Kazalo
Iskanje po vodniku

Priloga II– Razširjanje in uporaba rezultatov

Praktični vodnik za upravičence

Uvod

Z aktivnostmi razširjanja in uporabe rezultatov se lahko predstavi delo, ki je bilo opravljeno s projektom Erasmus+. Na podlagi izmenjave rezultatov, pridobljenih izkušenj in ugotovitev zunaj kroga sodelujočih organizacij bo tudi širša skupnost lahko imela koristi od del, ki so prejela sredstva EU, ter spodbujala prizadevanja organizacije v zvezi s cilji programa Erasmus+, ki še posebej poudarja povezavo med Programom in politikami. Vsak projekt, podprt s Programom, je torej korak proti doseganju splošnih ciljev, ki so opredeljeni v Programu, za izboljšanje in posodobitev sistemov izobraževanja, usposabljanja in mladine.

Razširjanje se bo razlikovalo glede na projekte in pomembno je razmisliti, katere vrste aktivnosti razširjanja ustrezajo posameznim sodelujočim organizacijam. Partnerji v manjših projektih bi morali izvajati razširjanje in uporabo v skladu z ravnjo svoje aktivnosti. Zahteve za razširjanje za projekt mobilnosti bodo drugačne kot za projekt partnerstva. Obseg aktivnosti razširjanja in uporabe se bo povečal v skladu z obsegom in strateško pomembnostjo projekta. Prijavitelji bodo ob prijavi morali pojasniti svoje namere/načrte za aktivnosti razširjanja in uporabe in če bo njihova prijava uspešna, jih bodo morali tudi izvesti.

Poglavje 1 opredeljuje nekatere ključne pojme in pojasnjuje, kaj je mogoče doseči z razširjanjem in uporabo rezultatov in kako bodo te aktivnosti prispevale k splošnim ciljem projekta.

Poglavje 2 navaja zahteve za upravičence programa Erasmus+ v zvezi z razširjanjem in uporabo rezultatov.

Razširjanje in uporaba rezultatov projekta: kaj, zakaj, kdo, kdaj, kje in kako

Kaj pomenita razširjanje in uporaba?

Razširjanje pomeni načrtovan proces zagotavljanja informacij o rezultatih programov in pobud ključnim akterjem. Do njega pride, ko postanejo rezultati programov in pobud na voljo. V okviru programa Erasmus+ to vključuje čim širše obveščanje o uspehih in rezultatih projekta. Osveščanje drugih ljudi o projektu bo vplivalo na druge organizacije v prihodnosti in prispevalo k večji prepoznavnosti organizacije, ki izvaja projekt. Za učinkovito razširjanje rezultatov je treba zasnovati ustrezen postopek ob začetku projekta. Ta mora zajeti odgovore na vprašanja kdo, kaj, kako, kdaj, komu in kje se bo izvajalo razširjanje rezultatov med obdobjem financiranja in po njem.

Uporaba pomeni (a) po eni strani načrtovan proces prenosa uspešnih rezultatov programov in pobud ustreznim oblikovalcem politike v reguliranih lokalnih, regionalnih, nacionalnih ali evropskih sistemih ter (b) po drugi strani načrtovan proces prepričevanja posameznih končnih uporabnikov, naj sprejmejo in/ali uporabijo rezultate programov in pobud. V okviru programa Erasmus+ to pomeni čim bolje izkoristiti potencial financiranih aktivnost, da se bodo rezultati uporabljali tudi po življenjskem ciklu projekta. Treba je opozoriti, da se projekt izvaja kot del mednarodnega programa, ki si prizadeva za vseživljenjsko učenje in podporo evropskim politikam na področju izobraževanja, usposabljanja, mladine in športa. Rezultate je treba dosegati tako, da jih je mogoče prilagoditi potrebam drugih, prenesti na druga področja, ohraniti njihovo trajnost po koncu obdobja financiranja ali uporabiti za vplivanje na prihodnjo politiko in prakso.

Razširjanje in uporaba sta torej ločeni, a tudi tesno povezani področji.

