Inhoudstafel
Zoeken in de gids

Mobiliteitsproject voor hogeronderwijsstudenten en -personeel

1. Voor de mobiliteit

A: Accreditatie van deelnemende organisaties

Erasmus-handvest voor hoger onderwijs

Het Erasmus-handvest voor hoger onderwijs (ECHE) voorziet in een algemeen kwaliteitskader voor Europese en internationale samenwerkingsactiviteiten waaraan een instelling voor hoger onderwijs (IHO) in het kader van het programma uitvoering kan geven. De toekenning van een Erasmus-handvest voor hoger onderwijs is een eerste vereiste voor alle in een programmaland gevestigde IHO's die in het kader van het programma willen deelnemen aan individuele leermobiliteit en/of samenwerking met het oog op innovatie en uitwisseling van goede praktijken. Voor IHO's in partnerlanden is geen ECHE vereist; het kwaliteitskader wordt vastgesteld door middel van interinstitutionele akkoorden tussen IHO's (zie verder).

Het in Brussel gevestigde Uitvoerend Agentschap publiceert jaarlijks een oproep tot het indienen van voorstellen met het oog op de toekenning van het ECHE. Indien dit handvest wordt toegekend, is het geldig voor de volledige looptijd van het programma. De voorwaarden voor de aanvraag voor een ECHE zijn beschreven op de website van het Uitvoerend Agentschap  op: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents/erasmus-charter-higher-education-monitoring-guide_en

IHO's moeten alle bepalingen van het ECHE in acht nemen tijdens de uitvoering van het project. Het nationaal agentschap ziet toe op de naleving ervan en baseert zich daarbij op de gids voor toezicht in het kader van het ECHE (https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/sites/erasmusplus/files/library//eche-monitoring-guide_en.pdf), een nieuwe handleiding die bedoeld is om een reeks overeengekomen richtsnoeren en voorbeelden van goede praktijken aan te reiken op het gebied van toezicht op en verbetering van de naleving in het kader van het ECHE. Instellingen voor hoger onderwijs die een aanvraag indienen voor en deelnemen aan Erasmus+-projecten worden geadviseerd om deze handleiding te raadplegen voor informatie over prioritaire gebieden van de naleving in het kader van het ECHE, alsook over beschikbare instrumenten, richtsnoeren en weblinks.

De Europese Commissie kan het ECHE intrekken indien in strijd met de daarin vervatte beginselen en verbintenissen wordt gehandeld.

Consortiumaccreditatie

Een nationaal mobiliteitsconsortium voor hoger onderwijs kan ondersteuning verlenen aan elk van de vier subsidiabele mobiliteitsactiviteiten die onder mobiliteitsprojecten voor hoger onderwijs vallen.

Een mobiliteitsconsortium heeft ten doel de opzet van mobiliteitsactiviteiten te faciliteren en, wat de kwaliteit van activiteiten betreft, meerwaarde te bieden vergeleken met wat elke uitzendende instelling voor hoger onderwijs afzonderlijk kan presteren. De organisaties die lid zijn van een nationaal mobiliteitsconsortium kunnen diensten met betrekking tot de organisatie van mobiliteit bundelen of delen. Tot de gezamenlijke activiteiten behoren onder meer een gezamenlijk administratief, contractueel en financieel beheer van mobiliteit, gezamenlijke selectie en/of voorbereiding en regelingen voor mentorschap ten behoeve van deelnemers alsmede, waar nodig, het bieden van een centraal aanspreekpunt om ondernemingen te zoeken en om ondernemingen en deelnemers met elkaar in contact te brengen. Het nationaal mobiliteitsconsortium kan ook een faciliterende rol vervullen voor inkomende studenten en personeelsleden in het kader van een stage/opleiding. Dit behelst onder meer het zoeken van een ontvangende organisatie in de regio waar de partners van het mobiliteitsconsortium gevestigd zijn alsmede het verlenen van bijstand waar nodig.

