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Allegato II - Diffusione e valorizzazione dei risultati

Guida pratica per i beneficiari

Introduzione

Le attività destinate alla diffusione e alla valorizzazione dei risultati servono per mostrare il lavoro compiuto in quanto parte del progetto Erasmus+. Condividere risultati, lezioni apprese, prodotti e conclusioni al di là delle organizzazioni partecipanti permetterà a una comunità più ampia di beneficiare di un lavoro che ha ricevuto un finanziamento dell'UE e promuoverà l'impegno dell'organizzazione nel conseguimento degli obiettivi di Erasmus+, che attribuisce un'importanza fondamentale al vincolo tra il Programma e le politiche. Di conseguenza, ogni progetto sostenuto da Erasmus+ è un passo verso il raggiungimento degli obiettivi generali definiti dal Programma per migliorare e modernizzare i settori dell'istruzione, della formazione e della gioventù.

Le attività di diffusione saranno diverse da progetto a progetto, ed è importante valutare quale siano le tipologie di attività di diffusione più adeguate per ogni organizzazione partecipante. I partner coinvolti in progetti minori dovrebbero intraprendere attività di diffusione e valorizzazione proporzionate alla loro attività. Le attività di diffusione per un progetto di mobilità comportano requisiti diversi rispetto a quelli di un progetto di partenariato. La portata delle attività di diffusione e valorizzazione aumenterà la dimensione e l'importanza strategica del progetto. Al momento di fare domanda i richiedenti dovranno illustrare le loro intenzioni o i loro progetti riguardo le attività di diffusione e valorizzazione e, se le loro domande saranno accettate, dovranno metterli in atto.

La sezione 1 definisce alcuni termini chiave e spiega cosa si può ottenere mediante la diffusione e la valorizzazione dei risultati e come queste attività contribuiranno agli obiettivi generali del progetto.

La sezione 2 stabilisce i requisiti per i beneficiari Erasmus+ in termini di diffusione e valorizzazione dei risultati.

Diffusione e valorizzazione dei risultati del progetto: cosa, perché, chi, quando, dove e come

Cosa significano diffusione e valorizzazione?

La diffusione è un processo pianificato di diffusione delle informazioni sui risultati del programma e sulle iniziative degli attori chiave. La diffusione inizia quando i risultati dei progetti e delle iniziative diventano disponibili. Per quanto riguarda il programma Erasmus+, si tratta di diffondere il più possibile i risultati e i prodotti del progetto. Portare gli altri a conoscenza di un progetto avrà un impatto su altre organizzazioni in futuro e contribuirà a elevare il profilo dell'organizzazione che svolge il progetto. Per diffondere efficacemente i risultati, all'inizio del progetto deve essere elaborato un processo adeguato in grado di evidenziare perché, cosa, come, quando, a chi e dove i risultati della diffusione avranno luogo, durante e dopo il periodo di finanziamento.

La valorizzazione è, da un lato, a) un processo pianificato di trasferimento dei risultati positivi dei programmi e delle iniziative ai decisori competenti dei sistemi locali, regionali, nazionali o europei regolamentati e, dall'altro, b) un processo pianificato teso a convincere i singoli utenti finali ad adottare e/o applicare i risultati di programmi e iniziative. Per quanto riguarda Erasmus+, si tratta di massimizzare il potenziale delle attività finanziate, in modo che i risultati siano utilizzati anche oltre il ciclo di vita del progetto. Va notato che il progetto viene svolto come parte di un programma internazionale orientato verso l'apprendimento permanente e il sostegno alle politiche europee nel settore dell'istruzione, della formazione, della gioventù e dello sport. I risultati dovrebbero essere sviluppati in modo che possano essere adattati alle necessità di altri, trasferiti a nuovi settori, sostenuti dopo la fine del periodo di finanziamento o utilizzati per influenzare politiche e prassi future.

La diffusione e la valorizzazione sono pertanto due elementi distinti, ma strettamente correlati.

