Cuprins
Căutați în ghid

Consolidarea Capacităților În Domeniul Învățământului Superior

Clarificări Privind Domeniul De Aplicare A Grantului UE

Costuri Cu Personalul

Solicitantul va estima volumul necesar de muncă a personalului în funcție de categoria de personal în cauză și de numărul de zile care urmează să fie lucrate în cadrul proiectului, în ceea ce privește activitățile, planul de lucru și produsele și rezultatele preconizate. Zilele lucrătoare pot include weekenduri, zile libere și sărbători legale. Pentru a putea estima bugetul, numărul de zile lucrătoare pe persoană nu va depăși 20 de zile pe lună sau 240 de zile pe an.

Estimarea bugetului rezultă din aplicarea contribuției la costurile unitare Erasmus+ pentru personal și nu depinde de modalitățile efective de remunerare care vor fi definite în acordul de parteneriat pus în aplicare de beneficiari.

Profilul personalului implicat în proiectele de consolidare a capacităților este regrupat în patru categorii:

  1. Manageri (categoria 1 de personal) (inclusiv legiuitori, înalți funcționari și manageri) care desfășoară principalele activități manageriale legate de administrarea și de coordonarea activităților de proiect.
  2. Cercetători, profesori și formatori (categoria 2 de personal) care în general desfășoară activități academice legate de elaborarea programelor de studiu/de formare, de elaborarea și adaptarea materialelor didactice/de formare, de pregătirea și predarea cursurilor sau a activităților de formare.
  3. Personal tehnic (categoria 3 de personal) (inclusiv tehnicieni și specialiști asociați) care efectuează sarcini tehnice cum ar fi evidența contabilă, contabilitatea și activități de traducere. Serviciile externe de traducere și cursurile de limbă externe furnizate de membri subcontractați care nu fac parte din consorțiu trebuie încadrate la rubrica „Costuri de subcontractare”.
  4. Personal administrativ (categoria 4 de personal) (inclusiv funcționari cu atribuții generale de birou și funcționari în domeniul relațiilor cu clienții) care desfășoară sarcini administrative, cum ar fi funcțiile de secretariat.

Modalitățile efective de remunerare a personalului implicat în proiect vor fi stabilite în comun de către organizațiile participante, aprobate de managerii responsabili cu angajarea personalului respectiv și vor fi incluse în acordul de parteneriat care trebuie semnat de parteneri la începutul proiectului.

Costuri De Deplasare – Personal

Membrii personalului din orice categorie (de exemplu, manageri, cercetători, profesori și formatori, personalul tehnic și administrativ) care au semnat un contract oficial cu instituțiile beneficiare și care sunt implicați în proiect pot beneficia de sprijin financiar pentru deplasare și cazare, cu condiția ca acestea să fie absolut necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului.

Deplasările au ca scop următoarele activități:

  • misiuni de predare/formare;
  • formare și recalificare (eligibile numai pentru personalul din țările partenere);
  • actualizarea programelor și a cursurilor;
  • stagii practice în cadrul unor societăți, industrii și instituții (eligibile numai pentru personalul din țările partenere);
  • reuniuni legate de gestionarea proiectelor (de exemplu pentru activități de gestionare, de coordonare, de planificare, de monitorizare și de control al calității);
  • ateliere de lucru și vizite cu scopul diseminării rezultatelor.

Durata acestor deplasări nu trebuie să depășească durata maximă de trei luni.

Costuri De Deplasare – Studenți

Studenții (cei care urmează primul ciclu de studii - licență sau echivalent -, al doilea ciclu - master sau echivalent - și al treilea ciclu sau cel doctoral) înmatriculați la una dintre instituțiile beneficiare pot primi sprijin financiar pentru deplasare și cazare cu condiția ca acestea să sprijine realizarea obiectivelor proiectului. Studenții trebuie să se deplaseze la o organizație participantă sau la o altă organizație, sub supravegherea unei organizații participante.

