Obecné zásady odběru vzorků

Odběr vzorků může být prováděn pro řadu různých účelů, včetně:

• sazebního zařazení,
• určení původu,
• výpočtu spotřební daně,
• stanovení přítomnosti značkovacích látek v kapalných palivech,
• stanovení obsahu denaturačních látek v lihu a alkoholických nápojích;
• identifikace omamných a jiných psychoaktivních látek,
• kontroly zboží a technologií podléhajících mezinárodním zákazům a omezením;
• bezpečnosti spotřebitele;
• ochrany životního prostředí:
  Je nezbytné provést celní kontrolu, aby se zabránilo vývozu nebezpečného a/nebo nedovoleného odpadu do třetích zemí. Někdy je odběr vzorku odpadů a jejich analýza nevyhnutelná.

Vzorky mohou být za účelem provedení analýzy zaslány do laboratoře nebo může být jejich analýza provedena okamžitě v mobilní laboratoři nebo testem na místě s využitím mobilní diagnostiky.

Metoda odběru vzorků závisí na:

• účelu vzorkování,
• druhu zboží nebo komodity,
• stejnorodosti zboží nebo komodity,
• velikosti zásilky zboží nebo komodity.

Vzorek by měl reprezentovat celou dávku nebo zásilku.

Pro celní účely by reprezentativní vzorky měly být odebírány v souladu s Celním kodexem Unie nebo v souladu s dalšími platnými celními ustanoveními (je-li kontrolována pouze část zboží, na které se vztahuje celní prohlášení, nebo pokud jsou odebrány vzorky pouze z části zboží, jsou výsledky této částečné kontroly, analýzy nebo kontroly vzorků platné pro veškeré zboží, na které se vztahuje totéž celní prohlášení: viz celní kodex Unie, článek 190).

Pro účely spotřební daně by měly být vzorky pro kontrolu odebírány v souladu s doporučeními, jež jsou uvedena v části „postupy odběru vzorků“ nebo ve zvláštních kartách postupů pro odběr vzorků. Podle doporučení pro vzorkování pro účely kontroly spotřební daně lze v zásadě postupovat i při odběrech vzorků k jiným účelům, nejsou-li k dispozici jiná pravidla.

U většiny komodit nejsou stanovena pro odběr vzorků žádná zvláštní pravidla. V případě některých komodit se však se zvláštními předpisy setkat můžeme. V takovém případě má jejich použití přednost před obecnými pravidly uvedenými v této příručce.

Dávka je homogenní pokud její složení nebo fyzikální vlastnosti jsou v celém produktu (kontrolované dávce) stejnoměrné. Příklady homogenních produktů jsou čiré roztoky nebo jiné kapaliny bez rozptýlených částic, prášky nebo granule se stejnoměrnými částicemi a barvou a plechovky naplněné určitou zeleninou, které mají všechny stejné výrobní číslo. V těchto případech není důležité, kde se vzorek odebere, přičemž může být odebrán z jakéhokoli vhodného místa. Problém spočívá v tom, že nemusí být vždy jasné, že dávka není homogenní.

Například cisterna naplněná olivovým olejem se zdá být homogenní. Na dně cisterny se však může hromadit usazenina, jež je podstatnou součástí oleje, a olej v cisterně tedy nebude homogenní. Pokud není jasné, zda je zboží homogenní, musíte se zásilkou zacházet tak, jako by byla heterogenní.

Pokud se komodita skládá z více než jedné homogenní dávky, je nutné stanovit velikost každé dávky a odebrat vzorky reprezentující celou komoditu.

Dávka je heterogenní pokud složení nebo fyzikální charakteristika se v daném produktu (kontrolované dávce) liší. Příkladem jsou roztoky s rozptýlenými částicemi, granule různých rozměrů a barev a plechovky naplněné určitou zeleninou, které mají různá výrobní čísla. V těchto případech odběr vzorku z jednoho místa nestačí. Je nezbytné odebrat vzorek, který je reprezentativní pro celou dávku.

Je třeba odebrat dílčí vzorky z různých míst v zásilce. Konečný vzorek musí být pak vytvořen ze souhrnu těchto dílčích vzorků.

V ideálním případě byste měli odebrat vzorky z každého balení, aby bylo zajištěno, že vzorek je reprezentativní pro celou zásilku (kontrolovanou dávku). V praxi to však není možné a znamenalo by to odebrání nebo nepřiměřené znehodnocení velké části zásilky. Je tedy třeba uplatnit stupnici hodnocení, která zajistí reprezentativní vzorek, přičemž minimalizuje dopad na zboží.