De consortiumcoördinator kan zich, eventueel met de hulp van andere/intermediaire organisaties, actief inzetten met het doel contacten met ondernemingen te bevorderen en op zoek te gaan naar mogelijkheden voor stages en opleidingsplaatsen voor personeelsleden, deze activiteiten te stimuleren en informatie te verstrekken enzovoort.

De coördinator van het consortium wordt verzocht de coördinatie met consortia uit andere landen op zich te nemen om de beschikbaarheid en kwaliteit van stages te verbeteren en Erasmus+-stages voor studenten te ondersteunen.

Elke uitzendende IHO blijft verantwoordelijk voor de kwaliteit, inhoud en erkenning van de mobiliteitsperioden. Elk lid van het consortium dient met de consortiumcoördinator een overeenkomst te sluiten waarin de taken en verantwoordelijkheden alsook de administratieve en financiële regelingen nauwkeurig worden vastgesteld; in de samenwerkingsvoorwaarden worden diverse zaken geregeld, zoals de mechanismen met het oog op voorbereiding, kwaliteitsborging en follow-up van mobiliteitsperioden. Voorts is elke uitzendende IHO verantwoordelijk voor de ondertekening van interinstitutionele akkoorden (zie het volgende deel) met IHO's die hun studenten en personeel ontvangen.

Het nationaal mobiliteitsconsortium krijgt alleen financiële steun wanneer er een consortiumaccreditatie aan het consortium is toegekend. Wordt de aanvraag van het nationaal mobiliteitsconsortium afgekeurd, dan kan het een nieuwe aanvraag indienen voor de accreditatie en voor financiële steun in het volgende jaar.

Het nationaal agentschap ziet toe op de naleving van de consortiumaccreditatie. Het nationaal agentschap kan de accreditatie intrekken wanneer ernstige problemen worden vastgesteld (zoals verkeerd gebruik van financiële middelen, niet-naleving van verplichtingen en gebrek aan financiële draagkracht) of wanneer het consortium de aangegane verbintenissen niet nakomt. De consortiumcoördinator dient het nationaal agentschap onverwijld in kennis te stellen van elke verandering in samenstelling, toestand of status van het consortium waardoor de accreditatie moet worden aangepast of ingetrokken.

B: Interinstitutioneel akkoord

Aan studentenmobiliteit voor studiedoeleinden en personeelsmobiliteit voor onderwijsdoeleinden tussen IHO's wordt uitvoering gegeven in het kader van een interinstitutioneel akkoord tussen IHO's. De modellen zijn beschikbaar op: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents/applicants/inter-institutional-agreement_nl. Interinstitutionele akkoorden kunnen worden ondertekend door twee of meer IHO's.

In geval van mobiliteit tussen programma- en partnerlanden bevat dit interinstitutioneel akkoord de algemene beginselen waaraan men zich in een ECHE dient te houden en garandeert het dat beide of alle partijen de verbintenis aangaan om deze beginselen in acht te nemen.

Het interinstitutioneel akkoord kan ook worden uitgebreid met studentenmobiliteit voor stagedoeleinden en/of personeelsmobiliteit voor opleidingsdoeleinden. Daarbij wordt een beroep gedaan op de kennis die de partnerinstellingen over ondernemingen hebben met het doel ontvangende ondernemingen/organisaties in het buitenland in kaart te brengen.

C: Mobility Tool+

Ten vroegste op het ogenblik dat de deelnemers worden geselecteerd, moet de begunstigde organisatie in Mobility Tool+ algemene informatie invoeren over de deelnemer en het soort uitgevoerde mobiliteitsactiviteiten (bijvoorbeeld naam van de deelnemer, bestemming, duur van de mobiliteitsperiode enzovoort). De begunstigde organisatie dient Mobility Tool+ ook gedurende de looptijd van het mobiliteitsproject ten minste eenmaal per maand te actualiseren met eventuele nieuwe informatie over de deelnemers en de mobiliteitsactiviteiten.

