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Sviluppo di capacità nell'ambito dell'istruzione superiore

Chiarimenti sulla portata delle sovvenzioni UE

Costi per personale

Il richiedente effettuerà una stima del carico di lavoro richiesto al personale in base alla categoria di personale interessato e al numero di giornate di lavoro necessarie per il progetto, in relazione alle attività, al piano di lavoro e ai risultati attesi. Le giornate di lavoro possono comprendere i fine settimana, le giornate di ferie obbligatorie e le festività nazionali. Per la stima del bilancio, le giornate lavorative per individuo non dovranno essere più di 20 al mese o 240 l'anno.

La stima del budget è il risultato dell'applicazione del contributo ai costi unitari Erasmus+ al personale. Non dipende dalle effettive modalità di remunerazione, che saranno stabilite nell'accordo di partenariato e attuate dai beneficiari.

Il personale coinvolto nei progetti di sviluppo delle capacità possono essere raggruppati in quattro categorie in base al rispettivo profilo:

  • i dirigenti (categoria 1) (compresi i legislatori, funzionari di alto livello e i dirigenti) svolgono attività dirigenziali connesse all'amministrazione e al coordinamento delle attività di progetto;
  • i ricercatori, gli insegnanti e i formatori (RTT) (categoria 2) svolgono in genere attività accademiche relative allo sviluppo del Programma/del Programma della formazione, allo sviluppo e all'adattamento di materiali per l'insegnamento/la formazione, alla preparazione e all'insegnamento di corsi o attività di formazione;
  • il personale tecnico (categoria 3) (compresi tecnici e professionisti associati) svolge funzioni tecniche, quali contabilità, ragioneria e attività di traduzione. I servizi di traduzione esterna e i corsi di lingua esterni erogati da membri del consorzio che forniscono il servizio in subappalto dovrebbero essere classificati nell'ambito dei "Costi per il subappalto";
  • il personale amministrativo (categoria 4) (compresi impiegati addetti all'assistenza clienti) svolge funzioni amministrative, ad esempio mansioni di segreteria..

Le modalità di remunerazione effettive del personale coinvolto nel progetto saranno definite congiuntamente dalle organizzazioni partecipanti, approvate dai responsabili della loro assunzione e costituiranno parte integrante dell'accordo di partenariato da sottoscriversi tra le parti all'avvio del progetto.

Costi di viaggio – Personale

Ogni altra categoria di personale (ad esempio, dirigenti, RTT, personale tecnico e amministrativo) a contratto ufficiale con l'istituto beneficiario ed è coinvolto nel progetto può beneficiare del sostegno finanziario a copertura delle spese di viaggio e soggiorno, a condizione che sia direttamente necessario al raggiungimento degli obiettivi del progetto.

I viaggi assolvono alle seguenti funzioni: 

  • attività di insegnamento/formazione;
  • attività di formazione e riqualificazione (ammissibile solo per personale da paesi terzi);
  • programmi e corsi di aggiornamento;
  • collocamento pratico all'interno di aziende, industrie e istituzioni (ammissibile solo per personale da paesi terzi);
  • incontri correlati all'attività di gestione progetti (ad esempio, a fini di gestione, coordinamento, pianificazione, monitoraggio e controllo qualità);
  • seminari e visite a fini di diffusione dei risultati.

La durata di tali viaggi non deve essere superiore a tre mesi.

Costi di viaggio – Studenti

Gli studenti, a livello di ciclo breve, primo ciclo (bachelor o equivalente), secondo ciclo (master o equivalente) e terzo ciclo o dottorato, iscritti presso uno degli istituti beneficiari possono beneficiare di un sostegno finanziario a copertura delle spese di viaggio e soggiorno, a condizione che tale sostegno contribuisca al raggiungimento degli obiettivi del progetto. I viaggi degli studenti devono svolgersi presso un'organizzazione partecipante ovvero un'altra organizzazione sotto la supervisione di un'organizzazione partecipante.

