1. Balení
Po odběru vzorků je třeba zkontrolovat nepropustnost vzorkovnic. Vnější povrch balení musí být čistý a suchý. Pokud se objeví netěsnosti, je nutné používané vzorkovnice, zátky či uzávěry opravit nebo vyměnit. Následně by měla být provedena další kontrola, a pokud netěsnosti přetrvávají, měly by být odebrány nové vzorky. Pokud možno použijte jinou vzorkovnici.
Vzorkovnice použité pro vzorky těkavých kapalin by měly být naplněny přibližně do max. 90 % svého celkového objemu.
Na obaly obsahující vzorky nebezpečného zboží/látek by měly být umístěny výstražné značky, označení a symboly označující možná nebezpečí.
2. Zapečetění
V závislosti na národních předpisech by měla být vzorkovnice opatřena závěrou, a to dle použité vzorkovnice, aby se zabránilo neoprávněnému nebo nevhodnému zacházení se vzorky (a zajistila se neporušenost obsahu). Celní závěra (plomba) musí být pevně a trvanlivě připevněna, aby se zabránilo poškození během skladování nebo přepravy vzorků a aby byl zajištěn řetězec důkazů.
Celní správa ČR provádí kontrolu pravosti olověných celních závěr.
Celní závěry se používají pro zajištění míst a zařízení, kde je vyžadována jejich evidenčně zajišťovací funkce, jako jsou rafinerie, destilovny, pálenice či sklady. Někdy je nezbytné prověřit pravost těchto závěr a provést jejich kontrolu k vyloučení neoprávněné manipulace.
Olověná celní závěra po zavěšení a sevření plombovacími kleštěmi nese ve vtiscích na těle závěry jedinečné identifikační znaky aversní a reversní raznice plombovacích kleští a nelze s ní provést nedovolenou manipulaci bez jejího porušení nebo zanechání viditelných stop po násilném vniknutí.
Při odběru olověných celních závěr není třeba zvláštních vzorkovacích pomůcek. Pro sejmutí závěry je možné použít štípací kleště k rozdělení očka smyčky opředeného drátku. Pro transport sejmuté závěry se použije plastový nebo papírový sáček nebo papírová obálka.
Olověná celní závěra se z místa zavěšení sejme tak, že se očko v jednom místě smyčky rozdělí a opředený drátek se vytáhne ze zajišťovaného místa. Tělo plomby a opředený drátek tvoří jeden celek (vzorek). Opředený drátek očka se rozdělí až za uzlem před vstupním otvorem. V případě, že uzel před vstupními otvory není vytvořen, rozdělí se opředený drátek dále od těla závěry, aby nedošlo k jejímu poškození v místě vstupu drátků do těla plomby. Při oddělování drátku se nesmí zasáhnout do těla závěry a poškodit je. Očko drátku nelze z otvorů, kudy prochází zajišťovaným místem vytrhovat násilím, dochází tak k poškození vstupních otvorů, případně reliéfu uvnitř plomby. Opředený drátek se po sejmutí závěry nesmí zkracovat.
Pro zabalení a manipulaci je možné opředený drátek složit tak, aby nedošlo k poškození uzlu před vstupním otvorem, vstupního otvoru a zejména reliéfu na těle závěry vtiskem opředeného drátku.
Po sejmutí musí být každá závěra k přepravě na analýzu zabalena samostatně. Manipulace s tímto vzorkem vyžaduje takové zacházení, aby nedošlo k jeho poškození. Při styku olověného těla závěry s ostrými předměty nebo opředeným drátkem by mohlo dojít k nanesení nevratných změn do reliéfu na těle závěry.
3. Označování
Označení na štítcích musí být dobře čitelné a stálé, aby se při uchovávání, manipulaci a přepravě zabránilo jeho smazání či nahrazení/pozměnění.
V případě maloobchodních balení by celní označení neměla zakrývat obchodní označení původního výrobku (ochrannou známku, označení výrobce, obsahu, datum trvanlivosti atd.). Doporučuje se umístit maloobchodní balení do plastového obalu, a následně jej opatřit štítkem a závěrou.
