Kazalo
Iskanje po vodniku

Krepitev zmogljivosti na področju visokošolskega izobraževanja

Pojasnitev področja uporabe nepovratnih sredstev EU

Stroški osebja

Prijavitelj oceni delo osebja, ki je potrebno glede na kategorijo zadevnega osebja in število dni, ki jih zahteva projekt, v zvezi z aktivnostmi, delovnim načrtom in predvidenimi rezultati. Delovni dnevi lahko vključujejo konce tedna ter cerkvene in državne praznike. Za namen ocene proračuna delovni dnevi ne presegajo 20 dni na mesec ali 240 dni na leto. Ocena proračuna se izračuna na podlagi prispevkov Erasmus+ za stroške osebja na enoto. Ocena ni odvisna od dejanskih načinov plačila, ki bodo določeni v partnerskem sporazumu in ki jih bodo izvedli upravičenci.

Profil osebja, vključenega v projekte krepitve zmogljivosti, je razdeljen v štiri kategorije:

  • menedžerji (kategorija osebja 1) (vključno z zakonodajalci, visokimi uradniki in menedžerji) izvajajo poslovodne aktivnosti na najvišji ravni, povezane z upravljanjem in koordinacijo projektnih aktivnosti;
  • raziskovalci, učitelji in vodje usposabljanj (kategorija osebja 2) navadno izvajajo akademske aktivnosti, povezane z razvojem učnih načrtov/programov usposabljanj, oblikovanjem in prilagajanjem gradiva za poučevanje/usposabljanje, pripravo in poučevanjem tečajev ali usposabljanj;
  • tehnično osebje (kategorija osebja 3) (vključno s tehničnim osebjem in drugimi strokovnimi delavci) izvaja tehnične naloge, kot so knjigovodstvo, računovodstvo in prevajanje itd. Zunanje prevajalske storitve in zunanji jezikovni tečaji, ki jih izvajajo podizvajalci, ki niso člani konzorcija, bi bilo treba uvrstiti v „stroške podizvajanja“;
  • administrativno osebje (kategorija osebja 4) (vključno s pisarniškimi uradniki in delavci na področju storitev za stranke) izvaja administrativne, tj. pisarniške naloge.

Dejanske načine plačevanja osebja, vključenega v projekt, bodo skupaj opredelile sodelujoče organizacije, potrdili pa jih bodo menedžerji, odgovorni za zaposlovanje osebja; poleg tega bodo načini plačila vključeni v partnerski sporazum, ki ga podpišejo partnerji na začetku projekta.

Potni stroški – osebje

Osebje katere koli kategorije (npr. menedžerji, raziskovalci, učitelji in vodje usposabljanj, tehnično in administrativno osebje), ki ima sklenjeno uradno pogodbo z institucijami upravičenkami in ki sodeluje pri projektu, ima pravico do finančne podpore za potne stroške in stroške bivanja, če sta pot in bivanje neposredno potrebna za doseganje ciljev projekta.

Poti so namenjene naslednjim aktivnostim:

  • programi poučevanja/usposabljanja;
  • usposabljanje in preusposabljanje (upravičeno je le osebje iz partnerskih držav);
  • osvežitveni programi in tečaji;
  • praktično usposabljanje v podjetjih, industrijah in institucijah (upravičeno je le osebje iz partnerskih držav);
  • sestanki, povezani z upravljanjem projekta (npr. za upravljanje, koordinacijo, načrtovanje, spremljanje in nadzor kakovosti);
  • delavnice in obiski za razširjanje rezultatov.

Trajanje takih poti ne sme presegati tri mesece.

Potni stroški – Študenti

Študenti (na višješolski, dodiplomski, prvi (diplomski ali enakovredni), podiplomski (magistrski ali enakovredni) in tretji ali doktorski stopnji), ki so vpisani v eni od institucij upravičenk, imajo pravico do finančne podpore za pot in bivanje, če sta ta pot in bivanje potrebna za doseganje ciljev projekta. Poti za študente morajo potekati v okviru sodelujoče organizacije ali druge organizacije pod nadzorom sodelujoče organizacije.

