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Projets de mobilité pour les étudiants et le personnel de l’enseignement supérieur

1. Avant l’activité de mobilité

A: Accréditation des organisations participantes

Charte Erasmus pour l’enseignement supérieur

La charte Erasmus pour l’enseignement supérieur (ECHE) établit le cadre général garantissant la qualité des activités de coopération européenne et internationale qu’un établissement d’enseignement supérieur (EES) peut mener dans le contexte du programme. L’octroi d’une charte Erasmus pour l’enseignement supérieur constitue une condition préalable à remplir par tous les EES situés dans un pays participant et qui sont désireux de prendre part à des actions de mobilité des personnes à des fins d’apprentissage et/ou de coopération en matière d’innovation et de bonnes pratiques dans le cadre du programme. Pour les EES situés dans des pays partenaires, l’ECHE n’est pas nécessaire et le cadre qualitatif est établi au moyen d’accords interinstitutionnels (voir ci-dessous) conclus entre ces EES.

Un appel à propositions pour l’octroi de l’ECHE est lancé chaque année par l’Agence exécutive à Bruxelles. Lorsqu’elle est octroyée, la charte est valide pour toute la durée du programme. Les conditions pour l’introduction d’une demande d’ECHE sont présentées sur le site web de l’Agence exécutive.

Les EES sont tenus de respecter l’ensemble des dispositions de l’ECHE tout au long de la mise en œuvre du projet. L’Agence nationale, qui est chargée de surveiller leur respect, fondera sa stratégie de contrôle sur le guide de contrôle de l’ECHE (https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents/erasmus-charter-higher-education-monitoring-guide_en), un nouveau manuel visant à fournir un ensemble de lignes directrices convenues ainsi que des exemples de bonnes pratiques en matière de contrôle et de renforcement de la conformité à l’ECHE. Les établissements d’enseignement supérieur souhaitant participer ou participant à des projets Erasmus+ sont invités à consulter ce manuel pour obtenir des informations sur les priorités en matière de conformité à l’ECHE ainsi que sur les outils, les lignes directrices et les liens internet disponibles.

Toute violation de l’un des principes de l’ECHE et des engagements souscrits peut conduire au retrait du projet par la Commission européenne.

 

Accréditation du consortium

Un consortium de mobilité national pour l’enseignement supérieur peut soutenir une des quatre activités de mobilité admissibles dans le cadre d’un projet de mobilité pour l’enseignement supérieur.

Les consortiums de mobilité ont pour but de faciliter l’organisation d’activités de mobilité et d’offrir une valeur ajoutée en termes de qualité des activités par rapport à ce que chaque établissement d’enseignement supérieur d’envoi individuel serait à même d’offrir seul. Les organisations membres d’un consortium de mobilité national peuvent regrouper ou partager des services liés à l’organisation de la mobilité. Les activités conjointes peuvent inclure la gestion administrative, contractuelle et financière des activités de mobilité, la sélection et/ou la préparation et le mentorat conjoints des participants et, le cas échéant, un point centralisé pour la recherche d’entreprises et la mise en relation des entreprises et des participants. Le consortium de mobilité national peut également jouer le rôle de facilitateur pour les étudiants et membres du personnel stagiaires qui arrivent. Cela inclut de trouver une organisation d’accueil dans la région où se situent les partenaires du consortium de mobilité et d’offrir une aide en cas de besoin.

Le coordinateur du consortium, éventuellement en collaboration avec d’autres organisations/des organisations intermédiaires, peut jouer un rôle actif en favorisant les contacts avec les entreprises et en identifiant des possibilités de stage et des lieux de formation pour le personnel, en promouvant ces activités, en fournissant des informations, etc.

Le coordinateur du consortium est invité à coopérer avec les consortiums d’autres pays afin d’accroître la disponibilité et la qualité des stages et de soutenir les stages d’étudiants dans le cadre d’Erasmus+.

Tout EES d’envoi demeure responsable de la qualité, du contenu et de la reconnaissance des périodes de mobilité. Chaque membre du consortium est tenu de signer un contrat avec le coordinateur du consortium spécifiant les rôles et responsabilités, ainsi que les modalités administratives et financières. Les modalités de coopération précisent des points tels que les mécanismes de préparation, d’assurance de la qualité et de suivi des périodes de mobilité. En outre, chaque EES d’envoi est responsable de la signature d’accords interinstitutionnels (voir la section suivante) avec les EES qui accueillent leurs étudiants et leur personnel.