Acest sprijin financiar trebuie să vizeze în special studenții din țările partenere și să se acorde pentru următoarele activități:

Activitate

Durată

  • Perioade de studiu în cadrul unei instituții dintr-o țară parteneră;
  • Perioade de studiu în cadrul unei instituții dintr-o țară participantă la program (numai pentru studenții din țările partenere
  • Participarea la cursuri intensive organizate în cadrul unei instituții dintr-o țară participantă la program sau parteneră;
  • Stagii practice, ucenicii în cadrul unor societăți, industrii sau instituții dintr-o țară parteneră;
  • Stagii practice, ucenicii în cadrul unor societăți, industrii sau instituții dintr-o țară participantă la program (numai pentru studenții dintr-o țară parteneră).

minimum 2 săptămâni - maximum 3 luni

  • Participarea la activități pe termen scurt legate de gestionarea proiectelor (comitete directoare, reuniuni de coordonare, activități de control al calității etc.).

maximum 1 săptămână

Dacă studentul în cauză intenționează să desfășoare alte activități decât cele descrise mai sus, are nevoie de o autorizare prealabilă din partea Agenției Executive.

Echipamente

Grantul UE poate fi utilizat pentru sprijinirea achiziționării de echipamente. Numai achizițiile de echipamente care sunt direct relevante pentru obiectivele proiectului pot fi considerate cheltuieli eligibile. Acestea ar putea include, de exemplu,

  • costuri pentru cărți și publicații (electronice),
  • faxuri,
  • fotocopiatoare,
  • computere și periferice (inclusiv notebookuri/laptopuri și tablete),
  • software,
  • aparatură și echipamente pentru scopuri didactice,
  • produse pentru laborator (scopuri didactice),
  • videoproiectoare (hardware) și prezentări video (software),
  • televizoare,
  • instalarea/crearea de linii de comunicare pentru conexiunea la internet, acces la baze de date (biblioteci și biblioteci electronice din afara parteneriatelor), tehnologii cloud
  • întreținerea, asigurarea, transportul și instalarea echipamentelor

Echipamentele sunt destinate exclusiv instituțiilor de învățământ superior din țările partenere care sunt incluse în parteneriat, unde trebuie să fie instalate în cel mai scurt timp posibil. Echipamentele trebuie să fie înregistrate în inventarul instituției în care sunt instalate. Respectiva instituție este proprietarul unic al echipamentelor.

  • Echipamentele trebuie să contribuie la obiectivele proiectului și, prin urmare, trebuie să fie achiziționate la începutul perioadei de punere în aplicare a proiectului, respectiv, în mod normal cu mai mult de 12 luni înainte de sfârșitul proiectului.
  • În niciun caz nu pot fi achiziționate echipamente pentru instituții/organizații dintr-o țară participantă la program sau pentru instituții din țările partenere care nu sunt instituții de învățământ superior.
  • Închirierea de echipamente poate fi considerată eligibilă, dar numai în circumstanțe excepționale și justificate în mod corespunzător și cu condiția ca aceasta să nu continue după expirarea acordului de grant.
  • Având în vedere caracterul special al acțiunii de consolidare a capacităților din cadrul programului Erasmus+, se va lua în calcul costul total al achizițiilor de echipamente, nu costul aferent deprecierii echipamentelor.

În cazul achiziționării de echipamente cu o valoare 25 000 EUR și mai mică de 134 000 EUR, beneficiarii trebuie să obțină oferte competitive din partea a cel puțin trei furnizori și să rețină oferta cea mai avantajoasă din punctul de vedere al prețului, respectând principiul transparenței și egalității de tratament al potențialilor contractanți și luând măsuri pentru a evita conflictele de interese. Pentru achiziționarea de echipamente cu o valoare de peste 134 000 EUR se vor aplica legislațiile naționale. Beneficiarii nu pot împărți achiziționarea de echipamente în contracte cu valoare mai redusă, sub pragul prevăzut.

Solicitanții trebuie să fie conștienți de faptul că achiziționarea și livrarea echipamentelor către instituțiile țării partenere este deseori o procedură foarte complexă și ar trebui să aibă în vedere acest lucru în etapa de planificare.

