Spis treści
Szukaj w przewodniku

Projekty mobilności studentów i pracowników instytucji szkolnictwa wyższego

1. Przed okresem mobilności

A: Akredytacja organizacji uczestniczących

Karta Erasmusa dla szkolnictwa wyższego

Karta Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE) stanowi ogólne ramy jakości działań w zakresie współpracy na szczeblu europejskim i międzynarodowym, które instytucja szkolnictwa wyższego może przeprowadzić w ramach programu. Przyznanie Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego jest warunkiem wstępnym dla wszystkich instytucji szkolnictwa wyższego z krajów programu, które zamierzają ubiegać się o udział i uczestniczyć w mobilności edukacyjnej osób lub we współpracy na rzecz innowacji i wymiany dobrych praktyk w ramach programu. W przypadku instytucji szkolnictwa wyższego z krajów partnerskich karta nie jest wymagana, a ramy jakości zostaną ustanowione za pomocą porozumień międzyinstytucjonalnych (zob. poniżej) między instytucjami szkolnictwa wyższego.

Agencja Wykonawcza z siedzibą w Brukseli co roku publikuje zaproszenie do składania wniosków o przyznanie ECHE. Karta przyznawana jest na cały okres trwania programu. Warunki ubiegania się o Kartę Erasmusa dla szkolnictwa wyższego podano na stronie internetowej Agencji Wykonawczej pod adresem: https://eacea.ec.europa.eu/erasmus-plus/funding/erasmus-charter-for-higher-education-2014-2020_en

Realizując projekt, instytucje szkolnictwa wyższego muszą przestrzegać wszystkich przepisów Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego. Ich przestrzeganie będzie monitorowane przez agencję narodową, która oprze swoją strategię monitorowania na przewodniku w sprawie monitorowania dotyczącym Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego (ECHE Monitoring Guide – https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents/erasmus-charter-higher-education-monitoring-guide_en), który jest nowym podręcznikiem zawierającym zbiór uzgodnionych wytycznych i przykładów dobrych praktyk w obszarze monitorowania i zapewniania zgodności z wymogami Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego. Zaleca się, aby instytucje szkolnictwa wyższego wnioskujące o udział i biorące udział w projektach Erasmus+ zapoznały się z tym przewodnikiem w celu uzyskania informacji o priorytetach w zakresie przestrzegania wymogów Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego, a także o dostępnych narzędziach, wytycznych i linkach do stron internetowych.

Nieprzestrzeganie jakichkolwiek zasad lub zobowiązań zawartych w Karcie Erasmusa dla szkolnictwa wyższego może doprowadzić do odebrania Karty przez Komisję Europejską.

Akredytacja konsorcjum

Krajowe konsorcjum realizujące projekt mobilności na poziomie szkolnictwa wyższego może w ramach tego projektu zapewniać wsparcie na rzecz każdego z czterech kwalifikujących się działań dotyczących mobilności.

Celem konsorcjów realizujących projekty mobilności jest ułatwienie organizacji działań dotyczących mobilności oraz wniesienie wartości dodanej pod względem jakości działań w porównaniu z wynikami, które byłyby w stanie osiągnąć poszczególne wysyłające instytucje szkolnictwa wyższego, działając osobno. Organizacje będące członkami krajowego konsorcjum w ramach projektu mobilności mogą łączyć usługi związane z organizacją działań dotyczących mobilności lub dzielić się tymi usługami. Wspólne działania mogą obejmować wspólne administracyjne, umowne i finansowe zarządzanie mobilnością, wspólny wybór uczestników lub ich przygotowanie i zapewnienie im opieki pedagogicznej, a także w stosownych przypadkach scentralizowany punkt służący do wyszukiwania przedsiębiorstw i dopasowywania przedsiębiorstw i uczestników. Krajowe konsorcjum może również zapewniać pomoc przyjeżdżającym praktykantom / stażystom (studentom lub pracownikom). Obejmuje to znalezienie organizacji przyjmującej w regionie, w którym mają siedzibę partnerzy konsorcjum, oraz w razie potrzeby zapewnienie wsparcia.

Koordynator konsorcjum, w miarę możliwości we współpracy z innymi organizacjami lub organizacjami pośredniczącymi, może brać aktywny udział w usprawnianiu kontaktów z przedsiębiorstwami i szukaniu możliwości staży oraz szkoleń dla pracowników, w promowaniu takich działań, udzielaniu informacji itp.

