Sadržaj
Pretraživanje u Vodiču

Prilog II. – Širenje i iskorištavanje rezultata

Praktični vodič za korisnike

Uvod

Aktivnosti za širenje i iskorištavanje rezultata način su pokazivanja rada u okviru projekta Erasmus+. Razmjenom rezultata, stečenih znanja, ishoda i nalaza i s organizacijama koje nisu organizacije sudionice omogućit će se široj zajednici da ima korist od aktivnosti koje su se financirale iz sredstava EU-a te će se promovirati trud koji je organizacija uložila u ostvarivanje cilja programa Erasmus+, čime se temeljna važnost pripisuje vezi između programa i politika. Prema tome, svaki od projekata koji se podupiru u okviru programa korak je prema ostvarenju općih ciljeva utvrđenih u programu za poboljšanje i modernizaciju sustava obrazovanja i osposobljavanja te sustava za mlade.

Aktivnosti širenja razlikovat će se među projektima i važno je razmotriti kakve aktivnosti širenja odgovaraju svakoj od organizacija sudionica. Partneri u manjim projektima trebali bi provoditi širenje i iskorištavanje primjereno razini njihove aktivnosti. Aktivnosti širenja za projekt mobilnosti zasnivaju se na drugačijim zahtjevima od zahtjeva za projekt partnerstva. Opseg aktivnosti širenja i iskorištavanja povećavat će se s povećanjem veličine i strateške važnosti projekta. Od podnositelja zahtjeva tražit će se da prilikom prijave objasne svoje namjere/planove za aktivnosti širenja i iskorištavanja te da ih provedu ako projekt bude prihvaćen.

U odjeljku 1. definirani su određeni ključni pojmovi i objašnjeno je što se može ostvariti širenjem i iskorištavanjem rezultata te kako će se tim aktivnostima pridonijeti ukupnim ciljevima projekta.

U odjeljku 2. navedeni su zahtjevi za korisnike programa Erasmus+ u pogledu širenja i iskorištavanja rezultata.

1. Širenje i iskorištavanje rezultata projekta: što, zašto, tko, kada, gdje i kako

Štoznače pojmovi širenje i iskorištavanje?

Širenje je planirani proces pružanja informacija ključnim dionicima o rezultatima programa i inicijativa. Provodi se kad rezultati programa i inicijativa postanu dostupni. U pogledu programa Erasmus+ to znači širenje vijesti o uspjesima i ishodima projekta što je šire moguće. Prenošenjem vijesti o projektu utjecat će se na druge organizacije u budućnosti i pridonijeti poboljšanju profila organizacije koja provodi projekt. Kako bi se rezultati mogli učinkovito širiti, na početku provedbe projekta potrebno je utvrditi odgovarajući postupak. To bi trebalo obuhvaćati pitanja zašto, što, kako, kada, kome i gdje će se odvijati širenje rezultata, za vrijeme i nakon razdoblja financiranja.

Iskorištavanje je (a) planirani postupak prijenosa uspješnih rezultata programa i inicijativa odgovarajućim donositeljima odluka u reguliranim lokalnim, regionalnim, nacionalnim ili europskim sustavima s jedne strane i (b) planirani postupak uvjeravanja pojedinačnih krajnjih korisnika da donesu i/ili primijene rezultate programa i inicijativa s druge strane. U okviru programa Erasmus+ to znači iskorištavanje potencijala financiranih aktivnosti kako bi se rezultati mogli koristiti i nakon završetka projekta. Valja napomenuti da se projekt provodi u okviru međunarodnog programa koji je namijenjen cjeloživotnom učenju i podupiranju europskih politika u području obrazovanja, osposobljavanja, mladih i sporta. Rezultati se trebaju razviti na takav način da se mogu prilagoditi potrebama ostalih, prenijeti na nova područja, održavati nakon završetka razdoblja financiranja ili utjecati na buduću politiku i prakse.