Devono essere rivolti principalmente a studenti dei paesi terzi e contemplare le seguenti attività:

Attività

Durata

  • periodi di studio presso istituti di paesi terzi;
  • periodi di studio presso istituti di paesi aderenti al Programma (solo per studenti provenienti da paesi terzi);
  • partecipazione a corsi intensivi organizzati presso istituti di paesi aderenti al Programma o partner;
  • collocamenti lavorativi, tirocini presso società, industrie o istituzioni in un paese terzo;
  • collocamenti lavorativi, tirocini presso società, industrie o istituzioni in un paese aderente al Programma (solo per studenti provenienti da paesi terzi).

Min 2 settimane - Max 3 mesi

  • partecipazione ad attività di breve durata connesse alla gestione del progetto (comitati direttivi, comitati di coordinamento, attività di controllo della qualità ecc.).

Max 1 settimana

Qualora lo studente intenda svolgere attività che non rientrano tra quelle sopra descritte è necessaria la previa autorizzazione dell'Agenzia esecutiva.

Attrezzature

La sovvenzione dell'UE può essere utilizzata anche per finanziare l'acquisto di attrezzature. Può essere considerato ammissibile alla spesa solo l'acquisto di attrezzature direttamente pertinenti agli obiettivi del progetto. Vi sono compresi, ad esempio, (e-)book e periodici, apparecchi fax, fotocopiatrici, computer e periferiche (compresi notebook, computer portatili e tablet), software, macchinari e apparecchiature a fini didattici, forniture di laboratorio (a fini didattici), videoproiettori (hardware) e videopresentazioni (software), apparecchi televisivi, installazione/impostazione di linee di comunicazione per la connessione a Internet, accesso a banche dati (biblioteche e biblioteche elettroniche esterne al partenariato) e cloud, manutenzione delle attrezzature, assicurazione, costi di trasporto e installazione.

Le attrezzature sono destinate esclusivamente agli istituti d'istruzione superiore dei paesi terzi che fanno parte del partenariato e devono essere installate presso tali istituti appena possibile. Le attrezzature devono essere registrate nell'inventario dell'istituto presso il quale vengono installate. Questo istituto è l'unico proprietario dell'attrezzatura..

  • Le attrezzature dovrebbero essere strumentali agli obiettivi del progetto e pertanto dovrebbero essere acquistate all'inizio del periodo di attuazione del progetto e normalmente non più tardi di 12 mesi prima della sua conclusione.
  • In nessun caso le attrezzature possono essere acquistate per un istituto/un'organizzazione di un paese aderente al Programma o per enti che non siano istituti d'istruzione superiore nei paesi terzi.
  • Il noleggio delle attrezzature può essere concesso, tuttavia solo in circostanze eccezionali e opportunamente giustificate e a condizione che non prosegua oltre la durata dell'accordo di sovvenzione.
  • In considerazione della natura peculiare dell'azione di sviluppo delle capacità nell'ambito del Programma Erasmus+, verrà considerato il costo complessivo per l'acquisto delle attrezzature e non l'ammortamento.

Qualora si acquistino attrezzature di valore superiore a 25 000 EUR e inferiore a 134 000 EUR, i beneficiari devono indire una procedura competitiva che preveda offerte da almeno tre fornitori e aggiudicarla al candidato che offre il miglior rapporto qualità-prezzo nel rispetto dei principi di trasparenza e parità di trattamento dei potenziali contraenti e avendo cura di evitare conflitti di interesse. Per acquisti di attrezzature superiori ai 134 000 EUR saranno applicate le legislazioni nazionali. I beneficiari non sono autorizzati a suddividere l'acquisto delle attrezzature in contratti di minore importo sotto soglia.

I richiedenti dovrebbero essere consapevoli del fatto che l'acquisto tramite appalto e l'offerta delle attrezzature agli istituti dei paesi terzi è spesso una procedura alquanto complessa e che di tale circostanza è opportuno tenere conto in fase di pianificazione.

