nicht über 30 °C, bzw. wie auf der Verpackung angegeben.



6. Transport

Die Transportbedingungen müssen die Unversehrtheit der Proben und den Erhalt ihrer Eigenschaften sicherstellen. Die Art des Transports ist abhängig von der Art der Proben (z. B. gefährliche Güter oder spezielle Temperaturanforderungen), den Mengen, der Dringlichkeit und der Häufigkeit, in der Transporte anfallen.

Für den Transport von Proben zum Zolllabor kommen verschiedene Möglichkeiten in Betracht.

TransportBemerkungen
Per Post und mit regulären PaketdienstenKommt ausschließlich für Proben in Betracht, bei denen keine besonderen Anforderungen an die Lagerung bestehen.
Manche Paketdienste übernehmen eventuell auch die Beförderung bestimmter gefährlicher Proben. Je nach Dienstleister können spezielle Anforderungen hinsichtlich Mengen, Verpackung und Kennzeichnung gelten.
Transport mit Spezialausstattung, z. B. für den Transport von Chemikalienproben oder von tiefgekühlten ErzeugnissenAuf diesem Weg können Proben jeder Art transportiert werden, wenn keine Gefahr einer Kreuzkontamination besteht. Proben mit besonderen Anforderungen an die Lagerung sollten möglichst auf diese Weise befördert werden. Bei Proben mit gefährlichen Eigenschaften überprüfen Sie bitte die Anforderungen des Auftragnehmers hinsichtlich Mengen, Verpackung und Kennzeichnung.
Per KurierAuf diesem Weg können alle Arten von Proben transportiert werden, sofern die Proben in geeigneter Weise verpackt sind und keine Gefahr einer Kreuzkontamination besteht. Bei Proben mit gefährlichen Eigenschaften überprüfen Sie bitte die Anforderungen des Auftragnehmers hinsichtlich Mengen, Verpackung und Kennzeichnung. Auch bestehen seitens des Kurierdienstes möglicherweise Einschränkungen hinsichtlich der Art und Beschaffenheit der für den Transport angenommenen Waren. Bei regelmäßigen Transporten oder eiligen Lieferungen kann die Beauftragung eines Kurierdienstes von Vorteil sein.
Durch Zollbedienstete persönlichLieferung direkt an das Zolllabor. Es sind die Vorschriften für Gefahrguttransporte (ADR) einzuhalten, es sei denn, der Transport erfolgt unter Umständen, die Ausnahmen von den ADR-Vorschriften erlauben.

Weitere Informationen zum Transport von Proben finden Sie in Ihren nationalen Leitlinien.

Im Allgemeinen müssen Proben nicht umgehend an das Zolllabor geschickt werden, wenn die Zollstelle über geeignete Lagereinrichtungen verfügt. Proben können auch gesammelt und in regelmäßigen Abständen an das Zolllabor geschickt werden, sofern die Fristen für die Übermittlung der Proben an das Labor eingehalten werden.

Für den regelmäßigen Transport mit einem Kurierdienst können Zollstellen über ein Transportnetz miteinander verbunden sein, damit die regelmäßige Abholung der Proben gewährleistet ist. Aus praktischen Gründen ist es nicht immer möglich, alle Zollstellen in das Transportnetz einzubinden. Dies könnte z. B. bei einer abgelegenen Grenzstelle der Fall sein oder bei einer Zollstelle, in der nur selten Proben genommen werden. Die betreffenden Stellen können dann eine der anderen Methoden für den Versand ihrer Proben wählen. Dringende Probentransporte können mit einem Kurierdienst organisiert werden, der die Proben innerhalb von höchstens 24 Stunden zustellen kann. Achten Sie darauf, dass der Kurierdienst die für die Probe benötigten Lager- und Transportbedingungen sicherstellen kann.

