Cuprins
Căutați în ghid

Anexa II – Diseminarea și exploatarea rezultatelor

Ghid practic pentru beneficiari

Introducere

Activitățile de diseminare și exploatare a rezultatelor sunt o modalitate de a pune în valoare activitățile desfășurate ca parte a proiectului Erasmus+. Schimbul de rezultate, de lecții învățate și de concluzii, dincolo de cadrul organizațiilor participante, va permite unei comunități mai largi să beneficieze de o activitate care a primit finanțare din partea UE, și să promoveze eforturile organizației față de obiectivele Erasmus+, care acordă o importanță fundamentală legăturii dintre program și politici. Prin urmare, fiecare dintre proiectele sprijinite de program este un pas spre atingerea obiectivelor generale definite de program pentru îmbunătățirea și modernizarea sistemelor de educație, formare și tineret.

Activitățile de diseminare vor varia în funcție de proiecte și este important să se ia în considerare tipurile de activități de diseminare care sunt potrivite pentru fiecare organizație participantă. Partenerii în proiecte mai mici ar trebui să întreprindă activități de diseminare și exploatare adecvate pentru nivelul activității proprii. Activitățile de diseminare din cadrul unui proiect de mobilitate vor declanșa cerințe diferite de cele din cadrul unui proiect de parteneriat. Măsura activităților de diseminare și exploatare va crește odată cu dimensiunea și importanța strategică a proiectului. Atunci când depun cererea, candidații vor fi invitați să explice care le sunt intențiile/planurile pentru activitățile de diseminare și de exploatare, iar dacă cererea este aprobată, aceștia trebuie să le pună în aplicare.

Secțiunea 1 definește anumiți termeni-cheie și explică ceea ce poate fi realizat prin diseminarea și exploatarea rezultatelor și modul în care aceste activități vor contribui la obiectivele generale ale proiectului.

Secțiunea 2 prezintă cerințele pentru beneficiarii Erasmus+ în ceea ce privește diseminarea și exploatarea rezultatelor.

Diseminarea și exploatarea rezultatelor: ce, de ce, cine, când, unde și cum

Ce înseamnă diseminare și exploatare?

Diseminarea este un proces planificat de furnizare de informații cu privire la rezultatele programelor și inițiativelor către actori-cheie. Aceasta are loc în cazul în care și atunci când rezultatele programelor și ale inițiativelor devin disponibile. În ceea ce privește programul Erasmus+, diseminarea implică aducerea la cunoștința publicului larg a informațiilor despre succesele și rezultatele proiectului, în măsura în care este posibil. Sensibilizarea celorlalți cu privire la proiect va avea un impact asupra altor organizații și va contribui la creșterea vizibilității organizației care realizează proiectul. Pentru a disemina rezultatele în mod eficace, trebuie să fie elaborată o procedură adecvată încă de la începutul proiectului. Aceasta ar trebui să răspundă la întrebările de ce, ce, cum, când, către cine și unde va avea loc diseminarea rezultatelor, atât în timpul perioadei de finanțare cât și după aceasta.

Exploatarea este (a) un proces planificat de transfer al rezultatelor pozitive ale programelor și inițiativelor către factorii de decizie adecvați din sistemele reglementate locale, regionale, naționale sau europene, pe de o parte, și (b) un proces planificat de convingere a utilizatorilor finali individuali de a adopta și/sau aplica rezultatele programelor și inițiativelor, pe de altă parte. Pentru Erasmus+, exploatarea înseamnă maximizarea potențialului activităților finanțate, astfel încât rezultatele să fie utilizate dincolo de durata de viață a proiectului. Trebuie remarcat faptul că proiectul este realizat ca parte a unui program internațional care promovează învățarea pe tot parcursul vieții și sprijină politicile europene în domeniile educației, formării, tineretului și sportului. Rezultatele ar trebui să fie elaborate astfel încât să poată fi adaptate la nevoile altora, transferate către domenii noi, susținute după ce perioada de finanțare a luat sfârșit sau utilizate pentru a influența politicile și practicile viitoare.

