Algemene principes voor bemonstering

Monsterneming kan nodig zijn voor een aantal doeleinden, waaronder:

• tariefindeling;
• herkomstbepaling;
• berekening van accijnzen;
• bepaling van de aanwezigheid van herkenningsmiddelen in vloeibare brandstoffen;
• bepaling van de inhoud van denatureringsmiddelen in gedistilleerde dranken en alcoholhoudende dranken;
• identificatie van verdovende middelen en andere psychoactieve stoffen;
• controle van goederen en technologieën die onderhevig zijn aan internationale verbods- en beperkingsmaatregelen;
• veiligheid van de consument.
• milieubescherming:
  Douanetoezicht is noodzakelijk om de uitvoer van gevaarlijke en/of illegale afvalstoffen naar derde landen te voorkomen. In sommige gevallen kan de bemonstering en analyse van het afval nodig zijn.

De monsters kunnen voor analyse naar een laboratorium worden verzonden of onmiddellijk worden beproefd door middel van een mobiel laboratorium of een veldproef door middel van mobiele diagnostiek.

De monsternemingsmethode hangt af van:

• het doel van de monsterneming;
• het goederen- of producttype;
• de gelijkmatigheid van de goederen of producten;
• de omvang van de zending goederen of producten.

Een monster moet representatief zijn voor de volledige lading of zending.

Voor douanedoeleinden moeten er representatieve monsters worden genomen in overeenstemming met het Communautair Douanewetboek of aanvullende douanebepalingen die van toepassing zijn (als slechts een deel van de goederen van een douaneaangifte wordt gecontroleerd of als er monsters worden genomen, moeten de resultaten van de deelcontrole of van de analyse of de controle van de monsters gelden voor alle goederen van eenzelfde aangifte: zie het douanewetboek van de Unie, artikel 190).

Voor accijnsdoeleinden moeten controlemonsters worden genomen in overeenstemming met de aanbevelingen in afdeling "Bemonsteringsprocedures" of op de specifieke bemonsteringsprocedurekaarten. De aanbevelingen die worden gegeven voor accijnsdoeleinden, kunnen doorgaans ook worden gevolgd voor monsters die voor andere doeleinden worden genomen, tenzij er andere voorschriften van toepassing zijn.

Voor de meeste producten bestaan er geen specifieke monsternemingsvoorschriften. Voor sommige producten bestaan dergelijke voorschriften echter wel: in dat geval hebben dergelijke voorschriften voorrang op de algemene regels van deze richtlijnen.

Een homogene partij is een product waarvan de samenstelling of fysieke kenmerken van de goederen uniform zijn in het hele product. Voorbeelden van homogene producten zijn heldere oplossingen of andere vloeistoffen zonder zwevende deeltjes, poeders of korrels met gelijke deeltjes en kleur, en blikken, gevuld met een specifieke groente, die allemaal hetzelfde productienummer hebben. In deze gevallen is het niet van belang waar een monster wordt genomen, en monsters kunnen van een geschikte plaats worden genomen. Het probleem is dat het wellicht niet altijd duidelijk is dat een partij niet homogeen is.

Zo kan een tanker gevuld met olijfolie homogeen lijken. Een sediment dat een essentieel onderdeel van de olie vormt, kan echter op de bodem van de tank accumuleren waardoor de olie in de tanker niet homogeen is. Indien het niet duidelijk is of een product homogeen is, moet u de zending als heterogeen behandelen.

Indien de goederen uit meer dan één homogene partij bestaan, moet u de omvang van elke partij bepalen en representatieve monsters van het totaal van de goederen nemen.

Een heterogene partij is een zending waarbij de samenstelling of fysieke kenmerken van de goederen variëren in het hele product.

Voorbeelden hiervan zijn oplossingen met zwevende deeltjes, korrels met verschillende grootten en kleuren, en blikken, gevuld met een bepaalde groente, die verschillende productienummers hebben. In deze gevallen volstaat het niet om een monster te nemen van één plaats. Het is essentieel dat een monster wordt genomen dat representatief is voor de hele partij.

U dient basismonsters te nemen van verschillende plaatsen in de hele zending. Het eindmonster moet worden gecreëerd van de samengevoegde basismonsters.

In een ideale situatie zou u monsters nemen van elke verpakking om ervoor te zorgen dat uw monster representatief is voor de hele zending. In de praktijk is dit echter niet mogelijk en zou dit ertoe leiden dat een onredelijk deel van de zending wordt bemonsterd of gecompromitteerd. Het is daarom noodzakelijk om een controleniveau toe te passen dat het meest representatieve monster verkrijgt maar het effect op de goederen minimaliseert.

