Na de bemonstering moeten de monsterhouders worden gecontroleerd op lekken. De buitenkant van de verpakkingen moet droog en schoon zijn. In het geval van lekken, moeten de doppen en stoppen vaster worden aangebracht of worden vervangen. Controleer dan nogmaals en als er nog steeds lekken zijn, moet u verse monsters nemen. Gebruik bij voorkeur een andere monsterhouder.
De monsterhouders die worden gebruikt om monsters van vluchtige vloeistoffen te verpakken, moeten voor ongeveer 90% van hun totale inhoudscapaciteit worden gevuld.
Breng waarschuwingstekens, aanduidingen en gevarensymbolen aan op de verpakkingen waarin monsters van gevaarlijke goederen/verbindingen zitten.
Naargelang uw nationale voorschriften moet de monsterhouder op een gepaste wijze worden verzegeld voor het gebruikte type houder, om onbevoegde of ongepaste hantering van de monsters te voorkomen (en te waarborgen dat de inhoud intact blijft). Het zegel moet stevig worden aangebracht om schade tijdens de opslag of het vervoer van het monster te voorkomen en de bewijsketen te beschermen.
De aanduidingen op de etiketten moeten duidelijk leesbaar en permanent zijn om te voorkomen dat ze worden uitgewist of vervangen/veranderd tijdens opslag, hantering en vervoer.
In het geval van detailhandelsverpakkingen mag het douane-etiket de handelsetiketten van het originele product niet bedekken (handelsmerk, fabrikant, inhoud, vervaldatum enz.). Aanbevolen wordt de detailhandelsverpakkingen in een polyethyleenzak te plaatsen en de etiketten en zegels op de zak aan te brengen.
Leef de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften na.
De begeleidende documenten moeten voldoen aan de voorschriften van de douaneadministratie. Dit hangt af van de plaatselijke situatie. In sommige lidstaten worden alleen digitale documenten gebruikt; deze worden via e-mail naar het douanelaboratorium verzonden of via geïntegreerde informatiesystemen verwerkt. Er kunnen eventueel ook afschriften van andere relevante documenten met betrekking tot de aard van de goederen worden bijgevoegd (VIB, technische specificaties, kwaliteits-/conformiteitsverklaringen enz.).
De opslagvoorwaarden hangen af van de eigenschappen en kenmerken van de genomen monsters. De opslagvoorwaarden moeten waarborgen dat het monster op geen enkele manier kan worden gewijzigd waardoor de te analyseren parameters zouden veranderen.
Leef de gezondheids- en veiligheidsvoorschriften na.
In het algemeen moeten monsters worden opgeslagen op een schone, droge, donkere, koele en goed geventileerde plaats.
- Monsters van levensmiddelen moeten gescheiden van andere monsters worden bewaard. Aan bederf onderhevige goederen moeten in een koelkast of diepvriezer worden bewaard en de opslagtemperatuur moet regelmatig worden gecontroleerd. Ingevroren monsters moeten op minder dan -18 °C worden bewaard en de opslagtemperatuur moet worden gecontroleerd.
- Brandbare stoffen moeten worden opgeslagen in overeenstemming met de brandveiligheidsvoorschriften.
Als het douanekantoor niet voor deze voorzieningen kan zorgen en het monster niet onmiddellijk naar het douanelaboratorium kan worden overgebracht, moet u een alternatieve, externe opslagplaats zoeken die voldoet aan de voorwaarden om de kwaliteit en identiteit van de monsters te handhaven.
Aanbevolen wordt dat elk douanekantoor een ambtenaar aanstelt om de opslagplaats voor monsters te beheren. Onder hun functieomschrijving vallen o.a. de volgende taken:
- monsters ontvangen voor opslag en vervoer voor analyse en de overeenkomstige gegevens bijhouden;
- de uiterste termijnen voor de opslag van de monsters controleren;
- zorgen dat de monsters correct worden afgevoerd na de vervaldatum;
- waarborgen dat te allen tijde wordt voldaan aan de opslagvoorwaarden voor de monsters.
Voor elk product gelden specifieke voorwaarden. Hieronder volgen enkele voorbeelden, maar u moet de specifieke bemonsteringsprocedure raadplegen voor verdere informatie.
| Producten | Voorwaarden |
| Lichtgevoelige monsters | Opslag op een donkere plaats. |
| Monsters die giftige of onaangename geuren afgeven. | Mogelijke opslag in een afzuigkast of een ruimte met voldoende mechanische ventilatie. |
| Minerale oliën, licht ontvlambare en andere gevaarlijke monsters | Zie veiligheidsinformatieblad. Opslag in een veiligheidskast, indien mogelijk. Als er geen informatie beschikbaar is, raadpleeg dan het laboratorium voor de opslagvoorwaarden. |
| Aan bederf onderhevige monsters | Opslag in een diepvriezer of koelkast; hangt af van de aard van het product.
