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Datenschutzerklärung – Kontaktformulare zum Finanztransparenzsystem

Einleitung

Die Europäische Kommission (nachfolgend „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erfasst und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir alle uns bereitgestellten personenbezogenen Daten erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden, und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Zudem enthält die Erklärung die Kontaktangaben des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Diese Datenschutzerklärung betrifft die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission bei der Bearbeitung von Auskunftsersuchen im Zusammenhang mit dem Finanztransparenzsystem (FTS) durch das Referat C5 der Generaldirektion Haushalt (im Folgenden „FTS-Team“, horizontaler Datenverantwortlicher im Namen der Europäischen Kommission) und die jeweils für die Veröffentlichung von Mittelbindungen im FTS verantwortlichen Referate in den zuständigen Abteilungen und Dienststellen (faktischer Datenverantwortlicher im Namen der Europäischen Kommission).

Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sinn und Zweck der Datenverarbeitung: Die GD BUDG (im Folgenden „Datenverantwortlicher“) erhebt und nutzt Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Auskunftsersuchen zum Finanztransparenzsystem (im Zusammenhang mit Artikel 38 der Haushaltsordnung) zu beantworten, die dem FTS-Team per E-Mail (BUDG-FTS@ec.europa.eu).

Darüber hinaus erhebt und nutzt die Kommission Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Fragen zu einzelnen im FTS veröffentlichten Mittelbindungen zu beantworten. Diese Fragen können Sie über die Schaltfläche “Zusatzinformationen anfordern“ in der FTS-Rubrik „Analysieren“ stellen. Ihr Anliegen wird per E-Mail an die für die Bearbeitung der FTS-Auskunftsersuchen zuständige Kommissionsdienststelle oder an die für die betreffende Mittelbindung zuständige Dienststelle (faktischer Datenverantwortlicher) weitergeleitet. Das FTS-Team (BUDG-FTS@ec.europa.eu) erhält diese E-Mails in Kopie.

Die Daten gehen über eine Funktionsmailbox ein und dienen ausschließlich dem Zweck, Ihre Frage(n) zu beantworten.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

Die Europäische Kommission verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in folgenden Fällen:

  • Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) 2018/1725).

Die Europäische Kommission muss im Einklang mit Kapitel 8 – Transparenz, Artikel 38 der Haushaltsordnung, in geeigneter Weise und zeitnah Informationen über Empfänger von Haushaltsmitteln zur Verfügung stellen.

Welche personenbezogenen Daten erfassen und verarbeiten wir?

Zur Durchführung dieses Verarbeitungsvorgangs erhebt die Kommission folgende Kategorien von personenbezogenen Daten:

  • Kontaktangaben – E-Mail-Adresse

Die Angabe weiterer personenbezogener Daten ist nicht obligatorisch, aber für die Rücksendung einer Antwort an den Absender ist eine E-Mail-Adresse erforderlich.

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Die Europäische Kommission bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für den Zweck der Erhebung oder der Weiterverarbeitung erforderlich ist.

Das FTS-Team bewahrt Ihre personenbezogenen Daten in einer speziellen Funktionsmailbox für einen Zeitraum von sechs Monaten ab dem Datum des Eingangs Ihrer E-Mail auf. Danach werden die Nachrichten automatisch gelöscht. Die Antworten des FTS-Teams werden über denselben Zeitraum aufbewahrt und danach ebenfalls automatisch gelöscht.

Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden entweder auf den Servern der Europäischen Kommission oder ihrer Auftragnehmer gespeichert. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und an die Geheimhaltungspflichten gebunden, die sich aus der Durchführung der Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) in den Mitgliedstaaten ergeben.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen. Bei den technischen Vorkehrungen handelt es sich unter anderem um geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und ‑änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Bei den organisatorischen Vorkehrungen handelt es sich um die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.

Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und wem gegenüber werden sie offengelegt?

Der Zugang zu Ihren persönlichen Daten wird Ihnen gewährt:

  • Die Bediensteten des Referats C5 in der BUDG bearbeiten Anfragen, die an eine spezielle funktionale Mailbox (BUDG-FTS@ec.europa.eu)gesendet werden, und haben Zugang zu dieser funktionalen Mailbox;
  • Bedienstete in den Referaten, die für die Bearbeitung von Informationsanfragen zu den im FTS veröffentlichten Mittelbindungen zuständig sind, in den Kommissionsdienststellen oder -dienststellen, die die jeweilige Mittelbindung verwalten und Zugang zur funktionalen Mailbox haben.

Dies geschieht nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme. Diese Bediensteten sind an gesetzliche – und erforderlichenfalls zusätzliche – Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden.

Welche Rechte haben Sie — und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?

Als „betroffene Person“ haben Sie nach Kapitel III (Artikel 14-25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und das Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, falls diese unrichtig oder unvollständig sind. Gegebenenfalls haben Sie Anspruch auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten bzw. auf eine Beschränkung ihrer Verarbeitung sowie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, und das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben das Recht, der rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a unter Hinweis auf Ihre besondere Situation zu widersprechen.

Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie sich an den für die Verarbeitung Verantwortlichen oder im Falle eines Konflikts an den Datenschutzbeauftragten wenden. Falls erforderlich, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Dessen Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt "Kontaktinformationen" weiter unten.

Wenn Sie Ihre Rechte im Zusammenhang mit einer oder mehreren bestimmten Verarbeitungen ausüben möchten, geben Sie in Ihrem Antrag bitte deren Beschreibung an (d. h. die Aktenzeichen, die im Abschnitt "Wo finde ich genauere Informationen?" angegeben sind).

Kontaktdaten

  • Horizontaler Verantwortlicher
  • Wenden Sie sich im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725, mit Bemerkungen, Fragen oder Bedenken sowie mit Beschwerden über die Erhebung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten bitte an die Generaldirektion Haushalt, Referat C5, E-Mail-Adresse: BUDG-FTS@ec.europa.eu.

  • Datenschutzbeauftragter der Europäischen Kommission
  • Bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

  • Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
  • Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen verletzt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde einlegen.

Wo finden Sie weitere Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm mitgeteilt wurden. Sie können das Register hier einsehen: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Dieser Verarbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-02099.