Table des matières
Rechercher dans le guide

Annexe II – Diffusion et exploitation des résultats

Guide pratique pour les bénéficiaires

Introduction

Les activités de diffusion et d’exploitation des résultats sont une façon de présenter le travail réalisé dans le cadre du projet Erasmus+. Le partage des résultats, des enseignements tirés, des acquis et des conclusions au-delà des organisations participantes permettra à une communauté plus large de bénéficier d’un travail ayant obtenu un financement européen, ainsi que de promouvoir les efforts de l’organisation en faveur de la réalisation des objectifs du programme Erasmus+, qui attache une grande importance au lien entre le programme et les politiques. Par conséquent, chacun des projets soutenus par le programme constitue un pas supplémentaire sur la voie de la réalisation des objectifs généraux définis par le programme en vue d’améliorer et de moderniser les systèmes d’éducation, de formation et d'accompagnement des jeunes.

Les activités de diffusion varient selon les projets, et il est important de prendre en considération les types d’activités de diffusion adaptés à chaque organisation participante. Les partenaires participant à des projets plus petits doivent entreprendre des actions de diffusion et d’exploitation en adéquation avec le niveau de leur activité. Les exigences applicables à des activités de diffusion pour un projet de mobilité ne sont pas les mêmes que pour un projet de partenariat. L’étendue des activités de diffusion et d’exploitation augmente en parallèle avec la taille et l’importance stratégique du projet. Lors de la soumission de leur candidature, les candidats sont invités à expliquer leurs intentions/plans concernant les activités de diffusion et d’exploitation et, s’ils sont retenus, seront tenus de les concrétiser.

La section 1 définit une série de termes importants et explique les avantages que peuvent offrir la diffusion et l’exploitation des résultats et de quelle manière ces activités contribueront aux objectifs généraux du projet.

La section 2 présente les exigences pesant sur les bénéficiaires du programme Erasmus+ en termes de diffusion et d’exploitation des résultats.

1. Diffusion et exploitation des résultats du projet: quoi, pourquoi, qui, quand, où et comment?

Qu’entend-on par diffusion et exploitation?

On entend par diffusion un processus planifié de communication d’informations sur les résultats des programmes et des initiatives menés dans le cadre des actions clés. La diffusion se fait à mesure que les résultats des programmes et des initiatives deviennent disponibles. Dans le cadre du programme Erasmus+, cela implique de communiquer les réussites et les résultats du projet dans la mesure la plus large possible. La sensibilisation d’autres personnes au projet aura des répercussions sur d’autres organisations à l'avenir et contribuera à accroître la visibilité de l’organisation réalisant le projet. Pour assurer la diffusion efficace des résultats, il convient de mettre en place une procédure appropriée en début de projet. Celle-ci doit préciser pourquoi, comment, quand, à qui et où diffuser quels résultats, à la fois pendant et après la période de financement.

L’exploitation constitue, d’une part, a) un processus planifié visant à transmettre les résultats positifs des programmes et des initiatives aux décideurs appropriés dans des systèmes réglementés au niveau local, régional, national ou européen et, d’autre part, b) un processus planifié visant à convaincre les différents utilisateurs finaux d’adopter et/ou d’appliquer les résultats des programmes et des initiatives. Dans le cadre du programme Erasmus+, il s’agit de maximiser le potentiel des activités financées, de façon à pouvoir utiliser les résultats au-delà de la durée de vie du projet. Il convient de noter que le projet est réalisé dans le cadre d’un programme international en faveur de l’apprentissage tout au long de la vie et du soutien de politiques européennes dans le domaine de l’éducation, de la formation, de la jeunesse et du sport. Les résultats doivent être mis au point de manière à pouvoir être adaptés aux besoins des autres, transférés à de nouveaux domaines, prolongés au terme de la période de financement, ou utilisés pour influencer les politiques et pratiques futures.

La diffusion et l’exploitation sont donc des concepts distincts mais étroitement liés.

Qu’entend-on par «résultats de l’activité»?

Les résultats sont les réalisations du projet ayant bénéficié d’un financement de l’Union. Le type de résultat varie en fonction du type de projet.

Un résultat est un produit ou un résultat produit par un projet donné et pouvant être quantifié. Veuillez consulter la liste de la section “Quels sont les résultats susceptibles d’être diffusés et exploités?” pour trouver une classification des résultats du projet.

Certains résultats de projets sont difficiles à quantifier. L’augmentation de la sensibilisation est un exemple de l’un de ces résultats. Ce type de résultats doit être mesuré à l’aide de sondages et d’enquêtes de satisfaction.