Le consortium de mobilité national ne peut obtenir un financement que s’il s’est vu délivrer une accréditation de consortium. S’il échoue à l’évaluation, il doit introduire une nouvelle demande d’accréditation et de financement l’année suivante.

L’Agence nationale est chargée de surveiller le respect de l’accréditation du consortium. En cas de problème majeur (utilisation abusive des fonds, non-respect des obligations et carences au niveau de la capacité financière, par exemple) ou de violation par le consortium de ses engagements, l’Agence nationale peut retirer l’accréditation. L’Agence nationale exige du coordinateur du consortium qu’il l’informe sans délai de tout changement de la composition, de la situation ou du statut du consortium susceptible de nécessiter des modifications de l’accréditation ou son retrait.

 

B: Accord interinstitutionnel

La mobilité des étudiants à des fins d’étude et du personnel dans le cadre de missions d’enseignement entre EES doit se dérouler dans le cadre d’un accord interinstitutionnel entre les EES. Les modèles sont disponibles à l’adresse https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/documents/applicants/inter-institutional-agreement_fr. Les accords interinstitutionnels peuvent être signés par deux EES ou plus.

Dans le cas d’activités de mobilité entre pays participant au programme et pays partenaires, cet accord interinstitutionnel fixe les principes généraux à respecter dans une ECHE et veille à ce que toutes les parties s’engagent à les mettre en œuvre.

L’accord interinstitutionnel peut également être étendu afin de couvrir la mobilité des étudiants à des fins de stage et/ou la mobilité du personnel à des fins de formation, en s’appuyant sur la connaissance des entreprises par leurs institutions partenaires pour identifier des entreprises/organisations d’accueil à l’étranger.

 

C: Mobility Tool+

L’organisation bénéficiaire est tenue d’encoder des informations générales concernant le participant et le type d’activité de mobilité qu’il réalisera (nom du participant, destination, durée de l’activité de mobilité, etc.) dans le Mobility Tool+, au plus tôt une fois les participants sélectionnés. L’organisation bénéficiaire est également chargée d’actualiser le Mobility Tool+ au moins une fois par mois pendant le déroulement du projet de mobilité, en y ajoutant toute nouvelle information concernant les participants et les activités de mobilité.

Pour les projets de mobilité entre pays participant au programme et pays partenaires, il sera nécessaire d’identifier les EES des pays partenaires au sein du Mobility Tool+ via un numéro d’identification d’organisation. Si l’EES du pays partenaire n’a pas encore de numéro d’identification d’organisation basé sur une participation précédente au programme Erasmus+, il devra s’enregistrer pour en obtenir un via le système d’inscription des organisations dans le cadre d’Erasmus+ et du Corps européen de solidarité et le communiquer au bénéficiaire. Les organisations qui ont un PIC et qui ont déjà demandé un financement au titre des programmes Erasmus+ ou du Corps européen de solidarité par l’intermédiaire des agences nationales se verront attribuer automatiquement un numéro d’identification d’organisation. Cela peut être vérifié dans le système d’inscription des organisations dans le cadre d’Erasmus+ et du Corps européen de solidarité.

Le Mobility Tool+ aidera le bénéficiaire à gérer les activités de mobilité Erasmus+. Les bénéficiaires auront la possibilité de générer des rapports préremplis depuis le Mobility Tool+ sur la base des informations fournies. Le Mobility Tool+ générera par ailleurs des rapports à compléter par les participants aux activités de mobilité.

D: conditions de participation des étudiants

Sélection

Les étudiants adressent leur candidature à leur EES, qui se charge de la sélection des participants à l’action de mobilité. La sélection des étudiants — de même que la procédure d’octroi d’une subvention — doit se faire de façon juste, transparente, cohérente et documentée et doit être accessible à toutes les parties prenant part à la procédure de sélection.

L’EES prend les mesures nécessaires pour prévenir tout conflit d’intérêts en ce qui concerne les personnes susceptibles d’être invitées à prendre part aux organes de sélection ou à la procédure de sélection des étudiants.

