Representación en España

Legalización de certificados de la EUIPO

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La EUIPO es la agencia europea responsable del registro de marcas, dibujos y modelos válidos en todos los Estados de la Unión Europea. La Representación de la Comisión Europea en España se encarga de legalizar las firmas de la EUIPO. En esta página encontrará información sobre cómo solicitar legalizaciones, en qué formato, pasos posteriores que se han de seguir, etc. 

¿Qué es la EUIPO y cuáles son los documentos que se legalizan en la Representación de la Comisión?

La Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea (EUIPO), con sede en Alicante, es la agencia europea oficial responsable del registro de marcas, dibujos y modelos y garantiza su protección en los 27 países de la Unión Europea.

La EUIPO expide copias certificadas de las solicitudes de marcas del Unión Europea o de dibujos y modelos comunitarios, o de los documentos que obran en los expedientes gestionados por la Oficina. Asimismo, expide extractos certificados del Registro de Marcas de la Unión Europea y del Registro de Dibujos y Modelos Comunitarios. Sin embargo, algunos países no pertenecientes a la Unión Europea requieren la legalización de dichas copias certificadas, ya sea para reivindicaciones de prioridad ante las oficinas nacionales o para reclamaciones ante sus autoridades. Estas legalizaciones deben solicitarse a la Representación de la Comisión Europea en España. De acuerdo con lo dispuesto por la Comisión Europea, el director de la Representación es quien tiene la facultad para legalizar las firmas de los funcionarios de la EUIPO.

A continuación, puede consultar los pasos para legalizar una firma de la EUIPO. Le recomendamos que se ponga en contacto, además, con la institución de destino de los documentos o bien con la embajada o el consulado en España del país en cuestión, para determinar cuáles son los trámites necesarios según el país.

Estos procedimientos siguen lo dispuesto en la Decisión de la Comisión Europea n.º 2001/C 17/06.

¿Cómo se solicita la legalización de una firma de la EUIPO?

La legalización de una firma de la EUIPO se puede solicitar a través de dos procedimientos:

1.- En la Representación de la Comisión Europea en España (Madrid):

Si el solicitante ya dispone de una copia certificada, puede enviarla por correo postal o personarse directamente en la sede de la Representación de la Comisión en Madrid. Para ello, deberá adjuntar a la copia certificada de la EUIPO una carta donde especifique: quién solicita la legalización (dirección postal y datos de contacto), el país para el que se solicita y la dirección donde quiere recibirla o, en caso de que prefiera recogerla personalmente, una dirección de correo electrónico o un número de teléfono de contacto.

En caso de copias certificadas descargadas directamente del sitio web de la EUIPO, deberá velarse por la calidad de impresión de las copias. Deben estar en formato A4 y correctamente grapadas o encuadernadas.

IMPORTANTE – al imprimir los documentos, el «Identification Code» debe figurar en el borde lateral derecho de las páginas interiores y no quedar cortado. Si el «Identification Code» no es legible, el documento no tendrá validez.

Solo se pueden legalizar copias en papel. No se aceptan copias telemáticas por correo electrónico. 

2.- En la propia EUIPO:

En el momento de solicitar una copia certificada a la EUIPO, el solicitante debe especificar que necesita la legalización de la firma y para qué país. En ese caso, la EUIPO genera el documento y lo envía directamente a la Representación de la Comisión Europea en España para su legalización. El solicitante deberá, asimismo, especificar la dirección postal a la que quiere que la copia o las copias le sean enviadas o, en caso de que prefiera recogerlas personalmente, facilitar una dirección de correo electrónico o un número de teléfono de contacto.

NOTA: en el caso de copias certificadas relativas a dibujos o modelos comunitarios sujetos al aplazamiento de la publicación (deferment), no está disponible la opción de enviar las copias certificadas legalizadas a una dirección distinta de la del solicitante ni la de recogerlas personalmente.

¿Dónde se solicita la legalización de la firma?

Comisión Europea. Representación en España.

Legalizaciones EUIPO

Paseo de la Castellana, 46

E-28046 Madrid

España

Teléfono directo: +34 914238062

Centralita: +34 914238000

Aunque no esté prevista la solicitud de legalizaciones a través del correo electrónico, puede dirigir cualquier consulta a: 

COMM-REP-MAD-EUIPO@ec.europa.eu

IMPORTANTE - La Representación de la Comisión Europea en España envía los documentos legalizados por correo postal normal. NO efectúa ningún envío por mensajería.

Seminario web de la EUIPO con información detallada sobre cómo descargar copias certificadas y el proceso de legalización (duración: 20’).

¿Cómo proceder después de obtener la legalización de la firma?

IMPORTANTE – Una vez que el documento haya sido legalizado y enviado o entregado al solicitante, la Representación de la Comisión Europea no tomará ninguna otra medida.

TODOS LOS PASOS POSTERIORES ESTÁN A CARGO DEL SOLICITANTE Y BAJO SU RESPONSABILIDAD.

Tras recibir la copia certificada legalizada por la Representación de la Comisión Europea en Madrid, es posible que:

  • el organismo donde deba presentar el documento la acepte directamente; o bien que
  • el organismo de destino exija que el documento legalizado sea presentado por la vía diplomática.

En el segundo caso, en líneas generales, los trámites correspondientes deben realizarse ante la embajada o consulado del país de destino del documento en España. Algunas embajadas, además, antes de aceptar el documento ya legalizado por la Representación de la Comisión Europea en España, piden también una legalización del Ministerio de Asuntos Exteriores de España.

Por este motivo, le aconsejamos que se ponga en contacto con la embajada o el consulado que corresponda, para determinar de manera exacta los procedimientos que tiene que seguir.

NOTA: Puede que el consulado o la embajada del país de destino se refiera a una «Apostilla de la Haya». Esta opción no está disponible para los documentos de la EUIPO, porque la UE, en su conjunto, no es miembro del Convenio de La Haya y, por lo tanto, el documento necesita ser legalizado por la vía diplomática.

¿La legalización de los documentos tiene un coste?

NO. La legalización de las copias certificadas de la EUIPO en la Representación de la Comisión Europea de Madrid es gratuita.

Enlaces de interés

Oficina de Propiedad Intelectual de la Unión Europea (EUIPO)

Listado de las embajadas y consulados acreditados en España (MAEC)

Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación, página sobre legalizaciones.