Innehållsförteckning
Sök i handledningen

Utbyten för studenter och personal inom högre utbildning

Före utbytet

A: Ackreditering av deltagande organisationer

Erasmusstadgan för högre utbildning

Erasmusstadgan för högre utbildning utgör den övergripande kvalitetsramen för det europeiska och internationella samarbete som högskolor och universitet kan bedriva inom programmet. Lärosäten som ligger i ett programland måste vara anslutna till Erasmusstadgan för att kunna ansöka och delta i studentutbyten och samarbete för innovation och bra lösningar inom programmet. Lärosäten i partnerländerna behöver inte vara anslutna till stadgan. Deras kvalitetsram fastställs genom interinstitutionella avtal mellan lärosäten.

EU:s programkontor Eacea utlyser varje år en ansökningsomgång för Erasmusstadgan. Om ansökan godkänns är anslutningen till stadgan giltig under hela programmets löptid. Läs mer om villkoren för att ansluta sig till stadgan.

Lärosätena måste följa alla bestämmelser i stadgan när de genomför sina projekt. De nationella programkontoren kontrollerar att stadgan följs med hjälp av handledningen för Erasmusstadgan, som innehåller riktlinjer och exempel på god praxis. Lärosäten som ansöker till och deltar i Erasmus+ uppmanas att läsa handledningen för att få information om vilka områden som prioriteras när det gäller efterlevnaden av Erasmusstadgan och få tips på verktyg, riktlinjer och länkar.

Eventuella överträdelser av stadgans principer och åtaganden kan leda till att EU-kommissionen drar tillbaka anslutningen.

Ackreditering av konsortier

Ett nationellt konsortium för högre utbildning kan stödja någon av de fyra bidragsberättigande typerna av projekt.

Syftet med konsortierna är att göra det lättare att organisera verksamheten och tillföra ett mervärde i form av högre kvalitet på verksamheten än vad varje enskilt lärosäte skulle kunna åstadkomma på egen hand. Medlemmarna i ett nationellt konsortium kan slå samman eller dela tjänster som behövs för att organisera projektet. Det kan t.ex. gälla samarbete om administration, finans- och kontraktsförvaltning, urval och förberedelse av deltagare och en central kontaktpunkt för att hitta företag och förmedla kontakter mellan företag och deltagare. Det nationella konsortiet kan också fungera som kontaktpunkt för inkommande studenter och praktikanter. I det ingår att hitta en mottagande organisation i den region där partnerna i konsortiet ligger och vid behov hjälpa till.

Konsortiets samordnare kan, eventuellt tillsammans med andra/förmedlande organisationer, spela en aktiv roll för att bland annat knyta kontakter med företag och hitta praktik- och fortbildningsplatser för personal, marknadsföra verksamheten och lämna information.

Konsortiets samordnare uppmanas att samverka med konsortium i andra länder för att få fram fler och bättre praktikplatser och stödja studentpraktik genom Erasmus+.

Varje sändande lärosäte har fortfarande ansvaret för utbytesperiodernas kvalitet, innehåll och erkännande. Varje konsortiemedlem måste underteckna ett avtal med konsortiets samordnare för att fastställa roller och ansvarsområden och de administrativa och ekonomiska arrangemangen. Bestämmelserna för samarbetet ska gälla mekanismerna för förberedelse, kvalitetssäkring och uppföljning av utbytesperioder. Varje sändande lärosäte ska också ingå interinstitutionella avtal (se följande avsnitt) med lärosäten som tar emot studenter och personal.

Det nationella konsortiet kan endast få finansiering om det har ackrediterats. Om konsortiet inte godkänns måste det lämna in en ny ansökan om ackreditering och finansiering året därpå.

Det nationella programkontoret ska kontrollera att konsortiet följer kraven för ackrediteringen. Eventuella större problem (t.ex. missbruk av medel, skyldigheter som inte uppfylls eller brister i den finansiella kapaciteten) eller om konsortiet bryter mot sina åtaganden kan leda till att det nationella programkontoret drar tillbaka ackrediteringen. Konsortiets samordnare måste omedelbart informera det nationella programkontoret om alla ändringar i konsortiets sammansättning, situation eller ställning, om dessa kan innebära att ackrediteringen behöver ändras eller dras tillbaka.

