Monsternemingsprocedures

Als u de monsters moet nemen, ga dan als volgt te werk:

1. Raadpleeg alle beschikbare informatie over de te bemonsteren producten om na te gaan welke monsters moeten worden genomen.
2. Bepaal op basis van het volgende welke hoeveelheden moeten worden bemonsterd. Zie ook de minimumgrootte van monsters in stap 3.
   
   

   Verpakking	Monsternemingsprocedure
   Detailhandelsverpakkingen en eindproducten. Zie voor meer informatie de specifieke kaart voor Detailhandelsverpakkingen en eindproducten	Neem een geschikt aantal blikjes, flessen, zakken of potten als monster. Zorg ervoor dat alle blikken, flessen of potten dezelfde partij vertegenwoordigen. Gewoonlijk kunt u de verzamelmonsters kiezen uit de partij die qua aantal het grootst is, tenzij het vermoeden bestaat dat verschillende partijen wezenlijk van elkaar verschillen. Neem altijd ongeopende intacte verpakkingen. Als de etiketten op de verpakking aangeven dat de zending verschillende producten bevat (bv. een zending jam kan verschillende soorten jam bevatten), moet u van elke soort monsters nemen. Er kunnen minder monsters nodig zijn als de zending homogeen is. De minimumhoeveelheid/het minimumgewicht aan identieke eindmonsters die het laboratorium volgens uw nationale richtsnoeren nodig heeft, zou in principe moeten volstaan. Voor diepvriesverpakkingen voor de detailhandel, zie Verpakking: Ingevroren producten, hieronder. Ga na monsterneming naar stap 7, hieronder.
   Balen, vaten, zakken, blikken, bussen of andere verzendverpakkingen	Neem basismonsters van een aantal van deze verpakkingen, gebaseerd op het hoofdstuk Monsternemingsmethoden 2.1 Monsterneming van bulkgoederen in verzendverpakkingen. De procedure wordt hieronder vanaf stap 3 beschreven.
   Bulkgoederen	Bepaal de samenstelling van de goederen. De goederen zijn homogeen als de samenstelling in de hele zending dezelfde is. De goederen zijn heterogeen als de samenstelling van de zending verschilt (niet uniform is). In het geval van korrels, granen of poeder kunnen kleinere deeltjes worden afgescheiden en in vloeistoffen kunnen kleine deeltjes zinken, zweven of bovendrijven. Zorg ervoor dat de bovenste, middelste en onderste lagen goed gemengd zijn voordat u monsters neemt. Als mengen niet mogelijk is (bv. vanwege de grootte van de zending of omdat er vloeistoffen in bevroren toestand worden aangeboden), neem dan meer willekeurige basismonsters uit verschillende delen van de zending om er zeker van te zijn dat uw monster representatief is. Zie ook het hoofdstuk Monsternemingsmethoden 2.2 Monsterneming van bulkgoederen voor meer informatie. Voor ingevroren bulkgoederen, zie Verpakking: Ingevroren producten, hieronder. De procedure wordt hieronder vanaf stap 3 beschreven.
   Vrachtpartij (meer dan één partij)	Neem monsters van elke partij. De etiketten kunnen op betrouwbare wijze aangeven of u partijen (bv. een zending soortgelijke goederen maar met verschillende productiedatums) of vracht behandelt. Als het een los gestorte lading (bulkgoederen) betreft, gaat u te werk zoals aangegeven vanaf stap 3. Ga in alle andere gevallen na het nemen van de monsters verder met stap 7.
   Vracht in beweging (bv. transportbanden, in pompen of in pijpleidingen)	Voor vloeistoffen, zie het hoofdstuk Monsternemingsmethoden 1.6 Monsterneming van vracht in beweging. Voor vaste stoffen, zie het hoofdstuk Monsternemingsmethoden 2.3 Monsterneming van vracht in beweging. Voor gassen, zie het hoofdstuk Monsternemingsmethoden 6.4 Monsterneming van vracht in beweging.
   Ingevroren producten	Speciale aandacht is vereist bij het nemen van monsters van ingevroren producten, om condensatie van vocht als gevolg van temperatuursveranderingen en ontdooiing te voorkomen, waardoor het watergehalte van de monsters zal veranderen. Detailhandelsverpakkingen: Ingevroren detailhandelsverpakkingen moeten ongeopend blijven. Omdat het bijzonder moeilijk is de integriteit van ingevroren monsters te bewaren, moeten grotere verpakkingen dan gebruikelijk als monster worden genomen. Raadpleeg in geval van twijfel uw douanelaboratorium. Bulkgoederen: Het nemen van monsters van ingevroren producten door het verzamelen van een aantal kleine stukjes, door te boren of er snippers van te snijden, is alleen aanvaardbaar voor kwalitatieve analyse. Het is onmogelijk om de vorming van condensatie op dergelijke monsters te voorkomen. Voor een volledige laboratoriumanalyse moeten de goederen onder gecontroleerde omstandigheden (bv. bij de importeur) in hun oorspronkelijke verpakking worden ontdooid en moet een monster worden genomen wanneer deze een temperatuur van ca. 10 °C hebben bereikt door één voldoende groot stuk af te snijden. Indien de monsters worden verkregen door versnijding in bevroren toestand, vormt één voldoende groot stuk het monster. Het moet strak worden verpakt, zodat de condensatie optreedt aan de buitenkant van de verpakking. Probeer geen verzamelmonster te vormen. Het afgesneden stuk moet groot genoeg zijn om representatief te zijn voor het product.