Kaj pomenijo „rezultati aktivnosti“?

Rezultati so dosežki projekta, ki je prejel sredstva EU. Vrsta rezultata se razlikuje glede na vrsto projekta.

Rezultat je izdelek ali produkt, ki je ustvarjen z zadevnim projektom in ga je mogoče kvantificirati. Oglejte si seznam v poglavju "Kaj se lahko razširja in uporablja?" in poiščite kategorizacijo rezultatov projekta.

Nekatere rezultate projekta je težko kvantificirati. Primer takega dosežka je okrepljena ozaveščenost. Rezultat za tovrstne dosežke merijo javnomnenjske raziskave in raziskave o zadovoljstvu.

Kaj pomenita učinek in trajnost?

Učinek je vpliv, ki ga ima aktivnost in njeni rezultati na ljudi, prakse, organizacije in sisteme. Načrti razširjanja in uporabe rezultatov lahko pomagajo čim bolj okrepiti učinek aktivnosti, ki se razvijajo, da bodo na neposredne udeležence in partnerje imele učinek še mnoga leta po koncu projekta. Treba je razmisliti tudi o koristih za druge deležnike, da bo učinek še večji in da se projekt čim bolj izkoristi.

Trajnost je zmogljivost projekta, da se nadaljuje in da se njegovi rezultati uporabljajo tudi po koncu obdobja financiranja. Rezultate projekta je nato mogoče uporabiti in izkoriščati dolgoročno, morda s trženjem, akreditacijo ali vključitvijo v redno šolanje. Morda vsi deli projekta ali rezultati ne bodo trajnostni in pomembno je upoštevati razširjanje in uporabo v smislu napredka, ki presega trajanje projekta in se nadaljuje v prihodnosti.

Kakšni so cilji razširjanja in uporabe?

Glavni cilj razširjanja in uporabe je širiti rezultate projekta. Drugi cilj je prispevati k izvajanju in oblikovanju nacionalnih in evropskih politik in sistemov. Upravičenci bi morali razviti svoje postopke za doseganje tega cilja. Oblikovanje zamisli za razširjanje in uporabo je pomemben del vsakega projekta, ki prejme sredstva v okviru programa Erasmus+. Vendar bi vrsta in intenzivnost aktivnosti razširjanja in uporabe morali biti sorazmerni s posebnimi potrebami in vrsto zasnovanega projekta ter prilagojeni temu projektu. To vključuje, ali je projekt usmerjen v postopek ali je njegov cilj ustvarjanje oprijemljivih rezultatov; ali je projekt samostojen ali del obsežnejše pobude; ali ga razvijajo velike ali male sodelujoče organizacije itd. Sodelujoče organizacije bi morale razpravljati o ciljih aktivnosti/načrta, opredeliti najboljše aktivnosti in pristope ter razdeliti naloge med partnerje ob upoštevanju posebnosti projekta.

V primeru strukturiranih projektov sodelovanja, kot so strateška partnerstva, koalicije znanja, šport, partnerska sodelovanja in projekti krepitve zmogljivosti, bi moral kakovosten načrt razširjanja in uporabe zajeti merljive in realistične cilje in podroben časovni razpored ter zagotoviti načrtovanje sredstev za aktivnosti, ki se bodo izvedle. Vključevanje ciljnih skupin v aktivnosti bo tudi pripomoglo k čim boljši uporabi rezultatov projekta. Pomembno je že na začetku določiti strategijo, saj je to ključnega pomena pri lažjem komuniciranju s ciljnimi skupinami. Ta zahteva ni predvidena za projekte mobilnosti. Vendar se organizatorji projekta pozivajo, da posredujejo učne rezultate, ki so jih dosegli udeleženci v takih aktivnostih. Udeležence bi morali tudi spodbujati, da si izmenjajo izkušnje, ki so jih pridobili z udeležbo v mobilnosti, z drugimi. Z razširjanjem naj bi se tudi izboljšala kakovost Programa, saj se spodbujajo inovativni projekti in izmenjava dobrih praks.

