1. Información general sobre el muestreo

El muestreo puede realizarse para diversos fines, entre los que se incluyen:
Las muestras pueden enviarse a un laboratorio para su análisis o evaluarse inmediatamente en un laboratorio móvil o mediante un ensayo de campo mediante diagnósticos móviles.

Los métodos de muestreo dependen de:

Una muestra debe ser representativa del envío o lote completo.

Para fines aduaneros, deberán obtenerse muestras representativas de conformidad con el Código Aduanero Comunitario o con las disposiciones aduaneras adicionales que se encuentren vigentes (cuando el examen únicamente se refiera a una parte de las mercancías objeto de una misma declaración en aduana o se obtengan muestras, los resultados del examen parcial o del análisis o examen de las muestras se extenderán a todas las mercancías de esta declaración: véase el Código aduanero comunitario, article 190).

Para los fines relacionados con los impuestos especiales, las muestras para examen deben obtenerse de acuerdo con las recomendaciones de la sección «Procedimientos de muestreo» o en las fichas de procedimientos de muestreo específicas. A no ser que existan otras normas, las recomendaciones que se ofrecen para fines relacionados con los impuestos especiales pueden aplicarse a las muestras obtenidas para otros fines.

Para la mayoría de los productos no existen normativas específicas relativas a la toma de muestras. Sin embargo, sí que existen normativas para algunos productos; de ser el caso, dichas normativas prevalecerán sobre las normas generales que se ofrecen en esta guía.

Un lote homogéneo es una mercancía cuya composición o características físicas de los productos son uniformes en todo el producto. Ejemplos de productos homogéneos son disoluciones transparentes u otros líquidos sin partículas en suspensión, polvos o gránulos con partículas de igual tamaño y color, y latas, rellenas con un producto vegetal específico, teniendo el mismo código de lote de producción. En estos casos, no importa de dónde se toma la muestra, se puede tomar de un punto conveniente. El problema es que no siempre es evidente que un lote sea o no homogéneo.

Por ejemplo, un tanque lleno de aceite de oliva puede parecer homogéneo. Sin embargo, en el fondo del tanque puede depositarse un sedimiento, que es una parte esencial del aceite, y el aceite del tanque no será homogéneo. Si no está claro que una mercancía sea homogénea debes tratarla como heterogénea.

Si una mercancía se compone de más de un lote homogéneo, debes determinar el tamaño de cada lote y tomar muestras representativas del total de la mercancía.

Un lote heterogéneo es un envío en que la composición o características físicas de los productos varían a lo largo de todo el producto.

Algunos ejemplos son líquidos con partículas en suspensión, gránulos con partículas de diferentes tamaños y colores, y latas, rellenas con un producto vegetal específico, teniendo diferentes códigos de lote de producción. En estos casos, no es suficiente tomar muestra de un punto. Es esencial tomar una muestra que sea representativa te todo el lote.

Debes tomar muestras primarias de diferentes puntos a lo largo de todo el envío. La muestra final debe obtenerse de la muestra compuesta de las muestras primarias.

En una situación ideal, tomarías muestras de cada envase para asegurar que la muestra es representativa del envío total. Sin embargo, en la práctica, esto no es posible y no sería razonable inspeccionar o tomar muestras de todo el envío. Es necesario, por lo tanto, aplicar una escala de inspección que obtenga la muestra más representativa mientras que minimiza el efecto sobre las mercancías.

Existen muchas diferentes escalas del examen basadas en metodología de muestreo estadística y los aspectos prácticos de muestrear envíos comerciales. Su propósito es asegurar que al examinar o tomar mujestras de mercancías se seleccionan un número suficiente de muestras primarias para asegurar que el resultado es representativo del conjunto. Las escalas del examen se pueden aplicar al envío en su conjunto , a los sublotes y/o a los envases internos.

Las escalas de examen extensivo están disponibles en organismos de comercio y en ciertos reglamentos de la UE (ej.:Reglamento (CE) nº152/2009) en que el propósito es determinar la calidad de un porducto o asegurar que no hay contaminantes químicos o biológicos. Estas escalas de examen son generalmente mucho más rigurosas que las requeridas para determinar el tipo impositivo de las mercancías o su clasificación. Por lo tanto, se concluye que no hay una escala de examen “correcta” para cada mercancía. A continuación hay una serie de ejemplos y necesitarás considerar los puntos siguientes al determinar la mejor escala a utilizar para un examen particular:
Tu objetivo, al considerar estas cuestiones, es decidir el mejor modo de obtención de una muestra representativa.

Al decidir la proporción a utilizar, consulta la legislación nacional por si hay una recomendación de escala recomendada por tu administración para el tipo de productos o para el control particular que estás tomando muestras.

