Po pobraniu próbek należy sprawdzić, czy pojemniki na próbki są szczelne. Zewnętrzna powierzchnia opakowań musi być czysta i sucha. Jeżeli występują nieszczelności, należy wzmocnić lub wymienić pokrywki i korki. Następnie należy sprawdzić szczelność po raz drugi, a jeżeli w dalszym ciągu występują nieszczelności, należy pobrać świeże próbki. Najlepiej użyć wówczas innego pojemnika na próbki.
Pojemniki na próbki stosowane do pakowania próbek cieczy lotnych powinny być napełnione do ok. 90 % ich całkowitej pojemności.
Na opakowaniach zawierających próbki towarów/związków niebezpiecznych należy umieszczać znaki ostrzegawcze oraz oznaczenia i symbole wskazujące możliwe zagrożenia.
W zależności od przepisów krajowych pojemnik na próbki powinien być zaplombowany w sposób odpowiedni dla rodzaju pojemnika, aby zapobiec nieupoważnionemu dostępowi do próbek lub niewłaściwemu obchodzeniu się z nimi (oraz zapewnienia integralności zawartości). Plomba musi być dobrze przymocowana i stabilna, aby nie uległa uszkodzeniu podczas przechowywania lub transportu próbki oraz w celu ochrony ciągu dowodowego.
Oznaczenia na etykiecie muszą być wyraźnie czytelne i trwałe, aby uniknąć usunięcia lub zamiany/zmiany podczas przechowywania, obsługi i transportu.
W przypadku opakowań do sprzedaży detalicznej etykieta celna nie powinna zakrywać etykiet handlowych oryginalnego produktu (znaku towarowego, wytwórcy, zawartości, daty ważności itp.). Zaleca się umieszczanie opakowań do sprzedaży detalicznej w torbie polietylenowej oraz przymocowanie etykiet i plomb do torby.
Należy przestrzegać przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
Dokumenty towarzyszące należy sporządzać w sposób zgodny z przepisami określonymi przez organy administracji celnej. Zależy to od lokalnej sytuacji. W niektórych państwach członkowskich korzysta się wyłącznie z dokumentów cyfrowych; wysyła się je do laboratorium celnego drogą elektroniczną lub przy użyciu zintegrowanych systemów informacyjnych. Można również załączyć kopie innych stosownych dokumentów, dotyczących charakteru towarów (karty charakterystyki, specyfikacje techniczne, certyfikaty jakości/zgodności itp.).
Warunki przechowywania określa się w oparciu o cechy charakterystyczne i właściwości pobranych próbek. Warunki przechowywania powinny gwarantować, że próbka nie zmieni się w sposób, który mógłby wpłynąć na badane parametry.
Należy przestrzegać przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zasadniczo próbki należy przechowywać w czystym, suchym, ciemnym, chłodnym i odpowiednio wentylowanym pomieszczeniu.
- Próbki środków spożywczych należy przechowywać oddzielnie od innych próbek. Łatwo psujące się towary należy przechowywać w chłodziarkach lub zamrażarkach, a temperaturę przechowywania należy regularnie monitorować. Zamrożone próbki należy utrzymywać w temperaturze poniżej -18°C, a temperaturę przechowywania należy monitorować.
- Substancje łatwopalne należy przechowywać zgodnie z przepisami w zakresie bezpieczeństwa przeciwpożarowego.
Jeżeli urząd celny nie dysponuje takimi obiektami, a próbek nie można natychmiast przewieźć do laboratorium celnego, należy znaleźć alternatywne zewnętrzne miejsce przechowywania, które spełnia warunki do ochrony jakości i rozpoznawalności próbek.
Zaleca się, aby każdy urząd celny wyznaczał urzędnika do zarządzania obiektem, w którym przechowuje się próbki. Opis jego stanowiska pracy powinien również zawierać następujące zadania:
- przyjmowanie próbek do przechowania i transportu w celu przeprowadzenia analizy oraz prowadzenie rejestrów;
- monitorowanie terminów przechowywania próbek;
- organizowanie usuwania próbek po upływie tych terminów;
- dopilnowywanie, aby warunki przechowywania próbek były zawsze spełniane.