Che cosa si intende per "risultati dell'attività"?

I risultati sono i conseguimenti del progetto che ha ricevuto finanziamenti UE. Il tipo di risultato cambierà a seconda della tipologia di progetto.

Un risultato è un prodotto o un esito risultante da un dato progetto e che è possibile quantificare. Si prega di fare riferimento all’elenco contenuto nella sezione “Cosa si può diffondere e utilizzare? per conoscere una categorizzazione dei risultati del progetto.

Alcuni risultati di progetti sono difficili da quantificare. Un aumento della consapevolezza è un esempio di tale realizzazione. Risultati di questo tipo possono essere misurati per mezzo di sondaggi e indagini sul grado di soddisfazione.

Cosa significano impatto e sostenibilità?

L'impatto è l'effetto che l'attività svolta e i suoi risultati hanno sulle persone, sulle pratiche, sulle organizzazioni e sui sistemi. La diffusione e la valorizzazione dei risultati possono aiutare a massimizzare gli effetti delle attività che vengono sviluppate in modo da creare un impatto sui partecipanti e i partner diretti per gli anni a venire. Per fare la differenza e per trarre il massimo dal progetto devono essere considerati anche i benefici per gli altri soggetti interessati.

La sostenibilità è la capacità del progetto di continuare e di utilizzare i suoi risultati oltre la fine del periodo di finanziamento. I risultati del progetto possono dunque essere utilizzati e valorizzati a lungo termine, anche tramite la commercializzazione, l'accreditamento o l'integrazione. Non tutte le parti del progetto o non tutti i risultati possono essere sostenibili ed è importante considerare la diffusione e la valorizzazione come una progressione che va oltre la durata del progetto, e verso il futuro.

Quali sono le finalità e gli obiettivi della diffusione e della valorizzazione?

Il primo obiettivo della diffusione e della valorizzazione è diffondere i risultati dei progetti. Il secondo è contribuire all'attuazione e alla formazione di politiche e sistemi nazionali ed europei. I beneficiari dovrebbero sviluppare personalmente un modo per raggiungere questo obiettivo.

Sviluppare idee per la diffusione e la valorizzazione è importante per ogni progetto finanziato dal programma Erasmus+. Tuttavia, il tipo e l'intensità delle attività di diffusione e valorizzazione dovrebbero essere proporzionali e adeguati alle esigenze specifiche e al tipo di progetto sviluppato. Ad esempio, se il progetto è orientato al processo oppure mira a produrre risultati tangibili; se è un progetto singolo o fa parte di un'iniziativa più ampia; se è sviluppato da un'organizzazione partecipante su larga o piccola scala, ecc. Le organizzazioni partecipanti dovrebbero discutere gli scopi e gli obiettivi delle attività/del piano e decidere le migliori attività e i migliori approcci nonché condividere i compiti tra i partner tenendo in considerazione i particolari dettagli del progetto.

Per i progetti di cooperazione strutturata come i partenariati strategici, le alleanze per la conoscenza, lo sport, i partenariati di collaborazione e i progetti di sviluppo delle capacità, un buon piano di diffusione e valorizzazione dovrebbe includere obiettivi misurabili e realistici, un calendario dettagliato e fornire un pianificazione delle risorse per le attività da svolgere. Coinvolgere i gruppi destinatari nelle attività aiuterà anche a massimizzare l'utilizzo dei risultati del progetto. È importante impostare la strategia sin dall'inizio, in quanto si tratta del modo principale per promuovere la comunicazione con il pubblico destinatario. Questo requisito non è previsto per i progetti di mobilità. Tuttavia, gli organizzatori dei progetti sono invitati a comunicare i risultati di apprendimento raggiunti dai partecipanti in tali attività. Dovrebbero anche incoraggiare i partecipanti a condividere con gli altri ciò che hanno acquisito grazie all'attività di mobilità. Infine, la parte del Programma dedicata alla diffusione si propone anche migliorare la qualità del Programma stimolando progetti innovativi e condividendo le buone pratiche.

