Inhoudstafel
Zoeken in de gids

Capaciteitsopbouw op het gebied van hoger onderwijs

1. Verduidelijking over de reikwijdte van de EU-subsidie

Personeelskosten

De kandidaat maakt een raming van de werklast voor het personeel op basis van de desbetreffende personeelscategorie en het aantal dagen dat aan het project zal worden besteed, in verhouding tot de activiteiten, het werkplan en de voorziene uitkomsten en resultaten. Werkdagen kunnen ook tijdens het weekeinde of op wettelijk vastgelegde of officiële feestdagen vallen. In de raming van het budget worden per persoon niet meer dan 20 werkdagen per maand of 240 werkdagen per jaar meegerekend. De raming van het budget vloeit voort uit de toepassing van de tegemoetkoming in de eenheidskost voor personeel in het kader van Erasmus+. Zij staat los van de bepalingen inzake daadwerkelijke vergoeding die zullen worden vastgesteld in de partnerschapsovereenkomst en uitgevoerd door de begunstigden.

Het profiel van het personeel dat betrokken is bij capaciteitsopbouwprojecten wordt onderverdeeld in vier categorieën:

  1. Managers (personeelscategorie 1) (waaronder wetgevers, hoge ambtenaren en managers) voeren belangrijke beheersactiviteiten uit die verband houden met het bestuur en de coördinatie van de projectactiviteiten.
  2. Onderzoekers, docenten en opleiders (personeelscategorie 2) voeren doorgaans academische activiteiten uit in verband met de ontwikkeling van curricula/opleidingsprogramma's, de ontwikkeling en aanpassing van didactisch/opleidingsmateriaal, het voorbereiden en geven van cursussen of opleidingen.
  3. Technisch personeel (personeelscategorie 3) (waaronder specialisten en lagere functies) voert technische taken uit, zoals boekhouding en vertaalwerkzaamheden. Externe vertaaldiensten en externe taalcursussen die worden uitbesteed en worden aangeboden door niet-consortiumleden, moeten worden gerangschikt onder "uitbestedingskosten".
  4. Administratief medewerkers (personeelscategorie 4) (waaronder kantoorpersoneel en klantenbedienend personeel) voert administratieve taken uit, zoals secretariaatstaken.

Bepalingen inzake daadwerkelijke vergoeding van personeel dat betrokken is bij het project moeten gezamenlijk worden vastgesteld door de deelnemende organisaties en goedgekeurd door de managers die verantwoordelijk zijn voor hun tewerkstelling en zullen deel uitmaken van de door de partners bij aanvang van het project te ondertekenen partnerschapsovereenkomst.

Reiskosten – Personeel

Elke personeelscategorie (bijvoorbeeld managers, onderzoekers/docenten/opleiders, technisch en administratief personeel) met een officieel contract van de begunstigde instellingen die bij het project betrokken is, mag gebruikmaken van financiële steun voor reis- en verblijfkosten, mits die direct verband houden met het verwezenlijken van de projectdoelstellingen.

Reizen zijn bestemd voor de volgende activiteiten:

  • onderwijs- en opleidingsopdrachten;
  • opleiding en bijscholing (alleen subsidiabel voor personeel uit partnerlanden);
  • het bijwerken van programma's en opleidingen;
  • praktijkstages bij ondernemingen, in sectoren en instellingen (alleen subsidiabel voor personeel uit partnerlanden);
  • bijeenkomsten voor het projectbeheer (bijvoorbeeld met het oog op beheer, coördinatie, planning, toezicht en kwaliteitscontrole);
  • workshops en bezoeken voor het verspreiden van de resultaten.

De duur van dergelijke reizen mag niet meer bedragen dan drie maanden.

Reiskosten – Studenten

Studenten (korte cyclus, eerste cyclus (bachelorgraad of gelijkwaardig), tweede cyclus (mastergraad of gelijkwaardig) en derde cyclus) die zijn ingeschreven aan een van de begunstigde instellingen, kunnen gebruikmaken van financiële steun voor reis- en verblijfkosten, mits die het verwezenlijken van de projectdoelstellingen ondersteunen. Reizen voor studenten moeten plaatsvinden bij een deelnemende organisatie of bij een andere organisatie onder toezicht van een deelnemende organisatie.

