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Invitation à introduire votre déclaration de scolarité dans SYSPER

Il est à nouveau temps de soumettre vos déclarations annuelles de scolarité pour votre/vos enfant(s) à charge pour l'année scolaire/académique 2024/2025. Nous souhaitons vous rappeler les procédures et les délais en place afin que le PMO puisse traiter vos dossiers et vos paiements de manière efficace et dans les meilleurs délais.

date:  03/07/2024

Tout d'abord, nous vous invitons à explorer notre outil interactif sur les allocations scolaires qui a été créé pour vous guider à travers les avantages financiers que vous pouvez recevoir à chaque étape de la scolarité de votre enfant. N'hésitez pas à le consulter si vous ne l'avez pas encore fait. 

De plus, cette année, quatre séances de formation sur les études primaires/secondaires et universitaires seront organisées en septembre afin de vous présenter les règles, la manière de soumettre la déclaration et pour répondre à vos questions. Vous trouverez plus d'informations et le lien pour vous inscrire dans le dernier paragraphe (à la fin de cette communication). 

Vous êtes concerné(e) si : 

  • Votre enfant est scolarisé dans une école européenne et utilise le service de transport organisé par l'association des parents, 

  • Votre enfant est scolarisé dans une école primaire ou secondaire payante 

  • Votre enfant fréquente une école primaire ou secondaire non payante et doit payer des frais d'internat ou utilise un transport public ou privé, 

  • Votre enfant est âgé de 18 à 26 ans (ou aura 18 ans au cours de la prochaine année scolaire). 

  • Votre enfant ne poursuit pas ses études en 2024/2025 

  • Votre enfant fait un stage (rémunéré) ou un travail (rémunéré) dans le cadre de ses études ou en complément de celles-ci. 

  • Votre enfant étudie dans un pays autre que votre lieu d’affectation. 

Si votre enfant a changé d'école ou d'université, ou a changé de niveau d'études, vous devez introduire votre déclaration dans SYSPER en utilisant l'option «Nouvelle déclaration d'études». N'utilisez pas l'option «Nouvelle déclaration de formation sur la base de la précédente». 

Nous vous rappelons que toutes les déclarations doivent être "signées et soumises" pour être traitées.

Délais à prendre en compte :

Procédure à suivre pour faire vos déclarations : 

Enseignement primaire/secondaire (Primaire/Secondaire (europa.eu)) 

  • École européenne : Vous devez soumettre une déclaration de scolarité via SYSPER, si votre enfant fréquente une des écoles européennes (niveau primaire ou secondaire) et utilise le service de transport organisé par l'association des parents.
    Dans certains cas (Bruxelles, Luxembourg, Karlsruhe), le PMO paiera les frais de transport directement à l'association de parents d'élèves sur la base de l'allocation scolaire. Ce paiement direct ne peut être effectué qu'après avoir déclaré le transport dans votre déclaration scolaire dans SYSPER. Vous devez sélectionner «Bus scolaire européen à Bruxelles, Luxembourg, Karlsruhe» dans votre déclaration.

    N.B. : pour toutes les autres écoles européennes, vous serez facturé directement par le transporteur. Vous devez sélectionner dans SYSPER «Bus scolaire européen autre que Bruxelles, Luxembourg, Karlsruhe» et joindre les pièces justificatives nécessaires. 

  • École payante : Vous devez soumettre une déclaration de scolarité via SYSPER si votre enfant fréquente une école primaire/secondaire payante ou une école non payante et doit payer des frais de transport.
    Les frais de scolarité, ainsi que les frais de transport, peuvent être remboursés par l'allocation scolaire jusqu'à un montant maximum basé sur votre déclaration d'éducation dans SYSPER. 

  • École non payante : Vous devez soumettre une déclaration de scolarité via SYSPER si votre enfant fréquente une école primaire/secondaire non payante avec des frais de transport public ou privé.
    Les frais de transport, peuvent être remboursés par l'allocation scolaire jusqu'à un montant maximum basé sur votre déclaration de scolarité dans SYSPER. 

  • Internat : Si votre enfant fréquente un internat, vous recevrez un montant forfaitaire basé sur votre déclaration de scolarité dans SYSPER. 

L'allocation scolaire basée sur les frais déclarés (code ISF pour l'internat et code ISN pour tous les autres) est versée sur 12 mois et s'arrête généralement le 31 août de chaque année.

Université et/ou enseignement supérieur (Enseignement universitaire ou supérieur (europa.eu)) 

  • Stage/apprentissage : Votre enfant effectue un stage (rémunéré) ou un travail (rémunéré) dans le cadre de ses études ou en complément de celles-ci.
    Un stage ou toute forme de travail rémunéré (y compris tout emploi à temps partiel sans rapport avec les études) peut avoir une incidence sur le droit aux allocations, en particulier lorsque l'enfant reçoit une rémunération. Il est important de déclarer tous les stages, bourses ou emploi via SYSPER afin d'éviter un trop-perçu de droits financiers qu'il faudrait ensuite récupérer. 

  • Échange Erasmus : Vous devez soumettre deux déclarations dans SYSPER si votre enfant participe à un échange Erasmus. Une déclaration pour l'université d'origine (pour couvrir toute l'année académique) et une autre pour l'établissement d'accueil, en sélectionnant "Erasmus" dans le menu (uniquement pour la période de l'échange Erasmus).  

