Inhoudstafel
Zoeken in de gids

Stap 3: de financiële voorwaarden controleren

Subsidievormen

De subsidie kan een van de volgende vormen aannemen1:

  • terugbetaling van een bepaald gedeelte van de subsidiabele, daadwerkelijk gemaakte kosten: bijvoorbeeld het in het kader van strategische partnerschappen toegekende steunbedrag ter dekking van de extra kosten verbonden aan de deelname van personen met specifieke behoeften;
  • terugbetaling op basis van tegemoetkoming in de eenheidskosten: bijvoorbeeld het als individuele steun toegekende bedrag in het kader van mobiliteitsprojecten op het gebied van onderwijs, opleiding en jeugdzaken;
  • vaste bedragen: bijvoorbeeld het toegekende steunbedrag ter uitvoering van aanvullende activiteiten in het kader van Jean Monnet-projecten;
  • forfaitaire financiering: bijvoorbeeld het toegekende steunbedrag ter dekking van indirecte kosten van sportevenementen zonder winstoogmerk;
  • een combinatie van de hierboven genoemde vormen.

Het in het kader van het Erasmus+-programma toegepaste financieringsmechanisme voorziet doorgaans in subsidies in de vorm van terugbetaling op basis van tegemoetkoming in de eenheidskosten. Hiermee kunnen aanvragers eenvoudig het gevraagde subsidiebedrag berekenen en een realistische financiële projectplanning uitwerken.

In de kolom "Financieringsmechanisme" van de tabellen "Financieringsregels" in deel B wordt aangegeven welke subsidievorm van toepassing is op de te financieren kostenpost voor elke onder het Erasmus+-programma vallende actie in deze gids.  

Op EU-subsidies toepasselijke beginselen

Verbod op terugwerkende kracht

EU-subsidiëring met terugwerkende kracht van reeds voltooide projecten is niet toegestaan.

EU-subsidiëring van reeds begonnen projecten kan slechts worden toegestaan indien de aanvrager kan aantonen in het projectvoorstel dat het noodzakelijk was met het project te beginnen vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst of de betekening van het subsidiebesluit. In dat geval mogen de subsidiabele kosten niet vóór de datum van indiening van de subsidieaanvraag zijn gemaakt.

Indien de aanvrager met de projectuitvoering begint vóór de ondertekening van de subsidieovereenkomst of de betekening van het subsidiebesluit, zijn de daarmee gepaard gaande risico's voor zijn eigen rekening.

Beginsel van niet-cumuleerbaarheid

Voor elk door de EU gefinancierd project kan slechts één subsidie ten laste van de EU-begroting aan eenzelfde begunstigde worden toegekend. Dezelfde kosten worden in geen geval tweemaal uit de Uniebegroting gefinancierd.

Om het risico van dubbele financiering te vermijden, moet de aanvrager in het desbetreffende deel van het aanvraagformulier opgeven welke middelen en bedragen uit andere financieringsbronnen dat jaar werden ontvangen of aangevraagd voor hetzelfde project of voor welk ander project dan ook, met inbegrip van exploitatiesubsidies.

Identieke of soortgelijke aanvragen die door dezelfde aanvrager of door andere partners van hetzelfde consortium worden ingediend, worden specifiek beoordeeld om het risico van dubbele financiering uit te sluiten en kunnen allemaal worden afgewezen.

Meerdere inzendingen

Voor gedecentraliseerde acties die door de nationale agentschappen van Erasmus+ worden beheerd, geldt dat aanvragen die dezelfde aanvrager of hetzelfde consortium tweemaal of vaker heeft ingediend bij hetzelfde agentschap of bij verschillende agentschappen, worden afgewezen. Identieke of soortgelijke aanvragen die door andere aanvragers of consortia worden ingediend, worden aan een specifieke beoordeling onderworpen en kunnen eveneens worden afgewezen.

