TARTALOMJEGYZÉK
Keresés az útmutatóban

Fejlesztési projektek a felsőoktatás területén

1. Az uniós támogatás alkalmazási körének pontosítása

Munkatársi költségek

A pályázó a munkatárs által a projekt során elvégzendő munkamennyiséget az érintett munkatárs kategóriájának és a tevékenységekkel, a munkatervvel és a tervezett eredményekkel kapcsolatos munkával töltendő napok számának figyelembevételével becsüli meg. A projekt munkanapjai hétvégék, ünnepnapok és munkaszüneti napok is lehetnek. A költségvetés előirányzása érdekében megbecsült munkanapok száma személyenként nem lépheti túl a havi 20 és évi 240 napot.

A költségvetés előirányzását az Erasmus+ munkatársi egységköltségekhez való hozzájárulása alkalmazásával kell elvégezni. A munkatársi költségek előirányzása független a munkatárs tényleges díjazásának módjától, amelyet a partnerségi megállapodásban határoznak meg, és amelyet a kedvezményezettek hajtanak végre.

A felsőoktatást érintő fejlesztési projektekben résztvevő munkatárs a profil szerint négy kategóriába sorolható:

  1. A vezetők (munkatárs 1. kategóriája) (a törvényhozókat, a magas beosztású tisztviselőket és vezetőket is beleértve) a projekttevékenységek adminisztrációjával és koordinációjával kapcsolatos felsővezetői tevékenységeket végzik.
  2. A kutatók, tanárok és oktatók (munkatárs 2. kategóriája) jellemzően olyan felsőoktatási tevékenységeket végeznek, amelyek a tantervek/képzési programok fejlesztéséhez, az oktatási/képzési anyagok fejlesztéséhez és átdolgozásához, a kurzusok vagy képzések előkészítéséhez, illetve a kurzusokon vagy képzéseken történő oktatáshoz kapcsolódnak.
  3. A technikai munkatárs (munkatárs 3. kategóriája) (a technikusokat és egyéb kapcsolódó szakmákat is beleértve) olyan technikai jellegű feladatokat végez, mint a könyvelés, a számvitel vagy a fordítás. A konzorciumon kívüli alvállalkozók által elvégzett külső fordítási szolgáltatásokat és megszervezett külső nyelvtanfolyamokat az „Alvállalkozói költségek” tételhez kell sorolni.
  4. Az adminisztratív munkatársak (a munkatárs 4. kategóriája) (az irodai és ügyfélszolgálatos munkatársakat is beleértve) adminisztratív jellegű, például titkári feladatokat látnak el.

A projektben résztvevő munkatárs tényleges díjazásának módját a résztvevő intézmények együttesen határozzák meg, a munkatárs tagjainak foglalkoztatásáért felelős vezetői hagyják jóvá, és a partnerek által a projekt kezdetén aláírandó partnerségi megállapodás részét képezi.

Utazási költségek – munkatárs

Bármely kategóriához (vezetők; kutatók, tanárok és oktatók; technikai munkatárs, adminisztratív munkatársak) tartozó, kedvezményezett intézményekkel szerződéses viszonyban álló és a projektben résztvevő munkatárs részesülhet utazási és személyes támogatásban, amennyiben az közvetlenül kapcsolódik a projekt célkitűzéseinek teljesítéséhez.

Az utazások céljai a következő tevékenységek lehetnek:

  • oktatási/képzési tevékenység;
  • képzés és továbbképzés (csak partnerországok munkatársa esetén támogatható);
  • frissítésekre irányuló programok és kurzusok;
  • kihelyezés vállalatokhoz, üzemekhez és intézményekhez (csak partnerországok munkatársa esetén támogatható);
  • projektmenedzsmenttel kapcsolatos találkozók (például menedzsment, koordináció, tervezés, ellenőrzés és minőség-ellenőrzés céljából);
  • az eredmények terjesztését szolgáló műhelyfoglalkozások és látogatások.

Ezeknek az utazásoknak az időtartama nem haladhatja meg a maximális három hónapot.