"Comunicazione" è un concetto più ampio. Include le attività di informazione e promozione per sensibilizzare e aumentare la visibilità delle attività del progetto oltre alla diffusione e alla valorizzazione dei suoi risultati. Tuttavia, molto spesso è difficile fare una chiara distinzione tra queste aree. Per questo motivo la pianificazione di un quadro strategico generale che le copra entrambe può essere un modo più efficace per sfruttare al massimo le risorse disponibili. La diffusione e la valorizzazione dei risultati dovrebbe essere una parte fondamentale di ogni attività di comunicazione nel corso del ciclo di vita del progetto.

Perché è importante condividere i risultati del progetto? Quali sono i benefici maggiori?

Prendersi del tempo per sviluppare un piano di diffusione e valorizzazione completo potrà essere vantaggioso sia per il beneficiario sia per i partner. Oltre ad elevare il profilo dell'organizzazione, le attività di diffusione e valorizzazione possono spesso creare nuove opportunità per estendere il progetto e i suoi risultati o sviluppare nuovi partenariati per il futuro. Il successo della diffusione e della valorizzazione può portare anche al riconoscimento esterno del lavoro svolto, apportandovi ulteriore credito. La condivisione dei risultati permetterà ad altri di beneficiare delle attività e delle esperienze del Programma Erasmus+. I risultati del progetto possono servire da esempio e ispirare gli altri mostrando cosa si può ottenere nell'ambito del Programma.

La diffusione e la valorizzazione dei risultati del progetto possono aiutare a informare la politica e la pratica future. Le attività di diffusione e valorizzazione dei risultati svolte dai beneficiari sosteranno lo scopo più ampio riguardante il miglioramento dei sistemi dell'Unione europea. L'impatto del programma Erasmus+ non si valuta solo in termini di qualità dei risultati del progetto, ma anche dalla misura in cui questi risultati sono conosciuti e utilizzati all'esterno del partenariato del progetto. Raggiungere più utenti potenziali possibili tramite un'efficace diffusione aiuterà a realizzare un rendimento dell'investimento.

La diffusione e la valorizzazione dei risultati del progetto aumentano anche la consapevolezza circa le opportunità offerte dal Programma e sottolineano il valore aggiunto europeo delle attività sostenute da Erasmus+. Ciò può contribuire positivamente alla percezione del pubblico e a incoraggiare una più ampia partecipazione a questo nuovo Programma dell'UE. È fondamentale considerare gli scopi e gli obiettivi del piano di diffusione e valorizzazione. Esso dovrebbe rimandare agli obiettivi del progetto per assicurare che i metodi e gli approcci utilizzati siano adeguati per il progetto Erasmus+ e i suoi risultati, nonché per il pubblico destinatario individuato. Gli obiettivi della diffusione e della valorizzazione possono essere:

  • aumentare la consapevolezza
  • estendere l'impatto
  • coinvolgere soggetti interessati e gruppi destinatari
  • condividere soluzioni e know how
  • influenzare la politica e la pratica
  • sviluppare nuovi partenariati.

Cosa si può diffondere e valorizzare?

La fase successiva è individuare cosa diffondere e valorizzare. I risultati del progetto possono essere di diversa natura e possono comprendere risultati concreti (tangibili) nonché qualifiche ed esperienze personali che sia gli organizzatori del progetto sia i partecipanti alle attività hanno acquisito (risultati astratti).

I risultati tangibili possono includere ad esempio:

  • un approccio o un modello per risolvere un problema
  • uno strumento pratico o un prodotto, come manuali, programmi, strumenti di e-learning
  • relazioni o studi su ricerche
  • guide sulle buone pratiche o casi di studio
  • relazioni di valutazione
  • certificati di riconoscimento
  • newsletter o volantini informativi.

Per diffondere le esperienze, le strategie, i processi ecc. in maniera più ampia, si raccomanda di tenerne un registro.

