Odber vzoriek môže byť vykonávaný na rozličné účely vrátane:
- colného zatriedenia,
- určenia pôvodu,
- výpočtu spotrebnej dane,
- stanovenia prítomnosti markerov v kvapalných palivách,
- určenia obsahu denaturačných činidiel v destilátoch a alkoholických nápojoch,
- identifikácie omamných látok a iných psychoaktívnych látok,
- kontroly tovaru a technológií podliehajúcich medzinárodným zákazom a obmedzeniam,
- bezpečnosti spotrebiteľov.
- ochrany životného prostredia:
Colná kontrola je nevyhnutná na zabránenie vývozu nebezpečného a/alebo nelegálneho odpadu do tretích krajín. V niektorých prípadoch je potrebný odber vzoriek a analýza odpadu.
Vzorky možno zaslať na analýzu do laboratória alebo testovať ihneď použitím mobilného laboratória alebo súpravy na testovanie v teréne prostredníctvom mobilnej diagnostiky.
Metóda odberu vzoriek závisí od:
- účelu odberu vzoriek,
- typu tovaru alebo komodity,
- rovnorodosti tovaru alebo komodity,
- veľkosti zásielky tovaru alebo komodity.
Vzorka by mala byť reprezentatívna pre celú dávku alebo zásielku.
Reprezentatívna vzorka na colné účely by mala byť odobratá v súlade s Colným kódexom Únie alebo ďalšími platnými colnými ustanoveniami (ak sa prehliada iba časť tovaru uvedeného v colnom vyhlásení alebo ak sa odoberajú vzorky, vzťahuje sa výsledok takejto čiastočnej prehliadky tovaru alebo analýzy alebo prehliadky vzoriek na všetok tovar uvedený v tom istom colnom vyhlásení: pozri
Colný kódex Únie, článok 190).
Na účely spotrebnej dane by mali byť vzorky na testovanie odobraté v súlade s odporúčaniami uvedenými v oddiele „
Postupy pri odbere vzoriek“ alebo na osobitných
kartách pre postupy pri odbere vzoriek. Odporúčaniami poskytnutými na účely spotrebnej dane sa možno všeobecne riadiť aj pri odoberaní vzoriek na iné účely, ak neexistujú iné predpisy.
Pre väčšinu komodít neexistujú žiadne osobitné predpisy pre odber vzoriek. Pre niektoré komodity však takéto predpisy existujú: V takom prípade majú tieto predpisy prednosť pred všeobecnými pravidlami uvedenými v tejto príručke.
Homogénna dávka je komodita, pri ktorej sú zloženie alebo fyzikálne vlastnosti tovaru rovnaké v celom výrobku. Príklady homogénnych výrobkov sú číre roztoky alebo iné kvapaliny bez suspendovaných častíc, práškov či granúl, ktoré obsahujú rovnaké častice a sú rovnakej farby, ako aj konzervy naplnené konkrétnou zeleninou, ktoré majú všetky rovnaké výrobné číslo. V týchto prípadoch nezáleží na tom, kde sa vzorka odoberie, možno ju odobrať z vhodného miesta. Problémom je, že nemusí byť vždy jasné, že dávka nie je homogénna.
Napríklad cisterna naplnená olivovým olejom sa zdá byť homogénna. Na dne cisterny sa však môže nahromadiť usadenina, ktorá je základnou súčasťou oleja, a tak olej v cisterne nebude homogénny. Pokiaľ nie je jasné, že komodita je homogénna, musíte so zásielkou zaobchádzať tak, ako keby bola heterogénna.
Ak komodita pozostáva z viac než jednej homogénnej dávky, musíte určiť veľkosť každej dávky a odobrať reprezentatívne vzorky celej komodity.
Heterogénna dávka je zásielka, pri ktorej sú zloženie alebo fyzikálne vlastnosti tovaru v rámci výrobku rozličné.
Príklady sú roztoky so suspendovanými časticami, granulami rôznych veľkostí a farieb a konzervy naplnené konkrétnou zeleninou, ktoré majú rôzne výrobné čísla. V týchto prípadoch je nedostatočné odobrať vzorku len z jedného miesta. Je dôležité odobrať vzorku, ktorá je
reprezentatívna pre celú dávku.
Musíte odobrať čiastkové vzorky z rôznych miest v rámci zásielky. Konečnú vzorku musí tvoriť súbor čiastkových vzoriek.