W odniesieniu do niektórych produktów należy stosować warunki szczególne. Poniżej przedstawiono kilka przykładów, ale w celu uzyskania dalszych szczegółowych informacji należy odwołać się do odpowiedniej procedury pobierania próbek.
| Produkt | Warunki |
| Próbki światłoczułe | Przechowywanie w ciemnym miejscu. |
| Próbki wydzielające trujący lub nieprzyjemny zapach. | Możliwe przechowywanie w szafie wyciągowej lub pomieszczeniu z dostateczną wentylacją mechaniczną. |
| Próbki olejów mineralnych, próbki bardzo łatwopalne i inne próbki niebezpieczne | Zobacz: karta charakterystyki. Przechowywanie w szafie wyciągowej, jeżeli jest to możliwe. Jeżeli brak jest dostępu do jakichkolwiek informacji, należy zwrócić się do laboratorium z pytaniem o warunki przechowywania. |
| Próbki łatwo ulegające rozkładowi | Przechowywanie w chłodziarce lub zamrażarce, w zależności od rodzaju produktu.
W przypadku wątpliwości należy skonsultować się z laboratorium. |
| Próbki towarów bardzo łatwo psujących się | Próbki środków spożywczych należy przechowywać oddzielnie od innych próbek. Łatwo psujące się towary należy przechowywać w chłodziarkach lub zamrozić w porozumieniu z laboratorium. W formularzu dołączanym do próbki należy zaznaczyć, że produkt został zamrożony przez funkcjonariusza celnego. Zamrożone próbki należy utrzymywać w temperaturze poniżej -18°C, a temperaturę przechowywania należy regularnie monitorować. |
| Próbki produktów schłodzonych | Próbki środków spożywczych należy przechowywać oddzielnie od innych próbek.
Schłodzone próbki należy utrzymywać w temperaturze około 4°C, a temperaturę przechowywania należy regularnie monitorować. |
| Próbki produktów zamrożonych | Próbki środków spożywczych należy przechowywać oddzielnie od innych próbek. Zamrożone próbki należy utrzymywać w temperaturze poniżej -18°C, a temperaturę przechowywania należy regularnie monitorować. |
| Próbki opakowań do sprzedaży detalicznej produktów spożywczych oraz leków i produktów farmaceutycznych | Przechowywanie w warunkach określonych na opakowaniu, ale w temperaturze nieprzekraczającej ok. 30 °C, lub w sposób podany na opakowaniu. |
Warunki transportu muszą gwarantować integralność i zachowanie cech charakterystycznych przewożonych próbek Rodzaj transportu będzie zależał od charakteru próbek (np. towar niebezpieczny lub szczególne wymagania dotyczące temperatury) oraz ilości, pilności i częstotliwości ich występowania.
Istnieje kilka metod transportu próbek do laboratorium celnego.