I risultati immateriali possono includere ad esempio:

  • conoscenze ed esperienze acquisite dai partecipanti, dai discenti o dal personale
  • aumento delle abilità o dei raggiungimenti
  • miglioramento della consapevolezza culturale
  • migliori abilità linguistiche.

I risultati astratti spesso sono più difficili da misurare. L'utilizzo di colloqui, questionari, test, osservazioni o meccanismi di autovalutazione può aiutare a registrare questo tipo di risultati.

Chi è il pubblico destinatario?

L'individuazione di gruppi destinatari, a diversi livelli geografici (locale, regionale, nazionale, europeo) e nello stesso settore del beneficiario (colleghi, pari, autorità locali, altre organizzazioni che guidano lo stesso tipo di attività, reti ecc.) è essenziale. Le attività e i messaggi devono essere opportunamente modulati tenendo in considerazione il pubblico e i gruppi destinatari, ad esempio:

  • utenti finali delle attività e dei prodotti del progetto
  • i soggetti interessati, gli esperti o i professionisti nel settore e altre parti interessate
  • i decisori politici a livello locale, regionale, nazionale ed europeo
  • la stampa e i media
  • il pubblico generale.

I piani del progetto dovrebbero essere sufficientemente flessibili per permettere ai gruppi destinatari e agli altri soggetti interessati di venire coinvolti durante le sue diverse fasi. Ciò aiuterà ad assicurare che il progetto rimanga nei piani per quanto riguarda le loro necessità. La loro partecipazione evidenzierà anche il potenziale valore aggiunto del progetto e aiuterà a diffondere le novità ad altre parti interessate in tutta Europa.

Come diffondere e valorizzare i risultati?

Per raggiungere il maggior numero di persone possibile, è consigliabile tradurre i materiali di comunicazione e le realizzazioni dei progetti in più lingue possibili. Si raccomanda di coprire tutte le lingue del partenariato e l'inglese; il costo di queste traduzioni può essere incluso, se necessario, nella richiesta di sovvenzione.

Esistono diversi modi per diffondere e valorizzare i risultati. La creatività e l'originalità nel far risaltare il progetto Erasmus+ e i suoi risultati saranno apprezzate. I beneficiari potrebbero utilizzare:

  • la piattaforma dei risultati dei progetti Erasmus+ (vedere qui di seguito);
  • i siti web del progetto o delle organizzazioni
  • riunioni e visite ai principali soggetti interessati
  • opportunità di discussione dedicate come sessioni di informazione, gruppi di lavoro, seminari (online), corsi di formazione, esibizioni, dimostrazioni o revisioni tra pari
  • documentazione scritta mirata come relazioni, articoli sulla stampa specializzata, newsletter, comunicati stampa, volantini o brochure
  • media e prodotti audiovisivi come radio, TV, YouTube, Flickr, video, podcast o applicazioni
  • social media
  • eventi pubblici
  • marchio del progetto e loghi
  • contatti e reti esistenti.

In termini di valorizzazione è importante pensare a come i risultati possano fare la differenza per il progetto, gli utenti finali, i pari o i decisori politici. I meccanismi di valorizzazione includono:

  • effetti positivi sulla reputazione dell'organizzazione partecipante
  • miglioramento della consapevolezza su una questione, un obiettivo o un settore di lavoro
  • aumento del sostegno finanziario da parte di altri sostenitori o donatori
  • aumento dell'influenza sulla politica e la pratica.

Quando dovrebbero essere svolte le attività di diffusione e valorizzazione?

La diffusione e la valorizzazione dei risultati costituiscono una parte integrante del progetto Erasmus+ per tutta la sua durata: dall'idea iniziale del beneficiario, durante il progetto e anche dopo la fine del finanziamento europeo.