Les critères de sélection – par exemple, les résultats scolaires du candidat, les expériences de mobilité passées, la motivation, l’expérience passée dans le pays d’accueil (c.-à-d. retour au pays d’envoi), etc., sont rendus publics. Pour les étudiants de pays partenaires, le premier critère de sélection sera le mérite académique, mais à niveau académique équivalent, la préférence devrait être accordée aux étudiants de milieux défavorisés sur le plan socio-économique (y compris les réfugiés, les demandeurs d’asile et les migrants). 

Une priorité plus faible sera accordée aux personnes qui ont déjà participé à des actions de mobilité dans le même cycle d’études, dans le cadre du programme LLP-Erasmus, du programme Erasmus Mundus ou du programme Erasmus+. Dans le cas de masters et de masters communs Erasmus Mundus, les participations antérieures ne sont prises en compte que pour les titulaires de bourses.

Après sélection, les étudiants devraient recevoir de leur établissement d’envoi la charte des étudiants Erasmus+, qui fixe les droits et obligations de l’étudiant concernant sa période d’étude ou de stage à l’étranger, et explique les différentes étapes à suivre avant, pendant et après l’activité de mobilité.

 

Convention avec l’étudiant

Avant son départ, tout étudiant sélectionné doit signer une convention, qui comprend également un «contrat pédagogique» précisant le programme d’études et/ou de stage à suivre, tel que convenu par l’étudiant et les organisations d’envoi et d’accueil. Le modèle est disponible à l’adresse https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources_fr.

Ce contrat pédagogique définit les acquis d’apprentissage visés pour la période d’étude à l’étranger et fixe les dispositions relatives à la reconnaissance formelle. Il spécifie également le lieu de la période d’étude et/ou du stage. Dans ce contrat pédagogique, l’établissement d’envoi et l’étudiant doivent également convenir du niveau de maîtrise de la langue (langue principale d’enseignement ou du lieu de travail) que doit atteindre l’étudiant avant le début de la période d’étude/de stage, conformément au niveau recommandé précisé dans l’accord interinstitutionnel entre les établissements d’envoi et d’accueil (ou conformément aux attentes de l’entreprise dans le cas de stages).

Le cas échéant, l’établissement d’envoi et l’étudiant se mettront d’accord sur le soutien linguistique le plus approprié pour permettre à l’étudiant d’atteindre le niveau convenu (voir le paragraphe ci-après sur le service en ligne de soutien linguistique).

 

Subvention pour les étudiants

Les étudiants peuvent recevoir une «bourse d’études» destinée à couvrir pour partie l’augmentation des coûts engendrée par la période de mobilité à l’étranger. Cette bourse peut prendre la forme d’une des subventions suivantes ou des deux:

  • une subvention européenne, calculée par mois et versée en tant que coût unitaire (voir la section «Règles de financement» de la partie B de ce guide); et/ou
  • une subvention nationale, régionale et locale octroyée par un donateur public ou privé, ou un programme de prêt.

La participation d’étudiants non allocataires d’une bourse financée par des fonds de l’UE est autorisée (pour les activités de mobilité à des fins d’étude et de stage), c’est-à-dire d’étudiants qui remplissent tous les critères d’admissibilité en tant qu’étudiants Erasmus et bénéficient de tous les avantages liés au statut d’étudiant Erasmus, mais qui ne reçoivent pas de subvention européenne pour la mobilité. Les règles énoncées dans ce guide du programme s’appliquent également aux étudiants non allocataires d’une bourse financée par des fonds de l’UE, à l’exception de celles liées à l’allocation des subventions. Le nombre d’étudiants non allocataires d’une bourse financée par des fonds de l’UE pour l’ensemble de la période de mobilité est comptabilisé dans les statistiques de l’indicateur de performance utilisé pour répartir le budget de l’UE entre les pays.

Les étudiants participant à un projet de mobilité de l’enseignement supérieur soutenu par le programme Erasmus+ — qu’ils bénéficient ou non d’une subvention européenne Erasmus+ pour leur participation — sont exemptés du paiement de frais pour leurs cours, leur inscription, leurs examens et leur accès aux laboratoires et aux bibliothèques de l’établissement d’accueil.