Koordynatora konsorcjum zachęca się do współpracy z konsorcjami z innych państw w celu zwiększenia dostępności i jakości praktyk oraz wspierania praktyk studentów w ramach Erasmus+.

Każda wysyłająca instytucja szkolnictwa wyższego pozostaje odpowiedzialna za jakość, uznawalność oraz zakres merytoryczny mobilności. Każdy członek konsorcjum jest zobowiązany do podpisania umowy z koordynatorem konsorcjum, w której określa się role i obowiązki oraz ustalenia administracyjne i finansowe. W ramach warunków współpracy określa się takie kwestie jak mechanizmy przygotowania okresów mobilności, zapewnienia ich jakości oraz działań następczych w związku z tymi okresami. Ponadto każda wysyłająca instytucja szkolnictwa wyższego jest odpowiedzialna za podpisanie porozumienia międzyinstytucjonalnego (zob. następny podrozdział) z instytucją szkolnictwa wyższego przyjmującą jej studentów i pracowników.

Krajowe konsorcjum może uzyskać dofinansowanie tylko pod warunkiem, że uzyskało akredytację przewidzianą dla konsorcjum realizującego projekt mobilności. Jeżeli ocena krajowego konsorcjum nie jest pozytywna, będzie ono musiało ponownie złożyć wniosek o uzyskanie akredytacji i o dofinansowanie w kolejnym roku.

Zgodność z dokumentem potwierdzającym akredytację dla konsorcjum realizującego projekt mobilności jest monitorowana przez agencję narodową. Wszelkie poważne problemy (np. sprzeniewierzenie funduszy, niedotrzymanie zobowiązań czy niewystarczająca zdolność finansowa) lub naruszenia przez konsorcjum jego zobowiązań mogą skutkować cofnięciem akredytacji przez agencję narodową. Agencja narodowa zobowiązuje koordynatora konsorcjum do bezzwłocznego powiadomienia jej o każdej zmianie składu, sytuacji lub statusu konsorcjum, która może wymagać zmian w przyznanej akredytacji lub jej cofnięcia.

B: Umowa międzyinstytucjonalna

Mobilność studentów w celu nauki i mobilność pracowników w celu nauczania między instytucjami szkolnictwa wyższego przebiega w ramach porozumienia zawartego między danymi instytucjami. Wzory można znaleźć pod adresem: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents/applicants/inter-institutional-agreement_en, Umowy międzyinstytucjonalne mogą być podpisywane przez co najmniej dwie instytucje szkolnictwa wyższego.

W przypadku mobilności między krajami programu a krajami partnerskimi w umowie międzyinstytucjonalnej określa się ogólne zasady, których przestrzega się w ramach Karty Erasmusa dla szkolnictwa wyższego, i w ramach których zapewnia się, aby wszystkie strony zobowiązały się wdrożyć te zobowiązania.

Umowę międzyinstytucjonalną można również rozszerzyć tak, aby obejmowała mobilność studentów w celu odbycia praktyki lub mobilność pracowników w celu odbycia szkolenia, określając przedsiębiorstwa/organizacje przyjmujące za granicą w oparciu o wiedzę instytucji partnerskich na temat przedsiębiorstw.

C: Narzędzie Mobility Tool+

Jak najwcześniej po wyborze uczestników organizacja będąca beneficjentem musi zakodować w narzędziu Mobility Tool+ ogólne informacje na temat uczestnika oraz rodzaju prowadzonego przez niego działania dotyczącego mobilności (np. imię i nazwisko uczestnika, cel podróży, czas trwania mobilności itp.). Organizacja będąca beneficjentem jest również zobowiązana do aktualizacji w narzędziu Mobility Tool+ danych dotyczących uczestników działań w zakresie mobilności przynajmniej raz w miesiącu w czasie trwania danego projektu mobilności.

W przypadku projektów mobilności między krajami programu i krajami partnerskimi w narzędziu Mobility Tool+ konieczne będzie zidentyfikowanie uczelni z kraju partnerskiego za pomocą numeru PIC. Jeżeli uczelnia z kraju partnerskiego nie uzyskała jeszcze numeru PIC w związku z udziałem w programach UE, musi zarejestrować się za pośrednictwem Portalu Uczestnika i powiadomić beneficjenta o nadanym numerze PIC.