El declarante tiene derecho a asistir al examen de las mercancías y a estar presente durante la toma de muestras. En caso de procederse a la extracción de muestras, normalmente estas se tomarán en presencia del declarante o de su representante. El oficial de aduanas podrá tomar muestras sin que esté presente el declarante, la persona designada o sus representantes, si estos optan por no asistir.

Las autoridades aduaneras, cuando lo estimen conveniente, podrán exigir al declarante o a su representante que asista a dicho examen o extracción, con el fin de aportar la ayuda necesaria para facilitar dicho examen o extracción de muestras (véase el Código aduanero comunitario, artículo 189).

Deberán ayudar a las autoridades aduaneras según sea necesario para facilitar la toma de muestras, incluyendo lo siguiente:
En caso de que el declarante se niegue a acudir a la operación de muestreo o a designar personas capaces de proporcionar la asistencia necesaria, las autoridades aduaneras deberán establecer un plazo límite para que se cumplan sus requisitos.

De no cumplirse este plazo, podrá obtenerse la muestra a cuenta del declarante y bajo la responsabilidad de este, usando, si es necesario, los servicios de una persona competente o de otra persona designada de conformidad con las normas aplicables (véase el Código aduanero comunitario). En estos casos, la operación de muestreo será tan válida como si se hubiese realizado en presencia del declarante o la persona designada.

En caso de que la operación de muestreo implique riesgos importantes para la seguridad o que sea necesario el uso de equipo de muestreo y/o de protección especial, puede solicitar que sea personal cualificado o con formación especial quien extraiga las muestras bajo su supervisión (véase Muestreo de mercancías peligrosas).

Con arreglo al artículo 134 del Código Aduanero de la Unión, la «protección de la salud y la vida de las personas, animales o plantas y protección del medio ambiente» se hallarán bajo vigilancia aduanera. En algunos Estados miembros, esta protección del consumidor y del medio ambiente, así como el control de la seguridad pública, es competencia de las aduanas y, en otros, de autoridades independientes. En estos casos pueden ser necesarios procedimientos de muestreo más elaborados y se deberán efectuar las comprobaciones necesarias en las orientaciones nacionales y en la legislación europea cuando proceda.



2. Plan de muestreo

Debe preparar un plan siguiendo los pasos que se indican a continuación:
  1. Revisar la información disponible sobre los productos;
  2. Familiarizarse con la situación de muestreo, incluida cualquier información sobre salud y seguridad elaborada previamente;
  3. Revisar cualquier norma o recomendaciones específicas relativas al muestreo de los productos en cuestión;
  4. Proporcionalidad;
  5. Preparar las herramientas de muestreo y los recipientes para muestras que sean necesarios;
  6. Registros fotográficos.

2.1 Revisar la información disponible sobre los productos

Debe revisar concienzudamente toda la información disponible sobre los productos que vayan a ser inspeccionados/revisados, incluida la documentación que las acompaña, como por ejemplo la ficha de datos de seguridad o certificados fitosanitarios.

En caso de que la documentación adjunta contenga símbolos y marcas reconocidos internacionalmente para identificar el grado de peligro asociado a la manipulación de los productos, debe respetar tales instrucciones. Asimismo, es importante que se asegure de que todo aquel que manipule los productos sea consciente de estos riesgos.

Los oficiales de aduanas deberán conocer el significado de tales símbolos y marcas. Estos símbolos y marcas proporcionan información importante sobre las medidas de seguridad que hay que poner en práctica así como acerca de los requisitos relativos al equipo de protección personal, el embalaje, el transporte y el almacenamiento.

Las marcas son las siguientes:

Estos símbolos y marcas deben colocarse de forma claramente visible en los embalajes.

En el primer caso de que el declarante o el agente económico no sea capaz de presentar datos válidos y auténticos relativos a la naturaleza de las mercancías, el muestreo debe realizarse con un cuidado extremo. En estos casos, debe tratar los productos que se vayan a muestrear como peligrosos. In the second case, you can consult the Laboratory about the minimum sample quantity needed, and inform the declarant that the leftover sample will be returned. In the third case, the goods could be moved under customs supervision to the importer’s premises or other place where it is possible to take samples under appropriate conditions.

No debe obtener muestras de los siguientes productos:
La lista de productos que no deben ser muestreados por los oficiales de aduanas varía en función del Estado miembro y de las competencias del oficial de aduanas; la lista anterior será aplicable en general.

Los productos de estos tipos solamente podrán ser muestreados por las autoridades estatales competentes o por personas o entidades externas que hayan sido formadas y autorizadas para realizar este tipo de muestreo.


