Dopo il campionamento, i contenitori dei campioni devono essere controllati per verificare che non presentino perdite. La superficie esterna deve essere pulita e asciutta. Se si rilevano perdite, chiudere meglio o sostituire i tappi. Ripetere il controllo; se le perdite sono ancora presenti, prelevare nuovi campioni. Utilizzare preferibilmente un altro contenitore per il campione.
I contenitori dei campioni utilizzati per l'imballaggio di campioni di liquidi volatili devono essere riempiti per circa il 90 % della loro capacità totale.
Sugli imballaggi contenenti campioni di merci/composti pericolosi devono essere apposti segnali di avvertimento, marcature e simboli che segnalino i potenziali pericoli.
I contenitori dei campioni devono essere sigillati in conformità alle normative locali e in modo adeguato per il tipo di contenitore allo scopo di impedire la manipolazione non autorizzata o non appropriata dei campioni (oltre che per garantire l'integrità del contenuto). Il sigillo deve essere saldamente fissato e stabile per evitare danni durante l'immagazzinamento o il trasporto e per salvaguardare la catena di prove.
Le marcature sulle etichette devono essere chiaramente leggibili e permanenti per evitare cancellazioni o sostituzioni/alterazioni durante l'immagazzinamento, la manipolazione e il trasporto.
Nel caso degli imballaggi per la vendita al dettaglio, l'etichetta doganale non deve coprire le etichette commerciali del prodotto originale (marchio, fabbricante, contenuto, data di scadenza, ecc.). Si raccomanda di inserire gli imballaggi per la vendita al dettaglio in un sacchetto di polietilene e di applicare le etichette e i sigilli sul sacchetto.
Rispettare la normativa in materia di salute e sicurezza.
I documenti di accompagnamento devono essere conformi alle prescrizioni stabilite dall'amministrazione doganale. Tali prescrizioni variano a seconda della normativa locale. In alcuni Stati membri si utilizzano esclusivamente documenti digitali, inviati al laboratorio doganale via email o per mezzo di sistemi informatici integrati. Alla documentazione di accompagnamento può essere allegata anche copia di altri documenti riguardanti la natura delle merci (schede di sicurezza dei materiali, specifiche tecniche, certificati di qualità/omologazione, ecc.).
Le condizioni di conservazione dipendono dalle caratteristiche e dalle proprietà dei campioni prelevati. Tali condizioni non devono provocare alcuna alterazione tale da modificare i parametri da analizzare.
Rispettare la normativa in materia di salute e sicurezza.
Come regola generale, i campioni devono essere conservati al riparo dalla luce in ambiente pulito, asciutto, fresco e sufficientemente ventilato.
- I campioni di prodotti alimentari devono essere conservati separatamente dagli altri campioni. Le merci deperibili devono essere conservate in frigorifero o in congelatore e la temperatura di magazzinaggio deve essere controllata regolarmente. I campioni congelati devono essere tenuti a temperatura inferiore a -18 °C e la temperatura deve essere controllata.
- Le sostanze infiammabili devono essere conservate nel rispetto delle norme di sicurezza antincendio.
Se l'ufficio doganale non dispone di strutture adeguate e se il campione non può essere trasferito immediatamente al laboratorio doganale, è necessario cercare una struttura esterna in grado di salvaguardare la qualità e l'identità dei campioni.
È raccomandabile che ogni ufficio doganale nomini un funzionario per la gestione della struttura di conservazione dei campioni. La descrizione delle mansioni di tale funzionario deve comprendere le seguenti attività:
- accettazione dei campioni per la conservazione e trasporto per l'analisi; compilazione e conservazione della documentazione;
- controllo dei termini di conservazione dei campioni;
- organizzazione dello smaltimento dei campioni allo scadere di tali termini;
- misure volte a garantire in ogni circostanza il rispetto delle condizioni di conservazione dei campioni.