Raadpleeg in geval van twijfel het laboratorium. |
| Monsters van zeer bederfelijke goederen | Monsters van levensmiddelen moeten gescheiden van andere monsters worden bewaard. Aan bederf onderhevige goederen moeten in een koelkast of in diepgevroren toestanden worden bewaard, in overleg met het laboratorium. Vermeld op het monsterformulier dat de goederen door de douanebeambte zijn ingevroren. Ingevroren monsters moeten op minder dan -18 °C worden bewaard en de opslagtemperatuur moet regelmatig worden gecontroleerd. |
| Monsters van gekoelde producten | Monsters van levensmiddelen moeten gescheiden van andere monsters worden bewaard.
Gekoelde monsters moeten op ongeveer 4 °C worden bewaard en de opslagtemperatuur moet regelmatig worden gecontroleerd. |
| Monsters van ingevroren producten | Monsters van levensmiddelen moeten gescheiden van andere monsters worden bewaard. Ingevroren monsters moeten op minder dan -18 °C worden bewaard en de opslagtemperatuur moet regelmatig worden gecontroleerd. |
| Monsters van detailhandelsverpakking van voedingsmiddelen en van geneesmiddelen en farmaceutische producten. | Opslag onder de op de verpakking aangegeven voorwaarden, maar maximaal bij 30 °C of als aangegeven op de verpakking. |
De vervoersvoorwaarden moeten de integriteit en eigenschappen van de vervoerde monsters waarborgen. De aard van het vervoer hangt af van de aard van de monsters (bv. gevaarlijke goederen of bijzondere temperatuurvereisten), de hoeveelheden, de urgentie en de frequentie waarmee zij worden uitgevoerd.
Er bestaan verscheidene methoden om monsters naar het douanelaboratorium te vervoeren.
| Vervoer | Opmerkingen |
| Per post en reguliere bezorgdiensten | Enkel mogelijk voor monsters zonder bijzondere opslagvoorwaarden.
Sommige bezorgdiensten kunnen ook bepaalde gevaarlijke monsters vervoeren. Voor elke dienst kunnen bijzondere eisen gelden met betrekking tot hoeveelheden, verpakking en etikettering. |
| Vervoer met bijzondere voorzieningen, bv. om chemische monsters of ingevroren goederen te vervoeren | Deze methode kan worden gebruikt om allerhande monsters te vervoeren op voorwaarde dat er geen risico van kruisbesmetting is. Monsters met bijzondere opslagvoorwaarden worden bij voorkeur op deze manier vervoerd. Controleer voor monsters met gevaarlijke eigenschappen de eisen van de contractant met betrekking tot hoeveelheden, verpakking en etikettering. |
| Koeriersdienst | Deze methode kan worden gebruikt om allerhande monsters te vervoeren op voorwaarde dat de monsters naar behoren zijn verpakt en er geen risico van kruisbesmetting is. Controleer voor monsters met gevaarlijke eigenschappen de eisen van de contractant met betrekking tot hoeveelheden, verpakking en etikettering. De koerier kan ook beperkingen hebben ten aanzien van wat hij aanvaardt. Het kan praktisch zijn gebruik te maken van een koeriersdienst voor geregeld vervoer of dringende leveringen. |
| Douaneambtenaren zelf | Rechtstreekse levering aan het douanelaboratorium. De voorschriften inzake het vervoer van gevaarlijke stoffen (ADR) moeten worden nageleefd, tenzij de monsters worden vervoerd onder omstandigheden die vrijstelling van ADR toestaan. |
Raadpleeg uw nationale richtlijnen voor verdere informatie met betrekking tot het vervoer van monsters.
Gewoonlijk hoeven monsters niet onmiddellijk naar het douanelaboratorium te worden verzonden, op voorwaarde dat het douanekantoor over adequate opslagvoorzieningen beschikt. De monsters kunnen worden verzameld en op gezette tijden naar het douanelaboratorium worden verzonden, mits de tijdslimieten voor de levering van de monsters aan het laboratorium in acht worden genomen.
