Procedury pobierania próbek

Jeżeli funkcjonariusz jest odpowiedzialny za pobieranie próbek, powinien postępować w sposób określony poniżej.

1. Sprawdzić wszelkie dostępne informacje dotyczące towarów, których próbka ma zostać pobrana, w celu ustalenia, jakiego rodzaju próbki należy pobrać.
2. Ustalić na podstawie poniższego, jakie ilości próbek należy pobrać. Należy zapoznać się również z informacjami na temat minimalnej wielkości pobranej próbki w ramach kroku 3.
   
   

   Opakowanie	Procedura pobierania próbek
   Opakowania do sprzedaży detalicznej i artykuły gotowe. W celu uzyskania dalszych informacji odnośnie do odpowiednich kart procedury pobierania próbek zob. Opakowania do sprzedaży detalicznej i artykuły gotowe.	W ramach próbki należy pobrać odpowiednią liczbę puszek, butelek, toreb lub słoików. Należy upewnić się, że wszystkie puszki, butelki lub słoiki pochodzą z tej samej partii. Zazwyczaj pobiera się próbki zbiorcze z partii, która jest największa, chyba że istnieje podejrzenie, że poszczególne partie różnią się istotnie. Zawsze należy wybierać nieotwarte, nienaruszone opakowania. Jeżeli etykiety na opakowaniu wskazują, że przesyłka zawiera różne produkty (np. przesyłka dżemu może zawierać różne rodzaje dżemu), należy pobrać próbki każdego rodzaju. W przypadku jednorodnych przesyłek liczba wymaganych próbek może być mniejsza. Generalnie za wystarczającą należy uznać minimalną ilość/wagę identycznych próbek końcowych, która jest wymagana do przesłania do laboratorium zgodnie z wytycznymi krajowymi. W odniesieniu do mrożonych opakowań do sprzedaży detalicznej zob. poniżej Opakowanie: Produkty mrożone. Po pobraniu próbek przejść do kroku 7 poniżej.
   Bale, beczki, torby, puszki lub inne opakowania transportowe	Należy pobrać próbki pierwotne z kilku takich opakowań na podstawie rozdziału Metody pobierania próbek 2.1 Pobieranie próbek produktów przewożonych luzem w opakowaniach transportowych. Procedurę opisano poniżej, poczynając od kroku 3.
   Towar luzem	Należy określić skład towarów. Towary są jednorodne, gdy skład całej przesyłki jest jednolity. Towary są niejednorodne (niejednolite), gdy skład całej przesyłki jest różny. Gdy towary są w postaci granulek, ziaren lub proszku, można oddzielić mniejsze cząstki, a w przypadku cieczy małe cząstki mogą tonąć, unosić się w cieczy lub wypływać na powierzchnię. Należy dopilnować, aby górna, środkowa i dolna warstwa zostały odpowiednio wymieszane przed dokonaniem pobrania próbki. Jeżeli wymieszanie warstw nie jest możliwe (np. ze względu na wielkość przesyłki albo z powodu cieczy w stanie zamrożenia), należy pobrać większą liczbę próbek pierwotnych metodą doboru losowego z różnych części przesyłki, aby zapewnić reprezentatywność próbki. Aby uzyskać więcej informacji, zob. również rozdział Metody pobierania próbek 2.2 Pobieranie próbek produktów przewożonych luzem”. W odniesieniu do mrożonych produktów luzem zob. poniżej Opakowanie: Produkty mrożone. Procedurę opisano poniżej, poczynając od kroku 3.
   Partia ładunku (większa liczba partii niż jedna)	Próbki pobiera się z każdej partii. Etykiety mogą w sposób wiarygodny określać, czy chodzi o partie towaru (przesyłki podobnych produktów, ale np. z różnymi datami produkcji), czy o ładunki. Gdy w partii towar jest luzem, należy postępować zgodnie z procedurą, poczynając od kroku 3. We wszystkich pozostałych przypadkach po pobraniu próbek należy postępować zgodnie z procedurą, poczynając od kroku 7.
   Ładunki ruchome (np. przenoszone na taśmie przenośnika, pompowane lub przy użyciu rur)	W odniesieniu do cieczy zob. rozdział Metody pobierania próbek 1.6 Pobieranie próbek z ładunku ruchomego. W odniesieniu do ciał stałych zob. rozdział Metody pobierania próbek 2.3 Pobieranie próbek z ładunku ruchomego. W odniesieniu do gazów zob. rozdział Metody pobierania próbek 6.4 Pobieranie próbek z ładunku ruchomego.
   Produkty mrożone	Przy pobieraniu próbek produktów mrożonych należy zachować szczególną ostrożność, aby nie dopuścić do kondensacji wilgotności w wyniku zmiany temperatury i rozmarzania, co spowodowałoby zmianę zawartości wody w próbkach. Opakowania do sprzedaży detalicznej: Opakowania do sprzedaży detalicznej produktów zamrożonych powinny pozostać zamknięte. Zachowanie integralności próbek zamrożonych sprawia szczególne trudności, dlatego jako próbki należy pobierać opakowania, które są większe niż zwykle. W razie wątpliwości należy skonsultować się z laboratorium celnym. Produkty luzem: Pobieranie próbek produktów mrożonych poprzez pobieranie kilku małych kawałków, takich jak odpryski lub ścinki, jest dopuszczalne wyłącznie na potrzeby analizy jakościowej. Nie da się uniknąć kondensacji w przypadku takich próbek. Na potrzeby pełnego badania laboratoryjnego towary należy rozmrozić w kontrolowanych warunkach (np. na terenie zakładów importerów) w ich oryginalnych opakowaniach, a próbkę należy pobrać w momencie, w którym towary osiągną temperaturę około 10 ºC, poprzez odcięcie jednego, wystarczająco dużego kawałka. Jeśli próbki pobiera się poprzez cięcie produktu w stanie zamrożonym, próbkę stanowi jeden, wystarczająco duży kawałek. Należy go ściśle zapakować tak, aby do kondensacji dochodziło na zewnątrz opakowania. Nie wolno podejmować prób tworzenia próbek zbiorczych. Odcięty kawałek musi być wystarczająco duży, aby mógł być reprezentatywny dla produktu.

