Werrej
Fittex fil-gwida

Bini tal-Kapaċità fil-qasam tal-edukazzjoni għolja

Kjarifiki fuq l-ambitu tal-għotja mill-ue

Spejjeż tal-persunal

L-applikant ser jistima l-volum ta' xogħol meħtieġ għall-persunal fuq il-bażi tal-kategorija tal-persunal ikkonċernat u l-għadd ta' ġranet li ser jitqattgħu fuq il-proġett, fir-rigward tal-attivitajiet, il-pjan ta' ħidma u l-ħruġ u r-riżultati previsti. Ġranet tax-xogħol jistgħu jinkludu tmiem il-ġimgħa, btajjel obbligatorji u bankarji. Għall-fini ta' stima tal-baġit, il-ġranet tax-xogħol għal kull individwu mhumiex sejrin jaqbżu l-20 jum fix-xahar jew 240 jum fis-sena. L-istima tal-baġit tirriżulta mill-applikazzjoni tal-ispejjeż għal kull unità tal-kontribuzzjoni tal-Erasmus+ għall-persunal. Hija indipendenti mill-modalitajiet ta' remunerazzjoni proprji li ser jiġu ddefiniti fil-ftehim ta' sħubija u implimentati mill-benefiċjarji.

Il-profil tal-persunal involut fil-proġetti ta' bini tal-kapaċità huwa mqassam f'erba' kategoriji:

  • Maniġers (kategorija tal-persunal 1) (inklużi leġiżlaturi, uffiċjali għolja u maniġers) iwettqu l-ogħla attivitajiet maniġerjali marbutin mal-amministrazzjoni u l-koordinazzjoni tal-attivitajiet tal-proġett.
  • Riċerkaturi, għalliema u ħarrieġa (RTT) (kategorija tal-persunal 2) tipikament iwettqu attivitajiet akkademiċi marbutin mal-iżvilupp tal-programm ta' taħriġ/kurrikulu, l-iżvilupp u l-adattament ta' materjal ta' tagħlim/taħriġ, it-tħejjija u t-tagħlim ta' korsijiet jew taħriġ.
  • Persunal tekniku (kategorija tal-persunal 3) (inklużi tekniċi u professjonisti assoċjati) iwettaq kompiti tekniċi bħal żamma tal-kotba, kontabilità, attivitajiet ta' traduzzjoni. Servizzi esterni tat-traduzzjoni u korsijiet esterni fil-lingwa pprovduti minn membri mhux tal-konsorzju sottokuntrattati għandhom jiġu kklassifikati bħala "Spejjeż ta' sottokuntrattar".
  • Persunal amministrattiv (kategorija tal-persunal 4) (inklużi skrivani tal-uffiċċju u tas-servizz tal-klijenti) iwettaq kompiti amministrattivi bħal dmirijiet segretarjali.

Modalitajiet ta' remunerazzjoni proprji tal-persunal involut fil-proġett ser jiġu ddefiniti b'mod konġunt mill-organizzazzjonijiet parteċipanti, approvati mill-maniġers responsabbli għall-impjieg tagħhom u ser ikunu parti mill-ftehim ta' sħubija li għandu jiġi ffirmat bejn is-sieħba fil-bidu tal-proġett.

Spejjeż tal-ivjaġġar - persunal

Kwalunkwe kategorija tal-persunal (eż. maniġers, RTT, persunal tekniku u amministrattiv) b'kuntratt uffiċjali fl-istituzzjonijiet benefiċjarji u involut fil-proġett tista' tibbenefika minn appoġġ finanzjarju għall-ivjaġġar u s-sussistenza, diment li dan ikun direttament meħtieġ għall-kisba tal-objettivi tal-proġett.

Il-vjaġġi huma previsti għall-attivitajiet li ġejjin:

  • Inkarigi ta' tagħlim/taħriġ;
  • Skopijiet ta' taħriġ u taħriġ mill-ġdid (eliġibbli biss għal persunal mill-Pajjiżi Sħab);
  • Aġġornament ta' programmi u korsijiet;
  • Kollokamenti prattiċi f'kumpaniji, industriji u istituzzjonijiet (eliġibbli biss għal persunal minn Pajjiżi Sħab);
  • Laqgħat relatati mal-ġestjoni tal-proġett (eż. għal ġestjoni, koordinazzjoni, ippjanar, sorveljanza u skopijiet ta' attivitajiet ta' kontroll tal-kwalità);
  • Sessjonijiet ta' ħidma u żjarat għal finijiet ta' tixrid tar-riżultati.