Qu’entend-on par impact et durabilité/pérennité?

L’impact est l’effet qu’ont l’activité réalisée et ses résultats sur les personnes, les pratiques, les organisations et les systèmes. La diffusion et l’exploitation des résultats peuvent contribuer à maximiser l’effet des activités réalisées de manière à ce qu’elles aient un impact sur les participants immédiats et sur les partenaires au cours des années à venir. Les avantages pour les autres parties prenantes doivent également être pris en considération afin de faire une plus grande différence et de tirer le meilleur parti du projet.

La durabilité/pérennité est la capacité du projet à se poursuivre et à utiliser ses résultats au terme de la période de financement. Les résultats du projet peuvent alors être utilisés et exploités à plus long terme, éventuellement au moyen d’activités de commercialisation, d’accréditation ou d’intégration. Les résultats ou les différentes parties d’un projet ne sont pas forcément tous durables et il est important d'envisager la diffusion et l’exploitation comme un prolongement, dans l'avenir, du projet au-delà de sa durée.

Quels sont les buts et objectifs de la diffusion et de l’exploitation?

La diffusion et l’exploitation ont pour objectif premier d’assurer la communication des résultats du projet. Leur deuxième objectif est de contribuer à la mise en œuvre et à l’élaboration de politiques et systèmes nationaux et européens. Les bénéficiaires doivent atteindre cet objectif chacun à leur façon. Il est important pour tout projet financé par le programme Erasmus+ de dégager des pistes pour la diffusion et l’exploitation. Le type et l’intensité des activités de diffusion et d’exploitation doivent toutefois être proportionnels et adaptés aux besoins particuliers et au type de projet élaboré. Il s’agit notamment de déterminer si le projet est axé sur des processus ou vise à produire des résultats tangibles; s’il est indépendant ou s’inscrit dans le cadre d’une initiative plus large; s’il est développé par des organisations participantes de petite ou grande envergure, etc. Les organisations participantes doivent examiner les buts et objectifs des activités/du plan et déterminer les activités et approches les plus pertinentes, de même que répartir les tâches entre les partenaires, en tenant compte des spécificités du projet.

Dans le cas de projets de coopération structurés tels que les partenariats stratégiques, les alliances de la connaissance, les manifestations sportives, les projets de collaboration et les projets de renforcement des capacités, un plan de diffusion et d’exploitation de qualité doit inclure des objectifs mesurables et réalistes ainsi qu’un calendrier détaillé, et planifier les ressources pour les activités à réaliser. La participation active de groupes cibles aux activités contribuera également à maximiser l’utilisation des résultats du projet. Il est important de mettre en place, dès le départ, la stratégie appropriée, qui est le principal moyen de favoriser la communication avec les publics cibles. Ce type d’exigence n’est pas prévu pour les projets de mobilité. Les organisateurs du projet sont toutefois invités à communiquer les acquis d’apprentissage obtenus par les participants lors de ces activités. Ils doivent également encourager les participants à partager avec d’autres ce qu’ils ont retiré de leur participation à l’activité de mobilité. Enfin, la partie «diffusion» du programme vise également à accroître la qualité du programme en encourageant les projets innovants et le partage de bonnes pratiques.

La communication est un concept plus large, qui englobe des activités d’information et de promotion à des fins de sensibilisation et de renforcement de la visibilité des activités du projet, en plus de la diffusion et de l’exploitation des résultats du projet. Il est cependant très souvent difficile d’établir une distinction claire entre ces domaines. C’est pourquoi la planification d’un cadre de stratégie global couvrant ces deux domaines peut constituer un moyen plus efficace de tirer le meilleur parti des ressources disponibles. La diffusion et l’exploitation des résultats doivent constituer un pan essentiel de toute activité de communication durant la mise en œuvre du projet.

Pourquoi est-il important de faire connaître les résultats du projet? Quels en sont les avantages au sens large?

Prendre le temps d’élaborer un plan complet de diffusion et d’exploitation présente des avantages tant pour le bénéficiaire que pour ses partenaires. En plus d’accroître la visibilité de l’organisation, les activités de diffusion et d’exploitation créent souvent des possibilités de prolongement du projet et de ses résultats, ou de mise en œuvre de nouveaux partenariats pour l’avenir. Une diffusion et une exploitation de qualité peuvent également conduire à la reconnaissance du travail réalisé par des personnes extérieures et à renforcer son crédit. Le partage des résultats permettra à d’autres de bénéficier des activités et expériences du programme Erasmus+. Les résultats du projet peuvent servir d’exemples et de sources d’inspiration pour d’autres en montrant ce que permet de réaliser le programme.

