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FAQ
1. Y-a-t-il des restrictions à la consultation des archives ?
La «Règle des 30 ans»
Les documents de la
Commission transférés au service des archives historiques
doivent être rendus publics 30 ans après leur production. Ce
délai est établi par le règlement n° 354/83 du
Conseil relatif à l'ouverture au public des archives
historiques de la CEE et d'Euratom. Il s'aligne sur les
pratiques courantes des États membres en la matière. Exceptions
Certains documents transférés au service des archives
historiques ne sont pas accessibles au public. Il s'agit de
documents portant une classification (restreint, confidentiel,
secret, très secret) qui ne peuvent être rendus publics qu'une
fois déclassifiés, ou de documents contenant des informations
dites sensibles (données personnelles, intérêts commerciaux, …)
qui ne peuvent être consultés tant que perdurent les conditions
d'application des exceptions à l'ouverture (art. 2 et 3 du règlement
1700/2003).
2. Puis-je accéder à des documents ou dossiers de moins de 30 ans?
L'accès aux documents de moins de 30 ans est régi par le règlement n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents. Les demandes peuvent être adressées au secrétariat général de la Commission.
>> En savoir plus sur la politique de transparence et
d'accès aux documents.
3. Pourquoi dois-je prendre rendez-vous avant ma visite?
Merci de nous contacter à l'avance et
de confirmer les dates de votre visite, pour des raisons
d'organisation interne. Cela vous permettra également de vous
assurer de la disponibilité des dossiers pertinents pour votre
recherche. Afin de tirer le meilleur parti de votre visite,
veuillez tenir compte des contraintes ci-dessous :
Si
vous avez déjà les références des dossiers qui vous
intéressent, communiquez-les nous au minimum 2
jours ouvrables à l'avance, afin d'assurer la disponibilité du
matériel (certains dossiers sont disponibles au format papier,
et notre dépôt est situé en dehors de Bruxelles). Si
vous ne connaissez pas les références, ou si c'est votre
première visite, informez-nous sur votre projet suffisamment à
l'avance, afin que nous ayons le temps de traiter votre demande
et de vous aider au mieux. Vous recevrez une
réponse de notre part dans les 15 jours ouvrables.
D'autre part, il est nécessaire de retourner
par email, au minimum 2 jours ouvrables avant votre visite, un
formulaire
Excel dûment rempli. Veuillez indiquer dans la colonne
'Nationalité' le code ISO correspondant.
4. Quelles archives puis-je trouver dans votre service ?
Toutes les archives de la Commission européenne ouvertes au public, soit sous format microforme (originaux déjà transférés aux Archives historiques de l'UE, à Florence), soit sur papier (originaux pas encore transférés à Florence).
5. Quelles archives puis-je trouver aux archives historiques de l'UE, à Florence ?
- Les archives historiques ouvertes au public de la Commission européenne, du Parlement, du Conseil et d'autres institutions, déjà transférées à Florence pour conservation permanente;
- Les archives de fonds privés ou d'autres organisations
sont également disponibles aux Archives historiques de l'UE à
Florence
.
conclu
en 1984 avec les institutions européennes. Une fois par an, les
originaux des archives ouvertes au public sont envoyés pour dépôt
à l'Institut, qui est chargé de leur conservation permanente et
de l'accès au public.
6. Puis-je trouver dans votre service des documents émanant d'autres institutions ou de tiers ?
Compte tenu de la nature des activités de la Commission, des documents provenant d'autres institutions ou de tiers se retrouvent fréquemment dans nos dossiers.
7. Où trouver le Bulletin des Communautés/de l'Union et le Rapport général sur l'activité de la Communauté/de l'Union ?
Le Bulletin de l'Union
européenne est disponible sur le site EU Bookshop et le rapport général sur
l'activité de l'Union européenne sur Europa.
Les
éditions précédentes peuvent être consultées dans notre salle de recherches ou à
la bibliothèque centrale de la
Commission.
8. Puis-je reproduire les documents qui se trouvent dans votre salle de recherches ?
En général, tous les documents de la Commission ouverts au public peuvent être utilisés librement, à condition d'en mentionner la source. Des conditions spéciales peuvent s'appliquer dans certains cas (revues de presse, photos, etc.). Pour en savoir plus, consultez le règlement de la salle de recherches.
9. Conservez-vous aussi des documents audiovisuels ?
Le service des archives historiques de la Commission conserve principalement les documents internes écrits de l'institution. La gestion des documents audiovisuels est assurée par la direction générale de la communication, qui couvre à la fois l'actualité et propose des images d'archives.
10. Existe-t-il des procédures spéciales pour accèder à la salle de recherches ?
Afin de pouvoir accéder au bâtiment, il est nécessaire :
- de retourner par email, au minimum 2 jours ouvrables avant votre visite, un formulaire Excel dûment rempli. Veuillez indiquer dans la colonne 'Nationalité' le code ISO correspondant; vous recevrez en retour un document "e-pass";
- de présenter à l'accueil votre pièce d'identité accompagnée du document "e-pass"