Utazási költségek – hallgatók

Valamelyik Kedvezményezett intézménybe beiratkozott hallgatók (rövid ciklusú (felsőoktatási szakképzés) képzésben, alapképzésben (BA, BSc vagy ezzel egyenértékű), második ciklusban (mesterképzés vagy azzal egyenértékű) és harmadik ciklusban vagy doktori szinten tanulmányokat folytatók) részesülhetnek utazási és személyes támogatásban, amennyiben az kapcsolódik a projekt célkitűzéseinek teljesítéséhez. A hallgatók utazásának célállomása résztvevő intézmény vagy résztvevő intézmény felügyelete alatt álló másik intézmény kell, hogy legyen.

Utazásban főként a partnerországok hallgatói vehetnek részt. Az utazások céljai a következő tevékenységek lehetnek:

Tevékenység

Időtartam

  • Tanulmányi időszak partnerország intézményében.
  • Tanulmányi időszak programország intézményében (csak partnerországok hallgatói számára).
  • Intenzív kurzuson való részvétel programország vagy partnerország intézményében.
  • Kihelyezés/szakmai gyakorlat partnerország vállalatánál, üzeménél vagy intézményénél.
  • Kihelyezés/szakmai gyakorlat programország vállalatánál, üzemében vagy intézményében (csak partnerországok hallgatói számára).

Minimum 2 hét, maximum 3 hónap

  • Projektmenedzsmenthez kapcsolódó, rövid távú tevékenységekben való részvétel (irányító bizottságok, koordinációs ülések, minőség-ellenőrzési tevékenységek stb.).

Max. 1 hét

Ha egy hallgató a fentiektől eltérő tevékenységet kíván végrehajtani, ahhoz a Végrehajtó Ügynökség előzetes engedélyére van szükség.

Felszerelés

Az uniós támogatás felhasználható felszerelések beszerzéséhez való hozzájárulásra. Csak a projekt célkitűzéseinek megvalósításához közvetlenül szükséges felszerelés minősül elszámolható kiadásnak. Ilyen felszerelések lehetnek például a könyvek, e-könyvek, folyóiratok, faxgépek, fénymásológépek, számítógépek (a notebookokat, laptopokat és táblagépeket is beleértve) és perifériáik, szoftverek, tanítási célú gépek és felszerelések, laboratóriumi (oktatási célú) felszerelések, videoprojektorok (hardverek) és videoprezentációk (szoftverek), televíziókészülékek, internetkapcsolat telepítéséhez/létesítéséhez szükséges eszközök, adatbázisokhoz (partnerségek kívüli könyvtárak és elektronikus könyvtárak) és felhőalapú szolgáltatásokhoz való hozzáférés, felszerelések karbantartási, biztosítási, szállítási és üzembe helyezési költségei.

Az elszámolt felszerelések csak a partnerországok partnerségben résztvevő felsőoktatási intézményeiben helyezhetők üzembe, aminek a lehető leghamarabb meg kell történnie. A felszerelést fel kell venni annak az intézménynek a leltárába, ahol üzembe helyezték. Ez az intézmény lesz a felszerelés kizárólagos tulajdonosa.

  • Csak olyan felszerelések számolhatók el, amelyeket a projekt célkitűzéseinek megvalósításához használnak. Ezért az elszámolni kívánt felszereléseket a projekt megvalósításának kezdetén, illetve rendszerint legkésőbb 12 hónappal a projekt befejezése előtt kell beszerezni.
  • Egyáltalán nem számolhatók el programországok intézményei és partnerországok nem felsőoktatási intézményei számára beszerzett felszerelések.
  • Kivételes és kellően indokolt esetben felszerelések bérlése is elszámolható, feltéve, hogy a támogatási szerződés lejártával a bérleti szerződés is lejár.
  • Tekintettel az Erasmus+ program fejlesztési cselekvésének sajátos jellegére, a felszerelés teljes beszerzési árát kell figyelembe venni, a felszerelés értékcsökkenését pedig nem kell figyelembe venni.