Ils peuvent toutefois être tenus de payer des frais modiques, comme des frais afférents à une assurance, à un syndicat étudiant ou à l’utilisation de matériels divers tels que des photocopies ou des produits de laboratoire, au même titre que les étudiants locaux. Les étudiants sortants ne doivent payer aucun frais supplémentaire en rapport avec l’organisation ou l’administration de leur période de mobilité.

En outre, le droit à une subvention ou à une bourse octroyé à des étudiants dans leur établissement d’envoi doit être maintenu pendant la période à l’étranger.

Dans le cas de stages, toute indemnité ou forme quelconque de rémunération octroyée par l’entreprise/l’organisation d’accueil à l’étudiant est compatible avec la subvention européenne Erasmus+.

Une période de mobilité est compatible avec un emploi à temps partiel, de même que, si l’étudiant reçoit une subvention européenne Erasmus+, avec le revenu qu’il perçoit, pour autant qu’il effectue les activités prévues dans le cadre du programme de mobilité convenu.

Les étudiants participant à un projet de mobilité de l’enseignement supérieur (études ou stage à l’étranger) ne peuvent pas bénéficier simultanément d’une bourse pour un master commun Erasmus Mundus, et vice versa.

Les étudiants qui bénéficient d’une subvention européenne Erasmus+ devront la rembourser en tout ou en partie s’ils ne respectent pas les termes de la convention de subvention (sauf s’ils n’ont pas pu terminer les activités prévues à l’étranger en raison d’un cas de force majeure). Ils pourront être invités à rembourser la subvention européenne en tout ou en partie s’ils ne rédigent pas et ne soumettent pas le rapport final en ligne.

 

Soutien linguistique en ligne

En signant la charte Erasmus pour l’enseignement supérieur, les EES s’engagent à fournir le soutien nécessaire en termes de préparation linguistique aux participants à des activités de mobilité. À cette fin, un soutien linguistique en ligne sera progressivement mis en place dans le cadre du programme pour toutes les activités de mobilité entre pays participant au programme, d’une durée d’au moins deux mois. Ce soutien en ligne est mis à la disposition des étudiants sélectionnés par la Commission européenne dans le but d’évaluer leurs compétences dans la langue qu’ils utiliseront dans le cadre de leurs études ou de leur stage à l’étranger.

Le cas échéant, cet outil leur offrira également la possibilité d’améliorer leurs connaissances linguistiques avant et/ou pendant la période de mobilité. Les participants possédant au minimum un niveau B2 dans la langue principale d’enseignement ou de travail ont la possibilité de suivre un cours OLS dans la langue du pays d’accueil, si celle-ci est disponible. Le soutien linguistique proposé reposera sur une confiance mutuelle entre les établissements d’envoi et d’accueil. Le niveau de compétence linguistique recommandé est précisé dans les accords interinstitutionnels et dans les accords d’apprentissage, et est donc convenu par les trois parties. Dans le cadre d’Erasmus+, les EES d’envoi s’engagent à veiller à ce que leurs étudiants possèdent le niveau linguistique requis et cet accord mutuel devrait être suffisant.

Il appartient aux EES d’envoi de fournir à leurs étudiants le soutien linguistique le plus approprié, que ce soit via la plateforme OLS ou toute autre approche pouvant être financée au titre du soutien organisationnel, de façon à ce que leurs étudiants atteignent le niveau recommandé convenu avec l’établissement d’accueil dès le début de la mobilité. Les EES d’envoi ne sont donc pas tenus de communiquer aux établissements d’accueil les résultats de l’évaluation linguistique OLS. C’est aux étudiants qu’il appartient de décider s’ils acceptent ou non de communiquer à l’établissement d’accueil les résultats de leur évaluation linguistique OLS.