Musí být dodrženy předpisy týkající se zdraví a bezpečnosti.
4. Průvodní dokumentace ke konečným vzorkům
Průvodní dokumentace musí být v souladu s pravidly stanovenými celní správou. Vychází se z místních podmínek. V některých členských státech jsou používány pouze dokumenty v digitální podobě. Jsou zasílány celní laboratoři prostřednictvím e-mailu či integrovaných informačních systémů. Mohou být rovněž přiloženy kopie příslušných dokumentů týkajících se povahy zboží (bezpečnostní listy, technické specifikace, certifikáty kvality, prohlášení o shodě atd.)
5. Skladování vzorků
Podmínky skladování jsou dány povahou a vlastnostmi odebraných vzorků. Podmínky skladování mají zajistit, že parametry vzorku, které mají být analyzovány, zůstanou beze změny.
Musí být dodrženy předpisy týkající se zdraví a bezpečnosti.
Obecně by vzorky měly být uchovávány v čisté, suché, tmavé, chladné a dostatečně odvětrávané místnosti.
- Vzorky potravin musí být skladovány odděleně od ostatních vzorků. Zboží podléhající rychlé zkáze musí být skladováno v chladících či mrazících zařízeních a teplotu je třeba pravidelně sledovat. Jsou-li vzorky zmrazené, musí se uchovávat při teplotě nižší než -18 °C a teplotu je třeba pravidelně sledovat.
- Hořlavé látky musí být uchovávány v souladu s předpisy o požární bezpečnosti.
Nemůže-li celní úřad zabezpečit tyto podmínky a nelze-li vzorek dopravit okamžitě do celní laboratoře, měly by být využity náhradní skladovací prostory, jež splňují podmínky zaručující zachování kvality a neporušitelnosti vzorků.
Doporučuje se, aby každý celní úřad určil pracovníka, pověřeného správou zařízení pro uchovávání vzorků. V rámci popisu práce takového pracovníka mají být vymezeny rovněž tyto činnosti:
- přijímání vzorků za účelem uchovávání a jejich přepravy pro provedení analýzy a vedení příslušných záznamů,
- sledování lhůt týkajících se uchovávání vzorků,
- provádění likvidace vzorků po plynutí těchto lhůt,
- zabezpečení trvalého dodržování požadavků pro uchovávání vzorků.
U určitých výrobků musí být dodrženy zvláštní podmínky skladování. Níže je uveden výčet některých z nich. Ve specifických případech podrobnější informace je třeba nalézt v konkrétní postupu odběru vzorků.
| Výrobek | Podmínky |
| Vzorky citlivé na světlo | Uchovávejte v temnu. |
| Vzorky vydávající jedovaté či pronikavé pachy | Možné uchovávání v digestoři či v místnosti s dostatečným mechanickým odvětráváním. |
| Minerální oleje, vysoce hořlavé a jiné nebezpečné vzorky | Viz bezpečnostní list. Uchovávání v bezpečnostních skříních, je-li to možné. Nejsou-li k dispozici žádné údaje, skladovací podmínky konzultujte s laboratoří. |
| Vzorky podléhající rozkladu | Skladování v mrazničce nebo chladničce; závisí na povaze výrobku.
V případě pochybností se poraďte s laboratoří. |
| Vzorky zboží podléhajícího rychlé zkáze | Vzorky potravin musí být skladovány odděleně od ostatních vzorků. Zboží podléhající rychlé zkáze musí být skladováno v chladničkách nebo zmraženo po konzultaci s laboratoří. Na protokole o odběru vzorku uveďte, že zmrazení vzorku provedl celník. Jsou-li vzorky zmrazené, musí se vzorky uchovávat při teplotě nižší než –18 °C a skladovací teplota musí být pravidelně kontrolována. |
| Vzorky chlazených výrobků | Vzorky potravin musí být skladovány odděleně od ostatních vzorků.