| Transport | Uwagi |
| Pocztą i przez operatorów świadczących regularne usługi doręczania | Można skorzystać wyłącznie w przypadku próbek niewymagających specjalnych warunków przechowywania
Istnieje możliwość, że niektórzy operatorzy będą również przewozili niektóre próbki niebezpieczne. Każdy operator może mieć swoje specjalne wymogi dotyczące ilości, opakowania i etykietowania. |
| Specjalnie wyposażonym środkiem transportu, np. do przewozu próbek chemikaliów lub zamrożonych towarów. | W ten sposób można przewozić próbki każdego rodzaju, pod warunkiem że nie występuje ryzyko zanieczyszczenia krzyżowego. Metoda ta najlepiej nadaje się do przewozu próbek wymagających specjalnych warunków przechowywania. W przypadku próbek o właściwościach niebezpiecznych należy zapoznać się z wymaganiami wykonawcy dotyczącymi ilości, opakowania i etykietowania. |
| Kurierem | W ten sposób można przewozić próbki każdego rodzaju, pod warunkiem że próbki mają odpowiednie opakowanie i nie występuje ryzyko zanieczyszczenia krzyżowego. W przypadku próbek o właściwościach niebezpiecznych należy zapoznać się z wymaganiami wykonawcy dotyczącymi ilości, opakowania i etykietowania. Kurier może również mieć ograniczenia w kwestii tego, co przyjmie do transportu. Przy zwykłych operacjach przewozowych i doręczeniach pilnych skorzystanie z usług kuriera może być rozwiązaniem praktycznym. |
| Przez samych funkcjonariuszy celnych | Dostawa bezpośrednio do laboratorium celnego. Należy przestrzegać przepisów dotyczących transportu substancji niebezpiecznych (ADR), chyba że próbki są transportowane w warunkach pozwalających na zwolnienie z ADR. |
W celu uzyskania dalszych informacji dotyczących przewozu próbek należy sprawdzić wytyczne krajowe.
Natychmiastowe wysyłanie próbek do laboratorium celnego zasadniczo nie jest konieczne, jeżeli urząd celny dysponuje odpowiednim obiektem przechowywania próbek. Próbki można pobierać i wysłać do laboratorium celnego okresowo, pod warunkiem że przestrzegane są ograniczenia czasowe dostarczania próbek do laboratorium.
Do celów regularnego przewozu przez kuriera urzędy celne mogą być połączone siecią transportową, aby zapewnić regularne zbieranie próbek. Ze względów praktycznych włączenie do sieci transportowej wszystkich urzędów celnych może nie zawsze być możliwe. Może tak być w przypadku odizolowanego urzędu granicznego lub urzędu, w którym rzadko pobiera się próbki. Urzędy te mogą wysyłać próbki jedną z pozostałych metod. Pilny przewóz próbek można zorganizować, korzystając z usług kuriera, który może dostarczyć próbki w ciągu 24 godzin lub w krótszym czasie. Należy upewnić się, czy kurier zapewnia odpowiednie warunki przechowywania i transportu próbek.
Na potrzeby przewozu próbki można umieścić w dodatkowych opakowaniach (pudłach kartonowych, skrzyniach, specjalnych pojemnikach na próbki itp.) lub kontenerach transportowych. Można je wypełnić wermikulitem lub innym obojętnym produktem w postaci granulek, który działa jako opakowanie i filtr. Zapobiegnie to uszkodzeniom, a w przypadku nieszczelności ciecz zostanie wchłonięta.
Zamrożone lub schłodzone próbki przewozi się w przenośnych zamrażarkach, pojemnikach chłodzących lub – na małe odległości – w torbach lub pojemnikach termoizolacyjnych. Należy utrzymywać ciągłość łańcucha chłodniczego i prowadzić odpowiedni rejestr.
Próbki pobrane z produktów rozmrożonych nie powinny być ponownie zamrażane, chyba że w przeciwnym mogą się popsuć.
Próbki produktów spożywczych oraz chemicznych należy umieszczać wewnątrz pojazdu dokonującego przewozu oddzielnie od siebie (w pomieszczeniach ładunkowych, pudłach do pakowania itp.) w celu uniknięcia wszelkich możliwości kontaktu między nimi.
UWAGA
W żadnym wypadku nie wolno przechowywać ani przewozić w tym samym pojemniku próbek substancji, które mogą na siebie wzajemnie oddziaływać. Należy unikać wszelkiego fizycznego lub chemicznego wzajemnego oddziaływania lub zanieczyszczenia krzyżowego, które mogłoby wpływać na próbki lub spowodować niebezpieczną sytuację (dymy, pożar lub wybuch).
Transport próbek produktów chemicznych samozapalnych, które mogą wybuchnąć lub uwalniać gazy toksyczne w czasie transportu, powinien być realizowany przez wyspecjalizowanych wykonawców.