25 000 EUR értéket meghaladó, de 134 000 EUR-nál kisebb értékű felszerelés beszerzése esetén a kedvezményezetteknek legalább három szállítótól versenyen alapuló tendert kell bekérniük, és az átláthatóság, illetve a potenciális ajánlattevőkkel való egyenlő bánásmód elvének betartásával, valamint az összeférhetetlenség elkerülésével a legjobb ár-érték arányú ajánlatot kell választania. A 134 000 EUR értéket meghaladó beszerzéseknél a nemzeti szabályokat kell alkalmazni. A kedvezményezettek nem bonthatják szét több kisebb szerződésre a felszerelés beszerzését annak érdekében, hogy az ne érje el a küszöbértéket.

Az ajánlattevőknek tisztában kell lenniük azzal a ténnyel, hogy a felszerelés partnerországok intézményei számára történő beszerzése és szállítsa többnyire viszonylag bonyolult eljárás keretében történik, amit már a tervezési szakaszban figyelembe kell venni.

Alvállalkozók megbízása

Alvállalkozók olyan konkrét, meghatározott időtartamú, projekthez kapcsolódó feladatokkal bízhatók meg, amelyeket a konzorcium tagjai maguk nem tudnak elvégezni. Idetartozik a magánvállalkozó/szabadúszó szakértők megbízása is. A külső intézmények alvállalkozóként történő megbízására csak eseti alapon kerülhet sor. A konzorciumnak rendelkeznie kell a projekt célkitűzéseinek megvalósításához szükséges speciális kompetenciákkal és tapasztalatokkal – a konzorcium összetételének meghatározásakor ez alapvető szempont kell, hogy legyen. Ezért nem megengedett a projektmenedzsmenttel kapcsolatos feladatok alvállalkozónak való kiadása.

Az alvállalkozóknak kiadható tevékenységek jellemzően a következők (feltéve, hogy a kedvezményezettnél dolgozó munkatárs nem hajtja végre ezeket a tevékenységeket):

  • értékelési tevékenységek és ellenőrzés;
  • IT-tanfolyamok;
  • nyelvtanfolyamok;
  • nyomtatási, kiadási és terjesztési tevékenységek;
  • fordítási szolgáltatások;
  • webdizájn és karbantartás.

A pályázatban (megfelelő információk alapján) mindig meg kell határozni, hogy melyek az alvállalkozóknak kiadandó feladatok (annak világos indoklásával, miért nem tudják ezeket a kedvezményezettek végrehajtani), és az ezekre szánt becsült összegeket fel kell venni a költségvetésbe. Ha a projekt megvalósítás/kivitelezése során a költségvetésben eredetileg nem szereplő alvállalkozói megbízást kívánnak kiadni, ahhoz az Ügynökség előzetes írásbeli jóváhagyása szükséges.

25 000 euró értéket meghaladó, de 134 000 eurónál kisebb értékű alvállalkozói szerződés megkötése esetén a kedvezményezetteknek legalább három szállítótól versenyen alapuló tendert kell bekérniük, és az átláthatóság, illetve a potenciális ajánlattevőkkel való egyenlő bánásmód elvének betartásával, valamint az összeférhetetlenség elkerülésével a legjobb ár-érték arányú ajánlatot kell választania. A 134 000 euró értéket meghaladó eszközbeszerzéseknél a nemzeti szabályokat kell alkalmazni. A kedvezményezettek nem bonthatják szét több kisebb szerződésre az alvállalkozó megbízását annak érdekében, hogy az ne érje el a küszöbértéket.

Az alvállalkozó megbízását szerződésbe kell foglalni, amely rögzíti a végrehajtandó feladatot és annak időtartamát. A szerződésnek tartalmaznia kell a dátumot, a projektszámot és a két fél aláírását.

A többi kedvezményezett munkatársának tagjai nem tevékenykedhetnek a projekt keretében alvállalkozóként.

Az alvállalkozóként tevékenykedő szolgáltatók utazási és tartózkodással kapcsolatos költségeit az „Alvállalkozók megbízása” költségvetési tétel alatt kell feltüntetni, megfelelően alá kell támasztani és dokumentálni kell.

Pénzügyi jelentés és a támogatás összegének végső kiszámítása

A projektek tervezett költségvetése szerepel a támogatási szerződésben, és az ott rögzített rendelkezések szerint alkalmazandó. A tervezett költségvetés egyes költségvetési tételei előzetes engedély nélkül – más költségvetési tételekből történő átcsoportosítással – maximum 10 %-kal növelhetők még akkor is, ha az így megnövelt összeg túllépi a munkatársi költségek, felszerelés beszerzésére és az alvállalkozói megbízásokra megadott felső határt.

