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Guide du formulaire de demande de subvention 1999 Veuillez lire attentivement le texte de l'appel à propositions publié au Journal officiel des Communautés européennes avant de remplir le présent formulaire. Les conditions figurant dans le texte de l'appel ne sont pas répétées ici, ni dans le formulaire. Documents à annexer lors de la présentation de la demande de subvention Les organisations candidates doivent envoyer en trois exemplaires les documents suivants: 1) Lettre officielle de demande de subvention mentionnant la référence VP/1999/001. 2) Annexe A dûment complétée, datée et signée ainsi que le formulaire bancaire ID complété et signé; 3) Copie officielle des statuts accompagnée du certificat d'enregistrement, ainsi qu'une preuve d'existence récente (par exemple relevé bancaire, communiqué de presse, document officiel de sécurité sociale,...); 4) Etat financier global pour 1998, indiquant toutes les dépenses et sources de revenus, y compris celles liées directement aux activités (si ce document n'est pas disponible au moment de la soumission de la demande de subvention, un état financier provisoire doit être inclus); 5) CV de la personne en charge de la coordination générale du programme de travail; 6) Organigramme et description des tâches de l'ensemble du personnel impliqué dans le programme de travail; 7) Fiche descriptive par activité; 8) Rapport des activités de coordination européenne organisée en 1998, le cas échéant; 9) Derniers numéros des publications de l'organisation; 10) Lettre(s) d'engagement prouvant le cofinancement d'au moins 30% du budget pour 1999, y compris l'apport propre de l'organisation candidate le cas échéant. Si possible, la Commission européenne souhaiterait pouvoir recevoir par messagerie électronique, et ce parallèlement à la demande de subvention complète obligatoirement postée le 25 mars 1999 au plus tard, l'annexe A, et uniquement cette annexe, à l'adresse électronique suivante: Dayarani.Schumacher@bxl.dg5.cec.be Conditions financières Les subventions sont accordées sur une base strictement annuelle. Les activités de coordination pour 1999 doivent débuter le 1er avril 1999 au plus tôt et le 31 décembre 1999 au plus tard. Le budget maximal disponible dans le cadre du présent appel à propositions sera de 1 300 000 EURO. La contribution financière ne dépassera pas 70% de la totalité des coûts, y compris la contre-valeur de l'éventuelle contribution en nature. Le montant maximal de chaque subvention s'élèvera à 100 000 EURO. Si les dépenses sont inférieures aux estimations, la contribution de la Commission sera réduite en proportion. Si les coûts sont plus élevés, la contribution ne pourra être augmentée. Il est donc dans l'intérêt du candidat de présenter une estimation réaliste des dépenses. L'attention des organisations candidates est attirée sur les dispositions suivantes: Seules les contributions en nature qui ne dépassent pas 10 % du total des dépenses totales et qui sont limitées à des frais engagés, tels que frais de location, fournitures de bureau, etc. sont acceptées. La preuve de leur engagement est requise. A ce titre, le travail bénévole n'est pas éligible. La dissimulation partielle ou totale, par le candidat, de toute information pouvant avoir une incidence sur la décision finale de la Commission entraînera systématiquement l'inéligibilité de la candidature ou, si elle découverte à un stade ultérieur, donnera à la Commission le droit de mettre un terme à la convention et d'exiger le remboursement total de toutes les sommes reçues par le bénéficiaire dans le cadre de ladite convention. Dépenses directes éligibles Le budget des activités de coordination pour 1999 doit être présenté en EURO. Toutes les dépenses indiquées sur le formulaire doivent figurer dans les comptes de l'organisation et être identifiables et vérifiables. Seules les dépenses réellement engagées, sur la base de paiements réellement effectués, peuvent être déclarées dans l'état financier annuel final à présenter à la date indiquée dans votre contrat. Les candidats doivent annexer au formulaire le détail de la méthode de calcul utilisée pour tous les postes budgétaires d'un montant supérieur à 1 500 EURO, selon les instructions ci-après. Les frais suivants peuvent être inclus, pourvu qu'ils soient raisonnables et essentiels au bon fonctionnement de l'organisation et fassent partie des activités normales prévues dans le programme d'activités: Rubrique 1: contributions en nature seules les contributions en nature qui ne dépassent pas 10 % du total des dépenses totales et qui sont limitées à des frais engagés, tels que frais de location, fournitures de bureau, etc. sont acceptées. La preuve de leur engagement est requise. A ce titre, le travail bénévole n'est pas éligible. Rubrique 2: frais de personnel les frais de personnel payés par l'organisation présentant la demande de subvention seront basés sur les salaires bruts réels augmentés des charges sociales et autres coûts compris dans la rémunération, à l'exclusion de toutes autres dépenses. Ces salaires seront conformes aux bonnes pratiques de l'État membre concerné. Veuillez indiquer dans le formulaire le nombre de personnes rémunérées (temps plein/temps partiel), ainsi que la nature de leur travail. N'oubliez pas d'annexer un organigramme et la description des tâches de l'ensemble du personnel