Existuje mnoho různých stupnic hodnocení v závislosti na statistické metodě odběru vzorků a na praktických podmínkách odběru vzorků z obchodních zásilek. Jejich účelem je zajistit, aby při kontrole nebo vzorkování zboží bylo odebráno dostatečné množství vzorků tak, aby výsledkem byl reprezentativní vzorek celku. Stupnice hodnocení lze použít jak pro zásilky jako celek, tak pro části dávky a/nebo vnitřní jednotlivá balení v dávce.

Rozsáhlé stupnice hodnocení jsou k dispozici u obchodních subjektů a v některých právních předpisech EU (např. Nařízení Komise (ES) č. 152/2009), jejichž cílem je určit jakost produktu nebo zajistit, že neobsahují žádné chemické či biologické kontaminanty. Tyto stupnice hodnocení jsou obvykle mnohem přísnější než ty, které jsou požadovány ke stanovení daňového statusu zboží nebo sazební zařazení.

Z toho vyplývá, že neexistuje žádná zcela „správná“ stupnice hodnocení. Následuje několik příkladů, přičemž při volbě nejlepší stupnice pro konkrétní hodnocení je nutné zvážit tyto aspekty:

• Jaká je celková čistá hmotnost zásilky?
• Jaká je celková hodnota zásilky?
• Jaký je celkový počet balení nebo jednotek v zásilce?
• Jaká je minimální požadovaná velikost vzorku?
• Je výrobek vyrobený/zpracovaný tak, že je pravděpodobné, že bude v jednotlivých baleních konzistentní?
• Není-li produkt vyrobený, je pravděpodobné, že mezi jednotlivými vzorky budou velké rozdíly?
• Jaký je účel laboratorní analýzy?

Vaším úkolem při zvažování těchto otázek je rozhodnout, jak nejlépe získat reprezentativní vzorek. Při rozhodování o tom, kterou stupnici použít, ověřte národní předpisy, abyste zjistili, zda vaše správní orgány doporučují pro daný druh zboží nebo pro konkrétní účel, pro který se vzorky odebírají, určitou stupnici.

Deklarant má právo být přítomen či zastoupen při kontrole zboží a odebírání vzorků a vzorky by měly být obvykle odebírány za přítomnosti deklaranta nebo jeho zástupce. Rozhodne-li se deklarant, kontrolovaná osoba či jejich zástupce, že se odběru vzorku účastnit nebude, může celník odebrat vzorky i bez jejich přítomnosti.

Mají-li k tomu celní orgány přiměřené důvody, mohou vyžadovat, aby byl deklarant nebo jeho zástupce přítomen při kontrole zboží nebo odebírání vzorků nebo aby jim poskytl potřebnou součinnost k usnadnění kontroly zboží nebo odebrání vzorků (viz celní kodex Unie, článek 189).

Celním orgánům musí poskytnout aktivní součinnost k usnadnění odběru vzorků, včetně:

• podrobných informací o povaze zboží, z něhož mají být odebrány vzorky,
• bezpečnostních listů (SDS), jsou-li k dispozici,
• lidských zdrojů,
• zařízení k vykládce/nakládce,
• nástrojů atd.

Odmítá-li se deklarant účastnit odběru vzorků či nejmenuje-li osoby pro poskytnutí nezbytné součinnosti, musí celní orgány stanovit lhůtu, v níž je nutné příslušné požadavky splnit. Není-li tato lhůta dodržena, můžete přikročit k odebrání vzorků, přičemž náklady na takový odběr hradí a odpovědnost nese deklarant, a je-li to nezbytné, lze při něm využít služeb příslušné vhodné třetí osoby nebo jiné osoby jmenované v souladu s příslušnými pravidly (viz celní kodex Unie, článek 189). V takových případech bude mít provedení odběru vzorků stejnou platnost, jako kdyby bylo provedeno za přítomnosti deklaranta nebo kontrolované osoby.

Pokud jsou s odběrem vzorků spojena vážná bezpečnostní rizika nebo je nutné použít speciální zařízení pro odběr vzorků a/nebo speciální ochranné prostředky, mohou provést odběr vzorků za vašeho dohledu jiné kvalifikované či k tomuto účelu speciálně proškolené osoby (viz odběr vzorků nebezpečných věcí).

V článku 134 Celního kodexu Unie je uvedeno jako předmět celní kontroly „ochrana zdraví a života lidí, zvířat a ochrana životního prostředí”. V některých členských zemích tato kontrola spotřebitele a životního prostředí a veřejné bezpečnosti je prováděna orgány celní správy v jiných zemích pak jinými státními institucemi. V těchto případech je nutný podrobnější postup vzorkování. Tam kde je to vhodné, by se měly použít národní předpisy a Evropská legislativa.