Obveščanje je širši koncept. Vključuje obveščanje in promocijo za osveščanje in krepitev prepoznavnosti aktivnosti projekta poleg razširjanja in uporabe rezultatov projekta. Pogosto pa je težko jasno razlikovati med tema dvema področjema. Zato je lahko načrtovanje skupnega strateškega okvira, ki zajame obe področji, učinkovitejši način za kar najboljše izkoriščanje razpoložljivih virov. Razširjanje in uporaba rezultatov bi morala biti ključni del vseh aktivnosti obveščanja, ki se izvajajo v življenjskem ciklu projekta.

Zakaj je izmenjava rezultatov pomembna? Kakšne so širše koristi?

Posvečanje časa razvoju celovitega načrta razširjanja in uporabe bo koristno za upravičenca in njegove partnerje. Poleg krepitve prepoznavnosti organizacij lahko aktivnosti razširjanja in uporabe pogosto ustvarijo tudi nove priložnosti za širitev projekta in njegovih rezultatov ali razvoj novih partnerstev v prihodnosti. Uspešno razširjanje in uporaba lahko vodita tudi do zunanjega priznavanja izvedenega projekta, ki še bolj okrepi njegovo verodostojnost. Izmenjava rezultatov bo omogočila drugim, da izkoristijo aktivnosti in izkušnje programa Erasmus+. Rezultati projekta pokažejo, kaj je mogoče doseči v okviru Programa, in so s tem dober primer in navdih za druge.

Razširjanje in uporaba rezultatov projekta lahko pripomoreta k oblikovanju prihodnjih politik in praks. Aktivnosti razširjanja in uporabe rezultatov, ki jih izvedejo upravičenci, bodo podprle širši cilj izboljšanja sistemov Evropske unije. Učinek programa Erasmus+ se ne meri samo po kakovosti rezultatov projekta, temveč tudi po razširjenosti teh rezultatov in njihovi uporabi zunaj kroga partnerjev projekta. Vključevanje čim večjega števila morebitnih uporabnikov z učinkovitim razširjanjem bo pripomoglo k doseganju donosa iz naložbe.

Razširjanje in uporaba rezultatov projekta tudi krepita osveščenost o priložnostih, ki jih ponuja Program, in poudarjata evropsko dodano vrednost aktivnosti, ki jih podpira Erasmus+. To bo prispevalo k pozitivnemu mnenju javnosti in spodbudilo širšo udeležbo v tem novem programu EU. Razmislek o ciljih načrta razširjanja in uporabe rezultatov je ključnega pomena. Ti bi morali biti povezani s cilji projekta za zagotavljanje, da so uporabljene metode in pristopi ustrezni za program Erasmus+ in njegove rezultate ter za opredeljene ciljne skupine. Cilji razširjanja in uporabe so lahko:

  • osveščanje,
  • širjenje učinka,
  • vključevanje deležnikov in ciljnih skupin,
  • izmenjava rešitev in znanja,
  • vpliv na politiko in prakso,
  • razvoj novih partnerstev.

Kaj se lahko razširja in uporablja?

Naslednji korak je opredelitev tega, kaj se lahko razširja in uporablja. Rezultati projekta so lahko raznovrstni in zajemajo konkretne (oprijemljive) rezultate ter spretnosti in osebne izkušnje, ki jih pridobijo organizatorji projekta in udeleženci aktivnosti (neoprijemljivi rezultati).

Oprijemljivi rezultati so lahko, na primer:

  • pristop ali model za reševanje problema,
  • praktično orodje ali proizvod, kot so priročniki, učni načrti, orodja za e-učenje,
  • raziskovalna poročila ali študije,
  • vodniki za dobro prakso ali študije primera,
  • ocenjevalna poročila,
  • potrdila o priznanju;
  • glasila ali informativne zloženke.

Za splošno razširjanje izkušenj, strategij, postopkov itd. je priporočljivo, da se dokumentirajo.