Próbki materiałów, które mogą wytwarzać ładunki statyczne, należy przewozić w opakowaniach z materiału nieprzewodzącego prądu elektrycznego. Transport drogowy towarów niebezpiecznych (ADR) Jeśli chodzi o transport próbek towarów sklasyfikowanych jako towary niebezpieczne (zob. sekcja 14 karty charakterystyki „Informacje dotyczące transportu”), należy przestrzegać
ADR.
Wszelki personel zajmujący się pakowaniem, wysyłaniem i transportem powinien regularnie uczestniczyć w spotkaniach informacyjnych na temat odpowiednich przepisów ADR.
Uwaga: W niektórych państwach członkowskich organy celne stosują jednak ogólny wyjątek od przepisów ADR; zdecydowanie zaleca się przestrzeganie przepisów pod kątem bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska w razie wypadków lub wycieków substancji.
W przypadku gdy próbki sklasyfikowane jako towary niebezpieczne są transportowane przez wykonawcę (np. pocztę, kuriera, dystrybutora), nadawca jest odpowiedzialny za dostarczenie wszelkich informacji niezbędnych wykonawcy do bezpiecznego obchodzenia się z przesyłką. Należy przestrzegać wszelkich wymogów określonych przez wykonawcę w odniesieniu do ilości, opakowania i etykietowania.
Transport dużych ilości towarów niebezpiecznych wymaga szeroko zakrojonych środków (np. w odniesieniu do pojazdów transportowych, szkolenia personelu, pakowania itp.).
Funkcjonariusze celni będą zazwyczaj musieli przewozić jedynie niewielkie ilości towarów niebezpiecznych (np. produktów chemicznych, nielegalnych narkotyków, cieczy łatwopalnych). Istnieją dwa wyjątki od pełnych przepisów ADR w odniesieniu do transportu ograniczonych ilości towarów niebezpiecznych, które można zastosować (zob. pkt A i B poniżej).
Poniżej przedstawiono krótkie streszczenie przepisów ADR dotyczących transportu ilości ograniczonych. W celu uzyskania szczegółowych informacji należy zwracać się zawsze do swojej administracji krajowej.
A) Transport w „ilościach ograniczonych” (dział 3.4 ADR)
- Towary niebezpieczne są zapakowane w poszczególne opakowania wewnętrzne umieszczone w odpowiednich opakowaniach zewnętrznych.
- Całkowita masa brutto całego opakowania nie może przekraczać 30 kg.
- Limity ilościowe dla opakowania wewnętrznego zależą od charakteru towaru niebezpiecznego. Są one określone w kolumnie 7a tabeli A w dziale 3.2 ADR. Niezbędne informacje na temat numeru UN (numeru ONZ) i grupy pakowania można znaleźć w karcie charakterystyki w sekcji 14 „Informacje dotyczące transportu”. Kilka przykładów typowych próbek celnych znajduje się w tabeli poniżej. Jeżeli w kolumnie 7a tabeli A w dziale 3.2 ADR wskazano „0”, próbka nie może być transportowana w trybie ilości ograniczonej.
- Opakowanie musi spełniać wymagania podane w dziale 6.1 ADR, ale nie musi być poddawane badaniu typu (z wyjątkiem klasy 1).
- Opakowanie zewnętrzne jest oznakowane następującym znakiem:
 | a w przypadku cieczy: |  |
- Przewoźnik musi posiadać informacje o całkowitej masie brutto przesyłki.