Subappalto

Il subappalto è destinato a compiti specifici, con una tempistica precisa e correlati al progetto, che non possono essere eseguiti autonomamente dai membri del consorzio. Prevede il coinvolgimento di esperti autonomi / free-lance. Il subappalto a enti esterni dovrebbe essere occasionale. Le competenze specifiche e le abilità particolari necessarie al conseguimento degli obiettivi del progetto dovrebbero essere disponibili in seno al consorzio e determinarne la composizione. Non è pertanto ammesso il subappalto delle mansioni connesse alla gestione del progetto.
Le seguenti attività rientrano tra le attività tipiche che possono essere concesse in subappalto (a condizione che non siano svolte dal personale dei beneficiari):

  • attività di valutazione e auditing
  • corsi di informatica
  • corsi di lingua
  • attività di stampa, editoria e diffusione
  • servizi di traduzione
  • progettazione e manutenzione siti web

In ogni caso, è necessario indicare nella proposta le mansioni da concedere in subappalto (in base a informazioni di supporto pertinenti e con l'indicazione delle motivazioni chiare dell'impossibilità da parte dei beneficiari di svolgere le mansioni) e inserire a bilancio l'importo stimato relativo. Le attività in subappalto inizialmente non previste a bilancio necessiteranno della previa approvazione scritta dell'Agenzia durante la fase di attuazione del progetto.

In caso di subappalto superiore a 25 000 EUR e inferiore a 134 000 EUR, i beneficiari devono indire una procedura competitiva che preveda offerte da almeno tre fornitori e aggiudicarla al candidato che offre il miglior rapporto qualità-prezzo nel rispetto dei principi di trasparenza e parità di trattamento dei potenziali contraenti e avendo cura di evitare conflitti di interesse. Per acquisti di attrezzature superiori ai 134 000 EUR saranno applicate le legislazioni nazionali. I beneficiari non sono autorizzati a suddividere l'acquisto delle attrezzature in contratti di minore importo sotto soglia.

Il subappalto deve avvenire sulla base di un contratto che descriva il compito specifico da eseguire e la sua durata. Deve riportare data, numero del progetto e firma di entrambe le parti.

Non è consentito ai membri del personale dei co-beneficiari di agire come subappaltatori per il progetto.

I costi per il viaggio e il soggiorno effettivi sostenuti dai subappaltatori del servizio devono essere iscritti nella linea di bilancio relativa al subappalto e opportunamente giustificati e documentati.

Rendicontazione finanziaria e calcolo definitivo della sovvenzione

Per ciascun progetto, il bilancio previsto è stabilito nella convenzione di sovvenzione e deve essere utilizzato conformemente alle disposizioni in essa contenute. I progetti possono incrementare le proprie linee di bilancio di massimo il 10% mediante trasferimenti da una linea all'altra senza previa autorizzazione, anche se l'importo aumentato supera le soglie di riferimento per lo staff, l'attrezzatura e il subappalto.

Le richieste di aumento delle linee di bilancio di oltre il 10% devono essere trasmesse per iscritto all'agenzia e comportano una modifica. Qualora le soglie massime relative ai costi per il personale, le attrezzature e il subappalto vengano superate conseguentemente all'aumento, la richiesta sarà respinta.

In fase di rendicontazione, l'Agenzia esecutiva richiederà ai partner di fornire informazioni in merito al cofinanziamento erogato a fini statistici.

Costi per il personale

A fini di valutazione finanziaria e/o audit i beneficiari dovranno essere in grado di giustificare / dimostrare quanto segue:

  • l'esistenza di un rapporto contrattuale di lavoro formale tra il dipendente e il datore di lavoro;
  • carichi di lavoro individuabili e verificabili. È necessario a tal fine fornire documentazione giustificativa a comprova delle attività svolte e del tempo trascorso sul progetto (ad esempio, elenchi di presenza, risultati / prodotti tangibili, schede delle attività obbligatorie);
  • non sarà richiesta documentazione a comprova del livello delle spese sostenute.

In fase di rendicontazione finanziaria, è necessario allegare ai conti del progetto una convenzione con il personale, opportunamente compilata, per ciascun soggetto impiegato nell'ambito del progetto, che sarà conservata dal coordinatore come documento giustificativo. Le convenzioni devono essere sottoscritte dalla persona interessata, successivamente sottoscritte e timbrate dal responsabile dell'istituto presso cui tale persona è solitamente impiegata (ad esempio, dal preside di facoltà). Il personale che svolge categorie di mansioni diverse è tenuto a sottoscrivere una convenzione a parte per ciascun tipo di attività.