Neoprijemljivi rezultati so lahko, na primer:

  • znanje in izkušnje, ki jih pridobijo udeleženci, učenci ali osebje,
  • izboljšane spretnosti ali dosežki,
  • okrepljena medkulturna zavest,
  • boljše znanje jezikov.

Neoprijemljive rezultate je pogosto težje izmeriti. Uporaba razgovorov, vprašalnikov, preverjanj znanja, opazovanj ali mehanizmov za samooceno lahko pomaga zabeležiti to vrsto rezultatov.

Kdo so ciljne skupine?

Opredelitev ciljnih skupin na različnih geografskih ravneh (lokalni, regionalni, nacionalni, evropski) in na področju upravičenca (sodelavci, vrstniki, lokalni organi, druge organizacije, ki vodijo isto vrsto aktivnosti, omrežja itd.) je bistvenega pomena. Aktivnosti in sporočila je treba ustrezno prilagoditi in upoštevati ciljne skupine, na primer:

  • končne uporabnike projektnih aktivnosti in rezultatov,
  • deležnike, strokovnjake ali delavce na zadevnem področju in druge zainteresirane osebe,
  • oblikovalce politik na lokalni, regionalni, nacionalni in evropski ravni,
  • tiskane in druge medije,
  • širšo javnost.

Načrti projekta morajo biti dovolj prilagodljivi, da se lahko ciljne skupine in drugi deležniki vključijo v različnih fazah projekta. Na podlagi tega se zagotovi, da projekt vedno upošteva njihove potrebe.

Udeležba ciljnih skupin bo tudi izpostavila potencial projekta ter pripomogla k širjenju informacij med druge zainteresirane osebe po vsej Evropi.

Kako razširjati in uporabiti rezultate?

Da bi se doseglo čim več ljudi, je priporočljivo prevesti čim več informativnih gradiv in rezultatov projekta v čim več jezikov. Priporočljivo je, da se zajame vse jezike partnerstva in angleščino; strošek teh prevodov se po potrebi lahko vključi v vlogo za nepovratna sredstva.

Rezultati se lahko razširjajo in uporabljajo na mnoge načine. Dobrodošle so ustvarjalnost in nove zamisli za večjo vidnost projekta Erasmus+ in njegovih rezultatov. Upravičenci lahko uporabijo:

  • platformo Erasmus+ za rezultate projektov (glej spodaj);
  • spletišča projekta ali organizacij;
  • srečanja in obiske ključnih deležnikov;
  • namenske priložnosti za razprave, na primer informativna srečanja, delavnice, (spletne) seminarje, usposabljanja, razstave, predstavitve ali medsebojne strokovne preglede;
  • ciljno usmerjena pisna gradiva, na primer poročila, članke v specializiranih tiskanih medijih, glasila, sporočila za medije, zloženke ali brošure;
  • avdiovizualne medije in proizvode, na primer radio, televizijo, YouTube, Flickr, videoposnetke, poddaje ali aplikacije;
  • družbene medije;
  • javne prireditve;
  • znamčenje in logotip projekta;
  • obstoječe kontakte in omrežja.

V okviru uporabe je pomembno premisliti o tem, kako lahko rezultati vplivajo na projekt, končne uporabnike, vrstnike ali oblikovalce politik. Mehanizmi uporabe vključujejo:

  • pozitivne učinke na ugled sodelujočih organizacij;
  • okrepljeno osveščenost glede teme, cilja ali področja dela;
  • večjo finančno podporo drugih podpornikov in donatorjev;
  • večji vpliv na politiko in prakso.

Kdaj je treba izvesti aktivnosti razširjanja in uporabe?

Razširjanje in uporaba rezultatov sta sestavni del projekta Erasmus+ v celotnem življenjskem ciklu projekta: od prvotne zamisli upravičenca, med projektom in celo po koncu obdobja, za katerega so bila dodeljena evropska sredstva.