V ideálnom prípade odoberiete vzorky z každého balenia, aby ste zaistili, že vaša vzorka je reprezentatívna vzorka celej zásielky. To však prakticky nie je možné a výsledkom by bolo, že by sa odobrala alebo poškodila neprimeraná časť zásielky. Preto je nevyhnutné použiť rozsah hodnotenia, pomocou ktorého sa získa čo najreprezentatívnejšia vzorka a zároveň sa minimalizuje vplyv na tovar.
Existuje mnoho rôznych rozsahov hodnotenia v závislosti od štatistickej metódy výberu vzorky a praktických podmienok odberu vzoriek komerčných zásielok. Ich účelom je zabezpečiť, že sa pri prehliadke tovaru alebo pri odoberaní vzoriek tovaru odoberie dostatočné množstvo vzoriek, aby sa zaistilo, že výsledkom bude reprezentatívna vzorka celku. Rozsah hodnotenia možno použiť pri zásielke ako celku aj pri čiastkových dávkach a/alebo vnútorných baleniach.
Podrobné rozsahy hodnotenia sú dostupné u orgánov pre obchod a v určitých nariadeniach EÚ (napr.
nariadenie Komisie (ES) č. 152/2009), v ktorých slúžia na určenie kvality výrobku alebo zabezpečenie toho, že neobsahujú chemické alebo biologické kontaminanty. Tieto rozsahy hodnotenia sú zvyčajne oveľa prísnejšie než rozsah, ktorý sa vyžaduje na určenie statusu tovaru na daňové účely alebo jeho zatriedenia. Z toho vyplýva, že neexistuje žiadny jednoznačne „správny“ rozsah hodnotenia. Nižšie je uvedených niekoľko príkladov a vy musíte pri určovaní najlepšieho rozsahu, ktorý treba použiť na konkrétne skúmanie, zvážiť tieto aspekty:
Aká je celková čistá hmotnosť zásielky?
Aká je celková hodnota zásielky?
Aký je celkový počet balení alebo jednotiek v zásielke?
Aká je najmenšia požadovaná veľkosť vzorky?
Je výrobok vyrobený/spracovaný tak, že je pravdepodobné, že bude v jednotlivých baleniach konzistentný?
Ak produkt nie je vyrobený, je pravdepodobné, že medzi vzorkami bude veľká rozmanitosť?
Aký je účel analýzy?
Tieto otázky by ste mali zvážiť, aby ste sa rozhodli, ako najlepšie získať reprezentatívnu vzorku. Pri rozhodovaní sa o tom, aký rozsah použiť, si pozrite vnútroštátne usmernenia, aby ste zistili, či vaše správne orgány odporúčajú konkrétny rozsah pre daný druh tovaru alebo na konkrétny účel, na ktorý sa vzorky odoberajú.
Deklarant má právo byť prítomný pri prehliadke tovaru a odoberaní vzoriek a vzorky by mali byť normálne odoberané v prítomnosti deklaranta alebo jeho zástupcu. Colný úradník môže odobrať vzorky aj bez prítomnosti deklaranta, kontrolovanej osoby alebo ich zástupcov, ak sa rozhodnú nezúčastniť sa odberu.
Ak to colné orgány považujú za vhodné, môžu požadovať, aby bol deklarant alebo jeho zástupca prítomný pri prehliadke tovaru alebo odoberaní vzoriek, aby im poskytol potrebnú pomoc na uľahčenie takejto prehliadky tovaru alebo odberu vzoriek (pozri
Colný kódex Únie, článok 189).
Deklarant alebo jeho zástupca musí poskytnúť aktívnu pomoc colným orgánom nevyhnutnú na uľahčenie odoberania vzoriek vrátane:
- podrobných informácií o povahe tovaru, z ktorého sa majú odobrať vzorky,
- karty bezpečnostných údajov (KBÚ), ak je k dispozícii,
- pracovnej sily,
- zariadenia na vykládku/nakládku,
- nástrojov atď.
Ak sa deklarant odmietne zúčastniť odberu vzoriek alebo určiť osoby schopné poskytnúť nevyhnutnú pomoc, colné orgány musia stanoviť lehotu na splnenie ich požiadaviek.
Pri nedodržaní tejto lehoty môžete prikročiť k odberu vzorky na náklady deklaranta a na jeho zodpovednosť, pričom v prípade potreby využijete služby odborne spôsobilej osoby alebo inej osoby vymenovanej v súlade s platnými predpismi (pozri
Colný kódex Únie, článok 189). V takýchto prípadoch bude odber vzoriek platný tak, ako keby bol vykonaný v prítomnosti deklaranta alebo kontrolovanej osoby.
Ak odber vzoriek zahŕňa vážne bezpečnostné riziká alebo ak sa vyžaduje špeciálny odber vzoriek a/alebo ochranné prostriedky, môžu odber vzoriek vykonať pod vaším dohľadom iné kvalifikované alebo špeciálne vyškolené osoby (pozri
Odber vzoriek nebezpečného tovarux).