Per alcuni prodotti è opportuno prevedere condizioni di conservazione specifiche. Di seguito sono riportati alcuni esempi; per maggiori informazioni si rimanda alla procedura di campionamento specifica.
| Prodotto | Condizioni |
| Campioni sensibili alla luce | Conservare al buio. |
| Campioni che emettono odori tossici o molesti | Eventualmente conservare sotto cappa aspirante o in un ambiente con sufficiente ventilazione meccanica. |
| Oli minerali, campioni facilmente infiammabili e altri campioni pericolosi | Vedere le indicazioni contenute nelle schede di sicurezza dei materiali. Se possibile, conservare in un armadio di sicurezza. Se non sono disponibili informazioni, rivolgersi al laboratorio per avere indicazioni sulle condizioni di conservazione. |
| Campioni deperibili | Conservare in frigorifero o congelatore, a seconda della natura del prodotto.
In caso di dubbio, consultare il laboratorio. |
| Campioni di prodotti molto deperibili | I campioni di prodotti alimentari devono essere conservati separatamente dagli altri campioni. I prodotti deperibili devono essere conservati in frigorifero o congelati in accordo con il laboratorio. Indicare sul modulo di descrizione del campione che il prodotto è stato congelato dal funzionario doganale. I campioni congelati devono essere tenuti a temperatura inferiore a -18 °C e la temperatura deve essere controllata regolarmente. |
| Campioni di prodotti refrigerati | I campioni di prodotti alimentari devono essere conservati separatamente dagli altri campioni.
I campioni refrigerati devono essere tenuti a circa 4 °C e la temperatura deve essere controllata regolarmente. |
| Campioni di prodotti congelati | I campioni di prodotti alimentari devono essere conservati separatamente dagli altri campioni. I campioni congelati devono essere tenuti a temperatura inferiore a -18 °C e la temperatura deve essere controllata regolarmente. |
| Campioni di imballaggi per la vendita al dettaglio di prodotti alimentari e di medicinali e prodotti farmaceutici | Conservare nelle condizioni indicate in etichetta sull'imballaggio, ma in ogni caso a temperatura non superiore a circa 30°C o come indicato sull'imballaggio. |
Le condizioni di trasporto devono garantire l'integrità e le caratteristiche dei campioni trasportati. Il tipo di trasporto dipende dalla natura dei campioni (ad esempio merci pericolose o requisiti particolari in materia di temperatura), dalle quantità, dall'urgenza e dalla frequenza del campionamento.
Il trasporto dei campioni al laboratorio doganale può essere effettuato con metodi diversi.
| Trasporto | Note |
| Per posta e con servizi di consegna regolari | Utilizzabile soltanto per campioni che non richiedono condizioni di conservazione speciali
Alcuni servizi di consegna possono trasportare anche determinati campioni pericolosi. Ciascun servizio può avere requisiti particolari in materia di quantità, imballaggio ed etichettatura |
| Con mezzi attrezzati in modo specifico, ad es. per il trasporto di campioni chimici o merci congelate | Questo metodo è utilizzabile per il trasporto di tutti i tipi di campioni, a condizione che non vi siano rischi di contaminazione incrociata. È il metodo da preferire per i campioni che richiedono condizioni di conservazione speciali. Per i campioni che presentano proprietà pericolose, verificare i requisiti dell'organizzazione esterna specializzata in materia di quantità, imballaggio ed etichettatura |
| Per corriere | Questo metodo è utilizzabile per il trasporto di tutti i tipi di campioni, a condizione che i campioni siano adeguatamente imballati e non vi siano rischi di contaminazione incrociata. Per i campioni che presentano proprietà pericolose, verificare i requisiti dell'organizzazione esterna specializzata in materia di quantità, imballaggio ed etichettatura. Il corriere può anche porre restrizioni alle merci che è disposto ad accettare. Può essere conveniente usare un corriere per i trasporti regolari o le consegne urgenti |
| A cura degli stessi funzionari doganali | Consegna diretta al laboratorio doganale. Occorre rispettare la normativa sul trasporto di sostanze pericolose (ADR), a meno che i campioni non siano trasportati in circostanze che consentono deroghe all'ADR. |
Per maggiori informazioni sul trasporto di campioni si rimanda alle linee guida nazionali.
Di norma non è necessario che i campioni siano inviati subito al laboratorio doganale, a condizione che l'ufficio doganale disponga di strutture adeguate per la conservazione. I campioni possono essere raccolti e inviati al laboratorio doganale periodicamente, purché siano rispettati i termini per la consegna al laboratorio.