Winstverbod en medefinanciering

Een subsidie uit de Uniebegroting mag niet tot doel of tot gevolg hebben dat zij de begunstigde winst oplevert in het kader van het uitgevoerde project. Winst wordt gedefinieerd als een overschot, dat bij de saldobetaling berekend is, van de ontvangsten ten opzichte van de subsidiabele kosten van de actie of het werkprogramma, voor zover de ontvangsten beperkt zijn tot de EU-subsidie en de door de actie of het werkprogramma gegenereerde inkomsten 2. Het beginsel van het winstverbod geldt niet voor subsidiëring op basis van eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering, met inbegrip van beurzen, noch voor subsidieaanvragen van niet meer dan 60 000 EUR. Voor de berekening van de door de subsidie voortgebrachte winst, wordt medefinanciering in de vorm van bijdragen in natura niet in beschouwing genomen.

Bovendien is EU-steun bedoeld als stimulans ter verwezenlijking van een project dat zonder financiële steun van de EU niet uitvoerbaar zou zijn. De EU-steun berust op het medefinancieringsbeginsel. Medefinanciering houdt in dat de EU-subsidie niet mag dienen tot volledige financiering van de projectkosten; het project moet derhalve worden medegefinancierd uit andere bronnen dan de EU-subsidie (zoals eigen middelen van de begunstigde, door de actie voortgebrachte inkomsten, financiële bijdragen van derden).

Wordt de EU-subsidie verleend op basis van de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering, wat het geval is voor de meeste door deze gids bestreken acties, dan waarborgt de Commissie van tevoren, bij het vaststellen van de tarieven of percentages van deze eenheden, vaste bedragen en forfaitaire financiering, dat de beginselen van winstverbod en medefinanciering voor de actie als geheel worden nageleefd. Algemeen wordt ervan uitgegaan dat voldaan is aan de beginselen van winstverbod en medefinanciering. Bijgevolg hoeven de aanvragers geen informatie te verstrekken over andere financieringsbronnen dan de EU-subsidie en hoeven zij evenmin de voor het project gemaakte kosten te rechtvaardigen.

Niettemin doet de betaling van de subsidie in de vorm van terugbetaling op basis van tegemoetkoming in de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering geen afbreuk aan het recht van toegang tot de boekhouding van de begunstigden. Het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap is gerechtigd om tot het volledige subsidiebedrag terug te vorderen indien uit een controle of audit blijkt dat het gesubsidieerde evenement niet heeft plaatsgehad (bijvoorbeeld wanneer projectactiviteiten niet worden uitgevoerd zoals afgesproken in de aanvraagfase, wanneer de deelnemers niet deelnemen aan de activiteiten enzovoort) en dat de begunstigde ten onrechte een betaling heeft ontvangen uit een subsidie in de vorm van terugbetaling op basis van tegemoetkoming in de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering. Ook wanneer de ondernomen activiteiten of de bereikte resultaten van gebrekkige kwaliteit zijn, kan de subsidie geheel of ten dele worden verlaagd, ongeacht of de activiteiten daadwerkelijk hebben plaatsgehad en subsidiabel zijn.

Bovendien is het de Europese Commissie toegestaan voor statistische en controledoeleinden steekproefsgewijs enquêtes uit te voeren bij begunstigden met het doel de werkelijk gemaakte kosten te kwantificeren voor projecten die worden gesubsidieerd in de vorm van terugbetaling op basis van tegemoetkoming in de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering.