Usmerjena morajo biti predvsem v študente iz partnerskih držav in namenjena naslednjim aktivnostim:

Aktivnost

Trajanje

  • obdobja študija v instituciji partnerske države;
  • obdobja študija v instituciji države Programa (le za študente iz partnerskih držav);
  • udeležba na intenzivnih tečajih, ki jih organizira institucija države Programa ali partnerske države;
  • praktično usposabljanje in praksa v podjetjih, industrijah ali institucijah v partnerski državi;
  • praktično usposabljanje in praksa v podjetjih, industrijah ali institucijah v državi Programa (le za študente iz partnerskih držav).

Najmanj 2 tedna – največ 3 meseci

  • Udeležba na kratkotrajnih aktivnostih, povezanih z upravljanjem projekta (usmerjevalni odbori, koordinatorski sestanki, aktivnosti za nadzor kakovosti itd.).

Največ 1 teden

Predhodna odobritev Izvajalske agencije je potrebna, če zadevni študent namerava izvajati aktivnosti, ki niso opisane zgoraj.

Oprema

Nepovratna sredstva EU se lahko uporabljajo kot podpora pri nakupu opreme. Za upravičene stroške se šteje le nakup opreme, ki je neposredno povezana s cilji projekta. To lahko na primer

  • vključuje (spletne) knjige in periodični tisk,
  • fakse,
  • fotokopirne stroje,
  • računalnike in zunanje naprave (vključno z notesniki/prenosnimi računalniki in tabličnimi računalniki),
  • programsko opremo,
  • naprave in opremo za poučevanje,
  • laboratorijsko potrošno blago (za poučevanje),
  • videoprojektorje (strojna oprema) in videopredstavitve (programska oprema),
  • televizorje,
  • namestitev/nastavitev komunikacijskih vodov za internetno povezavo,
  • dostop do zbirk podatkov (knjižnice in elektronske knjižnice zunaj partnerstva) in oblakov,
  • vzdrževanje opreme,
  • zavarovanje,
  • prevoz in stroške namestitve.

Oprema je namenjena izključno za visokošolske institucije iz partnerskih držav, ki so vključene v partnerstvo, opremo pa je treba v tej instituciji namestiti takoj, ko je to praktično mogoče. Opremo je treba vpisati v inventar institucije, v kateri je nameščena. Institucija je edina lastnica opreme.

  • Oprema mora prispevati k doseganju ciljev projekta, zato jo je treba kupiti na začetku obdobja izvajanja projekta in običajno najkasneje 12 mesecev pred koncem projekta.
  • Oprema pod nobenim pogojem ne sme biti kupljena za katero koli institucijo/organizacijo iz države Programa ali za nevisokošolske institucije v partnerskih državah.
  • Najem opreme se lahko šteje za upravičen, vendar le v izrednih in ustrezno utemeljenih primerih in ne sme trajati dlje kot sporazum o nepovratnih sredstvih.
  • Glede na posebno naravo ukrepa za krepitev zmogljivosti v okviru programa Erasmus+ se bodo upoštevali skupni stroški nakupa opreme in ne stroški amortizacije opreme.

Če stroški nakupa opreme presegajo 25 000 EUR in manj kot 134 000 EUR, morajo upravičenci dobiti konkurenčne ponudbe od vsaj treh dobaviteljev in izbrati tisto, ki ponuja najboljše razmerje med kakovostjo in ceno, ob upoštevanju načel preglednosti in enakega obravnavanja potencialnih izvajalcev ter z izogibanjem navzkrižjem interesov. Za nakup opreme nad 134 000 EUR velja nacionalna zakonodaja. Upravičenci ne smejo razdeliti nakupa opreme v manjša naročila pod zgoraj omenjenim pragom.

Prijavitelji se morajo zavedati, da sta naročilo in dobava opreme institucijam iz partnerskih držav pogosto precej zapletena, kar je treba upoštevati v fazi načrtovanja.