B: Interinstitutionellt avtal

Studentutbyten i utbildningssyfte och personalutbyten i undervisningssyfte mellan lärosäten ska genomföras inom ramen för ett interinstitutionellt avtal (se mallar för avtalen). Interinstitutionella avtal kan ingås av två eller fler lärosäten.

För utbyten mellan programländer och partnerländer innehåller det interinstitutionella avtalet de allmänna principer som omfattas av Erasmusstadgan för högre utbildning och ser till att alla parter åtar sig att följa dem.

Det interinstitutionella avtalet kan också omfatta utlandspraktik för studenter och fortbildning för personal, beroende på om partnerinstitutionerna kan hitta mottagande företag/organisationer utomlands.

C: Registreringsverktyget Mobility Tool+

Tidigast när deltagarna väljs ut måste den projektorganisation som fått bidrag lägga in allmänna uppgifter om deltagaren och vilken typ av utbyte det gäller (t.ex. deltagarens namn, destination och varaktighet) i verktyget Mobility Tool+. Projektorganisationerna ska också uppdatera uppgifterna minst en gång per månad under projektets gång med nya uppgifter om deltagarna och verksamheten.

Vid utbyten mellan program- och partnerländer ska partnerlandets lärosäten identifieras i Mobility Tool+ med en PIC-kod. Om lärosätet i partnerlandet inte redan har en PIC-kod från ett tidigare deltagande i ett EU-program ska det skaffa en genom att registrera sig på deltagarportalen och informera projektorganisationen.

Mobility Tool+ underlättar administrationen av Erasmusutbytet. Man kan bland annat ta fram redan ifyllda rapporter utifrån de inmatade uppgifterna. Verktyget kan också skapa rapporter som deltagarna ska fylla i.

D: Villkor för studenters deltagande

Urval

Studenter ansöker hos sin institution som väljer ut deltagarna. Urvalet av studenter – och förfarandet för att bevilja bidrag – måste vara rättvist, öppet, konsekvent och dokumenterat, och ska vara tillgängligt för alla parter som deltar i urvalsprocessen.

Institutionen ska vidta de åtgärder som krävs för att förhindra eventuella intressekonflikter när det gäller de personer som kan bjudas in att delta i urvalsorganen eller urvalsförfarandet.

Urvalskriterierna – t.ex. akademiska resultat, tidigare erfarenheter av utbyten, motivation och tidigare erfarenhet av värdlandet (dvs. återvändande till ursprungslandet) ska vara offentliga. För studenter från partnerländer är akademiska meriter det första urvalskriteriet, men när den akademiska nivån är likvärdig ska studenter från mindre gynnade socioekonomiska förhållanden ha företräde (bl.a. flyktingar, asylsökande och invandrare). 

Lägre prioritet ska ges till dem som redan har deltagit i utbyten på samma studienivå inom ramen för programmet för livslångt lärande, Erasmus Mundus eller Erasmus+. När det gäller Erasmus Mundus masterkurser och Erasmus Mundus gemensamma masterprogram beaktas tidigare deltagande endast för stipendiater.

När studenterna har valts ut bör deras institution ge dem Erasmusstadgan för studerande som beskriver studentens rättigheter och skyldigheter under studierna eller praktiken utomlands, och förklara vad de måste göra före, under och efter utbytet.

Avtal med studenten

Före avresan ska studenten skriva under ett studie- eller praktikavtal som beskriver de kurser eller den praktik som utbytet ska omfatta, och som studenten och den sändande och mottagande organisationen har godkänt (se mallar för avtalen).

I avtalet fastställs de särskilda lärandemålen för utlandsstudierna och de formella bestämmelserna för erkännande. Där anges också var studierna eller praktiken ska äga rum. I studie- eller praktikavtalet ska den sändande institutionen och studenten även komma överens om vilken språknivån (huvudspråket för undervisningen eller på arbetsplatsen) som studenten ska ha innan studierna/praktiken börjar, i enlighet med den rekommenderade nivå som anges i det interinstitutionella avtalet (eller i linje med företagets förväntningar om det gäller praktik).