Subcontractare

Subcontractarea vizează sarcini specifice, limitate de timp și specifice proiectului care nu pot fi efectuate de către membrii consorțiului. Aceasta include experți care desfășoară activități independente/lucrători independenți. Subcontractarea unor organisme externe trebuie să aibă un caracter cu precădere ocazional. Competențele specifice și expertiza specială necesare pentru realizarea obiectivelor proiectului trebuie să fie prezente la nivelul consorțiului și trebuie să determine componența acestuia. Subcontractarea de sarcini legate de gestionarea proiectului nu este permisă.

Activitățile tipice care pot fi subcontractate sunt (cu condiția ca acestea să nu fie efectuate de personalul beneficiarilor):

  • activități de evaluare și audit
  • cursuri IT
  • cursuri de limbă
  • activități de tipărire, publicare și diseminare
  • servicii de traducere
  • proiectare și întreținere web

În toate cazurile, sarcinile care urmează să fie subcontractate trebuie să fie identificate în propunere (pe baza unor informații justificative relevante și însoțite de motivații clare pentru care sarcinile respective nu pot fi efectuate de beneficiari), iar suma estimată trebuie să fie introdusă în buget. Subcontractarea care inițial nu a fost prevăzută în buget va necesita aprobarea prealabilă, în scris, din partea agenției pe durata punerii în aplicare a proiectului.

În cazul în care subcontractarea depășește 25 000 EUR și mai mică de 134 000 EUR, beneficiarii trebuie să obțină oferte competitive din partea a cel puțin trei furnizori și să rețină oferta cea mai avantajoasă din punctul de vedere al prețului, respectând principiul transparenței și egalității de tratament al potențialilor contractanți și luând măsuri pentru a evita conflictele de interese. Pentru achiziționarea de echipamente cu o valoare de peste 134 000 EUR se vor aplica legislațiile naționale. Beneficiarii nu pot împărți achiziționarea de servicii în contracte cu o valoare mai mică decât pragul.

Subcontractarea trebuie să fie realizată pe baza unui contract, care trebuie să descrie sarcina specifică efectuată și durata acesteia. Contractul respectiv trebuie să includă o dată, numărul proiectului și semnătura ambelor părți.

Nu se acceptă ca membrii personalului cobeneficiarilor să activeze în proiect în calitate de subcontractanți.

Costurile reale de deplasare și de ședere ale furnizorilor serviciilor subcontractate trebuie declarate la linia bugetară privind subcontractarea și trebuie să fie justificate și documentate.

Raportarea Financiară Și Calcularea Finală A Grantului

Pentru fiecare proiect, bugetul prevăzut este stabilit în acordul de grant și trebuie să fie utilizat în conformitate cu dispozițiile cuprinse în respectivul acord. Proiectele pot suplimenta liniile bugetare prin transferul din altă linie bugetară, până la maximum 10 % fără autorizare prealabilă, chiar dacă suma majorată depășește plafoanele maxime de referință pentru personal, echipamente și subcontractare.

Cererile de suplimentare a liniilor bugetare cu peste 10 % trebuie prezentate în scris agenției și vor determina o modificare. În cazul în care, ca o consecință a suplimentării, plafoanele maxime ale costurilor cu personalul, cu echipamentele și cu subcontractarea sunt depășite, cererea nu va fi acceptată.

În etapa de raportare, Agenția Executivă va solicita partenerilor să furnizeze informații cu privire la cofinanțare în scopuri statistice.

Costuri Cu Personalul

În scopul oricărei evaluări financiare și/sau al oricărui audit financiar, beneficiarii trebuie să poată justifica/demonstra următoarele:

  • existența unei relații contractuale oficiale între angajat și angajator,
  • volumele de muncă declarate pot fi identificate și verificate. Sunt necesare dovezi privind activitățile finalizate și timpul petrecut cu proiectul (de exemplu, liste de prezență, rezultate/produse tangibile, fișe de pontaj obligatorii);
  • nu se vor solicita niciun fel de justificări privind nivelul cheltuielilor.

În etapa raportării financiare, o convenție privind personalul, încheiată în mod corespunzător cu fiecare persoană implicată în proiect, trebuie anexată la dosarul proiectului și păstrată de coordonator ca document justificativ. Convențiile trebuie să fie semnate de persoanele vizate, apoi semnate și ștampilate de persoana responsabilă (de exemplu, decanul) din instituția cu care respectivele persoane colaborează în mod normal. În ceea ce privește personalul care efectuează diferite categorii de sarcini, trebuie semnată o convenție separată pentru fiecare tip de activitate.

