Der kan udtages prøver til en række formål, bl.a.:
- tarifering
- bestemmelse af oprindelse
- beregning af afgifter
- bestemmelse af tilstedeværelsen af markører i flydende brændstoffer
- fastlæggelse af indholdet af denatureringsmidler i spiritus og alkoholholdige drikkevarer
- identifikation af narkotika og andre psykoaktive stoffer
- kontrol af varer og teknologier, som forventes at kunne blive genstand for internationalt forbud og restriktive foranstaltninger
- forbrugersikkerhed
- miljøbeskyttelse:
Toldkontrol er nødvendig for at forhindre eksport af farligt affald og/eller ulovlige overførsler af affald til tredjelande. I nogle tilfælde er det nødvendigt at udtage og analysere prøver.
Prøverne kan sendes til analyse på et laboratorium eller testes straks ved hjælp af et mobilt laboratorium eller felttestes ved brug af mobilt testudstyr.
Prøvetagningsmetoden afhænger af:
- formålet med prøvetagningen
- typen af vare eller produkt
- ensartetheden af varen eller produktet
- størrelsen af partiet af varer eller produkter.
A sample should be representative of the full lot or consignment.
En prøve bør være repræsentativ for hele partiet eller sendingen. Til toldformål bør repræsentative prøver udtages i overensstemmelse med EU-toldkodeksen eller supplerende gældende toldbestemmelser (hvis undersøgelsen kun vedrører en del af de varer, der er omfattet af en og samme toldangivelse, eller der kun udtages prøver, anses resultatet af delundersøgelsen eller af analysen eller undersøgelsen af de udtagne prøver for at gælde for alle de varer, der er omfattet af samme angivelse: se
Union Customs Code, article 190).
Til toldformål skal prøver til undersøgelse udtages ifølge henstillingerne i afsnittet "
Procedurer for prøveudtagning" eller i de enkelte
procedurekort for prøveudtagning. De henstillinger, der er fremsat for punktafgiftsformål, kan generelt følges for prøver, som udtages til andre formål, medmindre der foreligger andre regler.
For de fleste varer er der ingen specifikke regler for prøvetagning. Sådanne forskrifter findes dog for nogle varer, og hvor det er tilfældet, har disse forskrifter forrang for de generelle regler i denne vejledning.
Et
homogent parti er en handelsartikel, for hvilken det gælder, at varernes sammensætning eller fysiske egenskaber er ensartede i produktet. Eksempler på homogene produkter er klare opløsninger eller andre væsker uden opslæmmede partikler, pulver eller granulat ensartede partikler og farve og dåser, fyldt med en bestemt grøntsag, med samme produktionsnummer. I disse tilfælde er det ligegyldigt, hvorfra en prøve udtages, og denne kan udtages fra et passende sted. Problemet er, at det ikke altid er klart, at et parti ikke er homogent.
F.eks. fremstår en tanktransport fyldt med olivenolie som homogen. Imidlertid kan et sediment, som er en væsentlig del af olien, samle sig på bunden af tanken, så olien i tanktransporten ikke er homogen. Hvis det ikke fremgår klart, at en handelsvare er homogen, skal forsendelsen behandles som heterogen.
Hvis en handelsvare består af mere end ét homogent parti, skal størrelsen af hvert parti fastsættes, og der skal udtages prøver af den samlede handelsvare.
Et
heterogent parti er en forsendelse, for hvilken det gælder, at varernes sammensætning eller fysiske egenskaber varier.
Eksempler på heterogene partier er opløsninger med opslæmmede partikler, granulat af forskellig størrelse og forskellige farver samt dåser, fyldt med en bestemt grøntsag, med forskellige produktionsnumre. I disse tilfælde er det utilstrækkeligt at udtage en prøve fra ét sted. Det er afgørende at udtage en prøve, der er
repræsentativ for hele partiet.
Der skal udtages enkeltprøver fra forskellige steder i hele forsendelsen. Slutprøven skal samles af enkeltprøverne.