Na základe článku 134 Colného kódexu Únie je „ochrana zdravia a života ľudí, zvierat alebo rastlín a ochrana životného prostredia“ predmetom colných kontrol. V niektorých členských štátoch túto ochranu spotrebiteľov a životného prostredia a kontrolu verejnej bezpečnosti vykonávajú colné orgány, v iných členských štátoch zasa osobitné orgány. V takýchto prípadoch môžu byť potrebné dôkladnejšie vypracované postupy pri odbere vzoriek, pričom v príslušných prípadoch by ste sa mali riadiť vnútroštátnymi usmerneniami a európskymi právnymi predpismi.
Musíte si dôkladne overiť všetky dostupné informácie o tovare, ktorý má byť prehliadnutý/skontrolovaný, vrátane sprievodnej dokumentácie k tovaru, napr. karty bezpečnostných údajov, rastlinolekárskych osvedčení.
Ak sprievodná dokumentácia obsahuje medzinárodne uznávané symboly a označenia, ktoré označujú stupeň nebezpečenstva spojeného s manipuláciou s tovarom, musíte takéto pokyny dodržiavať. Okrem toho je dôležité, aby ste na takéto riziká upozornili aj iné osoby, ktoré s týmto tovarom manipulujú.
Príslušní colní úradníci si musia byť vedomí významu takýchto symbolov a označení. Tieto symboly a označenie poskytujú užitočné údaje o bezpečnostných opatreniach, ktoré je potrebné prijať, a o požiadavkách na osobné ochranné prostriedky, balenie, dopravu a skladovanie.
Toto označenie zahŕňa:
Tieto symboly a označenia by mali byť umiestnené na obaloch jasne viditeľným spôsobom.
V prípade, že deklarant alebo ekonomický subjekt nie je schopný predložiť platné a záväzné údaje týkajúce sa charakteru tovaru, odber vzoriek musí byť vykonávaný s najvyššou opatrnosťou. V týchto prípadoch musíte s tovarom, z ktorého majú byť odobraté vzorky, zaobchádzať ako s
nebezpečným.
Nesmiete odoberať vzorky tohto tovaru:
- rádioaktívne látky,
- mimoriadne toxické látky,
- plynné produkty a skvapalnené plyny,
- výbušné výrobky,
- potenciálne nebezpečné biologické materiály.
Zoznam tovarov, z ktorých nerobia odber vzoriek colní úradníci, je odlišný v závislosti od členského štátu a právomocí colného úradníka; všeobecne je však uvedený zoznam správny.
Odber vzoriek uvedených typov tovarov môžu vykonávať výlučne príslušné štátne orgány alebo externé organizácie a vyškolené osoby oprávnené na odber vzoriek takýchto tovarov.
Musíte zozbierať údaje o umiestnení tovaru v skladovacích priestoroch alebo na dopravných prostriedkoch, informácie o type dopravy, úložnej kapacite a objeme, možnosti prístupu k tovaru, o možných nebezpečenstvách spojených s premiestňovaním tovaru atď.
Po vykonaní tejto úlohy by ste mali mať jasnú predstavu o:
- potrebnom vybavení a pracovnej sile, ktorá má byť použitá pri vykládke a presune tovaru,
- type nástrojov, ktoré majú byť použité na odber vzoriek,
- type a počte nádob, ktoré majú byť použité na odobraté vzorky,
- ďalšom vybavení a príslušenstve potrebnom na nakládku/vykládku atď.,
- ďalších bezpečnostných opatreniach a prostriedkoch osobnej ochrany v závislosti od situácie a charakteru tovaru.
Odporúča sa, aby ste v nasledujúcich situáciách vzorky neodoberali, ale ak je to nevyhnutné, postupujte podľa odporúčaní pre dané situácie:
- Ak odber vzoriek zahŕňa vážne riziká týkajúce sa bezpečnosti prevádzky;
Odporúča sa, aby vzorky odobral deklarant alebo jeho zástupca. Vzorku môže odobrať aj špecializovaný dodávateľ pod colným dohľadom (pozri odsek o postupe odberu vzoriek
nebezpečného tovaru);
- Ak je tovar v malom množstve alebo má veľmi vysokú hodnotu;
S laboratóriom môžete prekonzultovať minimálne množstvo vzorky potrebné na analýzu, alebo či je možné použiť nedeštruktívnu analýzu. Ak sa vzorka po analýze môže vrátiť v nezmenenom stave, mali by ste o tom informovať deklaranta;
- Pri odbere vzorky hrozí riziko porušenia sterility tovaru alebo iných špecifických požiadaviek;
Tovar môže byť prepravený pod colným dohľadom do priestorov dovozcu alebo na iné miesto, kde je možné odobrať vzorky za primeraných podmienok.
