Γενικές αρχές δειγματοληψίας

Δειγματοληψία μπορεί να διενεργηθεί για διάφορους σκοπούς, όπως:

• δασμολογική κατάταξη·
• προσδιορισμός της καταγωγής·
• υπολογισμός ειδικού φόρου κατανάλωσης·
• προσδιορισμός της παρουσίας ιχνηθετών ή μετουσιωτικών ουσιών σε υγρά καύσιμα·
• προσδιορισμός της περιεκτικότητας μετουσιωτικών ουσιών σε οινόπνευμα και σε αλκοολούχα ποτά·
• εντοπισμός ναρκωτικών και άλλων ψυχότροπων ουσιών·
• έλεγχος εμπορευμάτων και τεχνολογιών που υπόκεινται σε διεθνή μέτρα απαγόρευσης και περιορισμού·
• ασφάλεια του καταναλωτή·
• προστασία του περιβάλλοντος:·
  Ο τελωνειακός έλεγχος είναι αναγκαίος για την αποτροπή των εξαγωγών επικίνδυνων και/ή παράνομων αποβλήτων σε τρίτες χώρες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η δειγματοληψία και ανάλυση των αποβλήτων είναι απαραίτητη.·

Τα δείγματα μπορεί να αποστέλλονται σε εργαστήριο για ανάλυση ή άμεση δοκιμή με τη χρησιμοποίηση κινητού εργαστηρίου ή επί τόπου δοκιμής μέσω φορητών συστημάτων διάγνωσης.

Η μέθοδος δειγματοληψίας εξαρτάται από:

• τον σκοπό της δειγματοληψίας·
• τον τύπο των αγαθών ή εμπορευμάτων·
• την ομοιομορφία των αγαθών ή εμπορευμάτων·
• το μέγεθος του φορτίου αγαθών ή εμπορευμάτων.

Το δείγμα θα πρέπει να είναι αντιπροσωπευτικό του συνόλου της παρτίδας ή του φορτίου.

Το δείγμα πρέπει να είναι αντιπροσωπευτικό του συνόλου της παρτίδας ή του φορτίου. Για τελωνειακούς σκοπούς, αντιπροσωπευτικά δείγματα πρέπει να λαμβάνονται σύμφωνα με τον Ενωσιακό Τελωνειακό Κώδικα ή σύμφωνα με πρόσθετες ισχύουσες τελωνειακές διατάξεις (όταν εξετάζεται μέρος μόνο των εμπορευμάτων που καλύπτονται από μια τελωνειακή διασάφηση ή λαμβάνονται δείγματα, τα αποτελέσματα της μερικής εξέτασης ή της ανάλυσης ή εξέτασης των δειγμάτων, θεωρείται ότι ισχύουν για το σύνολο των εμπορευμάτων που καλύπτονται από την ίδια διασάφηση: βλ. Ενωσιακό Τελωνειακό Κώδικα, άρθρο 190).

Για τους σκοπούς των ειδικών φόρων κατανάλωσης, τα εξεταζόμενα δείγματα θα πρέπει να λαμβάνονται σύμφωνα με τις συστάσεις που παρέχονται στο τμήμα «Διαδικασίες δειγματοληψίας» ή στα ειδικά δελτία διαδικασίας δειγματοληψίας. Οι συστάσεις που παρέχονται για τους σκοπούς των ειδικών φόρων κατανάλωσης μπορούν γενικά να ακολουθούνται για δείγματα τα οποία λαμβάνονται για άλλους σκοπούς, εκτός εάν ισχύουν διαφορετικοί κανόνες.

Για τα περισσότερα εμπορεύματα δεν υπάρχουν ειδικοί κανόνες δειγματοληψίας. Τέτοιοι κανόνες υπάρχουν για ορισμένα εμπορεύματα: σε αυτή την περίπτωση, οι εν λόγω κανόνες υπερισχύουν των γενικών κανόνων του παρόντος οδηγού.

