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Fase 3: Verifica delle condizioni finanziarie

Tipi di sovvenzione

La sovvenzione può essere concessa in una delle forme seguenti1:

  • rimborso di una determinata percentuale dei costi ammissibili effettivamente sostenuti: ad esempio l'importo concesso nell'ambito del quadro del partenariato strategico per coprire i costi aggiuntivi collegati alla partecipazione di persone con esigenze speciali
  • rimborso sulla base del contributo ai costi unitari: ad esempio l'importo concesso per il sostegno individuale nel quadro dei progetti di mobilità nel settore dell'istruzione, della formazione e della gioventù
  • somma forfettaria: ad esempio l'importo concesso per contribuire all'attuazione delle attività complementari nell'ambito dei progetti Jean Monnet
  • finanziamenti a tasso forfettario: ad es. l'importo concesso per coprire i costi indiretti di eventi sportivi senza fini di lucro
  • una combinazione delle forme summenzionate.

Il meccanismo di finanziamento applicato nell'ambito del Programma Erasmus+ nella maggior parte dei casi prevede sovvenzioni sulla base di costi unitari. Questo tipo di sovvenzione aiuta i richiedenti a calcolare in maniera semplice l'importo della sovvenzione richiesto e a facilitare una pianificazione finanziaria realistica del progetto.

Per scoprire quale tipo di sovvenzione viene applicato a ciascun elemento oggetto di finanziamento per ciascuna delle azioni Erasmus+ descritte in questa guida, consultare la colonna "Meccanismo di finanziamento" nelle tabelle "Norme di finanziamento" nella parte B.

Principi che si applicano alle sovvenzioni dell'UE

Non retroattività

È esclusa la sovvenzione retroattiva per azioni già concluse.

Una sovvenzione dell'UE per un'azione già avviata può essere concessa solo se il richiedente può provare, nella proposta di progetto, la necessità di avviare l'azione prima della firma della convenzione di sovvenzione o prima della notifica della decisione di sovvenzione. In questi casi, i costi ammissibili al finanziamento non devono essere anteriori alla data di deposito della domanda di sovvenzione.

Se il richiedente inizia ad attuare il progetto prima della firma della convenzione di sovvenzione o prima della notifica della decisione di sovvenzione, lo fa a proprio rischio.

Divieto di cumulo

Per ogni progetto finanziato dall'UE può essere concordata una sola sovvenzione dell'UE a favore di uno stesso beneficiario. In nessun caso il bilancio dell'Unione finanzia due volte i medesimi costi.

Per evitare il rischio di doppi finanziamenti, il richiedente deve indicare nella rispettiva sezione del modulo di candidatura le fonti e gli importi degli altri finanziamenti eventualmente ricevuti o richiesti durante l'anno, sia per lo stesso progetto che per qualsiasi altro progetto, comprese le sovvenzioni di funzionamento.

Domande identiche o molto simili, presentate dallo stesso richiedente o da altri partner dello stesso consorzio, saranno soggette a una valutazione specifica per escludere il rischio di doppi finanziamenti e potranno essere tutte respinte.

Presentazioni multiple

Per le azioni decentralizzate gestite dalle Agenzie nazionali Erasmus+, le domande presentate due o più volte dallo stesso richiedente o consorzio, alla stessa o a diverse agenzie, saranno respinte. Se diversi richiedenti o consorzi presentano domande identiche o molto simili, tali domande saranno soggette a una valutazione specifica e potranno essere tutte respinte.

Divieto del fine di lucro e cofinanziamento

Una sovvenzione finanziata dal bilancio dell’Unione non può avere come oggetto o effetto un profitto nell’ambito del quadro del progetto svolto dal beneficiario. Il profitto è definito come un’eccedenza calcolata al momento del pagamento del saldo, delle entrate rispetto ai costi ammissibili per il programma di azione o di lavoro, in cui le entrate si limitano alla sovvenzione dell’Unione e al reddito generato da tale azione o programma di lavoro2. Il principio del divieto del fine di lucro non si applica a sovvenzioni erogate nella forma di costi unitari, somme forfettarie o finanziamenti a tasso fisso, comprese le borse di studio, né alle richieste di sovvenzione che non superano i 60 000 EUR. Allo scopo di calcolare il profitto generato dalla sovvenzione, i cofinanziamenti nella forma di contributi in natura non saranno tenuti in considerazione.

Inoltre, una sovvenzione dell'UE è un incentivo per svolgere un progetto che altrimenti non sarebbe realizzabile senza il sostegno finanziario dell'UE ed è basata sul principio del cofinanziamento. Il cofinanziamento implica la possibilità che la sovvenzione dell'UE non finanzi interamente i costi del progetto, bensì che questo debba essere cofinanziato da fonti diverse dalla sovvenzione dell'UE (ad esempio risorse proprie del beneficiario, reddito generato dall'azione, contributi finanziari di terzi).

