Spis treści
Szukaj w przewodniku

Budowanie potencjału w szkolnictwie wyższym

1. Wyjaśnienia dotyczące zakresu dofinansowania UE

Koszty osobowe

Wnioskodawca szacuje wymagany nakład pracy ze strony pracowników na podstawie kategorii pracowników i liczby dni, które mają zostać poświęcone na pracę nad projektem w odniesieniu do działań, planu prac oraz przewidywanych rezultatów i wyników. Dni pracy mogą obejmować weekendy i dni świąteczne wolne od pracy. W celu oszacowania budżetu liczba dni pracy na osobę nie może przekroczyć 20 dni miesięcznie lub 240 dni rocznie. Oszacowanie budżetu wynika z zastosowania kosztów jednostkowych programu Erasmus+ w odniesieniu do kadry. Jest ono niezależne od faktycznych procedur wynagradzania, które zostaną określone w umowie o partnerstwie i wdrożone przez beneficjentów.

Profil pracowników zaangażowanych w projekty z zakresu budowania potencjału pogrupowano na cztery kategorie:

  1. osoby zarządzające (1. kategoria pracowników) (w tym ustawodawcy, urzędnicy wyższego szczebla i kierownictwo) wykonują najważniejsze prace o charakterze kierowniczym, związane z administracją i koordynacją działań w ramach projektu;
  2. naukowcy, nauczyciele i osoby prowadzące szkolenia (2. kategoria pracowników) zwykle wykonują prace akademickie związane z opracowywaniem programów nauczania/programów szkoleń, opracowywaniem i dostosowywaniem materiałów edukacyjnych/szkoleniowych, przygotowywaniem i prowadzeniem kursów lub szkoleń;
  3. pracownicy techniczni (3. kategoria pracowników) (w tym technicy i inny średni personel) wykonują zadania techniczne, np. z zakresu księgowości, rachunkowości i tłumaczenia. Zewnętrzne usługi tłumaczeniowe świadczone przez podwykonawców niebędących członkami konsorcjum i zewnętrzne kursy językowe prowadzone przez takich podwykonawców należy klasyfikować jako „Koszty podwykonawstwa”.
  4. pracownicy administracyjni (4. kategoria pracowników) (w tym pracownicy biurowi i pracownicy obsługi klientów) wykonują zadania administracyjne, np. obowiązki sekretarskie.

Faktyczne procedury wynagradzania pracowników zaangażowanych w projekt zostaną wspólnie określone przez organizacje uczestniczące i zatwierdzone przez osoby zarządzające odpowiedzialne za zatrudnianie tych pracowników oraz zostaną włączone do umowy o partnerstwie podpisywanej przez partnerów na początku projektu.

Koszty podróży – Pracownicy

Pracownicy z każdej kategorii (np. osoby zarządzające, naukowcy, nauczyciele i osoby prowadzące szkolenia, pracownicy techniczni i administracyjni), którzy na mocy oficjalnych umów przebywają w instytucjach będących beneficjentami i są zaangażowani w projekt, mogą korzystać ze wsparcia finansowego na pokrycie kosztów podróży i utrzymania, pod warunkiem że korzystanie z takiego wsparcia jest konieczne do osiągnięcia celów projektu.

Podróże przewiduje się w przypadku realizacji następujących działań:

  • działalności dydaktycznej/szkoleniowej;
  • do celów szkoleniowych i przekwalifikowania (dotyczy wyłącznie kadry z krajów partnerskich);
  • aktualizacji programów i kursów;
  • odbycia praktyk zawodowych w przedsiębiorstwach, sektorach przemysłu i instytucjach (dotyczy wyłącznie kadry z krajów partnerskich);
  • spotkań związanych z zarządzaniem projektem (np. do celów zarządzania, koordynacji, planowania, monitorowania i kontroli jakości);
  • warsztatów i wizyt mających na celu upowszechnianie wyników.

Czas trwania takich podróży nie może przekraczać maksymalnie trzech miesięcy.