Za projekt je treba oblikovati časovni razpored aktivnosti skupaj z vključenimi partnerji ter dodeliti ustrezna proračunska sredstva in vire. Načrt mora zajeti tudi naslednje:

  • dogovor o realističnih ciljih in rokih s partnerji za spremljanje napredka; 
  • vključitev aktivnosti razširjanja in uporabe v ključne faze projekta;
  • zadostna prilagodljivost za odzivanje na potrebe ciljne skupine ter širše dogodke v politiki in praksi.

Primeri aktivnosti v različnih fazah cikla projekta so naslednji:

PRED začetkom projekta

  • oblikovanje načrta razširjanja in uporabe rezultatov;
  • opredelitev pričakovanega učinka in rezultatov;
  • premislek o tem, kako se bodo rezultati razširjali in uporabili ter v katere ciljne skupine bo to usmerjeno.

MED projektom

  • navezovanje stikov z ustreznimi mediji, npr. na lokalni ali regionalni ravni;
  • izvajanje rednih aktivnosti, kot so informativna srečanja, usposabljanja, predstavitve, medsebojni strokovni pregledi;
  • ocenjevanje učinka na ciljne skupine;
  • vključevanje drugih deležnikov, da se prenašajo rezultati med končne uporabnike/na nova področja/v politike;
  • dodajanje pasice na spletišču projekta s povezavo na opis projekta v okviru platforme za rezultate projektov Erasmus.

V FAZI ZAKLJUČNEGA POROČANJA

  • nalaganje končnih rezultatov projekta in posodobitev opisa projekta v platformi Erasmus+ za rezultate projektov.

PO projektu

  • nadaljnje razširjanje (kot je bilo že opisano);
  • oblikovanje zamisli za prihodnje sodelovanje;
  • ocena dosežkov in učinka;
  • navezovanje stikov z ustreznimi mediji;
  • kadar je to ustrezno, navezovanje stikov z oblikovalci politik;
  • sodelovanje z Evropsko komisijo z zagotavljanjem koristnih prispevkov za njena prizadevanja v zvezi z razširjanjem in uporabo.

Kako oceniti uspeh?

Ocena učinka je bistveni del procesa. Oceni dosežke in oblikuje priporočila za prihodnje izboljšave. Za merjenje napredka pri izpolnjevanju ciljev je mogoče uporabiti kazalnike. To so orodja, ki pomagajo meriti uspešnost. Kazalniki so lahko kvantitativni, torej povezani s številkami in odstotki, ter kvalitativni, se pravi povezani s kakovostjo udeležbe in izkušenj. Za merjenje učinka se lahko uporabijo tudi vprašalniki, razgovori, opazovanja in ocene. Opredelitev kazalnikov, ki so povezani z različnimi aktivnostmi projekta, bi morala biti predvidena ob začetku projekta in biti del skupnega načrta razširjanja.

Nekaj primerov:

  • dejstva in številke, ki so povezani s spletiščem organizatorjev projekta (posodobitve, obiski, posvetovanja, sklicevanja);
  • število srečanj s ključnimi deležniki;
  • število udeležencev, ki so vključeni v razprave in informativna srečanja (delavnice, seminarji, medsebojni strokovni pregledi); ukrepi za nadaljnje spremljanje;
  • ustvarjanje in kroženje proizvodov;
  • medijsko poročanje (članki v specializiranih tiskanih glasilih, sporočila za medije, intervjuji itd.);
  • prepoznavnost v družbenih medijih in privlačnost spletišča;
  • udeležba na javnih prireditvah;
  • povezave z obstoječimi omrežji in mednarodnimi partnerji; prenos informacij in znanja;
  • učinek na regionalne, nacionalne in evropske politične ukrepe;
  • povratne informacije končnih uporabnikov, drugih deležnikov, vrstnikov, oblikovalcev politik.

Zahteve v zvezi z razširjanjem in uporabo rezultatov

Splošne zahteve glede kakovosti

Glede na posamezni ukrep morajo prijavitelji razmisliti o aktivnostih razširjanja in uporabe ob oddaji vloge za dodelitev sredstev v okviru programa Erasmus+, med aktivnostjo in po koncu aktivnosti. V tem poglavju sledi pregled osnovnih zahtev iz uradne dokumentacije programa Erasmus+.