Specifieke bepalingen inzake subsidiëring door een bepaald gedeelte van de subsidiabele kosten terug te betalen

De volgende bepalingen zijn van toepassing wanneer de EU-subsidie wordt verleend als terugbetaling van een bepaald gedeelte van de subsidiabele kosten:

Subsidiabele kosten

Een EU-subsidie mag niet meer bedragen dan een totaalbedrag dat het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap heeft vastgesteld bij het selecteren van het project, en dat berust op de in het aanvraagformulier vermelde raming van de subsidiabele kosten. Subsidiabele kosten zijn daadwerkelijk door de begunstigde van een subsidie gemaakte kosten die aan alle onderstaande criteria voldoen:

  • de kosten worden gemaakt tijdens de looptijd van het project, met uitzondering van de kosten die betrekking hebben op de eindverslagen en controlecertificaten;
  • de kosten worden aangegeven in de geraamde totale begroting van het project;
  • de kosten zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het gesubsidieerde project;
  • de kosten zijn aanwijsbaar en verifieerbaar, zijn met name opgenomen in de boekhouding van de begunstigde en zijn vastgesteld overeenkomstig de boekhoudkundige normen die van toepassing zijn in het land waar de begunstigde is gevestigd en overeenkomstig de gebruikelijke kostenberekeningsmethoden van de begunstigde;
  • de kosten voldoen aan de bepalingen van de toepasselijke fiscale en sociale wetgeving;
  • zij zijn redelijk en gerechtvaardigd en voldoen aan het beginsel van goed financieel beheer, met name wat zuinigheid en efficiëntie betreft.
  • zij worden niet gedekt door EU-subsidies in de vorm van tegemoetkoming in de eenheidskosten, vaste bedragen of forfaitaire financiering.

Ook de volgende categorieën kosten worden als subsidiabel beschouwd:

  • kosten die verband houden met een door de begunstigde gestelde zekerheid voor voorfinanciering, indien deze zekerheid door het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap wordt vereist;
  • kosten in verband met certificaten betreffende de financiële verslagen en operationele verificatierapporten, wanneer dergelijke certificaten of rapporten vereist zijn ter ondersteuning van de betalingsverzoeken van nationale agentschappen of het Uitvoerende Agentschap;
  • afschrijvingskosten, op voorwaarde dat de begunstigde deze werkelijk heeft gemaakt.

De interne boekhoud- en auditprocedures van de begunstigde moeten het mogelijk maken een rechtstreekse overeenstemming te vinden tussen de voor het project gedeclareerde kosten en ontvangsten en de overeenkomstige boekhoudrekeningen en bewijsstukken.

Belasting toegevoegde waarde (btw)

Belastingafdrachten over de toegevoegde waarde worden alleen als subsidiabele kosten beschouwd wanneer deze krachtens de toepasselijke nationale btw-wetgeving3 niet invorderbaar zijn. De enige uitzondering betreft de werkzaamheden of handelingen die de staat, de regio's, de gewesten, de provincies, de gemeenten en de andere publiekrechtelijke lichamen als overheid verrichten4. Daarnaast:

  • is aftrekbare btw die niet werkelijk is afgetrokken (krachtens nationale voorwaarden of vanwege de onzorgvuldigheid van de begunstigden) niet subsidiabel;
  • is de btw-richtlijn niet van toepassing op niet-EU-lidstaten. Organisaties uit partnerlanden kunnen worden vrijgesteld van belastingen (met inbegrip van btw), rechten en heffingen, indien een overeenkomst is ondertekend tussen de Europese Commissie en het partnerland waarin de organisatie is gevestigd.

Subsidiabele indirecte kosten

Voor bepaalde soorten projecten (zie deel B van deze gids voor meer bijzonderheden over de financieringsregels voor acties) is een vast bedrag van ten hoogste 7 % van de subsidiabele directe projectkosten subsidiabel als indirecte kosten, zijnde de door de begunstigde gemaakte algemene administratiekosten die niet al worden gedekt door de subsidiabele directe kosten (bijvoorbeeld elektriciteits- of internetkosten, kosten voor lokalen enz.) maar die aan het project kunnen worden toegerekend.

De indirecte kosten mogen geen kosten omvatten die onder een andere rubriek vallen. Indirecte kosten zijn niet subsidiabel wanneer de begunstigde al een exploitatiesubsidie ontvangt uit de Uniebegroting (bijvoorbeeld in het kader van de oproep tot het indienen van voorstellen betreffende de onder het Erasmus+-programma vallende samenwerking met maatschappelijke organisaties).