Koszty podróży – Studenci

Studenci (krótkich studiów, studiów pierwszego stopnia (licencjackich lub równoważnych), studiów drugiego stopnia (magisterskich lub równoważnych) i studiów doktoranckich) zarejestrowani w jednej z instytucji będących beneficjentem mogą korzystać ze wsparcia finansowego na pokrycie kosztów podróży i utrzymania, pod warunkiem że wsparcie takie przyczynia się do osiągnięcia celów projektu. Wyjazdy studentów muszą odbywać się w ramach organizacji uczestniczącej lub innej organizacji będącej pod nadzorem organizacji uczestniczącej.

Wyjazdy muszą być przewidziane przede wszystkim dla studentów z krajów partnerskich i służyć następującym działaniom:

Działanie

Czas trwania

  • okresy studiów realizowanych w instytucji z kraju partnerskiego;
  • okresy studiów realizowanych w instytucji z kraju programu (wyłącznie dla studentów z krajów partnerskich);
  • uczestnictwo w kursach intensywnych organizowanych w instytucji z kraju programu lub kraju partnerskiego;
  • praktyki zawodowe, staże w przedsiębiorstwach, sektorach przemysłu lub instytucjach w kraju partnerskim;
  • praktyki zawodowe, staże w przedsiębiorstwach, sektorach przemysłu lub instytucjach w krajach programu (wyłącznie dla studentów z krajów partnerskich).

Min. 2 tygodnie – maks. 3 miesiące

  • uczestnictwo w krótkoterminowych działaniach związanych z zarządzaniem projektem (komitety monitorujące, spotkania koordynacyjne, działania z zakresu kontroli jakości itp.). Maks.

tydzień

Jeżeli dany student zamierza realizować działania nieokreślone powyżej, wymagane jest wcześniejsze zatwierdzenie przez Agencję Wykonawczą.

Sprzęt

Dofinansowanie UE można wykorzystać na potrzeby zakupu wyposażenia. Za kwalifikowalne uznaje się wyłącznie wydatki na zakup sprzętu bezpośrednio związanego z celami projektu. Może on obejmować na

  • przykład książki (elektroniczne) i czasopisma,
  • faksy,
  • kserokopiarki,
  • komputery i urządzenia peryferyjne (w tym notebooki / laptopy i tablety),
  • oprogramowanie,
  • urządzenia i wyposażenie do celów nauczania,
  • wyposażenie laboratoryjne (do celów nauczania),
  • projektory wideo (sprzęt) i prezentacje wideo (oprogramowanie),
  • odbiorniki telewizyjne,
  • instalowanie/zakładanie linii komunikacyjnych na potrzeby połączenia internetowego,
  • dostęp do baz danych (bibliotek i bibliotek elektronicznych nieobjętych partnerstwem) i chmur,
  • koszty konserwacji,
  • ubezpieczenia,
  • transportu i montażu sprzętu.

Sprzęt przeznaczony jest wyłącznie dla instytucji szkolnictwa wyższego z kraju partnerskiego objętych partnerstwem i musi być zainstalowany w tych instytucjach możliwie najszybciej. Sprzęt należy zarejestrować w wykazie sprzętu instytucji, w której go zainstalowano. Instytucja ta jest wyłącznym właścicielem tego sprzętu.

  • Sprzęt powinien mieć zasadnicze znaczenie dla realizacji celów projektu i w związku z tym należy zakupić go na początku okresu realizacji projektu, a zwykle nie później niż 12 miesiące przed zakończeniem projektu.
  • W żadnym wypadku nie można kupować sprzętu dla jakiejkolwiek instytucji/organizacji w kraju programu lub dla instytucji niebędących instytucjami szkolnictwa wyższego w krajach partnerskich.
  • Wypożyczanie sprzętu można uznać za kwalifikowalne, ale wyłącznie w wyjątkowych i należycie uzasadnionych przypadkach oraz pod warunkiem, że nie będzie ono kontynuowane po wygaśnięciu umowy finansowej.
  • Z uwagi na szczególny charakter akcji „Budowania potencjału” w ramach programu Erasmus+ uwzględnione zostaną całkowite koszty zakupu sprzętu, a nie jego amortyzacja.