Ομοιογενής παρτίδα είναι ένα εμπόρευμα η σύσταση ή τα φυσικά χαρακτηριστικά του οποίου είναι ομοιόμορφα σε όλο το προϊόν. Παραδείγματα ομοιογενών προϊόντων είναι τα διαυγή διαλύματα ή άλλα υγρά χωρίς αιωρούμενα σωματίδια, οι σκόνες ή οι κόκκοι με ίσα σωματίδια και χρώμα, καθώς και τα δοχεία που περιέχουν ένα συγκεκριμένο λαχανικό και έχουν όλα τον ίδιο αριθμό παραγωγής. Σε αυτές τις περιπτώσεις, δεν έχει σημασία το σημείο από όπου λαμβάνεται δείγμα, το οποίο μπορεί να είναι οποιοδήποτε σημείο εξυπηρετεί. Το πρόβλημα είναι ότι μπορεί να μην είναι πάντα σαφές το κατά πόσον μια παρτίδα δεν είναι ομοιογενής.

Για παράδειγμα, ένα βυτίο γεμάτο με ελαιόλαδο φαίνεται να είναι ομοιογενές. Ωστόσο, στο κάτω μέρος της δεξαμενής μπορεί να συσσωρευτεί ίζημα, το οποίο αποτελεί ουσιώδες μέρος του λαδιού και το λάδι στο βυτίο δεν θα είναι ομοιογενές. Εάν δεν είναι σαφές ότι ένα εμπόρευμα είναι ομοιογενές, το φορτίο θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως ετερογενές.

Εάν ένα εμπόρευμα αποτελείται από περισσότερες από μία ομοιογενείς παρτίδες, θα πρέπει να προσδιορίσετε το μέγεθος της κάθε παρτίδας και να λάβετε αντιπροσωπευτικά δείγματα από το σύνολο του εμπορεύματος.

Ανομοιογενής παρτίδα είναι ένα φορτίο η σύσταση ή τα φυσικά χαρακτηριστικά του οποίου διαφέρουν στο σύνολο του προϊόντος.

Παραδείγματα είναι τα διαλύματα με αιωρούμενα σωματίδια, οι κόκκοι με διαφορετικά μεγέθη και χρώματα, και τα δοχεία που περιέχουν ένα συγκεκριμένο λαχανικό και έχουν διαφορετικούς αριθμούς παραγωγής. Στις περιπτώσεις αυτές αρκεί να συλλέξετε δείγμα από ένα σημείο. Είναι απαραίτητο να συλλέξετε δείγμα το οποίο είναι αντιπροσωπευτικό του συνόλου της παρτίδας. Θα πρέπει να συλλέξετε στοιχειώδη δείγματα από διαφορετικά σημεία σε όλο το φορτίο. Το τελικό δείγμα πρέπει να δημιουργηθεί από το σύνολο των στοιχειωδών δειγμάτων.

Ιδανικά θα πρέπει να συλλέξετε δείγματα από κάθε συσκευασία για να εξασφαλίσετε ότι το δείγμα σας είναι αντιπροσωπευτικό του συνόλου της παρτίδας. Στην πράξη όμως αυτό δεν είναι εφικτό και μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να ληφθεί ή να υποβαθμιστεί υπερβολικό μέρος του φορτίου. Είναι απαραίτητο, επομένως, να εφαρμοστεί μια κλίμακα εξέτασης, η οποία επιτυγχάνει το πιο αντιπροσωπευτικό δείγμα ενώ ελαχιστοποιεί την επίπτωση στα εμπορεύματα.

Υπάρχουν πολλές διαφορετικές κλίμακες εξέτασης που βασίζονται στη μεθοδολογία της στατιστικής δειγματοληψίας και τις πρακτικές λεπτομέρειες της δειγματοληψίας εμπορικών φορτίων. Ο σκοπός τους είναι να εξασφαλιστεί ότι κατά την εξέταση ή δειγματοληψία εμπορευμάτων, επιλέγεται επαρκής αριθμός για να εξασφαλιστεί ότι το αποτέλεσμα είναι αντιπροσωπευτικό του συνόλου. Οι κλίμακες εξέτασης μπορούν να εφαρμοστούν τόσο στο φορτίο στο σύνολό του όσο και σε επιμέρους παρτίδες και/ή εσωτερικές συσκευασίες.