Ha egy költségvetési tételt több mint 10 %-kal akarnak növelni, erre vonatkozóan írásbeli kérelmet kell benyújtani az Ügynökséghez, ami – elfogadása esetén – a költségvetés módosításához vezet. A kérelmet nem fogadják el, ha a költségvetési tétel növelése következtében túllépik a munkatársi költségek, a felszerelésekkel kapcsolatos költségek és alvállalkozók megbízására fordítható költségek vonatkozásában megadott felső határt.

A beszámolási szakaszban a Végrehajtó Ügynökség utasítja a partnereket, hogy statisztikai célokból bocsássák rendelkezésre a társfinanszírozásra vonatkozó információkat.

Munkatársi költségek

Pénzügyi értékelés és/vagy vizsgálat céljából és esetén a kedvezményezetteknek tudniuk kell igazolni a következő elemeket:

  • a munkavállaló és munkáltató közötti törvényes szerződéses viszony fennállása.
  • a bejelentett munkamennyiség azonosítható és ellenőrizhető. Igazolni kell az elvégzett munkát és a projekttel töltött időt (például jelenléti ívekkel, kézzelfogható eredményekkel/termékekkel, kötelező munkaidő-kimutatásokkal);
  • a költségek szintjét nem kell igazolni.

A pénzügyi beszámolási szakaszban a projekt elszámolásához a projektben résztvevő valamennyi személy vonatkozásában csatolni kell a megfelelően kitöltött szerződéseket, amelyeket mint igazoló dokumentumokat a koordinátornak meg kell őriznie. A szerződést az érintett alkalmazottnak alá kell írnia, majd az adott intézmény (ahol e személy rendszeres tevékenységet végez) illetékes személyének (például dékán) is alá kell írnia és pecséttel ellátnia. Ha a személyzet tagja több, különböző kategóriákhoz tartozó feladatot is ellát, akkor az összes tevékenységtípusra vonatkozóan külön szerződést kell aláírni.

A munkatárs tagjainak szerződéseihez a munkaidő-kimutatásokat is csatolni kell. A munkaidő-kimutatásoknak tartalmazniuk kell a következő adatokat:

  • a szolgáltatás elvégzésének dátuma;
  • az adott napokon munkával töltött órák száma;
  • a cselekvési tervhez kapcsolódóan elvégzett feladatok (rövid leírás).

A munkaidő-kimutatásokat az érintett alkalmazottnak alá kell írnia, majd az adott intézmény (ahol az alkalmazott munkaviszonnyal rendelkezik) illetékes személyének ellen kell jegyeznie. A projekt végén az igazoló dokumentumokat nem kell a pénzügyi jelentéshez csatolva elküldeni. A munkatárs tagjainak szerződéseit azonban (a munkaidő-kimutatásokkal együtt) a projekt elszámolásához csatolva meg kell őrizni.

Ebben a szakaszban a Végrehajtó Ügynökség a koordinátor által beküldött pénzügyi kimutatások (kiadások jegyzéke) alapján ellenőrzi a megvalósított tevékenységek támogathatóságát (lásd a támogatási szerződés „Záróbeszámoló ” mellékletét). Ha bármelyik ponttal kapcsolatban kétségek merülnek fel, az Ügynökség az összes igazoló dokumentumot bekérheti.

Ebben a szakaszban az egységköltségek alapján, a ténylegesen mobilizált emberi erőforrások figyelembevételével a projekt egészére nézve újraszámítják a tényleges uniós hozzájárulást. A munkatársi költségekhez való uniós hozzájárulás nem haladhatja meg a támogatási szerződésben vagy annak módosításaiban rögzített teljes összeg 110 %-át.

Utazási és tartózkodási költségek

Pénzügyi értékelés és/vagy vizsgálat céljából és esetén a kedvezményezetteknek tudniuk kell igazolni a következő elemeket:

  • az utazások közvetlenül köthetők konkrét és jól beazonosítható, a projekthez kapcsolódó tevékenységekhez;
  • az utazásokra valóban sor került (beszállókártya, hotelszámlák, jelenléti ív stb.); nem kell igazolni az utazás és tartózkodás tényleges költségeit.