It-tul ta' dawn il-vjaġġi ma għandux jaqbeż massimu ta' tliet xhur.

spejjeż tal-ivjaġġar - studenti

Studenti (f'ċiklu qasir, l-ewwel ċiklu (Baċċellerat jew ekwivalenti), it-tieni ċiklu (Master jew ekwivalenti) u t-tielet ċiklu jew tad-dottorat) irreġistrati f'waħda mill-istituzzjonijiet benefiċjarji jistgħu jibbenefikaw minn appoġġ finanzjarju għall-ivjaġġar u s-sussistenza diment li dan l-appoġġ isostni l-kisba tal-objettivi tal-proġett. Il-vjaġġi għall-istudenti għandhom isiru f'organizzazzjoni parteċipanti jew f'organizzazzjoni oħra taħt is-superviżjoni ta' organizzazzjoni parteċipanti.

Normalment, għandhom ikunu mmirati għal studenti tal-Pajjiżi Sħab u maħsubin għall-attivitajiet li ġejjin:

Attività

Durata

  • Perjodi ta' studju f'istituzzjoni ta' Pajjiż Sieħeb;
  • Perjodi ta' studju f'istituzzjoni ta' Pajjiż tal-Programm (għal studenti minn Pajjiżi Sħab biss);
  • Parteċipazzjoni f'korsijiet intensivi organizzati f'istituzzjoni ta' Pajjiż tal-Programm jew Sieħeb;
  • Kollokamenti prattiċi, apprendistati f'kumpaniji, industriji jew istituzzjonijiet f'Pajjiż Sieħeb;
  • Kollokamenti prattiċi, apprendistati f'kumpaniji, industriji jew istituzzjonijiet f'Pajjiż tal-Programm (għal studenti minn Pajjiżi Sħab biss)

Minimu ġimgħatejn – Massimu tliet xhur

  • Parteċipazzjoni f'attivitajiet għal żmien qasir marbutin mal- ġestjoni tal-proġett (kumitati tat-tmexxija, laqgħat ta' koordinazzjoni, attivitajiet ta' kontroll tal-kwalità, eċċ.).

Massimu ta' ġimgħa

Hemm bżonn ta' awtorizzazzjoni minn qabel mill-Aġenzija Eżekuttiva jekk :

  • l-istudent ikkonċernat ikun beħsiebu jwettaq attivitajiet mhux deskritti hawn fuq;
  • L-istudenti jkunu mill-pajjiżi tal-Programm.

Tagħmir

L-għotja mill-UE tista' tintuża biex tappoġġja x-xiri ta' tagħmir. Huwa biss ix-xiri ta' tagħmir li huwa direttament rilevanti għall-objettivi tal-proġett li jista' jitqies bħala nefqa eliġibbli. Dan jista' jinkludi, pereżempju, kotba elettroniċi u rivisti, magni tal-faks, magni tal-fotokopji, kompjuters u periferali (inklużi notebooks/laptops u tablets), softwer, magni u tagħmir għal skopijiet ta' tagħlim, provvisti tal-laboratorju (skopijiet ta' tagħlim), vidjoprojetturi (ħardwer) u vidjopreżentazzjonijiet (softwer), settijiet tat-televixin, installar/twaqqif ta' linji ta' komunikazzjoni għall-konnessjoni mal-internet, aċċess għal databases (libreriji u libreriji elettroniċi barra mis-sħubija) u clouds, spejjeż ta' manutenzjoni tat-tagħmir, assigurazzjoni, trasport u installazzjoni.

It-tagħmir huwa maħsub b'mod esklussiv għall-Istituzzjonijiet ta' Edukazzjoni Għolja f'Pajjiżi Sħab li huma inklużi fis-sħubija fejn irid jiġi installat malajr kemm jista' jkun. It-tagħmir għandu jiġi rreġistrat fl-inventarju tal-istituzzjoni fejn ġie installat. Din l-istituzzjoni hija s-sid uniku ta' dan it-tagħmir.

