En raison du manque chronique de collaboration entre les services informatiques des différents ministères, il était nécessaire, pour assurer la gestion de leurs documents, de compter sur l'interopérabilité de huit systèmes fonctionnant en parallèle. Un projet d'uniformisation de ces processus a été lancé pour assurer une communication plus efficace entre ces ministères.
L'harmonisation des systèmes de gestion des documents: un réel atout pour les ministères
- 01 February 2016
Une solution pour la gestion des documents
Auparavant, chaque ministère hongrois disposait de son propre système de gestion des documents, tant et si bien qu'il en existait huit au total, dans des versions et configurations qui leur étaient propres. Cette hétérogénéité s'est révélée difficile à gérer dans le cadre du partage et de l'archivage de documents. Un projet visant à uniformiser la communication entre les ministères et les tâches de maintenance des systèmes a dès lors été entrepris afin de réduire le volume de travail et les délais nécessaires à l'extraction ou à l'archivage des documents.
Une solution applicable à l'ensemble des services ministériels
Le système, connu sous le nom de EKEIDR, a été appliqué à l'ensemble des services ministériels et s'est imposé comme une solution au problème de l'hétérogénéité des procédures précédemment suivies. Il a bouleversé les méthodes de travail au sein des ministères hongrois. Même s'il fonctionnait correctement, l'ancien système était loin d'être parfait. Son maniement posait effectivement problème puisqu'il impliquait l'utilisation d'un système de gestion différent en fonction du service ministériel concerné. De nouveaux logiciels, systèmes de gestion des documents et règlements sont entrés en vigueur pour réduire la charge de travail des quelque 500 membres du personnel affectés à la gestion documentaire, qui traitent, à ce titre, jusqu'à 2,5 millions de documents enregistrés chaque année.
Outre les gains de temps obtenus grâce à cette gestion documentaire plus efficace, l'un des principaux avantages du système EKEIDR tient au fait que chaque document enregistré, signé ou numérisé dans un ministère peut être transmis à n'importe quel autre ministère sans que le document en question ne doive être à nouveau enregistré, une procédure qui, dans l'ancien système, était particulièrement contraignante.
Investissement total et financement de l'UE
Le projet «Standard central electronic file and document management (EKEIDR)» a fait l'objet d'un investissement total de 941 451 625 HUF (environ 2 990 338 EUR). La contribution du Fonds européen de développement régional s'élève à 800 233 881 HUF (environ 2 542 001 EUR) au titre du programme opérationnel «Administration publique électronique» pour la période de programmation 2007-2013.