Baza danych SOLVIT

1.  CEL I UCZESTNICY SOLVIT

Celem SOLVIT jest pomaganie obywatelom i przedsiebiorcom w korzystaniu z ich praw na Rynku Wewnetrznym poprzez rozwiazywanie problemów na jakie napotykaja w kontaktach z administracja publiczna. Baza danych SOLVIT jest obslugiwana przez Komisje Europejska. Poszczególne sprawy prowadzone sa przez Centra SOLVIT we wszystkich panstwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (wszystkie Panstwa Czlonkowskie Unii Europejskiej oraz Norwegia, Islandia i Lichtenstein).

2.  JAKIE DANE GROMADZI SOLVIT I DO JAKICH CELÓW SA ONE UZYWANE?

Jesli obywatel lub przedsiebiorca chce zglosic swój problem do SOLVIT, wszystkie szczególy dotyczace danej sprawy musza zostac podane, w szczególnosci imie i dane kontaktowe osoby lub organizacji zglaszajacej problem. Jesli dostepne sa dodatkowe dokumenty dotyczace sprawy, zostana one równiez wlaczone do akt bazy danych. Udostepnienie tych danych jest niezbedne, aby umozliwic Centrum SOLVIT podjecie próby efektywnego rozwiazania problemu. Dane te beda uzyte jedynie na potrzeby rozwiazania problemu, kontroli jakosci swiadczonej uslugi, oraz, w niektórych przypadkach, w zaleznosci od rodzaju problemu, jako pomocniczy dowód na istnienie problemów o charakterze bardziej ogólnym zwiazanych z funkcjonowaniem Rynku Wewnetrznego.

3.  CZY MOZNA ODMOWIC PRZETWARZANIA SWOICH DANYCH OSOBOWYCH?

SOLVIT jest ukierunkowany na rozwiazywanie okreslonych problemów indywidualnych obywateli lub przedsiebiorców. W wiekszosci przypadków uzyskanie pozytywnego wyniku bez szczególowych informacji dotyczacych sprawy, wlaczajac w to dane osobowe takie jak dane kontaktowe, bedzie niezmiernie trudne. Niemniej jednak system umozliwia przyjmowanie spraw, w których wszystkie dane szczególowe dotyczace klienta nie sa udostepniane Prowadzacemu Centrum SOLVIT, odpowiedzialnemu za rozwiazanie problemu. W takich przypadkach tylko Zglaszajace Centrum SOLVIT ma dostep do danych umozliwiajacych identyfikacje klienta.

4.  Kto ma dostęp do danych?

Dane osobowe dotyczące określonych spraw dostępne są jedynie:

• prowadzącym sprawy w krajowych Centrach SOLVIT oraz przedstawicielom Komisji Europejskiej, zaangażowanym w daną sprawę;

• urzędnikom zaangażowanym w daną sprawę ze strony administracji publicznej, której dotyczy skarga (bez możliwości bezpośredniego dostępu do bazy danych);

• grupie wsparcia technicznego przy Komisji Europejskiej, o ile wystąpią trudności techniczne przy korzystaniu z bazy danych.

W sytuacji, gdy zaistnieje potrzeba odwołania się przez SOLVIT do innej sieci rozwiązywania problemów lub innej instytucji, podmioty, których będzie to dotyczyć, zostaną o tym poinformowane oraz wymagana będzie ich zgoda na przekazanie danych poza sieć SOLVIT.

5.  Jak długo dane będą przechowywane ?

Dane osobowe będą przechowywane w bazie danych przez trzy lata od momentu zamknięcia sprawy. Ma to umożliwić kontynuację sprawy o ile nowe aspekty pojawią się już po jej zamknięciu. Po upływie trzech lat wszystkie dane osobowe zostaną wymazane i anonimowa informacja o danej sprawie będzie dostępna jedynie do celów statystycznych. Jednakże, dokumenty będące częścią akt sprawy, mogące zawierać także dane osobowe, będą przechowywane tak długo, jak będzie to konieczne do identyfikacji problemów Rynku Wewnętrznego mających strukturalny charakter, o ile zgłaszający problem nie wyrazi sprzeciwu wobec użycia jego danych w takim celu. W przypadku wyrażenia sprzeciwu, również dokumenty pomocnicze zostaną usunięte z bazy danych po upływie trzech lat od zamknięcia sprawy.