Širenje i iskorištavanje stoga su zasebne, ali blisko povezane aktivnosti.

Što se podrazumijeva pod „rezultatima aktivnosti”?

Rezultati su postignuća projekta kojemu su dodijeljena sredstva EU-a. Vrsta rezultata razlikovat će se ovisno o vrsti projekta.

Rezultat je proizvod ili izlazni ishod koji proizvodi određeni projekt i koji se može kvantificirati. Pogledajte popis u odjeljku „Što je moguće širiti i iskoristiti?” za pronalazak kategorizacije rezultata projekta.

Neke je rezultate projekata teško kvantificirati. Povećana osviještenost primjer je takvog dostignuća. Ova se vrsta rezultata mjeri anketama i upitnicima o zadovoljstvu.

Što znače pojmovi učinak i održivost?

Učinak je utjecaj koji provedena aktivnost i njezini rezultati imaju na ljude, prakse, organizacije i sustave. Planovima širenja i iskorištavanja rezultata može se povećati učinak aktivnosti koje se razvijaju kako bi utjecale na neposredne sudionike i partnere dugi niz godina. Da bi se projekt iskoristio u najvećoj mogućoj mjeri i ostvario najbolje rezultate, potrebno je uzeti u obzir i korist za druge dionike.

Održivost je sposobnost projekta da se nastavi koristiti svojim rezultatima nakon što završi razdoblje financiranja. U tom se slučaju rezultati projekta mogu dugoročno upotrebljavati i iskorištavati, možda komercijalizacijom, akreditacijom ili uključivanjem u redovno obrazovanje. Ne mogu biti održivi svi dijelovi ili rezultati projekta te širenje i iskorištavanje treba promatrati kao proces koji se nastavlja i nakon završetka projekta i u budućnosti.

Koji su ciljevi širenja i iskorištavanja?

Prvi cilj širenja i iskorištavanja je objaviti rezultate projekta. Drugi je cilj pridonijeti provedbi i oblikovanju nacionalnih i europskih politika i sustava. Korisnici bi trebali razviti vlastiti način za ostvarivanje tog cilja. Razvijanje ideja za širenje i iskorištavanje važno je za svaki projekt koji se financira u okviru programa Erasmus+. Međutim, vrsta i intenzitet aktivnosti iskorištavanja i širenja trebali bi biti razmjerni i prilagođeni posebnim potrebama i vrsti razvijenog projekta. To uključuje pitanje je li projekt usmjeren prema postupcima ili prema proizvodnji materijalnih rezultata; je li neovisan ili je dio veće inicijative; razvijaju li ga velike ili male organizacije sudionice itd. Organizacije sudionice trebale bi raspraviti o ciljevima aktivnosti/plana i odlučiti se za najbolje aktivnosti i pristupe te rasporediti zadaće među partnerima, uzimajući u obzir posebnosti projekta.

Za projekte strukturne suradnje kao što su strateška partnerstva, udruženja znanja, sport, suradnička partnerstva i projekti jačanja kapaciteta, kvalitetan plan širenja i iskorištavanja trebao bi sadržavati mjerljive i realistične ciljeve, detaljan raspored provedbe i plan sredstava za aktivnosti koje će se provoditi. Uključivanjem ciljnih skupina u aktivnosti na najbolji će se način iskoristiti rezultati projekta. Važno je odrediti strategiju već na samom početku jer je to glavni način na koji će se poticati komunikacija s ciljnom publikom. Takav zahtjev nije predviđen za projekte mobilnosti. Međutim, pozivaju se organizatori projekta da obavijeste o ishodima učenja koje su ostvarili sudionici u takvim aktivnostima. Njima bi se trebali poticati sudionici da s drugima razmjenjuju ono što su naučili sudjelovanjem u aktivnosti mobilnosti. Dio programa koji se odnosi na širenje trebao bi poboljšati i kvalitetu programa poticanjem inovativnih projekata i razmjenom dobre prakse.