Mobility Tool+ będzie wspierać beneficjenta w zarządzaniu działaniami dotyczącymi mobilności. Korzystając z narzędzia, beneficjenci będą mogli generować sprawozdania wypełnione wstępnie na podstawie informacji, które wprowadzili do narzędzia. Mobility Tool+ będzie również generować sprawozdania przeznaczone do wypełnienia przez uczestników działań dotyczących mobilności.

D: Warunki uczestnictwa studentów

Wybór

Studenci składają wnioski w swojej instytucji szkolnictwa wyższego, która dokonuje wyboru uczestników danej akcji w zakresie mobilności. Proces wyboru studentów – podobnie jak procedura przyznawania im dofinansowania – musi być uczciwy, przejrzysty, spójny i udokumentowany, a także dostępny dla wszystkich stron zaangażowanych w ten proces.

Instytucja szkolnictwa wyższego podejmuje niezbędne środki w celu uniknięcia jakiegokolwiek konfliktu interesów w odniesieniu do osób, które mogą wchodzić w skład jednostek dokonujących wyboru lub uczestniczyć w procesie wyboru studentów.

Kryteria wyboru – takie jak np.: wyniki w nauce danego kandydata, wcześniejsze doświadczenia w zakresie mobilności, motywacja, wcześniejsze doświadczenie w kraju przyjmującym (tj. powrót do kraju pochodzenia) itp. – należy podać do wiadomości publicznej. W przypadku studentów z krajów partnerskich pierwszym kryterium wyboru będą osiągnięcia akademickie na studiach tego samego stopnia; preferencyjnie powinni być traktowani studenci z mniej uprzywilejowanych środowisk społeczno-ekonomicznych (w tym uchodźcy, osoby ubiegające się o azyl i migranci). 

Osoby, które uczestniczyły już w działaniach w zakresie mobilności na studiach tego samego stopnia w ramach programu Erasmus „Uczenie się przez całe życie”, Erasmus Mundus czy Erasmus+, nie będą traktowane priorytetowo. Jeżeli chodzi o studia magisterskie Erasmus Mundus oraz wspólne studia magisterskie Erasmus Mundus, wcześniejsze uczestnictwo jest brane pod uwagę tylko w przypadku stypendystów.

Po wyborze studenci powinni otrzymać od swojej instytucji wysyłającej kartę studenta programu Erasmus+, w której określa się prawa i obowiązki studenta w odniesieniu do okresu jego studiów lub praktyki za granicą oraz wyjaśnia się poszczególne czynności, jakie należy wykonać przed okresem mobilności, w czasie jego trwania oraz po jego zakończeniu.

Umowa ze studentem

Przed wyjazdem każdy student, który został wybrany, musi podpisać umowę zawierającą również „porozumienie o programie studiów/praktyki” określające program studiów lub praktyki, który należy realizować, uzgodniony przez studenta, organizację wysyłającą i organizację przyjmującą. Wzór można znaleźć pod adresem: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents/applicants/inter-institutional-agreement_en.

W porozumieniu o programie studiów/praktyki określa się efekty kształcenia, które należy osiągnąć podczas okresu nauki lub praktyki za granicą, oraz definiuje się postanowienia dotyczące ich formalnego uznawania. Porozumienie określa również miejsce odbywania studiów lub praktyki. Instytucja wysyłająca i student powinni również ustalić w nim poziom znajomości języka (głównego języka, w jakim prowadzone są zajęcia lub jakiego używa się w miejscu pracy), jaki student musi osiągnąć przed rozpoczęciem danego okresu studiów/praktyki, zgodnie z zalecanym poziomem określonym w umowie międzyinstytucjonalnej między instytucją wysyłającą a instytucją przyjmującą (lub zgodnie z oczekiwaniami przedsiębiorstwa w przypadku praktyk).

W stosownych przypadkach instytucja wysyłająca i student uzgadniają najodpowiedniejsze wsparcie językowe, jakie otrzyma student, aby mógł osiągnąć ustalony poziom (zob. akapit dotyczący usługi wsparcia językowego online poniżej).