W przypadku zakupu sprzętu o wartości powyżej 25 000 EUR i nieprzekraczającej 134 000 EUR beneficjent musi otrzymać konkurencyjne oferty od co najmniej trzech dostawców i wybrać ofertę zapewniającą najkorzystniejszy stosunek ceny do jakości, przestrzegając zasad przejrzystości i równego traktowania potencjalnych wykonawców oraz dokładając starań, aby uniknąć konfliktów interesów. W przypadku zakupu sprzętu o wartości powyżej 134 000 EUR będą miały zastosowanie regulacje krajowe. Beneficjenci nie mogą podzielić zakupu wyposażenia na mniejsze zamówienia o wartości poniżej progu.

Wnioskodawcy powinni być świadomi faktu, że zamawianie i dostarczanie sprzętu dla instytucji z kraju partnerskiego często stanowi złożoną procedurę i należy wziąć to pod uwagę na etapie planowania.

Podwykonawstwo

Podwykonawstwo jest przewidziane na potrzeby realizacji konkretnych i wykonywanych w określonym terminie zadań związanych z projektem, których członkowie konsorcjum nie mogą wykonać sami. Obejmuje ono ekspertów prowadzących działalność na własny rachunek / niezależnych ekspertów. Zlecanie zadań podwykonawcom będącym instytucjami zewnętrznymi powinno być sporadyczne. Konsorcjum powinno dysponować określonymi kompetencjami i szczególną wiedzą fachową, które są niezbędne do osiągnięcia celów projektu i powinny decydować o składzie konsorcjum. W związku z tym podwykonawstwo w odniesieniu do zadań związanych z zarządzaniem projektem jest niedozwolone.

Typowymi działaniami, które można zlecić podwykonawcom (pod warunkiem że nie realizują ich pracownicy instytucji będących beneficjentami), są:

  • działania ewaluacyjne i kontrole;
  • kursy informatyczne;
  • kursy językowe;
  • działania z zakresu drukowania, publikowania i upowszechniania;
  • usługi tłumaczeniowe;
  • projektowanie i prowadzenie stron internetowych.

We wszystkich przypadkach we wniosku należy wskazać zadania będące przedmiotem podwykonawstwa (w oparciu o stosowne informacje potwierdzające wraz z wyraźnym uzasadnieniem, dlaczego beneficjent nie może wykonać danego zadania), a do budżetu należy wpisać szacowane kwoty. Podwykonawstwo nieprzewidziane wstępnie w budżecie będzie wymagało uprzedniej pisemnej zgody Agencji podczas realizacji projektu.

W przypadku podwykonawstwa o wartości ponad 25 000 EUR i poniżej 134 000 EUR beneficjent musi otrzymać konkurencyjne oferty od co najmniej trzech dostawców i wybrać ofertę zapewniającą najkorzystniejszy stosunek ceny do jakości, postępując zgodnie z zasadami przejrzystości i równego traktowania potencjalnych wykonawców oraz dokładając starań, aby uniknąć konfliktu interesów. W przypadku zakupu sprzętu o wartości powyżej 134 000 EUR będą miały zastosowanie regulacje krajowe. Beneficjenci nie mogą podzielić zakupu usług na mniejsze zamówienia o wartości poniżej progu.

Podwykonawstwo musi odbywać się na podstawie umowy, w której należy określić konkretne wykonywane zadania oraz okres jej obowiązywania. Wspomniana umowa musi zawierać datę, numer projektu i podpisy obu stron.

Pracownicy współbeneficjentów nie mogą pracować jako podwykonawcy na rzecz projektu.

Faktyczne koszty podróży i koszty pobytu związane z podwykonawcami usług należy zadeklarować w ramach pozycji budżetowej podwykonawstwa, uzasadnić i udokumentować.