Voor mobiliteitsprojecten tussen programma- en partnerlanden geldt dat de IHO's uit partnerlanden in Mobility Tool+ met behulp van een PIC moeten worden geïdentificeerd.  Als een IHO uit een partnerland niet al een PIC heeft op grond van eerdere deelname aan EU-programma's, dient zij zich te registreren bij het deelnemersportaal en de ontvangen PIC door te geven aan de begunstigde.

Mobility Tool+ is bedoeld als hulpmiddel voor de begunstigde om de onder Erasmus+ vallende mobiliteitsactiviteiten te beheren. Met Mobility Tool+ kunnen de begunstigden vooraf ingevulde verslagen aanmaken op basis van de door hen verstrekte informatie. Ook kunnen met Mobility Tool+ verslagen worden aangemaakt die de deelnemers aan mobiliteitsactiviteiten moeten invullen.

D: Voorwaarden voor deelname van studenten

Selectie

Studenten dienen een aanvraag in bij hun IHO die de deelnemers aan de mobiliteitsactie selecteert. De procedure om studenten te selecteren en een beurs aan hen toe te kennen moet op eerlijke, transparante en samenhangende wijze verlopen en goed worden gedocumenteerd. Alle bij het selectieproces betrokken partijen moeten daar toegang toe hebben.

De IHO moet de nodige maatregelen nemen ter voorkoming van belangenconflicten met betrekking tot personen die mogelijk gevraagd worden om zitting te nemen in de met de selectie belaste commissie of deel te nemen aan het selectieproces van studenten.

De selectiecriteria, zoals de academische prestaties van de gegadigde, eerdere mobiliteitservaringen, motivatie, eerdere ervaring in het ontvangende land (m.b.t. terugkeer naar het land van oorsprong) enzovoort, worden openbaar gemaakt. Bij de selectie van studenten uit partnerlanden is academische verdienste het eerste criterium, maar bij een gelijkwaardig academisch niveau moet de voorkeur uitgaan naar studenten met een minder bevoorrechte sociaaleconomische achtergrond (waaronder vluchtelingen, asielzoekers en migranten). 

Een lagere prioriteit wordt toegekend aan studenten die in dezelfde studiecyclus al aan mobiliteitsacties hebben deelgenomen in het kader van de programma's Een leven lang leren/Erasmus, Erasmus Mundus of Erasmus+. In het geval van masteropleidingen van Erasmus Mundus en gezamenlijke masteropleidingen van Erasmus Mundus wordt alleen voor beursstudenten rekening gehouden met eerdere deelname.

Zodra de studenten geselecteerd zijn, moeten ze het Erasmus+-studentenhandvest krijgen van de uitzendende instelling. Daarin wordt uiteengezet welke rechten en verplichtingen de student heeft tijdens de in het buitenland door te brengen studie- of stageperiode, en welke stappen de student vóór, tijdens en na de mobiliteit moet ondernemen.

Overeenkomst met de student

Voorafgaand aan het vertrek moet elke geselecteerde student een overeenkomst ondertekenen waarin ook een "studieovereenkomst" is opgenomen. Daarin wordt het studie- en/of stageprogramma uiteengezet zoals dat werd overeengekomen tussen de student, de uitzendende en de ontvangende organisatie. Het model is beschikbaar op https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents/applicants/learning-agreement_nl.

In deze studieovereenkomst staan niet alleen de voor de leerperiode in het buitenland beoogde leerresultaten, maar ook bepalingen inzake de formele erkenning. In de overeenkomst wordt ook bepaald waar de studie- en/of stageperiode wordt doorgebracht. De uitzendende instelling en de student moeten in deze studieovereenkomst ook afspreken welk taalvaardigheidsniveau (belangrijkste instructie- of werktaal) de student moet bereiken bij aanvang van de studie- of stageperiode, in overeenstemming met het aanbevolen taalvaardigheidsniveau dat is vastgesteld in het interinstitutioneel akkoord tussen de uitzendende en de ontvangende instelling (of volgens de verwachtingen van de onderneming in het geval van een stage).

Voor zover van toepassing worden de uitzendende instelling en de student het eens over de meest geschikte taalkundige ondersteuning die nodig is zodat de student het overeengekomen taalvaardigheidsniveau kan bereiken (zie het volgende deel over de onlinedienst voor taalkundige ondersteuning).