Voor regelmatig vervoer per koeriersdienst kunnen douanekantoren gebruikmaken van hetzelfde vervoersnetwerk om te waarborgen dat de monsters regelmatig worden opgehaald. Om praktische redenen is het wellicht niet altijd mogelijk dat alle douanekantoren gebruikmaken van hetzelfde vervoersnetwerk. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn voor een afgelegen grenskantoor of een kantoor waar slechts zelden wordt bemonsterd. Dergelijke kantoren kunnen monsters verzenden door gebruik te maken van een van de andere methoden. Dringend vervoer van monsters kan per koeriersdienst worden georganiseerd zodat de monsters binnen de 24 uur aan het douanelaboratorium kunnen worden geleverd. Zorg dat de koeriersdienst over passende opslagvoorzieningen en vervoersvoorwaarden beschikt om het monster te vervoeren.
Voor het vervoer mogen de monsters in extra verpakkingen (kartonnen dozen, kratten, speciale monsterhouders enz.) of distributiekisten worden geplaatst. Bovendien kunnen ze worden gevuld met vermiculiet of een ander inert korrelvormig product bij wijze van verpakking en vulling. Op die manier wordt schade voorkomen en worden vloeistoffen in het geval van lekken geabsorbeerd.
Ingevroren of gekoelde monsters moeten worden vervoerd in draagbare diepvriezers, koeldozen of, voor korte afstanden, in thermische isolatiezakken of -dozen. De koelketen moet worden gehandhaafd en vastgelegd.
Monsters die van ontdooide producten zijn verkregen, mogen niet opnieuw worden ingevroren, tenzij zij anders bederven.
Monsters van voedingsmiddelen en chemische producten moeten gescheiden in het vervoersmiddel worden vervoerd (laadruimen, verpakkingsdozen enz.) om rechtstreeks onderling contact te voorkomen.
WAARSCHUWING
Monsters van stoffen die met elkaar kunnen reageren, mogen nooit in dezelfde doos worden bewaard of vervoerd. Enige fysische of chemische wisselwerking of kruisbesmetting die de monsters kan beïnvloeden of een gevaarlijke situatie kan veroorzaken (dampen, brand of ontploffing), moet worden vermeden.
Chemische producten die spontaan kunnen ontbranden, ontploffen of giftige gassen kunnen vrijgeven tijdens het vervoer, moeten door gespecialiseerde contractanten worden vervoerd.
Monsters van materialen die statische ontladingen kunnen veroorzaken moeten voor vervoer worden verpakt in niet elektrisch geleidend materiaal. Vervoer van gevaarlijke goederen over de weg (ADR) Ten aanzien van het vervoer van als gevaarlijke goederen ingedeelde monsters (zie rubriek 14 “Informatie met betrekking tot het vervoer” van het veiligheidsinformatieblad) moeten de
ADR-voorschriften worden nageleefd.
Al het personeel dat betrokken is bij de verpakking, de verzending en het vervoer moet regelmatig briefings ontvangen over de relevante ADR-voorschriften.
Opmerking: In sommige lidstaten geldt viir douanediensten een algemene uitzondering op de ADR-regels, maar het wordt ten zeerste aanbevolen om bij ongevallen of lekken de regels inzake gezondheid, veiligheid en milieubescherming te volgen.
Wanneer als gevaarlijke goederen ingedeelde monsters door een contractant worden vervoerd (bv. post, koerier, distributeur), moet de afzender alle informatie verstrekken die de contractant nodig heeft om de zending veilig te kunnen behandelen. Alle door de contractant gestelde eisen met betrekking tot hoeveelheden, verpakking en etikettering moeten in acht worden genomen.
Voor het vervoer van grote hoeveelheden gevaarlijke goederen zijn uitgebreide maatregelen nodig (bv. met betrekking tot de vervoersmiddelem, de opleiding van personeel, de verpakking enz.).
Gewoonlijk zullen douanebeambten slechts kleine hoeveelheden gevaarlijke goederen moeten vervoeren (bv. chemische producten, illegale verdovende middelen, ontvlambare vloeistoffen). Er kunnen twee vrijstellingen van de volledige ADR-voorschriften voor het vervoer van beperkte hoeveelheden gevaarlijke goederen worden toegepast (zie de punten A en B hieronder).
Hieronder volgt een korte samenvatting van de ADR-voorschriften voor het vervoer van beperkte hoeveelheden. Raadpleeg voor nadere informatie altijd de nationale overheid.
A) Vervoer als “beperkte hoeveelheid” (hoofdstuk 3.4 ADR)
- Gevaarlijke goederen worden elk verpakt in een binnenverpakking en gecombineerd in een buitenverpakking.
- De totale bruto massa van een volledig collo mag niet groter zijn dan 30 kg.