La diffusion et l’exploitation des résultats du projet peuvent contribuer à orienter les politiques et pratiques futures. La diffusion et l’exploitation des activités réalisées par les bénéficiaires soutiennent également l’objectif plus large du programme, à savoir améliorer les systèmes de l’Union européenne. L’impact du programme Erasmus+ se mesure non seulement à la qualité des résultats du projet mais aussi à l’étendue de la visibilité de ces résultats et de leur utilisation en dehors du partenariat du projet. Une diffusion efficace à un maximum d’utilisateurs potentiels contribuera à dégager un retour sur investissement.

La diffusion et l’exploitation des résultats du projet permettent également de prendre davantage conscience des possibilités offertes par le programme et soulignent la valeur ajoutée européenne des activités soutenues par Erasmus+. Cela peut contribuer à une perception positive de la part du public et encourager une participation plus large à ce nouveau programme de l’UE. Il est essentiel de prendre en considération les buts et objectifs du plan de diffusion et d’exploitation. Ceux-ci doivent être en rapport avec les objectifs du projet afin de garantir l’utilisation des méthodes et approches appropriées pour le projet Erasmus+ et ses résultats, ainsi que pour les publics cibles. Voici quelques exemples d’objectifs des activités de diffusion et d’exploitation:

  • renforcer la sensibilisation;
  • accroître les effets;
  • susciter l’engagement des parties prenantes et des groupes cibles;
  • partager des solutions et un savoir-faire;
  • influencer les politiques et les pratiques;
  • créer de nouveaux partenariats.

Quels sont les résultats susceptibles d’être diffusés et exploités?

L’étape suivante consiste à recenser les résultats devant être diffusés et exploités. Les résultats du projet peuvent être de nature diverse et être tantôt des éléments concrets (tangibles), tantôt des aptitudes et des expériences personnelles acquises par les organisateurs du projet et les participants aux activités (résultats intangibles).

Exemples de résultats tangibles:

  • approche ou modèle de résolution d’un problème;
  • outil ou produit pratique, tel que des manuels, des programmes de cours et des outils d’apprentissage en ligne;
  • rapports de recherche ou études;
  • guides de bonnes pratiques ou études de cas;
  • rapports d’évaluation;
  • certificats de reconnaissance;
  • bulletins ou brochures d’information.

Pour diffuser des expériences, des stratégies, des processus, etc. à plus grande échelle, il est recommandé de documenter ces résultats.

Exemples de résultats intangibles:

  • connaissances et expérience acquises par les participants, les apprenants ou le personnel;
  • renforcement des compétences ou des réalisations;
  • renforcement de l’ouverture culturelle;
  • amélioration des compétences linguistiques.

Les résultats intangibles sont souvent plus difficiles à mesurer. L’utilisation d’entretiens, de questionnaires, de tests, d’observations ou de mécanismes d’auto-évaluation peut contribuer à la consignation des résultats de ce type.

Quels sont les publics cibles?

Le recensement des groupes cibles, à différents niveaux géographiques (local, régional, national, européen) et dans le domaine d’activité même du bénéficiaire (collègues, pairs, autorités locales, autres organisations réalisant le même type d’activité, réseaux, etc.), est primordial. Les activités et les messages doivent être adaptés en fonction des publics et groupes cibles, par exemple:

  • utilisateurs finaux des activités et des résultats du projet;
  • parties prenantes, experts ou professionnels du domaine en question ou autres parties intéressées;
  • responsables politiques aux niveaux local, régional, national et européen;
  • presse et médias;
  • grand public.

La planification du projet doit être suffisamment flexible pour permettre aux groupes cibles et autres parties prenantes de participer aux différents stades du projet. Une telle approche permettra de s’assurer que le projet demeure en adéquation avec leurs besoins. Leur participation aura également pour effet de mettre en lumière la valeur potentielle de votre projet, en plus de favoriser la diffusion des informations le concernant à d’autres parties intéressées en Europe.

Comment diffuser et exploiter les résultats?

Pour atteindre un maximum de personnes, il est conseillé de traduire les supports de communication et les résultats du projet dans le plus grand nombre de langues possible. Il est recommandé de couvrir toutes les langues du partenariat, ainsi que l’anglais. Le coût de ces traductions peut être inclus dans la demande de subvention, si nécessaire.