A pénzügyi beszámolási szakaszban a projekt elszámolásához minden utazás vonatkozásában külön mobilitási jelentést kell csatolni, amelyeket mint igazoló dokumentumokat a koordinátornak meg kell őriznie. Minden mobilitási jelentéshez igazoló dokumentumokat kell csatolni annak igazolására, hogy az utazás valóban megtörtént (menetjegyek, beszállókártyák, számlák, nyugták, jelenléti ív). Nem kell igazolni az utazás tényleges költségeit.

A projekt végén az igazoló dokumentumokat nem kell a pénzügyi jelentéshez csatolva elküldeni. A külön mobilitási jelentéseket azonban a projekt elszámolásához csatolva meg kell őrizni.

Ebben a szakaszban a Végrehajtó Ügynökség a koordinátor által beküldött pénzügyi kimutatások (kiadások jegyzéke) alapján ellenőrzi a megvalósított tevékenységek támogathatóságát (lásd a támogatási szerződés „Záróbeszámoló ” mellékletét). Ha bármelyik ponttal kapcsolatban kétségek merülnek fel, az Ügynökség az összes igazoló dokumentumot bekérheti.

Az egységköltségek alapján, a ténylegesen mobilitásban résztvevő emberi erőforrás figyelembevételével a projekt egészére nézve újraszámítják a tényleges uniós hozzájárulást. Az utazási és tartózkodási költségekhez való uniós hozzájárulás nem haladhatja meg a támogatási szerződésben vagy annak módosításaiban rögzített teljes összeg 110 %-át.

Felszerelés

Pénzügyi értékelés és/vagy vizsgálat céljából és esetén a kedvezményezetteknek tudniuk kell igazolni a következő elemeket:

  • a bejelentett költségek azonosíthatók és ellenőrizhetők (rögzítve vannak a kedvezményezett számviteli rendszerében);
  • a felszereléseket megfelelő módon felvették az érintett intézmény leltárába.

Az igazoló dokumentumokat nem kell a pénzügyi kimutatáshoz csatolva elküldeni. A projekt elszámolásához csatolva meg kell azonban őrizni a következőket:

  • a beszerzett felszerelések számlái (a megrendelőlap, a proforma számla, az árajánlat vagy árkalkuláció nem minősül a kiadás igazolásának);
  • 25 000 EUR értéket meghaladó felszerelés beszerzése esetén a tender dokumentációja. Ilyen esetben a kedvezményezettek nem bonthatják szét több kisebb szerződésre a felszerelés beszerzését úgy, hogy az egyes szerződések egyenként alacsonyabb értékűek legyenek.

A pénzügyi beszámolási szakaszban a Végrehajtó Ügynökség a koordinátor által beküldött pénzügyi kimutatások (kiadások jegyzéke) alapján tudomásul veszi a költségeket (lásd a támogatási szerződés „Záróbeszámoló ” mellékletét). A Végrehajtó Ügynökség alapos vizsgálatnak veti alá a kiadások jegyzékét, hogy meggyőződjön az egyes kiadások támogathatóságáról. Ha bármelyik ponttal kapcsolatban kétségek merülnek fel, az Ügynökség az összes igazoló dokumentumot bekérheti.

Vegye azonban figyelembe, hogy amennyiben a számla végösszege meghaladja a 25 000 EUR-t, a számlamásolatokat (nem az eredeti példányt) és a tenderen bekért árajánlatokat igazoló dokumentumként a pénzügyi kimutatáshoz csatolva el kell küldeni. A felszerelésekkel kapcsolatos elszámolható költségek nem haladhatják meg a támogatási szerződésben vagy annak módosításaiban a felszerelésekre vonatkozóan rögzített teljes összeg 110 %-át.