Er bestaan veel verschillende controleniveaus op basis van statistische bemonsteringsmethoden en de praktische aspecten van het bemonsteren van commerciële zendingen. Het doel ervan is ervoor te zorgen dat bij het controleren of bemonsteren een voldoende aantal goederen wordt geselecteerd zodat de resultaten representatief zijn voor het geheel. Controleniveaus worden toegepast zowel op de zending in haar geheel als op partijen en/of binnenverpakkingen.

Uitgebreide controleniveaus zijn beschikbaar bij handelsverenigingen en in sommige EU-verordeningen (bv. Verordening (EG) nr. 152/2009 van de Commissie), die ten doel hebben de kwaliteit van een product te bepalen of ervoor te zorgen dat er geen chemische of biologische verontreinigingen zijn. Deze controleniveaus zijn gewoonlijk veel strenger dan die welke nodig zijn ter bepaling van de fiscale status of indeling van de goederen. Hieruit kan worden vastgesteld dat er geen welomlijnd "correct" controleniveau is. Hieronder volgt een aantal voorbeelden en u dient rekening te houden met de volgende punten bij het bepalen van het beste niveau voor een bepaalde controle:

• Wat is de totale nettomassa van de zending?
• Wat is de totale waarde van de zending?
• Wat is het totale aantal verpakkingen of eenheden in de zending?
• Wat is de minimale vereiste monsteromvang?
• Is het product een vervaardigd of verwerkt product dat in elke verpakking waarschijnlijk constant is?
• Indien het geen vervaardigd product betreft, zal er dan waarschijnlijk een grotere variatie tussen de voorbeelden zijn?
• Wat is het doel van deze analyse?

Het doel van de beantwoording van deze vragen is om te beslissen hoe u het best een representatief monster kunt verkrijgen. Controleer bij het vaststellen van het te gebruiken controleniveau uw nationale richtsnoeren om te bepalen of uw autoriteit een bepaald niveau aanbeveelt voor het soort goederen of het specifieke doel waarvoor ze worden bemonsterd.

De aangever heeft het recht om aanwezig te zijn wanneer de goederen worden gecontroleerd en wanneer er monsters worden genomen en monsters moeten normaliter worden genomen in aanwezigheid van de aangever of diens vertegenwoordiger. De douaneambtenaar kan monsters nemen zonder dat de aangever, de gecontroleerde persoon of de vertegenwoordiger aanwezig is als ze hiervoor kiezen.

Als de douaneautoriteiten dit gepast achten, kunnen ze van de aangever of diens vertegenwoordiger vereisen dat hij aanwezig is wanneer de goederen worden gecontroleerd of wanneer er monsters worden genomen, om de nodige hulp te verlenen om de controle of bemonstering te vergemakkelijken (zie douanewetboek van de Unie, artikel 189).

Ze moeten de douaneautoriteiten indien nodig actief helpen om de bemonsteringswerkzaamheden te vergemakkelijken, door:

• gedetailleerde informatie te verschaffen over de aard van de te bemonsteren goederen;
• veiligheidsinformatiebladen (VIB; MSDS) te verschaffen, indien beschikbaar;
• personeel ter beschikking te stellen;
• los-/laadinrichtingen ter beschikking te stellen;
• gereedschap ter beschikking te stellen enz.

Als de aangever weigert aanwezig te zijn tijdens de monsterneming of niemand aanstelt om de nodige hulp te verlenen, moeten de douaneautoriteiten een tijdslimiet bepalen om te voldoen aan de eisen.

Als niet wordt voldaan aan deze tijdslimiet, kunt u het monster voor rekening en op de verantwoordelijkheid van de aangever nemen, indien nodig door gebruik te maken van de diensten van een bekwame persoon of iemand anders die wordt aangesteld in overeenstemming met de toepasselijke voorschriften (zie het douanewetboek van de Unie, artikel 189). In dergelijke gevallen zijn de bemonsteringswerkzaamheden even geldig als bemonsteringswerkzaamheden die worden uitgevoerd in aanwezigheid van de aangever of de gecontroleerde persoon.

Als de bemonsteringswerkzaamheden ernstige veiligheidsrisico's met zich meebrengen of als er bijzondere bemonsterings- en/of veiligheidsuitrusting nodig is, kunt u de monsters onder uw toezicht laten nemen door andere bevoegde en speciaal opgeleide personen (zie Bemonstering van gevaarlijke goederen).

Overeenkomstig artikel 134 van het douanewetboek van de Unie worden de "bescherming van de gezondheid en het leven van mens, dier of plant" en "de bescherming van het milieu" aan douanecontroles onderworpen. In sommige lidstaten worden deze controles op het gebied van consumenten- en milieubescherming en openbare veiligheid verricht door de douane en in andere lidstaten door andere autoriteiten. In deze gevallen kunnen er uitgebreidere bemonsteringsprocedures nodig zijn; slaat u er, in voorkomend geval, uw nationale richtsnoeren en de Europese wetgeving op na.