Niet-subsidiabele kosten

De volgende kosten worden als niet-subsidiabel beschouwd:

  • kapitaalopbrengsten;
  • schulden en kosten van schulden;
  • voorzieningen voor verliezen of schulden;
  • debetrente;
  • dubieuze schuldvorderingen;
  • wisselkoersverliezen;
  • btw, wanneer deze krachtens de toepasselijke nationale btw-wetgeving als invorderbaar wordt aangemerkt (zie de alinea hierboven over btw);
  • kosten die door de begunstigde zijn gedeclareerd en in aanmerking zijn genomen in het kader van andere door de Europese Unie gesubsidieerde projecten of werkprogramma's (zie ook de alinea hierboven over subsidiabele indirecte kosten);
  • buitensporige of ondoordachte uitgaven;
  • bijdragen in natura;
  • in het geval van huur of leasing van uitrusting, de kosten van de aankoopoptie na afloop van de leasing- of huurperiode;
  • kosten voor de opening en het beheer van een bankrekening (met inbegrip van door de bank van de begunstigde in rekening gebrachte kosten voor overmakingen van/aan het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap).

Financieringsbronnen

De aanvrager moet in het aanvraagformulier de bijdrage vermelden uit andere bronnen dan de EU-subsidie. Externe medefinanciering kan bestaan uit eigen middelen van de begunstigde, financiële bijdragen van derden of door het project voortgebrachte inkomsten. Indien bij de eindrapportage of bij de indiening van het laatste betalingsverzoek blijkt dat er een overschot is van de inkomsten (zie onder “Winstverbod en medefinanciering”) ten opzichte van de voor het project gemaakte subsidiabele kosten, heeft het nationaal agentschap of het Uitvoerend Agentschap het recht het percentage van de winst terug te vorderen dat overeenkomt met de bijdrage van de Unie in de daadwerkelijk door de begunstigde gemaakte subsidiabele kosten voor de uitvoering van het project. Deze bepaling is niet van toepassing op projecten waarvoor de aangevraagde subsidie niet meer dan 60 000 EUR bedraagt.

Bijdragen in natura worden niet als mogelijke medefinancieringsbron beschouwd.

  • 1. Besluit C(2013) 8550 van de Commissie van 4 december 2013: "The use of lump sums, the reimbursement on the basis of unit costs and the flat-rate financing under the "Erasmus+" Programme" (Besluit betreffende het gebruik van vaste bedragen, de terugbetaling op basis van eenheidskosten en de forfaitaire financiering in het kader van het Erasmus+-programma), (http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/more_info/awp/docs/c_2013_8550.pdf)
  • 2. Daartoe mogen de ontvangsten uitsluitend bestaan uit door het project voortgebrachte inkomsten en de financiële bijdragen van donors die specifiek zijn bestemd voor de financiering van de subsidiabele kosten. De winst (of het verlies) als hierboven omschreven is dan gelijk aan het verschil tussen:
    1. het voorlopig aanvaarde bedrag van de subsidie en de door de actie voortgebrachte inkomsten, en
    2. de door de begunstigde gemaakte subsidiabele kosten.

    Bovendien wordt de eventueel geboekte winst teruggevorderd. Het nationale agentschap of het Uitvoerend Agentschap heeft het recht het percentage van de winst terug te vorderen dat overeenkomt met de bijdrage van de Unie in de werkelijk door de begunstigde gemaakte subsidiabele kosten ter uitvoering van de actie. Aanvullende verduidelijkingen over de berekening van de winst worden verstrekt voor acties die worden gesubsidieerd in de vorm van de terugbetaling van een bepaald gedeelte van de subsidiabele kosten.

  • 3. In de lidstaten is de btw-richtlijn 2006/112/EG omgezet in nationale btw-regelingen.
  • 4. Zie artikel 13, lid 1, van de richtlijn.