Studiebeurs

Studenten kunnen in aanmerking komen voor een studiebeurs als bijdrage in de verhoogde kosten ten gevolge van de mobiliteitsperiode in het buitenland. Deze beurs kan onder meer bestaan uit:

  • een EU-subsidie die op maandbasis wordt berekend en op basis van de kosten per eenheid wordt uitbetaald (zie deel B van deze gids onder "Financieringsregels"); en/of
  • een nationale, regionale en lokale beurs die wordt toegekend door een publieke of particuliere donor, of een leenregeling.

Studenten van wie de EU-subsidie op nihil is vastgesteld, mogen aan mobiliteit deelnemen (zowel voor studiedoeleinden als voor stagedoeleinden); dit zijn studenten die weliswaar geen mobiliteitssubsidie van de EU krijgen, maar niettemin voldoen aan alle subsidiabiliteitscriteria voor Erasmusstudenten en alle voordelen voor Erasmusstudenten genieten. Behoudens de voorschriften in verband met de subsidieverlening zijn de in deze programmagids vastgestelde regels ook van toepassing op de studenten van wie de EU-subsidie op nihil is vastgesteld. Het aantal studenten van wie de EU-subsidie voor de gehele mobiliteitsperiode op nihil is vastgesteld, wordt meegerekend in de statistieken voor de prestatie-indicator waarop de toewijzing van EU-begrotingsmiddelen aan de landen wordt gebaseerd.

Studenten die deelnemen aan een mobiliteitsproject voor hoger onderwijs met steun uit het Erasmus+-programma hoeven geen college- of inschrijvingsgeld te betalen en mogen gratis examens afleggen en gebruikmaken van laboratoria en bibliotheken bij de ontvangende instelling, ongeacht of die studenten voor hun deelname een EU-subsidie uit hoofde van het Erasmus+-programma ontvangen.

Niettemin kunnen kleine vergoedingen in rekening worden gebracht voor kosten van verzekeringen, studentenverenigingen en het gebruik van diverse benodigdheden, zoals fotokopieën, laboratoriumproducten enzovoort. Deze vergoedingen worden op dezelfde manier berekend als voor de plaatselijke studenten. Uitgaande studenten dienen geen extra vergoedingen of kosten te betalen in verband met de organisatie of administratie van hun mobiliteitsperiode.

Bovendien moet het recht van studenten om een beurs of lening te krijgen om te studeren aan de uitzendende instelling, gehandhaafd blijven tijdens de periode in het buitenland.

Indien in het geval van een stage de ontvangende onderneming/organisatie de student een toelage of andere vorm van vergoeding verleent, is deze verenigbaar met de EU-subsidie uit hoofde van Erasmus+.

Een mobiliteitsperiode is verenigbaar met een deeltijdbaan en als de student een EU-subsidie uit hoofde van Erasmus+ ontvangt, is deze ook verenigbaar met eventuele inkomsten die de student ontvangt zolang hij of zij de in het overeengekomen mobiliteitsprogramma geplande activiteiten uitvoert.

Studenten die deelnemen aan een mobiliteitsproject voor hoger onderwijs (door in het buitenland te studeren of stage te lopen) mogen niet tegelijk een beurs voor een EMJMD ontvangen en omgekeerd.

Studenten die een EU-subsidie uit hoofde van Erasmus+ ontvangen, moeten de EU-subsidie geheel of gedeeltelijk terugbetalen indien zij de vereisten van de subsidieovereenkomst niet in acht nemen (tenzij zij de geplande activiteiten in het buitenland niet konden voltooien ten gevolge van overmacht). Zij kunnen worden verzocht om de ontvangen EU-subsidie gedeeltelijk of volledig terug te betalen als zij het online-eindverslag niet invullen en indienen.

