Principes généraux pour le prélèvement d’échantillons

Des échantillons peuvent être prélevés à diverses fins, et notamment pour:

• établir le classement tarifaire
• déterminer l’origine;
• calculer les accises;
• déceler la présence de marqueurs dans les combustibles liquides;
• déterminer la présence de dénaturants dans les alcools et boissons alcoolisées;
• identifier des narcotiques et autres substances psychoactives;
• contrôler les biens et technologies soumis à des mesures de restriction et d’interdiction internationale;
• garantir la sécurité des consommateurs.
• la protection de l'environnement:
  le contrôle douanier est nécessaire pour empêcher l’exportation de déchets dangereux et/ou illicites vers des pays tiers. Dans certains cas, l’échantillonnage et l’analyse des déchets est nécessaire.

Les échantillons peuvent être envoyés en laboratoire pour analyse ou testés immédiatement à l’aide d’un laboratoire mobile ou d’un test de terrain au moyen d'un diagnostic portable.

La méthode utilisée pour prélever les échantillons dépend:

• du but de l’échantillonnage;
• du type de marchandises ou de denrées concernées;
• de l’uniformité des marchandises ou des denrées;
• de la taille du lot de marchandises ou de denrées.

L’échantillon doit être représentatif du lot ou de l'envoi dans son ensemble.

Les échantillons représentatifs utilisés à des fins douanières doivent être prélevés conformément au code des douanes de l'Union ou aux autres dispositions douanières en vigueur (lorsque l’examen ne porte que sur une partie des marchandises couvertes par une déclaration en douane ou qu’il est procédé par échantillonnage, les résultats de cet examen partiel ou de l’analyse ou du contrôle des échantillons sont valables pour l’ensemble des marchandises couvertes par la même déclaration: voir code des douanes de l'Union, article 190).

Les échantillons utilisés dans le cadre du calcul des accises doivent être prélevés conformément aux recommandations formulées au chapitre, «Procédures d’échantillonnage», ou dans les fiches relatives aux procédures d’échantillonnage ad hoc. Ces recommandations peuvent par ailleurs généralement être suivies pour les échantillons prélevés à d’autres fins, sauf existence d’autres règles.

La plupart des denrées ne sont assorties d’aucune règle d’échantillonnage spécifique. De telles dispositions existent toutefois pour certains produits. Dans ce cas, celles-ci priment sur les règles générales contenues dans le présent manuel.

Un lot homogène est un produit de base dont la composition ou les caractéristiques physiques sont uniformes dans l’ensemble du produit. Comme exemples de produits homogènes, on peut citer des solutions claires ou d’autres liquides sans particules en suspension, des poudres ou granulés contenant des particules identiques et de coloration identique et des boîtes métalliques contenant un légume spécifique et présentant toutes le même numéro de production. Dans ces cas, peu importe l'endroit où un échantillon est prélevé; il peut être prélevé à un endroit commode. Le problème réside dans le fait qu’un lot n’est pas toujours homogène.

Par exemple, une citerne remplie d’huile d’olive semble être homogène. Toutefois un sédiment, qui constitue une partie essentielle de l’huile, peut s’accumuler au fond de la citerne et l’huile dans la citerne ne sera pas homogène. S’il n’apparaît pas clairement qu’une marchandise est homogène, considérez l’envoi comme hétérogène.

Si une marchandise est constituée de plus d’un lot homogène, vous devez établir la taille de chaque lot et prélever des échantillons représentatifs de l’ensemble de la marchandise.

Un lot hétérogène est un envoi dont la composition ou les caractéristiques physiques des marchandises varient dans l’ensemble du produit.

On peut citer comme exemples les solutions contenant des particules en suspension, les granulés de tailles et de couleurs différentes, et les boîtes métalliques contenant un légume spécifique présentant des numéros de production différents. Dans ces cas, il ne suffit pas de prélever un échantillon à un seul endroit. Il est indispensable de prélever un échantillon représentatif de l’ensemble du lot.

Vous devez prélever des échantillons élémentaires à différents endroits de l'envoi. L’échantillon final doit être créé sur la base du total des échantillons élémentaires.

Dans une situation idéale, vous prélevez des échantillons dans chaque colis pour que votre échantillon soit représentatif de l’ensemble de l'envoi. Toutefois, dans une situation concrète, cela n’est pas possible et pourrait entraîner le prélèvement ou la mise en péril d'une partie déraisonnable de l'envoi. Il est dès lors nécessaire d’appliquer une échelle d’examen qui permette d'obtenir l’échantillon le plus représentatif tout en minimisant l’incidence sur les marchandises.