Komunikacija je širi pojam. Ona uključuje aktivnosti informiranja i promidžbe radi jačanja svijesti i poboljšanja vidljivosti aktivnosti projekta uz širenje i iskorištavanje rezultata projekta. Međutim, često je teško napraviti jasnu razliku između tih područja. Stoga planiranje općeg strateškog okvira koji obuhvaća oba područja može biti učinkovitiji način na koji će se najbolje iskoristiti dostupni resursi. Širenje i iskorištavanje rezultata trebalo bi činiti ključan dio komunikacijskih aktivnosti koje se odvijaju za vrijeme trajanja projekta.

Zašto je važno dijeliti rezultate projekta? Koje su šire koristi?

Razvoj sveobuhvatnog plana za širenje i iskorištavanje bit će koristan za korisnika i njegove partnere. Osim što pridonose profilu organizacije, aktivnostima širenja i iskorištavanja često se mogu stvoriti nove prilike za širenje projekta i njegovih rezultata ili za razvoj novih partnerstava u budućnosti. Uspješno širenje i iskorištavanje može dovesti i do vanjskog priznavanja provedenih aktivnosti, na osnovi čega će one dobiti na važnosti. Razmjenom rezultata omogućit će se drugima da imaju korist od aktivnosti i iskustava programa Erasmus+. Rezultati projekta mogu služiti kao primjeri i nadahnuti druge pokazujući što je moguće ostvariti provedbom programa.

Širenjem i iskorištavanjem rezultata projekta može se utjecati na buduću politiku i praksu. Širenjem i iskorištavanjem rezultata aktivnosti koje su provodili korisnici podupirat će se opći cilj poboljšanja sustava Europske unije. Učinak programa Erasmus+ mjeri se ne samo kvalitetom projektnih rezultata nego i stupnjem do kojeg su ti rezultati poznati i u kojoj se mjeri koriste izvan projektnog partnerstva. Utjecajem na što više mogućih korisnika s pomoću učinkovitog širenja omogućit će se ostvarenje povrata na ulaganje.

Širenjem i iskorištavanjem rezultata projekta povećava se i svijest o prilikama koje nudi program i ističe se europska dodana vrijednost aktivnosti koje se podupiru u okviru programa Erasmus+. Time se može pridonijeti pozitivnoj percepciji javnosti i potaknuti sudjelovanje većeg broja sudionika u tom novom programu EU-a. Od ključne je važnosti uzeti u obzir ciljeve plana širenja i iskorištavanja. Oni bi trebali biti povezani s ciljevima projekta kako bi se osiguralo da su metode i pristupi koji se koriste primjereni za projekt Erasmus+ i njegove rezultate te za utvrđenu ciljanu publiku. Ciljevi širenja i iskorištavanja mogu biti sljedeći:

  • jačanje svijesti
  • širenje učinka
  • uključivanje dionika i ciljnih skupina
  • razmjena rješenja i umijeća
  • utjecaj na politiku i praksu
  • razvijanje novih partnerstava.

Što se može širiti i iskorištavati?

Sljedeći je korak utvrditi što treba širiti i iskorištavati. Rezultati projekta mogu biti različite prirode i mogu se sastojati od konkretnih (opipljivih) rezultata te vještina i osobnih iskustava koje su stekli organizatori i sudionici u aktivnostima (neopipljivi rezultati).

Opipljivi rezultati mogu primjerice uključivati:

  • pristup ili model za rješavanje problema
  • praktičan alat ili proizvod, kao što su priručnici, kurikulum, alati e-učenja
  • izvješća o istraživanju ili ispitivanja
  • vodiči o dobroj praksi ili studije slučaja
  • izvješća s vrednovanja
  • potvrde o priznavanju
  • bilteni ili informativni letci.

Kako bi se iskustva, strategije, procesi i sl. mogli bolje širiti, preporučuje se njihovo dokumentiranje.