Inoltre, le schede attività devono essere allegate alla convenzione con il personale. Le schede attività devono indicare:

  • la data del servizio erogato
  • il numero di giornate in cui si è lavorato in queste date
  • le mansioni svolte (breve descrizione) in relazione al piano di attività.

Le schede attività devono essere sottoscritte dalla persona interessata e controfirmate dal responsabile dell'istituto presso cui tale persona è solitamente impiegata. I documenti giustificativi non dovrebbero essere inviati con la relazione finanziaria al termine del progetto. Le convenzioni con il personale (corredate delle schede attività di supporto) dovrebbero tuttavia essere conservate con i conti relativi al progetto.

In questa fase, l'Agenzia esecutiva verificherà l'eleggibilità delle attività attuate sulla base di un report inviato dal coordinatore (cfr. allegato alla convenzione di sovvenzione - "Rapporto finale"). In caso di dubbi su un punto particolare, l'Agenzia può richiedere l'invio di tutti i documenti giustificativi.

Il contributo reale dell'UE verrà ricalcolato globalmente per l'intero progetto seguendo l'approccio del costo unitario sulla base delle effettive risorse umane mobilitate. Il contributo dell'UE alla copertura dei costi per il personale non può superare il 110% dell'importo assoluto indicato nell'accordo di sovvenzione o relative modifiche.

Spese di viaggio e soggiorno

A fini di valutazione finanziaria e/o audit i beneficiari dovranno essere in grado di giustificare / dimostrare quanto segue:

  • l'esistenza di una relazione diretta tra i viaggi e attività specifiche relative al progetto chiaramente individuabili;
  • la prova che i viaggi si sono realmente svolti (carte d'imbarco, fatture di alberghi, elenchi delle presenze ecc.). Non verrà richiesta alcuna giustificazione relativamente ai costi per i viaggi e il soggiorno effettivamente sostenuti.

In fase di rendicontazione finanziaria, è necessario allegare ai conti del progetto una relazione individuale sulla mobilità per ciascun viaggio, che sarà conservata dal coordinatore quale documento giustificativo. I documenti giustificativi saranno allegati a ciascuna relazione individuale sullo scambio per dimostrare l'effettivo svolgimento del viaggio (ad esempio, biglietti di viaggio, carte d'imbarco, fatture, ricevute, elenchi di presenza). Non sarà necessario dimostrare l'importo effettivo del viaggio.

I documenti giustificativi non dovrebbero essere inviati con la relazione finanziaria al termine del progetto. Le relazioni individuali sullo scambio dovrebbero tuttavia essere conservate con i conti del progetto:

In questa fase, l'Agenzia esecutiva verificherà l'eleggibilità delle attività attuate sulla base di un report inviato dal coordinatore (cfr. allegato alla convenzione di sovvenzione - "Rapporto finale"). In caso di dubbi su un punto particolare, l'Agenzia può richiedere l'invio di tutti i documenti giustificativi.

Il contributo reale dell'UE verrà ricalcolato globalmente per l'intero progetto seguendo l'approccio del costo unitario sulla base delle risorse umane effettivamente mobilitate. Il contributo dell'UE alla copertura dei costi di viaggio e di soggiorno non può superare il 110% dell'importo assoluto indicato nell'accordo di sovvenzione o relativi emendamenti.

Attrezzature

A fini di valutazione finanziaria e/o audit i beneficiari dovranno essere in grado di giustificare / dimostrare quanto segue:

  • i costi dichiarati sono identificabili e verificabili, in particolare poiché sono stati registrati nel sistema contabile del beneficiario;
  • le attrezzature sono opportunamente registrate nell'inventario dell'istituto interessato.

I documenti giustificativi non devono essere inviati con il rendiconto finanziario. I seguenti documenti dovrebbero tuttavia essere conservati con i conti del progetto:

  • fattura/-e relative a tutte le attrezzature acquistate (occorre evidenziare che moduli d'ordine, fatture proforma, offerte o preventivi non costituiscono documenti giustificativi della spesa);
  • documentazione relativa alla procedura di gara, quando viene superata la soglia di 25 000 EUR. In questi casi, i beneficiari non sono autorizzati a suddividere l'acquisto delle attrezzature in contratti di importo singolo inferiore.