Om tillämpligt ska den sändande institutionen och studenten komma överens om vilket språkstöd studenten behöver för att komma upp i den överenskomna nivån (se avsnittet om språkstöd på nätet).

Bidrag till studenter

Studenter kan få ett studiebidrag för de ökade kostnader som utlandsutbytet leder till. Bidraget kan bestå av

  • ett EU-bidrag som beräknas per månad och betalas som ett schablonbelopp (se avsnittet om finansieringsregler i del B i handledningen) och/eller
  • ett nationellt, regionalt eller lokalt bidrag från offentliga eller privata givare eller lånesystem.

Studenter med nollbidrag från EU får också delta (för både studie- och praktikutbyten). Det är studenter som uppfyller alla kriterier för bidragsberättigande och får utnyttja alla fördelar med att vara en Erasmusstudent, men som inte får något EU-bidrag under utbytet. Alla bestämmelser i den här handledningen, utom dem som gäller fördelning av bidrag, gäller också för dessa studenter. Antalet studenter med nollbidrag för hela utbytesperioden räknas med i statistiken för den resultatindikator som används för att fördela EU:s budget mellan länderna.

Studenter som deltar i ett Erasmusutbyte inom den högre utbildningen ska – oavsett om de får EU-bidrag genom Erasmus+ för att delta eller inte – vara befriade från avgifter för handledning, registrering, examinationer och tillgång till laboratorier och bibliotek vid den mottagande institutionen.

Det är dock tillåtet att ta ut mindre avgifter för försäkringar, medlemskap i studentkår och användning av olika material som fotokopior och laboratorieprodukter, på samma villkor som för lokala studenter. Utresande studenter ska inte vara skyldiga att betala några ytterligare avgifter i samband med organisationen eller administrationen av utbytet.

Dessutom ska studenten under utlandsperioden behålla rätten till eventuella bidrag eller lån som redan har beviljats för studier vid den sändande institutionen.

För praktikanter gäller att om det mottagande företaget/organisationen ger studenten traktamente eller någon form av ersättning är detta förenligt med Erasmusbidraget.

En utbytesperiod är förenlig med deltidsarbete och om studenten får ett Erasmusbidrag är detta förenligt även med den inkomst som studenten får så länge han eller hon genomför de aktiviteter som planeras i det överenskomna utbytesprogrammet.

Studenter som deltar i ett utbytesprojekt för högre utbildning (antingen studier eller praktik utomlands) kan inte samtidigt få stipendium från ett gemensamt Erasmus Mundus-masterprogram eller tvärtom.

Studenter som får Erasmusbidrag ska helt eller delvis återbetala bidraget om de inte uppfyller villkoren i bidragsavtalet (såvida de inte var förhindrade att slutföra sina planerade aktiviteter utomlands på grund av force majeure). De kan bli ombedda att delvis eller helt återbetala det mottagna EU-bidraget om de inte skickar in sin slutrapport på nätet.

Språkstöd på nätet

Genom att ansluta sig till Erasmusstadgan för högre utbildning åtar sig lärosätena att hjälpa utbytesdeltagarna med språkförberedelser. Därför kommer det gradvis att införas ett webbaserat språkstöd under programmet för alla utbyten mellan programländer som varar minst två månader. Utvalda studenter kan använda språkstödet på nätet för att bedöma sina kunskaper i det språk som de kommer att använda under studierna eller praktiken utomlands.

Vid behov kan de också få gå språkkurser före och efter utbytet. Deltagare som har minst nivå B2 i huvudspråket för studierna eller praktiken kan i mån av tillgång få gå en språkkurs i värdlandets språk. Språkstödet ska bygga på ömsesidigt förtroende mellan sändande och mottagande institutioner. Den rekommenderade språkfärdighetsnivån anges i de interinstitutionella avtalen och i lärandeavtalen och är således en överenskommelse mellan de tre parterna. Inom Erasmus+ åtar sig lärosätena att se till att deras utresande studenter har nödvända språkfärdigheter, och en sådan överenskommelse bör därför vara tillräcklig.