Neopipljivi rezultati mogu uključivati, na primjer:

  • znanje i iskustvo koje su stekli sudionici, učenici ili osoblje
  • poboljšanje vještina ili postignuća
  • bolju kulturnu svijest
  • bolje jezične vještine.

Neopipljive rezultate često je teže mjeriti. Takve će se vrste rezultata moći lakše zabilježiti s pomoću razgovora, upitnika, testova, promatranja ili mehanizama samoprocjene.

Tko je ciljna publika?

Od ključne je važnosti utvrditi ciljne skupine, na različitim geografskim razinama (lokalnoj, regionalnoj, nacionalnoj, europskoj) i u korisnikovu području rada (kolege, suradnici, lokalna tijela vlasti, druge organizacije koje obavljaju iste vrste aktivnosti, mreže itd.). Aktivnosti i poruke potrebno je prilagoditi uzimajući u obzir publiku i ciljne skupine, na primjer:

  • krajnje korisnike aktivnosti i proizvoda projekta
  • zainteresirane strane, stručnjake ili praktičare u području i druge zainteresirane stranke
  • donositelje odluka na lokalnoj, regionalnoj, nacionalnoj i europskoj razini
  • novine i medije
  • javnost.

Planovi projekta trebali bi biti dovoljno fleksibilni kako bi omogućili ciljnim skupinama i drugim dionicima da se uključe u različite faze projekta. Na taj će se način osigurati da se u okviru projekta vodi računa o njihovim potrebama. Njihovim sudjelovanjem istaknut će se i moguća vrijednost projekta te će se pomoći u širenju novosti drugim zainteresiranim stranama diljem Europe.

Kako širiti i iskorištavati rezultate?

Kako bi se moglo doprijeti do što većeg broja ljudi, savjetuje se prevesti što više komunikacijskih materijala i proizvoda projekta na što više jezika. Preporučuje se obuhvatiti sve jezike partnerstva i engleski; troškove prijevoda moglo bi se uključiti u zahtjev za bespovratna sredstva ako je potrebno.

Postoje brojni raznovrsni načini za širenje i iskorištavanje rezultata. Dobrodošli su kreativnost nove ideje kako bi se projekti i rezultati programa Erasmus+ stvarno isticali. Korisnici bi se mogli koristiti:

  • platformom programa Erasmus+ za rezultate projekta (pogledajte dolje)
  • stranicama projekata ili organizacija
  • sastancima i posjetima ključnim dionicima
  • razgovorima o određenim temama, kao što su informativni sastanci, radionice, (online) seminari, tečajevi, izložbe, predstavljanja ili pregled kolega stručnjaka
  • ciljanim pisanim materijalima, kao što su izvješća, članci u specijaliziranim novinama, bilteni, priopćenja za tisak, letci ili brošure
  • audiovizualnim medijima i proizvodima kao što su radio, TV, YouTube, Flickr, videospotovi, podcastovi ili aplikacije
  • društvenim medijima
  • javnim događanjima
  • brendiranjem i logotipima projekata
  • postojećim ugovorima i mrežama.

U pogledu iskorištavanja važno je razmisliti o tome kako rezultati mogu utjecati na projekt, krajnje korisnike, suradnike ili donositelje politika. Mehanizmi iskorištavanja uključuju:

  • pozitivne učinke na ugled organizacija sudionica
  • povećanu svijest o temi, cilju ili području rada
  • veću financijsku potporu drugih pomagača ili donatora
  • veći utjecaj na politiku i praksu.

Kada bi se aktivnosti širenja i iskorištavanja trebale provoditi?

Širenje i iskorištavanje rezultata sastavni su dio projekta Erasmus+ dok god on traje: od početne ideje korisnika, za vrijeme provedbe projekta i čak nakon prestanka europskog financiranja.