Quando la sovvenzione viene concessa nella forma di costo unitario, di somma forfettaria o di finanziamento a tasso fisso – è il caso della maggior parte delle azioni trattate in questa guida - i principi del divieto del fine di lucro e del cofinanziamento sono assicurati dalla Commissione per l'intera azione in anticipo quando essa definisce i tassi o le percentuali di tali costi unitari, somme forfettarie e finanziamenti a tasso fisso. Il rispetto dei principi del divieto del fine di lucro e del cofinanziamento è generalmente assodato e, di conseguenza, i richiedenti non devono fornire informazioni sulle fonti di finanziamento diverse dalla sovvenzione dell'UE e non devono giustificare i costi sostenuti dal progetto.

Tuttavia, il pagamento della sovvenzione calcolata in base al rimborso sulla base di un contributo su costi unitari, delle somme forfettarie o del finanziamento a tasso fisso non pregiudica il diritto di accedere ai registri contabili dei beneficiari. Quando un controllo ex post rivela che l'evento generatore non si è verificato (ad esempio attività del progetto realizzate non come approvato durante la fase di richiesta, partecipanti che non prendono parte alle attività ecc.) ed è stato effettuato un pagamento non dovuto al beneficiario tramite una sovvenzione calcolata in base al rimborso sulla base di un contributo su costi unitari, delle somme forfettarie o del finanziamento a tasso fisso, l'Agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva possono recuperare l'importo della sovvenzione. Analogamente, se l'attività intrapresa o i risultati prodotti non sono di qualità soddisfacente, la sovvenzione può essere parzialmente o totalmente ridotta anche se le attività hanno avuto luogo e sono ammissibili.

Inoltre, a scopi statistici e di monitoraggio, la Commissione europea può svolgere sondaggi su un campione di beneficiari che mirano a quantificare i costi effettivi sostenuti nei progetti finanziati in base al rimborso sulla base di un contributo su costi unitari, delle somme forfettarie o del finanziamento a tasso fisso.

Disposizioni specifiche che si applicano alle sovvenzioni pagate sulla base del rimborso di una determinata percentuale di costi ammissibili

Quando la sovvenzione dell'UE viene fornita sotto forma di rimborso di una determinata percentuale dei costi ammissibili, si applicano le seguenti disposizioni:

Costi ammissibili

Una sovvenzione dell'UE non deve superare un importo totale stabilito dall'Agenzia nazionale o dall'Agenzia esecutiva al momento della selezione del progetto sulla base di costi ammissibili stimati indicati nel modulo di candidatura. Sono costi ammissibili i costi effettivamente sostenuti dal beneficiario di una sovvenzione che soddisfano tutti i seguenti criteri:

  • sono stati sostenuti nel corso del periodo di realizzazione del progetto, ad eccezione dei costi relativi alla stesura delle relazioni finali e alla presentazione dei certificati di audit
  • sono indicati nel bilancio totale stimato del progetto
  • sono necessari all'attuazione del progetto oggetto della sovvenzione
  • sono identificabili e controllabili e, in particolare, sono registrati nella contabilità del beneficiario, sono determinati conformemente ai principi contabili del paese in cui il beneficiario è stabilito e in conformità alle pratiche abituali di quest'ultimo in materia di contabilità analitica
  • sono conformi alle leggi fiscali e sociali applicabili
  • sono ragionevoli, giustificati e conformi ai requisiti della sana gestione finanziaria, in particolare per quanto riguarda l'economia e l'efficienza
  • non sono coperti da sovvenzioni UE concesse sotto forma di rimborso sulla base di un contributo su costi unitari, delle somme forfettarie o del finanziamento a tasso fisso.

Anche le seguenti categorie di costo sono considerate ammissibili:

  • costi relativi a una garanzia di prefinanziamento presentata dal beneficiario della sovvenzione, quando questa garanzia è richiesta dall'Agenzia nazionale o dall'Agenzia esecutiva;
  • costi relativi ai certificati nei rendiconti finanziari e nei report sulle verifiche operative, in cui tali certificati o report sono necessari a supporto delle richieste di pagamento da parte dell’Agenzia nazionale o esecutiva;
  • costi di ammortamento, una volta appurato che sono stati effettivamente sostenuti dal beneficiario.

Le procedure di contabilità interna e di audit del beneficiario devono consentire la diretta riconciliazione dei costi e delle entrate dichiarate per il progetto con i rispettivi prospetti contabili e documenti giustificativi.