Sklepanje pogodb s podizvajalci

Sklepanje pogodb s podizvajalci je namenjeno za posebne časovno omejene naloge, povezane s projektom, ki jih ne morejo izvesti člani konzorcija sami. Vključuje samozaposlene/svobodne strokovnjake. Sklepanje pogodb z zunanjimi organi mora biti le občasno. Posebne kompetence in strokovno znanje, potrebno za doseganje ciljev projekta, morajo imeti člani konzorcija, na tem pa mora temeljiti tudi njegova sestava. Sklepanje pogodb s podizvajalci za naloge, povezane z upravljanjem projekta, zato ni dovoljeno.

Pogoste aktivnosti, za katere se lahko sklenejo pogodbe s podizvajalci (če jih ne izvaja osebje upravičencev), so:

  • ocenjevanje in revizija;
  • tečaji informacijske in komunikacijske tehnologije;
  • jezikovni tečaji;
  • tiskanje, objavljanje in razširjanje;
  • prevajalske storitve;
  • oblikovanje in vzdrževanje spletišč.

V vseh primerih je treba naloge, za katere bo sklenjena pogodba o podizvajanju, opredeliti v predlogu (na podlagi ustreznih dokazil, skupaj z jasnimi razlogi, zakaj naloge ne morejo izvesti upravičenci), ocenjeni znesek pa vključiti v proračun. Sklepanje pogodb s podizvajalci, ki prvotno ni bilo predvideno v proračunu, mora Agencija predhodno pisno odobriti med izvajanjem projekta.

Če vrednost pogodbe, sklenjene s podizvajalcem, presega 25 000 EUR in je nižja od 134 000 EUR, morajo upravičenci dobiti konkurenčne ponudbe od vsaj treh dobaviteljev in izbrati tisto, ki ponuja najboljše razmerje med kakovostjo in ceno, ob upoštevanju načel preglednosti in enakega obravnavanja potencialnih izvajalcev ter z izogibanjem navzkrižjem interesov. Za nakup opreme nad 134 000 EUR velja nacionalna zakonodaja. Upravičenci ne smejo razdeliti nakupa storitev v manjša naročila pod zgoraj navedenim pragom.

Pogodba o podizvajanju mora opisovati določeno nalogo, ki se bo izvajala, in njeno trajanje. Vključevati mora datum, številko projekta in podpis obeh strank.

S člani osebja soupravičencev se ne smejo sklepati pogodbe o podizvajanju v zvezi s projektom.

Dejanske potne stroške in stroške bivanja podizvajalcev storitev je treba uvrstiti pod proračunsko postavko za podizvajanje ter jih utemeljiti in dokumentirati.

Računovodsko poročanje in končni izračun nepovratnih sredstev

Za vsak projekt je v sporazumu o nepovratnih sredstvih določen predvideni proračun, ki ga je treba uporabljati v skladu z določbami iz sporazuma. Projekti lahko povišajo proračunske postavke s prenosom iz druge proračunske postavke za največ 10 % brez predhodne odobritve, tudi če povišani znesek presega najvišje zgornje meje za osebje, opreme in pogodbe s podizvajalci.

Zahtevke za povišanje proračunskih postavk za več kot 10 %, kar bo zahtevalo spremembo, je treba v pisni obliki predložiti Agenciji. Če povišanje povzroči presežek najvišjih zgornjih mej za osebje, opremo in stroške podizvajanja, zahtevek ne bo sprejet.

V fazi poročanja bo Izvajalska agencija od partnerjev zahtevala predložitev informacij o sofinanciranju, zagotovljenem za statistične namene.

Stroški osebja

Za namene kakršne koli finančne ocene in/ali revizije morajo biti upravičenci sposobni utemeljiti/dokazati naslednje:

  • obstoj formalnega pogodbenega razmerja med delavcem in delodajalcem;
  • prijavljeno delo je mogoče opredeliti in preveriti. Potrebni so dokazi o končanem delu in času, potrebnem za projekt (npr. seznami prisotnosti, oprijemljivi rezultati/proizvodi, obvezna preglednica prihodov na delo in odhodov z dela);
  • za dokazovanje višine stroškov ni potrebna utemeljitev.