  • It-tagħmir għandu jkun strumentali għall-objettivi tal-proġett u għalhekk għandu jinxtara fil-bidu tal-perjodu ta' implimentazzjoni tal-proġett u mhux aktar tard minn 12-il xahar qabel jintemm il-proġett.
  • Fl-ebda ċirkostanza ma jista' jinxtara tagħmir għal xi istituzzjoni/organizzazzjoni ta' Pajjiż tal-Programm jew għal istituzzjonijiet mhux tal-edukazzjoni għolja fil-Pajjiżi Sħab.
  • Il-kiri ta' tagħmir jista' jitqies eliġibbli, iżda biss f'ċirkustanzi eċċezzjonali u ġġustifikati kif xieraq u bil-kundizzjoni li ma jitkompliex wara li jintemm il-Ftehim tal-Għotja.
  • Minħabba n-natura partikolari tal-azzjoni tal-Bini tal-Kapaċità fil-programm Erasmus+, ser tiġi kkunsidrata l-ispiża totali tax-xiri tat-tagħmir u mhux id-deprezzament tat-tagħmir.

Fil-każ ta' xiri ta' tagħmir li jiswa iktar minn EUR 25,000 u inqas minn EUR 144,000, il-benefiċjarji jridu jiksbu offerti kompetittivi minn tal-inqas tliet fornituri u jżommu dik li toffri l-aħjar valur għall-flus, filwaqt li josservaw il-prinċipji ta' trasparenza u trattament indaqs ta' kuntratturi potenzjali u jieħdu ħsieb li jevitaw kunflitti ta' interessi. Għax-xiri ta' tagħmir ta' aktar minn EUR 144.000 se jkunu applikabbli leġiżlazzjonijiet nazzjonali. Il-benefiċjarji ma jistgħux jaqmsu x-xiri ta' tagħmir f'kuntratti iżgħar taħt il-limitu.

L-applikanti għandhom ikunu konxji tal-fatt li l-akkwist u t-twassil ta' tagħmir lil istituzzjonijiet ta' Pajjiżi Sħab spiss ikunu proċedura kemxejn kumplessa u dan għandu jittieħed b'kunsiderazzjoni fl-istadju ta' ppjanar.

Sottokuntrattar

Sottokuntrattar huwa maħsub għal kompiti speċifiċi marbuta biż-żmien relatati mal-proġett li ma jistgħux jitwettqu minn membru tal-konsorzju stess. Dan jinkludi esperti li jaħdmu għal rashom / freelance. Is-sottokuntrattar lil korpi esterni ma għandux iseħħ spiss. Il-kompetenzi speċifiċi u l-esperjenza partikolari meħtieġa biex jintlaħqu l-għanijiet tal-proġett għandha tinstab fil-konsorzju u għanda tiddetermina l-kompożizzjoni tiegħu. Għalhekk, mhuwiex permess isir sottokuntrattar għal kompiti relatati mal-ġestjoni tal-proġett.

L-attivitajiet tipiċi li jistgħu jiġu sottokuntrattati huma (diment li ma jitwettqux mill-persunal tal-benefiċjarji):

  • Attivitajiet ta' evalwazzjoni u awditjar
  • Korsijiet fl-informatika
  • Korsijiet fil-lingwa
  • Stampar, pubblikazzjoni u attivitajiet ta' tixrid
  • Servizzi ta' traduzzjoni
  • Tfassil u manutenzjoni tas-siti

Fil-każijiet kollha, kompiti li ser jiġu sottokuntrattati jridu jiġu identifikati fil-proposta (fuq il-bażi ta’ informazzjoni ta’ sostenn rilevanti, flimkien ma’ raġunijiet ċari rigward għaliex il-kompitu ma jistax jitwettaq mill-benefiċjarji) u l-ammont stmat imdaħħal fil-baġit. Is-sottokuntrattar inizjalment mhux previst fil-baġit ser ikun jeħtieġ approvazzjoni bil-miktub minn qabel mill-Aġenzija matul l-implimentazzjoni tal-proġett.