Le soutien linguistique en ligne sera fourni de la manière suivante:

  • Les Agences nationales allouent des licences en ligne aux établissements d’enseignement supérieur conformément aux critères généraux spécifiés par la Commission européenne.
  • Une fois sélectionnés par leur établissement d’enseignement supérieur, tous les étudiants (à l’exception des locuteurs natifs et dans des cas dûment justifiés) bénéficiant du service en ligne devront passer un test en ligne visant à évaluer leurs compétences dans la langue principale qu’ils utiliseront pour leurs études ou leur stage à l’étranger. C’est une condition préalable à tout départ pour une activité de mobilité. Les résultats de ce test seront communiqués à l’étudiant et à l’EES d’envoi. Cela permettra à l’EES d’envoi de déterminer le nombre d’étudiants susceptibles d’avoir besoin d’un cours de langue en ligne.
  • Sur la base du nombre de licences en ligne disponibles pour les cours de langue, les EES distribueront des licences en fonction des besoins des étudiants. Les étudiants endosseront la responsabilité du suivi du cours en ligne, ainsi que décrit et convenu dans la convention de subvention.
  • Au terme de la période de mobilité, l’étudiant se soumettra à une deuxième évaluation visant à mesurer les progrès faits dans la langue. Les résultats seront communiqués à l’étudiant et à l’EES d’envoi.

De plus amples informations sont disponibles sur les sites web de la Commission européenne et des Agences nationales.

Pour tous les autres types de mobilité, ou si le service de la Commission n’est pas disponible dans une langue donnée, les établissements d’enseignement supérieur peuvent fournir aux étudiants d’autres types de soutien linguistique financés au titre de la subvention «soutien organisationnel».

 

E: conditions de participation du personnel

Sélection

Le personnel prenant part à un projet de mobilité de l’enseignement supérieur doit être sélectionné de manière juste et transparente par l’EES d’envoi. Avant son départ, il doit avoir convenu d’un programme de mobilité avec les établissements/entreprises d’envoi et d’accueil.

L’EES se charge de la sélection des enseignants et des membres de son personnel. La procédure de sélection et d’octroi d’une subvention doit se faire de façon juste, transparente, cohérente et documentée et doit être accessible à toutes les parties prenant part à la procédure de sélection. Les critères de sélection (par exemple, priorité donnée au personnel se rendant à l’étranger pour la première fois, limitation du nombre d’activités de mobilité réalisables par un membre du personnel au cours d’une période donnée, etc.) sont rendus publics.

L’EES prend les mesures nécessaires pour prévenir tout conflit d’intérêts en ce qui concerne les personnes susceptibles d’être invitées à prendre part aux organes de sélection ou à la procédure de sélection de bénéficiaires individuels.

Dans le cas d’une activité de mobilité du personnel d’une entreprise au sein d’un EES, l’établissement envoie une invitation aux membres du personnel de l’entreprise. La subvention est gérée par l’EES d’accueil ou, dans le cas d’activités de mobilité entre pays participant au programme et pays partenaires, par le bénéficiaire.

 

Subvention de mobilité

Le personnel de l’EES est sélectionné par l’établissement d’envoi sur la base d’un projet de programme de mobilité soumis par le membre du personnel après consultation de l’établissement/entreprise d’accueil. Avant le départ, l’établissement/entreprise d’envoi et l’établissement/entreprise d’accueil approuvent officiellement le programme final de mobilité (par un échange de courriers ou de messages électroniques).

L’établissement/entreprise d’envoi et l’établissement/entreprise d’accueil sont tous deux responsables de la qualité de la période de mobilité à l’étranger.

 

Subvention pour le personnel

Les règles financières applicables aux deux types d’activité de mobilité du personnel sont les mêmes. La subvention est une contribution aux frais de déplacement et de séjour pour une période d’enseignement ou de formation à l’étranger (voir la section «Règles de financement» dans la partie B de ce guide).

Le personnel de l’enseignement supérieur peut bénéficier d’une mobilité sans être titulaire d’une bourse financée par des fonds de l’UE.

2. Pendant l’activité de mobilité

Interruption de la période de mobilité des étudiants

Lorsqu’une période de mobilité d’un étudiant est interrompue, par exemple en raison d’un délai entre la fin du cours de langue et le début de la période d’étude/de stage réelle, le nombre de jours d’interruption doit être encodé dans le Mobility Tool+ et le montant de la subvention, adapté en conséquence.

Pour les stages entre pays participant au programme, la période de mobilité à l’étranger peut être interrompue par les congés de l’entreprise, si celle-ci ferme pendant cette période. La subvention est maintenue pendant cette période. Elle est par contre prise en compte dans la durée maximale de 12 mois de chacun des cycles d’étude pour lesquels un étudiant donné peut recevoir des subventions pour des périodes de mobilité.

