Leitfaden 1999 für den Zuschußantrag Bevor Sie das Formular ausfüllen, lesen Sie bitte sorgfältig die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen. Die Bedingungen, die in der Aufforderung dargelegt sind, werden weder hier noch im Formular selbst wiederholt. Unterlagen, die zum Zuschussantrag beizufügen sind Die antragstellenden Organisationen müssen folgende Unterlagen in dreifacher Ausfertigung einsenden: 1) ein offizielles Begleitschreiben zum Zuschußantrag, in dem die Referenznummer VP/1999/001 angeführt wird; 2) Anhang A, vollständig ausgefüllt, datiert und unterschrieben mit unter-schriebenem, ausgefülltem Finanzangabenblatt; 3) die Offizielle Satzung und Bestätigung der rechtlich erfolgten Eintragung sowie ein aktueller Nachweis des Bestehens (z. B. Bankerklärung, Pressemitteilung, offizielle Sozialversicherungsunterlagen usw.); 4) die Gesamtjahresrechnung für 1998 mit Angaben zu sämtlichen Ausgaben und Einnahmen, einschließlich derjenigen, die sich unmittelbar auf die Maßnahme beziehen (liegt diese zum Zeitpunkt des Antrags noch nicht vor, so muß eine provisorische Rechnung beigelegt werden); 5) einen Lebenslauf der Person, die für die allgemeine Koordinierung des Arbeitsprogramms verantwortlich ist; 6) ein Organigramm und eine Beschreibung der Aufgaben des Personals, das am Arbeitsprogramm beteiligt ist; 7) ein Beschreibungsblatt pro Maßnahme; 8) Gegebenenfalls ein Bericht über die Koordinierungstätigkeit auf europäischer Ebene für 1998; 9) die neuesten Ausgaben der Veröffentlichungen der Organisationen; 10) schriftliche Verpflichtungserklärung(en) als Nachweis der Kofinanzierung in Höhe von mindestens 30 % des Haushalts für 1999, falls zutreffend, auch über den Beitrag des Antragstellers selbst. Die Europäische Kommission würde es begrüßen, wenn der Antragsteller - nach Möglichkeit - , parallel zu dem unbedingt bis spätestens 25. März per Post geschickten Zuschußantrag, den Anhang A auch per e-Mail an folgende e-Mail-Adresse sendet : Dayarani.Schumacher@bxl.dg5.cec.be Finanzbestimmungen Zuschüsse werden ausschließlich für jeweils ein Jahr gewährt. Ihre Koordinierungstätigkeit 1999 darf frühestens am 1. April 1999 und spätestens am 31. Dezember 1999 beginnen. Es können höchstens EURO 1.300.000 für diese Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen bereitgestellt werden. Der Zuschuß darf 70 % der Gesamtkosten einschließlich, gegebenenfalls, des Gegenwertes der Sachleistungen, nicht überschreiten. Der einzelne Zuschuß beträgt höchstens EURO 100.000. Falls die tatsächlichen Ausgaben unter den veranschlagten Gesamtkosten liegen, verringert die Kommission ihren Beitrag entsprechend. Liegen die tatsächlichen Kosten jedoch höher als der Voranschlag, kann der Beitrag nicht entsprechend erhöht werden. Es ist daher im Interesse des Antragstellers, einen realistischen Kostenvoranschlag vorzulegen. Bitte beachten Sie im besonderen folgende Bestimmungen: Sachleistungen sind nur dann zulässig, wenn sie 10 % der Gesamtausgaben nicht übersteigen und sich auf Mietkosten und Bürobedarf beschränken. Sie müssen durch Belege nachgewiesen werden. Ehrenamtliche Tätigkeiten werden nicht als Sachleistungen anerkannt. Werden von seiten eines Antragstellers Informationen, die Einfluß auf die abschließende Entscheidung der Kommission haben könnten, ganz oder teilweise vorenthalten, führt dies automatisch zur Unzulässigkeit des Antrages dieses Antragstellers. Wird dies erst zu einem späteren Zeitpunkt entdeckt, hat die