Tras el muestreo, deberán revisarse los recipientes para muestras en busca de fugas. La superficie externa de los envases debe estar limpia y seca. En caso de detectarse una fuga, habrá que reforzar o cambiar las tapas y los tapones. A continuación, habrá que realizar otra inspección y, si la fuga persiste, obtener nuevas muestras. Utilizar, preferiblemente, otro recipiente para muestras.
Los recipientes para muestras utilizados para el envasado de muestras de líquidos volátiles deben llenarse hasta aproximadamente un 90 % de su capacidad total.
Habrá que poner señales, marcas y símbolos de advertencia que indiquen los posibles peligros en los envases que contengan muestras de mercancías o compuestos peligrosos.
De acuerdo con su normativa nacional, el recipiente para muestras deberá sellarse de forma adecuada en función del tipo utilizado, a fin de evitar una manipulación no autorizada o inadecuada de las muestras (y garantizar la integridad del contenido). El sello debe estar firmemente fijado y ser estable para evitar daños durante el almacenamiento o el transporte de las muestras, además de para proteger la cadena de pruebas.
Las marcas de las etiquetas deben ser claramente legibles y permanentes para evitar que se borren o sean sustituidas o alteradas durante el almacenamiento, la manipulación o el transporte.
En el caso de los envases de consumo, la etiqueta de la aduana no deberá tapar las etiquetas comerciales del producto original (marca comercial, fabricante, contenido, fecha de caducidad, etc.). Se recomienda colocar los envases de consumo en una bolsa de polietileno y fijar las etiquetas y los sellos a la bolsa.
Deberán respetarse las normativas en materia de salud y seguridad.
Los documentos de acompañamiento deben ajustarse a las normas establecidas por la administración aduanera. Esto depende de la situación local. En algunos Estados miembros solo se utilizan documentos digitales; estos se envían por correo electrónico al laboratorio de aduanas o mediante sistemas integrados de información. También se podrán incluir otros documentos relevantes relativos a la naturaleza de las mercancías (fichas de datos de seguridad, especificaciones técnicas, certificados de calidad o aptitud, etc.).
Las condiciones de almacenamiento se determinan en función de las características y propiedades de las muestras obtenidas. Las condiciones de almacenamiento deberán garantizar que la muestra no se altere de ningún modo que pueda afectar a los parámetros que se desean analizar.
Deberán respetarse las normativas en materia de salud y seguridad.
En general, las muestras deberán guardarse en un lugar limpio, seco, oscuro, fresco y suficientemente ventilado.
- Las muestras de alimentos deberán almacenarse separadas de otras muestras. Las mercancías perecederas deben almacenarse en máquinas frigoríficas o congeladores y la temperatura de almacenamiento debe supervisarse periódicamente. En el caso de las mercancías congeladas, las muestras deberán conservarse por debajo de los -18° C y habrá que controlar con regularidad la temperatura de almacenamiento.
- Las sustancias inflamables deberán almacenarse respetando las normativas de seguridad contra incendios.
Si la aduana no puede ofrecer estas instalaciones y la muestra no se puede transferir al laboratorio de aduanas inmediatamente, habrá que encontrar un lugar de almacenamiento externo que cumpla las condiciones para la protección de la calidad y la identidad de las muestras.
Es recomendable que cada aduana designe a un funcionario para gestionar la instalación de almacenamiento de muestras. Entre sus tareas se incluirán las siguientes:
- aceptar las muestras para su almacenamiento y transporte con vistas a su análisis, y registro;
- supervisar los plazos de vencimiento del almacenamiento de las muestras;
- organizar la destrucción de las muestras después del vencimiento de dichos plazos;
- comprobar que se respeten en todo momento las condiciones de almacenamiento de las muestras.