3. Neem de nodige basismonsters.
   
   Bepaal de omvang van het te nemen verzamelmonster. Er moeten voldoende basismonsters van de partij worden genomen, zodat het verzamelmonster voldoende is voor de bereiding van de eindmonsters. De omvang van het verzamelmonster hangt af van:
   
   • het type product;
   • het type verpakking;
   • de omvang van de partij;
   • de toegepaste analysemethode;
   • de gekozen methode voor monsterverdeling.
   
   Het aantal te nemen basismonsters is afhankelijk van de homogeniteit en het soort product. Zie de monsterkaarten voor verdere informatie over de minimumomvang van het te nemen monster. Voor producten die niet door een monsterkaart worden gedekt, geldt als aanbevolen minimumhoeveelheid voor elk eindmonster 0,5 l vloeistof of 0,5 kg vast product.
   
   Voor producten voor tweeërlei gebruik, gevaarlijke goederen, verdovende middelen en andere psychoactieve stoffen, precursoren, nieuwe psychoactieve stoffen (NPS) enz., en onbekende vaste of vloeibare monsters, zie het hoofdstuk Monsterneming van gevaarlijke goederen.
   
   In het algemeen mag de voor laboratoriumanalyse vereiste monstergrootte niet kleiner zijn dan de minimumhoeveelheid monster van een specifieke kaart, zelfs wanneer de mogelijkheid bestaat minder monster te nemen. Alleen in overleg met uw douanelaboratorium kunt u overgaan tot het nemen van minder monsters dan aangegeven (bijvoorbeeld in het geval van zeer dure producten of in het geval dat er helemaal niet genoeg monsters zijn). Deel de aangever ook mee dat het mogelijk is om teruggave te vragen van het ongebruikte restant van het monster, wanneer de analyses en alle douanecontroles zijn voltooid.
   
4. Meng de basismonsters grondig om een verzamelmonster te verkrijgen.
5. Verdeel de verzamelmonsters in het juiste aantal identieke eindmonsters in overeenstemming met uw nationale richtlijnen. Zie D01-01 Monsterverdeler.

6. Verpak de monsters in overeenstemming met de verpakkingseisen (zie Monsterhouders). De verpakking van de monsters die naar het laboratorium worden verzonden, moet de volgende informatie bevatten:
   
   • referentienummer van het verzoek om analyse;
   • datum van de monsterneming;
   • naam van het douanekantoor;
   • type goederen;
   • een verwijzing naar het document waarin het monster wordt beschreven.
   
   Als het niet mogelijk blijkt om de informatie op de verpakking te vermelden, breng dan een etiket aan op de verpakking.
   
   Zorg dat u de informatie op de originele verpakking niet wist of bedekt.
7. Verzegel de eindmonsters.
   
   Aantekening
   Als de originele verpakking van te bemonsteren producten niet kan worden geopend en/of verzegeld zonder deze te beschadigen, bv. in een standaardverpakking, hoeft deze verpakking niet te worden verzegeld. Plaats dan gewoon een stempel op de verpakking. Deze procedure kan in bepaalde lidstaten anders zijn. U kunt het monster ook verpakken in een doorzichtige plastic zak en een monsteretiket en -zegel op de zak aanbrengen. Raadpleeg uw nationale richtlijnen.
8. Bij de goederen moet een verklaring worden gevoegd dat de zending is bemonsterd door de douaneautoriteiten. In die verklaring moet worden aangegeven welke producten uit de zending zijn genomen.
9. Bewaar de monsters te allen tijde op de juiste wijze om veranderingen van de producteigenschappen te voorkomen. Als daarvoor op het bemonsteringskantoor geen voorzieningen aanwezig zijn, moeten de monsters onmiddellijk naar het douanelaboratorium of naar een geschikte opslagplaats worden vervoerd. Door de monsters op ongepaste of onjuiste wijze te bewaren, kunnen het monster en/of de analyseresultaten worden beïnvloed. Raadpleeg uw nationale richtsnoeren met betrekking tot de opslag- en vervoersregelingen. Juiste opslag kan betekenen dat de blootstelling aan licht en vocht en de temperatuur moet worden gecontroleerd.
   
   Waarschuwing
   Wanneer de opslagomstandigheden in uw douanekantoor ontoereikend zijn, moeten alle eindmonsters naar het douanelaboratorium of naar een geschikte opslagplaats worden gezonden.
10. Tijdens de monsterneming moet u vaak de verpakking van de producten openen en kan het zijn dat u deze beschadigt. Na monsterneming moet de verpakking waaruit de monsters werden genomen goed worden gesloten en gemarkeerd om aan te geven dat er een monster uit is genomen. Dit moet door de aangever worden gedaan als hij aanwezig is.
11. Het monsternemingsproces heeft vaak wat afvalmateriaal of bedorven goederen tot gevolg. Probeer bij het opstellen van uw monsternemingsplan de hoeveelheid bedorven goederen te beperken. Alle ongebruikte delen kunnen opnieuw aan de aangever worden aangeboden. Productoverschotten mogen niet opnieuw aan de zending worden toegevoegd aangezien ze verontreinigd kunnen zijn. Voer het afvalmateriaal en bedorven goederen af in overeenstemming met uw nationale richtlijnen en plaatselijke procedures.
    
    De afdeling “Gezondheid en veiligheid”, Inleiding tot algemene beginselen en het VIB bevatten algemene richtlijnen voor het afvoeren van afvalmateriaal of bedorven goederen.