De sändande lärosätena ansvarar för att ge sina studenter lämpligt språkstöd, antingen i form av språkstöd på nätet eller i någon annan form som kan finansieras genom bidrag till projektets genomförande, för att se till att deras studenter när utbytet inleds uppnår den rekommenderade nivå som man kommit överens om med det mottagande lärosätet. De sändande lärosätena behöver därför inte skicka resultatet av språkbedömningen till de mottagande lärosätena. Studenterna avgör själva om de vill lämna ut resultatet av språkbedömningen till det mottagande lärosätet eller inte.

Språkstödet på nätet ska erbjudas på följande sätt:

  • Nationella programkontor delar ut licenser till lärosäten i enlighet med EU-kommissionens allmänna kriterier.
  • Alla studenter (utom de som har det aktuella språket som modersmål och i andra motiverade fall) som har valts ut av sitt lärosäte ska göra ett webbaserat prov för att bedöma sina kunskaper i det huvudspråk som de kommer att använda under studierna eller praktiken utomlands. Detta är en förutsättning för att få delta i ett utbyte. Studenten och det sändande lärosätet kommer att få besked om provresultatet. På så sätt kan lärosätet avgöra hur många studenter som eventuellt kommer att behöva gå en språkkurs på nätet.
  • På grundval av antalet tillgängliga licenser för språkkurser ska lärosätena fördela licenserna enligt studenternas behov. Studenterna ska ta ansvar för att följa kursen i enlighet med bidragsavtalet.
  • Efter utbytesperioden ska studenten göra en andra bedömning för att mäta sina framsteg i språket. Studenten och det sändande lärosätet kommer att underrättas om resultatet.

Närmare upplysningar finns på EU-kommissionens webbplats och hos de nationella programkontoren.

Lärosäten får erbjuda studenterna andra typer av språkstöd för alla andra typer av utbyten, eller om kommissionens språkstöd på nätet inte finns för ett visst språk. Detta språkstöd ska i så fall finansieras genom bidraget till projektets genomförande.

E: Villkor för personalens deltagande

Urval

Personal som deltar i utbyten inom den högre utbildningen ska väljas ut på ett rättvist och öppet sätt av det sändande lärosätet. Före avresan måste de ha kommit överens om ett program med det sändande och mottagande lärosätet/företaget.

Lärosätet sköter urvalet av lärare och andra anställda. Urvals- och bidragsförfarandet måste vara rättvist, öppet, konsekvent och dokumenterat, och ska vara tillgängligt för alla parter som deltar i urvalsprocessen. Urvalskriterierna (t.ex. prioritet för personal som åker utomlands för första gången eller begränsning av antalet utbyten som en anställd får delta i under en viss tidsperiod) ska vara offentliga.

Lärosätet ska vidta de åtgärder som krävs för att förhindra eventuella intressekonflikter när det gäller de personer som kan bjudas in att delta i urvalsorganen eller urvalsförfarandet för enskilda bidragsmottagare.

Företagsanställda som vill delta i ett utbyte vid ett lärosäte ska bjudas in av lärosätet. Bidraget ska förvaltas av det mottagande lärosätet eller av mottagaren när det gäller utbyten mellan program- och partnerländer.

Utbytesavtal

Det sändande lärosätet ska välja ut personalen på grundval av ett utkast till program som lämnas in av den anställda efter samråd med det mottagande lärosätet/företaget. Det slutliga programmet ska godkännas formellt före avresan av både det sändande och det mottagande lärosätet/företaget (genom brev eller mejl).

Både det sändande och mottagande lärosätet/företaget ska ansvara för kvaliteten på utlandsutbytet.

Bidrag till personal

Samma finansiella regler gäller för de båda typerna av personalutbyten. Bidraget ska gå till kostnaderna för resor och uppehälle för en undervisnings- eller fortbildningsperiod utomlands (se avsnittet om finansieringsregler i del B i handledningen).

Högskolepersonal med nollbidrag från EU får också delta i utbyten.

Under utbytet

Avbrott i studenters utbytesperiod

När en students utbytesperiod avbryts, till exempel för att det är ett glapp mellan slutet av en språkkurs och starten av själva studierna/praktiken ska antalet avbrottsdagar registreras i Mobility Tool+ och bidragsbeloppet anpassas därefter.

