Base de données SOLVIT

1.  Objectif et acteurs de SOLVIT

L'objectif de SOLVIT est d'aider les citoyens et les entreprises à exercer leurs droits dans le marché intérieur en résolvant les problèmes qu'ils rencontrent avec les autorités publiques. La base de données SOLVIT est gérée par la Commission européenne. Les cas sont traités par les centres SOLVIT de l'ensemble des États membres de l'Espace économique européen (tous les pays membres de l'UE ainsi que la Norvège, l'Islande et le Liechtenstein).

2.  Quelles sont les données collectées par SOLVIT et à quelles fins sont-elles utilisées ?

Si un citoyen ou une entreprise souhaite soumettre un problème à SOLVIT, tous les renseignements relevant de cette affaire sont demandés, y compris le nom et les coordonnées de la personne ou de l'organisation introduisant la demande. Lorsqu'ils sont disponibles, les documents justificatifs de l'affaire seront également ajoutés au dossier dans la base de données. Ces données sont nécessaires pour permettre aux centres SOLVIT concernés de résoudre le problème efficacement. Les données ne seront utilisées que pour le règlement du litige et pour le contrôle de la qualité du service proposé ; dans certains cas, selon le contenu de l'affaire, elles serviront en outre de pièces justificatives pour aborder les problèmes structurels liés au fonctionnement du marché intérieur.

3.  Pouvez-vous vous opposer à l'exploitation de vos données personnelles ?

SOLVIT vise à résoudre les problèmes spécifiques des citoyens ou des entreprises. Dans la plupart des cas, il lui sera donc très difficile d'obtenir une issue favorable sans connaître les moindres détails de l'affaire, y compris les données personnelles comme les coordonnées. Néanmoins, il est possible d'introduire le cas dans le système sans divulguer l'ensemble des données personnelles concernant le client au centre SOLVIT chef de file chargé de résoudre le problème. Dans de tels cas, seul le centre SOLVIT d'origine a accès aux données qui permettent d’identifier le client.

4.  Qui a accès aux données ?

Les données personnelles relatives à un cas spécifique sont uniquement accessibles:

• aux personnes traitant l'affaire dans le ou les centres SOLVIT nationaux et à la Commission,

• aux fonctionnaires participant au règlement de l'affaire dans l'administration publique faisant l'objet de la plainte (sans accès direct à la base de données),

• à l'équipe de soutien technique de la Commission, en cas de problèmes techniques avec la base de données.

Lorsque SOLVIT a besoin de transmettre le cas à un autre réseau de résolution de problèmes ou à un autre organisme, les personnes concernées en sont informées et doivent donner leur accord pour la communication des données.

5.  Combien de temps vos données sont-elles archivées ?

Les données personnelles seront gardées dans la base de données pendant les trois années suivant la clôture de l'affaire. Ce délai permet un suivi lorsque de nouveaux développements interviennent après la fin d’une affaire. À l'issue de ces trois années, toutes les données personnelles sont éliminées et les informations relatives à l'affaire ne sont gardées que sous une forme anonyme à des fins statistiques. Toutefois, les pièces justificatives qui font partie du dossier et qui peuvent également contenir des données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour régler des problèmes de nature plus structurelle liés au fonctionnement du marché intérieur à moins que le demandeur ne s'oppose à l'utilisation ultérieure de ses coordonnées à de telles fins. Dans ce cas, les pièces justificatives sont également retirées de la base de données trois ans après la clôture de l'affaire.

6.  Quelles sont les mesures de sécurité disponibles contre l'accès non autorisé ?

La base de données SOLVIT est protégée par un certain nombre de mesures techniques. Les différents niveaux d'accès à la base de données sont garantis par un système normal de mot de passe et un code numérique supplémentaire similaire à celui utilisé dans les systèmes bancaires en ligne. L'accès aux données personnelles dans la base de données n'est autorisé qu'à un groupe restreint comme il est décrit ci-dessus sous le point "Qui a accès aux données?". Le système est également protégé par https, un protocole sécurisé spécial d'Internet.

7. Accès à vos données personnelles

Un citoyen ou une entreprise ayant soumis un problème à SOLVIT peut solliciter auprès du centre SOLVIT d'origine chargé de l'affaire une copie complète de l'ensemble des informations figurant dans son dossier et demander la rectification ou la suppression de données incorrectes.

Boîte à lettres SOLVIT

Une boîte à lettres dédiée est disponible pour toutes les questions ayant trait à SOLVIT qui sont adressées à la Commission européenne. Les fonctionnaires désignés au sein du service de la Commission chargé de la boîte à lettres n'exploitent vos données personnelles que dans le cadre du traitement de votre demande. Si le service n'est pas en mesure d'y répondre, il transmettra votre message à un autre service de la Commission. Vous recevrez alors un message vous en informant.

Nous ne transmettrons pas votre message à une personne extérieure à la Commission mais si l'intervention d'une tierce partie est le meilleur moyen de traiter votre demande, nous vous conseillerons de prendre contact directement avec elle.

Les messages et les informations connexes sont archivés aussi longtemps que nécessaire pour régler le problème et, en fonction du contenu, pour assurer un suivi éventuel au-delà de la réponse initiale.

Liste de diffusion SOLVIT

Si vous souhaitez recevoir des nouvelles régulières de SOLVIT, vous pouvez vous inscrire sur une liste de diffusion. Tous les messages d'information comprendront des instructions sur le moyen de ne plus figurer sur cette liste. L'accès à la liste de diffusion est limité au service responsable de SOLVIT au sein de la Commission. Les adresses électroniques reprises sur la liste ne sont pas partagées par d'autres services de la Commission ou par des tierces parties à des fins de marketing direct.

Contacts

La base de données, la boîte à lettres et la liste de diffusion de SOLVIT sont gérées par la Commission européenne. Si vous avez des questions ou des requêtes à formuler concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter le contrôleur:

SOLVIT Team Leader

Direction générale du marché intérieur et services

Unité B.3
Commission européenne
B - 1049 Bruxelles / Brussel
(Belgique)

adresse électronique: Solvit@ec.europa.eu

Merci de ne pas soumettre votre cas à cette adresse; contactez plutôt le centre SOLVIT de votre pays.