V fazi računovodskega poročanja je treba računovodskim izkazom projekta priložiti ustrezno izpolnjeno konvencijo za osebje, in sicer za vsako osebo, ki sodeluje pri projektu, to konvencijo pa koordinator obdrži kot dokazilo. Konvencijo mora podpisati zadevna oseba, nato pa jo mora podpisati in ožigosati pristojna oseba (npr. dekan) institucije, v kateri ta oseba običajno dela. Za osebje, ki izvaja naloge različnih kategorij, je treba podpisati ločeno konvencijo za vsako vrsto aktivnosti.

Poleg tega je treba vsaki konvenciji za osebje priložiti časovne liste. V njih mora biti navedeno:

  • datum zagotovljene storitve;
  • število dni izvajanja storitve;
  • izvedene naloge (kratek opis) v okviru načrta aktivnosti.

Časovne liste mora podpisati zadevna oseba in sopodpisati pristojna oseba institucije, v kateri je ta oseba običajno zaposlena. Dokazila ne smejo biti poslana skupaj s finančnim poročilom na koncu projekta. Konvencije za osebje (skupaj s časovnimi listi) pa morajo biti priložene računovodskim izkazom projekta.

V tej fazi Izvajalska agencija preveri upravičenost izvedenih aktivnosti na podlagi poročila, ki ga je poslal koordinator (glej Prilogo k sporazumu o povratnih sredstvih – „končno poročilo“). V primeru dvomov v zvezi z določeno točko lahko Agencija zahteva, da se predložijo vsa dokazila.

Dejanski prispevek EU se ponovno v celoti izračuna za ves projekt z uporabo pristopa stroškov na enoto in na podlagi dejansko uporabljenih človeških virov. Prispevek EU za stroške osebja ne sme presegati 110 % celotnega zneska, predvidenega v sporazumu o nepovratnih sredstvih ali njegovih spremembah.

Potni stroški in stroški bivanja

Za namene kakršne koli finančne ocene in/ali revizije morajo biti upravičenci sposobni utemeljiti/dokazati naslednje elemente:

  • poti so neposredno povezane z določenimi aktivnostmi, povezanimi s projektom, ki jih je mogoče jasno opredeliti;
  • poti so bile dejansko izvedene (letalska vozovnica, hotelski računi, seznam prisotnosti itd.). Dejanskih potnih stroškov in stroškov bivanja ni treba utemeljiti.

V fazi računovodskega poročanja je treba računovodskim izkazom projekta za vsako pot priložiti poročilo o posamezni mobilnosti, ki ga koordinator obdrži kot dokazilo. Vsakemu poročilu o mobilnosti je treba priložiti dokazila, da je bila pot dejansko izvedena (npr. vozovnice, letalske karte, računi, potrdila, seznam prisotnosti itd.). Dejanskih potnih stroškov ni treba dokazovati.

Dokazila ne smejo biti poslana skupaj s finančnim poročilom na koncu projekta. Poročila o posamezni mobilnost pa je treba priložiti računovodskim izkazom projekta.

V tej fazi Izvajalska agencija preveri upravičenost stroškov izvedenih aktivnosti na podlagi poročila, ki ga je poslal koordinator (glej Prilogo k sporazumu o povratnih sredstvih – „končno poročilo“). V primeru dvomov v zvezi z določeno točko lahko Agencija zahteva, da se predložijo vsa dokazila.

Dejanski prispevek EU se ponovno v celoti izračuna za ves projekt z uporabo pristopa stroškov na enoto in na podlagi dejansko uporabljenih človeških virov. Prispevek EU za potne stroške in stroške bivanja ne sme presegati 110 % celotnega zneska, predvidenega v sporazumu o nepovratnih sredstvih ali njegovih spremembah.

Oprema

Za namene kakršne koli finančne ocene in/ali revizije morajo biti upravičenci sposobni utemeljiti/dokazati naslednje elemente:

  • prijavljene stroške je mogoče opredeliti in preveriti, zlasti če so bili zabeleženi v računovodskem sistemu upravičenca;
  • oprema je ustrezno vpisana v inventar zadevne institucije.

Dokazila ne smejo biti priložena računovodskim izkazom. Priložiti jih je treba računovodskim izkazom projekta:

  • računi za vso kupljeno opremo (stroškov ni mogoče dokazovati z obrazci naročil, predračuni, ponudbami ali ocenami).
  • Če se prag 25 000 EUR preseže, je treba priložiti dokumentacijo o razpisnih postopkih. V takih primerih upravičenci ne smejo razdeliti nakupa opreme v manjša naročila z nižjimi posameznimi zneski.