 

Prolongation de la période de mobilité des étudiants

Une prolongation d’une période de mobilité en cours peut être convenue entre les organisations d’envoi et d’accueil aux conditions suivantes:

  • La demande de prolongation de la période de mobilité doit être introduite au moins un mois avant la fin de la période de mobilité initialement prévue.
  • Si la demande est acceptée par l’ensemble des parties, la convention de subvention doit être modifiée et tous les préparatifs liés à la prolongation de la durée doivent être réalisés avant la fin de la période de mobilité initialement prévue.
  • Si l’étudiant reçoit une subvention Erasmus+, l’établissement d’envoi doit soit modifier le montant de la subvention de façon à prendre en compte l’allongement de la durée, soit conclure un accord avec l’étudiant pour que les jours supplémentaires soient considérés comme une période «non subventionnée par des fonds de l’UE».
  • Les dates de début et de fin réelles de la période de mobilité doivent être consignées dans la transcription des notes de l’établissement d’accueil ou dans le certificat de stage de l’étudiant, conformément aux définitions suivantes:
  • La date de début doit être le premier jour où la présence de l’étudiant est requise au sein de l’organisation d’accueil (il peut par exemple s’agir de la date de début du premier cours/de la première journée de travail, d’un événement de bienvenue organisé par l’établissement d’accueil ou de cours de langue ou interculturels).
  • La date de fin doit correspondre au dernier jour où l’étudiant doit être présent au sein de l’organisation d’accueil (dernier jour de la période d’examen/de cours/de travail/de la période obligatoire).
  • La durée réelle définie comme indiqué ci-dessus est la période que les EES doivent renseigner dans leurs rapports finaux et correspond au nombre maximum de mois couverts par la subvention de l’UE. Lorsque la prolongation de la mobilité de l’étudiant est considérée comme «non subventionnée par des fonds de l’UE», ces jours doivent être déduits de la durée totale de la période de mobilité pour le calcul du montant final de la subvention.
  • La période supplémentaire doit faire directement suite à la période de mobilité en cours. Il ne peut y avoir d’interruption (les congés et les périodes de fermeture de l’université/entreprise ne sont pas considérés comme des «interruptions») sauf si celle-ci est dûment justifiée et approuvée par l’Agence nationale.

3. Après l’activité de mobilité

A: reconnaissance des acquis d’apprentissage

Au terme de la période à l’étranger, l’établissement/entreprise d’accueil doit fournir à l’étudiant et à son EES une transcription des notes ou un certificat de stage («relevé des tâches») confirmant les résultats du programme convenu.

Les mesures de suivi de la période de mobilité incluent la reconnaissance formelle, par l’établissement d’envoi, des crédits octroyés à l’étranger pour l’apprentissage formel de nouvelles compétences acquises (à l’aide de crédits ECTS ou d’un système équivalent), y compris pour les stages, le cas échéant, et la documentation des résultats résultant de l’apprentissage non formel et informel en dehors de la salle de cours ou du lieu de travail (à l’aide du supplément au diplôme). Cela ne s’applique toutefois pas aux stages réalisés par de jeunes diplômés.

Les résultats du test linguistique et des cours de langue en ligne sont communiqués au niveau central, mais ne donnent droit à aucune qualification formelle.

En ce qui concerne la mobilité du personnel, les établissements d’envoi doivent s’assurer que les acquis d’apprentissage du personnel participant sont dûment reconnus, diffusés et utilisés de manière étendue en leur sein.

 

B: communication d’informations

Au terme de la période à l’étranger, tous les étudiants et membres du personnel ayant pris part à une activité de mobilité sont tenus de rédiger et de soumettre un rapport final. Pour les activités de mobilité de deux mois ou plus, le rapport comprend également une évaluation qualitative du soutien linguistique reçu au cours de la période de mobilité.

L’EES d’envoi peut exiger des étudiants et membres du personnel qui ne soumettent pas le rapport qu’ils remboursent tout ou partie de la subvention européenne reçue. Un tel remboursement ne sera pas demandé lorsqu’un étudiant ou un membre du personnel n’a pas pu terminer les activités prévues à l’étranger en raison d’un cas de force majeure. Ces cas seront signalés par le bénéficiaire et seront approuvés par écrit par l’AN.