- De hoeveelheidsgrenzen voor de binnenverpakking hangen af van de aard van de gevaarlijke goederen. Deze worden gespecificeerd in kolom 7(a) van tabel A van hoofdstuk 3.2 ADR. De nodige informatie over het UN-nummer en de verpakkingsgroep is te vinden in het veiligheidsinformatieblad in rubriek 14 “Informatie met betrekking tot het vervoer”. Zie onderstaande tabel voor enkele voorbeelden van typische douanemonsters. Indien in kolom 7(a) van tabel A van hoofdstuk 3.2 ADR “0” staat, kan het monster niet als beperkte hoeveelheid worden vervoerd.
- De verpakking moet voldoen aan de eisen van hoofdstuk 6.1 ADR, maar er hoeft geen typekeuring te worden verricht (behalve voor klasse 1).
- Op de buitenverpakking wordt het volgende teken aangebracht:
 | en in het geval van vloeistoffen: |  |
- De vervoerder moet beschikken over informatie over het brutogewicht van de zending.
- Al het personeel dat betrokken is bij de verpakking, de verzending en het vervoer moet regelmatig briefings ontvangen over de relevante ADR-voorschriften.
| Monster | UN-nummer | Verpakkingsgroep | Max. hoeveelheid
binnenverpakking |
| pure ethanol | 1170 | II | 1 liter |
| Ethanol 40 % | 1170 | III | 5 liter |
| benzine | 1203 | II | 1 liter |
| diesel | 1202 | III | 5 liter |
| zware stookolie | 3077 | III | 5 kg |
| cocaïne | 1544 | III | 5 kg |
| methamfetamine | 2811 | II | 500 g |
| heroïne | 1544 | I | 0 g |
B) Vervoer waarbij gebruik wordt gemaakt van de “vrijstelling kleine lading” of de “1000-puntenregeling” (rubriek1.1.3.6 ADR)
- Gevaarlijke goederen moeten worden verpakt in verpakkingen met typekeuring met een UN-code aan de buitenkant. Markering: voor kartonnen dozen maken tape en binnenverpakking (bv. plastic zakken) deel uit van de typekeuring.
- Op de verpakkingen moet een etiket zijn aangebracht met de volgende informatie: verzender, geadresseerde, UN-nummer, het etiket van de gevarenklasse, richtingspijlen in het geval van vloeistoffen.
- Het voertuig moet zijn uitgerust met een brandblusser (min. 2 kg).
- De maximumhoeveelheid heeft betrekking op de totale lading per voertuig (inclusief aanhangwagen). Zij worden berekend zoals hieronder aangegeven. Er zijn verschillende onlinetoepassingen die deze berekeningen uitvoeren, mits u over alle nodige informatie beschikt.
Aan elk gevaarlijk goed wordt een
vervoerscategorie toegekend (zie ADR-hoofdstuk 3.2, tabel A, kolom 15). De categorieën 0, 1, 2, 3 en 4 zijn afhankelijk van het UN-nummer, de klasse en de verpakkingsgroep van het gevaarlijke goed. De maximale totale hoeveelheid per transport voor elke vervoerscategorie wordt hier vermeld:
tabel 1: maximumhoeveelheden voor “vrijstelling kleine lading”
| vervoerscategorie | maximale totale hoeveelheid per transport
(nettogewicht in kg of liter) |
| 0 | 0 |
| 1 | 20 |
| 2 | 333 |
| 3 | 1000 |
| 4 | Onbeperkt |
zie ADR 1.1.3.6.3
Voorbeeld:- Benzine (UN 1203, klasse 3, verpakkingsgroep II) wordt ingedeeld in vervoerscategorie 2 en daarom kan 333 liter worden vervoerd in het kader van de vrijstelling kleine lading. Ook bij vervoer van benzinemonsters en monsters van pure ethanol (UN 1170, klasse 3, verpakkingsgroep II, vervoerscategorie 2) kan een totale lading van 333 liter worden vervoerd.