În plus, la fiecare convenție privind personalul trebuie anexate fișe de pontaj. Acestea trebuie să indice:

  • data la care a fost prestat serviciul;
  • numărul de zile lucrate la datele respective;
  • sarcinile executate (descriere succintă) în legătură cu planul de activitate.

Fișele de pontaj trebuie să fie semnate de persoana în cauză și contrasemnate de persoana responsabilă din cadrul instituției în care aceasta este angajată în mod normal. Documentele justificative nu trebuie să fie trimise odată cu raportul financiar la sfârșitul proiectului. Totuși, convențiile privind personalul (și fișele de pontaj aferente) trebuie să fie păstrate în dosarul proiectului.

În această etapă, Agenția Executivă verifică eligibilitatea activităților puse în aplicare pe baza raportului transmis de coordonator (a se vedea anexa la acordul de grant, „Raportul final”). În cazul în care există îndoieli cu privire la un anumit punct, Agenția poate solicita transmiterea tuturor documentelor justificative

Contribuția efectivă a UE va fi recalculată global pentru întregul proiect, utilizând abordarea din perspectiva costurilor unitare, pe baza resurselor umane mobilizate efectiv. Contribuția UE la costurile cu personalul nu poate depăși 110 % din suma absolută indicată în acordul de grant sau în modificările aduse acestuia.

Costurile De Deplasare Și Costurile De Ședere

În scopul oricărei evaluări financiare și/sau al oricărui audit financiar, beneficiarii trebuie să poată justifica/demonstra următoarele:

  • călătoriile care au o legătură directă cu activitățile legate de proiect specifice și care pot fi identificate în mod clar.
  • călătoriile care au avut loc efectiv (bilet de îmbarcare, facturi emise de hotel, listă de prezență etc.). Nu se vor solicita documente justificative pentru costurile efective de deplasare și de ședere.

În etapa raportării financiare, pentru fiecare călătorie, la dosarul proiectului trebuie anexat un raport individual de mobilitate care trebuie să fie păstrat de coordonator ca document justificativ. La fiecare raport de mobilitate vor trebui anexate documente justificative pentru a demonstra faptul că respectiva călătorie a avut loc efectiv (de exemplu, bilete de călătorie, bilete de îmbarcare, facturi, chitanțe, listă de prezență). Nu este necesar să se demonstreze costul real al deplasării.

Documentele justificative nu trebuie să fie trimise odată cu raportul financiar la sfârșitul proiectului. Rapoartele de mobilitate individuale trebuie însă să fie păstrate în dosarul proiectului.

AÎn această etapă, Agenția Executivă va verifica eligibilitatea activităților puse în aplicare pe baza raportului transmis de coordonator (a se vedea anexa la acordul de grant, „Raportul final”).  În cazul în care există îndoieli cu privire la un anumit punct, Agenția poate solicita transmiterea tuturor documentelor justificative.

Contribuția efectivă a UE va fi recalculată global pentru întregul proiect, utilizând abordarea din perspectiva costurilor unitare, pe baza resurselor umane mobilizate efectiv. Contribuția UE la costurile de deplasare și costurile de ședere nu poate depăși 110 % din suma absolută indicată în acordul de grant sau în modificările aduse acestuia.

Echipamente

În scopul oricărei evaluări financiare și/sau al oricărui auditul financiar, beneficiarii trebuie să aibă capacitatea de a justifica/demonstra următoarele elemente:

  • costurile declarate pot fi identificate și verificate, mai ales au fost înregistrate în sistemul de contabilitate al beneficiarului;
  • echipamentele sunt înregistrate în mod corespunzător în inventarul instituției în cauză.

Documentele justificative nu trebuie să fie transmise odată cu situația financiară. În dosarul proiectului trebuie însă păstrate următoarele elemente:

  • factura (facturile) aferente tuturor echipamentelor achiziționate (a se remarca faptul că bonurile de comandă, facturile pro forma, cotațiile sau devizele estimative nu sunt considerate dovezi ale cheltuielilor);
  • atunci când se depășește pragul de 25 000 EUR, documentația referitoare la procedura de achiziții.  În astfel de cazuri, beneficiarii nu pot împărți achiziționarea de echipamente în contracte mai mici cu valori individuale mai mici.