Ideelt set burde der udtages prøver af hver pakning for at sikre, at den samlede prøve er repræsentativ for hele forsendelsen. I praksis er det imidlertid ikke muligt, og dette ville indebære, at en uforholdsmæssigt stor del af forsendelsen ville blive udtaget eller beskadiget. Det er derfor nødvendigt at anvende en undersøgelse af en størrelse, hvorved der udtages den mest repræsentative prøve, samtidig med at virkningerne for varerne minimeres.
Der findes mange forskellige måder at bestemme omfanget af en undersøgelse på, baseret på metoder for statistisk stikprøvetagning og de praktiske omstændigheder ved prøveudtagning fra handelsforsendelser. Deres formål er at sikre, at der udtages et tilstrækkeligt antal varer til prøve eller til undersøgelse, således at resultatet er repræsentativt for helheden. Omfanget af undersøgelsen kan bestemmes både for forsendelsen som helhed og for delpartier og/eller indre emballager.
Handelsorganer og visse EU-forordninger (f.eks.
Kommissionens forordning (EU) nr. 152/2009) indeholder udførlige redegørelser for omfanget af undersøgelser med henblik på at bestemme et produkts kvalitet eller sikre, at det ikke indeholder kemiske eller biologiske forurenende stoffer. Omfanget af disse prøver er normalt meget strengere bestemt end dem, der kræves for at fastlægge varernes afgiftsmæssige status eller klassifikation. Heraf fremgår det, at der ikke findes noget fast "korrekt" omfang af undersøgelsen. Nedenfor findes en række eksempler, og følgende punkter skal tages i betragtning, når det fastlægges, hvilket omfang der er bedst i forbindelse med en bestemt undersøgelse:
- Hvad er forsendelsens samlede nettovægt?
- Hvad er forsendelsens samlede værdi?
- Hvor mange pakninger eller enheder består forsendelsen af?
- Hvad er den mindste påkrævede prøvestørrelse?
- Er der tale om et fremstillet/forarbejdet produkt, hvor alle pakninger sandsynligvis vil være ensartede?
- Hvis der ikke er tale om et forarbejdet produkt, er det så sandsynligt, at der er store forskelle mellem de enkelte eksemplarer?
- Hvad er formålet med analysen?
Formålet med at overveje disse spørgsmål er at afgøre, hvordan der bedst kan udtages en repræsentativ prøve.
Når det besluttes, hvilket omfang prøven skal have, bør de nationale retningslinjer konsulteres for at se, om der henstilles til brug af et specifikt omfang for den relevante type varer eller det specifikke formål, som prøveudtagningen er rettet mod.
Klarereren har ret til at være til stede, når varerne undersøges, og når der udtages prøver, og prøverne bør normalt udtages under overværelse af klarereren eller dennes repræsentant. Toldfunktionæren kan udtage prøver, uden at klarereren, den kontrollerede person eller deres repræsentanter er til stede, hvis de vælger ikke at deltage.
Hvor toldmyndighederne finder det hensigtsmæssigt, kan de forlange, at klarereren eller dennes repræsentant er til stede under undersøgelsen af varerne eller prøveudtagningen med henblik på at give dem den assistance, der er nødvendig for at lette undersøgelsen eller prøveudtagningen (se
Union Customs Code, article 189).
De skal yde toldmyndighederne aktiv bistand, i det omfang det er nødvendigt for at lette prøveudtagningen, bl.a.:
- detaljeret information om arten af de varer, der skal udtages prøver af;
- evt. materialesikkerhedsdatablad (MSDS);
- arbejdskraft;
- losse-/laste-/aflæsnings- og læsningsudstyr;
- værktøj osv.
Hvis klarereren afviser at overvære prøveudtagningen eller udpege personer, der kan yde den nødvendige assistance, skal toldmyndighederne fastsætte en tidsfrist for opfyldelsen af deres krav.
Overholdes denne tidsfrist ikke, kan man gå videre med prøveudtagningen på klarererens regning og på dennes ansvar, om nødvendigt med hjælp fra en kompetent person eller en anden person, der udnævnes i overensstemmelse med gældende regler (se
Union Customs Code, article 189).