Pro přípravu plánu vzorkování je třeba:

1. ověřit informace o zboží, jež jsou k dispozici,
2. seznámit se s podmínkami pro provedení odběru vzorků, včetně všech předem připravených informací o ochraně zdraví a bezpečnosti práce,
3. ověřit veškerá zvláštní pravidla či doporučení, jež se vztahují na provádění odběru vzorků u dotčeného zboží,
4. přiměřenost,
5. připravit nezbytné zařízení pro odběr vzorků a vzorkovnice,
6. pořídit fotografickou dokumentaci.

Musíte důkladně ověřit veškeré informace, jež jsou k dispozici o zboží, u něhož má být provedena inspekce/kontrola, včetně průvodní dokumentace ke zboží: např. materiálových bezpečnostních listů, rostlinolékařských osvědčení.

Obsahují-li průvodní doklady mezinárodně uznávané symboly a značení uvádějící úroveň nebezpečí spojenou s manipulací s dotčeným zbožím, musíte tyto pokyny dodržet. Rovněž je důležité, abyste o těchto nebezpečích vyrozuměli jakoukoli jinou osobu, jež manipuluje s tímto zbožím.

Celníci - vzorkaři musí být s významem těchto symbolů a značení seznámeni. Tyto symboly a značení poskytují užitečné údaje o bezpečnostních opatřeních, která musí být přijata, a o požadavcích, jež se týkají osobních ochranných prostředků, balení, přepravy a uchovávání.

Označení jsou tato:

• Standardní věta o nebezpečnosti (H věty), kombinované standardní věty o nebezpečnosti;
• Standardní věty pro bezpečné zacházení (P věty), kombinované standardní věty pro bezpečné zacházení;
• Symboly a značení nebezpečnosti.

Tyto symboly a značení by měly být umístěny na balení tak, aby byly jasně viditelné.

Není-li deklarant či ekonomický operátor schopen předložit platné a pravdivé údaje o povaze zboží, musí být odběr vzorků prováděn s velmi vysokou obezřetností. V takových případech musí být se zbožím, u něhož je prováděn odběr vzorků, zacházeno jako s nebezpečnou věcí (látkou).

Odběr vzorků nesmíte provádět u tohoto zboží:

• radioaktivní látky,
• velmi toxické látky,
• plyny a zkapalněné plyny,
• výbušné výrobky,
• potenciálně nebezpečné biologické materiály.

Výčet zboží, z kterého celníci nesmí provádět odběr vzorků, se v různých členských státech liší a závisí také na odbornosti příslušného celníka; obecně však platí výše uvedený výčet.

U těchto druhů zboží mohou provádět odběr vzorků příslušné státní orgány či externí organizace a osoby s odbornou kvalifikací a oprávněním k takové činnosti.

Musíte zjistit údaje o umístění zboží ve skladovacích a transportních zařízeních, druhu přepravy, skladovací kapacitě a objemu, složitosti přístupu ke zboží, možných nebezpečích souvisejících s pohybem zboží atd.

Po provedení tohoto úkolu by mělo být zřejmé:

• jaké jsou nezbytná vybavení a lidské zdroje, jež mají být použity pro vykládku a pohyb zboží,
• jaké druhy vzorkovacích nástrojů mají být použity pro odběr vzorků,
• jaké druhy a kolik vzorkovnic má být použito,
• jaké budou další nezbytné vybavení a prostředky pro provedení nakládky/vykládky atd.,
• jaké jsou další bezpečnostní opatření a osobní ochranné prostředky podle příslušných okolností a povahy zboží.

Odběr vzorků se nedoporučuje provádět v následujících případech. Pokud je vzorkování přesto nutné provést, řiďte se uvedenými radami:

• Když je vzorkování spojeno s vážným bezpečnostním rizikem;

Doporučuje se, aby odběr vzorků provedl deklarant či jeho zástupce. Vzorek může být rovněž odebrán specializovanou externí smluvní stranou pod celním dohledem (viz vzorkování nebezpečných věcí);

• Jedná-li se o zboží v malých množstvích či velmi vysoké hodnoty;

Můžete dohodnout s laboratoří minimální množství vzorku potřebného ke zkoušení, nebo zda je možná nedestruktivní analýza. Pokud ano deklarantovi se sdělí, že vzorek mu lze vrátit po zkoušení beze změny;

• Je-li s odběrem vzorku spojeno riziko narušení sterilních podmínek přepravy zboží či porušení jiných zvláštních požadavků.

Zboží lze přemístit pod celním dohledem do prostor dovozce nebo jiných prostor, kde je možné provést odběr vzorku za vhodných (sterilních) podmínek.