Potrebno je odrediti raspored aktivnosti u suradnji s partnerima i rasporediti odgovarajuće financijske i druge resurse. Planom se:

  • postiže dogovor o stvarnim ciljevima i rokovima s partnerima za praćenje napretka 
  • usklađuju aktivnosti širenja i iskorištavanja s ključnim fazama projekta
  • omogućava dovoljna fleksibilnost kako bi se moglo odgovoriti na potrebe ciljne skupine i opće promjene u politici i praksi.

Primjeri aktivnosti u različitim fazama projekta su sljedeći:

PRIJE početka provedbe projekta

  • izrada plana širenja i iskorištavanja
  • definicija očekivanog učinka i proizvoda
  • razmatranje o tome kako i kome će se širiti ishodi širenja i iskorištavanja.

TIJEKOM projekta

  • obraćanje relevantnim medijima, npr. na lokalnoj ili regionalnoj razini
  • provedba redovitih aktivnosti kao što su informativni sastanci, osposobljavanje, predstavljanje, pregled kolega stručnjaka
  • ocjenjivanje učinka na ciljne skupine
  • uključivanje drugih dionika radi prenošenja rezultata krajnjim korisnicima / novim područjima/politikama
  • dodavanje natpisa na internetskim stranicama projekta s poveznicom na karticu o projektu u okviru platforme programa Erasmus+.

U FAZI PISANJA ZAVRŠNOG IZVJEŠĆA

  • učitavanje konačnih rezultata projekta i ažuriranog opisa projekta na Platformu programa Erasmus+ za rezultate projekta.

NAKON projekta

  • nastavak daljnjeg širenja (kako je prethodno opisano)
  • razvoj ideja za buduću suradnju
  • ocjenjivanje postignuća i učinka
  • obraćanje relevantnim medijima
  • obraćanje donositeljima politika, ako je potrebno
  • suradnja s Europskom komisijom pružanjem korisnih ideja u pogledu širenja i iskorištavanja.

Kako ocijeniti uspjeh?

Ocjena učinka važan je dio postupka. Njome se ocjenjuju postignuća i stvaraju preporuke za buduća poboljšanja. Za mjerenje ostvarenog napretka u odnosu na postavljene ciljeve mogli bi se upotrebljavati pokazatelji. To su znakovi koji pomažu u mjerenju rezultata. Pokazatelji mogu biti kvantitativni u smislu brojeva i postotaka te kvalitativni u smislu kvalitete sudjelovanja i iskustva. Za mjerenje učinka mogu se koristiti upitnici, razgovori, opažanja i vrednovanje. Definiranje pokazatelja za različite aktivnosti projekta potrebno je predvidjeti na početku projekta i oni moraju biti dio općeg plana širenja.

Neki primjeri:

  • činjenice i brojevi na stranicama organizatora projekta (najnovije informacije, posjeti, savjetovanja, upućivanja)
  • brojevi sastanaka s ključnim dionicima
  • broj sudionika uključenih u rasprave i informativne sastanke (radionice, seminari, pregled kolega stručnjaka); mjere praćenja
  • proizvodnja i širenje proizvoda
  • medijska pokrivenost (članci u specijaliziranim biltenima, priopćenja za tisak, razgovori itd.)
  • vidljivost u društvenim medijima i privlačnost internetskih stranica
  • sudjelovanje u javnim događanjima
  • veze s postojećim mrežama i transnacionalnim partnerima prenošenje informacija i umijeća
  • učinak na mjere politika na regionalnoj i nacionalnoj razini te na razini EU-a
  • povratne informacije krajnjih korisnika, drugih dionika, suradnika, donositelja politika.

2. Zahtjevi u vezi sa širenjem i iskorištavanjem

Opći kvalitativni zahtjevi

Ovisno o mjeri, podnositelji zahtjeva za financiranje u okviru programa Erasmus+ moraju voditi računa o aktivnostima širenja i iskorištavanja u fazi podnošenja zahtjeva, za vrijeme provedbe aktivnosti i nakon završetka aktivnosti. U ovom se odjeljku daje pregled osnovnih zahtjeva propisanih u službenoj dokumentaciji programa Erasmus+.