Ze zijn vooral gericht op studenten uit partnerlanden en zijn bestemd voor de volgende activiteiten:

Activiteit

Duur

  • Studieperioden bij een instelling van een partnerland;
  • Studieperioden bij een instelling van een programmaland (alleen voor studenten uit partnerlanden);
  • Deelname aan intensieve cursussen in een instelling van een programma- of partnerland;
  • Praktijkstages, stages bij ondernemingen, in sectoren of instellingen in een partnerland;
  • Praktijkstages, stages bij ondernemingen, in sectoren of instellingen in een programmaland (alleen voor studenten uit partnerlanden).

minimaal 2 weken – maximaal 3 maanden

  • Deelname aan activiteiten van korte duur voor het projectbeheer (stuurgroepen, coördinatievergaderingen, kwaliteitscontrole enzovoort).

maximaal 1 week

Indien de student in kwestie andere activiteiten wil gaan uitvoeren dan die welke hierboven beschreven zijn, is voorafgaande toestemming van het Uitvoerend Agentschap vereist.

Uitrusting

De EU-subsidie kan worden gebruikt om de aanschaf van uitrusting te ondersteunen. Alleen de aanschaf van uitrusting die direct in verband staat met de projectdoelstellingen kan worden beschouwd als subsidiabel. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om (e-)boeken en tijdschriften, faxapparaten, kopieermachines, computers en randapparatuur (inclusief notebooks/laptops en tablets), software, machines en uitrusting voor didactische doeleinden, laboratoriummateriaal (didactische doeleinden), videoprojectors (hardware) en videopresentaties (software), televisietoestellen, installatie van communicatielijnen voor internetverbinding, toegang tot databanken (bibliotheken en elektronische bibliotheken buiten het partnerschap) en clouds, kosten voor onderhoud van uitrusting, verzekeringen, vervoer en installatie.

De uitrusting is uitsluitend bestemd voor de instellingen voor hoger onderwijs van partnerlanden die in het partnerschap zijn opgenomen en moet daar zo snel als praktisch mogelijk worden geïnstalleerd. De uitrusting moet worden opgenomen in de inventaris van de instelling waar ze is geïnstalleerd. Dit instituut is de enige eigenaar van de uitrusting.

  • De uitrusting moet bijdragen aan het verwezenlijken van de projectdoelstellingen en moet daarom aan het begin van de projectuitvoeringsperiode worden aangeschaft en normaliter niet later dan 12 maanden vóór het einde van het project.
  • In geen geval mag de uitrusting worden aangeschaft voor een instelling/organisatie van een programmaland of voor andere instellingen van de partnerlanden dan IHO's.
  • Het huren van uitrusting kan als subsidiabel worden beschouwd, maar alleen in uitzonderlijke en naar behoren gemotiveerde omstandigheden en op voorwaarde dat de huur niet doorloopt na beëindiging van de subsidieovereenkomst.
  • Gezien de bijzondere aard van de capaciteitsopbouwactie uit hoofde van het Erasmus+-programma, wordt rekening gehouden met de volledige kosten voor de aanschaf van de uitrusting en niet met de afschrijvingskosten ervan.

Ingeval voor meer dan 25 000 EUR en minder dan 134 000 EUR aan uitrusting wordt aangekocht, moeten de begunstigden concurrerende inschrijvingen ontvangen van ten minste drie leveranciers en de opdracht gunnen aan de leverancier met de uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving, met inachtneming van de beginselen van transparantie en gelijke behandeling van de potentiële contractanten en moeten zij er tevens voor zorgen dat belangenconflicten worden vermeden. Op het aankopen van uitrusting voor meer dan 134 000 EUR is nationale wetgeving van toepassing. De begunstigden mogen de aankoop van uitrusting niet opsplitsen in kleinere contracten van een lager bedrag.

De aanvragers moeten zich ervan bewust zijn dat de aankoop en levering van uitrusting aan instellingen in partnerlanden vaak een behoorlijk complexe procedure is en hiermee moet rekening worden gehouden in de planningsfase.

Uitbesteding

Uitbesteding is bestemd voor specifieke, tijdgebonden taken in verband met het project die niet kunnen worden uitgevoerd door de consortiumleden zelf. Het gaat hierbij onder meer om zelfstandige/freelance deskundigen. Uitbesteding aan externe organen mag slechts zeer incidenteel plaatsvinden. De specifieke competenties en bijzondere deskundigheid die vereist zijn om de doelstellingen van het project te behalen, moeten in het consortium aanwezig zijn en de samenstelling ervan bepalen. Derhalve is het uitbesteden van taken in verband met het projectbeheer niet toegestaan.