3. Pobrać niezbędne próbki pierwotne.
   
   Należy ustalić wielkość próbki zbiorczej, jaka ma być pobrana. Należy pobrać dostatecznie dużo próbek pierwotnych z partii, aby próbka zbiorcza była wystarczająca do przygotowania próbek końcowych. Wielkość próbki zbiorczej zależy od:
   
   • rodzaju towaru;
   • rodzaju opakowania;
   • wielkości przesyłki;
   • zastosowanej metody analizy;
   • możliwości podzielenia próbki.
   
   Ilość pobieranych próbek pierwotnych zależy od jednorodności i rodzaju produktu. W celu uzyskania dalszych informacji dotyczących minimalnej wielkości pobranej próbki należy zapoznać się z kartami pobierania próbek. Zalecana minimalna ilość każdej próbki końcowej w przypadku towarów nieuwzględnionych w kartach pobierania próbek wynosi 0,5 l cieczy lub 0,5 kg produktu w stanie stałym.
   
   W celu uzyskania informacji na temat produktów podwójnego zastosowania, towarów niebezpiecznych, narkotyków i innych substancji psychoaktywnych, prekursorów narkotykowych, nowych substancji psychoaktywnych itp. oraz nieznanych próbek w stanie stałym lub ciekłym zob. rozdział Pobieranie próbek towarów niebezpiecznych.
   
   Zasadniczo wielkość próbki na potrzeby badania laboratoryjnego nie może być mniejsza niż minimalna ilość próbki wskazana w oddzielnej karcie, nawet jeśli możliwe jest pobranie mniejszej próbki. Pobranie mniejszej próbki niż próbka wskazana w karcie jest możliwe jedynie w porozumieniu z laboratorium celnym (na przykład w przypadku bardzo drogich produktów lub jeżeli nie ma wystarczająco dużo materiału do pobrania). Należy również poinformować zgłaszającego o możliwości ubiegania się o zwrot reszty pobranej próbki po zakończeniu badań i wszystkich weryfikacji celnych.
   