Εκτενείς κλίμακες εξέτασης είναι διαθέσιμες σε επαγγελματικούς φορείς και σε ορισμένους κανονισμούς της ΕΕ (π.χ. κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 152/2009 της Επιτροπής), όπου σκοπός είναι να καθοριστεί η ποιότητα ενός προϊόντος ή να διασφαλιστεί ότι δεν υπάρχουν χημικοί ή βιολογικοί επιμολυντές. Αυτές οι κλίμακες εξέτασης είναι συνήθως πολύ πιο αυστηρές από εκείνες που απαιτούνται για τον προσδιορισμό του φορολογικού καθεστώτος των εμπορευμάτων ή την κατάταξη. Από αυτό διαπιστώνεται ότι δεν υπάρχει οριστική «σωστή» κλίμακα εξέτασης. Παρακάτω ακολουθεί σειρά από παραδείγματα και θα πρέπει να λάβετε υπόψη τα ακόλουθα σημεία κατά τον καθορισμό της βέλτιστης κλίμακας που θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί για μια συγκεκριμένη εξέταση:

• Ποια είναι η συνολική καθαρή μάζα του φορτίου?
• Ποια είναι η συνολική αξία του φορτίου?
• Ποιος είναι ο συνολικός αριθμός των συσκευασιών ή μονάδων που αποτελούν το φορτίο?
• Ποιο είναι το ελάχιστο μέγεθος δείγματος που απαιτείται?
• Είναι πιθανό το προϊόν που παρασκευάζεται/μεταποιείται να είναι ομοιόμορφο σε κάθε συσκευασία?
• Εάν δεν είναι μεταποιημένο προϊόν, είναι πιθανό να υπάρχει μεγάλη διακύμανση μεταξύ των δειγμάτων?
• Ποιος είναι ο λόγος της ανάλυσης?

Σκοπός σας κατά την εξέταση αυτών των ερωτημάτων είναι να αποφασίσετε ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος να συλλέξετε ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα. Όταν εξετάζετε ποια κλίμακα θα χρησιμοποιήσετε, ανατρέξτε στις εθνικές κατευθυντήριες γραμμές σας για να δείτε εάν μια συγκεκριμένη κλίμακα συνιστάται από την υπηρεσία σας για τον τύπο των εμπορευμάτων ή τον συγκεκριμένο σκοπό για τον οποίο γίνεται η δειγματοληψία.

Ο διασαφιστής δικαιούται να είναι παρών κατά την εξέταση των εμπορευμάτων και τη λήψη δειγμάτων και τα δείγματα θα πρέπει κανονικά να λαμβάνονται παρουσία του διασαφιστή ή του αντιπροσώπου του. Ο τελωνειακός υπάλληλος μπορεί να λάβει δείγματα χωρίς την παρουσία του διασαφιστή, του ελεγχόμενου πρόσωπου ή αντιπροσώπων τους, εάν επιλέξουν να μην παραστούν.

Εάν το κρίνουν σκόπιμο, οι τελωνειακές αρχές μπορούν να ζητήσουν από τον διασαφιστή ή τον αντιπρόσωπό του να είναι παρόντες κατά την εξέταση των εμπορευμάτων ή τη λήψη δειγμάτων, με σκοπό να τους παρέχουν την αναγκαία συνδρομή για να διευκολύνουν την εν λόγω εξέταση ή δειγματοληψία (βλ. Ενωσιακό Τελωνειακό Κώδικα, άρθρο 189).

Θα πρέπει να παρέχουν ενεργή συνδρομή στις τελωνειακές αρχές, ανάλογα με τις ανάγκες, ώστε να διευκολύνουν το έργο της δειγματοληψίας, όπως:

• αναλυτικά στοιχεία για τη φύση των εμπορευμάτων από τα οποία θα ληφθεί δείγμα·
• δελτία δεδομένων ασφαλείας (ΔΔΑ), εάν είναι διαθέσιμα·
• εργατικό δυναμικό·
• εξοπλισμό εκφόρτωσης/φόρτωσης·
• εργαλεία, κλπ.

Εάν ο διασαφιστής αρνείται να παραστεί στη διαδικασία δειγματοληψίας ή να ορίσει πρόσωπο που θα είναι σε θέση να παρέχει την αναγκαία συνδρομή, οι τελωνειακές αρχές πρέπει να ορίσουν προθεσμία για να ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις τους (βλ. Ενωσιακό Τελωνειακό Κώδικα ).