Před tím než přistoupíte k odběru vzorku, měly by se prověřit následující zdroje informací se specifickými pokyny nebo doporučeními vztahujícími se k vzorkovaným produktům nebo zboží:

• právní předpisy (právní základ),
• normy, jež jsou k dispozici (normy),
• zvláštní pokyny pro vzorkování kapalin, volně loženého zboží, z nádrží, cisteren atd. (metody odběru vzorků pro různé druhy zboží),
• odběr vzorků nebezpečných věcí,
• zvláštní karty postupů pro odběr vzorků
• místní nařízení, doporučení a pokyny týkající se odběru vzorků.

Potřebujete-li konkrétní radu či pokyn, obraťte se s dotazem na místní celní laboratoř.

Při odebírání vzorků je třeba zohlednit jejich úměrnost k velikosti kontrolované zásilky.

Například v případě relativně malých zásilek může být nezbytné uvážit provedení odběru menších vzorků (za podmínky dodržení požadavků týkajících se minimálních množství), aby se zabránilo odebrání nepřiměřeného podílu zásilky. Máte-li pochybnosti, obraťte se na laboratoř.

Ověřte, že zboží, z něhož mají být odebírány vzorky, pochází ze stejné výrobní šarže. Označení na balení může uvádět, zda zásilka obsahuje různé šarže či data výroby a zda se liší kvalita výrobku v různých šaržích. Je-li tomu tak, musí být proveden odběr vzorků z různých šarží odděleně. Je třeba vždy ověřit neporušenost balení a datum trvanlivosti. Neodebírejte vzorky výrobků s prošlou lhůtou trvanlivosti nebo takových, u nichž se takové datum blíží.

Maloobchodní balení odebraná coby vzorky by neměla být otevírána a jejich obsah by neměl být přemísťován do vzorkovnic. Tyto vzorky by měly být přímo označeny jako konečné vzorky. Vzorky se musí zabalit a zapečetit podle požadavků na balení. Mělo by se dbát na to, aby nedošlo ke smazání či překrytí údajů na původním balení.

Viz Manipulace se vzorky – Balení a Systém rozdělení vzorků.

Měli byste:

• vybrat vzorkovače a vzorkovnice, jež jsou vhodné pro daný druh zboží, u něhož má být proveden odběr vzorků;
• ověřit neporušenost a funkčnost vzorkovacích nástrojů, jež mají být použity; neměly by být používány vadné či vadně fungující vzorkovače či nekompletní zařízení, protože to může být nebezpečné nebo tím mohou být poškozeny vzorky, jež mají být odebrány;
• ověřte, že vzorkovací nástroje jsou čisté a suché; je-li to zapotřebí, musí být k čištění nástrojů před odběrem vzorků a po něm poskytnuty vhodné prostředky pro čištění (detergenty, organická rozpouštědla atd.) a vysoušení;
• ujistěte se, že pro provedení odběrů vzorků máte k dispozici dostačující vzorkovnice; doporučuje se přidat záložní vzorkovnice, jež odpovídají přibližně 10 % počtu, jež je obvykle zapotřebí; nádoby musí být rovněž čisté a vysušené, opatřené nezbytnými zátkami či uzávěry a příslušným jednorázovým vybavením;
• k dispozici musí být prostředky potřebné pro otření a úklid rozlitých kapalin, včetně např. vhodného sorbentu pro případné úniky ropných látek.

Pokud dojdete k závěru, že odběr vzorků nelze řádně provést, neboť není k dispozici vhodné vybavení či z důvodu jiných okolností, můžete požádat zástupce kontrolovaného subjektu, aby odběr vzorků provedl za Vašeho dohledu.

Stejně lze postupovat, je-li prováděn odběr vzorků nebezpečného zboží specialistou na odběr nebezpečných vzorků (viz postup pro odběr vzorků nebezpečných věcí).

Fotografické snímky mohou být velmi užitečné, a to zejména je-li na balení uvedeno množství údajů a nebo pokud byly vizuálně zjištěny nesrovnalosti.

Fotokopie
Nejjednodušším způsobem může být například odebrání vzorku balení a jeho následné okopírování na kancelářské kopírce. V takovém případě by měly být očíslovány stránky pořízených fotokopií, přičemž se na ně odkazuje jako na přílohu protokolu o odběru vzorku. To je velmi užitečné zejména v případech, pokud nelze identifikovat jazyk uvedený na maloobchodním balení.

Digitální fotografie
Digitální fotografie často poskytne více podrobností a lze je využít k vysvětlení způsobu skladování či balení zboží. Lze je taktéž přiložit k protokolu o odběru.

Je třeba však mít na vědomí skutečnost, že pokud neexistuje jasná auditní stopa, nemusí soud v rámci soudního řízení tyto pořízené fotografie přijmout jako relevantní důkaz. Pokud jde o relevantní fotografické důkazy, řiďte se místními pokyny.