Dofinansowanie dla studentów

Studenci mogą otrzymać „dofinansowanie studenckie” w celu pokrycia wyższych kosztów, jakie generuje okres mobilności za granicą. Na takie dofinansowanie może składać się jeden z następujących elementów lub oba elementy:

  • dofinansowanie UE obliczane na jeden miesiąc i wypłacane jako koszt jednostkowy (zob. część B podrozdział „zasady finansowania” niniejszego przewodnika); lub
  • dofinansowanie krajowe, regionalne i lokalne, zapewnione przez publicznego lub prywatnego darczyńcę lub w ramach programu pożyczek.

Dopuszcza się uczestnictwo studentów nieotrzymujących dofinansowania z funduszy UE (co dotyczy zarówno mobilności w celu odbycia studiów, jak i mobilności w celu odbycia praktyki). Są to studenci, którzy spełniają wszystkie kryteria kwalifikowalności jako studenci programu Erasmus i czerpią wszelkie korzyści związane z posiadaniem statusu studenta programu Erasmus, lecz nie otrzymują dofinansowania UE wspierającego mobilność. Zasady opisane w niniejszym przewodniku po programie, z wyjątkiem zasad dotyczących przydzielania dofinansowania, mają zastosowanie również do takich osób. Liczbę studentów bez dofinansowania UE w odniesieniu do całego okresu mobilności uwzględnia się w statystykach dotyczących wskaźnika efektywności wykorzystywanego do podziału budżetu UE między kraje.

Studenci uczestniczący w projekcie mobilności na poziomie szkolnictwa wyższego wspieranym ze środków programu Erasmus+ – niezależnie od tego, czy otrzymują dofinansowanie UE w ramach programu Erasmus+ z tytułu uczestnictwa – są zwolnieni z uiszczania opłat za naukę, rejestrację, egzaminy i dostęp do laboratoriów i bibliotek w instytucji przyjmującej.

Możliwe jest jednak pobieranie drobnych opłat na przykład na ubezpieczenie, stowarzyszenia studenckie i korzystanie z różnych materiałów, takich jak kserokopie, produkty laboratoryjne, na tych samych zasadach, które mają zastosowanie do studentów miejscowych. Studenci wyjeżdżający nie uiszczają żadnych dodatkowych opłat ani prowizji w związku z organizacją lub administracją ich okresu mobilności.

Ponadto uprawnienia do wszelkich dofinansowań lub pożyczek przyznane studentom na naukę w ich instytucji wysyłającej muszą zostać utrzymane w okresie przebywania studenta za granicą.

W przypadku praktyk, jeżeli przedsiębiorstwo przyjmujące/organizacja przyjmująca przyznaje studentowi dodatek lub jakikolwiek rodzaj wynagrodzenia, są one zgodne z dofinansowaniem UE w ramach programu Erasmus+.

Okres mobilności jest zgodny z pracą w niepełnym wymiarze godzin, a jeżeli student otrzymuje dofinansowanie UE w ramach programu Erasmus+, jest ono zgodne z wynagrodzeniem, jakie by otrzymał, o ile wykonuje działania przewidziane w uzgodnionym programie mobilności.

Studenci uczestniczący w projekcie mobilności na poziomie szkolnictwa wyższego (studiujący lub odbywający praktykę za granicą) nie mogą jednocześnie być beneficjentami stypendium w ramach wspólnych studiów magisterskich Erasmus Mundus i odwrotnie.

W przypadku niedotrzymania warunków umowy finansowej studenci, którzy otrzymują dofinansowanie UE w ramach programu Erasmus+, zwrócą dofinansowanie UE w całości lub częściowo (chyba że nie mogli ukończyć zaplanowanych działań za granicą ze względu na działanie siły wyższej). Studenci, którzy nie wypełnią i nie złożą końcowego sprawozdania online, mogą zostać poproszeni o częściowy lub pełny zwrot otrzymanego dofinansowania UE.

Wsparcie językowe online

Podpisując Kartę Erasmusa dla szkolnictwa wyższego, instytucje szkolnictwa wyższego zobowiązują się zapewnić uczestnikom działań dotyczących mobilności niezbędne wsparcie w zakresie przygotowania językowego. W tym celu w trakcie trwania programu stopniowo wdrażane będzie internetowe wsparcie językowe dla wszystkich działań dotyczących mobilności między krajami programu, trwających co najmniej dwa miesiące. Komisja Europejska udostępnia tego rodzaju wsparcie online wybranym studentom do celów dokonania oceny ich znajomości języka, jakim będą posługiwać się podczas studiów lub odbywania praktyk za granicą.