V fazi računovodskega poročanja Izvajalska agencija zabeleži stroške na podlagi računovodskih izkazov (seznami stroškov), ki jih je poslal koordinator (glej Prilogo k sporazumu o povratnih sredstvih – „končno poročilo“). Osebje Izvajalske agencije te sezname temeljito prouči, da preveri upravičenost stroškov. V primeru dvomov v zvezi z določeno točko lahko Agencija zahteva, da se predložijo vsa dokazila.

Če pa skupna vsota računa znaša več kot 25 000 EUR, se kot dokazila skupaj z računovodskimi izkazi pošljejo izvodi (ne izvirniki) računa in primerljive ponudbe. V tej fazi upravičeni stroški opreme ne smejo presegati 110 % celotnega zneska, predvidenega za opremo v sporazumu o nepovratnih sredstvih ali njegovih spremembah.

Sklepanje pogodb s podizvajalci

Za namene kakršne koli finančne ocene in/ali revizije morajo biti upravičenci sposobni utemeljiti/dokazati naslednje:

  • obstoj formalne pogodbe;
  • prijavljene stroške je mogoče opredeliti in preveriti, zlasti če so zabeleženi v računovodskem sistemu upravičenca.

Dokazila ne smejo biti priložena računovodskim izkazom. Priložiti jih je treba računovodskim izkazom projekta:

  • računi, pogodbe o podizvajanju in bančni izpiski;
  • če potuje podizvajalec, je treba predložiti poročila o posameznih poteh (Priloga), skupaj z vsemi izvodi vozovnic, letalskih kart, računov in potrdil, pri potovanju z avtom pa izvod notranjih predpisov o povračilu stroškov prevoza na km. Namen dokazil je dokazati dejanske stroške poti in da je bila pot dejansko izvedena.
  • Če se prag 25 000 EUR preseže, je treba priložiti dokumentacijo o razpisnih postopkih. V takih primerih upravičenci ne smejo razdeliti nakupa opreme v manjša naročila z nižjimi posameznimi zneski.

V fazi računovodskega poročanja Izvajalska agencija zabeleži stroške na podlagi računovodskih izkazov (seznami stroškov), ki jih je poslal koordinator. Izvajalska agencija te sezname temeljito prouči, da preveri upravičenost stroškov. V primeru dvomov v zvezi z določeno točko lahko Agencija zahteva, da se predložijo vsa dokazila.

Če pa skupna vrednost pogodbe o podizvajanju znaša več kot 25 000 EUR, se kot dokazila skupaj z računovodskimi izkazi pošljejo izvodi (ne izvirniki) pogodbe o podizvajanju, račun in primerljive ponudbe. V tej fazi upravičeni stroški podizvajanja ne smejo presegati 110 % celotnega zneska, predvidenega za pogodbe o podizvajanju v sporazumu o nepovratnih sredstvih ali njegovih spremembah.

Končni izračun nepovratnih sredstev

V fazi poročanja se na koncu projekta ponovno v celoti izračuna dejanski prispevek EU za ves projekt na podlagi stroškov na enoto (za plače, poti in stroške bivanja) in dejanskih stroškov (za opremo in pogodbe o podizvajanju) ter na podlagi dejansko izvedenih aktivnosti. Prispevek EU k različnim proračunskim postavkam ne sme presegati 110 % celotnega zneska, predvidenega v sporazumu o nepovratnih sredstvih ali njegovih spremembah.

Druga pomembna pravila in priporočila

Partnerski sporazum

O podrobnih načinih izvajanja projekta se morajo dogovoriti partnerji, formalizirajo pa se v partnerskem sporazumu, ki ga je treba podpisati na začetku projekta.

Izvajalski agenciji je treba v šestih mesecih od podpisa sporazuma o nepovratnih sredstvih predložiti izvod partnerskega sporazuma.