In fase di rendicontazione finanziaria, l'Agenzia esecutiva prenderà nota delle spese sulla base dei rendiconti finanziari (elenchi delle spese) inviati dal coordinatore (cfr. allegato alla convenzione di sovvenzione - "Rapporto finale"). Il personale dell'Agenzia esecutiva esaminerà tali elenchi nel dettaglio al fine di verificare l'ammissibilità delle spese. In caso di dubbi su un punto particolare, l'Agenzia può richiedere l'invio di tutti i documenti giustificativi.

È tuttavia opportuno evidenziare che qualora il volume complessivo delle fatture sia superiore a EUR 25 000 occorre inviare le copie (non gli originali) della fattura e di offerte comparabili quali documenti giustificativi insieme al rendiconto finanziario. In questa fase, il contributo dell'UE alla copertura dei costi ammissibili per le attrezzature non può superare il 110% dell'importo assoluto indicato nell'accordo di sovvenzione o relative modifiche.

Subappalto

A fini di valutazione finanziaria e/o audit i beneficiari dovranno essere in grado di giustificare / dimostrare quanto segue:

  • l'esistenza di un contratto formale;
  • i costi dichiarati sono identificabili e verificabili, in particolare poiché sono stati registrati nel sistema contabile del beneficiario.

I documenti giustificativi non dovrebbero essere inviati con il rendiconto finanziario. I seguenti documenti dovrebbero tuttavia essere conservati con i conti del progetto:

  • fatture, contratti di subappalto ed estratti conto bancari;
  • in caso di viaggi effettuati dai subappaltatori fornitori dei servizi, relazioni individuali sui viaggi (allegato) insieme a copie di tutti i biglietti di viaggio, carte d'imbarco, fatture e ricevute ovvero, in caso di viaggi in auto, copia del regolamento interno sul rimborso chilometrico. L'obiettivo dei documenti giustificativi è dimostrare il costo effettivo dei viaggi e il loro effettivo svolgimento.
  • documentazione relativa alla procedura di gara, quando viene superata la soglia di 25 000 EUR. In questi casi, i beneficiari non sono autorizzati a suddividere l'acquisto delle attrezzature in contratti di importo singolo inferiore.

In fase di rendicontazione finanziaria, l'Agenzia esecutiva prenderà nota delle spese sulla base dei rendiconti finanziari (elenchi delle spese) inviati dal coordinatore. Il personale dell'Agenzia esecutiva esaminerà tali elenchi nel dettaglio al fine di verificare l'ammissibilità delle spese. In caso di dubbi su un punto particolare, l'Agenzia può richiedere l'invio di tutti i documenti giustificativi.

È tuttavia opportuno evidenziare che qualora il volume complessivo del subappalto sia superiore a EUR 25 000 occorre inviare le copie (non gli originali) del subappalto, della fattura e di offerte comparabili quali documenti giustificativi insieme al rendiconto finanziario. In questa fase, il contributo dell'UE alla copertura dei costi ammissibili per il subappalto non può superare il 110% dell'importo assoluto indicato nell'accordo di sovvenzione o relative modifiche.

Calcolo finale della sovvenzione

In fase di rendicontazione al termine del progetto, il contributo effettivo dell'UE sarà ricalcolato globalmente per l'intero progetto, adottando l'approccio dei costi unitari (per il computo di stipendi, costi per i viaggi e il soggiorno) e dei costi effettivi (per le attrezzature e il subappalto) sulla base delle reali attività svolte. Il contributo dell'UE alle diverse linee di bilancio non può superare il 110% dell'importo assoluto indicato nell'accordo di sovvenzione o relative modifiche.

Altre importanti regole e raccomandazioni

Accordo di partenariato

Le modalità dettagliate relative all'attuazione del progetto devono essere concordate dalle parti e formalizzate nell'ambito di un accordo di partenariato da sottoscriversi all'avvio del progetto.

Copia dell'accordo di partenariato deve essere trasmessa all'Agenzia esecutiva entro 6 mesi dalla firma dell'accordo di convenzione.