Jsou-li vzorky chlazené, musí se vzorky uchovávat při teplotě nižší než 4 °C a skladovací teplota musí být pravidelně kontrolována. |
| Vzorky zmrazených výrobků | Vzorky potravin musí být skladovány odděleně od ostatních vzorků. Jsou-li vzorky zmrazené, musí se vzorky uchovávat při teplotě nižší než –18 °C a skladovací teplota musí být pravidelně kontrolována. |
| Vzorky potravinových výrobků v maloobchodním balení či vzorky léčiv a farmaceutických přípravků | Skladujte za podmínek uvedených na obalu, avšak ne při teplotě vyšší než přibližně 30 °C nebo podle údajů uvedených na obalu. |
6. Přeprava
Přepravní podmínky musí zaručit neporušenost a zachování vlastností odebraných vzorků. Druh přepravy závisí na povaze vzorků (např. nebezpečné věci nebo zvláštní požadavky na teplotu), množství, naléhavosti a pravidelnosti svozů.
Pro přepravu vzorků do celní laboratoře lze využít několika způsobů.
| Přeprava | Poznámky |
| Poštovními a běžnými doručovacími službami | Lze použít pouze pro vzorky bez zvláštních podmínek skladování.
Některé doručovací služby mohou rovněž provádět přepravu některých nebezpečných vzorků. Každá doručovací služba může mít zvláštní požadavky na množství, balení a označování. |
| Dopravními prostředky se zvláštním vybavením, např. pro přepravu vzorků chemických látek či zmrazeného zboží | Tímto způsobem lze přepravovat všechny druhy vzorků, není-li riziko křížové kontaminace. Toto je nejvhodnější způsob pro přepravu vzorků uchovávaných za zvláštních podmínek. U vzorků s nebezpečnými vlastnostmi zkontrolujte požadavky dodavatele týkající se množství, balení a označování. |
| Kurýrem | Tímto způsobem mohou být přepravovány vzorky všech druhů, pokud jsou vzorky vhodně zabaleny a neexistuje riziko křížové kontaminace. U vzorků s nebezpečnými vlastnostmi zkontrolujte požadavky dodavatele týkající se množství, balení a označování. Kurýr může rovněž uplatňovat omezení, pokud jde o to, co přijímá pro přepravu. Použití kurýrní přepravy může být vhodné pro pravidelnou přepravu nebo pro naléhavé zásilky. |
| Celníky | Dodání přímo do celní laboratoře. Předpisy týkající se přepravy nebezpečných látek (ADR) musí být dodrženy, pokud se vzorky nepřepravují za okolností, které jsou vyňaty z požadavků ADR. |
Další informace o přepravě vzorků jsou uvedeny v národních předpisech.
Pokud má celní úřad odpovídající skladovací prostory, není obvykle nutné odesílat vzorky okamžitě do celní laboratoře. Vzorky mohou být odebírány a zasílány do celní laboratoře pravidelně za předpokladu, že lhůty pro dodání vzorků do laboratoře jsou dodrženy.
Pro účely pravidelné kurýrní přepravy mohou být celní útvary propojeny dopravní sítí, aby se zajistil pravidelný svoz vzorků. Z praktického hlediska není vždy možné napojit všechna celní pracoviště na přepravní síť. Tak tomu bude v případě odloučeného celního pracoviště na hranicích, na kterém dochází k odběru vzorků pouze zřídka. Taková pracoviště mohou zaslat vzorky s využitím jiného způsobu přepravy. Neodkladnou přepravu vzorků lze zajistit prostřednictvím kurýra, který může vzorky dodat do 24 hodin nebo dříve. Zajistěte, aby kurýr zajistil vhodné skladovací a přepravní podmínky pro vzorek.
Pro účely přepravy mohou být vzorky umístěny v dalších přepravních obalech (kartonové krabice, bedny, speciální vzorkovnice atd.) nebo přepravních kontejnerech. Mohou být naplněny vermikulitem nebo jiným inertním materiálem ve formě pelet, které slouží jako obal a výplň. Tím se zabrání poškození a v případě rozlití se kapalina vsákne.