- Wszelki personel zajmujący się pakowaniem, wysyłaniem i transportem powinien regularnie uczestniczyć w spotkaniach informacyjnych na temat odpowiednich przepisów ADR.
| Próbka | Numer UN | Grupa pakowania | Maksymalna ilość
w opakowaniu wewnętrznym |
| Czysty etanol | 1170 | II | 1 litr |
| Etanol 40 % | 1170 | III | 5 litrów |
| Benzyna | 1203 | II | 1 litr |
| Olej napędowy | 1202 | III | 5 litrów |
| Ciężki olej opałowy | 3077 | III | 5 kg |
| Kokaina | 1544 | III | 5 kg |
| Metamfetamina | 2811 | II | 500 g |
| Heroina | 1544 | I | 0 g |
Transport z wykorzystaniem „wyłączenia dla małych ładunków” lub „zasady 1000 punktów” (sekcja 1.1.3.6 ADR)
- Towary niebezpieczne muszą być zapakowane w opakowanie poddane badaniu typu z kodem UN umieszczonym na opakowaniu zewnętrznym. Uwaga: w przypadku pudeł kartonowych taśmy i opakowanie wewnętrzne (np. plastikowe torby) są częścią badania typu.
- Opakowania należy oznakować następującymi informacjami: nadawca, odbiorca, numer UN, nalepka klasy zagrożenia, strzałki orientacyjne w przypadku cieczy.
- Pojazd musi być wyposażony w gaśnicę (min. 2 kg).
- Ograniczenia ilościowe odnoszą się do całkowitego ładunku przypadającego na pojazd (w tym przyczepę). Oblicza się je w sposób przedstawiony poniżej. Istnieje szereg aplikacji internetowych, które wykonują te obliczenia, pod warunkiem że posiada się wszystkie niezbędne informacje.
Każdemu towarowi niebezpiecznemu przypisuje się
kategorię transportową (zob. ADR dział 3.2, tabela A, kolumna 15). Istnieją kategorie 0, 1, 2, 3 i 4 w zależności od numeru UN, klasy i grupy pakowania towaru niebezpiecznego. Maksymalna całkowita ilość na jednostkę transportową dla każdej kategorii transportowej jest podana tutaj:
Tabela 1: Maksymalne ilości dla zastosowania „wyłączenia małych ładunków”
| Kategoria transportowa | Maksymalna ilość całkowita na jednostkę transportową
(masa netto w kg lub litrach) |
| 0 | 0 |
| 1 | 20 |
| 2 | 333 |
| 3 | 1000 |
| 4 | Bez ograniczeń |
Zob: ADR 1.1.3.6.3
Przykład:- Benzyna (UN 1203, klasa 3, grupa pakowania II) jest przypisana do kategorii transportowej 2 i dlatego w ramach zwolnienia dotyczącego małych ładunków można przewozić maksymalnie 333 litry. Analogicznie, transport próbek benzyny i próbek czystego etanolu (UN 1170, klasa 3, grupa pakowania II, kategoria transportowa 2) może obejmować również maksymalną ilość 333 litrów.
- Jeżeli tą samą jednostką transportową mają być przewożone towary niebezpieczne należące do różnych kategorii transportowych, ilości (masa w kg lub objętość w litrach) mnoży się przez współczynnik podany w tabeli 2, a następnie się je dodaje. Wynik nie może być większy niż 1000. Dlatego właśnie nazywamy to „zasadą 1000 punktów”.
Tabela 2: Współczynniki dla „zasady 1000 punktów”
| Kategoria transportowa | Współczynnik |
| 0 | Transport jako „mały ładunek” niedozwolony |
| 1 l | 50 |
| 2 | 3 |
| 3 | 1 |
| 4 | Bez ograniczeń ilościowych |
Zob: ADR 1.1.3.6.4
Przykłady:
- Przykład 1:
- Transport próbek (po 1 l każda): 30 próbek czystego etanolu, 20 próbek oleju napędowego, 10 próbek benzyny
| Numer UN | Nazwa | Kategoria
transportowa | Współczynnik | Ilość | Punkty |
| 1170 | Etanol | 2 | 3 | 30 l | 90 |
| 1202 | Olej napędowy | 3 | 1 | 20 l | 20 |
| 1203 | Benzyna | 2 | 3 | 10 l | 30 |
Łączna liczba punktów: 140
W tym przykładzie do transportu można skorzystać z „wyłączeń dla małych ładunków”.