Hvor prøveudtagningen indebærer alvorlige sikkerhedsrisici, eller hvis der kræves anvendelse af særligt prøveudtagnings- og/eller beskyttelsesudstyr, kan du få andre kvalificerede eller særligt uddannede personer til at udtage prøverne under tilsyn af dig (se
Prøveudtagning af farligt gods).
I henhold til EU-toldkodeksens artikel 134 er "beskyttelse af menneskers og dyrs liv og sundhed, beskyttelse af planter og beskyttelse af miljøet" underlagt toldkontrol. I visse lande varetager toldmyndighederne denne forbruger- og miljøbeskyttelse og kontrol af den offentlige sikkerhed, og i andre lande varetages den af andre, særskilte myndigheder. I disse tilfælde kan det være nødvendigt med mere omfattende prøveudtagning, og du bør tjekke dine nationale retningslinjer og europæisk lovgivning, når det er relevant.
Kontroller grundigt de tilgængelige oplysninger om de varer, der skal inspiceres/kontrolleres, bl.a. den dokumentation, der ledsager varerne, f.eks. sikkerhedsdatablade og plantesundhedscertifikater.
Hvis ledsagedokumenterne indeholder internationalt anerkendte symboler og mærkninger, der viser fareniveauet i forbindelse med håndtering af varerne, skal du følge de pågældende instruktioner. Det er også vigtigt, at du gør andre, der håndterer varerne, opmærksomme på disse risici.
De kompetente toldfunktionærer skal kende betydningen af sådanne symboler og mærkninger. Disse symboler og mærkninger giver nyttige oplysninger om, hvilke sikkerhedsforanstaltninger der skal træffes, og om personlige værnemidler, emballering samt transport- og oplagringskrav.
Mærkningerne er som følger:
Disse symboler og mærkninger skal være placeret klart synligt på emballagen.
Når klarereren eller den økonomiske aktør ikke kan fremlægge gyldige og autentiske data om varernes art, skal prøveudtagningen ske med den allerstørste forsigtighed. I disse tilfælde skal du behandle de varer, der skal udtages prøver af, som
farlige.
Du må ikke udtage prøver af følgende varer:
- radioaktive stoffer
- yderst giftige stoffer
- gasformige produkter og flydende gasser
- eksplosive produkter
- potentielt farlige biologiske materialer.
Listen over varer, som toldfunktionærer ikke udtager prøver af, varierer alt efter medlemsstaten og toldfunktionærernes kompetence, men normalt vil ovenstående liste være korrekt.
Det er kun kompetente statslige myndigheder eller eksterne organisationer og personer, der har kvalifikationer og tilladelse til at udtage prøver heraf, som må udtage prøver af disse typer af varer.
Sørg for at indsamle data om varernes placering i opbevaringsanlæg eller på transportkøretøjer, om typen af transport, oplagringskapacitet og -volumen, adgangsforholdene til varerne, mulige farer i forbindelse med flytning af varerne osv.
Når du har gjort det, bør du have en klar forståelse af:
- hvilket udstyr og hvilken arbejdskraft, der er nødvendig under losning/aflæsning og flytning af varerne;
- hvilke typer prøveudtagningsværktøj, der skal bruges;
- hvilke typer prøvebeholdere der skal bruges og hvor mange
- hvilket supplerende udstyr og tilbehør der er nødvendigt til losning/lastning/læsning/aflæsning osv.;
- supplerende sikkerhedsforanstaltninger og personlige værnemidler alt efter situationen og varernes art.
Du frarådes at tage prøver i følgende situationer, men hvis det er vigtigt at foretage prøveudtagningen, bedes du følge rådet, der gives for hver af situationerne:
- Når prøveudtagning indebærer alvorlige risici for sikkerheden ved operationen;
Det anbefales at prøveudtagningen foretages af klarereren eller deres repræsentant. En specialist kan også tage en prøve under toldtilsyn (se afsnit om proceduren for prøveudtagning af
farligt gods);
- Når varerne er i små mængder eller af meget høj værdi;
Du kan konsultere med laboratoriet om den mindste stikprøve mængde, der er nødvendig, eller om det er muligt at anvende ikke-destruktiv analyse. Hvis prøven kan returneres uændret efter analyse, skal du oplyse klarereren herom.