En el caso de algunos productos, conviene adoptar condiciones específicas. A continuación se ofrecen algunos ejemplos, pero debe consultar el procedimiento de muestreo específico para obtener información más detallada.
| Producto | Condiciones |
| Muestras sensibles a la luz | Almacenamiento en un lugar oscuro. |
| Muestras que desprenden olores tóxicos o desagradables. | Posible almacenamiento en una campana extractora o en un lugar con una ventilación mecánica suficiente. |
| Aceites minerales, muestras muy inflamables y otras muestras peligrosas | Véase la ficha de datos de seguridad. Almacenamiento en un armario seguro, cuando sea posible. En caso de no disponer de información, consulte al laboratorio acerca de las condiciones de almacenamiento. |
| Muestras que pueden descomponerse | Almacenamiento en un congelador o máquina frigorífica; depende del carácter del producto.
Si tiene dudas, consulte al laboratorio. |
| Muestras de mercancías muy perecederas | Las muestras de alimentos deberán almacenarse separadas de otras muestras. Las mercancías perecederas tendrán que almacenarse en máquinas frigoríficas o tendrán congelarse en consulta con el laboratorio. Indicar en el formulario de la muestra que el producto fue congelado por un funcionario de aduanas. Las muestras congeladas deberán conservarse por debajo de los -18 °C y habrá que controlar periódicamente la temperatura de almacenamiento. |
| Muestras de productos refrigerados | Las muestras de alimentos deberán almacenarse separadas de otras muestras.
Las muestras refrigeradas deberán conservarse a 4 °C aproximadamente y habrá que controlar periódicamente la temperatura de almacenamiento. |
| Muestras de productos congelados | Las muestras de alimentos deberán almacenarse separadas de otras muestras. Las muestras congeladas deberán conservarse por debajo de los -18 °C y habrá que controlar periódicamente la temperatura de almacenamiento. |
| Muestras de envases de consumo para alimentos y medicamentos o productos farmacéuticos. | Almacenar en las condiciones indicadas en el envase, pero no por encima de aproximadamente 30 °C o lo estipulado en el envase. |
Las condiciones de transporte deben garantizar la integridad y las características de las muestras que se transportan. El tipo de transporte dependerá de la naturaleza de las muestras (por ejemplo, mercancías peligrosas o sujetas a requisitos específicos de temperatura), de las cantidades, de la urgencia y de la frecuencia con la que se produzcan.
Existen varios métodos para transportar muestras al laboratorio de aduanas.
| Transporte | Observaciones |
| Por correo postal y servicios de entrega normales | Solo se pueden utilizar en el caso de muestras que no necesitan condiciones de almacenamiento especiales.
Algunos servicios de entrega también pueden transportar algunas muestras peligrosas. Cada servicio puede tener requisitos especiales sobre las cantidades, el envasado y el etiquetado. |
| Mediante transporte con un equipamiento especial, por ejemplo, para el transporte de muestras de productos químicos o mercancías congeladas | Con este método se pueden transportar muestras de todo tipo, siempre que no exista riesgo de contaminación cruzada. Es mejor enviar mediante este método muestras que necesiten condiciones de almacenamiento especiales. En el caso de las muestras con propiedades peligrosas, compruebe los requisitos del contratista relativos a las cantidades, el envasado y el etiquetado. |
| Por mensajería | Se pueden transportar muestras de todo tipo mediante este método, siempre que estas estén debidamente envasadas y no exista riesgo de contaminación cruzada. En el caso de las muestras con propiedades peligrosas, compruebe los requisitos del contratista relativos a las cantidades, el envasado y el etiquetado. La empresa de mensajería también puede tener restricciones en cuanto al tipo de artículos aceptados. Puede ser práctico utilizar una empresa de mensajería para las operaciones de transporte normal o para entregas urgentes. |
| A través de los propios funcionarios de aduanas | Entrega directa al laboratorio de aduanas. Deben respetarse las normas en materia de transporte de sustancias peligrosas (ADR), a menos que las muestras se transporten en circunstancias que permitan excepciones al ADR. |
Consulte sus directrices nacionales para obtener más información acerca del transporte de muestras.
Por lo general, no es necesario enviar inmediatamente las muestras al laboratorio de aduanas, siempre que la aduana disponga de unas instalaciones de almacenamiento adecuadas. Las muestras pueden ser recogidas y enviadas al laboratorio de aduanas periódicamente, siempre que se respeten los plazos de entrega de las muestras al laboratorio.