Il existe un grand nombre d’échelles d’examen fondées sur la méthodologie d’échantillonnage statistique et les modalités pratiques pour l’échantillonnage des envois commerciaux. Elles ont pour but de s’assurer que, lors de l’examen ou du prélèvement d’échantillons de marchandises, un nombre suffisant soit retenu pour que le résultat soit représentatif de l’ensemble. Les échelles d’examen peuvent être appliquées tant à l'envoi dans son ensemble qu'aux sous-lots et/ou emballages intérieurs.

Des échelles d’examen approfondi sont disponibles auprès d’organismes professionnels et dans certains règlements de l’UE (par exemple, règlement (CE) n° 152/2009 de la Commission) dont l’objet est de déterminer la qualité d’un produit ou de garantir l’absence de contaminants chimiques ou biologiques. Ces échelles d’examen sont généralement beaucoup plus strictes que celles requises pour déterminer le statut fiscal des marchandises ou leur classement. Au vu de ces éléments, il apparaît qu’il n’existe pas d’échelle d'examen «correct» absolue. Vous trouverez ci-dessous une série d’exemples; vous devrez examiner les points suivants pour définir la meilleure échelle à utiliser pour une analyse particulière:

• Quelle est la masse nette totale de l’envoi?
• Quelle est la valeur totale de l’envoi?
• Quel est le nombre total de colis ou d'unités dans l'envoi?
• Quelle est la taille minimale requise de l’échantillon?
• Le produit est-il un produit fabriqué ou transformé susceptible d’être cohérent d’un colis à un autre?
• Si ce n’est pas un produit manufacturé est-il susceptible de présenter de grandes différences selon les cas?
• Quel est le but de l'analyse?

L'examen de ces questions a pour but de vous aider à déterminer la meilleure manière d’obtenir un échantillon représentatif. Lorsqu’il s’agit de décider de l’échelle à utiliser: vérifiez vos lignes directrices nationales pour voir si une échelle spécifique est recommandée par votre administration pour le type de marchandises ou l'objet particulier pour lequel il y a prélèvement.

Le déclarant a le droit d’assister à l’examen des marchandises ainsi que, le cas échéant, au prélèvement d’échantillons. En principe, les échantillons doivent être prélevés en présence du déclarant ou de son représentant. Si le déclarant, la personne contrôlée ou leur représentant choisissent de ne pas assister au prélèvement des échantillons, l’agent des douanes peut procéder à l’échantillonnage en leur absence.

Lorsqu’elles le jugent utile, les autorités douanières peuvent exiger du déclarant qu’il assiste à cet examen ou à ce prélèvement ou qu’il s’y fasse représenter afin de leur fournir l’assistance nécessaire pour faciliter ledit examen ou prélèvement d’échantillons (voir code des douanes de l'Union, article 189).

Le déclarant ou son représentant doivent activement fournir aux autorités douanières toute l’assistance nécessaire afin de faciliter le prélèvement d’échantillons, et notamment:

• des informations détaillées quant à la nature des marchandises concernées;
• les fiches de données de sécurité (FDS) si celles-ci sont disponibles;
• de la main-d’œuvre;
• un équipement de déchargement et de chargement;
• des outils, etc.

Si le déclarant refuse d’assister au prélèvement de l’échantillon ou de désigner des personnes à même de fournir l’assistance requise, les autorités douanières doivent fixer une date-butoir avant laquelle leurs exigences devront être satisfaites.

Si ce délai n’est pas respecté, vous pouvez prélever les échantillons aux frais du déclarant et sous sa responsabilité en ayant recours, si nécessaire, aux services d’une personne compétente ou d’un tiers désigné conformément aux règles applicables (voir code des douanes de l'Union, article 189). Dans ces cas, l’opération d’échantillonnage sera aussi valable que si elle avait été effectuée en présence du déclarant ou de la personne contrôlée.

Si l’opération d’échantillonnage comporte de graves risques de sécurité ou s’il est nécessaire d’utiliser un équipement de protection et/ou d’échantillonnage spécial, vous pouvez confier le prélèvement des échantillons à des personnes qualifiées ou formées à cet effet, qui agiront sous votre supervision (voir Échantillonnage de substances dangereuses).

En vertu de l’article 134 du code des douanes de l’Union, la «protection de la santé et de la vie des personnes et des animaux ou [la] préservation des végétaux, [et la] protection de l’environnement» font l’objet de contrôles douaniers. Dans certains États membres, cette protection des consommateurs et de l’environnement et ce contrôle de la sécurité publique sont effectués par les douanes et, dans d’autres, par des autorités distinctes. Dans ce cas, des procédures d’échantillonnage plus élaborées peuvent être nécessaires et vous devriez consulter vos directives nationales ainsi que la législation européenne le cas échéant.