În etapa de raportare financiară, Agenția Executivă va lua notă de cheltuieli pe baza situațiilor financiare (liste de cheltuieli) transmise de coordonator (a se vedea anexa la acordul de grant, „Raportul final”). Personalul Agenției Executive va analiza aceste liste în detaliu în vederea verificării eligibilității cheltuielilor. În cazul în care există îndoieli cu privire la un anumit punct, Agenția poate solicita transmiterea tuturor documentelor justificative.

Totuși, trebuie remarcat faptul că atunci când valoarea totală a facturilor se ridică la peste 25 000 EUR, copiile facturilor (nu facturile în original) ale ofertelor comparabile trebuie trimise sub formă de documente justificative împreună cu situația financiară.  În această etapă, costurile eligibile cu echipamentele nu pot depăși 110 % din suma absolută indicată pentru echipamente în acordul de grant sau în modificările aduse acestuia.

Subcontractare

În scopul oricărei evaluări financiare și/sau al oricărui audit financiar, beneficiarii trebuie să poată justifica/demonstra următoarele:

  • existența unui contract oficial.
  • costurile declarate pot fi identificate și verificate, fiind, mai ales, înregistrate în sistemul de contabilitate al beneficiarului;

Documentele justificative nu trebuie să fie transmise odată cu situația financiară. În dosarul proiectului trebuie însă păstrate următoarele elemente:

  • facturi, subcontracte și extrase de cont.
  • În cazul activităților de deplasare a prestatorului serviciilor subcontractat, rapoarte de călătorie individuale (anexă) însoțite de toate copiile biletelor de călătorie, biletelor de îmbarcare, facturilor și chitanțelor, sau în cazul deplasării cu un autovehicul, o copie a regulamentelor interne privind cota de rambursare per km. Scopul documentației justificative este de a demonstra costul real al deplasării și faptul că aceasta a avut loc efectiv.
  • Atunci când se depășește pragul de 25 000 EUR, documentația referitoare la procedura de achiziții. În astfel de cazuri, beneficiarii nu pot împărți achiziționarea de echipamente în contracte mai mici cu valori individuale mai mici.

În etapa de raportare financiară, Agenția Executivă va lua notă de cheltuieli pe baza situațiilor financiare (liste de cheltuieli) transmise de coordonator. Agenția Executivă va analiza aceste liste în detaliu în vederea verificării eligibilității cheltuielilor. În cazul în care există îndoieli cu privire la un anumit punct, Agenția poate solicita transmiterea tuturor documentelor justificative.

Totuși, trebuie remarcat faptul că atunci când valoarea totală a subcontractării se ridică la peste 25 000 EUR copiile (nu originalele) subcontractului, ale facturii și ale ofertelor comparabile trebuie trimise sub formă de documente justificative împreună cu situația financiară. În această etapă, costurile eligibile cu subcontractarea nu pot depăși 110 % din suma absolută indicată pentru subcontractare în acordul de grant sau în modificările aduse acestuia.

Calcularea Finală A Grantului

În etapa de raportare, la sfârșitul proiectului, contribuția reală a UE va fi recalculată global pentru întregul proiect, utilizând abordări din perspectiva costurilor unitare (pentru salarii, deplasare și ședere) și a costurilor reale (pentru echipamente și subcontractare), pe baza activităților desfășurate efectiv. Contribuția UE la diferitele linii bugetare nu poate depăși 110 % din suma absolută indicată în acordul de grant sau în modificările aduse acestuia.

Alte Norme Și Recomandări Importante

Acordul De Parteneriat

Modalitățile detaliate de punere în aplicare a proiectului trebuie să fie convenite de parteneri și oficializate într-un acord de parteneriat semnat la începutul proiectului.

O copie a acordului de parteneriat va trebui să fie furnizată Agenției Executive în termen de șase luni de la semnarea acordului de grant.