Voorbeelden van activiteiten die uitbesteed kunnen worden (op voorwaarde dat zij niet worden uitgevoerd door personeel van de begunstigden), zijn:

  • evaluatie- en auditactiviteiten
  • IT-cursussen
  • taalcursussen
  • activiteiten in verband met drukken, publiceren en verspreiden
  • vertaaldiensten
  • webontwerp en onderhoud

In alle gevallen moeten de uit te besteden taken in het voorstel worden vastgesteld (op basis van relevante informatie ter staving, samen met duidelijke redenen waarom de taak niet kan worden uitgevoerd door de begunstigden) en moet het geraamde bedrag in het budget worden opgenomen. Voor uitbesteding die oorspronkelijk niet is voorzien in het budget moet voorafgaand schriftelijk toestemming worden gegeven door het Agentschap tijdens de projectuitvoering.

Ingeval voor meer dan 25 000 EUR en minder dan 134 000 EUR wordt uitbesteed, moeten de begunstigden concurrerende inschrijvingen ontvangen van ten minste drie leveranciers en de opdracht gunnen aan de leverancier met de uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving, met inachtneming van de beginselen van transparantie en gelijke behandeling van potentiële contractanten en moeten zij er tevens voor zorgen dat belangenconflicten worden vermeden. Op het aankopen [van uitrusting] voor meer dan 134 000 EUR is nationale wetgeving van toepassing. De begunstigden mogen de aankoop van diensten niet opsplitsen in kleinere contracten van een lager bedrag.

Uitbesteding moet plaatsvinden op basis van een contract, dat een beschrijving van de specifieke opdracht die wordt uitgevoerd en de duur ervan moet bevatten, alsmede een datum, projectnummer en de handtekening van beide partijen.

Personeelsleden van medebegunstigden mogen niet als contractant werken voor het project.

De werkelijke reis- en verblijfkosten van dienstverleners aan wie wordt uitbesteed, moeten worden aangegeven onder het begrotingsonderdeel voor uitbesteding en moeten worden gemotiveerd en gedocumenteerd.

2. Financiële verslaglegging en definitieve berekening van de subsidie

Het voorziene budget moet voor elk project in de subsidieovereenkomst worden vastgesteld en moet worden gebruikt in overeenstemming met de bepalingen daarvan. Onderdelen van de projectbegroting mogen zonder voorafgaande goedkeuring tot maximaal 10 % worden verhoogd door middel van overdracht van andere begrotingsonderdelen, zelfs als het verhoogde bedrag hoger is dan de maximumplafonds voor personeelskosten of kosten voor uitrusting en uitbesteding.

Verzoeken om begrotingsonderdelen met meer dan 10 % te verhogen, moeten schriftelijk bij het Agentschap worden ingediend en leiden tot een wijziging. Indien de maximumplafonds voor personeelskosten of kosten voor uitrusting of uitbesteding als gevolg van de verhoging worden overschreden, wordt het verzoek niet aanvaard.

Bij de eindrapportage zal het Uitvoerend Agentschap de partners verzoeken om informatie over de verschafte medefinanciering aan te leveren voor statistische doeleinden.

Personeelkosten

Met het oog op financiële beoordelingen en/of audits moeten de begunstigden in staat zijn om het volgende te staven/bewijzen:

  • het bestaan van een formele contractuele relatie tussen de werknemer en de werkgever;
  • de opgegeven werklast kan worden geïdentificeerd en gecontroleerd. Bewijzen zijn vereist voor voltooiing van het werk en aan het project bestede tijd (bijvoorbeeld presentielijsten, tastbare resultaten/producten, verplichte arbeidstijdenoverzichten);
  • er wordt niet gevraagd het niveau van de uitgaven te motiveren.

Bij de financiële verslaglegging moet voor elke medewerker van het project een naar behoren ingevulde overeenkomst met betrekking tot personeelskosten worden toegevoegd aan de projectboekhouding en door de coördinator als bewijsstuk worden bewaard. De overeenkomsten moeten door de betrokken persoon worden ondertekend en vervolgens worden ondertekend en afgestempeld door de verantwoordelijke (bijvoorbeeld de decaan) van de instelling waar deze persoon gewoonlijk werkzaam is. In het geval van personeel dat taken van verschillende categorieën uitvoert, moet voor elke soort activiteit een aparte overeenkomst worden ondertekend.