Diseminarea și exploatarea sunt concepte diferite, însă strâns legate între ele.

Ce se înțelege prin „rezultatele activității”?

Rezultatele reprezintă reușitele proiectului care a primit finanțare UE. Tipul de rezultat va varia în funcție de tipul de proiect.

Rezultatul reprezintă un produs sau elementele obținute în urma unui proiect dat și care pot fi cuantificate. Vă rugăm să consultați lista din secțiunea „Ce anume se poate disemina și exploata?” pentru a găsi categoriile de rezultate ale proiectelor.

Unele rezultate ale proiectelor sunt dificil de cuantificat. Un nivel sporit de conștientizare reprezintă un exemplu de astfel de realizare. Acest tip de rezultate ar trebui măsurate folosind sondaje și chestionare privind satisfacția.

Ce înseamnă impact și durabilitate?

Impactul este efectul pe care activitatea desfășurată și rezultatele sale îl au asupra persoanelor, practicilor, organizațiilor și sistemelor. Planurile de diseminare și de exploatare a rezultatelor pot conduce la maximizarea efectului activităților în curs de dezvoltare, astfel încât acestea să aibă un impact asupra participanților și partenerilor imediați în cursul anilor care vor urma. Beneficiile pentru alte părți interesate ar trebui să fie, de asemenea, luate în considerare, pentru a ameliora efectele și a fructifica în mod optim proiectul.

Durabilitatea este capacitatea proiectului de a continua și de a-și folosi rezultatele inclusiv după perioada de finanțare. Rezultatele proiectului pot fi ulterior utilizate și exploatate pe termen lung, prin comercializare, acreditare sau integrare. Nu toate părțile sau rezultatele proiectului pot fi durabile și este important să privim diseminarea și exploatarea ca pe o evoluție care se extinde dincolo de durata proiectului și în viitor.

Care sunt scopurile și obiectivele diseminării și ale exploatării?

Primul obiectiv al diseminării și al exploatării este de a răspândi rezultatele proiectului. Al doilea obiectiv este de a contribui la punerea în aplicare și la elaborarea politicilor și a sistemelor naționale și europene. Beneficiarii ar trebui să își dezvolte propriul mod de a atinge acest obiectiv. Dezvoltarea ideilor privind diseminarea și exploatarea este importantă pentru fiecare proiect finanțat prin programul Erasmus+. Cu toate acestea, tipul și intensitatea activităților de diseminare și de exploatare ar trebui să fie proporționale și adaptate la nevoile specifice și la tipul de proiect dezvoltat. Și anume, trebuie să se determine în ce măsură proiectul este orientat către proces sau își propune să producă rezultate concrete, dacă este de sine stătător sau face parte dintr-o inițiativă mai mare, dacă este dezvoltat de organizații participante mari sau mici etc. Organizațiile participante ar trebui să analizeze scopurile și obiectivele activităților/planului și să decidă cu privire la cele mai bune activități și abordări, precum și să repartizeze sarcinile între parteneri, ținând cont de specificul proiectului.

În ceea ce privește proiectele de cooperare structurate, cum ar fi parteneriatele strategice, alianțele cunoașterii, evenimentele sportive, parteneriatele de colaborare și proiectele de consolidare a capacităților, un plan de diseminare și de exploatare de bună calitate ar trebui să includă obiective măsurabile și realiste, un calendar detaliat, precum și o planificare a resurselor pentru activitățile care urmează să fie întreprinse. Implicarea grupurilor țintă în activități va contribui, de asemenea, la utilizarea maximă a rezultatelor proiectului. Este important să se stabilească o strategie corectă de la început, întrucât aceasta este principala cale de comunicare cu publicul-țintă. O astfel de cerință nu este prevăzută pentru proiectele de mobilitate. Cu toate acestea, organizatorii proiectului sunt invitați să comunice rezultatele procesului de învățare obținute de participanții la astfel de activități. De asemenea, organizatorii ar trebui să încurajeze participanții să împărtășească cu alții din experiența dobândită în urma participării la activitatea de mobilitate. În cele din urmă, partea de diseminare a programului este, de asemenea, menită să îmbunătățească calitatea programului prin stimularea proiectelor inovatoare și prin schimbul de bune practici.