Fil-każ ta’ sottokuntrattar li jiswa iktar minn EUR 25,000 u inqas minn EUR144.000, il-benefiċjarji jridu jiksbu offerti kompetittivi minn tal-inqas tliet fornituri u jżommu dik li toffri l-aħjar valur għall-flus, filwaqt li josservaw il-prinċipji ta’ trasparenza u trattament indaqs ta’ kuntratturi potenzjali u jieħdu ħsieb li jevitaw kunflitti ta’ interessi. Għal sottokuntrattar ta’ aktar minn EUR 144.000 se jkunu applikabbli leġiżlazzjonijiet nazzjonali. Il-benefiċjarji ma jistgħux jaqmsu x-xiri ta’ servizzi f’kuntratti iżgħar taħt il-limitu.

Is-sottokuntrattar irid isir fuq il-bażi ta’ kuntratt, li għandu jiddeskrivi l-kompitu speċifiku li qiegħed jitwettaq u t-tul ta’ żmien tiegħu. Għandu jinkludi data, numru tal-proġett u l-firem taż-żewġ partijiet.

Membri tal-persunal ta’ kobenefiċarji mhumiex awtorizzati joperaw fil-kapaċità ta’ sottokuntrattar għall-proġett.

L-ispejjeż reali ta’ vjaġġar u l-ispejjeż ta’ akkomodazzjoni relatati ma’ fornituri ta’ servizzi sottokuntrattati jridu jiġu ddikjarati taħt l-intestatura tal-baġit ta’ sottokuntrattar u jiġu ġġustifikati u ddokumentati.

Rapportar finanzjarju u kalkolu finali tal-għotja

Għal kull proġett, il-baġit previst huwa stabbilit fil-Ftehim tal-Għotja u jrid jintuża skont id-dispożizzjonijiet inklużi fih. Il-proġetti jistgħu jżidu intestaturi tal-baġit, permezz ta’ trasferiment minn intestatura tal-baġit oħra, sa massimu ta’ 10% mingħajr awtorizzazzjoni minn qabel, anki jekk l-ammont jaqbeż il-limiti massimi għall-persunal, it-tagħmir u s-sottokuntrattar.

Talbiet biex jiżdiedu l-intestaturi tal-baġit b’iktar minn 10% għandhom jiġu ppreżentati bil-miktub lill-Aġenzija u ser iwasslu għal emenda. Jekk, b’konsegwenza taż-żieda, jinqabżu l-limiti massimi għall-ispejjeż tal-persunal, it-tagħmir u s-sottokuntrattar, it-talba mhijiex ser tiġi aċċettata.

Fl-istadju ta’ rapportar, l-Aġenzija Eżekuttiva ser titlob lis-sieħba sabiex jipprovdu informazzjoni dwar il-kofinanzjament ipprovdut għal skopijiet ta’ statistika.

Spejjeż tal-persunal

Għall-finijiet ta’ evalwazzjoni finanzjarja u/jew awditjar, il-benefiċjarji ser ikollom ikunu kapaċi jagħtu ġustifikazzjoni / prova ta’ dan li ġej:

  • l-eżistenza ta' relazzjoni kuntrattwali formali bejn l-impjegat u l-impjegatur.
  • il-volumi ta' xogħol iddikjarati huma identifikabbli u verifikabbli. Hemm bżonn tal-evidenza ta' xogħol komplut u żmien imqatta' fuq il-proġett (eż. listi ta' attendenza, riżultati / ħruġ tanġibbli, skedi ta' żmien obbligatorji);
  • mhi ser tintalab ebda ġustifikazzjoni biex tingħata prova tal-livell tal-ispejjeż.

Fl-istadju tar-rapportar finanzjarju, konvenzjoni tal-persunal mimlija kif suppost għal kull persuna involuta mill-proġett għandha tinhemeż mal-kontijiet tal-proġett u tinżamm mill-koordinatur bħala dokumenti ta’ sostenn. Il-konvenzjonijiet għandhom jiġu ffirmati mill-persuna kkonċernata, imbagħad iffirmati u ttimbrati mill-persuna responsabbli (eż. id-dekan) fl-istituzzjoni fejn din il-persuna normalment hi involuta. Għall-persunal li jwettaq kategoriji differenti ta’ kompiti, għandha tiġi ffirmata konvenzjoni separata għal kull tip ta’ attività.

