Representación en España

Autenticazione dei certificati dell'EUIPO

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L'EUIPO è l'agenzia europea responsabile della registrazione dei marchi, dei disegni e modelli validi in tutti i paesi dell'UE. La Rappresentanza della Commissione europea in Spagna è responsabile della legalizzazione delle firme dell'EUIPO. In questa pagina troverete informazioni su come richiedere la legalizzazione, in quale formato, ulteriori tappe da seguire, ecc. 

Cos'è l'EUIPO e quali documenti sono legalizzati nella rappresentanza della Commissione?

L'Ufficio dell'Unione europea per la proprietà intellettuale (EUIPO), con sede ad Alicante, è l'agenzia ufficiale europea incaricata di registrare i marchi, i disegni e i modelli e di garantirne la protezione in tutti i 27 paesi dell'Unione europea.

L'EUIPO rilascia copie autenticate delle domande di marchio dell'Unione europea o di disegni e modelli comunitari, o dei documenti contenuti nei fascicoli gestiti dall'Ufficio. Inoltre, essa rilascia certificati di estratti dal Registro dei marchi dell'Unione europea e dal Registro dei disegni e modelli comunitari. Tuttavia, alcuni paesi non UE richiedono la legalizzazione di tali copie certificate, sia per rivendicare delle priorità presso gli uffici nazionali sia per i reclami presso le loro autorità. Queste legalizzazioni devono essere richieste alla rappresentanza della Commissione europea in Spagna. Secondo quando disposto dalla Commissione europea, è il direttore della Rappresentanza in Spagna che ha il potere di legalizzare le firme dei funzionari dell'EUIPO.

Qui si seguito potrete consultare l’iter per legalizzare una firma dell'EUIPO. Si raccomanda di contattare l'istituzione di destinazione dei documenti o l' ambasciata o il consolato in Spagna del paese in questione, al fine di determinare le formalità richieste dal paese.

Tali procedure seguono le disposizioni della decisione n. 2001/C 17/06 della Commissione europea.

Come si richiede la legalizzazione di una firma dell'EUIPO?

L'autenticazione di una firma da parte dell'EUIPO può essere richiesta mediante due procedure:

1.- Presso la Rappresentanza della Commissione europea in Spagna (Madrid):

Se il richiedente ha già una copia autenticata, questa può essere inviata per posta o consegnata a mano direttamente presso la sede della Rappresentanza della Commissione europea a Madrid. A tal fine, il richiedente deve allegare alla copia autenticata dell'EUIPO una lettera che specifichi: chi richiede la legalizzazione (indirizzo postale e le coordinate di contatto), il paese per il quale è richiesta e l'indirizzo postale al quale la copia o le copie devono essere inviate una volta legalizzate o, se preferisce ritirarla a mano, un indirizzo di posta elettronica o un numero di telefono di contatto.

In caso di copie autenticate scaricate direttamente dal sito Internet dell'EUIPO, deve essere garantita la qualità di stampa delle copie. Esse devono essere nel formato A4 e pinzate o rilegate.

IMPORTANTE — al momento di stampare i documenti, il "codice di identificazione" deve figurare sul bordo destro delle pagine interne e non deve essere sezionato. Se il "codice di identificazione" non è leggibile, il documento non sarà valido.

Possono essere legalizzate solo copie cartacee. Non sono accettate copie in formato elettronico spedite per e-mail. 

2.- Presso l’EUIPO:

Nel richiedere una copia certificata all'EUIPO, il richiedente deve specificare che ha bisogno della legalizzazione della firma e per quale paese. In questo caso, l'EUIPO genera il documento e lo invia direttamente alla rappresentanza della Commissione europea in Spagna per la sua legalizzazione. Il richiedente deve inoltre indicare l'indirizzo postale al quale la copia o le copie devono essere inviate o, se preferisce ritirarla a mano, un indirizzo di posta elettronica o un numero di telefono di contatto.

NOTA: Nel caso di copie certificate di disegni e modelli comunitari oggetto di pubblicazione differita, non è disponibile la possibilità di inviare copie autenticate a un indirizzo diverso da quello del richiedente o di ritirarle a mano.

Dove si chiede di legalizzare la firma?

Commissione europea. Rappresentanza in Spagna.

Legalizzazioni EUIPO

Paseo de la Castellana, 46

E-28046 Madrid

Spagna

Telefono linea diretta+ 34 914238062

Centralino: + 34 914238000

Sebbene la richiesta di legalizzazioni non sia avanzata per posta elettronica, è possibile rivolgere eventuali domande al seguente indirizzo:

COMM-REP-MAD-EUIPO@ec.europa.eu

IMPORTANTE - la Rappresentanza della Commissione europea in Spagna spedisce i documenti legalizzati per posta ordinaria. Non effettua spedizioni tramite corriere.

Seminario web dell'EUIPO con informazioni dettagliate su come scaricare le copie certificate e il processo di legalizzazione (durata: 20'). 

Come procedere dopo la legalizzazione di una firma?

IMPORTANTE — Una volta che il documento è stato legalizzato e inviato o consegnato al richiedente, la Rappresentanza della Commissione europea non prenderà ulteriori iniziative.

TUTTE LE FASI SUCCESSIVE SONO A CARICO DEL RICHIEDENTE E SOTTO LA SUA RESPONSABILITÀ.

Avendo ricevuto la copia autenticata dalla Rappresentanza della Commissione europea a Madrid, è possibile che:

  • l'organismo presso il quale il documento deve essere presentato lo accetta direttamente; o che
  • L'organismo di destinazione esige che il documento legalizzato sia presentato attraverso il canale diplomatico.

Nel secondo caso, le formalità corrispondenti devono essere espletate presso l’ambasciata o il consolato in Spagna del paese di destinazione del documento. Alcune ambasciate, inoltre, prima di accettare il documento già autenticato dalla rappresentanza della Commissione europea in Spagna, chiedono una ulteriore legalizzazione del ministero degli Affari esteri spagnolo.

Per questo motivo si consiglia di contattare l'ambasciata o il consolato corrispondente al fine di determinare con precisione le procedure da seguire.

NOTA: Può darsi il caso che consolato o l'ambasciata del paese di destinazione parli di Apostilla dell’Aia. Questa opzione non è disponibile per i documenti dell'EUIPO perché l'UE nel suo insieme non è membro della convenzione dell'Aia e pertanto il documento deve essere legalizzato attraverso il canale diplomatico.

La legalizzazione ha un costo?

NO. L'autenticazione delle copie certificate dell'EUIPO presso la rappresentanza della Commissione europea a Madrid è gratuita.

Link utili 

Ufficio dell'Unione europea per la proprietà intellettuale (EUIPO)

Elenco delle ambasciate e dei consolati accreditati in Spagna (MAEC)

Ministero degli affari esteri, dell'Unione europea e della cooperazione del regno di Spagna, pagina sulle legalizzazioni.