Comunicarea este un concept mai larg care include activități de informare și de promovare pentru a sensibiliza cu privire la activitățile proiectului și a spori vizibilitatea acestora, în plus față de diseminarea și exploatarea rezultatelor proiectului. Cu toate acestea, de foarte multe ori este dificil să se facă o distincție clară între aceste domenii. Din acest motiv, poate fi mai eficient să se planifice un cadru general al strategiei care să acopere ambele domenii, astfel încât să se fructifice la maximum resursele disponibile. Diseminarea și exploatarea rezultatelor ar trebui să constituie o parte esențială a oricărei activități de comunicare care are loc pe parcursul duratei proiectului.

De ce este important să se împărtășească rezultatele proiectului? Care sunt beneficiile mai substanțiale?

Alocarea unei perioade de timp pentru a dezvolta un plan cuprinzător de diseminare și exploatare va constitui un avantaj atât pentru beneficiar, cât și pentru partenerii săi. De asemenea, creșterea vizibilității activităților de organizare, diseminare și exploatare poate crea adesea noi oportunități de a extinde proiectul și rezultatele acestuia sau de a dezvolta noi parteneriate pentru viitor. Buna diseminare și exploatare a rezultatelor pot conduce, de asemenea, la o recunoaștere externă a activității desfășurate, adăugându-i o importanță suplimentară. Împărtășirea rezultatelor va permite altor persoane să beneficieze de activitățile și experiențele din cadrul programului Erasmus+. Rezultatele proiectului pot servi ca exemple și sursă de inspirație pentru alte persoane, arătând ceea ce se poate realiza în cadrul programului.

Diseminarea și exploatarea rezultatelor proiectului pot contribui la elaborarea politicilor și practicilor viitoare. Diseminarea și exploatarea rezultatelor activităților desfășurate de beneficiari vor sprijini și obiectivul mai larg al programului, și anume de îmbunătățire a sistemelor Uniunii Europene. Impactul programului Erasmus+ este măsurat nu numai în funcție de calitatea rezultatelor proiectului, ci și de vizibilitatea rezultatelor și utilizarea lor în afara parteneriatului proiectelor. Transmiterea mesajului către cât mai mulți utilizatori potențiali posibil printr-o diseminare efectivă va contribui la obținerea rentabilității investițiilor.

De asemenea, diseminarea și exploatarea rezultatelor proiectului crește gradul de conștientizare a oportunităților oferite de program și subliniază valoarea adăugată europeană a activităților susținute de Erasmus+. Acest lucru poate contribui la o percepție pozitivă în rândul opiniei publice și încurajează o participare mai largă la acest nou program al UE. Este fundamental să se ia în considerare scopurile și obiectivele planului de diseminare și exploatare. Acestea ar trebui să fie legate de obiectivele proiectului pentru a garanta că metodele și abordările utilizate sunt adecvate pentru proiectul Erasmus+ și pentru rezultatele acestuia, precum și pentru publicul-țintă identificat. Activitățile de diseminare și exploatare pot avea ca scop:

  • o mai bună sensibilizarea
  • extinderea impactului
  • angajarea părților interesate și a grupurilor-țintă
  • împărtășirea soluțiilor și a know-how-ului
  • influențarea politicilor și practicilor
  • dezvoltarea de noi parteneriate.

Ce rezultate pot fi diseminate și exploatate?

Următorul pas este de a identifica rezultatele care trebuie diseminate și exploatate. Rezultatele proiectului pot fi de natură diferită și pot cuprinde atât elemente concrete (rezultate tangibile), cât și competențe și experiențe personale dobândite atât de organizatori proiectului, cât și de participanții la activități (rezultate intangibile).

Exemple de rezultate tangibile:

  • o abordare sau un model pentru a rezolva o problemă
  • un instrument sau un produs practic, cum ar fi manuale, programe de învățământ, instrumente de învățare on-line
  • rapoarte sau studii de cercetare
  • ghiduri de bune practici sau studii de caz
  • rapoarte de evaluare
  • certificate de recunoaștere
  • buletine informative sau broșuri de informare.