Per il trasporto regolare per corriere, gli uffici doganali possono essere collegati attraverso una rete di trasporto per garantire la raccolta periodica dei campioni. Per motivi pratici, può non essere sempre possibile collegare tutti gli uffici doganali alla rete di trasporto: questo vale ad esempio nel caso degli uffici di frontiera isolati o degli uffici in cui raramente sono svolte attività di campionamento. Per l'invio dei campioni, questi uffici possono utilizzare uno degli altri metodi. Il trasporto urgente di campioni può essere effettuato con un corriere che sia in grado di assicurare la consegna entro 24 ore o meno. Accertarsi che il corriere possa offrire condizioni di conservazione e di trasporto adeguate per i campioni.
Per il trasporto i campioni possono essere inseriti in un imballaggio supplementare (scatola di cartone, gabbia, contenitore speciale per campioni, ecc.) o in un contenitore per la distribuzione. Questo può essere riempito di vermiculite o altro prodotto inerte in granuli con funzione di materiale riempitivo per imballaggio. L'uso di tali materiali permette di evitare danni e di assorbire eventuali perdite di liquido.
I campioni congelati o refrigerati devono essere trasportati in congelatori o frigoriferi portatili oppure, limitatamente ai trasporti su brevi distanze, in borse o contenitori termici, mantenendo e registrando la catena del freddo.
I campioni ottenuti da prodotti scongelati non devono essere ricongelati salvo se rischiano di deperire.
I campioni di prodotti alimentari o chimici devono essere tenuti separati nel veicolo di trasporto (stive diverse, scatole di imballaggio diverse, ecc.) per evitare ogni contatto diretto tra di loro.
ATTENZIONE
I campioni di sostanze che possono interagire non devono mai essere conservati o trasportati nella stessa scatola. Evitare ogni interazione fisica o chimica o contaminazione incrociata che possa avere ripercussioni sui campioni o creare una situazione pericolosa (fumi, incendio o esplosione).
Il trasporto di campioni di prodotti chimici che possono infiammarsi spontaneamente, esplodere o emettere gas tossici durante il trasporto è effettuato da organizzazioni esterne specializzate.
I campioni di materiali che possono generare scariche elettrostatiche devono essere trasportati in imballaggi di materiale non conduttore elettrico. Trasporto di merci pericolose su strada (ADR) Per il trasporto dei campioni classificati come merci pericolose (cfr. sezione 14 "Informazioni sul trasporto" della scheda di sicurezza dei materiali) deve essere rispettata la normativa
ADR.
Tutto il personale coinvolto nell'imballaggio, nell'invio e nel trasporto deve ricevere istruzioni periodiche sulla pertinente normativa ADR.
Nota: In alcuni Stati membri le autorità doganali prevedono una deroga generale alla normativa ADR, ma in caso di incidenti o fuoriuscite si raccomanda vivamente di attenersi alle norme in materia di salute e sicurezza nonché di tutela dell'ambiente.
Quando i campioni classificati come merci pericolose sono trasportati da un'organizzazione esterna specializzata (ad esempio per posta, corriere, distributore), il mittente è tenuto a fornire tutte le informazioni necessarie a quest'ultima per trattare la spedizione in sicurezza. Tutti i requisiti stabiliti dall'organizzazione esterna specializzata per quanto riguarda le quantità, l'imballaggio e l'etichettatura devono essere rispettati.
Il trasporto di grandi quantità di merci pericolose richiede misure di ampia portata (ad esempio per quanto riguarda i veicoli da trasporto, la formazione del personale, l'imballaggio, ecc.).
Di norma i funzionari doganali dovranno trasportare solo piccole quantità di merci pericolose (ad esempio prodotti chimici, stupefacenti, liquidi infiammabili). Per il trasporto di quantità limitate di merci pericolose possono essere applicate due esenzioni dalla normativa ADR completa (cfr. punti A e B).
Quanto segue è una breve sintesi della normativa ADR sul trasporto di quantità limitate. Per informazioni dettagliate si rimanda sempre all'amministrazione nazionale.
A) Trasporto come "quantità limitata" (capitolo 3.4 dell'ADR)
- Le merci pericolose sono imballate singolarmente in un imballaggio interno e combinate in un imballaggio esterno.
- La massa lorda totale del collo non deve superare 30 kg.