Imposta sul valore aggiunto (IVA)

L'imposta sul valore aggiunto sarà considerata un costo ammissibile solo se non si potrà recuperare nell'ambito della normativa IVA nazionale applicabile3. L'unica eccezione si riferisce alle attività o alle transazioni in cui autorità governative statali, regionali e locali e altri organismi pubblici si comportano come autorità pubbliche4. Inoltre:

  • l'imposta detraibile non ancora detratta (a causa di condizioni nazionali o della noncuranza dei beneficiari) non è ammissibile
  • la direttiva IVA non si applica ai paesi non aderenti all'UE. Le organizzazioni dei paesi partner possono essere esentate dal versamento di imposte (compresa l'IVA), diritti e oneri in caso di accordo sottoscritto tra la Commissione europea e il paese nel quale ha sede l'organizzazione.

Costi indiretti ammissibili

Per alcune tipologie di progetti (per dettagli sulle norme di finanziamento delle azioni, vedere la parte B di questa guida) un importo forfettario non superiore al 7% dei costi ammissibili diretti del progetto è ammissibile sotto forma di costi indiretti, a rappresentanza dei costi amministrativi generali del beneficiario, i quali non sono già coperti dai costi ammissibili diretti (per es. fatture per l’energia elettrica o per l’uso di Internet, costi per le sedi, ecc.), ma che possono essere considerati imputabili al progetto.

I costi indiretti potrebbero escludere i costi già iscritti in un'altra categoria di bilancio. I costi indiretti non sono ammissibili quando il beneficiario riceve già una sovvenzione di funzionamento dal bilancio dell'Unione (ad esempio nell'ambito dell'invito a presentare proposte relativo alla cooperazione della società civile nell'ambito del Programma Erasmus+).

Costi non ammissibili

I seguenti costi non sono ammissibili:

  • rendimento del capitale
  • debiti e relativi oneri
  • copertura di perdite o debiti
  • interessi passivi
  • crediti dubbi
  • perdite dovute a operazioni di cambio
  • IVA, quando considerata recuperabile nell'ambito della normativa IVA nazionale applicabile (cfr. il paragrafo precedente sull'imposta sul valore aggiunto)
  • costi dichiarati dal beneficiario e coperti da un altro progetto o programma di lavoro che riceve una sovvenzione dell'UE (cfr. il paragrafo precedente sui costi indiretti ammissibili)
  • le spese eccessive o sconsiderate
  • contributi in natura
  • nel caso di noleggio o leasing di beni, il costo di ogni opzione di acquisto alla fine del periodo di noleggio o leasing
  • costi per l'apertura e il funzionamento di conti bancari (compresi i costi dei trasferimenti dall'Agenzia nazionale o da quella esecutiva a carico dell'istituto bancario del beneficiario).

Fonti di finanziamento

Il richiedente deve indicare nel modulo di candidatura il contributo che riceve da altre fonti diverse dalla sovvenzione dell'UE. Il cofinanziamento esterno può assumere la forma di risorse proprie del beneficiario, contributi finanziari di terzi o reddito generato dal progetto. Se, al momento della relazione finale e della richiesto di pagamento del saldo, vi sono elementi che provano l'esistenza di un'eccedenza nel reddito (cfr. la sezione Divieto del fine di lucro e cofinanziamento) oltre i costi ammissibili sostenuti dal progetto, l'Agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva possono recuperare la percentuale di profitto corrispondente al contributo dell'UE sui costi ammissibili realmente sostenuti dal beneficiario per svolgere il progetto. Questa disposizione non si applica ai progetti la cui sovvenzione non supera i 60 000 EUR.

I contributi in natura non sono considerati come possibili fonti di cofinanziamento.

  • 1. DECISIONE DELLA COMMISSIONE C(2013)8550, del 4 dicembre 2013, sull'uso delle somme forfettarie, dei rimborsi in base ai costi unitari e del finanziamento a tasso fisso nel Programma Erasmus+ (http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/more_info/awp/docs/c_2013_8550.pdf)
  • 2.

    A questo scopo, le entrate sono limitate al reddito generato dal progetto, nonché ai contributi finanziari assegnati specificatamente dai donatori al finanziamento dei costi ammissibili. Il profitto (o la perdita) definito come sopra è quindi la differenza tra: 

    • l'importo della sovvenzione accettato in via provvisoria e il reddito generato dall'azione
    • i costi ammissibili sostenuti dal beneficiario.

    Inoltre, se sarà realizzato un profitto, esso sarà recuperato. L'Agenzia nazionale o l'Agenzia esecutiva possono recuperare la percentuale di profitto corrispondente al contributo dell'UE sui costi ammissibili effettivamente sostenuti dal beneficiario per svolgere l'azione. Ulteriori chiarificazioni sul calcolo del profitto saranno fornite per  le azioni la cui sovvenzione ha la forma di rimborso di una determinata percentuale dei costi ammissibili.

  • 3. La legislazione nazionale in materia di IVA negli Stati membri traduce la direttiva IVA 2006/112/CE.
  • 4. Cfr. articolo 13, paragrafo 1, della direttiva.