En el caso del transporte normal con una empresa de mensajería, las oficinas de aduanas pueden estar conectadas a una red de transporte que garantice la recogida periódica de muestras. Por motivos prácticos, no siempre es posible conectar todas las oficinas de aduanas a la red de transporte. Este puede ser el caso de una oficina fronteriza aislada o de una oficina en la que el muestreo sea muy poco frecuente. Estas oficinas pueden enviar sus muestras utilizando uno de los demás métodos. El transporte urgente de muestras puede organizarse con una empresa de mensajería que pueda entregar las muestras en un plazo máximo de 24 horas. Asegúrese de que la empresa de mensajería reúne las condiciones adecuadas de almacenamiento y transporte de la muestra.
En cuanto al transporte, las muestras pueden depositarse en envases adicionales (cajas de cartón, cajones, recipientes especiales para muestras, etc.) o contenedores de distribución. Podrán rellenarse con vermiculita o con cualquier otro producto inerte en forma granulada que actúe como envase y relleno. De esta forma, se evitarán daños y, en caso de producirse una fuga, el líquido se absorberá.
Las muestras congeladas o refrigeradas se transportan en congeladores móviles, neveras portátiles o, en el caso de trayectos cortos, en bolsas o cajas con aislamiento térmico. La cadena de frío debe mantenerse y registrarse.
Las muestras obtenidas de productos descongelados no deben volver a congelarse a menos que vayan a caducar en caso contrario.
Las muestras de productos alimenticios o químicos deben estar separadas en el vehículo de transporte (compartimentos de carga, cajas de embalar, etc.) para evitar cualquier contacto directo entre ellas.
AVISO
Nunca se deben almacenar o transportar en la misma caja muestras de sustancias que puedan interactuar. Debe evitarse cualquier interacción física o química, o cualquier contaminación cruzada que pudiera afectar a las muestras o crear una situación peligrosa (humos, incendio o explosión).
El transporte de muestras de productos químicos susceptibles de autoinflamarse, explotar o liberar gases tóxicos durante el transporte lo realizan contratistas especializados.
Las muestras de materiales que puedan generar descargas electrostáticas deben transportarse envueltas en material que no conduzca la electricidad. Transporte de mercancías peligrosas por carretera (ADR) En el caso del transporte de muestras que se consideran mercancías peligrosas (véase la sección 14 titulada «Información de transporte» de la ficha de datos de seguridad), deben respetarse las normativas del
ADR.
Todo el personal que participe en el envasado, el envío y el transporte deberá recibir instrucciones periódicas acerca de las normativas del ADR pertinentes.
Observación: En algunos Estados miembros, las aduanas se benefician de una exención general de las normas del ADR, pero se recomienda encarecidamente seguir las normas en materia de salud y seguridad, así como por razones de protección medioambiental en caso de accidentes o vertidos.
Cuando las muestras que se consideran mercancías peligrosas son transportadas por un contratista (por ejemplo, correos, una empresa de mensajería o un distribuidor), el expedidor es responsable de facilitar toda la información necesaria para que el contratista pueda encargarse del envío de forma segura. Deben cumplirse todos los requisitos fijados por el contratista relativos a las cantidades, el envasado y el etiquetado.
El transporte de grandes cantidades de mercancías peligrosas exige medidas de gran alcance (por ejemplo, en cuanto a los vehículos de transporte, la formación del personal, el envasado, etc.).
Por lo general, los funcionarios de aduanas solo deben transportar cantidades pequeñas de mercancías peligrosas (por ejemplo, productos químicos, drogas ilícitas o líquidos inflamables). Hay dos excepciones a la normativa completa del ADR con respecto al transporte de cantidades limitadas de mercancías peligrosas, que se pueden aplicar (véanse los apartados A y B siguientes).
A continuación se muestra un breve resumen de la normativa del ADR sobre el transporte de cantidades limitadas. Consulte siempre a su administración local para obtener información detallada.
A) Transporte como «cantidad limitada» (capítulo 3.4 del ADR)
- Las mercancías peligrosas se envasan individualmente en un envase interior y se colocan en un envase exterior.
- La masa bruta total del bulto completo no debe superar los 30 kg.