Bovendien moeten arbeidstijdenoverzichten worden toegevoegd aan elke overeenkomst met betrekking tot personeelskosten. Daarop moet het volgende worden vermeld:

  • de datum van de geleverde dienst;
  • het aantal op deze data gewerkte dagen;
  • de uitgevoerde taken (korte beschrijving) met betrekking tot het activiteitenplan.

De arbeidstijdenoverzichten moeten door de betrokken persoon worden ondertekend en worden medeondertekend door de verantwoordelijke van de instelling waar deze persoon zijn werk gewoonlijk verricht. Aan het eind van het project moeten de bewijsstukken niet worden meegestuurd met het financiële verslag. De overeenkomsten met betrekking tot personeelskosten (met arbeidstijdenoverzichten ter staving) moeten wel bij de projectboekhouding worden bewaard.

In deze fase verifieert het Uitvoerend Agentschap of de uitgevoerde activiteiten subsidiabel zijn op basis van het verslag dat wordt toegezonden door de coördinator (zie bijlage bij de subsidieovereenkomst - "Eindrapportage"). Indien er twijfels zijn over een specifiek punt kan het Agentschap verzoeken alle bewijsstukken door te sturen.

De daadwerkelijke EU-bijdrage wordt globaal herberekend voor het totale project, waarbij wordt uitgegaan van de eenheidskost, op basis van het daadwerkelijk ingezette personeel. De EU-bijdrage in de personeelskosten kan niet meer bedragen dan 110 % van het in de subsidieovereenkomst of in de wijzigingen daarop aangegeven absolute bedrag.

Reis- en verblijfkosten

Met het oog op financiële beoordelingen en/of audits moeten de begunstigden in staat zijn om het volgende te staven/bewijzen:

  • de reizen houden direct verband met specifieke en duidelijk te identificeren activiteiten in verband met het project;
  • de reizen hebben daadwerkelijk plaatsgevonden (instapkaart, hotelrekeningen, presentielijst enzovoort). Er wordt niet verzocht de daadwerkelijke reis- en verblijfkosten te motiveren.

Bij de financiële verslaglegging moet voor elke reis een individueel mobiliteitsverslag aan de projectboekhouding worden toegevoegd en door de coördinator als bewijsstuk worden bewaard. Bij elk mobiliteitsverslag moeten bewijsstukken worden gevoegd om aan te tonen dat de reis daadwerkelijk heeft plaatsgevonden (bijvoorbeeld vervoersbewijzen, instapkaarten, facturen, kwitanties, presentielijst). Het is niet nodig om de werkelijke kosten van de reis te bewijzen.

Aan het eind van het project moeten de bewijsstukken niet worden meegestuurd met het financiële verslag. De individuele mobiliteitsverslagen moeten wel bij de projectboekhouding worden bewaard.

In deze fase verifieert het Uitvoerend Agentschap of de uitgevoerde activiteiten subsidiabel zijn op basis van het verslag dat wordt toegezonden door de coördinator (zie bijlage bij de subsidieovereenkomst - "Eindrapportage"). Indien er twijfels zijn over een specifiek punt kan het Agentschap verzoeken alle bewijsstukken door te sturen.

De daadwerkelijke EU-bijdrage wordt globaal herberekend voor het totale project, waarbij wordt uitgegaan van de eenheidskost, op basis van het daadwerkelijk ingezette personeel. De EU-bijdrage in de reis- en verblijfkosten kan niet meer bedragen dan 110 % van het in de subsidieovereenkomst of in de wijzigingen daarop aangegeven absolute bedrag.

Uitrusting

Met het oog op financiële beoordelingen en/of audits moeten de begunstigden in staat zijn om de volgende elementen te staven/bewijzen:

  • de opgegeven kosten kunnen worden geïdentificeerd en gecontroleerd en zijn met name in het boekhoudsysteem van de begunstigde opgenomen;
  • de uitrusting wordt naar behoren opgenomen in de inventaris van de betrokken instelling.

De bewijsstukken moeten niet worden meegestuurd met het financiële verslag. Het volgende moet wel bij de projectboekhouding worden bewaard:

  • factu(u)r(en) voor alle aangekochte uitrusting (opgelet: bestelbonnen, pro-formafacturen, prijsopgaven of ramingen worden niet beschouwd als uitgavenbewijs);
  • wanneer de drempelwaarde van 25 000 EUR wordt overschreden, documentatie over de aanbestedingsprocedures. In dergelijke gevallen mogen de begunstigden de aankoop van uitrusting niet opsplitsen in kleinere contracten met lagere afzonderlijke bedragen.