Zmrazené či chlazené vzorky jsou přepravovány v mobilních mrazicích zařízeních, chladicích schránkách či v případě přepravy na krátkou vzdálenost ve vacích nebo schránkách s tepelnou izolací. Je třeba zabezpečit trvalé chlazení a vést o něm příslušné záznamy.
Vzorky získané z rozmražených produktů by neměly být znovu zmrazovány, pokud nepodléhají zkáze.
Vzorky potravin a chemických výrobků musí být v přepravních prostředcích (nákladních prostorech, krabicích atd.) odděleny, aby nedošlo k jejich přímému kontaktu.
POZOR
Vzorky látek, které spolu mohou reagovat, by nikdy neměly být skladovány nebo přepravovány ve stejné přepravce. Je třeba zabránit jakékoli fyzické nebo chemické interakci nebo křížové kontaminaci, které by mohly způsobit znehodnocení vzorků nebo vytvořit nebezpečnou situaci (kouř, požár nebo výbuch).
Přepravu vzorků chemických výrobků náchylných k samovznícení, výbuchu nebo uvolňování toxických plynů během přepravy provádějí specializovaní dodavatelé.
Vzorky, jež mohou vytvářet statický výboj, mají být přepravovány zabalené v nevodivých elektrických materiálech.
Silniční přeprava nebezpečných věcí (ADR)
Při přepravě vzorků klasifikovaných jako nebezpečné zboží (viz oddíl 14 „informace o přepravě“ bezpečnostního listu) je třeba dodržovat předpisy
ADR.
Všichni pracovníci, kteří se podílejí na balení, zasílání a přepravě, musí být pravidelně informováni o příslušných pravidlech ADR.
Poznámka: V některých členských státech mají celní orgány obecnou výjimku z pravidel ADR, ale důrazně se doporučuje, aby se v případě nehod nebo úniků dodržovala pravidla bezpečnosti a ochrany zdraví a životního prostředí.
Pokud dodavatel (např. pošta, kurýr, distributor) přepravuje vzorky klasifikované jako nebezpečné, za poskytnutí všech informací nezbytných pro bezpečnou manipulaci se zásilkou odpovídá odesílatel. Musí být splněny všechny požadavky stanovené dodavatelem pro množství, balení a označování.
Pro přepravu velkého množství nebezpečných věcí jsou nutná rozsáhlá opatření (např. z hlediska dopravních prostředků, školení personálu, balení atd.).
Celníci mají obvykle povinnost přepravovat pouze malá množství nebezpečného zboží (např. chemické výrobky, narkotika, hořlavé kapaliny). Pro přepravu omezeného množství nebezpečných věcí mohou platit dvě výjimky z úplných pravidel ADR (viz body A a B níže).
Dále je též uveden stručný přehled pravidel ADR, pokud jde o přepravu omezeného množství. Podrobnější informace vám vždy poskytnou vnitrostátní správní orgány.
A) Přeprava jako „omezené množství“ (kapitola 3.4 ADR)
- Každá položka nebezpečného zboží je zabalena do vnitřního obalu a společně jsou zabaleny do vnějšího obalu.
- Celková hrubá hmotnost celého balení nesmí překročit 30 kg.
- Množstevní limity pro vnitřní obal závisí na povaze nebezpečných věcí. Jsou uvedeny ve sloupci 7(a) tabulky A kapitoly 3.2 ADR. Potřebné informace o UN čísle a obalové skupině jsou uvedeny v bezpečnostním listu v oddíle 14 „Informace o přepravě“. V následující tabulce jsou uvedeny některé příklady obvyklých celních vzorů. Pokud je ve sloupci 7(a) tabulky A kapitoly 3.2 ADR uvedeno „0“, vzorek nesmí být přepravován jako omezené množství.