- Los límites de cantidad para el envase interior dependen de la naturaleza de la mercancía peligrosa. Se especifican en la columna 7, letra a), del cuadro A del capítulo 3.2 del ADR. La información necesaria acerca del número ONU y del grupo de envasado puede encontrarse en la ficha de datos de seguridad de la sección 14 titulada «Información de transporte». Para ver algunos ejemplos de muestras de aduanas típicas, véase el siguiente cuadro. Si la columna 7, letra a), del cuadro A del capítulo 3.2 del ADR indica «0», la muestra no puede transportarse en cantidad limitada.
- El envasado necesita cumplir los requisitos del capítulo 6.1 del ADR pero no es necesario que se someta a una prueba de examen de tipo (salvo para la clase 1).
- El envase exterior está etiquetado con la siguiente indicación:
 | y, en el caso de los líquidos: |  |
- El transportista necesita disponer de información sobre el peso bruto del envío
- Todo el personal que participe en el envasado, el envío y el transporte deberá recibir instrucciones periódicas acerca de las normativas del ADR pertinentes.
| Muestra | Número ONU | Grupo de envasado | Cantidad máxima del
envase interior |
| etanol puro | 1170 | II | 1 litro |
| Etanol al 40 % | 1170 | III | 5 litros |
| gasolina | 1203 | II | 1 litro |
| gasóleo | 1202 | III | 5 litros |
| fuelóleo pesado | 3077 | III | 5 kg |
| cocaína | 1544 | III | 5 kg |
| metanfetamina | 2811 | II | 500 g |
| heroína | 1544 | I | 0 g |
B) Transporte al amparo de la «exención para cargas pequeñas» o la «regla de los mil puntos» (sección 1.1.3.6 del ADR)
- Las mercancías peligrosas tienen que envasarse en envases sometidos a ensayo de examen de tipo con un código ONU en la parte exterior. Marcado en el caso de las cajas de cartón, la cinta adhesiva y el embalaje interior (por ejemplo, las bolsas de plástico) son parte de la prueba de examen de tipo.
- Los envases deberán ir etiquetados con la siguiente información: el expedidor, el destinatario, el número ONU, la etiqueta de clase de peligro y las flechas de orientación en el caso de líquidos.
- El vehículo debe estar dotado de un extintor (2 kg mínimo).
- Los límites de cantidad se refieren a la carga total por vehículo (incluido el remolque). Se calculan como se muestra a continuación. Hay varias aplicaciones en línea que realizan estos cálculos, siempre que se disponga de toda la información necesaria.
Se asigna
una categoría de transporte a cada mercancía peligrosa (véase el capítulo 3.2, cuadro A, columna 15, del ADR). Las categorías 0, 1, 2, 3 y 4 dependen del número ONU, la clase y el grupo de envasado de la mercancía peligrosa. La cantidad máxima total por transporte para cada categoría de transporte se indica a continuación:
cuadro 1: cantidades máximas para la «exención para cargas pequeñas»
| categoría de transporte | cantidad máxima total por transporte
(peso neto en kg o litros) |
| 0 | 0 |
| 1 | 20 |
| 2 | 333 |
| 3 | 1 000 |
| 4 | Ilimitado |
véase: ADR 1.1.3.6.3
Ejemplo:- La gasolina (número ONU 1203, clase 3, grupo de envasado II) se asigna a la categoría de transporte 2 y, por tanto, se pueden transportar 333 litros al amparo de la exención para cargas pequeñas. Del mismo modo, un transporte de muestras de gasolina y muestras de etanol puro (número ONU 1170, clase 3, grupo de envasado II, categoría de transporte 2) puede transportar una carga total de 333 litros.