2. Sprawozdawczość finansowa i obliczenie ostatecznej wysokości dofinansowania

W odniesieniu do każdego projektu przewidywany budżet określa się w umowie finansowej i należy z niego korzystać zgodnie z postanowieniami tej umowy. W projektach można zwiększać kwoty w poszczególnych pozycjach budżetowych o maksymalnie 10% poprzez przenoszenie ich z innej pozycji budżetu bez uprzedniego zatwierdzenia, nawet jeżeli zwiększone kwoty przewyższają maksymalne pułapy dotyczące pracowników, sprzętu i podwykonawstwa.

Wnioski o zwiększenie pozycji budżetowej o ponad 10% należy składać do Agencji w formie pisemnej, a ich skutkiem będzie zmiana w umowie. Jeżeli w wyniku zwiększenia przekroczono maksymalne pułapy dotyczące kosztów osobowych, kosztów wyposażenia i podwykonawstwa, wniosek nie zostanie przyjęty.

Na etapie sprawozdawczości Agencja Wykonawcza zwraca się do partnerów o dostarczenie informacji na temat przyznanego współfinansowania do celów statystycznych.

Koszty osobowe

Do celów oceny finansowej lub audytu beneficjenci muszą być w stanie uzasadnić/udowodnić:

  • istnienie formalnej umowy między pracownikiem a pracodawcą;
  • możliwość wskazania i weryfikacji deklarowanego nakładu pracy. Wymagane są dowody potwierdzające wykonanie pracy oraz czas poświęcony na realizację projektu (np. listy obecności, wymierne rezultaty / produkty, obowiązkowe karty ewidencji czasu pracy);
  • nie jest wymagane żadne uzasadnienie poziomu wydatków.

Na etapie sprawozdawczości finansowej do rachunków w ramach projektu należy dołączyć należycie wypełnioną umowę z każdym pracownikiem zaangażowanym w ramach projektu, a koordynator musi ją przechowywać jako dokument potwierdzający. Umowy te muszą być podpisane przez zainteresowaną osobę, a następnie podpisane przez osobę odpowiedzialną (np. dziekana) z instytucji, w której zainteresowana osoba jest normalnie zatrudniona, i opatrzone jej pieczęcią. W przypadku pracowników wykonujących zadania różnych kategorii należy podpisać osobną umowę w odniesieniu do każdego rodzaju działania.

Ponadto do każdej umowy z pracownikiem należy dołączać kartę ewidencji czasu pracy. Musi ona wskazywać:

  • termin świadczenia usługi;
  • liczbę dni przepracowanych w tym terminie;
  • wykonane zadania (krótki opis) w odniesieniu do planu działań.

Te rozliczenia czasu pracy muszą być podpisane przez osobę zainteresowaną oraz przez osobę odpowiedzialną z instytucji, w której zainteresowana osoba jest normalnie zatrudniona. Nie należy przesyłać dokumentów potwierdzających razem ze sprawozdaniem finansowym na zakończenie projektu. Umowy z pracownikami (wraz z potwierdzającymi kartami ewidencji czasu pracy) należy jednak przechowywać razem z rachunkami w ramach projektu.

Na tym etapie Agencja Wykonawcza sprawdza, czy zrealizowane działania są kwalifikowalne na podstawie raportu przesłanego przez koordynatora (zob. załącznik do umowy finansowej – „Sprawozdanie końcowe”). W razie wątpliwości dotyczących jakiegoś konkretnego punktu, Agencja może zwrócić się o przedłożenie wszystkich dokumentów potwierdzających.

Faktyczny wkład UE zostanie ponownie obliczony łącznie w odniesieniu do całego projektu przy zastosowaniu podejścia opartego na kosztach jednostkowych, na podstawie faktycznej liczby osób uczestniczących w mobilności. Wkład UE w koszty osobowe nie może przekraczać 110% kwoty bezwzględnej wskazanej w umowie finansowej lub zmianach w tej umowie.

Koszty podróży i pobytu

Do celów oceny finansowej lub audytu beneficjenci muszą być w stanie uzasadnić/udowodnić, że:

  • podróże są bezpośrednio związane z określonymi i wyraźnie identyfikowalnymi działaniami w projekcie;
  • podróże faktycznie miały miejsce (karta pokładowa, faktury za hotel, lista obecności itp.). Nie będzie wymagane uzasadnienie faktycznie poniesionych kosztów podróży i pobytu.