Für den Transport können die Proben in Umverpackungen (Kartons, Kisten, spezielle Probenbehälter usw.) oder Versandbehälter gepackt werden. Diese Packmittel können mit Vermiculit oder einem sonstigen inerten Erzeugnis in Pellet-Form befüllt sein, das als Verpackungs- und Füllmaterial dient. Auf diese Weise werden Schäden vermieden und ggf. austretende Flüssigkeit wird aufgesaugt.

Tiefgekühlte oder gekühlte Proben werden in mobilen Gefrierschränken, Kühlboxen oder – über kurze Strecken – in Kühltaschen oder Kühlboxen befördert. Die Kühlkette muss aufrechterhalten werden und sollte protokolliert werden.

Aus aufgetauten Erzeugnissen entnommene Proben dürfen nicht erneut eingefroren werden, da sie sonst verderben würden.

Proben von Lebensmitteln und chemischen Erzeugnissen sind im Transportfahrzeug getrennt unterzubringen (in verschiedenen Frachträumen, Versandkisten usw.), um jeglichen direkten Kontakt zwischen ihnen auszuschließen.

ACHTUNG
Proben von Stoffen, die miteinander reagieren könnten, dürfen grundsätzlich nicht in demselben Karton bzw. in derselben Kiste gelagert oder transportiert werden. Physikalische oder chemische Wechselwirkungen oder Kreuzkontaminationen, die sich auf die Proben auswirken oder eine gefährliche Situation (Dämpfe, Entstehung von Bränden oder Explosionen) verursachen könnten, müssen verhindert werden.

Proben chemischer Erzeugnisse, die sich beim Transport selbst entzünden, explodieren oder giftige Gase freisetzen können, müssen von spezialisierten Auftragsfirmen transportiert werden.

Proben von Materialien, die statische Aufladungen bewirken können, sollten zum Transport in elektrisch nicht leitfähiges Material verpackt werden.



Beförderung gefährlicher Güter auf der Straße (ADR)

Bei der Beförderung von Proben, die als gefährliche Güter klassifiziert sind (siehe Abschnitt 14 „Angaben zum Transport“ des Sicherheitsdatenblatts) sind die ADR-Vorschriften zu beachten.

Alle Mitarbeiter, die an Verpackungs-, Versand- und Transportvorgängen beteiligt sind, müssen regelmäßig über die einschlägigen ADR-Vorschriften unterrichtet werden.

Anmerkung: In einigen Mitgliedstaaten gilt für Zollstellen eine allgemeine Freistellung von den ADR-Vorschriften; es wird jedoch dringend empfohlen, aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Gesundheit und der Umwelt bei Unfällen oder Leckagen die einschlägigen Vorschriften zu befolgen.

Wenn die Beförderung von als gefährliche Güter klassifizierten Proben durch einen Auftragnehmer (z. B. Post, Kurier, Lieferdienst) erfolgt, ist der Absender dafür verantwortlich, dem Auftragnehmer alle Informationen bereitzustellen, die für den sicheren Umgang mit der Sendung notwendig sind. Alle Anforderungen des Auftragnehmers hinsichtlich Mengen, Verpackung und Kennzeichnung müssen erfüllt werden.

Für die Beförderung großer Mengen gefährlicher Güter sind weitreichende Maßnahmen erforderlich (z. B. in Bezug auf Transportfahrzeuge, Schulung des Personals, Verpackung usw.).

Gewöhnlich wird von Zollbediensteten nur der Transport von kleinen Mengen gefährlicher Güter verlangt (z. B. chemische Erzeugnisse, illegale Drogen, entzündliche Flüssigkeiten). Für die Beförderung von gefährlichen Gütern in begrenzten Mengen gibt es zwei Ausnahmen von den ADR-Vorschriften, die gegebenenfalls angewandt werden können (siehe Buchstaben A und B unten).

Im Folgenden werden die ADR-Vorschriften zur Beförderung in begrenzten Mengen kurz zusammengefasst. Für genaue Informationen fragen Sie bitte stets bei Ihrer nationalen Verwaltung nach.