  • Transfert de l'allocation scolaire : Si votre enfant suit des études supérieures dans un pays de l'UE autre que votre lieu d’affectation au cours de l'année académique 2024/2025, vous avez la possibilité de demander le transfert de l'allocation scolaire sur son compte bancaire (Plus d’information: Transferts de rémunération (europa.eu)). Les demandes de transfert pour l'année académique en cours (2023/2024) expireront le 31 octobre 2024.

    Les demandes de transfert ne sont pas automatiquement reportées à l'année académique suivante. Pour garantir un traitement rapide et un impact sur votre salaire de novembre, il est essentiel de soumettre la déclaration d'éducation dès que possible et au plus tard le 15 octobre 2024. Veuillez noter qu'un transfert ne serait avantageux que si le coefficient correcteur du pays où votre enfant étudie est plus élevé que celui de votre lieu d'affectation (veuillez vérifier ici: Coefficients correcteurs (europa.eu)sous la colonne «transfert»). Si le coefficient correcteur nest pas plus élevé, il nest pas nécessaire de demander ce transfert car il ne serait pas avantageux. 

    • Lallocation scolaire pour lenseignement supérieur (code ISF) correspond à un montant forfaitaire et son versement cessera généralement le 31 décembre de chaque année pour garantir la continuité des paiements jusquà cette date (même si votre déclaration 2024/25 nest pas traitée avant).
    • Si votre enfant perçoit des revenus dun travail à temps partiel, ou sil est boursier, vous devez le signaler à ladministration, car ces revenus peuvent être déduits du montant total de lallocation. 

Bourses AideFi – Pour les collègues basés au Luxembourg 

  • Fonctionnaires/agents ayant des enfants à charge dans lenseignement supérieur Bourses nationales et AideFi.
    Si votre enfant est dans lenseignement supérieur ou commencera ses études en 2024/2025, veuillez leur rappeler de demander dabord laide financière fournie par son pays de résidence, puis par le AideFi que le formulaire 2024/2025 est disponible (généralement à partir du 31 août).
    Pour ceux dont les enfants étaient déjà dans lenseignement supérieur en 2023/2024: veuillez compléter votre déclaration 2024/2025 en ajoutant le certificat «AideFi (ex CEDIES) Summer Semester», deuxième versement si vous ne lavez pas déjà fait. 

  • Fonctionnaires/agents dont les enfants résident au Luxembourg et qui suivent une formation professionnelle en dehors du Luxembourg Bourses AideFi.
    Si vos enfants résident normalement au Luxembourg et suivent une formation professionnelle à létranger, ils peuvent bénéficier dune aide financière pour la formation professionnelle de niveau secondaire, à condition davoir été autorisés par le Ministère de lÉducation nationale, de lEnfance et de la Jeunesse (article 2, point 4, de la loi modifiée du 24 juillet 2014). Lautorisation du Département de la Formation Professionnelle doit être demandée par écrit. 

Interruption des études  

Il est conseillé de déclarer linterruption des études le plus tôt possible afin déviter les sur paiements. 

Nous vous rappelons que la fin / linterruption des études a un impact sur léligibilité: 

  • Aux Prestations familiales (europa.eu) au nom de votre enfant (lallocation pour enfant à charge, lallocation détudes, labattement fiscal, les frais de voyage annuels et la couverture du RCAM). Toute somme indûment versée devra être récupérée avec effet rétroactif

  • À la couverture du RCAM qui est liée au droit à lallocation pour enfant à charge, mais qui peut être prolongée pour une période maximale de 12 mois après la fin de lallocation pour enfant à charge (si votre enfant nexerce pas dactivité professionnelle ou sil y a une période dattente pour sinscrire au régime national). Veuillez contacter léquipe chargée des droits des membres du RCAM pour obtenir de plus amples informations sur la possibilité de prolonger la couverture au titre de larticle 72, paragraphe 1, point b), du statut, si votre enfant nest plus considéré comme étant à votre charge au sens du statut. 

  • À l'allocation de foyer accordée au titre de votre enfant. Cette allocation sera également supprimée si vous n'avez pas d'autre enfant à charge. Toutefois, si le revenu imposable annuel de votre conjoint ne dépasse pas le plafond prévu à l'article 1er paragraphe 3 de l'annexe VII du statut, votre droit à l'allocation de foyer peut être maintenu.   

Reprise des études 

Si votre enfant reprend ses études cette année, vous devez soumettre une nouvelle déclaration de « reprise d'études après interruption ». N'oubliez pas de soumettre également une déclaration « d'autres allocations perçues » si vous bénéficiez d'allocations ou de bourses nationales.  

FAQ et autres informations susceptibles de vous aider. 

Cette année, le PMO organisera en septembre quatre sessions dédiées à l'introduction des déclarations de scolarité pour répondre à vos questions. Inscrivez-vous ici : 

Vous trouverez des informations détaillées sur la manière d'introduire votre déclaration d'éducation sur MyIntraComm, dans la FAQ, l'outil sur les allocations d'éducation et le guide pratique sur les déclarations d'éducation. 

En outre, les collègues du PMO sont toujours prêts à fournir de l'aide et des conseils via Staff Contact. 

 

Avec mes meilleurs vœux pour une nouvelle année scolaire réussie, 

Przemyslaw SLOWIK,
Chef d'unité PMO.1
Droits et salaires