Razširjanje in uporaba je eno od meril za dodelitev, na podlagi katerih se bo ocenila vloga. Raven pomembnosti tega merila pri ocenjevanju vloge je odvisna od vrste projekta.

  • Za projekte mobilnosti se v prijavnem obrazcu zahteva navedba načrtovanih aktivnosti razširjanja in opredelitev potencialnih ciljnih skupin.
  • Za projekte sodelovanja se zahteva in nadalje oceni podroben in celovit načrt, ki opisuje cilje, orodja in rezultate. Čeprav na splošno en partner prevzame odgovornost za koordinacijo razširjanja in uporabe za celoten projekt, bi za izvajanje morali biti odgovorni vsi partnerji. Vsak partner bo vključen v te aktivnosti glede na potrebe in vloge v projektu.

Za vse vrste projektov se bo v končni fazi zahtevalo poročanje o aktivnostih, ki so se izvedle za izmenjavo rezultatov znotraj in zunaj kroga sodelujočih organizacij.

Prepoznavnost Evropske unije in programa Erasmus+

Upravičenci morajo vedno uporabiti uradni logotip Evropske unije (zastava EU) in ime Evropske komisije, ki je v celoti navedeno na vseh komunikacijskih in promocijskih gradivih. Zaželena ustrezna omemba v zvezi s sredstvi EU, ki se dodeljujejo preko programa Erasmus+, se glasi „sofinancira program Evropske unije Erasmus+“ ob emblemu EU.

Primeri objave obvestila o financiranju EU in prevodi besedila so na voljo na spletišču: http://eacea.ec.europa.eu/about-eacea/visual-identity_en.

Naziv programa "Erasmus+" se ne prevaja.

Navodila za upravičence v zvezi z uporabo emblema EU v kontekstu programov EU so na voljo na spletišču: http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf.

Uporaba platforme Erasmus+ za rezultate projektov

Platforma Erasmus+ za rezultate projektov je bila vzpostavljena z namenom zagotavljanja celovitega pregled projektov, ki so jim bila dodeljena sredstva v okviru Programa, in izpostavljanja dobre prakse in zgodb o uspehu. Na tej platformi bodo na voljo tudi proizvodi/rezultati/priprave intelektualnih rezultatov, ki so nastali na podlagi financiranih projektov.

Vsako leto posamezne nacionalne agencije in Izvajalska agencija izberejo primere dobre prakse. Generalni direktorat za izobraževanje in kulturo na centralni ravni med primeri dobre prakse izbere zgodbe o uspehu.

Nameni platforme Erasmus+ za rezultate projektov so različni:

  • preglednost, saj zagotavlja celovit pregled nad vsemi projekti, financiranimi v okviru Programa (vključno s povzetki projektov, zneski financiranja, povezavami URL itd.);
  • odgovornost, saj končnim uporabnikom in delavcem omogoča dostop do rezultatov projektov;
  • navdih, saj predstavlja dobre prakse in zgodbe o uspehu med upravičenci do programa Erasmus+, vsako leto izbrane na nacionalni in evropski ravni.

Za večino projektov Erasmus+ morajo upravičenci v fazi prijave zagotoviti povzetek z opisom svojega projekta v angleščini.

Povzetek projekta je še zlasti pomemben, saj zagotavlja opis za najširšo javnost. Oblikovati ga je torej treba v preprostem jeziku in jasnem slogu, da lahko dejansko vsebino projekta hitro razumejo tudi osebe, ki niso vključene vanj.

Povzetek bi moral zajeti naslednje elemente: okvir/ozadje projekta; cilje projekta; število in profil udeležencev; opis aktivnosti; metodologijo, ki se bo uporabila pri izvajanju projekta; kratek opis predvidenih rezultatov in učinkov; morebitne dolgoročne koristi.

Platforma Erasmus+ za rezultate projektov je na voljo na spletišču: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/.