Εάν δεν υπάρξει συμμόρφωση εντός αυτής της προθεσμίας, μπορείτε να πραγματοποιήσετε τη δειγματοληψία με έξοδα του διασαφιστή και υπό την ευθύνη του διασαφιστή, χρησιμοποιώντας, εάν είναι απαραίτητο, τις υπηρεσίες αρμόδιου προσώπου ή άλλου προσώπου το οποίο διορίζεται σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες (βλ. Ενωσιακό Τελωνειακό Κώδικα, άρθρο 189).Σε αυτές τις περιπτώσεις, η δειγματοληψία είναι εξίσου έγκυρη όπως εάν διενεργούνταν με την παρουσία του διασαφιστή ή του ελεγχόμενου προσώπου.

Εάν η δειγματοληψία ενέχει σοβαρούς κινδύνους ασφάλειας, ή εάν απαιτείται η χρήση ειδικού εξοπλισμού δειγματοληψίας ή/και προστατευτικού εξοπλισμού, μπορείτε να αναθέσετε τη δειγματοληψία, υπό την εποπτεία σας, σε άλλα ειδικευμένα ή ειδικά εκπαιδευμένα πρόσωπα (βλ. Δειγματοληψία επικίνδυνων εμπορευμάτων).

Σύμφωνα με το άρθρο 134 του ενωσιακού τελωνειακού κώδικα, η «προστασία της υγείας και της ζωής των προσώπων και των ζώων ή η προφύλαξη των φυτών και η προστασία του περιβάλλοντος» υπόκεινται σε τελωνειακό έλεγχο. Σε ορισμένα κράτη μέλη αυτός ο έλεγχος στον τομέα της προστασίας των καταναλωτών και του περιβάλλοντος και στον τομέα της δημόσιας ασφάλειας πραγματοποιείται από τις τελωνειακές αρχές ενώ σε άλλα κράτη μέλη από άλλες αρχές. Στις περιπτώσεις αυτές μπορεί να είναι αναγκαίες πιο περίπλοκες διαδικασίες δειγματοληψίας και πρέπει, κατά περίπτωση, να ενημερώνεστε όσον αφορά τις εθνικές οδηγίες και την ευρωπαϊκή νομοθεσία.

Πρέπει να εκπονήσετε σχέδιο δειγματοληψίας ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα

1. ελέγξτε τα διαθέσιμα στοιχεία σχετικά με τα εμπορεύματα·
2. εξοικειωθείτε με τις συνθήκες της δειγματοληψίας, λαμβάνοντας υπόψη υπάρχουσες πληροφορίες για θέματα υγείας και ασφάλειας·
3. ελέγχοντας εάν υπάρχουν ειδικοί κανόνες ή συστάσεις όσον αφορά τη δειγματοληψία των συγκεκριμένων εμπορευμάτων·
4. Αναλογικότητα
5. προετοιμάζοντας τα αναγκαία μέσα δειγματοληψίας και τους περιέκτες για τα δείγματα.
6. Βασιζόμενοι σε Φωτογραφικά δεδομένα

Πρέπει να ελέγχετε διεξοδικά όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες σχετικά με τα εμπορεύματα που πρόκειται να επιθεωρηθούν/ελεγχθούν, περιλαμβανομένων των συνοδευτικών εγγράφων των εμπορευμάτων: π.χ. δελτία δεδομένων ασφαλείας, φυτοϋγειονομικά πιστοποιητικά.

Εάν τα συνοδευτικά έγγραφα περιέχουν τα διεθνώς αναγνωρισμένα σύμβολα και τις σημάνσεις προσδιορισμού του επιπέδου του κινδύνου που συνδέεται με τον χειρισμό των εμπορευμάτων, οφείλετε να τηρήσετε αυτές τις οδηγίες. Είναι επίσης σημαντικό να ενημερώσετε για τους εν λόγω κινδύνους κάθε άλλο πρόσωπο που χειρίζεται τα εμπορεύματα.

Οι τελωνειακοί υπάλληλοι οφείλουν να γνωρίζουν τη σημασία αυτών των συμβόλων και σημάνσεων. Τα εν λόγω σύμβολα και οι σημάνσεις παρέχουν χρήσιμα δεδομένα για τα μέτρα ασφαλείας τα οποία πρέπει να ληφθούν, για τα μέσα ατομικής προστασίας και τις απαιτήσεις σχετικά με τη συσκευασία, τη μεταφορά και αποθήκευση.