Alvállalkozók megbízása

Pénzügyi értékelés és/vagy vizsgálat céljából és esetén a kedvezményezetteknek tudniuk kell igazolni a következő elemeket:

  • szabályszerű szerződés megléte;
  • a bejelentett költségek azonosíthatók és ellenőrizhetők (rögzítve vannak a kedvezményezett számviteli rendszerében);

Az igazoló dokumentumokat nem kell a pénzügyi kimutatáshoz csatolva elküldeni. A projekt elszámolásához csatolva meg kell azonban őrizni a következőket:

  • számlák, alvállalkozói szerződések és bankszámlakivonatok;
  • az alvállalkozóként tevékenykedő szolgáltatók utazási tevékenysége esetén külön utazási jelentések (melléklet) és az összes menetjegy, beszállókártya, számla és nyugta, illetve személygépjárművel történő utazás esetén a kilométerenkénti visszatérítési rátára vonatkozó belső szabályok másolata. Az igazoló dokumentumok célja annak igazolása, hogy az utazásra valóban sor került, továbbá az utazás tényleges költségeinek dokumentálása.
  • 25 000 EUR értéket meghaladó felszerelés beszerzése esetén a tender dokumentációja. Ilyen esetben a kedvezményezettek nem bonthatják szét több kisebb szerződésre a felszerelés beszerzését úgy, hogy az egyes szerződések egyenként alacsonyabb értékűek legyenek.

A pénzügyi beszámolási szakaszban a Végrehajtó Ügynökség a koordinátor által beküldött pénzügyi kimutatások (kiadások jegyzéke) alapján tudomásul veszi a költségeket. A Végrehajtó Ügynökség alapos vizsgálatnak veti alá a kiadások jegyzékét, hogy meggyőződjön az egyes kiadások támogathatóságáról. Ha bármelyik ponttal kapcsolatban kétségek merülnek fel, az Ügynökség az összes igazoló dokumentumot bekérheti.

Vegye azonban figyelembe, hogy amennyiben egy alvállalkozói szerződés összege meghaladja a 25 000 EUR-t, az alvállalkozói szerződés másolatát (nem az eredeti példányt), a számlát és a tenderen bekért árajánlatokat igazoló dokumentumként a pénzügyi kimutatáshoz csatolva el kell küldeni. Az alvállalkozói szerződésekkel kapcsolatos elszámolható költségek nem haladhatják meg a támogatási szerződésben vagy annak módosításaiban az alvállalkozói szerződésekre vonatkozóan rögzített teljes összeg 110 %-át.

A támogatás összegének végső kiszámítása

A projekt végén, a beszámolási szakaszban az egységköltségek (a fizetések, utazási és tartózkodási költségek esetén) és a tényleges költségek (felszerelésekkel és alvállalkozók megbízásával kapcsolatos költségek esetén) alapján, a ténylegesen végrehajtott tevékenységek figyelembevételével a projekt egészére nézve újraszámítják a tényleges uniós hozzájárulást. A különböző költségvetési tételekhez való uniós hozzájárulás nem haladhatja meg a támogatási szerződésben vagy annak módosításaiban rögzített teljes összeg 110 %-át.

Egyéb fontos szabályok és ajánlások

Partnerségi megállapodás

A projekt megvalósítási részleteiről a partnereknek a projekt kezdetekor partnerségi megállapodás keretében hivatalosan kell megállapodniuk.

A partnerségi megállapodás másolatát a támogatási szerződés aláírását követő hat hónapon belül el kell juttatni a Végrehajtó Ügynökségnek.

A partnerségi megállapodásnak ki kell terjednie a projekt megvalósításának különböző pénzügyi, technikai és jogi aspektusaira, köztük a következőkre:

  • a partnerek szerepe és kötelezettségei;
  • költségvetési kérdések (társfinanszírozás, költségvetési felosztása tevékenységek és partnerek szerint, forrásátcsoportosítás lehetséges módjai stb.);
  • munkatárs díjazására vonatkozó politika;
  • utazási és tartózkodási költségek visszatérítési módjai;
  • beszámolási mechanizmusok;
  • konfliktuskezelési mechanizmusok stb.