- Indien gevaarlijke goederen met verschillende vervoerscategorieën moeten worden vervoerd, worden de hoeveelheden (gewicht in kg of volume in liters) vermenigvuldigd met een factor zoals aangegeven in tabel 2 en opgeteld. Het resultaat mag het getal 1000 niet overschrijden, vandaar de “1000-puntenregeling”.
tabel 2: vermenigvuldigingsfactoren voor de “1000-puntenregeling”
| vervoerscategorie | factor |
| 0 | geen vervoer als “kleine lading” |
| 1l | 50 |
| 2 | 3 |
| 3 | 1 |
| 4 | geen kwantitatieve beperkingen |
zie ADR 1.1.3.6.4
Voorbeelden:
- Voorbeeld 1:
- Vervoer van monsters (elk 1 l): 30 monsters pure ethanol, 20 dieselmonsters, 10 benzinemonsters
| UN-nummer | naam | vervoers
categorie | factor | hoeveelheid | punten |
| 1170 | ethanol | 2 | 3 | 30 l | 90 |
| 1202 | diesel | 3 | 1 | 20 l | 20 |
| 1203 | benzine | 2 | 3 | 10 l | 30 |
totaal aantal punten: 140
In dit voorbeeld kan het vervoer gebruikmaken van de “vrijstelling kleine ladingen”.
- Voorbeeld 2:
- Vervoer van 50 kg in beslag genomen zuivere cocaïne, 50 kg in beslag genomen methamfetamine, 15 kg in beslag genomen heroïne:
| UN-nummer | naam | vervoers
categorie | factor | hoeveelheid | punten |
| 1544 | cocaïne | 2 | 3 | 50 kg | 150 |
| 2811 | methamfetamine | 2 | 3 | 50 kg | 150 |
| 1544 | heroïne | 1 | 50 | 15 kg | 750 |
totaal aantal punten: 1050
In dit voorbeeld kan het vervoer niet gebruikmaken van de “vrijstelling kleine lading”.
De bestuurder moet een ADR-vervoersdocument bij zich hebben dat de volgende informatie bevat: verzender, geadresseerde en voor elk UN-nummer op het vervoer: aantal verpakkingen, tunnelbeperkingscode (zie: ADR hoofdstuk 3.2 tabel A kolom 15), totaal nettogewicht.
Waarschuwing Als u twijfelt over de verpakking en het vervoer van gevaarlijke goederen of onbekende stoffen, vraag dan uw douanelaboratorium om advies.
De bovenstaande voorschriften en eisen zijn niet uitputtend en zijn van toepassing naargelang de specifieke omstandigheden. Er gelden verschillende regels voor vervoer door de lucht (IATA) of over zee (IMDG).Het monster moet in goede staat aankomen in het laboratorium teneinde ontvankelijk te zijn. Zorg dat aan de volgende criteria wordt voldaan tijdens het vervoer en de verplaatsing naar het laboratorium. Het laboratorium neemt contact op met de douaneambtenaar en heeft het recht om het monster te weigeren als niet wordt voldaan aan deze criteria.
Alle monsters moeten voldoen aan de volgende criteria:
- Monsters moeten vergezeld gaan van een etiket met de gegevens van het monster, met inbegrip van de monsterreferentie.
- Het monster moet worden verzegeld. Een monster wordt als verzegeld beschouwd als aan één van de volgende criteria wordt voldaan:
- Het monster wordt rechtstreeks door een douaneambtenaar overhandigd.
- De verpakking of de monsterhouder zelf is op een voor het gebruikte type houder geschikte wijze verzegeld, zoals vermeld in punt 2. Verzegeling. Eén verpakking mag meerdere, al dan niet afzonderlijk verzegelde monsters bevatten.
- Het monster is een los artikel waaraan een etiket is bevestigd en dat op passende wijze is verzegeld.
- De verpakking moet onbeschadigd en ongeopend zijn. De tijdslimiet voor levering aan het laboratorium mag niet zijn overschreden volgens de nationale richtlijnen en internationale voorschriften.
- Bij de monsters moet een volledig ingevuld monsterformulier zijn gevoegd.
- De hoeveelheid monster moet voldoende zijn om de analyses uit te voeren. Voor bepaalde specifieke producten moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- Diepgevroren producten mogen niet zijn ontdooid.
- Voor producten die doorgaans op een lage temperatuur worden bewaard (boter, zuivelproducten, vruchtenstappen) moet deze temperatuur zijn gehandhaafd.
- Producten die kunnen gisten, moeten voorzichtig worden behandeld en zo spoedig mogelijk in een koelkast worden geplaatst.
- Monsters van minerale oliën moeten worden ingediend in beschermende transportbakken en worden gecontroleerd om te waarborgen dat er geen lekken zijn.
- Wanneer monsters zich in de originele verpakking bevinden voor detailverkoop, moet deze verpakking intact zijn.
- Chemische monsters die officieel zijn gemarkeerd met gevarensymbolen, zoals een doodshoofd, een vlamsymbool of het ontploffingssymbool, moeten in speciale monsterdozen worden vervoerd (zie Aanbevelingen voor verpakking).