Οι σημάνσεις είναι οι ακόλουθες

• Τυποποιημένες δηλώσεις επικινδυνότητας (δηλώσεις H), συνδυασμός τυποποιημένων δηλώσεων επικινδυνότητας·
• Τυποποιημένες δηλώσεις προφύλαξης (δηλώσεις P), συνδυασμός τυποποιημένων δηλώσεων προφύλαξης·
• Σύμβολα κινδύνου και σημάνσεις ασφάλειας.

Τα εν λόγω σύμβολα και οι σημάνσεις θα πρέπει να τοποθετούνται ευδιάκριτα επάνω στις συσκευασίες.

Όταν ο διασαφιστής ή ο οικονομικός φορέας δεν είναι σε θέση να προσκομίσει έγκυρα και αυθεντικά δεδομένα όσον αφορά τη φύση των εμπορευμάτων, η δειγματοληψία θα πρέπει να διενεργείται με άκρα προσοχή. Σε αυτές τις περιπτώσεις, πρέπει να χειρίζεστε τα προς δειγματοληψία εμπορεύματα ως επικίνδυνα.

Δεν πρέπει να λαμβάνετε δείγματα από τα ακόλουθα εμπορεύματα:

• ραδιενεργές ουσίες·
• εξαιρετικά τοξικές ουσίες·
• αέρια προϊόντα και υγροποιημένα αέρια·
• εκρηκτικά προϊόντα·
• δυνητικά επικίνδυνα βιολογικά υλικά.

Ο κατάλογος των εμπορευμάτων από τα οποία δεν λαμβάνουν δείγματα οι τελωνειακοί υπάλληλοι διαφέρει από το ένα κράτος μέλος στο άλλο και ανάλογα με την αρμοδιότητα του τελωνειακού υπαλλήλου. Γενικά, ο ανωτέρω κατάλογος είναι ορθός.

Δείγματα από εμπορεύματα των παραπάνω κατηγοριών μπορούν να ληφθούν μόνο από τις αρμόδιες κρατικές αρχές ή εξωτερικούς φορείς και πρόσωπα που είναι εκπαιδευμένα και εξουσιοδοτημένα να λαμβάνουν δείγματά τους.

Πρέπει να συλλέξετε δεδομένα σχετικά με τη θέση των εμπορευμάτων εντός των εγκαταστάσεων αποθήκευσης ή των μεταφορικών οχημάτων, τον τύπο της μεταφοράς, τη χωρητικότητα της αποθήκης και τον όγκο των εμπορευμάτων, την ευκολία πρόσβασης στα εμπορεύματα, πιθανούς κινδύνους που συνδέονται με την μετακίνηση των εμπορευμάτων κλπ.

Όταν ολοκληρώσετε αυτή την εργασία, θα πρέπει να έχετε κατανοήσει επακριβώς:

• τον αναγκαίο εξοπλισμό και εργατικό δυναμικό που θα χρησιμοποιηθεί κατά την εκφόρτωση και μετακίνηση των εμπορευμάτων·
• τα είδη των μέσων δειγματοληψίας που θα χρησιμοποιηθούν·
• τους τύπους και τον αριθμό των περιεκτών που θα χρησιμοποιηθούν για την τοποθέτηση των δειγμάτων·
• τον αναγκαίο πρόσθετο εξοπλισμό και τα βοηθητικά μέσα για τις εργασίες φόρτωσης/εκφόρτωσης κλπ.
• τα πρόσθετα μέτρα ασφαλείας και τα μέσα ατομικής προστασίας, ανάλογα με την κατάσταση και τη φύση των εμπορευμάτων.