Stel een monsternemingsplan op door:

1. de beschikbare informatie over de goederen te raadplegen;
2. uzelf vertrouwd te maken met de monsternemingssituatie, met inbegrip van eerder opgestelde Gezondheids- en Veiligheidsinformatie;
3. eventuele specifieke voorschriften of aanbevelingen te raadplegen met betrekking tot de bemonstering van de goederen in kwestie;
4. evenredigheid;
5. de nodige bemonsteringsinstrumenten en monsterhouders voor te bereiden;
6. fotografisch bewijsmateriaal.

Raadpleeg grondig de beschikbare informatie over de te controleren/onderzoeken goederen, met inbegrip van de bij de goederen gevoegde documenten: bv. veiligheidsinformatiebladen, fytosanitaire certificaten.

Als de bijgevoegde documenten de internationaal erkende symbolen en aanduidingen bevatten die het gevarenniveau van het omgaan met de goederen aangeven, moet u deze aanwijzingen naleven. Het is ook belangrijk dat u alle andere personen die de goederen hanteren op de hoogte brengt van deze risico's.

De douaneambtenaren moeten op de hoogte zijn van de betekenis van dergelijke symbolen en aanduidingen. Deze symbolen en aanduidingen verschaffen nuttige gegevens over de te treffen veiligheidsmaatregelen, persoonlijke beschermingsmiddelen, verpakking en vervoers- en opslageisen.

De aanduidingen zijn de volgende:

• standaard gevarenaanduidingen (H-zinnen), gecombineerde standaard gevarenaanduidingen;
• standaard veiligheidsaanbevelingen (P-zinnen), gecombineerde standaard veiligheidsaanbevelingen;
• Gevaren- en veiligheidssymbolen en -merktekens.

Deze symbolen en aanduidingen moeten duidelijk zichtbaar worden aangebracht op verpakkingen.

Als de aangever of marktdeelnemer geen geldige en authentieke gegevens kan voorleggen met betrekking tot de aard van de goederen, moet de bemonstering uiterst voorzichtig worden uitgevoerd. In dat geval moet u de te bemonsteren goederen behandelen als gevaarlijk.

Neem geen monsters van de volgende goederen:

• radioactieve stoffen;
• uiterst giftige stoffen;
• gasproducten en vloeibare gassen;
• explosieve producten;
• potentieel gevaarlijke biologische materialen.

De lijst van goederen die de douaneambtenaren niet mogen bemonsteren varieert naargelang de lidstaat en de bevoegdheid van de douaneambtenaar; in het algemeen is de bovenstaande lijst van toepassing.

Dergelijke goederen mogen enkel worden bemonsterd door bevoegde overheidsinstanties of externe organisaties en personen die opgeleid zijn en een vergunning hebben om ze te bemonsteren.

Verzamel gegevens over de plaats van de goederen in opslagplaatsen of vervoersmiddelen, over het type vervoer, over de opslagcapaciteit en het volume, de toegankelijkheid van de goederen, mogelijke gevaren met betrekking tot het verplaatsen van de goederen enz.

Als u hiermee klaar bent, moet u voldoende weten over:

• de nodige uitrusting en het nodige personeel voor het lossen en verplaatsen van de goederen;
• het nodige type bemonsterings;
• het nodige aantal en type monsterhouders;
• de nodige extra uitrusting en accessoires voor de laad-/loswerkzaamheden enz.;
• bijkomende veiligheidsmaatregelen en persoonlijke beschermingsmiddelen naargelang de situatie en de aard van de goederen.

U wordt geadviseerd om geen monsters te nemen in de volgende situaties, mocht monstername toch essentieel zijn, volg dan het bij de situatie gegeven advies:

• Wanneer bemonstering ernstige risico's met zich meebrengt met betrekking tot de veiligheid;

Het wordt aanbevolen monsters te laten nemen door de aangever of diens vertegenwoordiger. Een monster kan ook onder douanetoezicht worden genomen door een gespecialiseerd bedrijf (zie paragraaf over de procedure voor bemonstering van gevaarlijke goederen);

• Wanneer goederen in kleine hoeveelheden of van zeer hoge waarde zijn;

U kunt met het laboratorium overleggen over de minimale benodigde hoeveelheid, of dat het mogelijk is om een niet-destructieve analyse te gebruiken. Als het monster onveranderd na het testen kan worden geretourneerd, moet u de aangever hierover informeren;

• Wanneer het nemen van monsters het risico meebrengt dat de steriele toestand van goederen wordt aangetast of dat andere specifieke vereisten worden geschonden.

De goederen kunnen onder douanetoezicht worden verplaatst naar de locatie van de importeur of naar een andere plaats waar het mogelijk is de monsters onder passende voorwaarden te nemen.