Barra minn hekk, iridu jinhemżu skedi ta’ żmien ma’ kull konvenzjoni tal-persunal. Għandhom jindikaw:

  • id-data tas-servizz ipprovdut
  • in-numru ta’ ġranet maħdumin f’dawn id-dati
  • il-kompiti mwettqa (deskrizzjoni qasira) fir-rigward tal-pjan ta’ attività.

L-iskedi taż-żmien għandhom jiġu ffirmati mill-persuna kkonċernata u kontrofirmati mill-persuna responsabbli fl-istituzzjoni fejn din il-persuna normalment taħdem. Dokumenti ta’ sostenn ma għandhomx jintbagħtu mar-rapport finanzjarju fi tmiem il-proġett. Madankollu, il-konvenzjonijiet tal-persunal (bi skedi taż-żmien ta’ sostenn) għandhom jinżammu mal-kontijiet tal-proġett.

F’dan l-istadju, l-Aġenzija Eżekuttiva ser tivverifika l-eliġibilità tal-attivitajiet implimentati fuq il-bażi tar-rapport mibgħut mill-koordinatur (ara l-Anness tal-Ftehim tal-Għotja- “Rapport Finali”). Jekk hemm dubji dwar xi punt partikolari, l-Aġenzija tista’ titlob li jitressqu d-dokumenti ta’ sostenn kollha.

Il-kontribuzzjoni proprja tal-UE ser tiġi kkalkolata mill-ġdid b’mod globali għall-proġett ġenerali, billi jintuża l-approċċ tal-kost unitarju, fuq il-bażi tar-riżorsi umani propji mobilizzati. Il-kontribuzzjoni tal-UE għall-ispejjeż tal-persunal ma tistax taqbeż il-110% tal-ammont assolut indikat fil-ftehim tal-għotja jew l-emendi tiegħu.

Spejjeż tal-ivjaġġar u spejjeż tal-akkomodazzjoni

Għall-finijiet ta’ evalwazzjoni finanzjarja u/jew awditjar, il-benefiċjarji ser ikollom ikunu kapaċi jagħtu ġustifikazzjoni / prova ta’ dan li ġej:

  • il-vjaġġi huma direttament marbutin ma’ attivitajiet speċifiċi, identifikabbli biċ-ċar u relatati mal-proġett.
  • il-vjaġġi seħħew verament (biljett tal-ajruplan, fatturi tal-lukanda, lista ta’ attendenza, eċċ.). Mhi ser tintalab ebda ġustifikazzjoni fir-rigward tal-spejjeż proprji tal-ivjaġġar u l-ispejjeż tal-akkomodazzjoni.

Fl-istadju ta’ rapportar finanzjarju, għal kull vjaġġ, irid jinhemeż Rapport dwar il-Mobilità Individwali mal-kontijiet tal-proġett u jinżamm mill-koordinatur bħala dokumenti ta’ sostenn. Id-dokumentazzjoni ta’ sostenn trid tinhemeż ma’ kull rapport dwar il-mobilità sabiex turi l-fatt li l-vjaġġ verament seħħ (eż. biljetti tal-ivjaġġar, biljetti tal-ajruplani, fatturi, irċevuti, lista ta’ attendenza). Mhuwiex ser ikun hemm bżonn li tingħata prova tal-ispiża proprja tal-vjaġġi.

Dokumenti ta’ sostenn m’għandhomx jintbagħtu mar-rapport finanzjarju fi tmiem il-proġett. Madankollu, ir-Rapporti dwar il-Mobilità Individwali għandhom jinżammu mal-konitjiet tal-proġett.

F’dan l-istadju, l-Aġenzija Eżekuttiva ser tieħu nota tal-ispejjeż fuq il-bażi ta’ dikjarazzjonijiet finanzjarji (listi ta’ spejjeż) mibgħuta mill-koordinatur (ara l-Anness tal-Ftehim tal-Għotja-“Rapport Finali”). Jekk hemm dubji dwar xi punt partikolari, l-Aġenzija tista’ titlob li jitressqu d-dokumenti ta’ sostenn kollha.

Il-kontribuzzjoni proprja tal-UE ser tiġi kkalkolata mill-ġdid b’mod globali għall-proġett ġenerali, billi jintuża l-approċċ tal-kost unitarju, fuq il-bażi tar-riżorsi umani propji mobilizzati. Il-kontribuzzjoni tal-UE għall-ispejjeż tal-ivjaġġar u l-ispejjeż tal-akkomodazzjoni ma tistax taqbeż il-110% tal-ammont assolut indikat fil-ftehim tal-għotja jew l-emendi tiegħu.