Na etapie sprawozdawczości finansowej do rachunków w ramach projektu należy dołączyć sprawozdanie z mobilności indywidualnej (ang. Individual Mobility Report) w odniesieniu do każdego wyjazdu, a koordynator musi je przechowywać jako dokument potwierdzający. Dokumentacja potwierdzająca musi zostać dołączona do każdego sprawozdania z wyjazdu, aby dowieść, że podróż faktycznie miała miejsce (np. bilety na podróż, karty pokładowe, faktury, pokwitowania, lista obecności). Udowodnienie faktycznych kosztów podróży nie będzie koniecznie.

Nie należy przesyłać dokumentów potwierdzających razem ze sprawozdaniem finansowym na zakończenie projektu. Sprawozdania z mobilności indywidualnej należy jednak przechowywać razem z rachunkami w ramach projektu.

Na tym etapie Agencja Wykonawcza sprawdza, czy zrealizowane działania są kwalifikowalne na podstawie raportu przesłanego przez koordynatora (zob. załącznik do umowy finansowej – „Sprawozdanie końcowe”). W razie wątpliwości dotyczących jakiegoś konkretnego punktu, Agencja może zwrócić się o przedłożenie wszystkich dokumentów potwierdzających.

Faktyczny wkład UE zostanie ponownie obliczony łącznie w odniesieniu do całego projektu przy zastosowaniu podejścia opartego na kosztach jednostkowych, na podstawie faktycznej liczby osób uczestniczących w mobilności. Wkład UE w koszty podróży i koszty pobytu nie może przekraczać 110% kwoty bezwzględnej wskazanej w umowie finansowej lub zmianach w tej umowie.

Sprzęt

Do celów oceny finansowej lub audytu beneficjenci muszą być w stanie uzasadnić/udowodnić następujące elementy:

  • możliwość wskazania i weryfikacji zadeklarowanych kosztów, w szczególności ich rejestracji w systemie księgowym beneficjenta;
  • prawidłowy rejestr sprzętu w wykazie wyposażenia danej instytucji.

Nie należy przesyłać dokumentów potwierdzających wraz ze sprawozdaniem finansowym. Wraz z rachunkami w ramach projektu należy jednak przechowywać następujące dokumenty:

  • fakturę(-y) za wszystkie zakupione elementy sprzętu (należy zauważyć, że formularzy zamówień, faktur pro forma, ofert i oszacowań nie uznaje się za dowody potwierdzające wydatki);
  • jeżeli przekroczony został próg 25 000 EUR – dokumentację dotyczącą postępowania o udzielenie zamówienia. W takich przypadkach beneficjenci nie mogą podzielić zakupu wyposażenia na mniejsze zamówienia.

Na etapie sprawozdawczości finansowej Agencja Wykonawcza uwzględnia wydatki na podstawie sprawozdań finansowych (wykazów wydatków) przesłanych przez koordynatora (zob. załącznik do umowy finansowej – „Sprawozdanie końcowe”). Agencja Wykonawcza szczegółowo zbada te wykazy w celu weryfikacji kwalifikowalności wydatków. W razie wątpliwości dotyczących jakiegoś konkretnego punktu, agencja może zwrócić się o przedłożenie wszystkich dokumentów potwierdzających.

Należy jednak zauważyć, że jeżeli całkowita wartość faktury wynosi ponad 25 000 EUR, wraz ze sprawozdaniem finansowym należy przesłać kopie (nie oryginały) faktury oraz porównywalnych ofert jako dokumenty potwierdzające. Na tym etapie kwalifikowalne koszty wyposażenia nie mogą przekraczać 110% kwoty bezwzględnej wskazanej w odniesieniu do sprzętu w umowie finansowej lub zmianach w tej umowie.