L'accordo di partenariato dovrà disciplinare i vari aspetti finanziari, tecnici e giuridici relativi all'attuazione del progetto, compresi i seguenti:

  • ruolo e responsabilità dei partner;
  • questioni di bilancio (co-finanziamento, ripartizione del bilancio per attività e partner, modalità di trasferimento dei fondi ecc.);
  • politica di retribuzione del personale;
  • modalità di rimborso dei costi per il viaggio e il soggiorno;
  • meccanismi di rendicontazione;
  • meccanismi di gestione dei conflitti ecc.

Composizione e modifica delle organizzazioni partecipanti

Ogni proposta di modifica ai beneficiari del progetto deve essere segnalata e necessita della previa approvazione dell'Agenzia esecutiva. Per le diverse modifiche al partenariato del progetto è necessario rispettare i seguenti requisiti:

  • l'aggiunta di un co-beneficiario necessita della sottoscrizione di un mandato tra il coordinatore e il nuovo co-beneficiario e di lettere di accettazione da parte di tutti gli altri co-beneficiari sottoscritte dal rispettivo rappresentante legale. Tali lettere devono essere inoltrate al coordinatore con la richiesta;
  • per il recesso di un co-beneficiario è necessaria la spiegazione scritta del coordinatore e una lettera di recesso da parte del co-beneficiario che si ritira, sottoscritta dal suo legale rappresentante. Quando i requisiti minimi del partenariato non sono più soddisfatti, l'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura si riserva la facoltà di decidere in merito alla prosecuzione dell'accordo.
  • la modifica del referente presso il coordinatore necessita della conferma scritta sottoscritta dal nuovo referente, dal legale rappresentante e dal precedente referente del coordinatore.

Costi non ammissibili

Oltre i costi inammissibili, inseriti nella parte C della guida, i seguenti costi non sono ammissibili per progetti di sviluppo delle capacità:

  • attrezzature quali: mobilio, veicoli a motore di ogni tipo, apparecchiature per ricerca e sviluppo, apparecchi telefonici, telefoni cellulari, sistemi d'allarme e sistemi antifurto;
  • costi per gli edifici (acquisto, riscaldamento, manutenzione, riparazioni ecc.);
  • costi legati all'acquisto di beni immobili;
  • costi di svalutazione.

Audit obbligatorio esterno (certificato di audit)

Insieme alla relazione finale e ai documenti giustificativi richiesti, è necessario inviare una relazione di audit esterno (tipo di audit II) relativa al rendiconto finanziario dell'azione e ai conti in base ai quali è stato redatto.

L'obiettivo dell'audit è fornire all'Agenzia esecutiva opportune rassicurazioni sul fatto che i costi e le ricevute relative siano stati dichiarati nella relazione finanziaria finale conformemente alle pertinenti disposizioni giuridiche e finanziarie dell'accordo di sovvenzione.

Ogni beneficiario è libero di scegliere un auditor esterno qualificato, compreso un auditor esterno legale, a condizione che siano soddisfatti i seguenti requisiti cumulativi:

  • l'auditor esterno deve essere indipendente dal beneficiario;
  • l'auditor esterno deve essere qualificato a svolgere audit legali di documenti contabili conformemente alla legislazione nazionale che dà esecuzione alla direttiva in materia di revisioni legali dei conti annuali e dei conti consolidati o di ogni altro atto di legge dell'Unione europea che sostituisce tale direttiva.

Un beneficiario che ha sede in un paese terzo deve altresì conformarsi alle normative nazionali equivalenti in materia di audit.

Documenti giustificativi

Ove richiesto, devono essere inviate copie leggibili (non originali) dei documenti giustificativi. In caso di dubbi su un punto particolare, l'Agenzia può richiedere l'invio di tutti i documenti giustificativi.

La trasmissione dei documenti giustificativi richiesti costituisce parte integrante degli obblighi dell'accordo; la mancata trasmissione di uno o più documenti può essere causa di richiesta di rimborso delle spese corrispondenti.

Copie dei contratti di subappalto e delle fatture di importo superiore a 25 000 EUR devono essere inviate insieme alla relazione finale.

Devono essere raccolte le offerte di almeno tre fornitori per tutti gli acquisti di attrezzature e servizi di valore superiore a 25 000 EUR indipendentemente dalla linea di bilancio.