2.2 Familiarizarse con la situación de muestreo

Debe obtener datos sobre la ubicación de los productos en las instalaciones de almacenamiento o los vehículos de transporte, sobre el tipo de transporte, sobre la capacidad y el volumen de almacenamiento, sobre la facilidad para acceder a los productos, sobre los potenciales peligros asociados al desplazamiento de los productos, etc.

Una vez que haya realizado esta tarea, debería tener una idea clara sobre:
Se recomienda que no tome muestras en los siguientes casos:
En el primer caso, se recomienda la toma de muestras por parte del declarante o de su representante. O bien, un contratista especializado bajo supervisión aduanera (véase el apartado del procedimiento relativo al muestreo de mercancías peligrosas). En el segundo caso, puede consultar al Laboratrorio sobre la cantidad mínima necesaria de las muestras e informar al declarante de que la muestra residual será devuelta. En el tercer caso, las mercancías podrán ser trasladadas bajo supervisión aduanera a los locales del importador o a otro lugar donde sea posible tomar muestras en condiciones adecuadas.


2.3 Revisar las normas o recomendaciones específicas relativas al muestreo de los productos en cuestión

Antes de proceder al muestreo se recomienda que revise las siguientes fuentes de información en busca de normas o recomendaciones específicas para el producto del que se vaya a obtener la muestra:
No dude en consultar al laboratorio de aduanas local para recibir recomendaciones o instrucciones específicas.


2.4 Proporcionalidad

Es importante considerar las dimensiones del envío que se está examinando cuando se toman muestras.

Por ejemplo, en el caso de envíos relativamente pequeños puede ser necesario considerar extraer muestras más pequeñas (sujetas a los requisitos mínimos) para evitar tomar una proporción excesiva del envío. En caso de duda, consultar a vuestro laboratorio.

Comprobar si las mercancías a muestrear provienen del mismo lote de producción. Las etiquetas de los envases pueden indicar si el envío contiene diferentes lotes de producción o fechas, y si la calidad de los productos de diferentes lotes varía. En ese caso, los diferentes lotes deben muestrearse por separado. Se debe examinar siempre la integridad de los envases y la fecha de caducidad. No muestrear productos que estén caducados o a punto de caducar.

Los envases acondicionados para la venta al por menor, no se deben abrir ni trasvasar su contenido a otros envases. Estas muestras se deben etiquetar directamente como muestras finales. Las muestras se empaquetan y precintan de acuerdo con los requisitos de empaquetado. Se debe tener cuidado de no borrar o cubrir la información del envase original.

Ver Manipulación de las muestras – Envasado; sistema de división de muestras.


2.5 Preparar las herramientas de muestreo y los recipientes para muestras

Debe hacer lo siguiente:

En caso de que decida que no puede realizar de manera satisfactoria una operación de muestreo por carecer de equipo adecuado o por otras circunstancias, puede solicitar al declarante que realice la toma de muestras bajo su supervisión del oficial de aduanas.

Esto también se aplica a los casos en los que las materias peligrosas sean muestreadas por un experto en muestreo de materias peligrosas (véase el procedimiento de muestreo de mercancías peligrosas).


2.6 Pruebas fotográficas

Las fotografías pueden resultar especialmente útiles si hay una gran cantidad de información en los paquetes o si se detecta alguna irregularidad visualmente.

Fotocopias
En su nivel más básico, esto puede significar simplemente que tome un ejemplo de envase y que lo coloque en una fotocopiadora de oficina. En este caso, debería numerar las páginas de las fotocopias y registrarlas como «anexos» de su informe. Esto puede resultar especialmente útil si no es capaz de identificar los idiomas de los envases de consumo.

Fotografías digitales
A menudo, las fotografías digitales proporcionarán más detalles y podrán resultar más útiles para explicar la manera en que los productos se hayan apilado o embalado. Pueden adjuntarse a su informe.

Sin embargo, tenga en cuenta que a no ser que haya una pista de auditoría clara, estas fotografías podrán no aceptarse como prueba en un procedimiento judicial. Consulte las directrices de su país relativas a la aceptabilidad de las pruebas fotográficas.




Revisiones
Versión Fecha Cambios
1.0 12.10.2012 Primera versión
1.1 15.07.2018 Actualización – muestreo añadido a efectos de protección del medio ambiente, y mención relativa a a la protección de los consumidores y la seguridad pública; consideración de la heterogeneidad y la homogeneidad; inclusión de la proporcionalidad; explicación de los baremos de muestreo; correcciones del texto
1.1.1 30.03.2019 Actualización: Eliminación de las frases R y S y modificación del texto del capítulo 2.2.