È necessario stabilire uno scadenzario delle attività insieme ai partner coinvolti e assegnare bilancio e risorse adeguati. Il piano dovrà:

  • concordare su obiettivi e scadenze realistici con i partner per monitorare i progressi 
  • allineare le attività di diffusione e valorizzazione alle fasi chiave del progetto
  • offrire sufficiente flessibilità per rispondere alle necessità del gruppo mirato nonché sviluppi più ampi nella politica e nelle pratiche.

Esempi di attività in diversi fasi del ciclo del progetto sono:

PRIMA dell'inizio del progetto

  • elaborare il piano di diffusione e valorizzazione
  • definire l'impatto e le realizzazioni previsti
  • determinare il modo in cui le attività di diffusione e valorizzazione saranno diffuse e i loro destinatari.

DURANTE il progetto

  • contattare i mezzi di comunicazione pertinenti, ad esempio a livello locale o regionale
  • condurre attività regolari come sessioni di informazione, formazione, dimostrazioni, revisioni tra pari
  • valutare l'impatto sui gruppi mirati
  • coinvolgere altri soggetti interessati in vista del trasferimento dei risultati agli utilizzatori finali/a nuovi settori/politiche
  • aggiungere un banner con un link alla scheda del progetto nella piattaforma dei progetti Erasmus+ sul sito del progetto.

IN FASE DI RAPPORTO FINALE

  • caricare i risultati finali del progetto e un aggiornamento della descrizione del progetto sulla Piattaforma dei risultati dei progetti Erasmus+.

DOPO il progetto

  • continuare la diffusione (come sopra descritto)
  • sviluppare idee per la cooperazione futura
  • valutare il raggiungimento degli obiettivi e l'impatto
  • contattare i mezzi di comunicazione pertinenti
  • contattare i decisori politici se pertinente
  • collaborare con la Commissione europea fornendo contributi utili alle sue iniziative di diffusione e valorizzazione.

Come valutare il successo?

La valutazione dell'impatto è una parte essenziale del processo. È necessaria per valutare i risultati e generare raccomandazioni per i miglioramenti futuri. Per misurare i progressi nei confronti degli obiettivi possono essere utilizzati degli indicatori, che sono criteri che aiutano a valutare la performance. Gli indicatori possono essere quantitativi, in relazione ai numeri e alle percentuali, e qualitativi, in relazione alla qualità della partecipazione e dell'esperienza. Per misurare l'impatto possono essere utilizzati anche questionari, interviste, osservazioni e valutazioni. La definizione degli indicatori in relazione alle diverse attività del progetto dovrebbe essere prevista all'inizio del progetto e come parte del piano di diffusione generale.

Alcuni esempi:

  • fatti e cifre relativi al sito web degli organizzatori del progetto (aggiornamenti, visite, consultazioni, riferimenti incrociati)
  • numero delle riunioni con i soggetti chiave interessati
  • numero dei partecipanti coinvolti nelle discussioni e nelle sessioni di informazione (gruppi di lavoro, seminari, revisioni tra pari); misure di follow-up
  • produzione e circolazione dei prodotti
  • copertura dei mezzi di comunicazione (articoli sulle newsletter della stampa specializzata, comunicati stampa, interviste ecc.)
  • visibilità sui media sociali e attrattiva del sito web
  • partecipazione agli eventi pubblici
  • collegamenti con le reti esistenti e con i partner transnazionali; trasferimento delle informazioni e del know-how
  • impatto sulle misure politiche regionali, nazionali, dell'UE
  • riscontri da parte degli utilizzatori finali, di altri soggetti interessati, pari, decisori politici.

Requisiti in termini di diffusione e valorizzazione

Requisiti qualitativi generali

A seconda dell'azione, coloro che richiedono un finanziamento nell'ambito di Erasmus+ devono occuparsi delle attività di diffusione e valorizzazione nella fase di presentazione delle candidature, durante la loro attività e dopo la fine dell'attività. Questa sezione offre una visione generale dei requisiti di base stabiliti nella documentazione ufficiale del programma Erasmus+.

La diffusione e la valorizzazione sono uno dei criteri di assegnazione in base al quale sarà valutata la candidatura. Sarà applicato loro un peso diverso durante la valutazione della candidatura a seconda della tipologia di progetto.