- I limiti quantitativi per l'imballaggio interno dipendono dalla natura della merce pericolosa e sono specificati nel capitolo 3.2 dell'ADR, tabella A, colonna (7a). Le informazioni necessarie sul numero ONU e sul gruppo d'imballaggio sono reperibili nella scheda di sicurezza nella sezione 14 "Informazioni sul trasporto". Per alcuni esempi di campioni doganali tipici si veda la tabella seguente. Se il capitolo 3.2 dell'ADR, tabella A, colonna (7a), indica "0", il campione non può essere trasportato in quantità limitata.
- L'imballaggio deve soddisfare i requisiti del capitolo 6.1 dell'ADR, ma non deve essere sottoposto a esame del tipo (ad eccezione della classe 1).
- L'etichettatura dell'imballaggio esterno riporta il segnale seguente:
 | e nel caso di liquidi: |  |
- Il vettore deve disporre di informazioni sul peso lordo della spedizione.
- Tutto il personale coinvolto nell'imballaggio, nell'invio e nel trasporto deve ricevere istruzioni periodiche sulla pertinente normativa ADR.
| Campione | Numero ONU | Gruppo di imballaggio | Quantità massima
nell'imballaggio interno |
| etanolo puro | 1170 | II | 1 litro |
| etanolo al 40 % | 1170 | III | 5 litri |
| benzina | 1203 | II | 1 litro |
| gasolio | 1202 | III | 5 litri |
| olio combustibile pesante | 3077 | III | 5 kg |
| cocaina | 1544 | III | 5 kg |
| metamfetamina | 2811 | II | 500 g |
| eroina | 1544 | I | 0 g |
B) Trasporti che si avvalgono dell'"esenzione per piccoli carichi" o della "regola dei 1 000 punti" (sezione 1.1.3.6 dell'ADR)
- Le merci pericolose devono essere imballate in un imballaggio sottoposto a esame del tipo con un codice ONU all'esterno. Nota: nel caso delle scatole di cartone, il nastro e gli imballaggi interni (ad esempio sacchetti di plastica) fanno parte dell'esame del tipo.
- L'etichettatura degli imballaggi deve riportare le informazioni seguenti: mittente, destinatario, numero ONU, etichetta della classe di pericolo, frecce di orientamento nel caso di liquidi.
- Il veicolo deve essere dotato di un estintore (min. 2 kg).
- I limiti quantitativi si riferiscono al carico totale per veicolo (compreso il rimorchio) e sono calcolati come indicato di seguito. Vi sono diverse applicazioni online che effettuano questi calcoli, a condizione che siano disponibili tutte le informazioni necessarie.
A ogni merce pericolosa è assegnata una
categoria di trasporto (cfr. il capitolo 3.2 dell'ADR, tabella A, colonna 15) che può essere 0, 1, 2, 3 e 4 a seconda del numero ONU, della classe e del gruppo di imballaggio della merce pericolosa. La quantità totale massima per trasporto per ciascuna categoria di trasporto è riportata qui di seguito.
Tabella 1: Quantità massime per l'"esenzione per piccoli carichi"
| Categoria di trasporto | Quantità totale massima per trasporto
(peso netto in kg o litri) |
| 0 | 0 |
| 1 | 20 |
| 2 | 333 |
| 3 | 1 000 |
| 4 | Illimitata |
Si veda la sezione 1.1.3.6.3 dell'ADR.
Esempio:- La benzina (ONU 1203, classe 3, gruppo di imballaggio II) è assegnata alla categoria di trasporto 2 ed è pertanto possibile trasportare 333 litri nell'ambito dell'esenzione per piccoli carichi. Analogamente, un trasporto di campioni di benzina e di campioni di etanolo puro (ONU 1170, classe 3, gruppo di imballaggio II, categoria di trasporto 2) può raggiungere un carico totale di 333 litri.
- Se devono essere trasportate merci pericolose appartenenti a categorie di trasporto diverse, le quantità (peso in kg o volume in litri) sono moltiplicate per un fattore indicato nella tabella 2 e sommate. In virtù della "regola dei 1 000 punti", il risultato non può superare il numero 1 000.
Tabella 2: Fattori di moltiplicazione per la "regola dei 1 000 punti"
| Categoria di trasporto | Fattore |
| 0 | nessun trasporto come "piccolo carico" |
| 1 | 50 |
| 2 | 3 |
| 3 | 1 |
| 4 | nessun limite quantitativo |
Si veda la sezione 1.1.3.6.4 dell'ADR.