- Når prøveudtagning indebærer en risiko for at forringe den sterile tilstand af varer eller krænke andre specifikke krav;
Under toldtilsyn kan varerne flyttes til importørens lokaler eller et andet sted, hvor det er muligt at tage prøver under passende betingelser.
Det er vigtigt at overveje partiets størrelse, når der udtages prøver.
For eksempel kan det i forbindelse med relativt små partier være nødvendigt at overveje at udtage mindre prøver (der stadig overholder mindstekravene) for at undgå at udtage en uforholdsmæssigt stor del af partiet. Kontakt dit laboratorium, hvis du er i tvivl.
Tjek, om de varer, der skal udtages prøver fra, kommer fra samme produktionsserie. Mærkning på emballagen kan indikere, om partierne indeholder forskellige produktionsserier eller -datoer, og om produkterne i forskellige serier er af forskellig kvalitet. I så fald skal der udtages særskilte prøver fra de forskellige serier. Pakningens stand og udløbsdatoen skal altid undersøges. Der skal ikke udtages prøver fra varer, der er forældede eller er ved at udløbe.
Pakninger til detailsalg, der udtages som prøver, bør ikke åbnes, og deres indhold bør ikke flyttes til andre prøvebeholdere. Disse prøver bør mærkes direkte som endelige prøver. Prøver emballeres og forsegles efter emballeringskravene. Det bør sikres, at oplysningerne på den oprindelige emballage ikke fjernes eller skjules.
Se
Håndtering af prøver - Emballage;
system til opdeling af prøver.
Du bør:
- vælge de prøveudtagningsværktøjer og prøvebeholdere, som egner sig til typen af varer, der skal udtages prøver fra
- undersøge, at de prøveudtagere, der skal anvendes, er i god og funktionsdygtig stand. Du bør ikke anvende defekte eller dårligt fungerende prøveudtagningsværktøjer eller instrumenter, der mangler dele, da det kan være farligt eller skade de udtagne prøver
- tjekke, at prøveudtagningsværktøjet er rent og tørt. Om nødvendigt skal der anskaffes hensigtsmæssige rensnings- (rengøringsmidler, organiske opløsningsmidler osv.) og tørrematerialer til at rengøre værktøjet før og efter prøveudtagningen
- sørge for at have prøvebeholdere nok til prøveudtagningen. Det anbefales, at du har en reserve på omkring 10 % af det antal, der normalt er brug for. Beholderne skal også være rene og tørre og have de nødvendige propper (tapper) eller hætter og andre nødvendige hjælpematerialer
- sørge for, at de nødvendige midler til at tørre og moppe spildte væsker op, er til stede, bl.a. et egnet sorptionsmiddel til muligt oliespild.
Hvis du beslutter, at du ikke kan udføre en prøveudtagning tilfredsstillende på grund af manglende egnet udstyr eller andre omstændigheder, kan du forlange, at klarereren foretager prøveudtagningen under dit tilsyn.
Det gælder også i tilfælde, hvor en ekspert i prøveudtagning af farligt gods udtager prøverne af farligt gods (se proceduren for prøveudtagning af
farligt gods).
Fotodokumentation kan være særdeles nyttig, hvis der er mange oplysninger på emballagerne, eller hvis du visuelt opdager en uregelmæssighed.
Fotokopier
Helt basalt kan dette blot betyde, at du tager en kopi af et eksempel på emballage på kontorets fotokopimaskine. I så fald skal du nummerere siderne på dine fotokopier og henvise til dem som "bilag" til din rapport. Det kan være særdeles nyttigt, hvis du ikke kan identificere sprogene på detailemballagen.
Digitale fotos
Digitale fotos vil ofte være mere detaljerede og kan være nyttige til at forklare, hvordan varerne var stablet eller emballeret. De kan vedlægges din rapport.
Bemærk imidlertid, at de muligvis ikke kan accepteres som bevis i en retssag, medmindre der er et klart revisionsspor. Indhent oplysninger i dine nationale retningslinjer om acceptabel fotodokumentation.