Kommission das Recht, die Vereinbarung einseitig zu beenden und zusätzlich die volle Rückzahlung aller unter dieser Vereinbarung an den Begünstigten bereits ausgezahlten Mittel zu verlangen. Zuschussfähige direkte Ausgaben Der Finanzplan 1999 für die Koordinierungstätigkeiten ist in EURO vorzulegen und muß ausgeglichen sein. Alle im Formular angegebenen Ausgaben müssen in den Buchführungsunterlagen der Organisation eingetragen und nachprüfbar sein. Nur tatsächliche Ausgaben, die auf wirklich geleisteten Zahlungen basieren, können in der abschließenden Jahresrechnung, die zu dem in Ihrem Vertrag genannten Datum vorzulegen ist, angegeben werden. Die Antragsteller müssen dem Formblatt die Einzelheiten der angewandten Berechnungsmethode für alle Ausgabenposten über 1.500 EURO gemäß den nachstehenden Anweisungen beifügen. Nachstehende Kosten können aufgenommen werden, sofern sie angemessen und für den ordnungsgemäßen Betrieb der Organisation wesentlich sind, und sie zu den üblichen Tätigkeiten gemäß dem Arbeitsprogramm gehören: Teil 1: Sachleistungen Nur Sachleistungen, die 10 % der Gesamtkosten nicht überschreiten und sich auf die tatsächlichen Kosten für Miete, Büromaterial usw. beschränken, werden anerkannt. Sie müssen durch Belege nachgewiesen werden. Teil 2 : Personalkosten Die Personalkosten der antragstellenden Organisation müssen auf den Bruttolohnkosten (Löhne/Gehälter zuzüglich Sozialabgaben und sonstige Leistungen) ohne jegliche andere Aufwendungen basieren. Diese Lohnkosten müssen den üblichen Gepflogenheiten in den betroffenen Mitgliedstaaten entsprechen. Vergessen Sie bitte nicht, das Organigramm, die Beschreibung der Aufgaben des Personals, das an den Koordinierungstätigkeiten mitwirkt, und den Lebenslauf der Person, die für die allgemeine Verwaltung verantwortlich ist, beizulegen. Die Aufwendungen sind nach Personenzahl/Zahl der Tage/Tagessatz zu berechnen, mit insgesamt höchstens 220 Arbeitstagen pro Jahr (20 Tage pro Monat). Teil 3 : Reise- und Aufenthaltskosten Machen Sie bitte vollständige Angaben für vorgesehene Reisen: Ziel, Zahl der Reisen und Tage, Transportmittel und Anzahl der Personen. Die Reisekosten dürfen keinesfalls die für die Dienststellen der Kommission geltenden Sätze übersteigen (siehe Anhang). Zu Ihrer Information: Eisenbahn: Fahrschein erster Klasse Flugzeug: ausschließlich bei Reisen über 500 km, Flugschein der Economy Class (höchstens) Privatfahrzeug: entsprechend einem Zugfahrschein erster Klasse Für die Aufenthaltskosten sind die höchstzulässigen Tagessätze: EURO Deutschland 104 Belgien 116 Dänemark 151 Frankreich 106 Irland 129 Luxemburg 109 Portugal 102 Österreich 89 Finnland 158 Spanien 129 Griechenland 71 Italien 139 Niederlande 122 Vereinigtes Königreich 142 Schweden 158 Teil 4 : Verschiedene Leistungen Veröffentlichungen und Information: diese Kosten dürfen auch die Kosten für die regelmäßigen Veröffentlichungen und Informationsmaßnahmen der Organisation einschließen, sofern diese nicht unter einem anderen Haushaltsposten verbucht werden. Machen Sie bitte für jede Veröffentlichung Angaben zu der geschätzten Seitenzahl, der geplanten Auflage, der Periodizität, den Produktionskosten pro Exemplar, ggf. den Übersetzungskosten sowie zu den geschätzten Verteilungskosten. Soweit Veröffentlichungen verkauft werden sollen, geben Sie dies bitte auf dem Formular an. Dolmetsch- und Übersetzungskosten: die detaillierten Angaben zu den Übersetzungskosten müssen Sprachen, Anzahl der Seiten, Seitenhonorar