- Przykład 2:
- Transport 50 kg skonfiskowanej kokainy, 50 kg skonfiskowanej metamfetaminy, 15 kg skonfiskowanej heroiny:
| Numer UN | Nazwa | Kategoria
transportowa | Współczynnik | Ilość | Punkty |
| 1544 | Kokaina | 2 | 3 | 50 kg | 150 |
| 2811 | Metamfetamina | 2 | 3 | 50 kg | 150 |
| 1544 | Heroina | 1 | 50 | 15 kg | 750 |
Łączna liczba punktów: 1050
W tym przykładzie do transportu nie można skorzystać z „wyłączeń dla małych ładunków”.
Kierowca musi posiadać dokument przewozowy ADR zawierający następujące informacje: nadawca, odbiorca oraz – dla każdego numeru UN w transporcie: liczba opakowań, kod ograniczeń przewozu przez tunele (zob.: ADR dział 3.2 tabela A kolumna 15), całkowita masa netto.
Uwaga W razie wątpliwości co do opakowania i transportu towarów niebezpiecznych lub nieznanych substancji należy zwrócić się o radę do laboratorium celnego.
Powyższe zasady i wymagania nie są wyczerpujące i mają zastosowanie w zależności od indywidualnych okoliczności. Do transportu lotniczego (IATA) lub morskiego (IMDG) mają zastosowanie inne przepisy.Aby próbka mogła być odebrana, musi przybyć do laboratorium we właściwym stanie. Podczas transportu i transferu do laboratorium należy zapewnić spełnienie następujących kryteriów. Laboratorium skontaktuje się z funkcjonariuszem celnym i ma prawo odrzucić próbkę w przypadku niespełnienia tych kryteriów.
Wszystkie próbki muszą spełniać następujące kryteria:
- próbki muszą mieć etykiety zawierające szczegółowe dane dotyczące próbki, w tym dane referencyjne próbki;
- próbka musi być zaplombowana. Próbkę uznaje się za zaplombowaną, jeżeli spełnione jest jedno z następujących kryteriów:
- próbkę przekazuje bezpośrednio funkcjonariusz celny;
- opakowanie lub sam pojemnik na próbki są zaplombowane w sposób odpowiedni dla rodzaju użytego pojemnika, jak opisano w pkt 2. Plombowanie. Jedno opakowanie może zawierać kilka próbek, nawet oddzielnie zaplombowanych;
- próbka składa się z produktu, do którego przymocowano etykietę i który zaplombowano w odpowiedni sposób;
- opakowanie musi być nieuszkodzone i nieotwarte. Nie można przekroczyć terminu dostawy do laboratorium zgodnie z krajowymi wytycznymi i przepisami międzynarodowymi;
- do próbek musi być dołączony dokładnie wypełniony formularz pobrania próbek;
- wielkość próbki musi być wystarczająca do przeprowadzenia analiz. W odniesieniu do niektórych szczególnych towarów należy spełnić następujące warunki:
- nie wolno rozmrażać zamrożonych produktów;
- produkty zazwyczaj przechowywane w niskiej temperaturze (masło, produkty mleczne, soki owocowe) muszą być utrzymywane w takiej temperaturze;
- z produktami łatwo ulegającymi fermentacji należy postępować ostrożnie i należy umieścić je w chłodziarce najszybciej, jak to możliwe;
- próbki olejów mineralnych należy przedstawić w ochronnych pojemnikach transportowych oraz skontrolować je w celu upewnienia się, że nie doszło do przecieku;
- jeżeli próbki znajdują się w oryginalnym opakowaniu do sprzedaży detalicznej, opakowanie nie powinno być naruszone;
- próbki chemikaliów oficjalnie oznaczone symbolami zagrożenia, takimi jak czaszka, symbol płomienia czy symbol wybuchu, należy przewozić w specjalnych pojemnikach na próbki (zob. zalecenia dotyczące opakowania).