Les résultats peuvent être diffusés et exploités de nombreuses manières différentes. La créativité et le développement d’idées nouvelles permettant au projet Erasmus+ et à ses résultats de se démarquer seront grandement appréciés. Pour ce faire, les bénéficiaires peuvent utiliser les outils suivants:

  • la plateforme des résultats des projets Erasmus+ (voir ci-dessous);
  • sites web du projet ou des organisations;
  • réunions et visites aux principales parties prenantes;
  • possibilités de discussion spécifiques, telles que séances d’information, ateliers, séminaires (en ligne), cours de formation, expositions, démonstrations ou évaluations par les pairs;
  • supports écrits ciblés, tels que rapports, articles dans la presse spécialisée, bulletins, communiqués de presse, dépliants ou brochures;
  • médias et produits audiovisuels tels que la radio, la télévision, YouTube, Flickr, des clips vidéo, des podcasts ou des applications;
  • médias sociaux;
  • événements publics;
  • image de marque du projet et logos;
  • contacts existants et réseaux.

En ce qui concerne l’exploitation, il est important de réfléchir à la manière dont les résultats peuvent faire une différence pour le projet, les utilisateurs finaux, les pairs ou les responsables politiques. Voici quelques exemples de mécanismes d’exploitation:

  • retombées positives en termes de réputation pour les organisations participantes;
  • amélioration de la sensibilisation à un thème, à un objectif ou à une discipline;
  • augmentation du soutien financier offert par d’autres sympathisants ou donateurs;
  • influence accrue sur la politique et la pratique.

Quand réaliser les activités de diffusion et d’exploitation?

La diffusion et l’exploitation des résultats font partie intégrante du projet Erasmus+ tout au long de sa durée de vie, depuis l’idée initiale soumise par le bénéficiaire, et même au terme du financement européen.

Il est nécessaire d’établir un calendrier des activités en concertation avec les partenaires concernés et d’allouer le budget et les ressources adéquats. Le plan doit également:

  • fixer des objectifs et des échéances réalistes avec les partenaires afin de suivre les progrès; 
  • aligner les activités de diffusion et d’exploitation sur les principales phases du projet;
  • offrir une flexibilité suffisante pour répondre aux besoins du groupe cible, ainsi qu’aux évolutions plus larges de la politique et de la pratique.

Exemples d’activités aux différents stades du cycle du projet:

AVANT le début du projet

  • élaboration du plan de diffusion et d’exploitation;
  • définition de l’impact et des résultats attendus;
  • détermination de la manière dont les résultats des activités de diffusion et d’exploitation seront diffusés et des destinataires.

PENDANT le projet

  • prise de contact avec les médias concernés, par exemple au niveau local ou régional;
  • organisation d’activités régulières, telles que séances d’information, formations, démonstrations, évaluations par des pairs;
  • évaluation de l’impact sur les groupes cibles;
  • association d’autres parties prenantes en vue de transférer les résultats aux utilisateurs finaux/à de nouveaux domaines/politiques;
  • ajout, sur le site web du projet, d’une bannière contenant un lien vers la carte du projet publiée sur la plateforme des projets Erasmus.

AU STADE DU RAPPORT FINAL

APRÈS le projet

  • poursuite de la diffusion (comme décrit ci-dessus);
  • développement d’idées de coopération future;
  • évaluation des réalisations et de l’impact;
  • prise de contact avec les médias concernés;
  • prise de contact avec des responsables politiques, le cas échéant;
  • coopération avec la Commission européenne en contribuant à ses efforts de diffusion et d’exploitation par l’apport d’informations utiles.

Comment évaluer la réussite du projet?

L’évaluation de l’impact est un élément essentiel du processus. Elle évalue les réalisations et génère des recommandations en vue d’apporter des améliorations futures. Des indicateurs peuvent être utilisés pour mesurer les progrès sur la voie de la réalisation des objectifs. Ces indicateurs contribuent à mesurer les performances et peuvent être quantitatifs (chiffres et pourcentages) ou qualitatifs (qualité de la participation et de l’expérience). Il est également possible de mesurer l’impact à l’aide de questionnaires, d’interviews, d’observations et d’évaluations. La définition d’indicateurs en rapport avec les différentes activités du projet doit être envisagée au début du projet et faire partie du plan général de diffusion.

En voici quelques exemples:

  • faits et chiffres concernant le site web des organisateurs du projet (mises à jour, visites, consultations, références croisées);
  • nombre de réunions avec les principales parties prenantes;
  • nombre de participants ayant pris part aux discussions et aux séances d’information (ateliers, séminaires, évaluations par les pairs); mesures de suivi;
  • production et diffusion de produits;
  • couverture médiatique (articles dans la presse spécialisée, bulletins d'information, communiqués de presse, interviews, etc.);
  • visibilité sur les médias sociaux et attractivité du site web;
  • participation à des événements publics;
  • liens avec des réseaux et des partenaires transnationaux existants; transfert d’informations et de savoir-faire;
  • répercussions sur les mesures politiques régionales, nationales et européennes;
  • réactions des utilisateurs finaux, d’autres parties prenantes, de pairs et de responsables politiques.