Taalkundige onlineondersteuning

Door het Erasmus-handvest voor hoger onderwijs (ECHE) te ondertekenen, verbinden de IHO's zich ertoe deelnemers aan mobiliteitsactiviteiten alle nodige steun te verlenen inzake taalkundige voorbereiding. Daartoe wordt gedurende de looptijd van het programma geleidelijk een onlinedienst voor taalkundige ondersteuning ingevoerd voor alle mobiliteitsactiviteiten tussen programmalanden die ten minste twee maanden duren. De Europese Commissie stelt deze ondersteuning online beschikbaar aan geselecteerde studenten teneinde hun kennis te peilen van de taal waarin ze in het buitenland zullen studeren of stage lopen.

Dit instrument biedt de studenten waar nodig ook de mogelijkheid om hun taalkennis vóór en/of tijdens de mobiliteitsperiode te verbeteren. Deelnemers met een niveau van minimaal B2 in de belangrijkste instructie- of werktaal hebben de keuze om een OLS-cursus in de taal van het ontvangende land te volgen, indien deze beschikbaar is. Het aanbieden van taalkundige ondersteuning is gebaseerd op wederzijds vertrouwen tussen uitzendende en ontvangende instellingen. Het aanbevolen taalvaardigheidsniveau wordt vastgesteld in de interinstitutionele akkoorden en de studieovereenkomsten, en wordt dus overeengekomen door de drie partijen. In het kader van Erasmus+ verbinden uitzendende IHO's zich ertoe ervoor te zorgen dat hun uitgaande studenten het vereiste taalvaardigheidsniveau hebben, en een dergelijke wederzijdse overeenkomst zou voldoende moeten zijn.

Het is de verantwoordelijkheid van de uitzendende hogeronderwijsinstellingen hun studenten de meest geschikte taalkundige ondersteuning te bieden, hetzij door OLS hetzij middels een andere benadering die kan worden gefinancierd met de subsidie voor organisatorische steun, zodat hun studenten bij aanvang van de mobiliteitsactiviteit het aanbevolen niveau hebben bereikt dat met de ontvangende instelling is overeengekomen. Daarom zijn uitzendende IHO's niet verplicht om de resultaten van de OLS-taaltoets naar de ontvangende instellingen te sturen. De studenten mogen beslissen of zij al dan niet akkoord gaan met bekendmaking van de resultaten van hun OLS-taaltoets aan de ontvangende instelling.

De taalkundige onlineondersteuning wordt als volgt beschikbaar gesteld:

  • de nationale agentschappen kennen onlinelicenties toe aan IHO's op basis van de algemene criteria die de Europese Commissie heeft vastgesteld;
  • zodra ze door hun IHO geselecteerd zijn, moeten alle studenten (behalve moedertaalsprekers en in naar behoren gemotiveerde gevallen) die van de onlinedienst gebruik willen maken, een onlinetoets doen om hun vaardigheden te peilen voor de belangrijkste taal waarin ze in het buitenland zullen studeren of stage zullen lopen. Dit is een voorwaarde voor deelname aan mobiliteit. De resultaten van deze toets worden ter kennis gebracht van de student en van de uitzendende IHO. Op die manier kan de uitzendende IHO bepalen hoeveel studenten een onlinetaalcursus nodig kunnen hebben;
  • op basis van het aantal beschikbare onlinelicenties voor taalcursussen verlenen de IHO's licenties aan de studenten die ze nodig hebben. De studenten dienen de onlinecursus te volgen zoals beschreven en afgesproken in de subsidieovereenkomst;
  • na afloop van de mobiliteitsperiode voert de student een tweede taaltoets uit om de gemaakte vorderingen met betrekking tot de taal te meten. De resultaten worden ter kennis gebracht van de student en van de uitzendende IHO.

Meer bijzonderheden zijn beschikbaar op de websites van de Europese Commissie en de nationale agentschappen.

Voor alle andere soorten mobiliteit, of voor talen waarvoor de onlinedienst van de Commissie niet beschikbaar is, mogen de IHO's andere vormen van taalkundige ondersteuning verstrekken aan studenten met de subsidie voor organisatorische steun.