enthalten. Die Angaben zu den Dolmetschkosten müssen die Zahl der Personen/Anzahl der Tage/Tagessätze enthalten. Weitervergabekosten: bitte geben Sie den Namen und die genaue Anschrift jedes Untervertragnehmers an sowie die genaue Beschreibung der Aufgaben, die dieser Person/Organisation anvertraut werden und die Berechnungsmethode (detaillierter Voranschlag). Teil 5 : Verwaltungskosten Mieten und zugehörige Kosten: die Kosten für Miete oder Abschreibung von Gebäuden werden anhand der diesbezüglich geltenden Grundsätze, Bestimmungen und Buchführungsverfahren der begünstigten Organisation berechnet. Ausstattungskosten: soweit langlebige Ausstattungsgegenstände angeschafft werden, kann nur die jährliche Abschreibung aufgeführt werden. Teil 6 : Rücklagen für unvorhergesehene Kosten Diese Kosten dürfen nicht mehr als 5 % der direkten zuschußfähigen Kosten ausmachen. Indirekte zuschussfähige Ausgaben Indirekte Kosten sind allgemeine Kosten/Ausgaben bis zu einer Höhe von 7% der direkten Gesamtkosten (Kapitel I), die bei der Durchführung des Koordinierungsarbeitsprogrammes anfallen und unumgänglich sind. Diese Kosten können zum Beispiel folgendes beinhalten: laufende Kosten wie Bürobedarf, Photokopien, Telefonkosten, Heizung, Strom etc. Organisationen, die unter diesem Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen ausgewählt worden sind, dürfen diese Kosten in keinem weiteren Zuschußantrag bei einer anderen Dienststelle der Europäischen Kommission einfordern. Im Hinblick darauf wird nach der endgültigen Auswahl der Maßnahmen eine Liste der erfolgreichen Antragsteller allen anderen Kommissionsdienststellen zugänglich gemacht. Nichtzuschussfähige Ausgaben Folgende Positionen sind nicht zuschußfähig: Ausgaben Dritter, die vom Zuschußempfänger nicht erstattet wurden; Rücklagen zur Abdeckung von Wechselkursverlusten indirekte zuschußfähige Ausgaben die 7% der gesamten direkten zuschußfähigen Kosten übersteigen; Sachleistungen, die 10 % der zuschußfähigen Gesamtausgaben übersteigen; die Kosten für die Anschaffung von Infrastrukturausstattung (hier ist nur der Betrag der jährlichen Abschreibung für die Ausstattung zuschußfähig); Ausgaben, die nicht im Zusammenhang mit dem Betrieb und der normalen Tätigkeit der Organisation stehen; Schulden, Zinsforderungen und zweifelhafte Forderungen; Ausgaben, die offensichtlich unzweckmäßig oder übermäßig hoch sind; Ausgaben, die außerhalb des Vertragszeitraums angefallen sind. Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen Wird der Antrag angenommen, muß der Verantwortliche der Organisation sich schriftlich verpflichten, den Nachweis der bestimmungsgemäßen Verwendung des Zuschusses zu erbringen und der Kommission und/oder dem Europäischen Rechnungshof die Prüfung der Buchführungsunterlagen der Organisation zu ermöglichen, sollten diese das für erforderlich halten. Hierzu muß der Zuschußempfänger sämtliche Belege für Ausgaben fünf Jahre ab der Schlußzahlung der Kommission aufbewahren. Ausdrückliche Erwähnung der Förderung durch die Gemeinschaft Zuschußempfänger müssen in jeder Veröffentlichung bzw. bei jeder Maßnahme, für die der Zuschuß verwendet wird, ausdrücklich auf die Förderung seitens der Europäischen Union hinweisen, und zwar mit folgendem Wortlaut: "Mit Unterstützung durch die Europäische Gemeinschaft - Maßnahmen zugunsten der Chancengleichheit für Behinderte." "Die Informationen in dieser Veröffentlichung entsprechen nicht unbedingt den Auffassungen der Kommission."