4. Należy dokładnie wymieszać próbki pierwotne, aby otrzymać próbkę zbiorczą.
5. Próbkę zbiorczą należy podzielić na odpowiednią liczbę identycznych próbek końcowych zgodnie z wytycznymi krajowymi: Zob. D01-01 Dzielnik próbek

6. Próbki należy pakować zgodnie z wymogami dotyczącymi pakowania (zob. Pojemniki na próbki). Opakowanie z próbkami wysyłane do laboratorium musi zawierać następujące informacje:
   
   • numer wniosku o wykonanie analizy;
   • datę pobrania próbek;
   • nazwę urzędu celnego;
   • rodzaj towaru;
   • odniesienie do dokumentu opisującego próbkę.
   
   Jeżeli zapisanie tych informacji na opakowaniu nie jest możliwe, należy umieścić na nim etykietę.
   
   Należy dopilnować, aby informacje na oryginalnym opakowaniu nie uległy zatarciu lub nie zostały zakryte.
7. Próbki końcowe należy zaplombować.
   
   Uwaga
   Jeżeli oryginalnego opakowania produktów, z których mają zostać pobrane próbki, nie można otworzyć lub zaplombować bez uszkadzania go, jak np. w przypadku standardowego opakowania, takiego opakowania nie trzeba plombować. Można po prostu je zapieczętować Procedura ta może wyglądać inaczej w niektórych państwach członkowskich. Można również opakować próbkę w przezroczystą plastikową torbę i umieścić na torbie etykietę z opisem próbki i pieczęć. W tym przypadku również należy sprawdzić krajowe wytyczne.
8. Do towarów musi być dołączone oświadczenie, że próbki z przesyłki zostały pobrane przez organy celne. Oświadczenie musi zawierać informację określającą, jakie produkty pobrano z przesyłki.
9. Próbki należy przez cały czas przechowywać w odpowiednich warunkach, aby zapobiec zmianom cech charakterystycznych produktu. Jeżeli w urzędzie zajmującym się próbkowaniem nie ma odpowiednich pomieszczeń, próbki należy natychmiast przewieźć do laboratorium celnego lub do odpowiedniego miejsca ich przechowywania. Nieodpowiednie lub niewłaściwe przechowywanie może wpłynąć na przydatność próbki lub wynik analizy. Odnośnie do ustaleń dotyczących przechowywania i transportu należy zapoznać się z wytycznymi krajowymi. Właściwe warunki przechowywania mogą obejmować ochronę przed światłem, regulację wilgotności i temperatury.
   
   Uwaga
   Jeżeli warunki przechowywania w urzędzie celnym są nieodpowiednie, należy przesłać wszystkie próbki końcowe do laboratorium celnego lub do odpowiedniego miejsca przechowywania.
10. Podczas pobierania próbek często otwiera się opakowania produktów i może to prowadzić do zniszczenia. Po pobraniu próbek opakowanie, z którego pobrano próbki, należy dobrze zamknąć i oznaczyć w celu wskazania, że pobrano z niego próbkę. Powinien zrobić to zgłaszający, jeżeli jest obecny.
11. Podczas pobierania próbek powstają często odpady lub uszkodzenia towarów. Sporządzając plan pobierania próbek, należy dążyć do ograniczenia ilości uszkodzonych towarów. Wszelkie niewykorzystane części można z powrotem zwrócić zgłaszającemu. Nadwyżek produktów nie wolno w żadnym razie dołączać z powrotem do przesyłki, ponieważ mogą spowodować jej zanieczyszczenie. Odpady i uszkodzone towary należy usuwać zgodnie z wytycznymi krajowymi i lokalnymi procedurami.
    
    Ogólne wytyczne w zakresie usuwania odpadów lub uszkodzonych towarów zamieszczono w sekcji „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, wstępie do zasad ogólnych i karcie charakterystyki.