A résztvevő intézmények összetétele és ennek módosításai

A projekt kedvezményezettjeire vonatkozó módosítást jelezni kell. Ilyen módosításra csak a Végrehajtó Ügynökség előzetes jóváhagyásával kerülhet sor. A projektpartnerség különböző módosításaira a következő követelmények érvényesek:

  • Új társkedvezményezettek bevonásához a koordinátor és az új kedvezményezett között megbízásnak kell létrejönnie, az összes többi kedvezményezettnek pedig jogi képviselője által aláírt írásbeli beleegyezését kell adnia. Ezeket a koordinátor a pályázattal együtt továbbítja.
  • Egy társkedvezményezettek elállásához szükség van a koordinátor írásbeli indoklására, valamint az érintett társkedvezményezettek – jogi képviselője által aláírt – elállási nyilatkozatára. Amennyiben a partnerség valamilyen okból már nem tesz eleget a partnerségre vonatkozó minimális követelményeknek, az Oktatási, Audiovizuális és Kulturális Végrehajtó Ügynökség fenntartja a jogot arra, hogy döntsön a megállapodás folytatásáról.
  • A koordinátor kapcsolattartójának személyében történt változást – a koordinátor új kapcsolattartójának, jogi képviselőjének és előző kapcsolattartójának aláírásával – írásban meg kell erősíteni.

Nem elszámolható költségek

A C részben felsorolt nem elszámolható költségeken túl a következő költségek nem minősülnek elszámolhatónak a Felsőoktatási fejlesztési projektekben:

  • olyan tevékenységek és a hozzájuk kapcsolódó utazások költségei, amelyeket nem a projekt kedvezményezettjeinél hajtanak végre, hacsak nem szerezték be egy ilyen tevékenységre vonatkozóan az Ügynökség előzetes engedélyét;
  • az olyan felszerelések, mint: bútorok, gépjárművek, kutatási és fejlesztési célokat szolgáló felszerelések, telefonok, mobiltelefonok, riasztórendszerek és lopásgátló berendezések;
  • helyszínekkel kapcsolatos költségek (vételár, fűtés, fenntartás, javítások stb.);
  • ingatlanvásárlással kapcsolatos költségek;
  • értékcsökkenés.

Kötelező külső ellenőrzés (vizsgálati tanúsítvány)

A záróbeszámolóval és a szükséges igazoló dokumentumokkal együtt el kell küldeni a cselekvés pénzügyi kimutatására és a kimutatás alapját képező számlákra vonatkozó külső ellenőrzési jelentést (II. típusú ellenőrzés). Az ellenőrzés célja, hogy a Végrehajtó Ügynökség meggyőződhessen arról, hogy a pénzügyi záróbeszámolóban bevallott költségek és a jelentéshez csatolt nyugták összhangban vannak a támogatási szerződés vonatkozó jogi és pénzügyi rendelkezéseivel.

A kedvezményezettek szabadon választhatnak képesített külső ellenőrt, akár saját törvényes külső ellenőrüket is, feltéve, hogy a következő követelmények mindegyike teljesül:

  • a külső ellenőrnek függetlennek kell lennie a kedvezményezettől;
  • a külső ellenőrnek olyan képesítéssel kell rendelkeznie, amely alapján – az éves és összevont (konszolidált) éves beszámolók jog szerinti könyvvizsgálatáról szóló irányelvet vagy az ezt helyettesítő uniós irányelveket végrehajtó nemzeti jogszabállyal összhangban – a számviteli dokumentumok törvény által előírt ellenőrzéseit elvégezheti.

Harmadik országbeli kedvezményezetteknek meg kell felelniük a könyvvizsgálatra vonatkozó, a fent említettel ekvivalens nemzeti szabályozásnak.

Igazoló dokumentumok

Az elküldendő igazoló dokumentumokat olvasható másolatok (nem eredeti példányok) formájában kell elküldeni. Ha bármelyik ponttal kapcsolatban kétségek merülnek fel, az Ügynökség az összes igazoló dokumentumot bekérheti.

A bekért igazoló dokumentumok benyújtása a szerződéses kötelezettségek szerves része. Egy vagy több dokumentum benyújtásának elmulasztása a megfelelő költségek visszafizettetéséhez vezethet.

A 25 000 EUR összeget meghaladó alvállalkozói szerződések és számlák másolatát a záróbeszámolóval együtt be kell küldeni.

Költségvetési tételtől függetlenül minden 25 000 EUR összeget meghaladó felszerelés és szolgáltatás beszerzése esetén legalább három szállítótól kell árajánlatot kérni.