Tagħmir

Għall-finijiet ta' kwalunkwe evalwazzjoni finanzjarja u/jew awditjar, il-benefiċjarji ser ikollhom ikunu kapaċi jagħtu ġustifikazzjoni / prova għall-elementi li ġejjin:

  • l-ispejjeż iddikjarati huma identifikabbli u verifikabbli, u b'mod partikolari huma rreġistrati fis-sistema ta' kontabilità tal-benefiċjarju.
  • it-tagħmir huwa rreġistrat kif suppost fl-inventarju tal-istituzzjoni kkonċernata.

Id-dokumenti ta' sostenn ma għandhomx jintbagħtu mad-dikjarazzjoni finanzjarja. Madankollu, dawn li ġejjin għandhom jinżammu mal-kontijiet tal-proġett:

  • Fattura/i għat-tagħmir kollu mixtri (jekk jogħġbok kun af li formoli ta' ordnijiet, fatturi proforma, kwotazzjonijiet jew stimi mhumiex meqjusin bħala provi ta' nefqa).
  • Meta jinqabeż il-limitu ta' EUR 25 000, dokumentazzjoni fuq il-proċeduri tal-offerti. F'każijiet bħal dawn, il-benefiċjarji ma jistgħux jaqsmu x-xirja tat-tagħmir f'kuntratti iżgħar b'ammonti individwali inqas.

Fl-istadju ta' rapportar finanzjarju, l-Aġenzija Eżekuttiva ser tieħu nota tal-ispejjeż fuq il-bażi ta' dikjarazzjonijiet finanzjarji (listi ta' spejjeż) mibgħuta mill-koordinatur (ara l-Anness tal-Ftehim tal-Għotja- "Rapport Finali"). Il-persunal tal-Aġenzija Eżekuttiva ser jeżamina dawn il-listi fid-dettall biex jivverifika l-eliġibbiltà tal-ispejjeż. Jekk hemm dubji fuq xi punt partikolari, l-Aġenzija tista' titlob sabiex jintbagħtu d-dokumenti ta' sostenn kollha.

Madankollu, jekk jogħġbok kun af li meta l-valur totali tal-fattura jammonta għal aktar minn EUR 25 000, il-kopji (mhux l-oriġinali) tal-fattura u l-offerti paragunabbli jridu jintbagħtu bħala dokumenti ta' sostenn mad-dikjarazzjoni finanzjarja. F'dan l-istadju, l-ispejjeż ta' tagħmir eliġibbli ma jistgħux jaqbżu l-110% tal-ammont assolut indikat għal tagħmir fil-ftehim tal-għotja jew l-emendi tiegħu.

Sottokuntrattar

Għall-finijiet ta' evalwazzjoni finanzjarja u/jew awditjar, il-benefiċjarji ser ikollom ikunu kapaċi jagħtu ġustifikazzjoni / prova ta' dan li ġej:

  • l-eżistenza ta' kuntratt formali.
  • l-ispejjeż iddikjarati huma identifikabbli u verifikabbli, b'mod partikolari fir-reġistrazzjoni fis-sistema kontabilistika tal-benefiċarju.

Id-dokumenti ta' sostenn ma għandhomx jintbagħtu mad-dikjarazzjoni finanzjarja. Madankollu, dawn li ġejjin għandhom jinżammu mal-kontijiet tal-proġett:

  • Fatturi, sottokuntratti u rendikonti tal-bank.
  • Fil-każ ta' attivitajiet tal-ivvjaġġar ta' fornitur ta' servizz ta' sottokuntrattat, rapporti tal-ivvjaġġar individwali (Anness) flimkien mal-kopji kollha tal-biljetti għall-ivvjaġġar, boarding passes, fatturi u rċevuti, jew għall-ivvjaġġar tal-karozzi, kopja tar-regolamenti interni dwar ir-rata ta' rimborż għal kull km. L-għan tad-dokumentazzjoni ta' sostenn huwa li juri l-ispiża attwali tal-ivvjaġġar u li l-vjaġġ fil-fatt seħħ.
  • Meta jinqabeż il-limitu ta' EUR 25 000, dokumentazzjoni fuq il-proċeduri tal-offerti. F'każijiet bħal dawn, il-benefiċjarji ma jistgħux jaqsmu x-xirja tat-tagħmir f'kuntratti iżgħar b'ammonti individwali inqas.