- Obal musí splňovat požadavky kapitoly 6.1 ADR, ale nemusí být typově zkoušen (s výjimkou třídy 1).
- Vnější obal je označen tímto symbolem:
 | a v případě kapalin: |  |
- Přepravce musí mít k dispozici informace o hrubé hmotnosti zásilky.
- Všichni pracovníci, kteří se podílejí na balení, zasílání a přepravě, musí být pravidelně informováni o příslušných pravidlech ADR.
| Vzorek | UN číslo | Obalová skupina | Max. množství
ve vnitřním obalu |
| Čistý ethanol | 1 170 | II | 1 litr |
| 40% ethanol | 1 170 | III | 5 litrů |
| Benzin | 1 203 | II | 1 litr |
| Nafta | 1 202 | III | 5 litrů |
| Těžký topný olej | 3 077 | III | 5 kg |
| Kokain | 1 544 | III | 5 kg |
| Metamfetamin | 2 811 | II | 500 g |
| Heroin | 1 544 | I | 0 g |
B) Přeprava s využitím „výjimky pro malé náklady“ nebo „pravidla 1000 bodů“ (ADR oddíl 1.1.3.6)
- Nebezpečné zboží musí být zabaleno v obalech s typovou zkouškou a číslem UN na vnější straně. Poznámka: u kartonových krabic je součástí zkoušky typu páska a vnitřní obal (např. plastové sáčky).
- Označení balení musí obsahovat tyto informace: odesílatel, příjemce, číslo UN, třídu nebezpečnosti, v případě kapalin šipky udávající orientaci.
- Vozidlo musí být vybaveno hasicím přístrojem (minimálně 2 kg).
- Množstevní limity se vztahují na celkový náklad na vozidlo (včetně přívěsu). Jejich výpočet je uveden níže. Existují online aplikace, které tento výpočet provedou, pokud máte k dispozici všechny potřebné údaje.
Každému nebezpečnému zboží je přiřazena
přepravní kategorie (viz sloupec 15 tabulky A kapitoly 3.2 ADR). Kategorie jsou 0, 1, 2, 3 a 4 v závislosti na čísle UN, třídě a skupině obalů nebezpečných věcí. Maximální celkové množství na přepravní kategorii v každé kategorii přepravy je uvedeno zde:
Tabulka 1 Maximální množství pro „výjimku pro malé náklady“
| Přepravní kategorie | Maximální celkové množství na přepravu
(čistá hmotnost v kg nebo v litrech) |
| 0 | 0 |
| 1 | 20 |
| 2 | 333 |
| 3 | 1000 |
| 4 | Bez omezení |
viz: ADR 1.1.3.6.3
Příklad:- Benzin (UN 1203, třída 3, obalová skupina II) je zařazen do přepravní kategorie 2, a proto lze 333 litrů přepravovat v rámci výjimky pro malé náklady. Podobně lze přepravovat vzorky benzinu a vzorky čistého ethanolu (UN 1170, třída 3, obalová skupina II, přepravní kategorie 2) v celkovém objemu 333 litrů.
- Mají-li být nebezpečné věci přepravovány v různých přepravních kategoriích, vynásobí se množství (hmotnost v kg nebo objem v litrech) činitelem uvedeným v tabulce 2 a sečtou se. Výsledný výpočet nesmí překročit 1000, tj. „pravidlo 1000 bodů“.
Tabulka 2 Multiplikační faktory pro „pravidlo 1 000 bodů“
| Přepravní kategorie | Faktor |
| 0 | Žádná přeprava jako „malý náklad“ |
| 1 | 50 |
| 2 | 3 |
| 3 | 1 |
| 4 | Žádné množstevní omezení |
viz: ADR 1.1.3.6.4
Příklady:
- Příklad č. 1:
- Přeprava vzorků (po 1 litru): 30 vzorků čistého ethanolu, 20 vzorků motorové nafty, 10 vzorků benzinu
| UN číslo | Název | Přepravní
kategorie | Faktor | Množství | Body |
| 1 170 | Ethanol | 2 | 3 | 30 l | 90 |
| 1 202 | Nafta | 3 | 1 | 20 l | 20 |
| 1 203 | Benzin | 2 | 3 | 10 l | 30 |
Celkový počet získaných bodů: 140
V tomto příkladě lze pro přepravu použít „výjimky pro malé náklady“.