Pentru a disemina la scară mai largă experiențe, strategii, procese etc., se recomandă documentarea acestor rezultate.

Exemple de rezultate intangibile:

  • cunoștințele și experiența acumulate de participanți, de cursanți sau de personal
  • consolidarea competențelor și realizărilor
  • o mai bună sensibilizare culturală
  • ameliorarea competențelor lingvistice.

Rezultatele intangibile sunt de multe ori mai dificil de măsurat. Utilizarea de interviuri, chestionare, teste, observații sau mecanisme de autoevaluare poate contribui la înregistrarea acestui tip de rezultat.

Care sunt categoriile de public vizate?

Identificarea grupurilor-țintă, atât la niveluri geografice diferite (local, regional, național, european), cât și în domeniul de activitate al beneficiarului (colegi, omologi, autorități locale, alte organizații care desfășoară același tip de activitate, rețele etc.) este esențială. Activitățile și mesajele trebuie să fie adaptate în mod corespunzător, luând în considerare publicul și grupurile-țintă, de exemplu:

  • utilizatorii finali ai activităților și rezultatelor proiectelor
  • părțile interesate, experții sau practicienii în domeniu și alte părți interesate
  • factorii de decizie la nivel local, regional, național și european
  • presa și mass-media
  • publicul larg.

Planificarea proiectului ar trebui să fie suficient de flexibilă pentru a le permite grupurilor-țintă și altor părți interesate să se implice în diferitele etape ale proiectului. Acest lucru va contribui la garantarea faptului că proiectul este în concordanță cu nevoile participanților. Participarea lor va evidenția, de asemenea, valoarea potențială a proiectului, permițând în același timp difuzarea informațiilor cu privire la proiect către alte părți interesate din întreaga Europă.

Cum pot fi diseminate și exploatate rezultatele?

Pentru a avea un impact cât mai larg, se recomandă traducerea a cât mai multor materiale de comunicare și rezultate ale proiectelor în cât mai multe limbi posibil. Se recomandă ca traducerile să fie realizate în toate limbile parteneriatului și în limba engleză, costul traducerilor putând fi inclus în cererea de grant, dacă este necesar.

Există numeroase modalități de diseminare și exploatare a rezultatelor. Se apreciază creativitatea și ideile noi, care pot scoate în evidență proiectul Erasmus+ și rezultatele sale. Beneficiarii ar putea folosi:

  • platforma rezultatelor proiectelor Erasmus+ (a se vedea mai jos)
  • site-ul proiectului sau al organizației
  • reuniuni și vizite la principalele părți interesate
  • oportunități de discuții dedicate, cum ar fi sesiuni de informare, ateliere de lucru, seminare (online), cursuri de formare, expoziții, demonstrații sau evaluări inter pares
  • materiale scrise specifice, cum ar fi rapoarte, articole în presa de specialitate, buletine informative, comunicate de presă, pliante sau broșuri
  • mijloace și produse audiovizuale, cum ar fi radio, TV, YouTube, Flickr, videoclipuri, podcasturi sau aplicații
  • rețele de socializare
  • evenimente publice
  • mărci și logo-uri de proiect
  • contacte și rețele existente.

În ceea ce privește exploatarea, este important să se aibă în vedere efectele pe care rezultatele le pot avea asupra proiectului, asupra utilizatorilor finali, colegilor sau factorilor de decizie. Mecanismele de exploatare includ:

  • efecte pozitive pentru organizațiile participante în ceea ce privește reputația lor
  • creșterea gradului de conștientizare față de o anumită tematică, un obiectiv sau un domeniu de activitate specific
  • creșterea sprijinului financiar oferit de alți susținători sau donatori
  • creșterea influenței asupra politicilor și practicilor.

Când ar trebui desfășurate activitățile de diseminare și exploatare?

Diseminarea și exploatarea rezultatelor sunt o parte integrantă a proiectului Erasmus+ de-a lungul duratei sale de viață, de la ideea inițială a beneficiarului și chiar și după ce finanțarea europeană s-a încheiat.