Acordul de parteneriat va trebui să acopere diversele aspecte financiare, tehnice și juridice legate de punerea în aplicare a proiectului, inclusiv:

  • rolul și responsabilitățile partenerilor;
  • aspecte legate de buget (cofinanțare, defalcarea bugetului pe activități și parteneri, modalități de transferare a fondurilor etc.);
  • politica de remunerare a personalului;
  • modalități de rambursare a costurilor de deplasare și de ședere;
  • mecanisme de raportare;
  • mecanisme de soluționare a litigiilor etc.

Componența Și Modificarea Organizațiilor Participante

Orice modificare propusă a beneficiarilor proiectului trebuie semnalată și trebuie să fie aprobată în prealabil de Agenția Executivă. Următoarele cerințe sunt necesare pentru diferitele modificări ale parteneriatelor proiectelor:

  • Adăugarea unui cobeneficiar necesită un mandat semnat între coordonator și noul cobeneficiar, precum și scrisori de acceptare din partea tuturor celorlalți cobeneficiari, semnate de reprezentantul legal. Acestea trebuie transmise de coordonator odată cu cererea.
  • Retragerea unui cobeneficiar necesită o explicație scrisă din partea coordonatorului și o scrisoare de retragere din partea cobeneficiarului care se retrage, semnată de reprezentantul legal. În cazul în care cerințele minime privind parteneriatul nu mai sunt îndeplinite, Agenția Executivă pentru Educație, Audiovizual și Cultură își rezervă dreptul de a decide asupra continuării acordului.
  • Schimbarea persoanei de contact desemnate de coordonator necesită o confirmare scrisă semnată de noua persoană de contact, de reprezentantul legal și de fosta persoană de contact desemnată de coordonator.

Costuri Neeligibile

Suplimentar față de lista de costuri neeligibile din Partea C, următoarele costuri nu sunt considerate eligibile pentru proiectele de consolidare a capacităților:

  • echipamente cum ar fi: mobilier, autovehicule de orice tip, echipamente pentru cercetare și dezvoltare, telefoane, telefoane mobile, sisteme de alarmă și sisteme antifurt;
  • costuri de amortizare.
  • costurile legate de achiziționarea de bunuri imobiliare;
  • costuri de amortizare.

Auditul Extern Obligatoriu (Certificatul De Audit)

Un raport de audit extern (audit de tipul II) privind situația financiară a acțiunii și a conturilor adiacente trebuie trimis odată cu raportul final și cu documentele justificative solicitate.

Scopul auditului este de a furniza Agenției Executive o asigurare rezonabilă conform căreia costurile, precum și chitanțele au fost declarate în raportul financiar final în conformitate cu dispozițiile juridice și financiare relevante din acordul de grant.

Fiecare beneficiar este liber să aleagă un auditor extern autorizat, inclusiv auditorul său extern statutar, cu condiția să fie îndeplinite următoarele cerințe cumulative:

  • auditorul extern trebuie să fie independent față de beneficiar;
  • auditorul extern trebuie să fie autorizat să efectueze audituri statutare ale documentelor de contabilitate în conformitate cu legislația națională de punere în aplicare a Directivei Consiliului privind auditurile legale ale conturilor anuale și ale conturilor consolidate sau în conformitate cu orice legislație a Uniunii Europene care înlocuiește această directivă.

Un beneficiar stabilit într-o țară terță trebuie să respecte reglementările naționale echivalente în domeniul auditului.

Documente Justificative

La cerere, trebuie transmise copii lizibile (nu originale) ale documentelor justificative. În cazul în care există îndoieli cu privire la un anumit punct, Agenția poate solicita transmiterea tuturor documentelor justificative.

Depunerea documentelor justificative reprezintă o parte integrantă a obligațiilor prevăzute în acord și nedepunerea unuia sau a mai multor documente poate avea ca rezultat obligația de rambursare a cheltuielilor corespunzătoare.

Odată cu raportul final trebuie trimise copii ale subcontractelor și ale facturilor care depășesc suma de 25 000 EUR.

Pentru toate achizițiile de echipamente și de servicii care depășesc 25 000 EUR, indiferent de linia bugetară, trebuie obținute cotații din partea a cel puțin trei furnizori.