Esempi:
- Esempio 1:
- Trasporto di campioni (1 l ciascuno): 30 campioni di etanolo puro, 20 campioni di carburante diesel, 10 campioni di benzina
| Numero ONU | Nome | Categoria di
trasporto | Fattore | Quantità | Punti |
| 1170 | etanolo | 2 | 3 | 30 l | 90 |
| 1202 | gasolio | 3 | 1 | 20 l | 20 |
| 1203 | benzina | 2 | 3 | 10 l | 30 |
Punteggio totale: 140
In questo esempio il trasporto può avvalersi delle "esenzioni per piccoli carichi".
- Esempio 2:
- Trasporto di stupefacenti sequestrati: 50 kg di cocaina, 50 kg di metamfetamina, 15 kg di eroina
| Numero ONU | Nome | Categoria di
trasporto | Fattore | Quantità | Punti |
| 1544 | cocaina | 2 | 3 | 50 kg | 150 |
| 2811 | metamfetamina | 2 | 3 | 50 kg | 150 |
| 1544 | eroina | 1 | 50 | 15 kg | 750 |
Punteggio totale: 1050
In questo esempio il trasporto non può avvalersi delle "esenzioni per piccoli carichi".
Il conducente deve essere in possesso di un documento di trasporto ADR contenente le informazioni seguenti: mittente, destinatario e per ciascun numero ONU indicato sul documento di trasporto: numero di colli, codice di restrizione in galleria (si veda il capitolo 3.2 dell'ADR, tabella A, colonna 15), peso netto totale.
Attenzione Per chiarire eventuali dubbi sull'imballaggio e sul trasporto di merci pericolose o sostanze sconosciute, chiedere indicazioni al laboratorio doganale.
Le regole e le prescrizioni precedenti non sono esaustive e vanno applicate in base alle circostanze specifiche. Al trasporto aereo (IATA) o marittimo (IMDG) si applicano regole diverse.Il campione deve giungere al laboratorio in condizioni tali da essere accettabile. Accertarsi che i criteri indicati di seguito siano rispettati nel trasporto e nel trasferimento al laboratorio; in caso contrario il laboratorio, che contatterà il funzionario doganale, ha il diritto di respingere il campione.
Per tutti i campioni devono essere soddisfatti i criteri seguenti:
- Il campione deve essere etichettato con le informazioni ad esso relative, compreso il riferimento.
- Il campione deve essere sigillato. Un campione si considera sigillato se è soddisfatto uno dei criteri seguenti:
- Il campione è consegnato direttamente da un funzionario doganale.
- L'imballaggio o il contenitore del campione stesso è sigillato in maniera adeguata per il tipo di contenitore utilizzato, come indicato al paragrafo 2. Sigillatura. Uno stesso imballaggio può contenere diversi campioni, sigillati o meno singolarmente.
- Il campione è costituito da un articolo a cui è stata apposta un'etichetta e che è stato sigillato in maniera adeguata.
- L'imballaggio deve essere intatto (non danneggiato e non aperto) e consegnato al laboratorio entro il termine previsto, secondo le indicazioni nazionali e la normativa internazionale.
- I campioni devono essere accompagnati da un modulo di campionamento compilato in tutte le sue parti.
- La quantità di campione deve essere sufficiente da consentire l'effettuazione delle analisi. Le prescrizioni seguenti devono essere rispettate per talune merci specifiche:
- I prodotti surgelati non devono essersi scongelati.
- I prodotti normalmente conservati a bassa temperatura (burro, prodotti lattiero-caseari, succhi di frutta) devono essere stati tenuti alla temperatura prevista.
- I prodotti soggetti a fermentazione devono essere oggetto di particolari precauzioni e devono essere posti in frigorifero prima possibile.
- I campioni di oli minerali devono essere presentati in scatole di trasporto protettive e devono essere controllati per verificare che non vi siano state perdite.
- Nel caso dei campioni contenuti nell'imballaggio originale per la vendita al dettaglio, tale imballaggio deve essere intatto.
- I campioni di prodotti chimici che recano marcature ufficiali con i simboli di pericolo (ad esempio teschio, fiamma o esplosione) devono essere trasportati in scatole speciali (v. raccomandazioni sugli imballaggi).