Este necesar să se stabilească un calendar de activități împreună cu partenerii implicați și să se aloce bugetul și resursele corespunzătoare. Planul trebuie:

  • să stabilească obiective și termene realiste cu partenerii în vederea monitorizării progresului 
  • să alinieze activitățile de diseminare și de exploatare la principalele etape ale proiectului
  • să ofere suficientă flexibilitate pentru a răspunde nevoilor grupului-țintă, precum și evoluțiilor mai largi în materie de politici și practică.

În continuare sunt prezentate exemple de activități în diferite etape ale ciclului de proiect:

ÎNAINTE de începerea proiectului

  • elaborarea planului de diseminare și exploatare;
  • definirea impactului și a rezultatelor preconizate;
  • stabilirea modului în care rezultatele diseminării și ale exploatării vor fi difuzate și identificarea destinatarilor acestora.

ÎN TIMPUL proiectului

  • contactarea serviciilor mass-media relevante, de exemplu, la nivel local sau regional;
  • desfășurarea activităților obișnuite, cum ar fi sesiuni de informare, formare, demonstrații, evaluări inter pares
  • evaluarea impactului asupra grupurilor-țintă
  • implicarea altor părți interesate, în vederea transferării rezultatelor către utilizatorii finali/noi domenii/politici;
  • Se adaugă un banner cu un link către cardul de proiect, în cadrul Platformei Proiectului Erasmus+, pe site-ul proiectului

ÎN FAZA FINALĂ DE RAPORTARE

  • încărcarea rezultatelor finale ale proiectului și a unei actualizări a descrierii proiectului pe Platforma rezultatelor proiectelor Erasmus+.

DUPĂ finalizarea proiectului

  • continuarea diseminării (astfel cum este descris mai sus)
  • dezvoltarea de idei de cooperare pentru viitor
  • evaluarea realizărilor și a impactului
  • contactarea serviciilor mass-media relevante
  • contactarea factorilor de decizie, dacă este cazul
  • cooperarea cu serviciile Comisiei Europene oferind informații pentru a contribui la eforturile sale de diseminare și exploatare.

Cum poate fi evaluat succesul?

Evaluarea impactului este o parte esențială a procesului. În această etapă se evaluează realizările și se emit recomandări pentru îmbunătățiri viitoare. Pentru a măsura progresul în realizarea obiectivelor pot fi folosiți diverși indicatori, care contribuie la măsurarea performanței. Indicatorii pot fi atât cantitativi (cifre și procente), cât și calitativi (calitatea participării și a experienței). Pentru a măsura impactul, pot fi folosite, de asemenea, chestionare, interviuri, observații și evaluări. Definirea indicatorilor referitori la diferitele activități ale proiectului ar trebui să fie prevăzută la începutul proiectului și să facă parte din planul general de diseminare.

Exemple:

  • date și cifre referitoare la site-ul organizatorilor proiectului (actualizări, vizite, consultări, referințe încrucișate)
  • numărul de reuniuni cu principalele părți interesate
  • numărul de participanți la discuții și sesiuni de informare (ateliere de lucru, seminare, evaluări reciproce); măsuri subsecvente
  • producerea și circulația produselor
  • acoperirea mediatică (articole în buletine informative de specialitate din presă, comunicate de presă, interviuri etc.)
  • vizibilitate în rețelele de socializare și atractivitatea site-ului internet
  • participarea la evenimente publice
  • legături cu rețelele existente și cu partenerii transnaționali; transferul de informații și de know-how
  • impactul asupra măsurilor în materie de politici la nivel regional, național, european;
  • feedback de la utilizatorii finali, de la alte părți interesate, de la colegi, de la factorii de decizie.

Cerințe în materie de diseminare și de exploatare

Cerințe calitative generale

În funcție de acțiune, solicitanții de finanțare în cadrul programului Erasmus+ sunt obligați să ia în considerare activitățile de diseminare și exploatare în momentul prezentării cererii de finanțare, în timpul activității și după ce activitatea s-a terminat. Această secțiune oferă o imagine de ansamblu asupra cerințelor de bază prevăzute în documentația oficială a programului Erasmus+.