Ta partnerski sporazum mora zajemati različne finančne, tehnične in pravne vidike, povezane z izvajanjem projekta, vključno z:

  • vlogo in odgovornostmi partnerjev;
  • proračunskimi zadevami (sofinanciranje, razčlenitev proračuna glede na aktivnost in partnerja, načini prenosa sredstev itd.);
  • politiko prejemkov za osebje;
  • načini povračila potnih stroškov in stroškov bivanja;
  • mehanizmi poročanja;
  • mehanizmi za reševanje sporov itd.

Sestava in spreminjanje sodelujočih organizacij

Na kakršne koli predlagane spremembe v zvezi z upravičenci projekta je treba opozoriti, zanje pa je potrebna predhodna odobritev Izvajalske agencije. Za različne spremembe v zvezi s partnerstvom projekta se uporabljajo naslednje zahteve:

  • dodajanje soupravičenca zahteva podpis mandata med koordinatorjem in novim soupravičencem, vsi ostali soupravičenci pa morajo poslati pisma o sprejetju, ki jih je podpisal zakoniti zastopnik. Ta pisma na prošnjo posreduje koordinator;
  • za izstop soupravičenca je potrebna pisna obrazložitev koordinatorja in pismo o izstopu, ki ga predloži soupravičenec, ki želi izstopiti, in podpiše zakoniti zastopnik. Če minimalne zahteve v zvezi s partnerstvom niso več izpolnjene, si Izvajalska agencija za izobraževanje, avdiovizualno področje in kulturo pridržuje pravico do odločitve o podaljšanju sporazuma;
  • za spremembe kontaktne osebe za koordinatorja je potrebna pisna potrditev, ki jo podpišejo nova kontaktna oseba, zakoniti zastopnik in prejšnja kontaktna oseba koordinatorja.

Neupravičeni stroški

Poleg neupravičenih stroškov, naštetih v delu C, so v projektih krepitve zmogljivosti neupravičeni tudi naslednji stroški:

  • oprema, kot je: pohištvo, kakršna koli motorna vozila, oprema za raziskave in razvoj, telefoni, mobilni telefoni, alarmni sistemi in sistemi proti kraji;
  • stroški prostorov (nakup, ogrevanje, vzdrževanje, popravila itd.);
  • stroški, povezani z nakupom nepremičnine;
  • stroški amortizacije.

Obvezna zunanja revizija (revizijsko potrdilo)

Potrdilo o zunanji reviziji (revizija vrste II) računovodskih izkazov ukrepa in s tem povezanih računov je treba poslati skupaj s končnim poročilom in zahtevanimi dokazili.

Namen revizije je Izvajalski agenciji zagotoviti razumno jamstvo, da so bili stroški in potrdila prijavljeni v končnem finančnem poročilu v skladu z ustreznimi pravnimi in finančnimi določbami sporazuma o nepovratnih sredstvih.

Vsak upravičenec lahko prosto izbere usposobljenega zunanjega revizorja, vključno z njegovim zakonitim zunanjim revizorjem, če so izpolnjene naslednje kumulativne zahteve:

  • zunanji revizor mora biti neodvisen od upravičenca;
  • zunanji revizor mora biti usposobljen za izvajanje zakonsko predpisanih revizij računovodskih listin v skladu z nacionalno zakonodajo, ki izvaja direktivo Sveta o obveznih revizijah za letne in konsolidirane računovodske izkaze, ali katerim koli pravnim aktom Evropske unije, ki nadomešča navedeno direktivo.

Upravičenec s sedežem v tretji državi mora izpolnjevati enakovredne nacionalne predpise na področju revizije.

Dokazila

Če se tako zahteva, je treba poslati čitljive izvode (ne izvirnike) dokazil. V primeru dvomov v zvezi z določeno točko lahko Agencija zahteva, da se predložijo vsa dokazila.

Predložitev potrebnih dokazil je sestavni del obveznosti sporazuma, zato bo morda potrebno povračilo ustreznih stroškov, če eno ali več dokazil ne bo predloženih.

Končnemu poročilu je treba priložiti izvode pogodb o podizvajanju in računov, ki presegajo 25 000 EUR.

Pridobiti je treba ponudbe vsaj treh izvajalcev za vse nakupe opreme in storitev, ki presegajo 25 000 EUR, ne glede na proračunsko postavko.