2. Exigences en termes de diffusion et d’exploitation

Exigences qualitatives générales

Selon l’action, les candidats à un financement au titre du programme Erasmus+ sont tenus d’envisager des activités de diffusion et d’exploitation au stade de la soumission de leur candidature, pendant l’activité et au terme de celle-ci. Cette section propose un aperçu des conditions de base fixées dans la documentation officielle du programme Erasmus+.

La diffusion et l’exploitation sont l’un des critères d’attribution en fonction desquels la candidature est évaluée. Selon le type de projet, elles recevront une pondération différente dans le cadre de l’évaluation de la candidature.

  • Pour les projets de mobilité, il est demandé dans le formulaire de candidature de dresser la liste des activités de diffusion prévues et de définir les groupes cibles.
  • Pour les projets de coopération, un plan détaillé complet décrivant les objectifs, les outils et les résultats sera demandé et évalué. Bien qu’un partenaire unique se charge généralement de la coordination des activités de diffusion et d’exploitation pour le projet tout entier, la responsabilité de la mise en œuvre doit être partagée entre tous les partenaires. Chaque partenaire prendra part à ces activités en fonction des besoins et des rôles du projet.

Pour tous les types de projet, il sera demandé de produire des rapports sur les activités réalisées en vue de partager les résultats au sein des organisations participantes et en dehors, lors de la phase finale.

Visibilité de l’Union européenne et du programme Erasmus+

Les bénéficiaires utiliseront toujours l’emblème européen (l’«emblème de l’UE») et le nom de l’Union européenne en toutes lettres dans toutes leurs communications et tout leur matériel promotionnel. L’option préférée pour signaler la contribution de l’UE accordée dans le cadre du programme Erasmus+ consiste à faire apparaître le texte «Cofinancé par le programme Erasmus+ de l’Union européenne» en regard de l’emblème de l’UE.

Des exemples de reconnaissance du financement de l’UE et des traductions du texte sont disponibles sur la page http://eacea.ec.europa.eu/a-propos-de-l-eacea/identite-visuelle_fr

Le nom de marque «Erasmus+» ne peut pas être traduit.

Les lignes directrices à l’intention des bénéficiaires sur l’utilisation de l’emblème européen dans le cadre des programmes de l’UE sont disponibles à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dgs/communication/services/visual_identity/pdf/use-emblem_en.pdf

Utilisation de la plateforme des résultats des projets Erasmus+ (plateforme de dissémination Erasmus+)

Une plateforme des résultats des projets Erasmus+ a été créée pour offrir un aperçu complet des projets financés au titre du programme et mettre en évidence des exemples de bonnes pratiques et de réussites. La plateforme permet en outre d’accéder aux produits/résultats/productions intellectuelles résultant des projets financés.

Les exemples de bonnes pratiques font l’objet d’une sélection annuelle par les différentes Agences nationales et par l’Agence exécutive. Les réussites sont sélectionnées parmi les exemples de bonnes pratiques au niveau central par la DG EAC.

La plateforme des résultats des projets Erasmus+ répond à plusieurs objectifs:

  • la transparence, dans la mesure où elle offre une vue complète de l’ensemble des projets financés au titre du programme (résumés des projets, données financières chiffrées, liens URL, etc.);
  • la responsabilisation, dans la mesure où elle permet aux utilisateurs finaux et aux praticiens d’accéder aux résultats du projet;
  • l’inspiration, dans la mesure où elle présente des bonnes pratiques et des réussites parmi les bénéficiaires du programme Erasmus+, sélectionnées chaque année aux niveaux national et européen.

Pour la plupart des projets Erasmus+, les bénéficiaires sont tenus de fournir un résumé de leur projet en anglais au stade de la candidature.

Le résumé du projet est particulièrement important car il fournit une description à l’intention du grand public. Il doit par conséquent être rédigé dans un langage simple et un style clair, de façon à ce que le contenu du projet puisse être rapidement compris, y compris par des personnes extérieures.

Il convient d’intégrer les éléments suivants au résumé: contexte du projet; objectifs du projet; nombre et profil des participants; description des activités; méthodologie à utiliser pour la réalisation du projet; brève description des résultats et de l’impact escomptés et avantages potentiels à plus long terme.

La plateforme des résultats des projets Erasmus+ peut être consultée à l’adresse: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/