- Příklad č. 2:
- Přeprava 50 kg zabaveného kokainu, 50 kg zabaveného metamfetaminu a 15 kg zabaveného heroinu:
| UN číslo | Název | Přepravní
kategorie | Faktor | Množství | Body |
| 1 544 | Kokain | 2 | 3 | 50 kg | 150 |
| 2 811 | Metamfetamin | 2 | 3 | 50 kg | 150 |
| 1 544 | Heroin | 1 | 50 | 15 kg | 750 |
Celkový počet získaných bodů: 1050
V tomto příkladě lze pro přepravu použít „výjimku pro malé náklady“.
Řidič musí mít u sebe přepravní doklad ADR obsahující tyto informace: odesílatele, příjemce a pro každé UN číslo přepravovaných nebezpečných věcí: počet obalů, kód omezení přepravy v tunelech (viz: sloupec 15 tabulky A kapitoly 3.2 ADR), celkovou čistou hmotnost.
Pozor Máte-li pochybnosti ohledně balení a přepravy nebezpečných věcí nebo neznámých látek, požádejte o radu celní laboratoř.
Výše uvedená pravidla a požadavky jsou demonstrativním výčtem a použijí se podle konkrétních okolností. Na leteckou přepravu (IATA) nebo námořní přepravu (IMDG) se vztahují různá pravidla.7. Příjem v celní laboratoří
Vzorky musí být doručeny do laboratoře v bezvadném stavu, aby bylo možné provést jejich převzetí. Musíte zajistit, aby byla při přepravě a doručení do laboratoře dodržena níže uvedená kritéria. Pokud nejsou splněna, laboratoř kontaktuje celníka – vzorkaře a může převzetí vzorku odmítnout.
Všechny vzorky musí splňovat následující kritéria:
- Vzorky musí být označeny s uvedením podrobných údajů o vzorku, včetně evidenčního čísla vzorku.
- Vzorek musí být opatřen závěrou. Vzorek se považuje za zapečetěný závěrou, je-li splněna jedna z těchto podmínek:
- Vzorek je předán přímo celníkem.
- Obal nebo samotná vzorkovnice musí být uzavřeny vhodným způsobem pro použitý typ nádoby, jak je uvedeno v odstavci 2. Zapečetění. Jedno balení může obsahovat několik vzorků, které mohou, ale nemusí být zapečetěny odděleně.
- Vzorek se skládá z předmětu, který je opatřen štítkem a který je neoddělitelně opatřen závěrou.
- Balení musí být nepoškozené a neotevřené. Nesmí být překročena lhůta pro zaslání do laboratoře (v souladu s národními a mezinárodními předpisy).
- Vzorky musí být provázeny vyplněným formulářem o odběru vzorku.
- Množství vzorku musí být dostatečné pro provedení analýz. U některých komodit musí být splněny tyto podmínky:
- Hluboce zmrazené výrobky nesmí být rozmrazeny.
- Výrobky běžně uchovávané za nízkých teplot (máslo, mléčné výrobky, ovocné šťávy) musí být uchovány za těchto teplot.
- S výrobky podléhajícími fermentaci by mělo být zacházeno opatrně a mají být umístěny do chladničky, jakmile je to možné.
- Vzorky minerálních olejů musí být předloženy v ochranných přepravních boxech a má se ověřit, že nedošlo k žádnému úniku.
- Jsou-li vzorky v původním balení určeném pro maloobchodní prodej, mělo by být toto balení neporušené.
- Vzorky chemických látek s označením symboly nebezpečnosti, jako jsou lebky, znaky plamenu či výbuchu, by měly být přepravovány ve zvláštních přepravních boxech (viz doporučení k balení).