Alvorens het monster te nemen, is het raadzaam de volgende informatiebronnen te raadplegen voor specifieke voorschriften of aanbevelingen met betrekking tot het te bemonsteren product:

• wettelijke voorschriften (rechtsgrondslag);
• beschikbare normen (normen);
• specifieke aanwijzingen voor de bemonstering van vloeistoffen, stortgoed, tanks enz.; (bemonsteringsmethoden voor verschillende soorten goederen);
• bemonstering van gevaarlijke goederen;
• specifieke (bemonsteringsprocedurekaarten);
• plaatselijke bemonsteringsvoorschriften, aanbevelingen of aanwijzingen.

Aarzel niet om uw plaatselijke douanelaboratorium te raadplegen voor specifiek advies of aanwijzingen.

Wanneer u monsters neemt, is het belangrijk om rekening te houden met de verhouding van de zending die u onderzoekt.

In het geval van relatief kleine zendingen moet u bijvoorbeeld overwegen kleinere monsters te nemen (met inachtneming van de minimumeisen) om geen overmatige verhouding van de zending te gebruiken. Raadpleeg in geval van twijfel uw laboratorium.

Controleer of de te bemonsteren goederen uit dezelfde productiepartij komen. Op de etiketten op de verpakking kan worden aangegeven of de zending verschillende productiepartijen of -datums bevat, dan wel of de producten van de verschillende partijen variëren in kwaliteit. Als er verschillende partijen zijn, moeten deze afzonderlijk worden bemonsterd. Controleer altijd de vervaldatum en of de verpakkingen intact zijn. Bemonster geen producten die (bijna) vervallen zijn.

Detailhandelsverpakkingen die worden gebruikt als monster mogen niet worden geopend en de inhoud ervan mag niet naar een andere monsterhouder worden overgebracht. Deze monsters moeten rechtstreeks worden geëtiketteerd als eindmonsters. De monsters moeten worden verpakt en verzegeld in overeenstemming met de verpakkingseisen. Zorg dat u de informatie op de originele verpakking niet wist of bedekt.

Zie Omgaan met monsters — Verpakking; Monsterverdelingssysteem.

U moet:

• de geschikte monsternemingsgereedschap en monsterhouders kiezen voor het te bemonsteren type goederen.
• controleren of het te gebruiken monsternemingsgereedschap intact is en correct functioneert. Gebruik geen defect of gebrekkig gereedschap met ontbrekende onderdelen, aangezien dit gevaarlijk kan zijn of de genomen monsters kan vervuilen;
• controleren dat de bemonsteringsinstrumenten schoon en droog zijn. Zorg indien nodig voor geschikte schoonmaakproducten (reinigingsmiddelen, organische oplosmiddelen enz.) en materiaal om het gereedschap vóór en na het bemonsteren te reinigen en te drogen.
• zorgen dat u voldoende monsterhouders hebt om de monsternemingswerkzaamheden uit te voeren. Aanbevolen wordt ongeveer 10% meer houders dan eigenlijk nodig is te nemen als reserve. De houders moeten ook schoon en droog zijn en beschikken over de nodige afsluitingen (kraantjes) of doppen en alle overige accessoires die nodig zijn;
• zorgen voor de nodige materialen om gemorste vloeistoffen op te nemen en schoon te dweilen, met inbegrip van bv. een geschikt absorptiemiddel voor eventueel gemorste olie.

Als u meent dat u een bemonstering niet afdoende kunt uitvoeren wegens een gebrek aan geschikt materiaal of andere omstandigheden, kunt u de aangever vragen de bemonstering onder uw toezicht uit te voeren.

Dit geldt ook in gevallen waarin gevaarlijke goederen worden bemonsterd door een deskundige in e monsterneming van gevaarlijke goederen (zie de procedure voor de monsterneming van gevaarlijke goederen).

Fotografisch bewijsmateriaal kan bijzonder nuttig zijn als de verpakking veel informatie bevat of u visueel gebreken vaststelt.

Fotokopieën
In het meest elementaire geval kan dit betekenen dat u een stuk van de verpakking neemt en het op het fotokopieerapparaat van het kantoor plaatst. In dat geval moet u de pagina's van uw fotokopieën nummeren en er in uw verslag naar verwijzen als "bijlagen". Dit kan bijzonder nuttig zijn als u de talen op detailhandelsverpakkingen niet kunt bepalen.

Digitale foto's
Digitale foto's bieden vaak meer details en kunnen nuttig zijn om uit te leggen hoe de goederen waren gestapeld of verpakt. U kunt ze bij uw verslag voegen.

Houd er echter rekening mee dat ze mogelijk niet als bewijsmateriaal worden aanvaard in een rechtszaak, tenzij er een duidelijk controlespoor is. Raadpleeg uw nationale richtlijnen met betrekking tot toegestaan fotografisch bewijsmateriaal.