Diseminarea și exploatarea constituie unul dintre criteriile de atribuire pe baza căruia va fi evaluată cererea. În funcție de tipul de proiect, se va acorda o pondere diferită în evaluarea cererii.

  • Pentru proiectele de mobilitate, în formularul de candidatură se vor solicita enumerarea activităților de diseminare planificate și identificarea potențialelor grupuri țintă.
  • Pentru proiectele de cooperare, va fi solicitat și evaluat ulterior un plan detaliat și cuprinzător, cu o descriere a obiectivelor, instrumentelor și rezultatelor. Deși, în general, un partener se va ocupa de coordonarea diseminării și exploatării pentru întregul proiect, responsabilitatea pentru punerea în aplicare ar trebui să fie împărțită între toți partenerii. Fiecare partener va fi implicat în aceste activități în funcție de nevoile și de rolurile sale în cadrul proiectului.

Pentru toate tipurile de proiecte, în etapa finală va fi necesar să se prezinte rapoarte cu privire la activitățile desfășurate pentru a împărtăși rezultatele în interiorul și în afara organizațiilor participante.

Vizibilitatea Uniunii Europene și a programului Erasmus+

Beneficiarii utilizează întotdeauna emblema europeană („steagul UE”) și numele Uniunii Europene menționat în întregime în toate materialele promoționale și de comunicare. Opțiunea preferată pentru a indica finanțarea UE prin intermediul programului Erasmus+ este de a introduce mențiunea „Cofinanțat din programul Erasmus+ al Uniunii Europene” alături de emblema UE.

Exemple de menționare a finanțării UE și traduceri ale textului sunt disponibile la adresa http://eacea.ec.europa.eu/about-eacea/visual-identity_en.

Numele de marcă „Erasmus +” nu se traduce.

Ghiduri pentru beneficiari privind utilizarea emblemei UE în cadrul programelor UE sunt disponibile la adresa http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf

Utilizarea platformei rezultatelor proiectelor Erasmus+

Platforma rezultatelor proiectelor Erasmus+ a fost creată pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra proiectelor finanțate în cadrul programului și pentru a evidenția exemple de bune practici și povești de succes. De asemenea, platforma pune la dispoziție produse/rezultate/produse intelectuale care sunt rezultatul proiectelor finanțate.

Exemplele de bune practici fac obiectul unei selecții anuale de către fiecare agenție națională și de către Agenția executivă. Poveștile de succes sunt selectate din rândul exemplelor de bune practici la nivel central de către DG EAC.

Platforma rezultatelor proiectelor Erasmus+ are diferite scopuri:

  • transparența, deoarece oferă o imagine de ansamblu asupra tuturor proiectelor finanțate în cadrul programului (rezumate ale proiectelor, date financiare, linkuri URL etc.);
  • responsabilizarea, deoarece oferă acces la rezultatele proiectului utilizatorilor finali și practicienilor;
  • inspirația, deoarece prezintă bunele practici și poveștile de succes în rândul beneficiarilor Erasmus+, selectate în fiecare an la nivel național și european.

Pentru majoritatea proiectelor Erasmus+, beneficiarii trebuie să furnizeze un rezumat al proiectului, redactat în limba engleză, în etapa de depunere a cererii de finanțare.

Rezumatul proiectului este de o importanță deosebită deoarece oferă o descriere pentru publicul larg. Prin urmare, acesta trebuie redactat într-un limbaj simplu și într-un stil clar, astfel încât conținutul proiectului să poată fi înțeles rapid și de persoanele din exterior.

Rezumatul ar trebui să cuprindă următoarele elemente: contextul/cadrul proiectului; obiectivele proiectului; numărul și profilul participanților; descrierea activităților; metodologia care va fi utilizată pentru realizarea proiectului, o scurtă descriere a rezultatelor și a impactului estimat; beneficiile potențiale pe termen mai lung.

Platforma rezultatelor proiectelor Erasmus+ poate fi consultată la adresa: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/