Širenje i iskorištavanje jedan je od kriterija za dodjelu na temelju kojeg će se ocjenjivati zahtjev. Ovisno o vrsti projekta, on će imati različitu težinu prilikom ocjenjivanja zahtjeva.

  • Za projekte mobilnosti u obrascu zahtjeva morat će biti naveden popis planiranih aktivnosti širenja i morat će biti utvrđene potencijalne ciljne skupine.
  • Za projekte suradnje tražit će se detaljan i sveobuhvatan plan u kojem će biti opisani ciljevi, alati i ishodi koji će se dalje ocjenjivati. Iako u načelu jedan partner preuzima odgovornost za koordinaciju širenja i iskorištavanja cijelog projekta, odgovornost za provedbu trebali bi dijeliti svi partneri. Svaki će partner biti uključen u te aktivnosti ovisno o potrebama i ulogama u projektu.

Za sve će se vrste projekata u završnoj fazi tražiti izvješćivanje o provedenim aktivnostima radi širenja rezultata unutar i izvan organizacija sudionica.

Vidljivost Europske unije i programa Erasmus+

Korisnici su dužni na svim komunikacijskim i promotivnim materijalima uvijek koristiti simbol Europske unije (zastavu EU-a) te naziv Europske unije ispisati u cijelosti. Preferirana mogućnost komuniciranja o financiranju programa Erasmus+ sredstvima EU-a jest navođenjem teksta „Sufinancirano iz sredstava programa Erasmus+ Europske unije” uz simbol EU-a.

Primjeri navođenja financiranja iz sredstava EU-a i prijevodi teksta dostupni su na http://eacea.ec.europa.eu/about-eacea/visual-identity_en.

Oznaka „Erasmus+” ne prevodi se.

Smjernice za korisnike o uporabi simbola EU-a u kontekstu programa EU-a dostupni su na: http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf

Korištenje platformom programa Erasmus+ za rezultate projekta

Platforma programa Erasmus+ za rezultate projekta uspostavljena je kako bi ponudila sveobuhvatan pregled projekata koji se financiraju u okviru programa i naglasila primjere dobre prakse i priče o uspjehu. Na platformi su dostupni i proizvodi / rezultati / intelektualni proizvodi financiranih projekata.

Godišnji odabir primjera dobre prakse obavljaju sve nacionalne agencije i izvršne agencije. Glavna uprava za obrazovanje i kulturu na središnjoj razini među primjerima dobre prakse odabire priče o uspjehu.

Platforma programa Erasmus+ za rezultate projekta služi za različite svrhe:

  • za transparentnost – jer pruža sveobuhvatan pregled svih projekata koji se financiraju u okviru programa (uključujući sažetke projekata, iznose financiranja, internetske poveznice itd.)
  • za odgovornost – jer krajnjim korisnicima i praktičarima omogućuje pristup rezultatima projekta
  • kao inspiracija – jer prikazuje dobru praksu i priče o uspjehu korisnika programa Erasmus+ koje se biraju svake godine na nacionalnoj i europskoj razini.

Za većinu projekata Erasmus+ od korisnika se traži da u fazi podnošenja zahtjeva prilože sažetak u kojem opisuju svoj projekt na engleskom jeziku.

Sažetak projekta posebno je važan jer se u njemu daje opis projekta za najširu javnost. Stoga ga je potrebno sastaviti jednostavnim jezikom i stilom kako bi samu bit projekta lako razumjeli i oni koji ne sudjeluju u njegovoj provedbi.

Sažetak bi trebao sadržavati sljedeće elemente: kontekst/pozadinu projekta, ciljeve projekta, broj i profil sudionika, opis aktivnosti, metodologiju koja će se koristiti za provedbu projekta, kratak opis predviđenih rezultata i učinaka, potencijalne dugoročne koristi.

Platforma programa Erasmus+ za rezultate projekata dostupna je na: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/.