Fl-istadju tar-rapportar finanzjarju, l-Aġenzija Eżekuttiva ser tieħu nota tal-ispejjeż fuq il-bażi ta' dikjarazzjonijiet finanzjarji (listi ta' spejjeż) mibgħuta mill-koordinatur. L-Aġenzija Eżekuttiva ser teżamina dawn il-listi fid-dettall biex tivverifika l-eliġibbiltà tal-ispejjeż. Jekk hemm dubji fuq xi punt partikolari, l-Aġenzija tista' titlob sabiex jintbagħtu d-dokumenti ta' sostenn kollha.

Madankollu, jekk jogħġbok kun af li meta l-valur totali tal-ammonti tas-sottokuntratt jammonta għal aktar minn EUR 25,000, il-kopji (mhux l-oriġinali) tas-sottokuntratt, tal-irċevuti u l-offerti paragunabbli għandhom jintbagħtu bħala dokumenti ta' sostenn mad-dikjarazzjoni finanzjarja. F'dan l-istadju, l-ispejjeż tas-sottokuntrattar eliġibbli ma jistgħux jaqbżu l-110% tal-ammont assolut indikat għas-sottokuntrattar fil-Ftehim tal-Għotja jew l-emendi tiegħu.

Kalkolu finali tal-għotja

Fl-istadju tar-rappurtar, fi tmiem il-proġett, il-kontribuzzjoni attwali tal-UE ser tiġi kkalkolata b’mod globali mill-ġdid għall-proġett ġenerali, billi jintużaw l-approċċi tal-kost unitarju (għal salarji, vjaġġar u spejjeż ta’ akkomodazzjoni) u spejjeż reali (għal tagħmir u sottokuntrattar), fuq il-bażi tal-attivitajiet proprji mwettqa. Il-kontribuzzjoni tal-UE għall-intestaturi differenti tal-baġit ma tistax taqbeż il-110% tal-ammont assolut indikat fil-Ftehim tal-Għotja jew l-emendi tiegħu.

Regoli u rakkomandazzjonijiet importanti oħrajn

Ftehim ta' sħubija

Modalitajiet ta' implimentazzjoni dettaljati tal-proġett għandhomikunu miftiehma mis-sħab u formalizzati fi ftehim ta' sħubija li jiġi ffirmat fil-bidu tal-proġett.

Ser ikollha tiġi pprovduta kopja tal-ftehim ta' sħubija lill-Aġenzija Eżekuttiva fi żmien sitt xhur mill-firma tal-ftehim tal-għotja.

Dan il-ftehim tas-sħubija ser ikollu jkopri l-bosta aspetti finanzjarji, tekniċi u legali marbutin mal-implimentazzjoni tal-proġett, inklużi:

  • responsabilitajiet u rwoli tal-isħab;
  • kwistjonijiet tal-baġit (kofinanzjar, tqassim tal-baġit għal kull attività u sieħeb, modalitajiet tat-trasferiment ta’ fondi, eċċ.);
  • politika ta’ remunerazzjoni għall-persunal;
  • modalitajiet ta’ rimborż għal spejjeż tal-ivjaġġar u akkomodazzjoni;
  • mekkaniżmi tar-rapportar;
  • mekkaniżmi għall-ġestjoni tal-kunflitt, eċċ.

Kompożizzjoni u modifika tal-organizzazzjonijiet parteċipanti

Kwalunkwe modifika proposta fil-benefiċjajrji tal-proġett trid tiġi senjalata u teħtieġ l-approvazzjoni minn qabel tal-Aġenzija Eżekuttiva. Ir-rekwiżiti li ġejjin huma neċessarji għall-modifiki differenti fis-sħubija tal-proġett:

  • Iż-żieda ta’ kobenefiċjarju teħtieġ mandat iffirmat bejn il-koordinatur u l-kobenefiċjajru l-ġdid u ittri ta’ aċċettazzjoni mill-kobenefiċjarji l-oħrajn kollha ffirmati mir-rappreżentant legali. Dawn għandhom jintbagħtu mill-koordinatur mat-talba.
  • L-irtirar ta’ kobenefiċjarju jeħtieġ spjegazzjoni bil-miktub mill-koordinatur u ittra ta’ rtirar mill-kobenefiċjarju li qed jirtira, iffirmata mir-rappreżentant legali. Meta r-rekwiżiti minimi tas-sħubija ma jibqgħux issodisfati, l-Aġenzija Eżekuttiva għall-Edukazzjoni, l-Awdjoviżiv u l-Kultura tirriżerva d-dritt li tiddeċiedi fuq l-issoktar tal-ftehim.
  • Bidliet fil-persuna ta’ kuntatt għall-koordinatur jeħtieġu konferma ffirmata mill-persuna ta’ kuntatt il-ġdida, ir-rappreżentant legali u l-eks persuna ta’ kuntatt tal-koordinatur.

Spejjeż ineliġibbli

Minbarra l-lista spejjeż ineliġibbli skont il-Parti Ċ, l-ispejjeż li ġejjin ma għandhomx jitqiesu bħala eliġibbli għall-proġetti tal-bini tal-kapaċità:

  • tagħmir bħal: għamara, karozzi ta' kull xorta, tagħmir għal skopijiet ta' riċerka u żvilupp, telefons, telefons ċellulari, sistemi ta' twissija u sistemi kontra s-serq;
  • spejjeż tal-bini (xiri, tisħin, manutenzjoni, tiswijiet eċċ.).
  • spejjeż marbutin max-xiri ta' proprjetà immobbli;
  • spejjeż ta' deprezzament.

Awditjar estern obbligatorju (ċertifikat tal-awditjar)

Rapport tal-awditjar estern (tip II tal-awditjar) dwar id-dikjarazzjoni finanzjarja tal-azzjoni u l-kontijiet sottostanti jrid jintbagħat mar-Rapport Finali u d-dokumenti ta' sostenn meħtieġa.

L-iskop tal-awditjar huwa li jipprovdi lill-Aġenzija Eżekuttiva b'garanzija raġonevoli li l-ispejjeż kif ukoll l-introjtu ġew iddikjarati fir-Rapport Finanzjajru Finali skont id-dispożizzjonijiet legali u finanzjarji rilevanti tal-Ftehim tal-Għotja.

Kull benefiċjarju huwa liberu li jagħżel awditur estern kwalifikat, inkluż l-awditur estern statutorju tiegħu, diment li jkunu ssodisfati r-rekwiżiti kumulattivi li ġejjin:

  • l-awditur estern irid ikun indipendenti mill-benefiċjarju;
  • l-awditur estern iridu ikun ikkwalifikat biex iwettaq awditjar statutorju ta' dokumenti tal-kontabilità skont il-legiżlazzjoni nazzjonali li timplimenta d-Direttiva dwar l-awditjar statutorju tal-kontijiet annwali u l-kontijiet konsolidati jew kwalunkwe legiżlazzjoni tal-Unjoni Ewropea li tieħu post din id-Direttiva.

Benefiċjajru stabbilit f'pajjiż terz irid jikkonforma mar-regolamenti nazzjonali ekwivalenti fil-qasam tal-awditjar.

Dokumenti ta' sostenn

Meta jkun meħtieġ, il-kopji li jistgħu jinqraw b'mezzi ottiċi (mhux oriġinali) tad-dokumenti ta' sostenn iridu jintbagħtu. Jekk hemm dubji fuq xi punt partikolari, l-Aġenzija tista' titlob sabiex jintbagħtu d-dokumenti ta' sostenn kollha.

Is-sottomissjoni tad-dokumenti ta' sostenn meħtieġa hija parti integrali mill-obbligi tal-ftehim u n-nuqqas ta' sottomissjoni ta' dokument wieħed jew iktar jista' jwassal għal talba għal rimborż tal-ispejjeż korrispondenti.

Kopji ta' sottokuntratti u fatturi li jaqbżu l-EUR 25 000 iridu jintbagħtu mar-Rapport Finali.

Iridu jinkisbu kwotazzjonijiet minn tal-inqas tliet fornituri għax-xirjiet kollha ta' tagħmir u servizzi li jaqbżu l-EUR 25 000, irrispettivament mill-intestatura tal-baġit.