När det gäller praktik får det göras avbrott i utlandsvistelsen under industrisemestern, om företaget håller stängt då. Bidraget ska behållas under perioden. Stängningsperioden ska inte räknas in i den kortast tillåtna praktikperioden, men den räknas in i de maximala tolv månaderna per studienivå då en student kan få bidrag för utbytesverksamhet.

Förlängning av studentutbyte

En pågående utbytesperiod kan förlängas genom överenskommelse mellan de sändande och mottagande organisationerna på följande villkor:

  • Begäran om förlängning måste göras senast en månad före slutet av den ursprungligen planerade utbytesperioden.
  • Om begäran är godtagbar för alla parter ska bidragsavtalet ändras och alla arrangemang för förlängningen slutföras.
  • Om studenten får ett Erasmusbidrag kan den sändande institutionen antingen ändra bidragsbeloppet för att beakta den längre perioden eller komma överens med studenten om att de ytterligare dagarna ska betraktas som en period med nollbidrag från EU.
  • De faktiska start- och slutdatumen för utbytet ska ingå i den mottagande institutionens betygsdokumentation eller i studentens praktikintyg enligt följande definitioner:
  • Startdatumet ska vara den första dagen som studenten behöver vara närvarande vid den mottagande organisationen (t.ex. startdatumet för den första kursen/första dagen på arbetet, ett välkomstevenemang som organiseras av den mottagande institutionen eller språkkurser och interkulturella kurser).
  • Slutdatumet ska vara den sista dagen studenten behöver närvara vid den mottagande organisationen (t.ex. sista dagen i examensperioden/kursen/arbetet/obligatoriska närvaroperioden).
  • Den faktiska varaktigheten enligt definitionen ovan är den period som lärosätena anger i sina slutrapporter och är det maximala antalet månader som täcks genom EU-bidraget. Om förlängningen av utbytet betraktas som dagar med nollbidrag från EU, ska dessa dagar dras av från utbytets totala längd för att beräkna det slutliga bidragsbeloppet.
  • Den ytterligare perioden måste följa direkt på den pågående perioden. Det får inte förekomma några uppehåll (lov och perioder då universitetet/företaget håller stängt räknas inte som uppehåll), annat än om dessa är vederbörligen motiverade och har godkänts av det nationella programkontoret.

Efter utbytet

A: Erkännande av läranderesultat

Efter utlandsvistelsen ska det mottagande lärosätet/företaget ge studenten och dennes institution ett studieintyg eller praktikintyg (arbetsintyg) som bekräftar resultatet av det överenskomna programmet.

I uppföljningen av utbytet ingår att den sändande institutionen formellt ska godkänna dels de studiemeriter som studenten fått utomlands för formellt lärande av nyförvärvad kompetens (med ECTS-poäng eller ett likvärdigt system) och för eventuell praktik, dels dokumentationen av resultaten av icke-formellt och informellt lärande utanför klassrummet eller arbetsplatsen (med hjälp av tillägg till examensbevis). Detta gäller dock inte för praktikperioder som genomförts av nyutexaminerade studenter.

Resultaten av språkbedömningen och språkkurserna på nätet rapporteras centralt men ger inte någon formell kvalifikation.

När det gäller personalutbyten bör de sändande institutionerna se till att deltagarnas läranderesultat erkänns och sprids till andra vid institutionen.

B: Rapportering

Efter utlandsvistelsen måste alla studenter och anställda som har deltagit i utbytesverksamhet lämna in en slutrapport. För utbyten som har varat minst två månader ska rapporten också innehålla en kvalitativ utvärdering av det språkstöd som har använts.

Om en student eller anställd inte lämnar in sin rapport kan den personens sändande institution kräva att EU-bidraget ska betalas tillbaka helt eller delvis. Det ska inte krävas någon återbetalning om en student eller anställd har varit oförmögen att slutföra sin planerade verksamhet utomlands på grund av force majeure. Sådana fall ska rapporteras av bidragsmottagaren och måste godkännas skriftligt av det nationella programkontoret.