A) Beförderung „in begrenzten Mengen“ (Kapitel 3.4 ADR)
ProbeUN-NummerVerpackungsgruppeMax. Menge
Innenverpackung
Reines Ethanol1170II1 Liter
Ethanol (40 %)1170III5 Liter
Benzin1203II1 Liter
Dieselkraftstoff1202III5 Liter
Schweröl3077III5 kg
Kokain1544III5 kg
Methamphetamin2811II500 g
Heroin1544I0 g


B) Beförderung unter Inanspruchnahme der „Ausnahme für Kleinmengen“ bzw. der „1000-Punkte-Regel“ (Abschnitt 1.1.3.6 ADR)Jedem gefährlichen Stoff oder Gegenstand wird eine Beförderungskategorie zugeordnet (siehe ADR Kapitel 3.2 Tabelle A Spalte 15). Es gibt die Kategorien 0, 1, 2, 3 und 4 je nach UN-Nummer, Klasse und Verpackungsgruppe des gefährlichen Stoffes oder Gegenstands. Die höchstzulässige Menge je Beförderungseinheit für jede Beförderungskategorie ist in der folgenden Tabelle angegeben:

Tabelle 1 höchstzulässige Mengen für die Inanspruchnahme der „Ausnahme für Kleinmengen“
Beförderungskategoriehöchstzulässige Menge je Beförderungseinheit
(Nettogewicht in kg oder Liter)
00
120
2333
31000
4Unbegrenzt
Siehe: ADR 1.1.3.6.3

Beispiel:Tabelle 2 Multiplikationsfaktoren für „1000-Punkte-Regel“
BeförderungskategorieFaktor
0keine Beförderung als „Kleinmenge“
1 l50
23
31
4keine Mengenbegrenzung
Siehe: ADR 1.1.3.6.4

Beispiele:

UN-NummerNameBeförderungs-
kategorie
FaktorMengePunkte
1170Ethanol2330 l90
1202Dieselkraftstoff3120 l20
1203Benzin2310 l30
Gesamtpunktzahl: 140
In diesem Beispiel können für die Beförderung die „Ausnahmen für Kleinmengen“ in Anspruch genommen werden.

UN-NummerNameBeförderungs-
kategorie
FaktorMengePunkte
1544Kokain2350 kg150
2811Methamphetamin2350 kg150
1544Heroin15015 kg750
Gesamtpunktzahl: 1050
In diesem Beispiel können für den Transport die „Ausnahmen für Kleinmengen“ nicht in Anspruch genommen werden.

Der Fahrer muss ein ADR-Beförderungspapier mit sich führen, das folgende Angaben enthält: Absender, Empfänger und für jede UN-Nummer der Beförderungseinheit: Zahl der Versandstücke, Tunnelbeschränkungscode (siehe ADR Kapitel 3.2 Tabelle A Spalte 15), Nettogesamtgewicht.

Achtung: Bei Zweifeln hinsichtlich der Verpackung und des Transports gefährlicher Güter oder unbekannter Stoffe erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem Zolllabor.

Die vorstehenden Vorschriften und Anforderungen sind nicht erschöpfend. Sie sind unter Berücksichtigung der Umstände im Einzelfall anzuwenden. Für die Beförderung auf dem Luftweg (IATA) oder Seeweg (IMDG) gelten abweichende Vorschriften.



7. Annahme im Zolllabor

Eine Probe kann vom Labor nur dann angenommen werden, wenn sie in ordnungsgemäßem Zustand dort eintrifft. Vergewissern Sie sich, dass beim Transport und bei der Beförderung in das Labor die folgenden Bedingungen erfüllt sind. Das Labor setzt sich mit dem zuständigen Zollbediensteten in Verbindung und kann Proben zurückweisen, wenn diese Anforderungen nicht erfüllt sind.

Sämtliche Proben müssen die folgenden Anforderungen erfüllen:

Letzte Überarbeitung 15.7.2021