Podwykonawstwo

Do celów oceny finansowej lub audytu beneficjenci muszą być w stanie uzasadnić/udowodnić:

  • istnienie formalnej umowy;
  • możliwość wskazania i weryfikacji zadeklarowanych kosztów, w szczególności ich rejestracji w systemie księgowym beneficjenta.

Nie należy przesyłać dokumentów potwierdzających wraz ze sprawozdaniem finansowym. Wraz z rachunkami w ramach projektu należy jednak przechowywać następujące dokumenty:

  • faktury, umowy z podwykonawcami i wyciągi bankowe;
  • w przypadku wyjazdów podwykonawców usług – sprawozdania z indywidualnych wyjazdów (załącznik) razem ze wszystkimi kopiami biletów na podróż, kart pokładowych, faktur i pokwitowań, lub w przypadku podróży samochodem: kopię wewnętrznych przepisów dotyczących stawki zwrotu kosztów za kilometr. Celem dokumentacji potwierdzającej jest wykazanie faktycznie poniesionych kosztów podróży oraz faktu, że podróż faktycznie miała miejsce;
  • jeżeli przekroczony został próg 25 000 EUR – dokumentację dotyczącą postępowania o udzielenie zamówienia. W takich przypadkach beneficjenci nie mogą podzielić zakupu wyposażenia na mniejsze zamówienia.

Na etapie sprawozdawczości finansowej Agencja Wykonawcza uwzględnia wydatki na podstawie sprawozdań finansowych (wykazów wydatków) przesłanych przez koordynatora. Agencja Wykonawcza szczegółowo zbada te wykazy w celu weryfikacji kwalifikowalności wydatków. W razie wątpliwości dotyczących jakiegoś konkretnego punktu, agencja może zwrócić się o przedłożenie wszystkich dokumentów potwierdzających.

Należy jednak zauważyć, że jeżeli całkowita wartość umowy z podwykonawcą wynosi ponad 25 000 EUR, wraz ze sprawozdaniem finansowym należy przesłać kopie (nie oryginały) umowy z podwykonawcą, faktury oraz porównywalne oferty jako dokumenty potwierdzające. Na tym etapie kwalifikowalne koszty podwykonawstwa nie mogą przekraczać 110% kwoty bezwzględnej wskazanej w odniesieniu do podwykonawstwa w umowie finansowej lub zmianach w tej umowie.

Obliczenie ostatecznej wysokości dofinansowania

Na etapie sprawozdawczości, na zakończenie projektu, faktyczny wkład UE zostanie ponownie obliczony łącznie w odniesieniu do całego projektu przy zastosowaniu podejścia opartego na kosztach jednostkowych (w przypadku wynagrodzeń, podróży i kosztów pobytu) i kosztach rzeczywistych (w przypadku sprzętu i podwykonawstwa) na podstawie faktycznie zrealizowanych działań. Wkład UE w różne pozycje budżetowe nie może przekraczać 110% kwoty bezwzględnej wskazanej w umowie finansowej lub zmianach w tej umowie.

3. Inne istotne zasady i zalecenia

Umowa o partnerstwie

Partnerzy muszą uzgodnić szczegółowe warunki dotyczące realizacji projektu, które należy sformalizować poprzez zawarcie umowy o partnerstwie podpisanej na początku realizacji projektu.

Kopię umowy o partnerstwie należy dostarczyć Agencji Wykonawczej w ciągu 6 miesięcy od podpisania umowy finansowej.

Umowa o partnerstwie będzie musiała obejmować różne aspekty finansowe, techniczne i prawne związane z realizacją projektu, w tym:

  • rolę i obowiązki partnerów;
  • kwestie budżetowe (współfinansowanie, podział budżetu według działań i partnerów, warunki dotyczące przekazywania funduszy itp.);
  • politykę wynagrodzeń dla pracowników;
  • warunki zwrotu kosztów podróży i pobytu;
  • mechanizmy sprawozdawczości;
  • mechanizmy zarządzania konfliktami itp.