Bij de financiële verslaglegging neemt het Uitvoerend Agentschap kennis van de uitgaven op basis van de financiële staten (lijsten van de uitgaven), die worden toegezonden door de coördinator (zie bijlage bij de subsidieovereenkomst - "Eindrapportage"). Het Uitvoerend Agentschap zal deze lijsten nauwkeurig onderzoeken om de subsidiabiliteit van de uitgaven te verifiëren. Indien er twijfels zijn over een specifiek punt kan het Agentschap verzoeken alle bewijsstukken door te sturen.

Wij maken u er echter op attent dat wanneer de totale waarde van de factuur meer dan 25 000 EUR bedraagt, kopieën (niet de originelen) van de factuur en de vergelijkbare prijsopgaven als bewijsstuk met het financiële verslag moeten worden meegestuurd. In deze fase kunnen de subsidiabele kosten voor uitrusting niet meer bedragen dan 110 % van het in de subsidieovereenkomst of in de wijzigingen daarop voor uitrusting aangegeven absolute bedrag.

Uitbesteding

Met het oog op financiële beoordelingen en/of audits moeten de begunstigden in staat zijn om het volgende te staven/bewijzen:

  • het bestaan van een formeel contract;
  • de opgegeven kosten kunnen worden geïdentificeerd en gecontroleerd en zijn met name in het boekhoudsysteem van de begunstigde opgenomen.

De bewijsstukken moeten niet worden meegestuurd met het financiële verslag. Het volgende moet wel bij de projectboekhouding worden bewaard:

  • facturen, contracten voor uitbesteding en bankafschriften;
  • In het geval van reizen van dienstverleners aan wie wordt uitbesteed, individuele reisverslagen (bijlage) samen met kopieën van alle vervoersbewijzen, instapkaarten, facturen en kwitanties, of voor autoreizen een kopie van de interne regeling met betrekking tot de kilometervergoeding. De bewijsstukken dienen om de werkelijke reiskosten aan te tonen en om te bewijzen dat de reis daadwerkelijk heeft plaatsgevonden;
  • wanneer de drempelwaarde van 25 000 EUR wordt overschreden, documentatie over de aanbestedingsprocedures. In dergelijke gevallen mogen de begunstigden de aankoop [van uitrusting] niet opsplitsen in kleinere contracten met lagere afzonderlijke bedragen.

Bij de financiële verslaglegging neemt het Uitvoerend Agentschap kennis van de uitgaven op basis van de financiële staten (lijsten van de uitgaven), die worden toegezonden door de coördinator. Het Uitvoerend Agentschap zal deze lijsten nauwkeurig onderzoeken om de subsidiabiliteit van de uitgaven te verifiëren. Indien er twijfels zijn over een specifiek punt kan het Agentschap verzoeken alle bewijsstukken door te sturen.

Wij maken u er echter op attent dat wanneer het totaalbedrag van het contract voor uitbesteding meer dan 25 000 EUR bedraagt, kopieën (niet de originelen) van het contract voor uitbesteding, de factuur en de vergelijkbare prijsopgaven als bewijsstuk met het financiële verslag moeten worden meegestuurd. In deze fase kunnen de subsidiabele uitbestedingskosten niet meer bedragen dan 110 % van het in de subsidieovereenkomst of in de wijzigingen daarop voor uitbestedingskosten aangegeven absolute bedrag.

Definitieve berekening van de subsidie

Bij de verslaglegging aan het eind van het project wordt de daadwerkelijke EU-bijdrage globaal herberekend voor het totale project, waarbij wordt uitgegaan van de eenheidskost (voor salaris-, reis- en verblijfkosten) en van de werkelijke kosten (voor uitrusting en uitbesteding), op basis van de daadwerkelijk uitgevoerde activiteiten. De EU-bijdrage in de verschillende begrotingsonderdelen kan niet meer bedragen dan 110 % van het in de subsidieovereenkomst of in de wijzigingen daarop aangegeven absolute bedrag.

3. Andere belangrijke regels en aanbevelingen

Partnerschapsovereenkomst

De partners moeten het eens worden over de gedetailleerde uitvoeringsvoorwaarden van het project; deze moeten formeel worden gemaakt door middel van een partnerschapsovereenkomst, die bij aanvang van het project moet worden ondertekend.

Er moet een exemplaar van de partnerschapsovereenkomst worden verstrekt aan het Uitvoerend Agentschap binnen zes maanden na ondertekening van de subsidieovereenkomst.