W razie potrzeby w ramach tego narzędzia studentom będzie oferowana możliwość poprawy znajomości danego języka przed rozpoczęciem okresu mobilności lub w jego trakcie. Uczestnicy ze znajomością głównego języka, w jakim prowadzone są zajęcia lub jakiego używa się w miejscu pracy, na poziomie co najmniej B2 mogą zdecydować się na udział w kursie OLS w języku kraju przyjmującego, o ile będzie to możliwe. Wsparcie językowe będzie zapewniane na zasadzie wzajemnego zaufania między instytucją wysyłającą a instytucją przyjmującą. Zalecany poziom kompetencji językowych jest określany w umowach międzyinstytucjonalnych i w porozumieniach o programie zajęć, a zatem jest uzgadniany przez trzy strony. W programie Erasmus+ wysyłające instytucje szkolnictwa wyższego zobowiązują się do dopilnowania, aby ich wyjeżdżający studenci znali język na wymaganym poziomie i takie wzajemne porozumienie powinno być wystarczające.

Wysyłające instytucje szkolnictwa wyższego mają obowiązek zapewnić swoim studentom jak najwłaściwsze wsparcie językowe, co mogą uczynić, korzystając z OLS lub wszelkich innych środków, które mogą zostać dofinansowane w ramach wsparcia organizacyjnego, gwarantując w ten sposób osiągnięcie przez studentów zalecanego poziomu, ustalonego z instytucją przyjmującą, przed rozpoczęciem okresu mobilności. W związku z tym wysyłające instytucje szkolnictwa wyższego nie muszą wysyłać wyników oceny językowej OLS do instytucji przyjmujących. Decyzję o tym, czy ujawnić wyniki oceny językowej OLS instytucji przyjmującej, studenci podejmują według własnego uznania.

Wsparcie językowe online będzie zapewniane w następujący sposób:

  • agencje narodowe przyznają instytucjom szkolnictwa wyższego licencje online według ogólnych kryteriów określonych przez Komisję Europejską;
  • wszyscy studenci korzystający z usługi online (z wyjątkiem rodzimych użytkowników języka i przypadków odpowiednio uzasadnionych), którzy zostali wybrani przez swą instytucję szkolnictwa wyższego, są zobowiązani wziąć udział w teście online służącym ocenie ich znajomości głównego języka, jakim będą się posługiwać, studiując lub odbywając praktykę za granicą. Jest to niezbędny wymóg przed wyjazdem na okres mobilności. Wyniki testu zostaną przekazane studentowi i wysyłającej instytucji szkolnictwa wyższego. Dzięki temu będzie ona mogła określić liczbę studentów, którzy potencjalnie będą potrzebowali kursu językowego online;
  • w zależności od liczby dostępnych licencji online w odniesieniu do kursów językowych instytucje szkolnictwa wyższego przydzielą licencje odpowiednio do potrzeb studentów. Studenci będą zobowiązani do udziału w kursie online, zgodnie z opisem i uzgodnieniami uwzględnionymi w umowie finansowej;
  • na koniec okresu mobilności przeprowadzona zostanie druga ocena posiadanej przez danego studenta znajomości języka obcego w celu zmierzenia postępów, jakie poczynił. Wyniki zostaną przekazane studentowi i wysyłającej instytucji szkolnictwa wyższego.

Dalsze informacje szczegółowe są dostępne na stronach internetowych Komisji Europejskiej i agencji narodowych.

W odniesieniu do wszystkich rodzajów mobilności lub jeżeli oferowana przez Komisję usługa online nie będzie dostępna w danym języku, instytucje szkolnictwa wyższego mogą zapewnić studentom innego rodzaju wsparcie językowe, finansowane w ramach dofinansowania na „wsparcie organizacyjne”.

E: Warunki uczestnictwa pracowników

Wybór

Pracownicy uczestniczący w projekcie mobilności na poziomie szkolnictwa wyższego muszą zostać wybrani przez wysyłającą ich instytucję szkolnictwa wyższego w uczciwy i przejrzysty sposób. Przed wyjazdem takie osoby muszą uzgodnić program mobilności z instytucjami lub przedsiębiorstwami wysyłającymi i przyjmującymi.