6.  Jakie środki bezpieczeństwa są stosowane przeciwko nielegalnemu dostępowi?

Baza danych SOLVIT jest chroniona licznymi zabezpieczeniami technicznymi. Różne poziomy dostępu do bazy są zabezpieczone zwykłym systemem haseł oraz dodatkowym kodem cyfrowym podobnym do kodu używanego w komputerach osobistych. Dostęp do danych osobowych zawartych w Bazie danych ma tylko ograniczona grupa, tak jak zostało to opisane powyżej, w punkcie „Kto ma dostęp do danych?”. System jest również chroniony przez http, specjalny protokół bezpieczeństwa internetowego.

7.  DOSTEP DO WLASNYCH DANYCH OSOBOWYCH

Obywatel lub przedsiebiorca, który zglosil problem do SOLVIT, moze poprosic Zglaszajace Centrum SOLVIT zajmujace sie dana sprawa, o pelny zapis wszystkich zgloszonych informacji i moze domagac sie usuniecia lub sprostowania nieprawidlowych danych.

SKRZYNKA POCZTOWA SOLVIT

Specjalna, odrebna skrzynka pocztowa jest dostepna dla wszelkich pytan dotyczacych SOLVIT, skierowanych do Komisji Europejskiej. Urzednicy wyznaczeni w ramach sluzb Komisji zajmujacych sie skrzynka pocztowa beda przetwarzac dane osobowe tylko w zakresie niezbednym do odpowiedzi na zgloszone pytanie. Jesli udzielenie odpowiedzi nie jest mozliwe, pytanie zostanie skierowane do innych sluzb dzialajacych w ramach Komisji, z powiadomieniem o tym fakcie pytajacego.

Zgłoszone pytanie nie zostanie przesłane do kogokolwiek poza Komisją, ale jeżeli kontakt z osobą trzecią okaże się najlepszym sposobem rozwiązania danego problemu, zgłaszającemu zostanie udzielona porada, aby skontaktował się bezpośrednio z właściwa instytucją.

Zgloszone pytanie i zwiazane z nim dane sa przechowywane tak dlugo, jak jest to niezbedne dla udzielenia odpowiedzi i, w zaleznosci od istoty problemu, dluzej na wypadek gdyby zaistniala potrzeba monitorowania danej kwestii niezaleznie od natychmiastowej odpowiedzi.

Lista adresowa SOLVIT

W przypadku zainteresowania otrzymywaniem systematycznych wiadomosci/nowosci o SOLVIT, nalezy zarejestrowac sie na liscie poczty elektronicznej ( e-mailing list). Wszystkie nowe wiadomosci beda zawierac instrukcje jak mozna wyrejestrowac sie z listy. Dostep do listy jest ograniczony tylko dla sluzb Komisji Europejskiej odpowiedzialnych za SOLVIT. Adresy e-mail nie beda udostepniane innym sluzbom Komisji ani osobom trzecim w celach marketingowych.

Informacja/kontakt

Baza danych SOLVIT, skrzynka pocztowa i lista adresowa są prowadzone przez Komisję Europejską. Pytania i prośby dotyczące przetwarzania danych osobowych należy kierować do :

SOLVIT Team Leader

Internal Market and Services Directorate General

Unit B.3
European Comission
B – 1049 Bruxelles/ Brussel
(Belgium)

e-mail: Solvit@ec.europa.eu

Proszę nie używać tego adresu do zgłaszania sprawy, lecz skontaktować się z krajowym ośrodkiem SOLVIT.