Struktura organizacji uczestniczących i jej modyfikowanie

Wszelkie proponowane modyfikacje dotyczące beneficjentów projektu wymagają zgłoszenia i uprzedniego zatwierdzenia przez Agencję Wykonawczą. W odniesieniu do różnych modyfikacji wprowadzanych w partnerstwie realizującym projekt wymagane jest spełnienie następujących wymogów:

  • dodanie współbeneficjenta wymaga upoważnienia podpisanego przez koordynatora i nowego współbeneficjenta oraz pism zatwierdzających od wszystkich innych współbeneficjentów, podpisanych przez przedstawiciela prawnego. Koordynator przekazuje te dokumenty wraz z wnioskiem;
  • rezygnacja współbeneficjenta wymaga pisemnego wyjaśnienia koordynatora i pisma o rezygnacji od rezygnującego współbeneficjenta, podpisanych przez przedstawiciela prawnego. Jeżeli minimalne wymogi dotyczące partnerstwa nie są już spełnione, Agencja Wykonawcza ds. Edukacji, Kultury i Sektora Audiowizualnego zastrzega sobie prawo do decydowania o kontynuacji umowy;
  • zmiany osób, z którymi kontaktuje się koordynator, wymagają pisemnego potwierdzenia podpisanego przez nową osobę kontaktową, przedstawiciela prawnego i poprzednią osobę, z którą kontaktował się koordynator.

Koszty niekwalifikowalne

Oprócz kosztów niekwalifikowalnych wymienionych w części C, w projektach budowania potencjału nie uważa się za kwalifikowalne następujących kosztów:

  • wyposażenie takie jak: meble, różnego rodzaju pojazdy silnikowe, sprzęt do celów badań i rozwoju, telefony, telefony komórkowe, systemy alarmowe i systemy antywłamaniowe;
  • koszty lokali (zakup, ogrzewanie, utrzymanie, naprawy itp.);
  • koszty związane z zakupem nieruchomości;
  • koszty amortyzacji.

Obowiązkowy audyt zewnętrzny (zaświadczenie audytora)

Sprawozdanie z audytu zewnętrznego (audyt typu II) w sprawie sprawozdania finansowego z akcji i rachunki stanowiące jego podstawę należy przesłać razem ze sprawozdaniem końcowym i wymaganymi dokumentami potwierdzającymi.

Celem audytu jest zagwarantowanie Agencji Wykonawczej wystarczającej pewności, że koszty i wpływy zostały zadeklarowane w końcowym sprawozdaniu finansowym zgodnie z właściwymi, prawnymi i finansowymi, postanowieniami umowy finansowej.

Każdy beneficjent może wybrać wykwalifikowanego audytora zewnętrznego, w tym swojego statutowego audytora zewnętrznego, pod warunkiem że spełnione są łącznie następujące wymogi:

  • audytor zewnętrzny musi być niezależny od beneficjenta;
  • audytor zewnętrzny musi być wykwalifikowany do przeprowadzania ustawowych badań dokumentów rachunkowych zgodnie z przepisami krajowymi wdrażającymi dyrektywę w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych lub jakimikolwiek przepisami Unii Europejskiej zastępującymi tę dyrektywę.

Beneficjent mający siedzibę w kraju trzecim musi spełniać wymogi równoważnych przepisów krajowych dotyczących dziedziny badania.

Dokumenty potwierdzające

Należy przesłać czytelne kopie (nie oryginały) dokumentów potwierdzających, jeżeli są wymagane. W razie wątpliwości dotyczących jakiegoś konkretnego punktu, agencja może zwrócić się o przedłożenie wszystkich dokumentów potwierdzających.

Składanie wymaganych dokumentów potwierdzających stanowi nieodłączną część uzgodnionych zobowiązań i nieprzedłożenie jednego dokumentu lub większej ich liczby może skutkować wnioskiem o zwrot odpowiednich wydatków.

Wraz ze sprawozdaniem końcowym należy przesłać kopie umów z podwykonawcami i faktury o wartości przekraczającej 25 000 EUR.

Należy uzyskać oferty od co najmniej trzech dostawców w odniesieniu do zakupu wszelkiego sprzętu i usług o wartości przekraczającej 25 000 EUR, niezależnie od pozycji budżetowej.