Pour préparer un plan d’échantillonnage:

1. vérifiez les informations dont vous disposez concernant les marchandises;
2. familiarisez-vous avec la situation en présence, et consultez notamment les informations de santé et de sécurité qui ont pu être compilées précédemment;
3. vérifiez s’il existe des règles ou recommandations spécifiques concernant l’échantillonnage des marchandises en question;
4. proportionnalité;
5. préparez les outils et récipients d’échantillonnage requis;
6. preuves photographiques.

Vous devez vérifier minutieusement toute information disponible sur les marchandises à inspecter/contrôler, y compris la documentation qui les accompagne (fiches de données de sécurité, certificats phytosanitaires, etc.).

Si les documents d’accompagnement contiennent les symboles et mentions internationaux désignant le niveau de danger associé à la manipulation des marchandises, observez ces instructions. Il importe en outre de prévenir toute autre personne amenée à manipuler les marchandises de ces risques.

Les agents des douanes compétents doivent connaître la signification de ce type de symboles et de mentions. Ceux-ci fournissent de précieuses informations sur les mesures de sécurité à prendre, sur les équipements de protection individuelle, sur l’emballage ainsi que sur les exigences relatives au transport et au stockage des substances visées.

Ces mentions sont les suivantes:

• mentions de danger standard (phrases H), mentions de danger standard combinées;
• conseils de prudence standard (phrases P), conseils de prudence standard combinés;
• symboles et mentions de danger et de sécurité.

Ces symboles et mentions doivent être placés bien en vue sur les emballages.

Si le déclarant ou l’opérateur économique sont incapables de fournir des données valables et authentiques concernant la nature des marchandises, les échantillons doivent être prélevés avec la plus grande prudence. Dans ce cas, considérez les marchandises à échantillonner comme dangereuses.

Ne prélevez pas d’échantillons des marchandises suivantes:

• substances radioactives;
• substances extrêmement toxiques;
• produits gazeux et gaz liquéfiés;
• produits explosifs;
• matériel biologique potentiellement dangereux.

La liste des marchandises dont les agents des douanes ne doivent pas prélever d’échantillons varie d’un État membre à l’autre et selon les compétences des agents. En règle générale, la liste ci-dessus est néanmoins correcte.

Seules les autorités publiques compétentes ou des personnes et organisations tierces formées et agréées à cet effet peuvent prélever des échantillons de marchandises de ces types.

Rassemblez des informations sur l’emplacement des marchandises dans l’entrepôt ou les véhicules de transport, sur le type de transport, sur le volume et la capacité de stockage, sur l’accessibilité des marchandises, sur les risques possibles associés au déplacement des marchandises, etc.

Une fois cette tâche accomplie, vous devriez avoir une idée claire:

• des équipements et de la main-d’œuvre nécessaires pour le déchargement et le transport des marchandises;
• des types d’outils d’échantillonnage requis;
• des types et du nombre de récipients d’échantillonnage à utiliser;
• des équipements et accessoires supplémentaires requis pour les opérations de chargement/déchargement, etc.;
• des mesures de sécurité et équipements de protection individuelle supplémentaires requis en fonction de la situation et de la nature des marchandises.

Nous vous conseillons de ne pas prélever des échantillons dans les situations suivantes. Toutefois, s'il est essentiel de prélever des échantillons, veuillez suivre les conseils donnés pour chaque situation:

• Lorsque l'échantillonnage comporte des risques graves pour la sécurité de l'opération;

Il est recommandé de faire prélever des échantillons par le déclarant ou son représentant. Un échantillon peut également être prélevé par un sous-traitant spécialisé placé sous la surveillance des douanes (voir le paragraphe concernant la procédure d'échantillonnage des marchandises dangereuses);

• Lorsque les marchandises sont en petites quantités ou de très grande valeur;

vous pouvez consulter le laboratoire pour connaître la quantité minimale d’échantillon requise ou s’il est possible d’utiliser une analyse non destructive. Si l'échantillon peut être renvoyé tel quel après le test, vous devez en informer le déclarant;

• Lorsque l'échantillonnage comporte un risque d'altération de l'état stérile des marchandises ou de violation d'autres exigences spécifiques.

Les marchandises peuvent être transportées sous surveillance douanière dans les locaux de l'importateur ou dans un autre lieu où il sera possible de prélever des échantillons dans les conditions appropriées.

