Wytyczne dla państw członkowskich dotyczące kontroli zarządczych

Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie wytycznych w zakresie określonych praktycznych aspektów stosowania art. 125 ust. 4 lit. a) i art. 125 ust. 5 RWP oraz art. 23 EWT. Ma on służyć jako dokument referencyjny dla państw członkowskich w zakresie realizacji postanowień tych artykułów. Niniejsze wytyczne mają zastosowanie do wszystkich EFSI z wyjątkiem EFRROW. Zaleca się, by państwa członkowskie postępowały zgodnie z wytycznymi, uwzględniając własne struktury organizacyjne oraz procedury kontroli. W wytycznych przedstawiono szereg najlepszych praktyk, które IZ i organy określone w art. 23 ust. 4 EWT mogą wdrożyć, uwzględniając specyfikę każdego systemu zarządzania i kontroli. W ramach audytów przeprowadzonych przez Komisję w okresach programowania 2000–2006 i 2007–2013 wykazano potencjalne korzyści wynikające z opracowania takiego dokumentu.

Niniejsze wytyczne obejmują kwestie dotyczące wymogów regulacyjnych, ogólnych zasad oraz celu kontroli, organów odpowiedzialnych za prowadzenie kontroli, terminów, zakresu i intensywności kontroli, organizacji kontroli na miejscu, obowiązku dokumentowania pracy oraz outsourcingu. W kilku konkretnych obszarach, np. zamówień publicznych i programów pomocy, które w państwach członkowskich bywają problematyczne, przedstawiono przykłady dobrych praktyk w sposób bardziej szczegółowy. Dokument zawiera również informacje dotyczące kontroli zarządczych w obszarach instrumentów finansowych, projektów generujących dochód i EWT. Uwzględniono również problematykę trwałości operacji, równości i niedyskryminacji oraz środowiska.

Ze względu na duże zróżnicowanie struktur organizacyjnych w poszczególnych państwach członkowskich omówienie wszystkich kwestii w niniejszym dokumencie jest niemożliwe. Prowadzenie kontroli zarządczych należy do obowiązków IZ, jeżeli kontrole te prowadzone są na podstawie art. 125 ust. 4 lit. a) RWP oraz na podstawie art. 23 ust. 3 EWT. Instytucja zarządzająca może delegować zadania instytucji pośredniczącej. W związku z tym, jeżeli mowa jest o IZ, może to również dotyczyć IP, na które IZ scedowała część lub całość zadań związanych z kontrolą zarządczą. W pozostałych przypadkach zgodnie z art. 23 ust. 3 i 4 EWT w odniesieniu do programów EWT odpowiedzialność za prowadzenie kontroli zarządczych spoczywa na państwach członkowskich, państwach trzecich lub terytoriach wyznaczających dany podmiot lub osobę.

W ramach dążenia do zmniejszenia obciążenia administracyjnego beneficjentów EFSI należy podkreślić, że wymiana informacji między beneficjentami a IZ, IC, IA oraz IP może odbywać się za pomocą systemów elektronicznej wymiany danych. Przepisy znajdujące się w pakiecie legislacyjnym 2014–2020 związane z inicjatywą e-spójności sformułowano w taki sposób, aby określić minimalne wspólne wymogi i umożliwić państwom członkowskim i regionom znalezienie rozwiązań dopasowanych do ich struktury organizacyjnej i instytucjonalnej, a także do ich szczególnych potrzeb.