impliqué dans le programme de travail de même qu'un CV de la personne en charge de la coordination générale du programme de travail. Les montants doivent être calculés en fonction du nombre de personnes, du nombre de jours et du montant journalier et basés sur un total maximal de 220 jours de travail par an (20 jours par mois). Rubrique 3: Frais de voyages et de séjour veuillez indiquer le détail complet des déplacements à effectuer: destinations, nombre de déplacements, moyens de transport à utiliser et nombre de personnes. Les frais de déplacements ne peuvent en aucun cas dépasser les quotas appliqués par la Commission à ses propres services (annexe ci-jointe). À titre d'information: chemin de fer: première classe avion: uniquement pour les déplacements de plus de 500 km, tarif aérien économique (maximum) voiture: remboursement sur la base du tarif de 1ère classe du chemin de fer En ce qui concerne les frais de séjour, l'indemnité journalière maximale est la suivante: EURO Allemagne 104 Belgique 116 Danemark 151 France 106 Irlande 129 Luxembourg 109 Portugal 102 Autriche 89 Finlande 158 Espagne 129 Grèce 71 Italie 139 Pays-Bas 122 Royaume-Uni 142 Suède 158 Rubrique 4: Divers services publications et information: ces coûts peuvent inclure les coûts des publications et activités d'information régulières de l'organisation, dans la mesure où ceux-ci ne figurent pas sous un autre poste budgétaire. Veuillez indiquer, pour chaque publication, une estimation du nombre de pages et du nombre d'exemplaires prévu, la fréquence, les coûts de production par exemplaire, les éventuels frais de traduction, ainsi qu'une estimation des frais de diffusion. Lorsque certaines publications sont destinées à être vendues, veuillez l'indiquer dans le formulaire. frais d'interprétation et de traduction: le détail des frais de traduction doit comprendre la langue traduite, le nombre de pages et le montant par page. Les frais d'interprétation doivent faire apparaître le nombre de personnes, le nombre de jour et le montant journalier. coûts de sous-traitance: Veuillez indiquer le nom exact et l'adresse de tout sous-contractant, la nature précise des tâches qui seront confiées à cette personne/organisation, le montant ainsi que la méthode de calcul (estimation détaillée). Rubrique 5: Coûts administratifs frais de location et frais connexes; les frais de location ou d'amortissement du bâtiment, d'entretien, de chauffage, d'électricité et d'assurance sont calculés sur la base des principes, règles et méthodes comptables en vigueur dans l'organisation bénéficiaire. équipement: en cas d'achats d'actifs fixes, seul l'amortissement annuel peut être pris en considération. Rubrique 6: Provision pour imprévus En aucun cas, les coûts repris sous cette rubrique ne peux excéder 5% des coûts directs éligibles. Dépenses éligibles indirectes Les coûts indirects sont des coûts/dépenses généraux directement générés par la mise en œuvre du programme de travail des activités de coordination and indispensable à ce dernier et limités à un maximum de 7% du total des Dépenses directes. Peuvent être ainsi couvertes les dépenses suivantes: frais généraux tels que fournitures de bureaux, photocopies, téléphone, chauffage, électricité etc. Les organisations qui seront finalement sélectionnées dans le cadre du présent appel à propositions ne seront pas autorisées à inclure le coût repris sous ce chapitre dans le cadre de demandes de subvention introduites auprès d'autres services de la Commission. Une liste finale des organisations ainsi sélectionnées sera mise à la disposition de l'ensemble des services de la Commission. Dépenses inéligibles Les dépenses suivantes sont exclues: les dépenses engagées par des tiers et non remboursées par l'organisation bénéficiaire; les dépenses couvrant des pertes de change; les dépenses indirectes éligibles qui dépassent 7% du total des dépenses éligibles; les dépenses en nature qui dépassent 10 % du total des dépenses éligibles; les frais d'achat d'équipement d'infrastructure (à l'exception du montant de l'amortissement annuel de l'équipement acheté); les dépenses qui ne sont pas liées au fonctionnement et aux activités normales de l'organisation; les dettes, intérêts dus et dettes douteuses les dépenses manifestement inutiles ou excessives; les dépenses encourues en dehors de la période contractuelle. Conservation des documents comptables Si la demande est acceptée, le responsable de l'organisation devra signer un document par lequel il s'engage à fournir la preuve de l'utilisation correcte de la subvention et à permettre à la Commission et/ou à la Cour des comptes européenne de vérifier les documents comptables de l'organisation, si elles jugent approprié. À cette fin, les justificatifs des dépenses doivent être conservés par le bénéficiaire pendant cinq ans après le paiement final par la Commission. Obligation de mentionner spécifiquement l'aide communautaire Les bénéficiaires doivent mentionner clairement le fait qu'ils ont reçu des fonds de l'Union européenne dans toute publication ou à l'occasion d'activités pour lesquelles la subvention est utilisée, dans les termes suivants: "Avec le soutien de la Communauté européenne - Actions en faveur de l'égalité des chances pour les personnes handicapées" "Les informations contenues dans cette publication ne reflètent pas nécessairement la position ou l'opinion de la Commission européenne."