Pri odbere vzoriek je dôležité zvážiť podiel zásielky, ktorú skúmate.
Napríklad v prípade relatívne malých zásielok môže byť potrebné zvážiť odber menších vzoriek (v závislosti od minimálnych požiadaviek), aby sa predišlo odobratiu nadmernej časti zásielky. V prípade pochybností sa poraďte s laboratóriom.
Skontrolujte, či tovar, z ktorého sa majú vzorky odoberať, pochádza z rovnakej výrobnej šarže. Etikety na obale môžu označovať, či zásielka obsahuje odlišné výrobné šarže alebo dátumy výroby a či výrobky odlišných šarží majú odlišnú kvalitu. Ak áno, z odlišných šarží sa musia odobrať samostatné vzorky. Vždy sa musí preskúmať neporušenosť balenia a dátum exspirácie. Nerobte odber vzoriek výrobkov, ktoré sú po dátume exspirácie alebo ktorých trvanlivosť sa čoskoro skončí.
Balenia na predaj v malom odobraté ako vzorky by sa nemali otvárať a ich obsah by sa nemal premiestňovať do iných nádob na vzorky. Tieto vzorky by mali byť priamo označené ako konečné vzorky. Vzorky sa zabalia a zaplombujú podľa požiadaviek na balenie. Treba dať pozor, aby sa nezmazali ani nezakryli informácie uvedené na pôvodnom balení.
Pozri
Manipulácia so vzorkami – Balenie;
systém delenia vzoriek.
Mali by ste:
- vybrať si nástroje na odber vzoriek a nádoby na vzorky vhodné pre typ tovaru, z ktorého majú byť vzorky odobraté,
- overiť si neporušenosť a funkčný stav vzorkovačov, ktoré majú byť použité; na odber vzoriek by ste nemali používať nástroje, ktoré sú chybné alebo nefunkčné, ani nástroje s chýbajúcimi časťami, lebo by mohli byť nebezpečné alebo by mohli odobraté vzorky poškodiť,
- skontrolovať, že nástroje na odber vzoriek sú čisté a suché; v prípade potreby musia byť poskytnuté vhodné materiály na vyčistenie (čistiace prostriedky, organické rozpúšťadlá atď.) a osušenie nástrojov pred odberom vzoriek a po ňom,
- skontrolovať, či máte dostatok nádob na vzorky pre daný odber; odporúča sa vytvoriť si rezervu zodpovedajúcu približne 10 % normálne potrebného počtu nádob, nádoby musia byť čisté a suché, musia mať potrebné zátky (kohútiky) alebo viečka a ďalšie požadované prvky.
- Musia byť poskytnuté potrebné prostriedky na zotretie a poutieranie rozliatych kvapalín vrátane napr. vhodného absorbentu na prípadné rozliate olejové škvrny.
Ak sa rozhodnete, že odber vzoriek nemôžete uspokojivo vykonať pre nedostatok vhodného vybavenia alebo v dôsledku iných okolností, môžete požadovať, aby odber vzoriek urobil pod vaším dohľadom deklarant.
To platí aj v prípadoch, keď odber vzoriek nebezpečného tovaru vykonáva odborník na odber vzoriek nebezpečného tovaru (pozri postup pri odbere vzoriek
nebezpečného tovaru).
Fotografické dôkazy môžu byť užitočné najmä v prípade veľkého množstva informácií na obaloch, alebo ak vizuálne zistíte nezrovnalosti.
Fotokópie
Na najzákladnejšej úrovni to môže jednoducho znamenať, že vezmete vzorový obal a okopírujete ho pomocou kancelárskej kopírky. V takom prípade by ste mali stránky fotokópií očíslovať a označiť ich ako „prílohy“ k vašej správe. To môže byť užitočné, najmä ak nemožno identifikovať jazyky na baleniach na predaj v malom.
Digitálne fotografie
Digitálne fotografie často poskytujú viac podrobností a môžu byť užitočné na vysvetlenie toho, akým spôsobom bol tovar naskladaný alebo zabalený. Môžu byť pripojené k vašej správe.
Majte však na pamäti, že ak neexistujú jasné záznamy pre audit, nemôžu byť prijaté ako dôkaz v súdnom konaní. Postupujte podľa vnútroštátnych smerníc o prijateľných fotografických dôkazoch.