Deze partnerschapsovereenkomst moet betrekking hebben op de verschillende financiële, technische en juridische aspecten in verband met de uitvoering van het project, met inbegrip van:

  • rollen en verantwoordelijkheden van de partners;
  • begrotingskwesties (medefinanciering, opsplitsing van het budget per activiteit en per partner, de voorwaarden voor de overdracht van middelen enzovoort);
  • beloningsbeleid voor personeelsleden;
  • voorwaarden voor de terugbetaling van reis- en verblijfkosten;
  • rapportagemechanismen;
  • mechanismen voor conflictbeheersing enzovoort.

Samenstelling en wijziging van de deelnemende organisaties

Elke voorgestelde wijziging met betrekking tot begunstigden van het project moet worden gemeld; daarbij is voorafgaande goedkeuring van het Uitvoerend Agentschap vereist. Voor de verschillende wijzigingen met betrekking tot het partnerschap van het project gelden de volgende vereisten:

  • voor toevoeging van een medebegunstigde is een volmacht vereist, die is ondertekend door de coördinator en de nieuwe medebegunstigde, en aanvaardingsbrieven van alle andere medebegunstigden, die zijn ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger. De coördinator moet deze samen met het verzoek toezenden;
  • voor uittreding van een medebegunstigde is een schriftelijke verklaring van de coördinator en een uittredingsbrief van de uittredende medebegunstigde vereist, ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger. Indien niet langer aan de minimumvereisten van het partnerschap wordt voldaan, behoudt het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur zich het recht voor een besluit te nemen over de voortzetting van de overeenkomst;
  • voor wijzigingen met betrekking tot de contactpersoon van de coördinator is een schriftelijke verklaring vereist die is ondertekend door de nieuwe contactpersoon, de wettelijke verantwoordelijke en de voormalige contactpersoon van de coördinator.

Niet-subsidiabele kosten

Naast de niet-subsidiabele kosten die in deel C worden opgesomd, worden de volgende kosten als niet-subsidiabel beschouwd voor capaciteitsopbouwprojecten:

  • uitrusting, zoals meubilair, motorvoertuigen van welke aard ook, uitrusting voor onderzoek en ontwikkeling, telefoons, mobiele telefoons, alarm- en antidiefstalsystemen;
  • kosten voor lokalen (aankoop, verwarming, onderhoud, herstellingen enzovoort);
  • kosten die verband houden met de aankoop van onroerend goed;
  • afschrijvingskosten.

Verplichte externe audit (auditcertificaat)

Een extern auditrapport (type II-audit) over het financiële verslag en de onderliggende rekeningen van de actie moet worden meegestuurd met het eindverslag en de vereiste bewijsstukken.

Het doel van de audit is het Uitvoerend Agentschap een redelijke zekerheid te verschaffen dat zowel de kosten als de ontvangsten in het financiële eindverslag zijn opgenomen in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke en financiële bepalingen van de subsidieovereenkomst.

Het staat de begunstigde vrij om een gekwalificeerde externe accountant te kiezen, met inbegrip van de wettelijk verplichte externe accountant, op voorwaarde dat deze voldoet aan de beide onderstaande eisen:

  • de externe accountant moet onafhankelijk zijn van de begunstigde;
  • de externe accountant moet gekwalificeerd zijn om de wettelijke controle van boekhoudbescheiden uit te voeren overeenkomstig de nationale wetgeving die de Richtlijn van de Raad betreffende de wettelijke controles van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen ten uitvoer legt of wetgeving van de Europese Unie die deze richtlijn vervangt.

Een begunstigde die in een derde land is gevestigd, moet gelijkwaardige nationale voorschriften op auditgebied naleven.

Bewijsstukken

Voor zover noodzakelijk moeten leesbare kopieën (niet de originelen) van de bewijsstukken worden toegezonden. Indien er twijfels zijn over een specifiek punt kan het Agentschap verzoeken alle bewijsstukken door te sturen.

Het indienen van de vereiste bewijsstukken maakt onlosmakelijk deel uit van de verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst en het niet indienen van een of meer documenten kan leiden tot een verzoek tot terugbetaling van de desbetreffende uitgaven.

Kopieën van de contracten voor uitbesteding en van de facturen van meer dan 25 000 EUR moeten met het eindverslag worden meegestuurd.

Voor iedere aankoop van uitrusting of van diensten van meer dan 25 000 EUR moet van ten minste drie leveranciers een prijsopgave worden verkregen, ongeacht het begrotingsonderdeel.