Συνιστάται να μην λαμβάνονται δείγματα στις ακόλουθες περιπτώσεις, εάν όμως είναι απαραίτητο να ληφθούν δείγματα ακολουθήστε τις συμβουλές που δίνονται σε κάθε περίπτωση:

• όταν η δειγματοληψία ενέχει σοβαρούς κινδύνους όσον αφορά την ασφάλεια της εργασίας;

Συνιστάται τα δείγματα να λαμβάνονται από τον διασαφιστή ή τον αντιπρόσωπό του. Δείγμα μπορεί επίσης να ληφθεί από έναν ειδικευμένο ανάδοχο υπό τελωνειακή επίβλεψη (βλ. παράγραφο σχετικά με τη διαδικασία δειγματοληψίας επικίνδυνων εμπορευμάτων);

• όταν τα εμπορεύματα είναι σε μικρές ποσότητες ή πολύ μεγάλης αξίας;

Μπορείτε να συμβουλευτείτε το εργαστήριο για την ελάχιστη απαιτούμενη ποσότητα δείγματος ή αν είναι δυνατόν να χρησιμοποιήσετε μη καταστρεπτική ανάλυση. Εάν το δείγμα μπορεί να επιστραφεί αμετάβλητο μετά τη δοκιμή, πρέπει να ενημερώσετε τον διασαφιστή;

• όταν η δειγματοληψία μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την κατάσταση αποστείρωσης των εμπορευμάτων ή να οδηγήσει στην παραβίαση άλλων ειδικών απαιτήσεων.

Τα εμπορεύματα μπορούν να μεταφερθούν υπό τελωνειακή επιτήρηση στις εγκαταστάσεις του εισαγωγέα ή σε άλλο τόπο όπου είναι δυνατόν να ληφθούν δείγματα υπό κατάλληλες συνθήκες.

Πριν προβείτε στη δειγματοληψία, δέον είναι να ελέγξτε τις ακόλουθες πηγές πληροφοριών για ειδικούς κανόνες ή συστάσεις σχετικά με το προϊόν προς δειγματοληψία:

• νομικές διατάξεις (Νομική βάση)
• διαθέσιμα πρότυπα (Πρότυπα)
• ειδικές οδηγίες για τη δειγματοληψία υγρών, εμπορευμάτων χύδην, από δεξαμενές κλπ. (Μέθοδοι δειγματοληψίας για διαφορετικούς τύπους εμπορευμάτων)
• δειγματοληψία επικίνδυνων εμπορευμάτων
• ειδικά (δελτία διαδικασίας Δειγματοληψίας)
• τοπικοί κανονισμοί, συστάσεις ή οδηγίες για τη δειγματοληψία.

Μην διστάσετε να ζητήσετε από το τοπικό τελωνειακό εργαστήριο ειδικές συμβουλές ή οδηγίες.

Είναι σημαντικό να λαμβάνεται υπόψη το ποσοστό του φορτίου που εξετάζεται κατά τη λήψη δειγμάτων.

Για παράδειγμα, όταν πρόκειται για σχετικά μικρά φορτία, ενδέχεται να είναι απαραίτητο να λαμβάνονται μικρότερα δείγματα (σύμφωνα με τις ελάχιστες απαιτήσεις), ώστε να αποφεύγεται η λήψη υπερβολικά μεγάλου μέρους του φορτίου. Σε περίπτωση αμφιβολίας, συμβουλευθείτε το εργαστήριό σας.

Ελέγξτε αν τα προς δειγματοληψία εμπορεύματα προέρχονται από την ίδια παρτίδα παραγωγής. Οι ετικέτες στη συσκευασία αναφέρουν ενδεχομένως αν το φορτίο περιέχει διαφορετικές παρτίδες ή ημερομηνίες παραγωγής και αν τα προϊόντα από διαφορετικές παρτίδες διαφέρουν ως προς την ποιότητα. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να λαμβάνονται χωριστά δείγματα από τις διαφορετικές παρτίδες. Πρέπει να εξετάζετε πάντοτε εάν οι συσκευασίες είναι άθικτες καθώς και την ημερομηνία λήξης. Μη λαμβάνετε δείγματα από προϊόντα που έχουν λήξει ή επίκειται η λήξη τους.

Οι συσκευασίες λιανικής που λαμβάνονται ως δείγματα δεν θα πρέπει να ανοίγονται ούτε το περιεχόμενό τους να μεταφέρεται σε άλλους περιέκτες δειγμάτων. Τα δείγματα αυτά πρέπει να επισημαίνονται απευθείας ως τελικά δείγματα. Τα δείγματα συσκευάζονται και σφραγίζονται σύμφωνα με τις απαιτήσεις συσκευασίας. Πρέπει να λαμβάνεται μέριμνα ώστε να μην διαγράφονται ούτε να αποκρύπτονται τα στοιχεία της αρχικής συσκευασίας.