Wyboru nauczycieli i pozostałych pracowników instytucji szkolnictwa wyższego dokonuje dana instytucja. Proces wyboru i przyznawania dofinansowania musi być uczciwy, przejrzysty, spójny i udokumentowany, a także dostępny dla wszystkich stron zaangażowanych w ten proces. Kryteria wyboru (na przykład pierwszeństwo dla pracowników wyjeżdżających za granicę po raz pierwszy, ograniczenie możliwej liczby działań dotyczących mobilności na jednego pracownika w danym okresie itp.) należy podać do wiadomości publicznej.

Instytucja szkolnictwa wyższego podejmuje niezbędne środki w celu uniknięcia jakiegokolwiek konfliktu interesów w odniesieniu do osób, które mogą wchodzić w skład jednostek dokonujących wyboru lub uczestniczyć w procesie wyboru poszczególnych uczestników mobilności.

W przypadku mobilności pracownika przedsiębiorstwa do instytucji szkolnictwa wyższego dana instytucja wystosowuje zaproszenie do pracownika danego przedsiębiorstwa; dofinansowaniem zarządza przyjmująca instytucja szkolnictwa wyższego lub – w przypadku mobilności między krajami programu a krajami partnerskimi – beneficjent.

Indywidualny program nauczania/szkolenia

Wyboru pracowników instytucji szkolnictwa wyższego dokonuje instytucja wysyłająca na podstawie projektu indywidualnego programu nauczania/szkolenia przedstawionego przez pracownika po konsultacjach z instytucją przyjmującą lub przedsiębiorstwem przyjmującym. Przed wyjazdem ostateczny Indywidualny program nauczania/szkolenia zostaje formalnie uzgodniony zarówno przez instytucję lub przedsiębiorstwo wysyłające, jak i przez instytucję lub przedsiębiorstwo przyjmujące (listownie lub pocztą elektroniczną).

Za jakość okresu mobilności za granicą odpowiada zarówno instytucja lub przedsiębiorstwo wysyłające, jak i instytucja lub przedsiębiorstwo przyjmujące.

Dofinansowanie dla pracowników

Zasady finansowe dla obu rodzajów mobilności pracowników są takie same. Dofinansowanie stanowi wkład w koszty podróży i utrzymania w okresie nauczania lub odbywania szkoleń za granicą (zob. część B podrozdział „Zasady finansowania” niniejszego przewodnika).

Dopuszcza się mobilność pracowników szkolnictwa wyższego bez dofinansowania z funduszy UE.

2. W trakcie okresu mobilności

Przerwanie okresu mobilności studentów

Jeżeli okres mobilności studenta zostanie przerwany, na przykład z powodu przerwy pomiędzy końcem kursu językowego a rozpoczęciem faktycznych studiów/praktyki, należy zakodować w narzędziu Mobility Tool+ liczbę dni takiej przerwy i odpowiednio dostosować kwotę dofinansowania.

W przypadku praktyk między krajami programu okres mobilności za granicą może zostać przerwany na okres wakacyjny w przedsiębiorstwie, jeżeli dane przedsiębiorstwo zostaje w tym czasie zamknięte. W takim okresie utrzymane zostaje dofinansowanie. Okresu, w którym przedsiębiorstwo jest zamknięte, nie wlicza się do minimalnego czasu trwania praktyki, wlicza się jednak do maksymalnego okresu 12 miesięcy na każdy stopień studiów, w przypadku którego ten sam student może otrzymać dofinansowanie w ramach okresu mobilności.

Przedłużenie okresu mobilności studentów

Organizacja wysyłająca i organizacja przyjmująca mogą uzgodnić przedłużenie trwającego okresu mobilności z zastrzeżeniem następujących warunków:

  • wniosek o przedłużenie okresu mobilności trzeba złożyć najpóźniej na miesiąc przed pierwotnie zaplanowanym zakończeniem okresu mobilności;
  • jeżeli wszystkie strony zaakceptują wniosek, musi zostać zmieniona umowa finansowa, a wszystkie przygotowania związane z przedłużeniem okresu mobilności muszą zostać zakończone;
  • w przypadku gdy student otrzymuje dofinansowanie w ramach programu Erasmus+, instytucja wysyłająca może zmienić kwotę dofinansowania, aby uwzględnić dłuższy okres mobilności, albo może zawrzeć ze studentem porozumienie, że dodatkowe dni traktuje się jako okres nieobjęty dofinansowaniem z funduszy UE;
  • w wykazie zaliczeń instytucji przyjmującej lub w świadectwie odbycia praktyki studenta należy podać faktyczne daty rozpoczęcia i zakończenia okresu mobilności zgodnie z następującymi definicjami:
  • data rozpoczęcia powinna stanowić pierwszy dzień, w którym student musi być obecny w organizacji przyjmującej (np. może to być data rozpoczęcia pierwszego kursu/pierwszego dnia pracy, wydarzenie powitalne zorganizowane przez instytucję przyjmującą lub kursy językowe i międzykulturowe);
  • data zakończenia powinna stanowić ostatni dzień, w którym student musi być obecny w organizacji przyjmującej (np. może to być ostatni dzień sesji egzaminacyjnej/kursu/pracy/okresu obowiązkowych posiedzeń);
  • faktyczny czas trwania zdefiniowany według powyższych wskazań stanowi okres, który instytucja szkolnictwa wyższego podaje w swoich sprawozdaniach końcowych i stanowi on maksymalną liczbę miesięcy objętych dofinansowaniem UE. W przypadku gdy przedłużenie okresu mobilności studenta uznaje się za dni nieobjęte dofinansowaniem z funduszy UE, dni te należy odliczyć od całkowitego czasu trwania okresu mobilności w celu obliczenia ostatecznej kwoty dofinansowania.
  • dodatkowy okres musi nastąpić bezpośrednio po trwającym okresie mobilności. Nie może być żadnych przerw (za „przerwy” nie uznaje się wakacji ani okresów zamknięcia uczelni lub przedsiębiorstwa), chyba że zostały one należycie uzasadnione i zatwierdzone przez agencję narodową.

3. Po okresie mobilności

A: Uznawanie efektów kształcenia

Na zakończenie okresu za granicą student i jego instytucja szkolnictwa wyższego muszą otrzymać od instytucji lub przedsiębiorstwa przyjmującego wykaz zaliczeń lub świadectwo odbycia praktyki potwierdzające wyniki uzgodnionego programu.

Działania następcze w związku z okresem mobilności obejmują formalne uznanie przez instytucję wysyłającą punktów zaliczeniowych przyznanych za granicą za nowo nabyte kompetencje w ramach uczenia się formalnego (z wykorzystaniem punktów ECTS lub równoważnego systemu), w tym w stosownych przypadkach za praktyki, a także dokumentację wyników uczenia się pozaformalnego i nieformalnego, które ma miejsce poza zajęciami lub miejscem pracy (z wykorzystaniem suplementu do dyplomu). Nie dotyczy to jednak praktyk odbywanych przez osoby, które zostały niedawno absolwentami.

Wyniki oceny znajomości języka i kursów językowych online będą zgłaszane na poziomie centralnym, nie stanowią one jednak formalnego potwierdzenia kwalifikacji.

Jeżeli chodzi o mobilność pracowników, instytucje wysyłające powinny zadbać o to, aby efekty kształcenia uczestniczących pracowników zostały odpowiednio uznane, upowszechnione i szeroko wykorzystane w ramach danej instytucji.

B: Sprawozdawczość

Na zakończenie pobytu za granicą wszyscy studenci i pracownicy, którzy wzięli udział w działaniu dotyczącym mobilności, są zobowiązani do wypełnienia i przedłożenia sprawozdania końcowego. W przypadku mobilności trwającej co najmniej dwa miesiące sprawozdanie zawiera również jakościową ocenę wsparcia językowego otrzymanego w trakcie okresu mobilności.

Studenci i pracownicy, którzy nie przedłożą sprawozdania, mogą zostać zobowiązani przez instytucję szkolnictwa wyższego do częściowego lub pełnego zwrotu otrzymanego dofinansowania UE. Zwrotu nie wymaga się od studenta lub pracownika, który nie mógł ukończyć zaplanowanych działań za granicą ze względu na działanie siły wyższej. Takie przypadki są zgłaszane przez beneficjenta i podlegają pisemnemu zatwierdzeniu przez agencję narodową.