  • Nel modulo di domanda per i progetti di mobilità, sarà richiesto di elencare le attività di diffusione pianificate e di individuare i potenziali gruppi mirati.
  • Per i progetti di cooperazione sarà richiesto, e successivamente valutato, un piano dettagliato e completo che descriva gli obiettivi, gli strumenti e gli esiti. Sebbene in genere la responsabilità del coordinamento della diffusione e della valorizzazione per l'intero progetto è assunta da un solo partner, la responsabilità dell'attuazione deve essere condivisa tra tutti i partner. Ogni partner sarà coinvolto in queste attività conformemente alle necessità e ai ruoli all'interno del progetto.

Per tutte le tipologie di progetto, sarà richiesta durante la fase finale una rendicontazione delle attività svolte per condividerne i risultati all'interno e all'esterno delle organizzazioni partecipanti.

VISIBILITÀ DELL'UNIONE EUROPEA E DEL PROGRAMMA ERASMUS+

I beneficiari dovrebbero sempre usare l'emblema europeo (la bandiera UE) e il nome dell'Unione europea per esteso in tutte le comunicazioni e il materiale promozionale. L'opzione da preferire per riferire sul finanziamento dell'UE attraverso il programma Erasmus+ è la scritta "cofinanziato dal programma europeo Erasmus+" posta accanto al contrassegno dell'UE.

Esempi di riconoscimento del finanziamento europeo e la traduzione dei testi sono disponibili all'indirizzo: http://eacea.ec.europa.eu/about-eacea/visual-identity_en.

Il marchio Erasmus+ non può essere tradotto.

Le linee guida per i beneficiari sull'uso dell'emblema UE nel contesto dei programmi europei sono disponibili al sito: http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use-emblem_it.pdf

UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA DEI RISULTATI DEI PROGETTI ERASMUS+

La piattaforma dei risultati dei progetti Erasmus+ è stata istituita per offrire una visione d'insieme completa dei progetti finanziati nell'ambito del Programma ed evidenzia gli esempi di buone pratiche e le storie di successo. La piattaforma, inoltre, rende disponibili i prodotti/i risultati/le realizzazioni intellettuali dei progetti finanziati.

Gli esempi di buone pratiche sono oggetto di una selezione annuale da parte di ogni Agenzia nazionale e da parte dell'Agenzia esecutiva. Le storie di successo vengono selezionate tra gli esempi di buone pratiche a livello centrale dalla DG EAC.

La piattaforma dei risultati dei progetti Erasmus+ è utilizzata per diversi scopi:

  • trasparenza, in quanto fornisce una panoramica completa di tutti i progetti finanziati nell'ambito del Programma (comprese sintesi del progetto, dati sul finanziamento, link a URL ecc.)
  • responsabilità, dato che permettere l'accesso ai risultati del progetto da parte degli utilizzatori finali e dei professionisti
  • ispirazione, in quanto espone le buone pratiche e le storie di successo tra i beneficiari Erasmus+ selezionati ogni anno a livello nazionale ed europeo.

Per gran parte dei progetti Erasmus+, durante la fase di presentazione delle candidature viene chiesto ai beneficiari di fornire una descrizione sintetica del progetto in inglese.

La sintesi del progetto riveste particolare importanza in quanto fornisce una descrizione per il pubblico generale. Deve essere di conseguenza redatta con un linguaggio semplice e uno stile chiaro in modo che il reale contenuto del progetto possa essere velocemente compreso, anche da persone ad esso esterne.

I seguenti elementi devono far parte della sintesi: contesto/ambiente del progetto; numero e profilo dei partecipanti; descrizione delle attività; metodologia da utilizzare nello svolgimento del progetto; breve descrizione dei risultati e dell'impatto previsti; benefici potenziali a lungo termine.

La piattaforma dei risultati dei progetti Erasmus+ è disponibile alla pagina: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/