E: Voorwaarden voor deelname van personeel

Selectie

Personeelsleden die deelnemen aan een mobiliteitsproject voor hoger onderwijs moeten eerlijk en transparant worden geselecteerd door hun uitzendende IHO. Voorafgaand aan hun vertrek, moeten ze met de uitzendende en ontvangende instelling/onderneming overeenstemming hebben bereikt over een mobiliteitsprogramma.

De IHO staat in voor de selectie van de docenten en personeelsleden van de IHO. De procedure voor selectie en subsidietoekenning moet op eerlijke, transparante en samenhangende wijze verlopen en goed worden gedocumenteerd. Alle bij het selectieproces betrokken partijen moeten daar toegang toe hebben. De selectiecriteria (zoals het feit dat voorrang wordt verleend aan personeel dat voor het eerst naar het buitenland vertrekt, de beperking van het mogelijke aantal mobiliteitsactiviteiten per personeelslid tijdens een bepaalde periode enzovoort) worden openbaar gemaakt.

De IHO moet de nodige maatregelen nemen ter voorkoming van belangenconflicten met betrekking tot personen die mogelijk gevraagd worden om zitting te nemen in de met de selectie belaste commissie of deel te nemen aan het selectieproces van individuele begunstigden.

Voor personeelsmobiliteit vanuit een onderneming naar een IHO bezorgt de instelling een uitnodiging aan het personeelslid van de onderneming; de subsidie wordt beheerd door de ontvangende IHO of, in het geval van mobiliteit tussen programma's en partnerlanden, de begunstigde.

Mobiliteitsovereenkomst

De uitzendende instelling selecteert het personeel van de IHO op basis van een ontwerpmobiliteitsprogramma dat het personeelslid bezorgt na overleg met de ontvangende instelling/onderneming. Voorafgaand aan het vertrek moeten de uitzendende instelling/onderneming en de ontvangende instelling/onderneming formeel instemming bereiken over het definitieve mobiliteitsprogramma (per briefwisseling of per e-mail).

De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de in het buitenland doorgebrachte mobiliteitsperiode rust zowel bij de uitzendende als op de ontvangende instelling/onderneming.

Subsidie voor personeel

Voor beide soorten personeelsmobiliteit gelden dezelfde financiële regels. De subsidie dient als tegemoetkoming in de reis- en verblijfkosten voor een in het buitenland doorgebrachte onderwijs- of opleidingsperiode (zie deel B van deze gids onder "Financieringsregels").

Hogeronderwijspersoneel waarvan de EU-subsidie op nihil is vastgesteld mag aan mobiliteit deelnemen.

2. Tijdens de mobiliteit

Onderbreking van studentenmobiliteit

Wanneer een mobiliteitsperiode van een student wordt onderbroken, bijvoorbeeld omdat er een onderbreking is tussen het einde van een taalcursus en het begin van de eigenlijke studie/stage, wordt het aantal dagen van de onderbreking in Mobility Tool+ ingevoerd en wordt het subsidiebedrag dienovereenkomstig aangepast.

In geval van bedrijfsstages tussen programmalanden kan de in het buitenland doorgebrachte mobiliteitsperiode worden onderbroken tijdens vakantieperioden wanneer de onderneming gesloten is. Tijdens deze periode blijft de subsidie gehandhaafd. De sluitingsperiode telt niet mee voor de berekening van de minimumduur van een stageperiode, maar telt wel mee voor de berekening van de maximumduur van 12 maanden per studiecyclus waarvoor de student subsidies voor mobiliteitsperioden kan ontvangen.

Verlenging van studentenmobiliteit

De uitzendende en ontvangende organisaties mogen overeenkomen een lopende mobiliteitsperiode te verlengen met inachtneming van de volgende voorwaarden:

  • het verzoek tot verlenging van de mobiliteitsperiode moet uiterlijk één maand voor het eind van de aanvankelijk geplande mobiliteitsperiode worden ingediend;
  • indien het verzoek door alle partijen wordt aanvaard, moet de subsidieovereenkomst worden gewijzigd en moeten alle formaliteiten met het oog op de verlenging van de duur vervuld zijn;
  • indien de student een subsidie uit hoofde van Erasmus+ ontvangt, kan de uitzendende instelling hetzij het subsidiebedrag wijzigen zodat rekening kan worden gehouden met de verlengde duur, hetzij met de student overeenkomen dat de extra dagen worden beschouwd als een periode waarin de EU-subsidie op nihil is vastgesteld;
  • de daadwerkelijke begin- en einddata van de mobiliteitsperiode zullen worden opgenomen in de officiële verklaring ("transcript of records") van de ontvangende instelling of in het stagecertificaat van de student, conform de volgende bepalingen:
  • de begindatum moet de eerste dag zijn waarop de student aanwezig dient te zijn bij de ontvangende organisatie (bijvoorbeeld de eerste les- of werkdag, een door de ontvangende instelling georganiseerde welkomstbijeenkomst, of de start van een taalcursus of interculturele opleiding);
  • de einddatum moet de laatste dag zijn waarop de student aanwezig dient te zijn bij de ontvangende organisatie (bijvoorbeeld de laatste dag van de examenperiode/lesperiode/werkperiode/periode van verplichte aanwezigheid).
  • de daadwerkelijke duur wordt bepaald zoals hierboven is aangegeven; deze periode moet door de instellingen voor hoger onderwijs in het eindverslag worden vermeld en vormt het maximumaantal maanden van de EU-subsidie. Indien de student bij een eventuele verlenging niet in aanmerking komt voor subsidie zullen deze extra dagen worden afgetrokken van de totale duur van de mobiliteitsperiode om het uiteindelijke subsidiebedrag te berekenen;
  • de aanvullende periode moet direct aansluiten op de lopende mobiliteitsperiode. Er mogen geen onderbrekingen zijn (vakantie- en sluitingsperioden van de universiteit/onderneming worden niet als onderbrekingen beschouwd), tenzij in naar behoren gemotiveerde gevallen en met goedkeuring van het nationaal agentschap.

3. Na de mobiliteit

A: Erkenning van de leerresultaten

Na afloop van de periode in het buitenland moet de ontvangende instelling/onderneming de student en zijn IHO een officiële verklaring ("transcript of records") of stagecertificaat ("transcript of work") bezorgen waarin de resultaten van het afgesproken programma worden bevestigd.

De follow-up die aan de mobiliteitsperiode wordt gegeven, omvat de formele erkenning door de uitzendende instelling van de studiepunten die in het buitenland werden toegekend voor via formele leeractiviteiten nieuw verworven competenties (op basis van ECTS-studiepunten of een gelijkwaardig systeem) en, indien van toepassing, ook voor stages. Daarbij worden ook de resultaten van niet-formele en informele leeractiviteiten buiten de klas of werkplek gedocumenteerd (via het diplomasupplement). Dit is echter niet van toepassing op stages door pas afgestudeerden.

Over de resultaten van de taaltoets en onlinetaalcursussen wordt centraal verslag uitgebracht. Daaraan is echter geen formele kwalificatie verbonden.

Wat personeelsmobiliteit betreft, moeten de uitzendende instellingen ervoor zorgen dat de leerresultaten van het deelnemende personeel naar behoren worden erkend, verspreid en ten volle worden benut in de instelling.

B: Rapportage

Na afloop van hun verblijf in het buitenland moeten alle studenten en personeelsleden die aan een mobiliteitsactiviteit hebben deelgenomen, een eindverslag opmaken en indienen. Voor mobiliteitsactiviteiten die ten minste twee maanden duren, wordt in dat verslag ook de kwaliteit beoordeeld van de tijdens de mobiliteitsperiode ontvangen taalkundige ondersteuning.

Studenten en personeelsleden die dit verslag niet indienen, kunnen door hun uitzendende IHO worden verplicht de ontvangen EU-subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen. Terugbetaling is niet vereist wanneer een student of personeelslid de geplande activiteiten in het buitenland niet heeft kunnen voltooien ten gevolge van overmacht. De begunstigde moet dergelijke gevallen van overmacht melden en het nationale agentschap moet daar schriftelijk mee instemmen.