Avant de procéder à l’échantillonnage, il est conseillé de consulter les sources d’information suivantes afin de vérifier l’absence de règles ou recommandations spécifiques pour le produit à échantillonner:

• règles juridiques (base légale);
• normes disponibles (normes);
• instructions spécifiques pour l’échantillonnage de liquides, de marchandises en vrac, de substances contenues dans des réservoirs, etc. (Méthodes d’échantillonnage pour différents types de marchandises);
• échantillonnage de substances dangereuses;
• fiches d’échantillonnage ad hoc (échantillonnage spécial);
• règlements, recommandations ou instructions locaux concernant l’échantillonnage.

N’hésitez pas à demander des conseils ou instructions à votre laboratoire local.

Il est important de tenir compte de la proportion du lot examiné lors du prélèvement des échantillons.

Ainsi, dans le cas de lots de taille relativement réduite, il peut se révéler judicieux de prélever de plus petits échantillons (sous réserve des exigences minimales) pour éviter de prélever une trop grande partie du lot. En cas de doutes, consultez votre laboratoire.

Vérifiez si les marchandises à échantillonner proviennent du même lot de production. Les étiquettes présentes sur l’emballage peuvent indiquer si l’envoi contient différents lots ou dates de production et si les produits des différents lots varient en qualité. Si tel est le cas, les différents lots doivent être échantillonnés séparément. L’intégrité des emballages et la date de péremption doivent toujours être examinées. N’échantillonnez pas des produits périmés ou sur le point de l’être.

Les emballages de détail prélevés au titre d’échantillons ne doivent pas être ouverts et leur contenu ne doit pas être déversé dans d’autres récipients à échantillon. Ces échantillons doivent directement être étiquetés comme échantillons finals. Les échantillons sont emballés et scellés conformément aux exigences. Veillez à ne pas effacer ou masquer les informations de l’emballage d’origine.

Voir Manipulation des échantillons - Emballage; Système de division d’échantillon.

À faire:

• Choisissez les outils et récipients d’échantillonnage adaptés au type de marchandises à échantillonner.
• Vérifiez l’intégrité et le bon état de fonctionnement des appareils de prélèvement à utiliser. N’utilisez pas d’outils défectueux ou dysfonctionnels, ni d’instruments incomplets. Cela pourrait se révéler dangereux ou compromettre les échantillons prélevés.
• Vérifiez que les outils d’échantillonnage sont propres et secs. Au besoin, veillez à prévoir du matériel de nettoyage (détergents, solvants organiques, etc.) et de séchage afin de nettoyer les outils avant et après l’échantillonnage.
• Assurez-vous de disposer de suffisamment de récipients à échantillon pour l’opération. Il est recommandé de prévoir une réserve correspondant à environ 10 % du nombre normalement requis. Les récipients doivent également être propres et secs et disposer des couvercles, bouchons et autres consommables nécessaires.
• Il convient également de prévoir le matériel nécessaire pour essuyer et éponger les liquides renversés, et notamment un absorbant adéquat au cas où des hydrocarbures s’échapperaient.

Si vous estimez ne pas pouvoir mener une opération d’échantillonnage à bien parce que le matériel adéquat fait défaut, ou pour une quelconque autre raison, vous pouvez exiger du déclarant qu’il y procède lui-même sous votre supervision.

Il en va de même dans les cas où des substances dangereuses sont échantillonnées par un expert en la matière (voir procédure applicable à l’échantillonnage de substances dangereuses).

Les preuves photographiques peuvent se révéler particulièrement utiles si les emballages comportent de nombreuses informations ou si vous décelez une irrégularité de visu.

Photocopies
Cela peut simplement signifier, de manière très élémentaire, que vous prenez un exemple d’emballage et le placez sur la photocopieuse du bureau. Dans ce cas, numérotez les pages de vos photocopies et faites-y référence comme à des «annexes» dans votre rapport. Cette démarche peut être particulièrement utile si vous ne parvenez pas à identifier les langues figurant sur des colis destinés à la vente au détail.

Photographies numériques
Les photographies numériques fournissent souvent plus de détails et peuvent être utiles pour expliquer comment les marchandises ont été empilées ou emballées. Elles peuvent être jointes à votre rapport.

Notez, toutefois, qu’à moins d’une piste d’audit irréfutable, elles peuvent ne pas être recevables au titre de preuves dans une procédure judicaire. Reportez-vous à vos lignes directrices nationales concernant les preuves photographiques recevables.