Βλ. χειρισμός δειγμάτων — Συσκευασία; σύστημα επιμερισμού δείγματος.

Οφείλετε:

• Να επιλέγετε τα όργανα δειγματοληψίας και τους περιέκτες δειγμάτων που είναι κατάλληλα για τον τύπο των εμπορευμάτων από τα οποία θα ληφθούν δείγματα.
• Να εξετάζετε την ακεραιότητα και τη λειτουργικότητα των μέσων δειγματοληψίας που θα χρησιμοποιηθούν. Δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε ελαττωματικά ή μη λειτουργικά όργανα ή μέσα δειγματοληψίας με εξαρτήματα που λείπουν, διότι αυτό θα μπορούσε να είναι επικίνδυνο ή να υποβαθμίσει τα δείγματα που λαμβάνονται.
• Να ελέγχετε αν τα μέσα δειγματοληψίας είναι καθαρά και στεγνά. Εάν είναι απαραίτητο, πρέπει να παρέχονται τα αναγκαία υλικά καθαρισμού (απορρυπαντικά, οργανικοί διαλύτες κ.λπ.) και υλικά στεγνώματος για τον καθαρισμό των μέσων πριν και μετά τη δειγματοληψία.
• Εξασφαλίστε ότι έχετε επαρκείς περιέκτες δειγμάτων για τη δειγματοληψία. Συνιστάται να προσθέσετε ένα απόθεμα που να αντιστοιχεί περίπου στο 10% του αριθμού που απαιτείται συνήθως. Οι περιέκτες θα πρέπει επίσης να είναι καθαροί και στεγνοί και να έχουν τα αναγκαία πώματα και άλλα απαιτούμενα αναλώσιμα.
• Πρέπει να παρέχονται τα αναγκαία μέσα για τη συλλογή και καθαρισμό υγρών από έκχυση συμπεριλαμβανομένων και κατάλληλων ουσιών απορρόφησης τυχόν διαρροών πετρελαιοειδών.

Εάν κρίνετε ότι δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια δειγματοληψία ικανοποιητικά λόγω έλλειψης των κατάλληλων μέσων ή άλλων περιστάσεων, μπορείτε να ζητήσετε από τον διασαφιστή να πραγματοποιήσει τη δειγματοληψία υπό την επίβλεψή σας.

Αυτό ισχύει και σε περιπτώσεις δειγματοληψίας επικίνδυνων εμπορευμάτων από εμπειρογνώμονα στη δειγματοληψία επικίνδυνων εμπορευμάτων (βλ. διαδικασία δειγματοληψίας επικίνδυνων εμπορευμάτων).

Τα φωτογραφικά αποδεικτικά στοιχεία ενδέχεται να είναι ιδιαίτερα χρήσιμα, εάν οι συσκευασίες φέρουν πληθώρα πληροφοριών ή εάν εντοπίσετε μια παρατυπία οπτικά.

Φωτοτυπίες
Στη στοιχειώδη μορφή του, αυτό μπορεί απλά να σημαίνει ότι λαμβάνετε ένα δείγμα της συσκευασίας και το τοποθετείτε πάνω στο φωτοτυπικό του γραφείου. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να αριθμήσετε τις σελίδες των φωτοτυπιών σας και να τα αναφέρετε ως «παραρτήματα» στην έκθεσή σας. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο, εάν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε τις γλώσσες στις συσκευασίες λιανικής πώλησης.

Ψηφιακές φωτογραφίες
Οι ψηφιακές φωτογραφίες συνήθως παρέχουν περισσότερες πληροφορίες και μπορεί να είναι χρήσιμες για να εξηγήσουν τον τρόπο με τον οποίο στοιβάχτηκαν ή συσκευάστηκαν τα εμπορεύματα. Μπορούν να επισυναφθούν στην έκθεσή σας.

Πρέπει να γνωρίζετε, ωστόσο, ότι ενδέχεται να μην γίνουν αυτά αποδεκτά ως αποδεικτικά στοιχεία σε δικαστήριο, εάν δεν υπάρχει σαφής και εμπεριστατωμένη αλυσίδα αποδεικτικών στοιχείων. Ανατρέξτε σε εθνικές οδηγίες της χώρας σας σχετικά με τα αποδεκτά φωτογραφικά αποδεικτικά στοιχεία.