- Si deben transportarse mercancías peligrosas con distintas categorías de transporte, las cantidades (el peso en kg o el volumen en litros) se multiplican por un factor que se indica en el cuadro 2 y se suman. El resultado no puede exceder de 1 000, de ahí la «regla de los mil puntos».
cuadro 2: factores de multiplicación para la «regla de los mil puntos»
| categoría de transporte | factor |
| 0 | sin transporte como «carga pequeña» |
| 1 L | 50 |
| 2 | 3 |
| 3 | 1 |
| 4 | sin límites de cantidad |
véase: apartado 1.1.3.6.4 del ADR
Ejemplos:
- Ejemplo 1:
- Transporte de muestras (1 litro cada una): 30 muestras de etanol puro, 20 muestras de gasóleo, 10 muestras de gasolina
| Número ONU | nombre | categoría de
transporte | factor | cantidad | puntos |
| 1170 | etanol | 2 | 3 | 30 L | 90 |
| 1202 | gasóleo | 3 | 1 | 20 L | 20 |
| 1203 | gasolina | 2 | 3 | 10 L | 30 |
puntos totales: 140
En este ejemplo, el transporte puede hacer uso de las «exenciones para cargas pequeñas».
- Ejemplo 2:
- Transporte de 50 kg de una incautación de cocaína, 50 kg de una incautación de metanfetamina, 15 kg de una incautación de heroína:
| Número ONU | nombre | categoría de
transporte | factor | cantidad | puntos |
| 1544 | cocaína | 2 | 3 | 50 kg | 150 |
| 2811 | metanfetamina | 2 | 3 | 50 kg | 150 |
| 1544 | heroína | 1 | 50 | 15 kg | 750 |
puntos totales: 1050
En este ejemplo, el transporte puede no hacer uso de las «exenciones para cargas pequeñas».
El conductor necesita llevar un documento de transporte del ADR que contenga la siguiente información: expedidor, destinatario y para cada número ONU en el transporte: el número de envases, el código de restricción en túneles (véase: el capítulo 3.2, cuadro A, columna 15 del ADR), peso neto total.
Aviso En caso de duda acerca del envasado y transporte de mercancías peligrosas o sustancias desconocidas, solicite asesoramiento a su laboratorio de aduanas.
Las normas y requisitos mencionados más arriba no son exhaustivos y se aplican en función de las circunstancias concretas. Se aplican distintas normas para el transporte aéreo (IATA) o marítimo (IMDG).La muestra debe llegar al laboratorio en unas condiciones correctas para que sea aceptable. Usted deberá comprobar que se cumplen las siguientes condiciones durante el transporte y el traslado al laboratorio. El laboratorio se pondrá en contacto con el funcionario de aduanas y podrá rechazar la muestra si no se diesen las condiciones exigidas.
Todas las muestras deben reunir las siguientes condiciones:
- Deben llevar una etiqueta con toda la información de la muestra, en especial su referencia.
- Debe estar sellada. Se considerará que una muestra está sellada si se cumple una de las siguientes condiciones:
- El funcionario de aduanas entrega personalmente la muestra.
- El envase o el propio recipiente de la muestra está sellado de forma adecuada para el tipo de recipiente empleado, como se menciona en el apartado 2. Sellado. Un envase puede incluir varias muestras, selladas independientemente o no.
- La muestra está formada por un artículo al que se ha fijado una etiqueta y se ha sellado de forma adecuada.
- El envase no debe haber sufrido daños ni estar abierto. No se podrá exceder el plazo máximo de entrega al laboratorio de acuerdo con las directrices nacionales y las normativas internacionales.
- Junto a las muestras habrá que incluir un formulario de muestreo totalmente cumplimentado.
- La cantidad de muestra debe ser suficiente para llevar a cabo los análisis. En el caso de algunos productos concretos, deberán cumplirse las condiciones siguientes:
- Los productos ultracongelados no deben haberse descongelado.
- Los productos que se suelen conservar a bajas temperaturas (mantequilla, lácteos, zumos de frutas) deben haberse mantenido a esas temperaturas.
- Los productos que pueden fermentar deben manipularse con cuidado y guardarse en una máquina frigorífica lo antes posible.
- Las muestras de aceites minerales deben enviarse en cajas de transporte protectoras y habrá que comprobar que no tengan fugas.
- Cuando las muestras estén en su envase original para el consumo, dicho envase debe estar intacto.
- Las muestras químicas marcadas oficialmente con símbolos de peligro, como una calavera, una llama o una explosión, deben ser transportadas en cajas especiales para muestras (véanse las recomendaciones sobre el envasado).
